Samband mellan I-Point, PTS och ZtZ

Staples automatiserade del av lagret består av tre avdelningar: I-Point, PTS och ZtZ. Påfyllnad av produkter från godsmottagning eller lagerplats till ZtZ utförs direkt till lagerplats medan påfyllnad av produkter till PTS:ens magasin sker via I-Point. Plock av produkter initieras på avsändningen vilket påbörjar tillverkning av kartong till kundorder på PTS:en. Beroende av kundorderns innehåll transporteras kartong sedan vidare för plock av produkter på ZtZ eller PTS. Efter eventuellt plock på ZtZ transporteras kartong till en plockstation på PTS:en. Samtidigt transporteras tråg innehållandes produkter från magasinet till plockstationen för eventuell fortsatt plock. Efter avslutat plock och nedpackning av produkter på PTS:en transporteras kartongen till avsändning för utleverans. För överskådlig illustration över hela lagret se 1.1 Företagsbeskrivning. I figur 5, nedan illustreras sambandet mellan I-Point, PTS och ZtZ.

Orderläggning Mottagning Inläggning I-Point

Orderläggning Mottagning Inläggning I-Point

3.2.2 Påfyllnadsprocess

Processen beskrivs utifrån fyra huvudsakliga aktiviteter avseende påfyllnad av produkter till PTS:en och ZtZ.

Orderläggning

De mest frekventa produkterna har stående inleveranser och levereras upp till flera gånger per vecka. För produkter med lägre försäljningsfrekvens placeras order manuellt av inköpare. En order bör dock inte innehålla mer än 50 orderrader då det försvårar möjligheten att skilja artiklarna åt. Risk finns då att fel artikel levereras till fel lagerplats, vilket kan medföra följdfel. (Löfgren, Gruppledare mottagning, 140217)

Mottagning

Samtliga leverantörer ska avisera inkommande leveranser, dock är det enbart de utländska och några av de större svenska leverantörerna som gör det frekvent. När en inleverans anländer till Staples lastas den in på deras inleveransyta och en översiktlig kontroll av godset sker innan fraktsedeln skriv under. Vid kontrollen säkerställs att kvantiteten överensstämmer med det angivna antalet på följesedeln, att det är rätt varor som levererats och att godset inte har några synliga skador. Ibland genomförs även stickprovskontroller på godset, vilket kan innefatta att kartonger öppnas för att bland annat kontrollera att det är rätt produkt, färg, och kvantitet. Eventuell avvikelse rapporteras i samband med att bokning av lagerplats sker. Godsmottagaren fyller då i en avvikelserapport som rapporteras till inköp. (Willman, Teamleader mottagning, 140217)

Orderläggning Mottagning Inläggning I-Point

Inläggning

När godset är mottaget och godkänt ska det levereras till en lagerplats. För att tilldela godset en lagerplats utförs bokning av inleveransen i affärssystemet SAP. Följesedeln, som mottogs vid inleverans, används för att hitta rätt order i affärssystemet. Den ursprungliga ordern jämförs därefter med följesedeln och eventuella restorder samt kvantitets- och produktavvikelser som tidigare inte upptäcktes identifieras. Lagerpersonaln överför informationen från följesedeln till ordern i affärssystemet och sedan sker utskrift av etiketter. Etiketterna visar vilken lagerplats som systemet tilldelat godset. Etiketterna som skrevs ut vid bokning av lagerplats placeras på respektive pall eller kartong. Det är viktigt att rätt etikett placeras på rätt pall/kartong då risk finns att produkterna levereras till fel lagerplats. (Willman, Teamleader mottagning, 140217) Inget gods har speciella placeringar på lagret, utan placeras där det finns ledig lagerplats (Simm, Logistikchef, 140127). Var godset levereras på lagret varierar beroende på om det är overflow på lagret eller om produkterna är nya i sortimentet.

Overflow

Det har blivit vanligt förekommande att det mottagna godset inte tilldelas en lagerplats på grund av begränsat utrymme på lagret. Istället för att det står på vilken lagerplats produkterna ska placeras på den utskrivna etiketten står det ”overflow”. I dessa fall får lagerpersonaln göra sig av med etiketterna och avvakta tills det uppstår plats på lagret. Under väntan på att det ska bli ledig lagerplats är godset placerat på inleveransytan.

