HR:s-Roller i
kontexten
Covid-19 och
distansarbete
En analys av tre företagstyper för att se Covid-19
och distansarbetes påverkan av HR-rollen
KURS:Examensarbete Företagsekonomi 15hp
PROGRAM: Human Resources företagsekonomisk inriktning FÖRFATTARE: Jesper Hilmersson
EXAMINATOR: Timur Uman TERMIN:VT 21
Förord
Denna studie är ett examensarbete skrivit inom programmet Human Resources med inriktning företagsekonomi 180 hp, som skrevs vid Jönköping University under vårterminen 2021.
Jag vill inledningsvis rikta ett stort tack till alla respondenter som ställt upp i denna studie och hjälpte mig samla in värdefulla upplevelser som bidragit till studiens resultat.
Jag vill även tacka kurskamrater, den opponeringsgrupp jag tillhört samt min handledare Jean-Charles E. Languilaire, för att ni bidragit med positiv energi samt bidragit med värdefull feedback för att driva detta projekt i en positiv riktning.
Tack alla inblandade
Jönköping, 29 April 2021
_____________________ Jesper Hilmersson
JÖNKÖPING UNIVERSITY
Högskolan för lärande och
kommunikation
Examensuppsats, 15 hp
i Företagsekonomi
HR-programmet
Vårterminen 2021
SAMMANFATTNING
Jesper Hilmersson
HR-Roller i kontexten Covid-19 och distansarbete
En analys av tre företagstyper för att se Covid-19 och distansarbetes påverkan
av HR-rollen
Antal sidor: 27
Bakgrund: Distansarbete till följd av den pågående Covid-19 pandemin har blivit ett hett ämne senaste året. HR har som alla andra yrkesgrupper påverkats av detta, HR är ett komplext yrke som kräver mycket mänsklig interaktion och därför kanske kan vara svårt att kombinera med ett distansarbete i alla lägen.
Syfte: Syftet är att tolka om HR-rollen har förändrats inom organisationer i kontexten det ökade distansarbetet till följd av Covid-19.
Metod: Denna studie har genomförts med hjälp av en kvalitativ datainsamling i form av semistrukturerade intervjuer och ett tolkande förhållningssätt. Datainsamlingen har sedan lett till en empirisk dataanalys som identifierade fyra teman i form av initialt krisarbete, det digitala arbetssättet, kommunikation i digitala sammanhang och framtiden efter covid-19
Slutsats: HR har behövt arbeta mer operativt än tidigare för att kunna hantera den problematik som Covid-19 har medfört. Detta har medfört att fokus skiftats ifrån de strategiska roller som finns inom HR. Därför har HR-rollen påverkats men i grunden inte förändrats.
JÖNKÖPING UNIVERSITY
Högskolan för lärande och
kommunikation
Bachelor Thesis, 15 hp
in Business Administration
HR-program
Spring 2021
SUMMARY
Jesper Hilmersson
HR-roles in context to Covid-19 and teleworking
An analysis of three types of companies to see the impact of Covid-19 and
teleworking on the HR role
Number of pages: 27
Background: Teleworking as a result of the ongoing Covid-19 pandemic has become a hot topic in recent years. HR, like all other professions, has been affected by this, HR is a complex profession that requires a lot of human interaction and therefore may be difficult to combine with a telework in all situations.
Purpose: The aim is to interpret if there is a change in the HR role within organizations in the context of the increased teleworking as a result of Covid-19.
Method: This study was conducted using a qualitative data collection in the form of semi-structured interviews and an interpretive approach. The data collection has since led to an empirical data analysis that identified four themes in the form of initial crisis work, the digital approach, communication in digital contexts and the future after covid-19.
Conclusion: HR has had to work more operationally than before to be able to handle the problems that Covid-19 has caused. This has meant that the focus has shifted from the strategic roles that exist within HR. Therefore, the HR role has been affected but has not fundamentally changed.
Innehållsförteckning
1. INLEDNING ...1
1.1 Covid-19, Distansarbete och HR ...1
1.1.1 Covid-19 ...1
1.1.2 Distansarbete...1
1.1.3 HR ...2
1.2 HRs-roller ...3
1.3 HR-rollen: ett behov av forskning...3
1.4 Syfte ...4 2 FORSKNINGSPLAN ...5 2.1 Kvalitativ insamlingsmetod ...5 2.2 Multipel fallstudie ...5 2.3 Induktiv ansatsmetod ...5 2.4 Beskrivning av forskningsplan ...6 3 METOD ...7 3.1 Skrivbordsundersökning ...7 3.2 Empirisk datainsamling ...7
3.2.1 Val av semistrukturerade intervjuer ...7
3.2.2 Urval av respondenter ...8
3.2.3 Förberedelse inför intervju ...8
3.2.4 Inspelning av intervjuer... 10 3.2.5 Transkribering ... 10 3.3 Empirisk dataanalys ... 10 3.3.1 Primära data ... 10 3.4 Teori sökning ... 11 3.5 Studiens Kvalitet ... 12 3.5.1 Kvalitet av studie ... 12 3.5.2 Etiska ställningstaganden ... 13
4 ANALYS OCH RESULTAT ... 15
4.1 Initialt krisarbete ... 15
4.2 Det digitala arbetssättet ... 16
4.3 Kommunikation i digitala sammanhang ... 18
4.3.1 Kommunikation och risken för social isolering ... 18
4.4 Påverkan i framtiden för HR i kontext av distansarbete och Covid-19 ... 21
4.5 Modell till följd av analys ... 23
5 SLUTSATS ... 25
5.1 En förändring, dock inte i grunden ... 25
5.2 Studiens bidrag ... 25 5.2.1 Teoretiskt bidrag... 25 5.2.2 Praktiska bidrag ... 26 5.3 Vidare forskning ... 26 REFERENSER ... I BILAGOR ...III Bilaga 1. ...III Bilaga 2 ... IV
1
1. INLEDNING
Detta kapitel kommer ge en bakgrund av Covid-19 samt hur företags beteende har ändrats med anledning av pandemin. Jag för även en diskussion gällande distansarbete och hur det utvecklats för att sedan även komma in på HR och HR:s-roller inom organisationer. Slutligen argumenterar jag för problemformuleringen och kunskapsgapet som resulterar i studiens syfte vilket är ”att tolka om HR-rollen har förändrats inom organisationer i kontexten det ökade distansarbetet till följd av Covid-19.”
1.1 Covid-19, Distansarbete och HR
Covid-19 har aktualiserat distansarbete och många företag har gått över till att arbeta på distans vare sig de vill eller inte. Detta har medfört ett stort antal utmaningar för HR och dess roller, samt hur de arbetar nu när många övergått från kontorsarbete till mer distansarbete. Denna studie ämnar tolka hur HR rollerna ändrats till följd av Covid-19 och distansarbete.
1.1.1 Covid-19
I slutet av 2019 upptäcktes ett nytt virus som senare skulle komma att lamslå världen. I början av 2020 hade Covid-19 fått fäste i hela världen, varpå fler och fler länder började stänga sina gränser och strama åt sina invånares rättigheter med restriktioner i olika grader för att på så sätt minska smittspridningen. I Sverige bekräftades det första fallet i början på 2020 och när smittspridningen sedan tog fart i Sverige rekommenderade den svenska Folkhälsomyndigheten alla som har möjlighet, att jobba hemifrån (Folkhälsomyndigheten, 2021).
