Centrala inköp ansvarar att tillhandahålla och skapa strategiska ramavtal. De bevakar
leverantörsmarknaden och skapar rätt förutsättningar för produktion. Det kan vara kategorier som material, entreprenad men också hyra av maskiner och bodar. Linda Lennell arbetar som
kategoriansvarig, där hon tillsammans med fyra andra ansvarar över ramavtal som berör stomme. Kristoffer Mil har arbetat 4 år på JM och är biträdande kategoriansvarig för stomme. Han ansvarar över kategorier som prefab element. Christer Ohlsson började som strategisk inköpare för 6 månader sedan på JM. Han ansvarar över betongelement som trappa men även kranar och etableringen. Elin Wiberg är student på SIH och har utfört sin praktik på centrala inköp. Sedan ska hon vikariera för Kristoffer Mil fram tills januari 2021.
Transkribering:
Vad gör centrala inköp?
LL: Det Centrala inköp ansvarar för är att tillhandahålla och skapa strategiska ramavtal. Produktion ska aldrig behöva tänka och teckna avtal, de ska bara kunna ropa av materialorder på de befintliga avtal som JM har. Vi bevakar leverantörsmarknaden och håller koll på vad vi köper in på JM. Utifrån det har vi bildat ett antal kategorier som vi arbetar med och ser till att det alltid finns ramavtal. Vårt primära syfte är att skapa rätt förutsättningar för produktion, så de kan ropa av på ett enkelt sätt. Det handlar om material, entreprenad men även hyra på exempelvis maskiner och bodar.
Vi kikar även på andra saker som vi kan köpa av, täcka in nytt så att vi hittar rätt kanaler att handla ifrån. Det ska inte behöva uppstå frågor bland produktion, som att vart man ska köpa ifrån utan vi på centrala inköp ska kunna styra mot rätt leverantör/entreprenör.
CO: Man brukar säga att vi har leverantörsägarskap.
LL: Precis, vi brukar vilja vara involverade. Vi behöver inte ha direkta kontakten men att
produktion/övriga avdelningar på JM pratar med oss innan de pratar med leverantörer angående vissa strategiska frågor. Då menar jag frågor som inte rör en beställning utan mer allmänna. Detta för att vi på centrala inköp ska vara informerade om vad som händer och kunna hålla ihop helheten. Sen har projekten såklart kontakt med leverantör ute på byggarbetsplatsen.
Vårt mål är att identifiera olika typer av störningar. Därför är vi intresserade av att höra av er på centrala inköp, vilka störningar/problem har ni upplevt under stomme?
KM: Som ni har märkt när ni har varit ute i produktion, så är det framförallt prefabricerade betongelement oavsett om det är bjälklag eller väggar eller liknande, en trång sektor för oss. Om vi inte får rätt material vid rätt tidpunkt så stannar framdriften av produktionen. Det gör att kategorierna vi hanterar under stomme, är väldigt sårbara. I synnerhet att vi använder just-in-time leveranser, oftast lägger vi plattbärlag eller ställer vägg och tar emot leveranser mellan 7 och 9. Kommer inte leveranserna då har vi ett helt stomlag som står still på bygget, vilket gör att vi är väldigt känsliga.
Mycket av det vi ser är just störningar i leveranserna. Det är förseningar, uteblivna leveranser men även fel leveranser där kvalité brister alternativt restat eller fel gods. Så det är i breda drag de stora problemen som vi tampas med i dagsläget. Vi sätter självklart krav och press på leverantörer. Vi köpet LOK, det vill säga att våra leverantörer ombesörjer leveransen från fabrik till arbetsplats. Där vi sedan lossar och ställer material på rätt plats. Eftersom vi lägger mycket tillit på våra leverantörer, att de sköter den biten, så har vi svårt och sätta mer press samt gå in och detaljstyra leveranserna. Vi får helt enkelt hoppas på att
leveranserna kommer när de ska komma. Så det är just problem kring transportsäkerheten som uppstår inom de kategorier vi har.