(Löfgren, Gruppledare mottagning, 140217)

Nyheter

De produkter som Staples tidigare inte haft i sortimentet betecknas internt som ”nyheter”. I samband med att en inköpare placerar en order till leverantör innehållande en nyhet lägger de till artikeln i affärssystemet. Inköparen registrerar då bland annat artikelnummer, namn och bild på produkten samt försäljningsenhet. Lagerpersonalen upptäcker nyhetsprodukter när bokning av lagerplats utförs. De nya produkterna levereras till en särskild yta för nyheter och information gällande produktens mått och vikt läggs in i affärssystemet av lagerpersonal. Det är viktigt att mått och vikt för artikeln blir rätt inlagd eftersom felaktig information kan ge följdfel. Avvikelser som

Orderläggning Mottagning Inläggning I-Point

upptäcks här, till exempel att antalet i en kartong inte stämmer överens med det som leverantören angett, rapporteras till inköp. (Dahlgren, Gruppledare påfyllnad, 140218) Om det inte är overflow eller nyheter som ska läggas in levereras godset till en av lagrets sex olika lagringszoner, benämnda: A, M, H, L, O samt PTS:ens magasin. I A-zonen förvaras främst buffert för PTS:en, men även buffert för fullcase. I PTS:en förvaras artiklar som hör till detaljplock. (Löfgren, Gruppledare mottagning, 140217)

Godsets etikett samt dess lagerplats scannas med en handterminal vid inleverans till lagerplats. Om godset eller hyllplatsen inte hör ihop medger handterminalen inte inläggningen. Rätt gods enligt etiketten måste levereras till den av systemet tilldelade lagerplatsen för att godkännas. När godset är levererat till dess lagerplats och scannats registreras det i affärssystemet och artiklarna blir plockbara. Produkter som lagerhålls i PTS:en levereras för inläggning vid I-Point. (Löfgren, Gruppledare mottagning, 140217)

I-Point

Produkterna som lagras i PTS:ens magasin läggs in via transportband som går från I-Point till magasinet. I I-I-Point placeras produkter i kartonger som är placerade på varsitt tråg. Nedan följer en bild över ett tråg med kartong vid påfyllning på I-Point.

Trågen förvaras i ett magasin som rymmer 35 000 tråg, där varje tråg kan innehålla mellan en till fyra olika artiklar. Affärssystemet registrerar när lagersaldot understiger ett bestämt antal artiklar. Personal vid avsändningen kan därefter initiera interna order för plock till PTS:en som utförs från I-Point. Initierade order skrivs ut i form av etiketter och görs tillgängliga för personalen som är ansvariga för påfyllning. (Sjöblad, Teamleader påfyllnad, 140218)

Personal som jobbar på I-Point scannar etiketten för produkten som ska levereras till PTS:ens magasin. Därefter scannas artikelnumret som finns på varje tråg för att systemet ska veta i vilket tråg produkterna är placerade. Personalen får då information på en dator som finns på varje påfyllningsplats om bland annat produktens vikt och försäljningsrotation, som klassas mellan A-D, där A representerar de produkter som har högst försäljningsfrekvens. Dessutom föreslår datorn en rekommenderad kvantitet produkter som ska placeras i kartongen på tråget och ifall produkterna ska delas upp och placeras på fler än ett tråg. Emellertid kan personalen avvika från dessa rekommendationer och till exempel utnyttja ett extra tråg om samtliga produkter inte ryms i tråget. Nedan följer en bild på datorn som är placerad vid varje inläggningsstation på I-Point.

Figur 7: Datorn som är placerad vid varje inläggningsstation på I-Point.

Vid ändringar från systemets rekommendation måste personal redovisa ändringarna de genomför på datorn innan inleverans av tråget utförs. Registreras inte ändringarna tror systemet att en annan kvantitet är placerad i tråget. När produkterna placerats i tråget

Initiering av order

Tillverkning

av kartonger ^{Direkt ZtZ Direkt PTS Ompackning Avsändning}

Initiering av order

Tillverkning

av kartonger ^{Direkt ZtZ Direkt PTS Ompackning Avsändning}

levereras automatiskt till magasinet. Innan trågen lämnar I-Point passerar de en våg som kontrollerar att trågen inte överstiger maxvikten på 27 kilogram. (Sjöblad, Teamleader påfyllnad, 140218)

3.2.3 Plockprocess

Processen beskrivs utifrån sex huvudsakliga aktiviteter avseende plock av produkter på PTS:en och ZtZ.

