Händelser relaterade till IT stöd

Vasakronan hade som ambition att kv Oxenstiernan skulle vara ett IT- projekt. IT satsningen märktes också i renoveringsarbetena. Vasakronans första projektledare hade ett starkt intresse av att använda IT i bygg- processen. Hans syfte med detta var att genomdriva digital hantering av dokument i projektering, produktion samt förvaltning och att därigenom sänka den totala kostnaden för projektet.

”Min vision inför byggprojektet var att projekteringen skulle ske helt digitalt – inga papper skulle förekomma. Målet var att alla handlingar skulle tas fram digitalt och läggas på servern.” – Tjänsteman Vasakronan

Inga papper, vare sig beskrivningar, ritningar eller drift och underhållshandlingar, skulle behöva finnas i pappersform i processen. Allt skulle förvaras digitalt i en projektserver. Samtliga protokoll från projekteringsmöten, byggmöten, installationsmöten och vissa ekonomi- möten lades också på servern för att vara tillgängliga för alla inblandade i byggprojektet. Samtliga ritningar för byggprojektet, totalt mellan 3500 – 4000, plottades också ut på arbetsplatsen. Servern användes också för kommunikation av frågor och svar9 _{mellan entreprenör och beställare, se}

kapitel 5.2.4. Tanken med att sköta detta via servern var att få en snabb kommunikation mellan parterna samt att dokumentera de ändringar och tilläggsarbeten som uppkom under byggprojektet. Dokumentationen skulle sedan kunna utgöra en bas för erfarenhetsöverföring till kommande byggprojekt. På byggprojektet gjordes också vissa försök med elektronisk handel. Försöket innefattade tre företag; NCC, Järnkompaniet och Beijer Byggmaterial. E- handeln användes endast som ett verktyg för att beställa varor. Ingen automatisk fakturering utfördes och ingen extra information överfördes mellan parterna. På objektet användes IT- mediet också till att dokumentera drift- och underhållshandlingar. Dessa fanns dock oftast bara tillgängliga i pappersform och fick därför scannas in.

Resultatet från den enkät som utfördes på byggprojektet avseende IT- stödet, framför allt projektservern, visar att de flesta inblandade var positiva till det (Lundquist & Öberg, 2000). De flesta respondenterna ansåg att införandet av servern hade förändrat deras arbetssituation, se diagram 1. De tyckte också att arbetet med servern hade fungerat bra vilket tyder på att förändring varit lyckad. Följande punkter angavs som de största förändringarna;

• Snabbare och smidigare distribution av dokument • Dokument i valbara mängder

• Digital kommunikation via frågor och svar

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Ja, m ycke t Ganska m yck et

Lit e Inte a lls V et e j

Antal svar

Diagram 1: De inblandade i byggprojektet ansåg att införandet av servern påverkade deras arbetssituation betydligt.

De flesta av synpunkterna var positiva, men det förekom även negativa åsikter såsom ökat administrativt arbete och att kommunikationen ibland inte fungerade tillfredsställande. Vissa användare hade även bekymmer med att kunna koppla upp sig mot servern.

Målgruppen var också positiv, om än något mer försiktig, när det gällde huruvida servern förenklat eller avlastat deras arbetsbörda. Det gällde även huruvida deras arbetssituation blivit mer effektiv eller inte. De syn- punkterna som framkom var;

• Mindre pappersflöde

• Snabb kommunikation via datornät • Förbättrad åtkomlighet av handlingar

• Förhöjd stressnivå på grund av kontrollarbete • Undermålig kunskapsnivå

I studien framkom att de vanligaste problemen med att arbeta i servern var tekniska problem med uppkoppling – åtkomst av servern – och otillräcklig utbildningen på hur arbete i servern skulle ske, se diagram 2.

J a N ej

32 %

68 %

Diagram 2: Andelen av de inblandade aktörerna som fått, respektive inte fått, utbildning på servern.

På frågan om vad för typ av utbildning de fått svarade de flesta respondenter att det rört sig om en intern genomgång på några timmar. Utbildningen hölls av den tjänsteman på byggprojektet som var ansvarig för skötseln av servern. De som hade haft problem med uppkopplingen mot servern var de som försökte ansluta sig via modem.

Flera av NCCs tjänstemän på byggprojektet var mycket positiva till sina omdömen om arbetet med servern och möjligheten att använda den i kommande byggprojekt. De tyckte att de hade lärt sig väldigt mycket under detta första ”pilotprojekt” som de skulle kunna ha nytta av senare. De ansåg också att de hade haft stora fördelar av att ha en projektserver.

”Man har lärt sig massor under detta byggprojekt som man borde dra nytta av i organisationen. ”

– Tjänsteman NCC

”Man bör absolut ha en plotter på alla större byggen i framtiden. Den har fungerat mycket bra här.”

”Jag tycker att det mesta har fungerat bra. För det första har det varit mycket lärorikt för oss alla som har varit inblandade. Handlingarna på servern och möjligheten att dra ut ritningar på plats har fungerat mycket bra.” – Tjänsteman NCC

Trots att IT- satsningen bedömdes som positiv av de flesta inblandade i projektet vet vare sig beställaren eller entreprenören hur de skall gå vidare i frågan. Betsällaren vet inte hur de skall hantera den informationsmängd som producerades i projektet. De vet inte hur den skall sorteras eller vad i den som skall användas eller sparas. Entreprenören har inte sparat någon av den digitala information som producerades i projektet. De har arkiverat det som krävs juridiskt i pappersform.

”Vad vi fått ut av IT- satsningen vet vi inte själva. Vi håller just nu på att diskuterar det. Vi har en otrolig mängd

information från byggprojektet. Vi måste selektera ut vad vi ska spara, hur vi skall arkivera det och hur vi skall överföra det.”

– Tjänsteman Vasakronan

”Hanteringsmässigt är servern bra under ett byggprojekt. Men det finns inget riktigt tänk på hur vi sorterar ut och tar hand om informationsmassan. Nu har vi två servrar igång bara för att lagra informationen från projektet.” – Tjänsteman Vaskronan

”Vi har inte fört över något av det som låg på servern – förutom det som krävs juridiskt.” – Tjänsteman NCC