Problemformulering och forskningsfrågor

Utifrån litteraturgenomgången har en problemformulering arbetats fram för att rama in den kontext som förvaltningsledare befinner sig i. Tanken med problemformuleringen var att utgå från både bakgrunden och den inledande information om myndigheten som presenterades i inledningskapitlet för att utifrån dessa bygga upp en problemformulering. Då förvaltningsledarrollen inte studerats i en tydlig digitaliseringskontext tidigare syftar forskningsfrågorna till att fylla detta kunskapsgap. Att ha välformulerade frågeställningar är viktigt för att skapa bra forskning enligt Bryman (2018). Författaren menar att i samband med litteraturgenomgången är det vanligt att försöka finna luckor i litteraturen och formulera forskningsfrågorna utifrån detta gap. Eftersom det fanns ett tydligt gap i forskningen var frågeställningarna lättare att formulera än problemformuleringen. Frågeställningarna har dock formulerats om under uppsatsens gång men innebörden har varit densamma.

3.2.3 Empiriinsamling

Avsnittet beskriver de val och det tillvägagångssätt som berör insamling, bearbetning och analys av empiri.

3.2.3.1 Metodtriangulering

Datainsamlingen som ligger till grund för studien har skett genom insamling av relevanta dokument från den studerade organisationen, observationer och intervjuer. Där intervjuerna kan ses som huvudmetod för empiriinsamlingen. Empirin har framkommit utifrån samtliga tre datainsamlingsmetoder vilka har analyserats samt presenteras som uppsatsens empiriska analys i Kapitel 4. Det innebär att datainsamlingen för studien har varit en metodtriangulering. Myers

27

(2013) beskriver begreppet metodtriangulering som ett sätt att kombinera antingen olika metoder för datainsamling och/eller olika forskningsmetoder. Författaren menar att inom fallstudier hämtas vanligen empiri från flera håll, dessa är vanligen dokument och intervjuer. Metodtriangulering är enligt Myers (2013) användbart i de fall då något ska studeras från fler olika vinklar samt perspektiv, för att på så sätt få en rikare och mer korrekt bild av verkligheten. På grund av detta beslutades det att använda flera datainsamlingsmetoder för att få en mer korrekt bild av den kontext som förvaltningsledare befinner sig i.

3.2.3.2 Dokument

För att få en inblick i den kontext som studerats har interna dokument varit en del av uppsatsens empiri. Myers (2013) förklarar att dokument kan vara en viktig del i datainsamlingen då den kan komplettera övrig datainsamling som genomförs. De dokument som har studerats för studien är dokument från myndigheten gällande portföljstyrning, förvaltningsledarrollen och deras digitaliseringsstrategi. Även dokumentet Arbetsordningen (2019) har varit en del i datainsamlingen även om den inte haft en central del av empirin. Dokumenten har använts för att ge en bild av organisationen, organisationens rollbeskrivningar och tänkta strategier gällande digitalisering samt förvaltningsstyrning. Det som står nedskrivet i dokumenten är inte alltid en bild av hur det fungerar i praktiken, vilket är något som tagits hänsyn till under denna studie och därför har dokumenten använts som komplement till intervjuer och observationer. Bryman (2018) beskriver att interna dokument som visar exempelvis verksamhetsstrategier från organisationer är av speciellt stor vikt vid fallstudier och som komplement till deltagande observationer samt kvalitativa intervjuer.