Initiering av order

På avsändning arbetar två personer som ansvarar för ordermottagning av kundorder. Inkommande kundorder tas emot i SAP och förs över till ett annat affärssystem (LM). Utskrift av etiketter för kundorder utförs varannan timme, fem gånger om dagen, med start klockan 8:00. De kundorder som ska plockas på ZtZ avdelningen eller PTS:en skrivs inte ut, utan överförs elektroniskt. (Hammarqvist, Teamleader PTS, 140219) Tillverkning av kartonger

Initiering av order på avsändning innebär att tillverkning av kartonger påbörjas på PTS:en. Det automatiserade systemet tillverkar kartonger i tre olika storlekar. Staples har säkerhetsbuffert för kartonger som räcker cirka en timme ifall något problem med kartongtillverkningen skulle uppstå. När det är ett visst antal plock av kundorder kvar att genomföra släpper systemet 20 nya kartonger på transportbandet som levereras till en plockstation. Systemet kalkylerar den totala volymen för samtliga beställda produkter i varje order och den kartong vars storlek är mest lämplig för kundordern väljs ut automatiskt. Kalkyleringen möjliggörs eftersom samtliga produkters mått och vikt registrerats i SAP. (Hammarqvist, Teamleader PTS, 140219)

Kartongerna transporteras på transportband och varje kartong tilldelas en etikett som är kopplad till en kundorder. Två identiska etiketter klistras fast på hörnen av kartongens långsidor. Etiketterna för respektive kartong scannas på transportbandet och tilldelas då en plockstation av systemet, antingen på ZtZ eller PTS:en. Kartongens nedre del sprejas därefter med Staples logga. Plocklista för varje kundorder skrivs ut och placeras automatiskt i respektive kartong. Eftersom kartongens etikett scannats säkerställer

Initiering av order

Tillverkning

av kartonger ^{Direkt ZtZ Direkt PTS Ompackning Avsändning}

systemet att rätt plocklista placeras i rätt kartong. Avslutningsvis vägs kartongens vikt in och nollställs innan plock kan påbörjas. Det sker eftersom kartongen kommer vägas när produkter placeras i den i syfte att kontrollera att rätt produkt och kvantitet plockats. Kartonger med kundorder innehållande produkter som är placerade på ZtZ kommer transporteras dit, medan kundorder som inte innehåller produkter från ZtZ kommer levereras till en plockstation på PTS:en. (Hammarqvist, Teamleader PTS, 140219) Direkt ZtZ

Leverans av kartonger

Kundorder som innehåller produkter placerade på ZtZ levereras dit från PTS:en. Kartonger levereras tomma, då plock på ZtZ alltid utförs innan eventuellt kompletterande plock från PTS:en. Kartongen transporteras till den första zonen som innehåller produkter som ska plockas. Om kundordern innehåller produkter från andra zoner på avdelningen kommer den transporteras dit när plocket på första zonen är slutfört. (Hallberg, Vik. Gruppledare ZtZ, 140219)

Start av order

Plockpersonalen på ZtZ startar plockprocessen genom att läsa de fyra sista siffrorna på kartongens etikett. Då etiketten representerar en kundorder kopplar det automatiserade systemet siffrorna till kundorderns innehåll. Varje kartong innehåller dessutom en plocklista ifall personalen vill undersöka någon oklarhet närmare. (Hallberg, Vik. Gruppledare ZtZ, 140219)

Plock

Plockpersonalen får därefter information i headsetet avseende vilken plockplats artikeln som ska plockas finns på samt vilken kvantitet som ska plockas. Plockplatserna (i respektive zon) ligger i anslutning till transportbandet, vilket innebär att personalen inte behöver gå långa sträckor. Varje plockplats har skyltar uppsatta ovanför respektive plats, exempelvis kan en plockplats benämnas ”D2414A01 – 691”. Vid plock säger plockpersonal checksiffran (platsens tre sista siffror - 691) samt antalet artiklar som plockats. Därefter placeras artiklarna i kartongen. Om det är fler produkter som ska plockas läses nästa lagerplats och kvantitet som ska plockas upp i headsetet. (Hallberg, Vik. Gruppledare ZtZ, 140219)

