En viktig del i Länsstyrelsens uppdrag är att stärka samverkan för att inte minst små kommuner med knappa resurser också ska kunna utveckla sitt mottagande. Det är även viktigt med forum där man kan lyfta goda nationella och regionala exempel. Detta har bland annat skett via olika nätverk, konferenser och utbildningsdagar för berörda aktörer på såväl strategisk som operativ nivå. Under året har följande nätverksträffar och utbildningar genomförts:
• etableringsnätverk, en träff • asylsamråd, åtta träffar • asylnätverk, två träffar
• samrådsgrupp TIA, fyra träffar • EKB-nätverk, två träffar • referensgruppsträff, fyra träffar • migrationsråd, två träffar
• kommunbesök, ett besök i 14 kommuner. Ett besök uppskjutet till januari 2018 • utbildning Rätt att veta, i samverkan med MUCF och Västerbottens Läns Landsting • integrationskonferens i samverkan med Länsstyrelsen Norrbotten
• informationsdag om statsbidrag
Organisationsstyrning
Länsstyrelsen Västerbotten har under året fortsatt att utveckla den interna styrningen och kontrollen för att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt de krav som ställs genom 3§ myndighetsförordningen (2007:515). Länsstyrelsen har, med anledning av kravet i förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603), omarbetat riktlinjerna för att lägga större fokus på de myndighetsövergripande riskerna. I riktlinjerna beskrivs den metod för riskanalys som Länsstyrelsen använder. Utgångspunkten för metoden är att bemöta alla typer av risker på ett enhetligt och samordnat sätt. I riktlinjerna ingår bland annat en enhetlig riskmall, beskrivning av processen under året samt roller och ansvar i processen. Länsstyrelsens riskarbete är en
integrerad del i den årliga processen för verksamhetsplanering och uppföljning. Uppföljning och revidering av riskanalyserna genomförs vid samtliga tertialuppföljningar under året. De
riskområden som bedöms som myndighetsövergripande 2017 är: • risker inom IT-verksamheten
• risker inom området ekonomiska resurser • risker för mutor och korruption
• risker inom upphandlingsområdet.
Vid Länsstyrelsen Västerbottens helårsuppföljning ska samtliga enhetschefer kortfattat avrapportera till länsrådet statusen på enhetens interna styrning och kontroll för det gångna verksamhetsåret. Enhetschefernas bedömning är en del av underlaget för landshövdingens bedömning av hela myndighetens interna styrning och kontroll. För verksamhetsåret 2017 har samtliga enhetschefer bedömt att den interna styrningen och kontrollen är tillfredställande inom sin verksamhet. Synpunkter från intern och extern revision har beaktats.
För att utveckla organisationsstyrningen har Länsstyrelsen Västerbotten fortsatt att införa systemsynsättet i delar av verksamheten. Ett antal chefer och medarbetare har genomgått utbildning i verksamhetsmodellering och värdeflödesanalys, och agila arbetsmetoder har införts i delar av verksamheten.
Uppföljningsverktyget (LISA) har vidareutvecklats under året och två nya moduler har färdigställts, en modul för verksamhetsplanering och en modul för budget och prognos.
Modulerna har testats under året och implementering i verksamheten har påbörjats under senare delen av 2017.
Personaluppgifter
Enligt kraven i FÅB 3 kap 3§ ska myndigheter redovisa de åtgärder som har vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns för att fullgöra de uppgifter som avses i 1 § första stycket. I redovisningen ska det ingå en bedömning av hur de vidtagna åtgärderna sammantaget har bidragit till fullgörandet av dessa uppgifter. (Förordning 2008:747)
Länsstyrelserna skall nedan återrapportera en bedömning av hur de vidtagna åtgärderna sammantaget har bidragit till fullgörandet av dessa uppgifter.
Länsstyrelsen Västerbotten arbetar med att skapa förutsättningar för en föredömlig arbetsmiljö och utvecklingsmöjligheter för både verksamheten och våra medarbetare. Att kontinuerligt, långsiktigt och systematiskt attrahera och utveckla kompetensen hos medarbetarna är
myndighetens strategi för att kunna uppfylla visionen Tillsammans gör vi det hållbara möjligt. I linje med myndighetens långsiktiga strategi och vision har fokus för kompetensförsörjningen varit följande:
• värdegrund, de statliga värdegrundsprinciperna • tydligt, aktivt och ansvarstagande medarbetarskap • kompetensutveckling.
Genomgående för de insatser som genomförts har varit att skapa goda förutsättningar för att alla medarbetare ska känna ansvar och engagemang genom samverkan och aktivt deltagande i förbättringsarbetet.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet är integrerat i organisationen och löper hand i hand med den vardagliga verksamheten och utvecklingsarbetet. För att säkerställa att chefer,
verksamhetsledare samt representanter för arbetstagarna samverkar och har kunskap i arbetsmiljöfrågor genomförs sedan flera år tillbaka en årlig arbetsmiljödiplomering. Arbetsmiljödiplomeringen har en särskild fördjupning inom organisatorisk och social arbetsmiljö, som är en av vår tids största utmaningar för ett långt och hållbart arbetsliv. För att säkerställa att Länsstyrelsens chefer uppfyller kraven inom ramen för sina uppdrag genomför myndigheten chefsutvärderingar vart tredje år. Under 2017 har Länsstyrelsen
utvärderat tre chefer som fått förnyat förtroende och viktig feedback från sina medarbetare inför sitt fortsatta ledarskap.
En ny modell för introduktionsutbildning av nyanställda har tagits fram och genomförts vid två tillfällen under hösten 2017. Utbildningen går bland annat igenom myndighetens styrning och uppföljning och den statliga tjänstemannarollen. Efter varje utbildningstillfälle sker en utvärdering som underlag till ständig förbättring och utbildningen har fått ett gott omdöme av myndighetens nyanställda.
Under 2017 har avtalet för lokala omställningsmedel nyttjats av fler enheter än något tidigare år. Medlen har använts till att öka kompetensen inför nya arbetsuppgifter som tillförts och till förbättrade arbetssätt.
Länsstyrelsen Västerbotten har under året utökat tjänsteannonseringen via sociala medier. Effekten av att synas och nå nya medarbetare via sociala medier har varit positiv och myndigheten kommer att fortsätta med annonseringar via dessa kanaler.
I samarbete med Arbetsförmedlingen har Länsstyrelsen Västerbotten anställt en
etableringskoordinator som verkat för samordning i syfte att få till stånd anställningar av
moderna beredskapsjobb och praktikplatser inom staten. Insatserna från etableringskoordinatorn har, för såväl Länsstyrelsen, som övriga statliga myndigheter i länet, varit både behjälplig och framgångsrik med allt som behövts för att tillsätta praktikanter och anställa moderna
beredskapsjobbare. Detta enligt de uppdrag som myndigheterna haft i sina respektive regleringsbrev.
Mot bakgrund av det grundläggande arbetsmiljöarbetet är bedömningen att Länsstyrelsen Västerbotten är fortsatt en attraktiv arbetsplats med ett starkt varumärke. Detta kan
exemplifieras med de många förfrågningar som kommer in om praktikplatser, arbetsträning och möjlighet till examensjobb samt att det är ett stort antal sökanden på myndighetens lediga tjänster. En majoritet av medarbetarna väljer också att vara kvar i anställningen under mycket lång tid.