Bryman (2018) nämner att dokument bör bedömas utifrån fyra kriterier, autenticitet, trovärdighet, representativitet och dess meningsfullhet. Autenticitet syftar till om materialet är äkta, trovärdighet syftar till om materialet är utan förvrängningar och felaktigheter, representativitet syftar till dokumentets typiskhet i relation till liknande dokument och slutligen innebär meningsfullhet om materialet är tydligt och begripligt. Författaren förklarar att organisationsdokument kan ses som autentiska då de är beslutade inom organisationen och även meningsfulla då de är tydliga samt begripliga för den som ska analysera dem. Eftersom den studerade myndigheten är mitt i en förändring gällande portföljstyrningen är Digitaliseringsstrategin (2019) och Portföljstyrningen (2019) utkast på dokument som ännu inte blivit beslutade inom den studerade myndigheten vid studiens utförande. I och med detta kan autenciteten ifrågasättas, dock har dokumenten haft en hög meningsfullhet. Övriga dokument vilka är beslutade och därför autentiska, har dock inte varit lika uppdaterade vilket påverkar dess trovärdighet. Dock refereras dessa dokument som giltiga i nyare dokument, som Digitaliseringsstrategin (2019) och Portföljstyrningen (2019), vilket ökar dess trovärdighet. Bryman (2018) förklarar eftersom att organisationsdokument många gånger skrivs av berörda personer inom organisationer är det viktigt att ha i åtanke att de inte alltid är objektiva beskrivningar av verkligheten. Trovärdigheten kan dock enligt författaren öka då fler personer har skrivit dokumentet då det är flera perspektiv som belyses vilket kan ge en mer korrekt bild av verkligheten. Viss trovärdighet kan utifrån dessa aspekter stämma in på de studerade dokumenten eftersom de består av flera författare. På grund av att dokument endast är en bild av ett önskvärt läge har dokumenten analyserats med försiktighet och intervjuer samt

28

observationer har varit ett viktigt komplement till att ge en korrekt bild av den studerade organisationen och rollen som förvaltningsledare. Angående representativiteten upplevs dokumenten som typiska för den typ av dokument som har studerats. Som komplement till Portföljstyrningen (2019) beslutades det att hålla en faktabaserad intervju angående den nya portföljstyrningen för att ställa kompletterande frågor till de olika delarna i dokumentet och för att försäkra en så korrekt bild av myndighetens tilltänkta portföljstyrning som möjligt.

3.2.3.3 Observationer

En dag i veckan har förvaltningsledarna i den studerade organisationen ett informellt förvaltningsledarforum. De ses under en halvtimme i lunchrummet, dricker en kopp kaffe och diskuterar saker som berör dem som förvaltningsledare och deras roll. Det är frivilligt att delta och förvaltningsledarna kan komma och gå när de vill. Det finns ingen agenda utan förvaltningsledare diskuterar det som är aktuellt för dem och tar hjälp av varandra genom att diskutera problem eller utmaningar med förvaltningsledarrollen. Dessa möten har observerats under studiens gång. Bryman (2018) skriver om etnografi och deltagande observationer som två lika begrepp. En etnografisk studie innebär att följa en grupp under en förhållandevis lång tid, iaktta deras beteende och följa deras samtal. Etnografi används även som begrepp när en studie har deltagande observationer som huvudsaklig datainsamlingsmetod. Deltagande observation innebär precis som i en etnografisk studie att följa en grupp under en längre tid samt iaktta beteenden och lyssna på samtal (Bryman, 2018). Eftersom denna studie enbart har deltagande observationer som komplement till intervjuer och dokument anses inte studien som etnografisk utan snarare en studie med deltagande observationer som en av datainsamlingsmetoderna.

Ordet deltagande i deltagande observation syftar till den grad som forskaren, i denna uppsats kallad observatören, är delaktig i observationen (Bryman, 2018). Författaren förklarar att vanligen när observatörer har observationer som huvudsaklig datainsamling brukar de ha mer delaktighet. När observatörer istället har observationer som komplement till övrig datainsamling tenderar de att ha mindre delaktighet i observationerna. Bryman (2018) benämner rollen observatör och deltagare i så liten grad som möjligt, rollen innebär att observatören har lågt deltagande och intervjuer och dokument är vanligen mer framträdande i datainsamlingen. Denna roll är den som stämmer in på observationerna när det kommer till deltagandet i denna studie. Som observatörer har rollen mestadels passiv och inneburit att lyssna på de diskussioner som förs utan att försöka driva diskussionen i någon riktning utan låta deltagarna vara styrande. I de fall då frågor har ställts till deltagarna har det främst varit för att få någonting förklarat som har varit svårt att förstå. Myers (2013) förklarar vikten av att ha visst deltagande under observationer eftersom syftet med observationer i kvalitativa studier är att förstå meningen eller vikten av det som sägs i samtalen vilket är svårt att uppnå utan någon interaktion med deltagarna. Observatörens roll i observationen har även varit öppen, vilket enligt Bryman (2018) innebär att observatören är uttalad observatör och medveten för deltagarna i observationen. Belsutet att vara öppen observatör berodde delvis på etiska överväganden men var även det enda alternativet då det lättare gav tillträde till mötena. För att få ut så mycket som möjligt av observationen gjordes fullständiga fältanteckningar i den mån det gick under varje observation. Fullständiga fältanteckningar beskrivs av Bryman (2018) som