Region Skåne (2020) skriver att anställda, i de flesta organisationer, har fått lära sig att använda sig utav Zoom, Teams och Skype i sitt arbete samt att arbetsgivare som använt sig av distansarbete sett att deras verksamheter i stort sett rullat på som tidigare trotts det ökade distansarbete. Ökningen av hemarbetet har pågått under flera år, där fler och fler har fått möjlighet att jobba på distans då digitalisering, en växande tjänstesektor samt krav på flexibilitet har varit drivande faktorer (Region Skåne, 2020). Det Covid-19 pandemin har gjort är att skynda på utvecklingen av distansarbete. Twitter säger till exempel att all deras personal kommer få jobba hemifrån i framtiden, medan Facebook tror att ca 50% av deras arbetsstyrka kommer arbeta på distans (Region Skåne, 2020). En tysk enkätundersökning gjord av Dingel och Neiman (2020) visade att cirka 70% av företagen som tillfrågats kommer att erbjuda distansarbete efter pandemin. Distansarbete förefaller alltså vara en förändring som av allt att döma kommer finnas kvar även då pandemin passerat, då det nu till och med blivit mer legitimt i de sektorer och yrkesgrupper där det inte varit direkt vanligt innan. Tidigare har distansarbete varit något som en anställd kunnat förhandla sig till någon enstaka dag i veckan och endast i undantag beviljats men nu förefaller det bli en självklar del i arbetslivet (Persson, 2020).
1.1.2 Distansarbete
Många företag har under 2020 gjort ett stort omställningsarbete för att klara av att ha ett fungerande distansarbete. Distansarbete syftar till att övervinna avstånd och i just i det här fallet syftar det till att övervinna avståndet mellan arbetsgivarens kontor och arbetstagaren. Konceptet distansarbete härstammar från 1970-talet, då oljekrisen fick företag att tänka om gällande hur man arbetade, då det blev väldigt dyrt att ta sig till arbetsplatsen (Buomprisco et al., 2021). Trots att begreppet aktualiserades för ganska länge sedan finns det inget samförstånd om dess exakta definition, vilket även framgår av hur många olika ord som används för begreppet: telework, telecommuting, remote work, work-from-home, home-office, e-work med mera(Buomprisco et al., 2021; Hultén, K. 2000). Tidigare definierades distansarbete endast som att man jobbade utanför företagets kontor (Coenen & Kok, 2014). Det har sedan utvecklats i takt med att teknologin gått framåt och det har på grund av detta utvecklats en ny definition, i Buomprisco et al. (2021) definieras distansarbete som:
2 ” A form of organizing and/or performing work, using information technology, in the context of an employment contract/relationship, where work, which could also be performed at the employer’s premises, is carried out away from those premises on a regular basis.” (Buomprisco et al., s.2, 2021).
Det är denna definition som kommer att användas i den här studien varför distansarbete innebär att det finns en möjlighet för anställda att förlägga sin arbetstid utanför den faktiska arbetsplatsen. Det innebär att det i dagens samhälle ställs helt nya krav på de som jobbar på distans när det gäller digitala sätt att kommunicera med varandra på. Covid-19 har gjort att digitaliseringen av arbetsplatser
utvecklats lavinartat (Buomprisco et al., 2021; Vega et al., 2014). I tidigare forskning av Buomprisco et al. (2021) och Standing (2013) listas fördelar med distansarbete för både företag och arbetare och bland dessa ses bland annat en ökad närhet till familjen men även det faktum att man inte behöver lägga någon tid på att pendla till och från jobbet och på så sätt kunna välja var man vill bo, utan att behöva tänka på en närhet till arbetet. Fördelar som Buomprisco et al. (2021) listar för företag när det gäller hemarbete är en ökad produktivitet, ökad motivation, mindre hyra för kontorslokaler samt en större organisatorisk flexibilitet. Samtidigt kan distansarbete också medföra vissa negativa aspekter för både företag och anställda. För anställda kan distansarbete till exempel leda till att de syns mindre och därför får mindre möjligheter i sin karriärsutveckling. Buomprisco et al. (2021) nämner också att det kan leda till isolering och på så vis en minskad social aktivitet men även till en invasion av den privata sfären. Det kan därför vara av vikt för arbetsgivare att förstå komplexiteten av en individs livspussel, för att på så sätt kunna framställa lösningar som är betydelsefulla för varje enskild anställd i sitt distansarbete (Languilaire, 2017). Som nackdelar för företagen när det gäller distansarbete nämner Buomprisco et al. (2021) att det är svårt att styra anställda på distans då kulturen på företaget kan bli lidande och att det kan uppstå konflikter mellan chefer samt högre kostnader för distansarbetet än tidigare
.
1.1.3 HR
Personal är en organisations viktigaste resurs, det gäller all personal inom en organisation allt från de på golvet som tillverkar produkter till de som är högst upp på karriärstegen och arbetar som VD (Ulfsdotter Eriksson, 2013). Hr-yrket har en lång tradition inom olika organisationer och tog sin början för ca 120 år sedan. I början på 1900- talet innebar yrket att man tog hand om industriarbetares hälsa, men under dessa 100 år har yrket utvecklats till vad det idag innebär det vill säga att för arbetsgivarens räkning arbeta med medarbetarfrågor på ett målinriktat sätt. Hr-yrket har utvecklats i takt med att samhället utvecklats, vilket Ulfsdotter Eriksson (2013) beskriver som en naturlig utvecklingsprocess. Det finns litteratur som beskriver HR avdelningen som en komplex institution, där HR är en enhet som har multipla roller och kan svara till flera aktörer. (Welch & Welch, 2012) Följaktligen kan det vara svårt att få en tydlighet gällande de roller som HR-chefer utför i sina organisationer (Welch & Welch, 2012). I Ulfsdotter Eriksson, (2013) beskriver en personalchef yrket såhär:
”När jag hör med HR-kollegor både inom kommunal verksamhet och utanför, så väljer vi att forma yrket på väldigt många sätt. Det handlar väldigt mycket om vad organisationen möjliggör för oss. I denna förvaltning har vi en väldigt styrande roll. Vi har en kontrollerande roll. Och utvecklande. Det kan man säga är hälften av vårt uppdrag. Andra halvan är stödjande - vi jobbar med att stötta våra chefer. Det är de 4 ben som jag tycker vår profession vilar på.” (Ulfsdotter Eriksson, s.93, 2013).
Under den pågående Covid-19 pandemin har även fler arbetsmiljöfrågor aktualiserats, där bristen på skyddsutrustning, som var påtaglig i början av pandemin, fått mycket medial uppmärksamhet. Andra kan vara att de anställda sitter i en icke ergonomisk arbetsställning hemma i soffan, som på sikt kan leda till vidare besvär, eller att gränsen mellan arbete och fritid helt suddats ut varför man får svårt att skilja på arbetstid och ledig tid. Sist men inte minst finns det också branscher som har fått aktivera krisavtal vilket fått till följd att det blir långa arbetsveckor som framöver kan påverka vår hälsa både fysiskt och
3 psykiskt (Persson, 2020). Allt det här är problem som respektive HR-avdelning har behövt hantera vilket i sin tur lett till en ökad arbetsbelastning (Persson, 2020).
