Åtgärder för att nå en budget i balans 2016
14. Kostnadsreducering inom verksamheterna
Minskade verksamhetskostnader, främst i form av personalkostnader på
förvaltningens enheter. Fördelas ut proportionellt. Ekonomisk effekt under 2016 på 5 852 tkr.
Konsekvens: Förslaget innebär minskad möjlighet att bedriva verksamheterna i oförändrad struktur och med bibehållen ambitionsnivå. Det kommer att innebära kvalitetsreducerande effekter för äldre, personer med funktionshinder, övriga brukare, anhöriga samt medarbetare. Svårt att uppnå lagstadgad
kärnverksamhet. Risker för viten.
Datum
2016-09-20
6(12)
Handlingsplan
Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund
Besöksadress Höjdgatan 26
Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax)
Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se
Org.nr 212000-0324
Datum 613 81 Oxelösund
Besöksadress Höjdgatan 26
Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax)
Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se
Org.nr 212000-0324
Sammanställning av åtgärder för att nå en budget i balans 2016
Sammanställning ‐ Åtgärder för att nå en budget i balans 2016
Utreda och införa prestationsbaserad intern resursfördelningsmodell inför 2017.
Förvaltningen ser att det är angeläget att se över möjligheterna till en prestationsbaserad resursfördelning internt inom omsorgen om äldre och funktionsnedsatta inför 2017. Idag gör man en anslagsfinansierad detaljbudget, vilket innebär att förvaltningen beräknar kommande års intäkter och kostnader på enhetsnivå. Dessa intäkter och kostnader aggregeras på områdes- och
förvaltningsnivå. Anslagsfinansieringen tar inte sikte på förändringar av vårdbehov och volym på enhetsnivå vilket en resursfördelningsmodell gör.
En resursfördelningsmodell skulle tydliggöra att resurserna fördelas på ett enkelt, effektivt och ett rättvisare sätt utifrån biståndsbeslutet. Detta ska resultera i att personalresurserna tas tillvara på ett mer följsamt sätt gentemot volymjusteringar.
Genom att fördela resurser utifrån faktiska behov ökar personalens förståelse för varandras verksamheter och ger en ökad flexibilitet och erfarenhet. Översyn pågår även av ett eventuellt stöd ifrån verksamhetssystemet för en smidig hantering av resursfördelningen.
Genom en prestationsbaserad resursfördelningsmodell kommer verksamheten att bedrivas effektivare och med en lägre kostnad. Effekter av en god
resursfördelning förväntas ske under 2017 och framåt. Inga ekonomiska effekter under 2016.
Datum 613 81 Oxelösund
Besöksadress Höjdgatan 26
Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax)
Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se
Org.nr 212000-0324
Se över möjligheten att förtäta antalet brukare inom bostad med särskild service enlig Lagen om stöd och service till vissa
funktionshindrade (LSS)
Bostad med särskild service är en insats som bedrivs i form av gruppbostad alternativt servicebostad. I en gruppbostad kan upp till sex personer bo i egna lägenheter med gemensamhetsutrymmen, i en servicebostad kan 10-12 personer bo i egna lägenheter inom ett begränsat geografiskt område med tillgång till en gemensam lokal i närområdet. I dagsläget har man i intern regi en servicebostad med sex platser samt två gruppbostäder med fem platser vardera samt ytterligare en gruppbostad med fyra platser. En kartläggning och översyn har påbörjats där vi ser över om vi kan bereda plats för någon eller några av de externt placerade brukarna i intern regi. Det skulle kunna ske genom att förtäta antalet platser i de befintliga boendeformerna där det är möjligt. Både myndighetsbesluten och tillgänglig byggnadsstruktur samt tillgång till lägenheter måste beaktas.
Tveksamt om några effekter kommer att nås 2016 däremot 2017.
Fortsatt arbete med vård på hemmaplan med syfte att minska antalet externa placeringar.