29

att föra detaljerade, utförliga och direkta anteckningar men även eventuella tankar som uppkommer hos observatören för senare analys. För att underlätta senare analys antecknades samtalen och de tankar som uppkom av observatören i olika färger. Myers (2013) förklarar även fördelarna med att anteckna så mycket som möjligt under observationerna eftersom det är svårt att veta i förhand vad för information som kommer vara av vikt under senare analys.

Vad gäller antal observationer menar Bryman (2018) att det vanligen är svårt att veta när det räcker med observationer och är dags att avsluta. Eftersom denna studie har en tidsbegränsning har även antalet observationer begränsats utifrån detta. Dock togs beslutet att gå på så många observationer som var möjligt utifrån de givna tidsramarna. Myers (2013) förklarar att ytterligare ett sätt att veta när tillräckligt med observationer har genomförts är när inga nya insikter kommer utifrån observationerna och när det inte längre är nya saker som dyker upp. Bryman (2018) beskriver det stadie när inga nya mönster dyker upp som att en mättnad har uppnåtts. Författaren förklarar även att i de fall då endast en grupp människor studeras behövs vanligen ett mindre urval. Efter de observationer som genomfördes upplevdes det vara rätt tidpunkt både utifrån den information som delades under samtalen och utifrån de givna tidsramarna att avsluta observationerna. Sammanlagt har sex observationer genomförts.

3.2.3.4 Urval

Ett målstyrt urval innebär enligt Bryman (2018) att göra urvalet utifrån den koppling det eller de som väljs har till forskningsfrågorna. Författaren förklarar att urval inte enbart behöver handla om människor utan kan även innebära urval när det kommer till exempelvis dokument. Både observationerna och dokumenten har även, precis som intervjupersonerna valts utifrån en målstyrd strategi med syfte att angripa förvaltningsledarrollen utifrån olika perspektiv. Genom att använda målstyrning som strategi försäkras det att både kontexten, observationstillfällen, dokument och intervjupersoner är relevanta för forskningsområdet samt möjliggör att besvara studiens forskningsfrågor.

Eftersom fallstudien baseras på den studerade organisationen, var ett av kriterierna att intervjupersonerna skulle vara anställda i organisationen, det fanns även ett krav att personerna skulle arbeta som förvaltningsledare. Eftersom rollen som förvaltningsledare innefattar både förvaltningsledare och förvaltningsledare IT togs beslutet att ha ungefär likvärdigt antal verksamhetsnära förvaltningsledare och IT-nära förvaltningsledare. Det genomfördes sammanlagt sju intervjuer med tre förvaltningsledare och fyra förvaltningsledare IT. Bryman (2018) förklarar att det, precis som vid observationer, är svårt att i förväg bestämma hur många intervjuer som bör hållas för att få tillräckligt med data inför analysen och på så sätt uppnå teoretisk mättnad. Bryman (2018) förklarar att ju fler grupper som ska jämföras desto större urval behövs det. Eftersom studien endast ämnar att undersöka en roll, även om samma roll är kopplad till antingen verksamhets eller IT sidan, beslutades det att sju intervjupersoner var tillräckligt för studien. Det beslutades även att sju intervjuer var tillräckligt för studiens omfång eftersom observationer och dokument även har varit en del av datainsamlingen. Dock var det viktigt att efter intervjuerna se över den empiri som inkommit för att se till att den var tillräcklig, för att ytterligare se om det som Bryman (2018) beskriver som mättnad hade

30

uppnåtts. Efter noga övervägande beslutades det att inga kompletterande intervjuer behövde genomföras.