För att sammanfatta detta så kan det betyda att Covid-19 och distansarbetet kan påverka hur HR-professionen utförs och ses på. Detta kan i sin tur påverka hur HR-rollerna ser ut i en organisation där de kan ha ändrats till följd av Covid-19 och distansarbete.
1.2 HRs-roller
Inom HR kan man ofta anta olika roller i sin yrkesprofession, dessa roller är ofta tolkat med hjälp av Ulrichs forskning på ämnet. Ulrich (1997) skriver att HR-roller kan delas upp i två övergripande kategorier; strategisk och operativt HR-arbete. Den första kategorin rymmer den strategiska partnern samt förändringsagenten. Rollen som förändringsagent innebär mycket arbete med kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Enskilda medarbetares utvecklingsbehov kan kartläggas i medarbetarsamtal vilka HR sedan kan använda som underlag när de ska kompetensutveckla på företaget (Ulrich, 1997). Kompetensförsörjning handlar om att se till att få in rätt kompetenser i företaget, samt att utveckla befintlig personal för att möta de kompetenser som behövs (Ulfsdotter Eriksson, 2013). Den "strategiska partnerrollen" är en mer ledningsorienterad roll och som en strategisk partner kan HR ha en stark inverkan på en organisations operativa och ekonomiska resultat (Fairbairn, 2005). Den strategiska partnern kommer även med mer strategiska frågeställningar där HR-specialisten aktivt bidrar till företagets mål och idealbilder, genom att arbeta med ett strategiskt personalarbete som kan hjälpa företaget att utvecklas (Fairbairn, 2005).
Den andra kategorin handlar om operativt HR-arbete vilket innebär ett övergripande arbete med operativa frågor inom organisationen (Ulrich, 1997). Den operativa delen av HR-arbete kan delas in i två olika roller där den första är medarbetarorientering och den andra funktionsexpert. Medarbetarorientering kan bestå av att lyssna på medarbetare samt att förstå deras situation och syn på arbetet. Ur ett organisationsperspektiv kan det vara bra för att snabbt, och i ett tidigt stadium, fånga upp eventuellt missnöje innan det blir till större svårigheter (Ulrich & Brockbank 2007). Frågor som handlar om organisationskultur, mångfald, jämlikhet och diskriminering tillsammans med frågor om arbetsförhållanden faller alla inom ramen för medarbetarorientering (Ulrich & Brockbank 2007). Den andra rollen som ett operativt HR-arbete kan leda till är funktionsexperten (Ulrich, 1997). Funktionsexpertrollen är en administrativ roll som ser till att det finns en organisatorisk infrastruktur samt ansvarar för flödet av anställda (Welch & Welch, 2012). Ulrich och Brockbank (2007) skriver att ”Med kunskapsbanken i ryggen förbättrar HR-funktionsexperter beslut”. Det är funktionsexperten som utformar HR-rutiner och HR-processer som implementeras i företaget. (Welch & Welch, 2012)
HRs arbetsroller är till viss del unika men det innebär inte att man inte kan ha flera roller (Welch & Welch, 2012). Samtidigt som HR-arbetet till stor del kan genomföras digitalt, kräver arbetet interaktioner i avseende på rekrytering av medarbetare. Som HR-anställd kan det således vara svårt att få ihop ett fungerande distansarbete (Engström & Lundin, 2018). Digitaliseringen har bidragit till att yrket har förändrats vilket gjort att nya arbetsmetoder har varit tvungna att implementeras. En HR-anställd väntas understödja informationsflödet för alla kollegor samt samarbeta för att skapa en kultur som bygger på samarbete, självständighet och nytänkande. Konsekvenserna av distansarbete har lett till att HR-arbetare måste arbeta fram nya lösningar och sätt att arbeta på (Engström & Lundin, 2018).
1.3 HR-rollen: ett behov av forskning
I bakgrunden diskuteras Covid-19 i världen och hur pandemin har förändrat sättet vi jobbar på. Varje företag har gått sin egen väg när det gäller arbete på distans. Inom spektrumet att några bara jobbar hemifrån och andra inte jobbar hemifrån alls i spektrumet finns alla möjliga kombinationer för hur företag har valt att tackla distansarbetet. Varje företag är på så sätt unikt och har valt sin egen väg utifrån de möjligheter som finns. HR, som har en väldigt central roll inom många företag, har givetvis påverkats av Covid-19 och som många andra arbetsroller har de tvingats övergå till ett distansarbete. Tidigare
4 forskning gällande distansarbete och HR samt hur HRs-roller fungerar finns redan men jag saknar en studie på hur det kraftigt ökade distansarbetet har påverkat HRs-roller inom organisationerna.
Mitt arbete syftar till att fylla det kunskapsgap som finns genom en studie med ett tolkande förhållningssätt. Anledningen till att jag valt att använda mig av ett tolkande förhållningssätt är att det ger mig möjlighet att, på ett genomgripande och detaljerat sätt, kunna analysera och förstå den insamlade data utifrån respondenternas egna termer och skildringar. Bryman och Bell (2011) bekräftar argumentet för att använda ett tolkande förhållningssätt, då de skriver att det ger möjlighet att fokusera på respondenternas egna perspektiv och beskrivningar.
1.4 Syfte
Syftet är att tolka om HR-rollen har förändrats inom organisationer i kontexten det ökade distansarbetet till följd av Covid-19.
5
2 FORSKNINGSPLAN
För att beskriva om HRs-roller har förändrats i och med det ökade distansarbetet används en kvalitativ insamlingsmetod för att data ska bestå av ord, skildringar och olika perspektiv. En multipel fallstudie används för att ge möjlighet att samla data från flera olika organisationer samt för att möjliggöra studiens syfte. För att kunna hålla ett öppet tankesätt genom hela studien kommer jag även att använda mig av induktiv ansatsmetod. Till sist framförs alla delar i en sammanställd forskningsplan.
2.1 Kvalitativ insamlingsmetod
För att kunna tolka om HR-rollen förändrats är det i första hand personer som jobbar med HR och HR relaterade frågor och deras perspektiv på det hela som är av relevans. Därefter kommer respondenter att väljas ut med stor omsorg. På detta sätt kan studien göra en genomgripande datainsamling där personer inom HR, utifrån sitt perspektiv, kan beskriva hur de ser på hur HR-rollen har förändrats i och med distansarbete. På det här sättet kan studien säkerställa att en ingående, samt uttömmande datainsamling kan uppnås. Utöver det hjälper även datainsamlingen, i form av ord, redogörelser och olika perspektiv till att uppnå studiens syfte, varför en kvalitativ insamlingsmetod förefaller vara mest lämplig för att uppnå studiens syfte.
Då studiens syfte är att respondenterna ska beskriva sin verklighetsuppfattning om hur HR-rollerna har ändrats med det ökade distansarbetet, är det av vikt att möjliggöra att respondenternas syn på hur deras verklighet ser ut Utöver det här menar Bryman och Bell (2011) att kvalitativa studier där man samlar in data samt analys genom ord, som i sin tur bidrar med en relevans, är den mest passande metoden att använda sig av när ett intresse förekommer för respondenters perspektiv och skildringar.