Initiering av order

Tillverkning

av kartonger ^{Direkt ZtZ Direkt PTS Ompackning Avsändning}

Om plock inte kan avslutas på grund av lågt lagersaldo placerar lagerpersonalen kartongen vid sidan om transportbandet. Plock av andra kundorder utförs under tiden som lagerpersonalen väntar på en påfyllning av artiklar till plockplatsen. Fylls platsen inte på med produkter restas de till kunden som får en ny leverans när produkterna finns på lagret igen. (Hallberg, Vik. Gruppledare ZtZ, 140219)

Avslutning av plock

När kartongen är färdigpackad på zonen avslutas plock genom att etikettens två sista siffror sägs och kartongen placeras på transportbandet igen. Om kartongen ska innehålla fler artiklar från ZtZ levereras den via transportbandet till nästa zon där stegen ”start av plock” samt ”plock” utförs igen. (Hallberg, Vik. Gruppledare ZtZ, 140219)

När plock på ZtZ är färdigställd transporteras kartongen via transportband och hiss upp till PTS:en igen. Där vägs kartongen för att kontrollera att vikten stämmer med vad som ska vara plockat. Vid avvikelser transporteras kartongen till Quality Control (QC). Innehåller kundordern produkter som ska plockas på PTS:en transporteras den till en av de sex plockstationerna. Om kundordern enbart innehåller produkter från ZtZ transporteras den istället till ”ompackning”.(Hallberg, Vik. Gruppledare ZtZ, 140219) Direkt PTS

Leverans av kartonger till plockstation

Kundorder som inte innehåller produkter från ZtZ eller som är färdigplockade på ZtZ transporteras till en plockstation på PTS:en. (Se figur 10 nedan för bild över en plockstation på PTS:en.) Innan kartong anländer kan den cirkulera på transportbandet några minuter innan de ställs i plockkön vid plockstationen. De cirkulerar eftersom trågen som produkterna ska plockas från måste levereras från magasinet till plockstationen samtidigt som kartongen. Plockkön utgörs av ett transportband som finns vid varje plockplats och kan innehålla cirka 8 till 10 kartonger samtidigt beroende på kartongernas storlek. (Hammarqvist, Teamleader PTS, 140219) Nedan följer en bild som visar hur en plockstation på PTS:en ser ut.

Figur 8: En av sex plockstationer på PTS:en.

Plock

När plockarbetet utförs levereras en kartong från plockkön automatiskt framför lagerpersonalen som utför plock. Till höger om personalen levereras trågen från magasinet med produkter som kundordern innehåller. Varje plockstation har även en dator som visar information avseende vilken produkt och kvantitet som ska plockas, saldot i tråget samt vilken slot i tråget plocket ska utföras ifrån vid fler-slot. (Se figur 9 nedan för bild på datorskärmen vid plockstationen.) Plockarbetet genomförs utifrån informationen på datorn och när första orderraden plockats bekräftar lagerpersonal att produkten plockats på datorn. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219) Nedan följer en bild på hur en datorskärm vid plockstation på PTS:en ser ut.

Vägning av kartong

Kartongen vägs efter att varje artikel placerats i den och om vikten avviker från systemets kalkyleringar notifieras personalen med en varning på datorn. Lagerpersonal kan då kontrollera att de plockat rätt produkt och kvantitet. Vågen verkar dock bristfälligt vid lätta produkter då vikten ofta avviker för de produkterna. När eventuella fel korrigerats godkänns kartongens vikt och tråget de plockade från levereras via transportbandet tillbaka till magasinet. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219)

Plock av nästa artikel eller ny kundorder

Om kundordern innehåller fler artiklar som ska plockas vid plockstationen upprepas stegen ”plock” samt ”vägning av kartong”. Färdigplockad kartong transporteras antingen till en ny station på PTS:en för ytterligare plock eller till ”ompackning”. Fel som hindrar avslutandet av plock och som personal inte har möjlighet att korrigera går vidare till QC. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219)

Quality Control (QC)

Quality Control (QC) är en station på PTS:en dit avvikande kartonger transporteras. Kartonger transporteras till QC av flera anledningar. När en kartong anlänt till QC scannas etiketten på kartongen. Information gällande vilka produkter som plockats och eventuellt ska plockas visas då på en dator. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219) Avvikelser som kan leda till att kartonger transporteras till QC är:

 Kartongens faktiska vikt avviker från den vikt som systemet kalkylerat  Etiketten kan inte scannas.

 Samtliga produkter får ej plats i kartongen.  Ej avslutat plock på ZtZ.

