Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar

1. Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses som ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade.

2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, t.ex. webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra

Gallring av allmänna handlingar som är av ringa eller tillfällig betydelse

4 (4)

Datum Diarienummer

2016-08-22 KS.2015.110

OXL100 v 1.0 2015-12-29

handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde.

Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/ uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättas/ uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (t.ex. adress, telefonnummer, öppettider).

3. Handlingar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, t.ex. fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång.

Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess överklagandetiden har löpt ut.

4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda,

telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet.

5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarade förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett.

6. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t.ex. arkivexemplar av

ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB- upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

Beskrivning ÄrendeNr Uppdrag Uppdrag klart Jämställdhetsplan 2012-2015 KS.2012.64

Vid nästa revidering ska planen utvidgas till att omfatta även andra områden

enligt diskrimineringslagens vidare tolkning av jämställdhetsbegreppet. Hösten 2016 Nya styrdokument för kommunala bolagen KS.2015.135 Uppdra till kommunchefen att i samråd med berörda

förvaltningar och bolag upprätta förslag till avtal för kommunuppdragen gällande fastigheter och gata/park.

Oktober 2016

Investering i nytt lägerboende KS.2012.145 1. Ge kommunstyrelsen i uppdrag att verkställa inköp och färdigställande av

modul för lägerboende till en maximal kostnad av 1 600 tkr. Maj 2014

Lägesrapport första Ks 2015

3 Q 2016 Framtidens förskola och skola KS.2012.133 1. Nybyggnadsalternativet som förespråkas i utredningen daterad 2014-01-14

utreds ytterligare.

2. Ge kommunchefen i uppdrag att skicka ut en förfrågan om att ta in kostnaden för genomförande av en markundersökning och förprojektering för en ny förskola/skola. Baserad på utredning om förskolorna daterad 2014-01-14.

3. Ge kommunchefen i uppdrag att i samråd med Miljö- och Samhällsbyggnads förvaltningen förbereda en detaljplaneprocess och att skicka ut en förfrågan för att ta in kostnader för att ta driva denna process. Detaljplaneprocessen ska omfatta Häggenområdet med omnejd.

4. Kommunchefen återkommer till kommunstyrelsen med kostnadsförslag senast 2014-05-31

Mars 2015 Sep 2015 Löpande

Kommunens miljöarbete KS.2014.33 1. Miljöstrategen får i uppdrag att tillsammans med kommunens förvaltningar ta fram ett förslag till en miljö- och hållbarhetsplan för kommunen. Planen ska minst uppfylla kraven som ställs för att kunna söka medlemskap i Sveriges

ekokommuner och ha tydliga och mätbara mål.

2. När miljö- och hållbarhetsplanen är antagen ska Oxelösunds kommun ta ställning till ansökan om medlemskap i Sveriges ekokommuner.

3. Miljöstrategen får i uppdrag att utreda om kommunen bör införa ett

ledningssystem för hållbar utveckling och återkomma till Ks med denna utredning och förslag till fortsättning.

Första Ks 2015 Mars 2015 Lägesrapport Maj 2015

Årsskiftet 2016/2017

Rapport från demokratiberedningen, inklusive medborgardialog, öppna sammanträden. e-förslag och ungdomspanel

KS.2014.58 Uppdra till kommunstyrelsen att vidare utreda frågan om eventuellt inrättande av

ett ungdomsråd. Sep 2016

Utredning av kommunens fortsatta hantering av småbåtshamnar och gästhamn

KS.2015.116 KS § 111 2015-09-09:

Kommunchefen får i uppdrag att utreda kommunens fortsatta hantering av småbåtshamnar och gästhamn. Utredningen ska vara klar den 1 september 2017.

Sep 2017

Återrapport Kustbostäder av ägardirektiv om effektiviseringsplan för

kommunuppdragen

KS.2015.59 Ks § 158 2015-10-28

Kommunchefen får i uppdrag att tillsammans med berörda parter ta fram en målbild över framtidens gata/park verksamhet. Målbilden ska redovisas för Kommunstyrelsen under första halvåret 2016.

3Q 2016

Öppna sammanträden för kommunstyrelsen

KS.2016.6 Ks § 12 2016-01-27

Öppna sammanträden införs på prov under 2016 och utvärderas i början av 2017.

1Q 2017

Anslutningsväg till Truckstop Ks.2015.55 Ks § 33 2016-03-09

Kommunchefen får i uppdrag att utreda vilka åtgärder och vilka kostnader det innebär att anpassa befintlig grusväg till att klara de tunga och höga transporter vid enstaka tillfällen samt utreda möjligheten att dra grusvägen parallellt med kraftledningen.

September

Återrapport om statsbidrag KS.2016.26 Ks § 56 2016-04-20

Ärendet ska kompletteras med belopp till delårsredovisningen.

Kommunen ska i samverkan med Kustbostäder utreda möjligheterna att söka statsbidraget som heter kommunbonus för ökat bostadsbyggande.

September 2016

Projektplansmall KS.2016.71 Uppdra till kommunchefen att ta fram en eller flera kommungemensamma mallar för projektplaner utifrån erfarenheterna i uppföljningen. Projektplansmallen ska vara färdig hösten 2016.

Hösten 2016

Genomlysning av utbildningsförvaltningen KS.2016.56 Ks § 91 2016-05-25

Kommunchefen får i uppdrag att genomlysa utbildningsförvaltningens verksamhet för att få svar på frågorna:

- Är utbildningsförvaltningens verksamhet effektiv?

- Levererar förskolan/skolan ett effektivt resultat utifrån givna förutsättningar?

?

Ekonomisk uppföljning per april för hela kommunen

Ks.2016.36 Ks § 94 2016-05-25 De nämnder som går med prognosticerat underskott

redovisar sina åtgärder för att nå en budget i balans till nästa sammanträde September