Samförstånd i förändring

De tre fallföretag som studerats i detta arbete, har alla haft förändringar som klassas som radikala, samt där samarbete behövs för att genomföra och upprätthålla en förändring. I sådana förändringar är behovet av samförstånd av särskilt stor vikt (Cornelissen, 2008, s.

206). Vidare menar Cornelissen (2008, s. 205-206) att samförstånd bäst uppnås genom

kommunikation och involvering. En likhet mellan de tre studerade fallföretagen i detta arbete, är att förändringsledarna involverat sina anställda i förändringen, dock i olika utsträckning.

Förändringen som genomfördes på pappersbruket var tydligt den som involverade flest personer i beslutsfattandet, från början till slut. De resterande två fallföretagen gav vidare de anställda möjlighet till dialog och delaktighet i annan utsträckning. På klädkoncernen var det, som tidigare diskuterat, externa faktorer som påverkade förändringens upplägg, och inte personalen själv. Därav lades inte feedbacken från de anställda som någon grund till förändringen, men det får inte glömmas att de faktiskt var integrerade i

förändringskommunikationen. På kommunen är det mer tvetydigt då de anställda menar att de fått vara med och påverka i förändringen. Dock bekräftas inte detta av förändringsledaren,

och vi kan således inte fastställa i vilken utsträckning de anställda varit med i

beslutsfattandet, utan bara konstatera att de varit delaktiga i förändringskommunikationen.

Det blir extra tydligt när fallföretagen placeras i Innes (2004, s. 7) kriterier för samförstånd att just involveringen av personal skiljt sig åt mellan fallen. Pappersbruket har, enligt vår mening, uppfyllt 7 av 8 kriterier, kommunen har vidare uppfyllt 6 av 8, och slutligen har klädkoncernen uppfyllt 5 av 8. Det kriterium som pappersbruket är ensamma om att ha uppfyllt är; 4. Att processen ska börja med en ömsesidig förståelse och undvika positionell förhandlingsstil (2004, s. 7). Anledningen till varför pappersbruket är det enda fallföretaget som uppfyllt kriteriet, kopplas till att svaren från intervjuerna väldigt tydligt beskriver att förståelsen för förändringen varit överensstämmande redan innan förändringen

implementerades. På klädkoncernen fanns ingen uppstartsfas för förändringen, där personalen kommit fram till hur förändringen ska skötas. Istället har information skickas ut löpande, när den funnits tillgänglig. På kommunen har de tre respondenterna haft olika sätt att förklara uppstartsfasen på. Förändringsledaren menar att det funnits oenigheter i starten av

förändringen, medan de anställda menar att förståelsen varit lika, men att reaktionerna skiljt sig åt. Till följd av att svaren från kommunen inte stämt överens med varandra, kan vi således inte heller fastställa att kommunen uppfyllt det fjärde kriteriet.

Innes fjärde kriterium kan vidare kopplas till teorin av Mazzei & Quaratino (2013, s. 166) som studerat förståelse kring förändring. Studien gick ut på att undersöka om en

förändringsprocess som i början innefattar en intensiv lyssningsfas kan förbättra

förberedelsen för organisationsförändring. Resultatet visade att förståelsen för förändringen bland de anställda ökat till följd av den lyssningsfasen. Det är vidare tydligt att pappersbruket använt sig av en intensiv lyssningsfas i sitt förändringsarbete. Vidare, sett till majoriteten av respondentsvaren på kommunen, är vår uppfattning att även deras organisation använt sig av en lyssningsfas i uppstarten av förändringsarbetet, om än inte lika omfattande som

pappersbruket. Klädkoncernen har vidare inte haft någon möjlighet att, med hjälp av en lyssningsfas, förbereda sin organisationsföränding. Det har dock framkommit utifrån respondentsvaren att det funnits en förståelse för varför förändringen genomfördes. Således anser vi att en förståelse kan byggas upp även utan en aktiv lyssningsfas.

I sammanställningen är det tydligt att de kommunikationskanaler som nämnts som mest lämplig för att uppnå samförstånd är de kanaler som i störst utsträckning möjliggör för dialog och delaktighet. De oftast återkommande kanalerna, fysiska möten och telefonsamtal, är båda muntliga kanaler som ger förutsättningar att interagera, underlätta tvåvägskommunikation och öka engagemang, men också att se och höra reaktioner mellan personerna som dialogen hålls (Cornelissen 2008, s. 205; Men & Hung-Baesecke, 2015, s. 459). Utifrån

sammanställningen över fallföretagen kan det vidare konstateras att fysiska möten är den mest användbara kommunikationskanalen för att uppnå samförstånd i förändring. Fysiska möten nämndes från åtta av nio personer på frågan: Vad anser du är det bästa sättet att uppnå samförstånd mellan ledare och medarbetare i förändring? (Sett till