Förvaltningen har samlat öppenvården inom individ- och familjeomsorg (IFO) under ett och samma tak. Öppenvården finns nu på Behandlingscentrum (BC).
Den interna öppenvården kan ge behandling på hemmaplan vilket oftast resulterar i att behandlingsinsatserna kommer igång skyndsamt, vissa insatser kan ibland påbörjas redan under utredningstid vilket inte är möjligt i samma utsträckning vid extern placering. Genom ett samarbete med landstinget finns även en person från vårdcentralen tillgänglig tre dagar i veckan, totalt 12 timmar i veckan.
På behandlingscentrum finns:
HVB Oliven
Rådgivningsbyrån
Familjestöd
Ungdomsstöd
Vårdcentralen
Målet är att arbeta förebyggande för att färre personer ska behöva någon form av behandlingsinsats samt att behandlingsinsatserna ska vara hållbara över tid. Det finns en hög personalkontinuitet och utbildningsnivå hos personalen vilket är en förutsättning för att bedriva ett kvalificerat behandlingsarbete. De månatliga uppföljningarna visar att externa placeringar har minskat under perioden 2012-2016.
ÄBIC – Äldres behov i centrum
På uppdrag av regeringen har Socialstyrelsen arbetat fram en metod, Äldres Behov I Centrum (ÄBIC) för att förbättra vården och omsorgen om äldre i
Datum 613 81 Oxelösund
Besöksadress Höjdgatan 26
Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax)
Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se
Org.nr 212000-0324
kommunen. Hösten 2014 beslutade Socialstyrelsen att bevilja kommuner och stadsdelar i Sverige prestationsmedel till de som beslutat att införa ÄBIC. Totalt fördelades 70 miljoner kronor. Oxelösunds kommun fick ca 290 tkr som nu används till processledare för införande av ÄBIC.
ÄBIC implementeras i verksamheten för rättsäkerhet och beskrivning av individens behov. Behoven kartläggs och bedömning kan ske mer träffsäkert vilket ger ett tydligare uppdrag till utföraren som tillsammans med brukaren ska skapa en genomförandeplan. Vid ett standardiserat arbetssätt underlättas resursplanering. På längre sikt en mer effektiv och trygg verksamhet.
Heltidsmodell och översyn för effektivare stjärnturshantering Möjligheten att arbeta heltid är ett politiskt beslut och arbetet har pågått sedan 2010. År 2012 gick arbetet med heltidsmodell över till att hantera överkapaciteten med hjälp av så kallade stjärnturer som läggs in i schemat så att medarbetarna vet när de ska arbeta.
Förvaltningen har ett uppdrag från Vård- och omsorgsnämnden att utreda fördelarna med bemanningspool kontra stjärnturer. Ärendet presenteras i Vård- och omsorgsnämndens sammanträde under hösten. Granskning av stjärnturer har skett på Björntorps äldre- och demensboende, januari- juni, där det är 85 årsarbetare anställda. Av de 85 är 5 årsarbetare per vecka stjärnturstid. Av dessa 5 är 0,3-årsarbetare obokad stjärnturstid. En årsarbetare beräknas kosta 400 tkr och 0,3 av detta blir 120 tkr per år i kostnad för Björntorps äldre och
demensboende. Förvaltningen har svårt att se att den tid nu som inte bokas in av stjärnturerna vilket motsvarar cirka 4-5% av den totala överkapaciteten på
Björntorps äldre- och demensboende kan effektiviseras ytterligare.
Vidare arbete pågår för att göra samma beräkning för andra verksamheter.
Ekonomisk effekt under 2016 är svårbedömd.
Konsekvens: ingen risk.