LL: Precis, vi ligger i snitt på x procent i leveranssäkerhet under stomme. Sen är de siffrorna kanske missvisande då de förutsätter att produktionen rapporterar in. I dagsläget har alla i produktionen inte tid, så siffrorna blir väldigt felaktiga men statistiken vi har och gå på visar x procent. Men då pratar vi om rätt dag sen om man ska se över rätt tid, där ligger vi ännu lägre. För oss är egentligen rätt tid det intressanta för om vi pratar om att det är rätt dag, blir det ändå väldigt fel när det handlar om just-in-time leveranser som ska vara rätt tid.
Vi var på två olika projekt där vi fick under tre veckor observera leveranser. Vi upplevda aldrig några större störningar i leveranser men ibland var leveranser tidiga. Sen var det mycket problem med exakta tider främst gällande armering. När vi pratade med platsledning och HV så hade de inte upplevt något jätteproblem kring leveranserna. Men de beskrev det som att de har vant sig att det diffar lite i tiden. Så det har varit svår för oss att få en rättvis bild på situationen då vi bara har haft tre veckors tid. Därför är det intressant och höra era svar för ni har ändå statistik kring leveranserna.
LL: Vi försöker låta våra leverantörer, för de har ju bättre koll och nu ska de ange exakta tider. För deras rapporter är exakt på minuten på exempelvis när de anländer till byggarbetsplatsen. Sen har vi statistik på när vi från JM har beställt. Sen kollar våra leverantörer på våra lossningstider, för det är en stor fråga från oss.
KM: För att fortsätta på spåret, det handlar också väldigt mycket om planering. För vi ger någonstans förutsättningarna för våra leverantörer att leverera. Många projekt vill ha leverans en specifik tid och det finns ett absoluttal på antal transporter i en marknad. Det blir svårt för de att klara alla leveranser och vi som beställare kanske inte ger de bästa förutsättningarna för just leverantörer. Precis som Linda säger, vi håller kvar bilarna för länge och det uppstår en försening hos de där de ska återvända till fabriken och till slut blir de sena till nästa bygge. Problemet med de bitar är att vi har satt tider i tidplanen på när vi ska ta emot leveranser. För att ändra vårt beteende i det där, kräver det att vi ändrar vårt byggsätt och process. Men vi ser att det finns potential hos båda parter att ändra ett beteende. Det är viktigt att poängtera att det är vi som skapar förutsättningar för de.
LL: Det är lite unikt i just byggbranschen. För alla säger att måndag morgon vid kl. 7.00 är det då de flesta vill ha leveranser. Sen är det mycket någon annan morgon. Detta ger ett mönster på att varannan dag så blir det mycket mindre hos leverantörer. Annars pratar vi om pikar om tredubbla antal leveranser. Detta är på grund av att vi alla bygger på det här sättet vilket gör att tidplaner börjar på detta sätt, att arbete startar måndagar kl. 7.00. Detta är ett problem som leverantörer måste hantera men vi alla förstår ju att det blir stökigt för de.
Just ställtid, har vi observerat i olika aktiviteter under stomskedet. Vi har observerat när leverans kommer in till byggarbetsplatsen, hur de är packade och sett över själva montaget där lossning, koppling och montage ingår. Där har vi kollat på hur lång tid det tar att koppla ett element tills att det är färdigmonterat tills man kopplar nästa element. Just plattbärlag och skalväggar är de moment som drar över de två timmar som är färdigförhandlat.
KM: Leverantörer menar ju att JM är väldigt dåliga på just det momentet så det kan stämma, just det ni har sett och fått som resultat.