2.2 Multipel fallstudie
Denna studie kommer att ha en utgångspunkt i flera personer som arbetar med HR-relaterade frågor för att möjliggöra en bred och grundlig datainsamling, samt för att få olika perspektiv och aspekter om hur de ser på HR-rollen och hur den förändrats. Det är enligt Bryman och Bell (2011) den grundläggande designen i en fallstudie som denna studie kommer att förhålla sig till. Då respondenterna i denna studie kommer från olika organisationer kommer denna studie inte att begränsa sig till endast ett fall utan använda sig av en multipel fallstudie där varje organisation ses som ett enskilt fall (Bryman & Bell, 2011). Fokus i studien är dock alltjämt att se till det unika med varje organisations uppfattning.
Att göra en multipel fallstudie där man studerar flera företag bidrar till att man kan se skillnader och likheter i resultatet samt vad som skiljer dem åt i de olika fallen. Med det tolkande förhållningssättet kan man då tolka varje företags syn på hur HR-rollen har förändrats (Bryman & Bell, 2011).
2.3 Induktiv ansatsmetod
För att kunna tolka om och i så fall hur HR-rollen har ändrats under Covid-19 pandemin är det fördelaktigt med en öppenhet i studien då det kan bidra till att forskningen tar oväntade riktningar gällande vad de HR inriktade respondenterna kommer att skildra i sina respektive yrkesliv. En icke väntad riktning kan möjliggöra att den införskaffade data kan komma att bidra till nya tankesätt och teorier, då varje respondent är unik och har sina egna upplevelser. På grund av detta kommer denna studie ta ett induktivt förhållningssätt. Bryman och Bell (2011) styrker detta genom att skriva att induktiva ansatsmetoder oftast används ihop med en kvalitativ forskning och kan vara fördelaktiga när man inte vet vad man kommer få för svar.
Blomkvist et al. (2018) skriver även att en induktiv ansats ger möjlighet till att utveckla en bättre förståelse för resultaten samt att det empiriska resultatet leder till en teoriram som kan vara mer intressant.
6
2.4 Beskrivning av forskningsplan
Då syftet är att beskriva om HRs-roller har förändrats med det ökade distansarbetet ser jag att man, med hjälp av en kvalitativ insamlingsmetod, får möjlighet att skildra företagens uppfattning. Den multipla fallstudien har ansetts vara det bästa valet för att kunna samla in data från HR-verksamma från flera olika organisationer. Slutligen har en induktiv ansatsmetod valts för att kunna få en öppenhet i studien som kan ta den i oväntade riktningar. Forskningsplanen illustreras i figur 1.
Då den kvalitativa datainsamlingen i form av ord, skildringar samt förklaringar utgör grunden, kan det tillsammans med tolkningsperspektivet bidra till att det går att analysera och använda respondenternas skildringar för att svara på denna studies syfte. Bryman och Bell (2011) skriver även att ett tolkande förhållningsätt ger möjlighet att analysera och använda sig av respondenternas beskrivningar.
7
3 METOD
I detta kapitel beskrivs och argumenteras för de metoder som har valts i denna studie. Studien utgår från en initial skrivbordsundersökning som ligger till grund för bakgrunden och lett till forskningsgapet och syftet på studien. Vidare beskrivs hur den empiriska data har samlats in. Detta följs sedan av hur data i studien har analyserats. Slutligen så presenteras hur studiens kvalité och forskningsetiska ställningstagande säkrats.
3.1 Skrivbordsundersökning
Denna studies inspiration startade från en nyfikenhet runt Covid-19 och hur distansarbetet har ändrat hur arbete genomförs under denna pandemi. Det fanns också en nyfikenhet i mer specifikt hur pandemin har påverkat HR och HRs-roller och hur det kan komma att påverka HR-rollen i framtiden.
Efter att ha börjat läsa artiklar på ämnena distansarbete samt HR och HRs-roller så kunde jag ganska snabbt komma fram till att det inte fanns någon studie som kombinerade dessa två aspekter. För att hitta kunskapsgapet så användes dessa nedan presenterade sidor med sökorden:
Primo: HR, HR-Roles, Teleworking och Teleworking HR Scopus: HR, HR-Roles, Teleworking och Teleworking HR
Google scholar: HR, HR-Roles, Teleworking och Teleworking HR
Artiklar som hittades på dessa sidor vid en första sökning med hjälp av dessa sökord, kunde utgöra en grund för bakgrunden till denna forskning. I Scopus kunde artiklarna sorteras utefter relevans med hjälp av filtreringsalternativen och på Primo så användes funktionen som endast visar ”Peer reviewed journal”, med hjälp av detta kunde man sortera bort de icke vetenskapliga artiklarna. Under sökning av artiklarna hittades inga teorier för hur HRs-roller kombinerat med distansarbete påverkas. Det finns däremot mycket forskning om både HR-roller samt distansarbete. Med hjälp av dessa artiklar fick jag en grundkunskap om ämnet. Där artiklarna senare kunde användas i problemdiskussionen för att argumentera för kunskapsgapet i denna studie.
Ett första utkast på studien arbetades fram och presenterades för handledare och klasskamrater, och utifrån feedback från dessa kunde en tydligare och mer fokuserad inriktning på studien tas. Med den kunskap som insamlats kring bakgrunden om distansarbete, HR och HRs-roller och i kombination med problemdiskussionen kring detta, så kunde ett kunskapsgap identifieras som också ledde till det utarbetade syftet att tolka om HR-rollen har förändrats inom organisationer i kontexten det ökade distansarbetet till följd av Covid-19.
3.2 Empirisk datainsamling
Den empiriska datainsamlingsmetoden som användes i denna studie var semistrukturerade intervjuer. Det här avsnittet kommer innehålla en presentation kring hur de semistrukturerade intervjuerna gick till, hur de togs fram, samt hur respondenterna valdes.
3.2.1 Val av semistrukturerade intervjuer
Kopplat till forskningsplanen och valet av en kvalitativ insamlingsmetod, har denna studie valt att använda semistrukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod för att på så sätt ge en möjlighet att få uttömmande samt detaljerad information från de utvalda respondenterna. Bryman och Bell (2011) skriver att semistrukturerade intervjuer skapar en frihet samt förutsättningar att komma åt specifika ämnen inom organisationen. Mitt val var att i den mån det vara möjligt att hålla fysiska intervjuer för att få en bättre möjlighet att tolka kroppsspråk och minspel men även övriga reaktioner som kan förekomma under en intervju, där det dock inte var möjligt på grund utav Covid-19 så har digitala kommunikationer valts i form av Zoom med kamera på för att kunna komma så nära en fysisk intervju som möjligt. Jacobsen (2002) styrker detta genom att skriva att intervjun ger möjlighet att få fram tolkningar och klarhet i uppfattningar. Semistrukturerade intervjuer ger därför studien möjlighet att
8 svara på syftet utifrån det tolkande förhållningssättet. Semistrukturerade intervjuer ger också en möjlighet att skapa frågor som tar upp specifika teman eller frågeområden som har bestämts innan intervjun (Blomkvist et al., 2018). Det möjliggör då att kunna samla in data från HR-verksamma som är grundad på studiens syfte och som går i enlighet med studiens forskningsplan.