3.2.3.5 Intervjuguide

Målet med intervjuerna var att få tillräckligt med empiri för att kunna analysera informationen och besvara de forskningsfrågor som ligger till grund för studien. För att försäkra att det målet skulle uppnås beslutades det att det var lämpligt att utforma en intervjuguide (se Bilaga 1). Intervjuguiden inleddes med en informationsdel till deltagaren för att försäkra att alla intervjupersoner fick den information som behövdes inför intervjun samt att informationen var likvärdig. Själva intervjun bestod sedan av två delar, en introduktionsdel där grundläggande frågor om intervjupersonen ställdes samt en huvuddel där mer utvecklade svar om det studerade området eftersträvades. Huvuddelen delades sedan upp i fyra olika teman som berörde rollen som förvaltningsledare, digital transformation, samverkan inom förvaltningen samt samverkan mellan förvaltningen och övriga delar av organisationen. Inom varje tema skrevs sedan frågor inför intervjuerna för att täcka hela det studerade området. Formuleringen av frågorna har varit en viktig del i arbetet med intervjuguiden. Kvale och Brinkmann (2014) beskriver att det är viktigt att den data som samlas in är detaljerad, utförlig och varierad för att i senare skeden kunna genomföra så utförliga analyser som möjligt. Formuleringen var därför av yttersta vikt för att undvika korta svar och frågorna är därför av öppen karaktär. I samband med skrivandet av intervjufrågor diskuterades även möjliga följdfrågor för att underlätta under intervjun och möjliggöra så rik samt utförlig data som möjligt. En intervjuguide med denna typ av struktur benämns av Bryman (2018) som en semistrukturerad intervjuguide. Författaren nämner även att denna typ av struktur är mest vanlig i studier med specifika forskningsfrågor och den bör ses mer som en checklista för att inte glömma de delar som ska beröras inför kommande analys. Intervjuguiden användes endast som ett stöd under intervjuerna och för att skapa ett flyt i samtalet ställdes frågorna i den ordning som kändes passande utifrån det som togs upp av intervjupersonen.

3.2.3.6 Intervjuer

Som nämnt i avsnitt 3.2.3.5 har sju intervjuer genomförts varav samtliga har skett fysiskt på förvaltningsledarnas kontor. Innan intervjuerna startade fick intervjupersonerna information angående studien och deras deltagande, denna information beskrivs närmare ur ett etiskt perspektiv i avsnitt 3.4. Intervjupersonerna fick även information om intervjuns upplägg och frågan om intervjuerna kunde spelas in ställdes, vilket godkändes av samtliga intervjupersoner. Intervjuerna inleddes med korta introduktionsfrågor både för att samla in bakgrundsinformation om intervjupersonen och för att inleda intervjun lugnt för att göra intervjupersonen mer bekväm i intervjusituationen. Enligt Kvale och Brinkmann (2014) är detta ett bra tillvägagångssätt för att starta upp en intervju eftersom det skapar en positiv relation som vanligen gör intervjupersonen mer öppen för att svara ingående på kommande frågor under intervjun. Det var två personer som genomförde intervjun där ena personen hade rollen som intervjuare medan den andra personen var med och kompletterade med eventuella följdfrågor vid behov. Intervjuerna tog i genomsnitt 55 minuter och samtliga delar från intervjuguiden berördes under intervjuerna.

31

Både Bryman (2018) samt Kvale och Brinkmann (2014) förklarar vikten av att vara både flexibel samt en god lyssnare under intervjun. Författarna menar att både flexibilitet och att vara en god lyssnare är viktigt när det kommer till att vara mottaglig för det intervjupersonen förmedlar samt i vilken ordning frågor ställs och vilka följdfrågor som behövs för att få bra svar. Under intervjuerna togs det hänsyn till detta och frågorna ställdes i olika ordning samt följdfrågor ställdes i de fall som det behövdes. Genom att genomföra intervjun på detta sätt blev intervjun mer som en dialog istället för en intervjusituation. Det märktes även tydligt att området inte hade studerats tidigare under intervjuerna eftersom många följdfrågor behövde ställas utifrån de svar som intervjupersonerna gav. Efter intervjuerna gavs intervjupersonerna möjligheten att dela med sig av övriga tankar kring området som intervjun berörde. Genom att möjliggöra det kunde en bild skapas av vad som ansågs vara viktigt för intervjupersonerna och viktig information gick inte förlorad på grund av eventuella brister i intervjuandet. På samma sätt blev även intervjupersonerna informerade att de när som helst kunde återgå till någon fråga om de kom på något de ville lägga till i efterhand.