Vi har kunnat identifiera flera olika orsaker som kan vara en faktor till detta. Dels att HV är långsamma ut vid start, det handlar om att lossningen börjar 07.40 istället för 07.00. Det var väldigt olika där det skiljdes väldigt mycket åt på de två byggen vi har varit på. Sen har det varit en faktor som vi har diskuterat. Vi har sett i ramavtalen att det är x h lossningstid för plattbärlag, skalvägg och tungyttervägg. Men själva lossningsarbetet kring dessa moment skiljer sig väldigt mycket åt i tid. För skalvägg tar det i snitt 10 minuter för ett element medan plattbärlag tar 4 minuter för samma process, då menar vi att man kopplar, lossar, monterar och kopplar nästa. Det är alltså samma tid som gäller för två moment som egentligen skiljer sig åt i monteringstid och
förutsättningarna. Så på plattbärlag, där ser vi att rullansen är bra men sen blir det rast där emellan och de kanske har en eller två kvar. Men eftersom det är rast blir bilen ståendes och man överskrider lossningstiden.
KM: Detta är väldigt intressant och matnyttigt för vår del att veta.
LL: Ja verkligen. Vi har förstått att vi behöver lägga på tid, speciellt på skalväggar. Men vi vill inte heller motivera till att man ska vara sen ut eller att mer tid finns Så från produktions sida handlar det om att vi har förstått att nån ändring behövs och man behöver ändra beteende. Sen måste man börja se
konsekvenserna för oftast handlar det om att ett annat JM-bygge som blir påverkad om man håller kvar lastbilen. Så i slutändan är det JM som påverkas ändå.
Om man kommer igång i tid så hinner man oftast med plattbärlag men däremot är det väldigt tajt med x h för skalväggar. Om vi räknar på 18 skalväggar och 10 min per element så krävs det tre timmar för att genomföra det där. En annan leverans hade vändväggar som behöver ytterligare tid för genomförande. Så främst skalväggar behöver man se över avtalen på.
LL: Precis, vi har försökt få ut till produktion att man ska beställa den tiden som man anser att man behöver. Nu betalar vi en onödig övertid. Historisk sett så beställer man inte extra tid men det kan man göra. Om man vet att en leverans är i större mängd, då är det bättre att beställa extra tid än att vi behöver betala ställtid. För i slutändan behöver vi fortfarande betala men det blir väldigt mycket dyrare när det handlar om extra ställtid.
KM: Det handlar om x kr enligt avtal och man kanske resonerar på arbetsplatserna att det är värt att betala de extra kronorna för att få extra tid. Problemet är att när den tiden inte är inkluderad i planeringen hos leverantörerna, då äter de upp en timme som leverantörer kanske skulle ha till nästa bygge. Då blir hela tidplanen förändrar och försvårad hela den. För detta säger leverantörerna till oss, det är enkelt för oss på
JM att betala extra tiden. Leverantörerna vill att vi höjer denna priset så att det syns mer på ekonomin. Då kan ställtid vara ett nödfall istället och man kanske försöker undvika det.
Det är mycket konfliktorienterad. Man samlar ihop alltid och redovisar det på ett möte där i slutet. Det blir lättast att gå på leverantören och ifrågasätta varför det inte levererar så som det ska vara, istället för att fördjupa sig i vad vi gör för fel som beställare. Oftast har det varit på vår sida som har lett till fel i denna ekvation.
Skiljer det sig åt i leverantören? Vi antar att JM har ett ex antal leverantörer?
KM: Man använder olika transportörer. Det är ingen av våra stomleverantörer som äger sin egen transportflotta. De flesta anlitar tredjeparter.
Är det leverantörer som anlitar dessa transportörer?
LL: Precis, vi har i dagsläget inga avtal med transportörer på JM. Eller bara för byggbodarna men ingen annars. Allting körs via leverantörer.
KM: Vi har länge kört LOK. Men nu har vi, tillsammans med logistikavdelningen, börjat kolla på de möjligheterna. I sådant fall hämta upp material hos leverantören. Det kan bli enklare och få styrning på det men då är frågan om vi är bättre än leverantörerna.