3.2.2 Urval av respondenter
Syftet med studien är att tolka om HR-rollen har ändrats i och med det ökade distansarbetet, därför är kriteriet i denna studie att respondenterna måste arbeta med HR eller HR-relaterade frågor som sin huvudsakliga arbetsuppgift, i denna studie spelar det ingen roll vilken bransch dessa respondenter arbetar inom. Utifrån kriterierna som nämndes ovan gjordes sedan ett initialt urval av respondenter. Det första urvalet gjordes från kontakter som redan var etablerade för mig, då denna studie pågår under en begränsad tid och på så sätt bidrog det till att komma i gång med studien. Med hjälp av dessa redan etablerade kontakter togs sedan ett vidare urval av respondenter från deras kontakter. Det här kan ses som en typ av målstyrt bekvämlighetsurval av respondenter för att komma åt rätt sorts kompetenser till intervjun. Bryman och Bell (2011) skriver att ett målstyrt urval är brukbart när studien vill ha respondenter som kan ge en relevans för studiens syfte.
Till tre av mina respondenter så fanns redan en etablerad relation och på så sätt fanns tillgång till telefonnummer och bakgrundsinformation, på grund av det så fanns det kunskap om att dessa passade in på studiens kriterier. Det var därför enkelt att kontakta dessa över telefon och säkerställa att de kunde deltaga i studien. Trots att de är kontakter av personlig karaktär så anses de ändå svara på frågorna så sanningsenligt de kan utifrån deras perspektiv och därför vara av vikt för denna studie. När kontakt togs med dessa passades även på att fråga om de hade några vidare kontakter som kunde tänkas passa in på studien, med hjälp av detta kunde studien hitta fler respondenter att deltaga i studien, ett så kallat snöbollsurval (Blomkvist et al., 2018). Nedan i tabell 1 presenteras respondenternas bakgrundsinformation samt inom vilken bransch de är verksamma inom.
Tabell 1. Respondenter i Studien (Hilmersson, 2021)
Respondent Befattning Bransch Län Urvalsstrategi
R1 HR Partner Privat aktör Östergötlands län Personlig kontakt
R2 HR Chef Statlig myndighet Jönköpings län Personlig kontakt
R3 HR Partner Statlig myndighet Jönköpings län Snöbollsurval
R4 Chef som arbetar
med HR frågor
Statligt ägt bolag Östergötlands län Personlig kontakt
R5
Rektor/HR-ansvarig
Friskola/Privat ägt företag
Östergötlands län Snöbollsurval
3.2.3 Förberedelse inför intervju
Denna studie bygger på en induktiv ansats där öppna frågor är att föredra för att kunna få så grundliga svar som möjligt och därefter så designades frågorna till att ge en möjlighet till detta. En av ambitionerna med intervjun och de öppna frågorna var att ge respondenten potentialen att leda dialogen in på hur de tolkade situationen. Bryman och Bell (2011) skriver även att man kan använda sig av öppna frågor när
9 man som intervjuare inte vet var intervjun kommer att leda men även ge möjlighet till respondenten att själv tolka samt kunna använda sig av sina egna ord och skildringar.
Själva intervjun bestod av fem huvudområden där varje område ämnar att kunna ta reda på så mycket som möjligt från respondenten:
Bakgrund: Här ämnar jag att ta reda på var de jobbar, hur länge de har arbetat på platsen, de får även presentera sig själva för att jag ska kunna få en bakgrund till personen vilket hjälper mig att lära känna denna bättre för att på så sätt kunna tolka de svar som man fick senare i intervjun på ett enklare sätt. Exempel på frågor är: Hur länge har du arbetet på din arbetsplats? Hur skulle du beskriva din roll i företaget?
Arbetsuppgifter: Denna kategori är av relevans för att kunna beskriva hur de arbetar, hur deras arbetsdag ser ut nu jämfört med tidigare. Jag får också utrymme att ta reda på om de upplever några fördelar samt nackdelar med distansarbete. Exempel på frågor som ställdes var: Hur skulle du beskriva att en vanlig dag på jobbet ser ut för dig? Finns det någon skillnad från hur din arbetsdag såg ut innan covid-19-pandemin kom?
Organisationen och kommunikation: I denna kategori vill jag kunna ta reda på hur organisationen har hjälpt till med de förändringsarbeten som har skett. Jag kan också ta reda på hur kommunikationen fungerar på företagen och hur den har ändrats. Utöver det så får jag även kunskap om hur relationen mellan kollegor har påverkats. Exempel på frågor som ställdes var: Hur upplevde du att företaget hanterade situationen med att införa att arbetet skulle ske hemifrån på grund av covid-19-pandemin? Hur gick företaget tillväga för att förmedla de nya förändringarna som skulle införas?
Skilja på arbetsliv och privatliv: Denna kategori vill utforska hur respondenten upplever skillnader i att arbeta hemma jämfört med på kontor, till exempel om de upplever några svårigheter att skilja på arbetstid och fritid, men även om de upplever det svårare att avsluta arbete hemma jämfört med på kontoret. Exempelfrågor var: Upplever du att det finns svårigheter i att skilja mellan arbete och privatliv när arbetet utförs hemifrån? Har du några speciella knep som du använder dig av för att särskilja mellan arbete och privatlivet när du arbetar hemifrån?
Hur de ser på framtiden: Här vill jag kunna ta reda på hur respondenten tror kommer att hända i framtiden för organisationen, hur Covid-19 har påverkat deras arbetssätt samt om det kommer att bestå efter pandemin, men även hur organisationen ser på distansarbete i framtiden. Med frågor som: Vad tror du att förändringarna under Covid-19 pandemin kommer ha för påverkan för ert företag i framtiden? Ser du några utmaningar med distansarbetet utifrån HR-yrket i framtiden?
Med hjälp av dessa kategorier så ger det studien bästa möjliga potential att svara på syftet. Utöver dessa fem huvudområden så har även en fråga som är ”Finns det något som du vill tillägga?” detta för att ge respondenten möjlighet att lägga till om något har missats under intervjun. Jacobsen (2002) styrker detta genom att skriva att man på så sätt undgår att missa information som respondenten vill få fram. Frågan är därför av betydelse då den kan komma att addera beskrivningar om hur respondenten ser på HR-rollen utifrån studiens syfte. Tid som avsattes för intervjuerna var 45 minuter, just för att kunna säkerställa att eventuella följdfrågor skulle hinna ställas utan någon stress eller tidspress. Till de semistrukturerade intervjuerna så skapades följdfrågor under tiden som intervjun fortlöpte, just för att få respondenterna att utveckla sina svar och kunna berätta mer om de ämnen som anses intressanta. Då denna studie utförs av en skribent så krävs mycket under intervjun, då man måste både lyssna aktivt och observera för att kunna identifiera vilka följdfrågor som ska ställas och när. Alvehus (2019) skriver att det är viktigt att man som intervjuare kan vara en god lyssnare samt betydelsen av följdfrågor när man vill utveckla ämnet som berörs för att få en förståelse till syftet.
För att komma så väl förberedd som möjligt till intervjuerna så utfördes en testintervju som träning. Denna intervju ägde rum 15/3-2021 och syftet med denna intervju var att bekanta sig med
10 intervjufrågorna och se hur flödet i intervjun skulle bli samt få en ungefärlig tidsuppfattning i längd på kommande intervjuer. Intervjun genomfördes med en bekant till skribenten och är en man på 58 år som tidigare jobbat inom HR men på senare år övergått i en chefsroll med andra arbetsuppgifter, på grund utav detta så anses materialet från intervjun ej dugligt att ta med i studien, men har hjälpt mig att förbereda mig. Under denna intervju kunde jag lära mig att en intervju tog ca 35 minuter så min tidsram som var satt till 45 minuter var tillräcklig. Jag kunde även se att de svar jag fick var relevanta för att förstå hur HR kan komma att påverkas av distansarbete och på så sätt fick jag även en bekräftelse på att frågorna var relevanta.