3.2.3.7 Transkribering

Eftersom samtliga intervjupersoner godkände inspelning av respektive intervju togs beslutet att transkribera intervjuerna för att få ett så tydligt och bra underlag inför analyserna som möjligt. Att spela in intervjuerna och sedan transkribera dem är någonting som rekommenderas av Kvale och Brinkmann (2014) eftersom det möjliggör för intervjuaren att fokusera på intervjun och kunna registrera andra viktiga delar som användandet av specifika ord, pauser och intervjupersonens ton. Att transkribera innebär att skriva ner det som spelas in i textformat (Bryman, 2018). Beslutet togs att hela intervjuerna skulle transkriberas av den anledningen för att inte missa någonting som senare kunde visa sig vara viktigt inför den kommande analysen. Transkriberingarna förenklade att hitta det som eftersöktes utan att behöva lyssna på intervjuerna flera gånger om.

3.2.4 Analys

Inför analysen har lämpliga analysmetoder valts för att kunna hantera samtliga datainsamlingsmetoder. I och med att transkriberade intervjuer, fältanteckningar från observationer samt interna styrdokument legat till grund för analys har stora mängder empiri behövt analyseras. För att kunna fånga essensen av den empiri som analyserats har meningskoncentrering varit huvudsaklig analysmetod för studiens resultat. Meningskoncentrering är enligt Kvale och Brinkmann (2014) att utifrån intervjupersonernas uttalanden formulera kortare koncentrerade meningar. Meningarna ska innehålla huvudinnebörden av det som sagts av intervjupersonerna. Författarna beskriver en femstegsprocess för hur själva empirin ska hanteras. Första steget innebär att läsa hela intervjun för att få en helhetsbild för att senare, under steg två, finna och fastställa de naturliga meningsenheterna som tas upp av intervjupersonen. Steg tre innebär sedan att dela in dessa meningsenheter i naturliga teman utifrån det som berörs i intervjun (Kvale & Brinkmann, 2014). Steg tre går i linje med det som Bryman (2018) beskriver som tematisk analys. Tematisk analys innebär att söka efter teman, vilket kan ses som en aktivitet som förekommer i de flesta tillvägagångssätt för analysarbete. Bryman (2018) tar upp några aspekter som är viktiga att ha i åtanke vid sökandet av teman, vilka exempelvis är repetitioner, metaforer, likheter och

32

skillnader, obekanta eller ovanliga uttryck samt språkliga kopplingar, som exempelvis “på grund av”, där kausala samband kan identifieras. I analysprocessen för studien framkom det sju teman vilka är: förvaltningsledarrollen; digitalisering; styrning och struktur; rollen som ledare; kommunikation och samarbete; förtroende och stöd samt resurser, dessa teman fördjupas i avsnitt 4.2. Det fjärde steget i meningskoncentrering innebär enligt Kvale och Brinkmann (2014) att ställa frågor till meningsenheterna, det görs genom de frågeställningar och det syfte som ligger till grund för studien. Det femte och sista steget är det steg då centrala teman identifierats och sätts ihop till en sammanhängande text, där överflödiga teman som inte bidrar till studiens resultat utelämnas (Kvale & Brinkmann, 2014). Denna femstegsprocess har legat till grund för den empiriska analys som presenteras i Kapitel 4.

Analysen har genomförts av två personer där intervjuerna, observationerna och de interna dokumenten har delats upp i en jämn mängd arbete inför analysen. Uppdelning ansågs vara mest tidseffektivt då tid gavs till att göra en större djupdykning i de analyser respektive person ansvarade för. För att försäkra att analyserna inte skiljde sig åt för mycket hölls kontinuerliga diskussioner om det som framkom i det insamlade materialet samt tolkningarna av materialet. Genom att använda den femstegsprocess som Kvale och Brinkmann (2014) beskriver kunde det även försäkras att analysen genomfördes på samma metodiska tillvägagångssätt.