tvåvägskommunikation och kommunikationskanaler). Detta följt av telefonsamtal som nämndes fem gånger. Chattgrupper på sociala medier nämndes vidare tre gånger, mail två gånger och slutligen intranät en gång. Gruppchatter på sociala medier har fortsättningsvis varit en viktig kommunikationskanal i förändringen på klädkoncernen, för att underlätta kommunikation och öka den gemensamma förståelsen (samförstånd) för förändringen. Vidare är chattgrupper på sociala medier en kanal som möjliggör diskussion i skrift. Det är en

effektiv kommunikationskanal för att sprida information och öka samarbete (Sedej &

Justinek, 2013, s. 93). Att mail och intranät är avgörande kanaler för att uppnå samförstånd

motiveras av respondenterna genom att det är fördelaktigt att kunna spara information i skrift.

En av respondenterna nämner vidare att information gällande förändringen alltid finns tillgänglig på intranätet. En av respondenterna som nämnde mail som användbar

kommunikationskanal menar också att mail kan underlätta snabb spridning av information.

Sammanställt med alla respondentsvar är en blandning av kommunikationskanaler det ultimata sättet för att uppnå samförstånd i förändring. Det har vidare motiverats genom att information bör delas både muntligt, och i skrift, för att möjliggöra enkel och effektiv dialog, men också möjligheten att kunna spara och förvara delad information. Sammanställt har sju av totalt nio tillfrågade respondenter uttryckt att en blandning av kommunikationskanaler bidrar till möjligheten att skapa samförstånd, resterande två respondenter har båda sagt att fysiska möten som möjliggör dialog är den bästa kommunikationskanalen för att uppnå samförstånd. Det är vidare tydligt att de mest representerade skriftliga

kommunikationskanalerna i teorin är traditionella kanaler, så som sms, mail och intranät (Men & Hung-Baesecke, 2015, s. 456). I denna studie har dessa kanaler vidare nämnts i minst utsträckning på frågan om vilka kommunikationskanaler som bidrar till samförstånd.

Totalt är det är lika många respondenter som nämnt chattgrupper på sociala medier, som antalet respondenter som nämnt mail och intranät. Det blir således tydligt att traditionella muntliga kanaler (telefonsamtal och fysiska möten), tillsammans med moderna skriftliga kanaler (chattgrupper på sociala medier) föredras framför traditionella skriftliga kanalerna, när det kommer till att välja kommunikationskanaler som bidrar till samförstånd i förändring.

Vidare är sms den kommunikationskanal som utifrån respondentsvaren bedöms vara minst lämplig för att uppnå samförstånd. Detta utifrån det faktum att informationen mottogs övervägande negativt från de anställda när denna kanal användes, till skillnad från när muntliga kanaler användes för att delge förändringsinformation. Den respondent i studien som använt sms, har vidare uttryckt att samförståndet minskat till följd av användningen av denna kommunikationskanal. Utifrån de sammanställda respondentsvaren går det även att konstatera att ingen medverkande uppgett denna kanal som lämplig för att uppnå

samförstånd, vidare är det bara en person som uppgett att den använts överhuvudtaget. För att få en mer klar bild över hur respondenterna anser att samförstånd bäst uppnås (generellt), ställde vi frågan hur de anser att företag ska agera för att skapa samförstånd mellan förändringsledare och förändringsmottgare. Det blev då tydligt i sammanställningen av svaren att dialog och delaktighet är de två främsta sätten att skapa samförstånd i förändring.

Vidare menar respondenterna att det är viktigt att ha ett tydligt syfte och mål med

förändringen för att uppnå samförstånd. Även svar som uppföljningsarbete, ärlighet, att ha en tydlig skriftlig bas, samt att anpassa valet av kommunikationskanaler efter antalet berörda i förändringen har angetts som bästa sätt att uppnå samförstånd. Sammanfattningsvis kan det konstateras utifrån respondentsvaren att majoriteten av svaren är kopplade till att samförstånd bäst uppnås genom interaktion och involvering förändringsledare och förändringsmottgare emellan. Vidare kan det också konstateras att tydlighet är viktigt, oavsett om det gäller syftet eller målet med förändringen, och oavsett om det delas i skrift eller via tal.

7. Slutsats

I detta avsnitt kommer redogörs de mest framstående slutsatserna kopplade till studiens frågeställning och syfte. Vidare diskuteras de teoretiska och praktiska bidrag som studien medfört. Slutligen presenteras framtida forskning kopplat till den genomförda studien.