När respondenterna var utvalda bokades tid och plats med dessa, intervjuerna under denna studie skedde löpande under en period om två veckor just för att säkra upp att respondenten var tillgänglig men också för att skapa tid för reflektion och transkribering efter varje intervju.
Då denna studie genomfördes under Covid-19 pandemin blev utfallet att samtliga intervjuer gjordes över Zoom och inte person till person. Intervjuerna blev inplanerade på respondenternas arbetstid och genomfördes digitalt. Detta bedömdes fungera bra till största del då man kan ta del av minspel och visst kroppsspråk då kamera användes vid samtliga intervjuer. Det hade dock varit att föredra att kunna träffas ansikte mot ansikte för att få till en personligare touch på intervjuerna och enklare ha kunnat tyda kroppsspråk och minspel på respondenterna. Då alla Respondenter satt i sitt eget hem när de intervjuades så sparades en hel del tid då ingen behövde resa till en annan plats för dessa intervjuer, en annan fördel med detta är även att då det skedde i hemmiljö för respondenterna så är de på inom en miljö de känner sig trygga med. Även Bryman och Bell (2011) skriver att det är av vikt att intervjuer sker i en lämpad miljö för att kunna frambringa goda förutsättningar att komma fram till det önskade resultatet.
3.2.4 Inspelning av intervjuer
Med hjälp av de semistrukturerade intervjuerna så ville jag lyckas fånga respondentens egna skildringar och ord i intervjuerna, med det i åtanke så blev valet att spela in intervjuerna med hjälp av inspelningsutrustning och samtycke från respondenten. Då intervjuerna tog plats över zoom användes Zooms inbyggda inspelnings funktion. Men för att säkra upp att inspelningen fungerade användes även ett backupprogram som heter OBS Studio. Innan den första intervjun testades Zoom och OBS studio på en stationär dator för att kunna säkerställa att det både fungerade och se till så att man hördes tydligt, och hörde vad andra sa tydligt. Bryman och Bell (2011) skriver att det är av vikt att använda sig av ordentlig inspelningsutrustning då det kan bli svårt att kunna transkribera och analysera materialet om det är dåligt ljud. Testinspelningen gav också en idé om hur mycket utrymme som krävdes för att lagra dessa filer och säkerställa att tillräckligt utrymme fanns på datorn.
3.2.5 Transkribering
När intervjun var klar så började transkriberingsprocessen utifrån den insamlingsmetod som presenterades i forskningsplanen. Detta innebar att varje intervju gicks igenom i efterhand och transkriberades ner. Då studien enligt forskningsplanen valt en induktiv ansats så transkriberades intervjuerna i sin helhet utifrån den inspelade data som fanns tillgänglig, det gjordes för att inte missa några viktiga tankar eller skildringar som respondenten hade. Det enda som utelämnades var extra mun ljud som inte hade något värde för svaren i intervjun. Utöver detta skrevs tankar och funderingar ner i ett separat dokument för att komma ihåg min första reaktion efter en intervju.
3.3 Empirisk dataanalys
Det finns flera olika sätt att analysera data där några innefattar att hitta mönster via tematisk analys, bygga berättelser, kronologisk ordning (Bryman & Bell, 2011). Denna studie kommer att använda sig av tematisk analys för att analysera den empiriska data.
3.3.1 Primära data
För att tolka hur organisationerna uppfattat HR-rollens förändring i kontext till Covid-19 genomfördes en tematisk analys, med hjälp av denna analysform besvaras studiens syfte med av olika teman. Här blir
11 utgångspunkten att de olika teman kan bilda mönster och på så vis ge en intressant bild av det fenomen som studeras (Blomkvist et al., 2018).
När den empiriska data fanns insamlad sammanställdes respondenternas transkriberingar i tre olika dokument baserat på hur företagsstrukturen såg ut. Dessa tre var om företaget var en Statligmyndighet, privat aktör, eller ett statligt ägt bolag. Sedan kommenterades, annoterades och kodades varje dokument. Kommenteringen, annoteringen och kodningen användes sedan i analysen av data. Kodningen skedde utifrån kategorisering: där gul representerade initialt krisarbete, blått stod för det digitala arbetssättet, grönt och orange representerade de två olika subkategorier för kommunikation i digitala sammanhang och sist så fick rött representera framtid efter Covid-19. Med det sagt så identifierades fyra kategorier dessa är:
Initialt krisarbete Det digitala arbetssättet
Kommunikation i digitala sammanhang: denna delades sedan in i två subkategorier då det identifierades flera olika kommunikativa utmaningar för HR-rollen, där den ena handlar om kommunikation i samband med social isolering och den andra handlar om kommunikation i möten.
Framtid efter Covid-19.
När kodningen var genomförd kunde allt som var färg markerat i samma färger lyftas ut till ett separat dokument för varje kategori och i det dokument var det sedan lätt att kunna se och jämföra om det fanns några skillnader eller likheter mellan de olika organisationerna.
Bryman och Bell (2011) styrker mitt sätt att analysera där de beskriver hur teman börjar som övergripande teman för att sedan delas upp i subkategorier. Detta bidrar till att man som forskare får en tydligare bild av hur man ska kunna hantera de teman som har identifierats. Likheter och skillnader kan användas för att se hur respondenternas svar kan skilja eller stämma överens med varandra inom samma teman (Bryman & Bell, 2011).
Bryman och Bell (2017) beskriver, helt i enlighet med vad jag praktiskt gjorde, att teman kan initialt delas upp i kärnteman och att dessa sedan bryts ner till subkategorier. Genom att placera urklipp från intervjuerna i subkategorier medför detta att forskaren får en tydligare bild av hur denne ska hantera de teman som identifierats. Likheter och olikheter kan användas för att se hur respondenternas svar inom samma tema skiljer sig, alternativt överensstämmer (Bryman & Bell, 2017)
3.4 Teori sökning
Min skrivbordsundersökning berör relationen mellan HR, distansarbete och Covid-19 för att påvisa relevansen av att studera detta vidare, samt att i slutändan presentera ett syfte för studien. Därav handlar litteraturundersökningen om att kunna förankra mina insamlade data i tidigare forskning inom liknande områden. Blomkvist et al. (2018) skriver att det handlar om att åstadkomma en trovärdighet inom vetenskapliga studier. Vidare skriver Blomkvist et al. (2018) att man som utomstående läsare ska kunna lita på den empiriska berättelsen.
När all data var sorterad och de fyra temana var identifierade började jag söka efter teorier som kunde stödja den data jag hade tagit fram. Utifrån det initiala krisarbetet startades en övergripande sökning efter, för ämnet, relevant forskning. Sökningar gjordes i Primo och de sökord som användes var; Crisis, Crisis managment och Crisis managment HR. Här användes även filtret pree-reviewed för att begränsa antal artiklar och för att säkerställa artiklarnas kvalitet. Sökningen resulterade i att två relevanta artiklar valdes ut.