Utveckling av demensvården
Inom äldreomsorgen har utveckling av demensvården påbörjats för att möta ökade behov av stöd för en växande målgrupp. Åtgärderna är:
1. Utöka demensteam inom hemtjänsten till två grupper- utfört
2. En långsiktig lösning för uppdelning av kortvård/växelvård SÄBO och demens lokalmässigt- pågår
3. Stärka och utveckla samarbetet med Oxelösunds vårdcentral- pågår 4. Levnadsberättelse och dokumentation i verksamhetssystemet- pågår 5. Utveckling av dagverksamhet för personer med demenssjukdom- pågår 6. Fortsatt arbete med att registrera i BPSD (kvalitetsregister)- pågår
Datum 613 81 Oxelösund
Besöksadress Höjdgatan 26
Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax)
Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se
Org.nr 212000-0324
7. Implementering av Nollvision för en demensvård utan tvång och begränsningar- pågår
8. Uppstart av SveDem SÄBO-modul (kvalitetsregister)- pågår
9. Handledning till personal som arbetar med demensomvårdnad- pågår 10. Ökad samsyn på demensomvårdnaden hos omvårdnadsansvariga
sjuksköterskor på demenssektioner genom arbete med: BPSD, Nollvision, SveDem samt stöd och handledning från demenssjuksköterska
Ekonomisk effekt under 2016 är svårbedömd. På längre sikt kan verksamheten med kvalitativa metoder ge rätt stöd vid rätt tillfälle.
Konsekvens: ingen risk.
Digitalisering och ny teknik
Vård och omsorg är ett verksamhetsområde där digitaliseringen behövs för att underlätta arbetssätt för personal och öka kvaliteten för brukare, patienter och anhöriga samt att på längre sikt kunna ge stöd och service till fler brukare. Det finns en vilja och ambition att öka digitaliseringstakten i Sörmlands kommuner samt Landstinget Sörmland inom samtliga verksamhetsområden. På uppdrag av Regionförbundet Sörmland har en kartläggning gjorts vilken har identifierat flera gemensamma utvecklingsområden. Utifrån detta ska sedan en handlingsplan/
prioriteringsplan utarbetas under hösten 2016. För att kunna arbeta effektivt med välfärdsteknik krävs grundförutsättningar som t.ex. tillgång till nätverk/bredband fram till den enskilda. Då detta finns på plats kan man arbeta vidare med verktyg som underlättar dokumentation, kommunikation och dialog mellan kommun och landsting men också med nya innovativa lösningar som underlättar vardagen för brukare och patienter.
Samtliga trygghetslarm i Oxelösunds kommun är digitala- kostnaden har förts på investeringsmedel och ger säkrare larm för den enskilde.
Digitala lås är installerade och i drift i knappt 30 % av hushållen som har hemtjänst och/eller trygghetslarm. Vissa svårigheter har förekommit under perioden så utvärdering är inte möjlig än. Planen är att fortsätta med resterande lås efter utvärdering. Då låsen fungerar underlättar det för hemtjänstens
medarbetare och brukaren får mer effektiv hjälp i hemmet. Medarbetarna behöver inte åka till hemtjänstlokalen för att hämta, lämna och vänta på nycklar som är ute hos kollega. Insatsen sparar tid, energi och kostnader på sikt.
Nattkamera är ett alternativ som förvaltningen fördjupar sig under hösten.
Insatsen innebär att vid behov av tillsyn inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet kan kamera användas utifrån ett strikt och
integritetsfrämjande förhållningssätt. Insatsen kan öka brukarens självständighet, integritet och känsla av trygghet.
Ekonomisk effekt under 2016 uteblir. Vid ett eventuellt införande av nattkamera, välfungerande digitala lås (inklusive portlås) och andra digitala lösningar ökar möjlighet till självständighet.
Datum 613 81 Oxelösund
Besöksadress Höjdgatan 26
Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax)
Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se
Org.nr 212000-0324
Konsekvens: ingen risk.
