Företag D är ett företag verksamt i läkemedelsbranschen med cirka 140 anställda. Intervjuer har genomförts med respondent D1 som är HR-ansvarig på företaget samt respondent D2 som är teamchef. Företaget har under COVID-19 pandemin anställt 14 personer med varierande positioner. Vad det gäller distansarbete har forskare haft prioritet på att vara på plats på kontoret samtidigt som övrig personal har varvat distansarbete med arbete på kontoret. De nyanställda har delvis fått befinna sig på kontoret under pandemin.
4.4.1 Organisationskultur företag D
Kulturen i företaget drivs av kvalitet och skiljer sig något mellan de kommersiella samt de forskningsbaserade kontoren menar respondent D1. Att djupdyka och vara noggrann är en del av kulturen samtidigt som de hårda läkemedelskraven styr stor del av verksamheten förklarar respondent D1. Vidare beskriver respondent D2 att kulturen upplevs som svensk där personer adresseras med förnamn och att det är inte finns en tydlig hierarki. Vidare nämner respondent D2 att företaget vuxit de senaste åren men att den familjära känslan finns kvar och det är en trevlig stämning. Arbetet med att upprätthålla organisationskulturen är inget som ledningen arbetar aktivt med utan det är något som medarbetarna själva får arbeta hårt med för att upprätthålla. Vad det gäller rekrytering försöker företaget redan där matcha värderingarna med den sökande, detta då det kan anses krävas ett visst “mindset” för att arbeta på företaget. Både respondent D1 och D2 menar att företaget tidigare har varit duktiga på att arrangera fester, sociala evenemang och frukostar något som under pandemin inte går att genomföra alls. Sett utifrån alla de olika sociala evenemang företag D hade för sina medarbetare innan pandemin kan sägas att det har försämrats då det är svårt att få till samtliga sociala event digitalt på distans. Respondent D2 exemplifierar att dessa aktiviteter är viktiga sociala
evenemang för de nyanställdas relationsbyggande som de nu går miste om. Vidare framhäver respondent D1 att innan pandemin släppte i princip alla allt de hade för händerna klockan 10:30 om dagarna för att äta frukost och dricka kaffe där de satte sig på första lediga plats. Respondent D1 beskriver: “Så där pratade verkligen alla med alla. Det saknar man väldigt mycket”. Detta är en aktivitet som inte riktigt kunnat överföras till det digitala under
pandemin. Respondent D1 förklarar vidare hur vissa kontor genomfört after works digitalt eller gemensamma fikapauser digital för att endast diskutera personliga intressen. Till exempel beskriver respondent D1 att en anställd “hon hade beställt kakor eller någon form
av fika och skickat så att alla fick samma fika”, “nu är det fikadags och nu har alla sitt lilla kit med en liten muffins”. Trots de olika digitala aktiviteterna är det dock svårt att få till de avslappnade vardagliga konversationerna digitalt. Respondent D2 exemplifierar att alla anställda även brukar få en julklapp varje år och vad det är brukar skilja sig åt, exempelvis fick de ett år en kaffekopp med företagsloggan på.
Företaget arbetar ofta i mindre forskargrupper som samarbetar och diskuterar sina resultat något som försvårats under pandemin. Även om diskussioner kan ske över Teams menar respondent D2 att diskussionerna blir ineffektiva och odynamiska. Respondent D2 förklarar “kanske att man skriver ett mail och det blir ganska såhär, då blir det ganska formellt. Istället för att man bara sticker in huvudet på kontoret och frågar om nåt”. Respondent D2 poängterar även att det är svårt att få till teamkänslan på distans. För att försöka inkludera alla under pandemin förmedlar respondent D2 informationen som ges på olika möten vidare för att fler ska få ta del av vad som pågår i företaget. Detta är något som förloras när inte alla är på plats och överhör konversationer eller hör ryktena som går på kontoret. Innan pandemin var det lättare för medarbetare att få information om vad som skedde i företaget och känna en gemenskap när alla träffades på kontoret.
Pandemin har påverkat företaget i positiv riktning rent affärsmässigt men har begränsat dem på arbetsplatsen likt andra företag. Övergången till det digitala har varit ett lärande under användning, något som i början var obekvämt men nu övergått i att vara mer normalt. Respondent D2 beskriver att en del rådata som tidigare funnits i pärmar i pappersformat på kontoret behövts scannats in och göras om till digitala dokument men att det enligt
respondent D2 varit ett steg i rätt riktning men skett snabbare på grund av COVID-19 pandemin. Företaget hade sedan innan använt digitala hjälpmedel för att kommunicera med kunder och kontor runt om i världen vilket gör att digitala hjälpmedlen funnits i företaget men inte utnyttjas i samma utsträckning som nu. Många säljare har inte längre kunnat resa vilket tvingat dem till att utbilda kunden digitalt vilket enligt respondent D1 fått många säljare att “raise to their occasion”. Detta har gjort att säljarna tagit fram utbildningsmaterial och webbinarier som kan användas under COVID-19 pandemin.