 Kontroll av kundorder som placerats av kunder som klagat flera gånger.  Omkontroll av kartonger som tidigare korrigerats av QC.

Åtgärder för avvikelserna varierar. En vanlig orsak till att kartonger transporteras till QC är att de inte godkänts vid viktkontrollen på transportbandet. Lagerpersonal scannar kartongens etikett och jämför det som datorn anger plockat med de produkter som placerats i kartongen. Eventuella avvikelser mot kundordern kan då upptäckas och korrigeras. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219) Ytterligare anledning till att kartonger transporteras till QC är att etiketten inte kunde scannas. Kartonger transporteras då till QC där personal skriver ut ny etikett för kundorden och ersätter de

Initiering av order

Tillverkning

av kartonger ^{Direkt ZtZ Direkt PTS Ompackning Avsändning}

etiketter som systemet inte kunnat läsa av. Vid avvikande mått kan produkter packas om till en större kartong eller delas kundordern upp i två kartonger (kolli). När kundorder delas upp i två kolli registreras det i datorn. Avvikande mått på produkter kan bero på att de är felaktigt inlagda i affärssystemet. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219) En annan orsak är kartonger som plockats på ZtZ inte avslutats korrekt. Vid invägning registrerar därför systemet avvikande vikt och kartongen transporteras till QC. Korrigeringar utförs då på datorn så produkterna som plockats står som plockade även i affärssystemet. Om kartongen ändå innehåller samtliga produkter kan viktdifferensen bero på att den är felinlagd i affärssystemet. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219) Kartonger som levereras till kunder som reklamerat eller klagat på sina leveranser flera gånger brukar levereras också till QC. Personal scannar då etiketten för att jämföra kartongens innehåll med kundordern. (Mossblad, QC & Detaljplock, 140219)

Ompackning

För att undvika att produkter skadas under transport, kan kartongerna vara i behov av ompackning. Samtliga kartonger som är färdigplockade passerar stationen ompackning. Stationen består av tre ompackningsbord och bemannas av två till tre personer. Kartonger i behov av ompackning tags av från transportbandet och placeras på ett bord. Personal har en buffert av kartonger i varierande storlek att tillgå vid behov av ompackning i andra kartonger. Det finns också utfyllnadsmaterial som kan placeras i kartongerna. Viktigt vid packning i ny kartong är att flytta över etiketterna från den gamla kartongen till den nya. (Berensson, Nedpackning, 140219)

Personalen kontrollerar inte kartongens innehåll gentemot plocklistan, men upptäcker ibland att en produkt saknas i kartongen. Om det är en produkt från ZtZ går de ner och hämtar produkten. Om produkten förvaras i magasinet beställer personal det tråg som de tror att produkten plockades från. Tråget passerar då i närheten av stationen, men stannar inte på transportbandet, vilket innebär att de måste vara redo på plats att plocka produkten. (Berensson, Nedpackning, 140219)

Efter ompackning placeras den på transportbandet igen. Kartonger som bedöms vara bra paketerade låter personalen passera vidare på transportbandet. Kartongen transporteras

Initiering av order

Tillverkning

av kartonger ^{Direkt ZtZ Direkt PTS Ompackning Avsändning}

sedan till en maskin som sätter fast lock på kartongerna. Därefter sätts en etikett på locket med kundens uppgifter och adress. (Berensson, Nedpackning, 140219)

Avsändning

Kollit (kartongen) transporteras vidare på transportbandet och kan levereras till tre olika platser.

 Utleverans idag  Utleverans imorgon  Pack på pall

När kollit passerar den sista scanningen på transportbandet registrerar systemet till vilken av de tre olika platserna kollit ska transporteras till från PTS:en. Via två transportband transporteras de kolli som är färdiga för utleverans för samma dag respektive morgondagen. Det tredje transportbandet transporterar de kolli som ska packas på pall tillsammans med andra kolli från övriga lagerplatser. I samband med att packning av pall påbörjas skrivs ett så kallat ”startdokument” och tillhörande etikett ut med information avseende antalet kolli pallen ska innehålla samt antalet pallar och produkter från respektive zon. Startdokumentet scannas varje gång pallen packas med kolli från PTS:en för att säkerställa att ordern är fullständig och korrekt. När en pall är färdigpackad emballeras och adresseras den för att slutligen placeras på utleveransytan. (Sandberg, Avsändning, 140220) (Johansson, Gruppledare avsändning, 140220)