ESF-projekt Arbetsplatsintegrerat lärande
Vård- och omsorgsförvaltningen och Utbildningsförvaltningen i Oxelösund tillsammans med Trosa och Eskilstuna kommuner deltar i ett ESF- projekt som Regionförbundet fått medel till. Deltagande kommuner ska tillsammans
genomföra mindre piloter om 30 personer för framtagande av modell för arbetsplatsintegrerat lärande. Syftet är att modellen som prövas ska stödja arbetslösa kvinnor och män som är utomeuropeiskt födda till att utbildas inom vård- och omsorgssektorn. För att stärka målgruppens ställning på
arbetsmarknaden byggs stödstrukturer upp runt dem i form av särskilt anpassad undervisning och ökad kompetens på arbetsplatserna om hur man stöttar den som har otillräcklig kunskap. På längre sikt kan modellen ge goda förutsättningar för att tillgodose behovet av nyrekrytering och minska arbetslöshet. Sörmland beräknas sakna cirka 5000 undersköterskor fram till och med år 2030 och Oxelösund har hög ungdomsarbetslöshet.
Effekt under 2016: ingen då implementeringsfasen pågår under hösten för genomförande 2017.
Konsekvens: ingen risk.
Nytt HR-system
HR systemet Medvind har varit igång sedan mars 2015 och svårigheter med detta har beskrivits tidigare. Det som kvarstår är möjligheten att få ut statistik gällande sjukfrånvaro. Detta ger merarbete för enhetschefer som räknar manuellt på kort- och långtidssjukdom och bevakar anställningsavtal.
Löneenheten har på grund av hög arbetsbelastning strukturerat upp arbetet gällande avtal. Nya avtal ska vara inne ett visst datum i månaden för att registreras. Vård- och omsorgsförvaltningen har en variationsrik verksamhet dygnet runt och nya anställningar och avtal löpande. Processen hos löneenheten ger därmed ökad belastning för vård- och omsorgsverksamheten och
patientsäkerheten äventyras. Utan avtal kan inte medarbetare få tillgång till inloggning- dator, mail och verksamhetssystem. Det ger konsekvensen att uppdrag, besöksplaner, genomförandeplaner och löpande journalanteckningar om brukare inte är tillgängliga. Säkrare och effektiv process är angeläget.
Sjukfrånvaroarbetet
Enhetschefer följer upprättad rutin vilket innebär att enhetschef ringer
medarbetaren inom två dagar vid sjukfrånvaro. Samtalet handlar bland annat om vad medarbetarna själva tror är orsaken till sjukfrånvaron samt vad arbetsgivaren kan hjälpa till med. Schemaöversyn, finns behov av ändring arbetstid natt till dag, se över rutiner och organisering av arbetet - kan det minska eventuell stress,
Datum
2016-09-20
12(12)
Handlingsplan
Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund
Besöksadress Höjdgatan 26
Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax)
Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se
Org.nr 212000-0324
förbättring av arbetsklimatet. Enhetschef påminner om att använda hjälpmedel, jobba två personal där behov finns för att minska risk för
felbelastning/överbelastning. Diskussion om arbetsmiljö förs på APT. Vid
långtidssjukskrivning har enhetschef regelbunden kontakt med medarbetaren och kontakt sker med företagshälsovård eller vårdcentral vid behov. Intervju i
fokusgrupp har skett inom hemtjänsten där fem medarbetare lyfte fram vad de tycker är viktigt för att öka sin frisknärvaro på jobbet. Det som viktades högst var att få vara delaktig och kunna påverka. För att öka frisknärvaron och kvalitet så fokuserar hemtjänsten på planering med kontinuitet, kontaktpersonal som upprattar genomförandeplaner tillsammans med brukare. Stegvis så planerar hemtjänstgrupperna själva det dagliga arbetet för en förbättrad kontinuitet, kvalitet och arbetsmiljö.
Det är svårt att ur bokföringen utläsa en trend av sjukfrånvaron. Dock verkar sjukfrånvaron hålla en någorlunda jämn nivå sedan 2013.
Tjänsteskrivelse 1(2)
Datum Dnr
2016-09-12 KS.2016.114
Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr
Oxelösunds kommun 613 81 OXELÖSUND
Höjdgatan 26 OXELÖSUND
0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
OXL2 Magnus Pettersson
0155-382 24
Kommunstyrelsen