Vidare fortsatte sökningen av teorier för det digitala arbetssättet. Även här användes Primo med filtret pree-reviewed. De sökord som användes i Primo var; Teleworking, Digital working och Digital working
12 HR, vilket resulterade i en artikel som bedömdes relevant för arbetet. Även en artikel som användes i bakgrunden, och som bedömdes vara relevant för att återanvändas, kom upp i sökningen. Dessa sökord användes även i Google vilket resulterade i en träff på en C-uppsats, i vilken det fanns flera intressanta referenser av relevans för min studie.
Till det tredje temat, kommunikation, kunde referenser från den tidigare funna C-uppsatsen användas då de ansågs ha hög relevans för min studie. Vidare gjordes sökningar i Primo med sökorden; Kommunikation, Kommunikation HR, Communication HR, Teleworking communication och Distansarbete kommunikation. Med hjälp av filtret pree-reviewed på Primo identifierades, utöver de två artiklar som identifierats med hjälp av C-uppsatsen, fem artiklar som bedömdes relevanta för området Till sist återstod bara temat, ”Framtid efter Covid-19”. Här gjordes inga nya sökningar utan här användes artiklar som identifierats vid tidigare sökningar i samband med de tre andra temana, samt under skrivbordsundersökningen. Detta bidrog till att tre artiklar kunde användas för att förankra den insamlade empirin.
Alla insamlade artiklar analyserades därefter källkritiskt då det är viktigt att de valda artiklarna har en hög relevans, validitet och tillförlitlighet. Detta styrks vidare av Blomkvist et al. (2018) där de skriver att det är viktigt att vetenskapliga artiklar är relevanta för det specifika syftet. När den insamlade data sedan förankrats med tidigare forskning och på så sätt uppnått en hög vetenskaplig relevans kunde jag, med hjälp av den induktiva metod jag valt, göra min egen modell men även redovisa teoretiska och praktiska bidrag till både organisationer och individer.
3.5 Studiens Kvalitet
Kvalitet på studier bedöms i validitet och reliabilitet där Bryman och Bell (2011) skriver att validitet är en bedömning av studiens giltighet och att reliabilitet handlar om studiens tillförlitlighet. Vidare måste en studie uppfylla vissa forskningsetiska ställningstaganden som kommer att presenteras nedan.
3.5.1 Kvalitet av studie
Validitet kan ses som ett av de viktigaste kriterierna inom forskning, validitet innebär att man kan mäta relevansen i studien, detta innebär alltså i hur hög grad det man mäter verkligen är det man vill mäta. En högre validitet ger därmed studien en bättre förutsättning att tas på allvar än om man har en studie med väldigt låg validitet (Bryman & Bell, 2011). För att uppnå en hög validitet så är det viktigt att litteraturgenomgången handlar om det område som man har problematiserat, det är även viktigt att den följer syftet samt frågeställningen. (Blomkvist et al., 2018). Utifrån att syftet med studien skulle genomföras på personer verksamma inom HR samt med ett målstyrt snöbollsurval så blir validiteten på studien bra då man valt respondenter som stämmer överens med de kriterier och syfte som satts upp. Reliabilitet kan definieras som om resultaten av en studie är repeterbara, ju högre reliabilitet du har så ger liknande studier samma resultat (Bryman & Bell, 2011). Två olika exempel på reliabilitet är aritmetisk reliabilitet samt dialogisk reliabilitet, där den förstnämnda mäter reliabiliteten mekaniskt efter en överenskommelse av observatörerna. Dialogisk reliabilitet innebär att det finns en entydighet i tolkningen av det empiriska materialet, detta kräver också en opartiskhet samt en ömsesidig respekt hos de som tolkar resultatet. (Blomkvist et al., 2018). Då studien har använt sig av semistrukturerade intervjuer och på så sätt gått på djupet hos de intervjuade så höjer man reliabiliteten i studiens resultat. Detta upplägg gör att man minskar slumpmässiga samt tillfälliga premisser för att på så sätt kunna höja reliabiliteten.
Reliabilitet och validitet kan dock av vissa stämmer mer överens med kvantitativ forskning och att kvalitativa undersökningar bör bedömas utifrån två andra kriterier som är trovärdighet samt äkthet. Det är nivån av tillförlitlighet, pålitlighet, konfirmering samt överförbarhet som bidrar till om studien bedöms som trovärdig. För att studien ska ha en hög grad av äkthet krävs det att resultatet ger en rättvis bild samt möjliggör en ontologisk, pedagogisk, taktisk samt katalytisk autenticitet (Bryman & Bell, 2011).
13 Med detta i åtanke och utifrån Bryman och Bell (2011) definitioner, prioriterades under hela studiens genomförande att ha en hög tillförlitlighet genom att utföra undersökningen med alla etiska riktlinjer i åtanke samt att ha en överförbarhet genom att i detalj beskriva de erfarenheter som respondenterna haft i anknytning med intervjun. Med hjälp av de grundliga beskrivningarna av respondenternas svar så är min förhoppning att främmande organisationer och läsare själva kan avgöra om resultatet av denna studie är överförbart till deras egna särskilda fall. Att argumentera för studiens pålitlighet är för mig svårt och problematiskt att utvärdera på egen hand, och får därför anses vara upp till läsararen att bedöma. Jag har dock under studiens gång försökt att vara så tydlig och transparent som möjligt med den forskningsprocess som varit och hur den har gått till. Konfirmering har varit i linje med mitt tolkande förhållningssätt, där jag har gått in i denna studie utan förutfattade meningar och försökt tolka respondenterna utifrån deras berättelser och skildringar. Bryman och Bell (2011) skriver att det också handlar om att inte låta personliga värderingar eller förutfattade meningar påverka resultatet.
För att uppnå en äkthet så har studien enlighet med vad Bryman och Bell (2011) skriver försökt att visa en opartisk bild av de som varit mina respondenter under intervjuerna. Studien har gått tillväga på så sätt att respondenterna har varit av karaktären ett målstyrt samt snöbollsurval utöver detta för att bidra med en äkthet så har data presenterats med uttryck som få, majoriteten av, flertalet detta för att studien inte ska ge en missvisande bild av resultat. Sett till autenticitet så har jag genom mina intervjufrågor baserat utifrån vad Blomkvist et al. (2018) skriver försökt att uppmuntra respondenterna till begrundanden kring deras egen situation i pandemin för att på så sätt förhoppningsvis kunna hjälpt till en större insikt för studiens berörda ämnen.
För att säkra undersökningskvaliteten gjordes den tematiska analysen samt identifierandet av viktiga teman alltid med studiens syfte i minne. När teman identifierats från det material som jag rådde över kunde jag säkerställa att de teman som användes till resultatet faktiskt var det som respondenterna upplevt.
3.5.2 Etiska ställningstaganden
I Vetenskapsrådet (2002) skriver de om att det är viktigt att man använder sig av etiska ställningstaganden när man samlar in empiriska data. Dessa utgår ifrån fyra olika huvudkategorier som är informationskrav, samtyckeskrav, konfidentialitetskrav samt nyttjandekrav. Med detta som grund så utfördes en etisk självgranskning (se bilaga 2) för att kunna säkerställa att studien uppfyller de krav som ställs.
Informationskravet: Respondenterna informerades i ett tidigt skede om studiens syfte samt att deltagande i studien var helt frivilligt, de informerades också att de närsomhelst under intervjun utan anledning kan lämna om de känner för det. Utöver detta informerades de även om hur intervjuerna skulle användas för att besvara studiens syfte. Denna information gavs till respondenterna vid en första kontakt men också innan intervjun startade (Vetenskapsrådet, 2002).