4.4.2 Introduktion av nyanställda företag D
De nyanställda har ett introduktionsprogram som nyligen gjorts om till digitalt och första veckan har HR-avdelningen en introduktion med den nyanställde där organisationen beskrivs samt organisationens värderingar. Introduktionen var tidigare mer fysisk där människor samlades och fick testa på olika saker på företaget något som inte är möjligt under pandemin. Vidare sätts även en längre introduktion ihop av ansvarig chef samt HR-ansvarig. Utöver det faktiska mötet och prova på sakerna är det inte alltför mycket som skiljer introduktionen under pandemin från innan beskriver respondent D1. De nyanställda har befunnit sig på kontoret, och har fått träffa en del kollegor som roterat runt distansarbete med kontorsarbete. Vidare får de nyanställda presentera och visa upp sig på kameran under månadsmötet men både respondent D1 och respondent D2 problematiserar att det där småpratet vid
nyanställda redan innan den första officiella arbetsdagen. Detta skedde bland annat genom att de blir inbjudna till exempelvis sommarfesten eller julfesten. Däremot är detta svårt att genomföra under pandemin då det inte riktigt går att ersätta jul- och sommarfester med digitala event vilket gör att de nyanställda går miste om detta första möte med sina nya kollegor. Vidare finns det absolut svårigheter med att förmedla värderingar och normer digitalt, menar respondent D1 då det är saker som är svåra att beskriva i text. Respondent D1 poängterar dessutom att de rent tekniska bitarna inte är det svåra att förmedla utan det är de “mjuka” delarna såsom värderingar och relationer.
Inlärningsprocessen anses ske både individuellt och i grupp samtidigt som de får en lista över saker som de måste läsa igenom speciellt eftersom läkemedelsbranschen är väldigt
kvalitetsstyrd. Introduktionen sker över tre månader och kan anses vara ganska uppstyrd i olika steg som den anställde ska gå igenom. Någon handledare tilldelas inte den nyanställde utan denne hänvisas till närmaste chef eller HR. Dessa aspekter har inte förändrats väsentligt från innan pandemin bortsett från att delar av utbildningen sker digitalt. För att inkludera de nyanställda under pandemin som respondent D2 är ansvarig för hölls bland annat
morgonmöte varje morgon i början av pandemin där mestadels arbete diskuterades. Vidare infördes under pandemin även Teams fika två dagar i veckan där respondent D2 såg till att samtalsämnena fokuseras på mer personliga intressen. Respondent D2 menar att det blivit svårare att lära känna varandra när medarbetarna inte längre fikar och äter lunch tillsammans flera gånger i veckan. Även i Teams är det svårt att få till en naturlig konversation menar respondent D2 och beskriver “också när man sitter i Teams när man avbryter varandra och man hör ju inte varandra heller”. Vidare för de nyanställdas välbefinnande har respondent D2 enskilda möten med varje person för att stämma av hur det går och hur de mår. Dessa sker under pandemin mer frekvent jämfört med innan vilket ses som en positiv förbättring.
Respondent D2 beskriver problematiken med sina nyanställda eftersom de inte lär känna sina kollegor på samma sätt som innan pandemin. Detta i och med att fikapauser samt lunchraster inte längre spenderas tillsammans vilket gör det svårt att tolka varandra. Respondent D2 exemplifierar att “Det upptäckte jag just med de här nyanställda att de kunde få ett mail från en annan kollega som lät väldigt fyrkantigt” och de nyanställda uppfattar det då som att de gjort något fel. Det handlar i själva verket om att kollegan inte kommer från Sverige och då skriver lite “hård” svenska. Respondent D2 har i samband med det digitala distansarbetet fått agera tolk mellan de nya medarbetarna och de befintliga medarbetarna då de inte känner varandra. Respondent D2 beskriver det själv som att “coacha dem i att ja men skriv på det här sättet till henne, nej han vill nog hellre, gör en tabell, han gillar tabeller”. Det har mer handlat om hur nyanställda ska tillmötesgå befintliga medarbetare som de inte träffat än istället för att beskriva de faktiska arbetsuppgifterna förklarar respondent D2.
För de anställdas utveckling har cheferna utvecklingssamtal där mål sätts och den anställde får beskriva vad den vill uppnå den närmaste året samt även de kommande tre till fem åren något som användes redan innan pandemin men som nu sker oftare. Vid distansarbete redogör respondent D2 för att beröm är viktigt och även att fråga medarbetaren om
respondent D2 anser att de nyanställda kommit in i organisationskulturen ges svaret “ja jag tycker faktiskt det, de har hittat varsin nisch på något vis”.