Är det via logistikcenter då?
LL: Ja precis, där är vi nu i början. Att vi genom avtal med x, börjar se över och utreder tillsammans med logistikavdelning på hur vi ska göra allt detta. Historisk sett så har vi alltid köpt leverans hos
leverantörerna, vilket gör att vi har enbart ansvar över lossningen. De har ansvar fram tills att bilarna körs in på byggarbetsplatsen och stället upp på anvisad plats, redo för lossning. Där slutar deras ansvar enligt avtal och vårt ansvar börjar.
Vi har varit en del inne på koppling. Förr har just transportörerna/chauffören lossat men utan utbildning inom säkra lyft, medför detta att det blir ett problem. Vårt syfte är att öka
värdeskapande tiden hos HV och i dagsläget är det en HV som står och kopplar. Då är frågan om det finns något värdeskapande i och med att det är mycket väntan i det arbete.
LL: Det pågår en utredning av arbetsmiljöavdelningen. Där Helena Paulun ingår i utredning om vem som ska koppla lasten på JM. För det är många tillbud och olyckor som är kopplade till kran, främst lyften. Mitt förslag är att prata med Helena för att ta reda på resultat.
KM: Det stämmer att våra transportörer har kopplat förr men vi fick mycket påbackning på att chauffören ska ha utbildning i säkra lyft. Därför har vi valt och ändra avtal till att chaufförer ska vara behjälpliga, det vill säga om någon chaufför har utbildningen i säkra lyft så kan de hjälpa till och koppla. Problemet där är att det blir svårt att säkerställa och leverantören kan inte lova i aviseringen, vilket blir svårt för
arbetsplatsen att planera dit en extra resurs eller inte. Därför är det bättre med det sättet vi har nu. Att man alltid tar hänsyn till att det kräver en till resurs som ska koppla.
LL: Det handlar egentligen inte om förarnas brist på kompetens. Utan det handlar från JMs sida, att hur vi ska jobba som mest säker på våra arbetsplatser.
En annan punkt vi har skrivit upp är projektering. Något vi har upptäckt är att det är
projekteringsmissar som till slut leder till logistiska problem. När det saknar ursparning i väggar eller färdiga bygghandlingar och detaljer. Är det något som centrala inköp kan reglera?
LL: Det som har ändrats där är att vi har gått in i en ny projekteringsprocess på JM. Där alla projekterande leverantörer som skalväggar, plattbärlag och mm, ska ingå i ett tidigare skede i projektet. Men också att alla ska komma in samtidigt vilket man inte har gjort historiskt. Sen handlar det om implementeringen, att vi ska få in det och det ska funka. Det handlar om att leverantören ska hinna med att projektera för alla beställningar. Det är beslutat att det är så det kommer att ske och alla våra leverantörer är medvetna om detta. Det är en förutsättning till att få bort alla projekteringsmissar.
KM: När vi pratar om projekteringsmissar så kan det handla om att våra konstruktörer och projektörer som har missat nåt alternativt har det missats hos leverantörer. Tredje alternativet är att det är
produktionsfel hos fabriken och upptäcks när det kommer ut till oss på byggarbetsplatsen. En felkälla som uppstår i processen, blir ett symtom ute på arbetsplatsen. Det tar ganska lång tid till att felsöka källan och förstå vart felet har uppstått.
LL: Det är enkelt att säga ”det är fel på plattbärlaget”. Då får vi på centrala inköp ärendet och det är leverantören som inte gjort rätt. När man börjar kolla i ärendet, då kan det vara så att leverantören har
gjort så som vi har efterfrågat. Då ska man byta frågeställning och hitta vart det har gått fel. Det kanske är det våra konstruktörer som har gjort fel.
KM: Som Linda säger, man måste eskalera problemet för då kan man lösa det. För det ska lösas och man slipper de stora problemen mot slutet. Då kan man hitta fel tidigare på andra projekt och de kan undvikas.
LL: Sen tar det lång tid med implementering. Kunde ni se när ni var ute, att produktion rapporterade in problem gällande leverans eller material?
Oftast är det HV som tar emot och lossar material. I slutändan är det AL som ska godsmotta och hantera avvikelser. Vi tror att när det sker via flera leder med olika parter inblandade, kan mycket som faller mellan stolarna. Vid avvikelser av leverans, behövs det lösas väldigt snabbt. Då krävs det att eskaleringen sker direkt så man har en möjlighet till lösning. Det brister lite i kommunikationen när det blir flera led i processen.
KM: Jag har upplevt samma sak när jag har varit ute. Många ute i produktion upplever att det är ett filter emellan, eftersom det inte är stomlaget som själva lägger synpunkter eller skickar mail. Tyvärr är det mycket som filtreras bort.
LL: Ja, dels att det är ett filter så det blir mellanhandsinformation. Men dels också att många problem inte lyfts. På byggen har man oftast inte tid och rapportera, så även om de förstår att de ska rapportera så är det lätt att det inte görs. Därför kan det vara lättare att utse en roll som är dedikerad till godsmottagning som känner till gränserna för avvikelser och kan utföra godsmottagning på rätt sätt. På tung yttervägg har vi infört en toleranstabell för att det är svårt att veta toleranserna kring avvikelser
KM: Vi har gjort samma sak på plattbärlag och skalvägg, där man måste bli bättre på att godsmotta. Vi har respekt att det inte alltid finns tid till rapportering men utan den indata så finns det ingen åtgärdsmöjlighet för leverantörerna. Sen pratar vi om kvaliteten på indata. Det är lätt att AL säger problemen i
rapporteringen men vi behöver veta specifikt vilket material det handlar om för att kunna kolla vart problemet har uppstått i produktionslinan. Exempelvis så kan det stå ”3 av 4 plattbärlag är skadade” och då behöver vi veta just vilka tre som var skadade. För annars är det omöjligt för oss att leta upp
problemen. Detaljerna är viktiga.
LL: Så förutsättningarna finns, jag menar materialen är individmärkta och vi har ett rapporteringssystem. Problemet är resursfördelningen, man behöver inte se över om ansvaret ska övergå till någon annan resurs,
mer att se över vem som tar det ansvaret. Huruvida det behövs en till resurs eller inte, det kan jag inte uttala mig om.
Sen har vi lite fler frågor angående packordningen. Ansvarar ni över kravställning på hur leverantörerna packar materialen?
LL: Ja, vi har logistikvillkor i våra ramavtal. Där kan vi avtala om hur packningen ska vara, ex om man vill ta väggarna i en specifik ordning. Sånt skriver vi med. Logistikvillkor för inredning och stomkomp ansvarar logistikavdelningen. Men just stomme har de inte tagit över ansvaret ännu men ambitionerna är att de ska ta över det. För då blir det en enhetlig effekt men som det är idag så är det vi centrala inköp som ansvarar över logistikvillkor för stomme. Då anger vi packordning.
Vi har sett att det i ramavtal står ”packas i montageordning, i det mån det går”, vilket gett
leverantörerna lite svängutrymme. Exempelvis vid plattbärlag, där vill man ha de största elementen först, men det går inte med tanke på trafiksäkerheten.
KM: Precis, det ska packas i montageordning så länge det uppfyller lagar och regler inom trafiken. Det kan innebära att man måste packa på ett sätt, leverantören kan inte lägga liten platta i botten.
Sen håller vi på att arbeta om det, tillsammans med avdelningen inom arbetsmiljö. För vi har olika logistikvillkor med olika leverantörer med exempelvis A-bockar och lastväxlarflak.
Materialen levereras olika. Vi har sett en annan variant där skalväggar är fastspända till flaket på