Samtyckeskravet: Då alla intervjuer skedde över Zoom så skickades en PDF-fil med ett samtyckesavtal (Se bilaga 1) ut i samband med bekräftelsen av intervjun. I detta avtal så kan respondenten läsa om studiens syfte i skrift, det innehöll även information om att intervjuerna kommer att spelas in för att lättare kunna gå tillbaka och kolla på den i efterhand, de fick även möjligheter att ställa frågor om något kändes oklart innan intervjun startade (Vetenskapsrådet, 2002).
Konfidentialitetskrav: All data som samlas in om personer och personuppgifter hanteras i enighet med GDPR. Men då studien inte har någon som helst nytta av att samla in persondata utöver grunder som namn och arbetsplats så finns det goda förutsättningar för att uppfylla detta krav. För att säkerställa att respondenterna tog del av denna information så informerades de innan intervjun började att ingen känsliga data kommer att samlas in samt att all data som faktiskt samlas in kommer att hanteras säkert och konfidentiellt. De informerades även om att fiktiva namn kommer att användas i studien då deras namn inte har något med studiens syfte att göra (Vetenskapsrådet, 2002)
14 Nyttjandekrav: Respondenterna i denna studie informerades att all data som samlades in endast kommer att användas i denna studie och ingen annanstans. Med hjälp av detta så säkerställdes att respondenterna blev medvetna hur jag hanterade data i studien och på så sätt säkra att nyttjandekravet är uppfyllt i studien (Vetenskapsrådet, 2002).
15
4 ANALYS OCH RESULTAT
Med syftet att tolka om HR-rollen har förändrats inom organisationer i kontexten det ökade distansarbetet till följd av Covid-19, har en empirisk datainsamling gjorts och därefter analyserats. Detta har resulterat i fyra olika delar, den första delen handlar om det initiala krisarbetet som organisationer tvingades till i samband med pandemins start. Den andra delen handlar om det digitala arbetssättet, följt av den tredje delen som handlar om kommunikation där de delats in i två olika delar, kommunikation och risken för socialisolering samt kommunikation i möten. Den fjärde delen leder sedan in på hur organisationerna ser på framtiden efter Covid-19, analysen och resultatet avslutas sedan av en utarbetad modell till följd av vad analysen givit.
4.1 Initialt krisarbete
Det är möjligt att Privatägda företag kan ha en fördel när det kommer till omställningsarbete då de inte är styrda av en regering som eventuellt måste ta beslut innan de kan inleda sitt förändringsarbete, varför jag anser det intressant att kunna ställa dessa olika företagstyper mot varandra. När Covid-19 pandemin tog fart blev företag tvungna att se över sina rutiner och hur de jobbade. Respondent 1 jobbar inom en organisation i mellersta Sverige, med inriktning på IT, och beskriver den initiala problematiken så här: ”När Covid-19 pandemin kom så blev det initialt väldigt mycket fokus att arbeta med arbetsmiljöfrågorna så klart och när det var som mest hett så var det enda man höll på med att skapa checklistor, ta reda på vad som gäller nu, lägga ut information. Sitta i möten med medarbetare men den akuta fasen av Covid-19 är numer överspelad. Nu är den delen mer del av den dagliga verksamheten, vi har som veckomöten en dag i veckan där vi pratar om det har hänt något, har det kommit något nytt beslut som är Covid-relaterat som vi måste ta ställning till.” (Respondent 1, Personlig kommunikation, mars, 2021).
Respondent 1 resonerar kring HR-rollen och att den kanske inte förändrades utan att fokus mer flyttades från en sak till en annan, där det plötsligt blev viktigt att prata om arbetsmiljön i termer som hur man kan säkerställa att ingen blir smittad och vad gör vi om någon blir smittad. Man skulle med andra ord kunna säga att de gick in i en form av krisberedskap. Detta ligger även i linje med vad respondent 4 upplevde i början av pandemin.
”I början av pandemin så fick vi jobba mycket med att släcka bränder, då det kändes som om det kom nya direktiv varje dag. Det blev mycket möten i ledningsgruppen där vi var tvungna att komma med nya lösningar dagligen. /…/ Hos oss gick HR-rollen från en lite undanskymd roll till att bli en väldigt central roll i det inledande arbetet med Covid-19.” (Respondent 4, Personlig kommunikation, mars, 2021)
Det respondent 1 och 4 upplever går att koppla till det Thielsch et al. (2021) skriver om att planering och beslut fattas med en hög grad av osäkerhet när man befinner sig i krissituationer, vilket även gäller konsekvenserna av besluten som fattas. Thielsch et al. (2021) beskriver vidare att det i den initiala Covid-19 pandemin finns källor som bidrar till denna osäkerhet. Den första källan de talar om är situationen på grund av att vi hade bristande kunskap om viruset och dess beteende. Den andra källan de belyser är att det kan vara svårt att förutse hur politikerna reagerar samt hur deras reaktioner ska tolkas. Just i detta fall verkar det dock inte ha varit någon större fördel om någon alls sett till hur snabbt beslut togs för det initiala förändringsarbetet då respondent 3 som jobbar på en statlig myndighet beskriver att deras organisation är van vid förändringsarbete och att det i detta fall gick väldigt snabbt. ”Det är en förändringsvan organisation, förändringar är vardag utifrån att det är politiken som styr vilket skiljer sig från andra företag. Vissa förändringar som enskilda handläggare kan tycka är bra får vi inte alltid genomföra då det inte ligger inom ramen för vårt uppdrag. Men ibland är det också tvärt om att politiken styr oss. Det här har vi sett är bra så ni måste prova. /…/ vi var tidigt ute där och fick ett direkt uppdrag från regeringen att alla skulle vara på distans i så stor utsträckning som möjligt. Tekniken hängde inte med i början. /…/ Det var väldigt tydligt
16 vilka riktlinjer som skulle gälla. Det landade också mycket på HR att se till att arbetsmiljö fungerade i hemmet för medarbetarna. /…/ HR-rollen ändrades inte enligt mig men fokus skiftades kanske mer mot det operativa arbetet i början av pandemin.” (Respondent 3, Personlig kommunikation, mars, 2021).
Det respondent 3 beskriver är en regering som tvingades ta snabba beslut i en oväntad kris, där informationen som fanns tillgänglig var bristfällig och alla beslut omgärdades av en stor osäkerhet om vad de skulle kunna komma att betyda för framtiden. Detta ligger i linje med vad Al‐Dabbagh (2020) skriver där beslut är en situation eller lösning, som införs för att möta problem och som vanligtvis formuleras i form av politisk eller juridisk diskurs. Processen att fatta beslut kräver flera steg, från att definiera problemet till att samla in och klassificera information och vidare till status för alternativ, för att sedan kunna göra ett bättre urval på ett sätt som förbättrar beslutsfattarnas effektivitet. Krisförhållandena gör beslut relativt annorlunda än det vanliga beslutet, eftersom det kräver en snabbhet att hitta alternativ och samtidigt försöka att undvika improvisation och slumpmässighet (Al-Dabbagh, 2020). Att gå in i en kris innebär ofta att man går in i en okänd omgivning, varför beslutsfattande för att hantera kriser blir svårt att variera beroende på krisens svårighetsgrad och omfattning, samt dess djup och förväntningar. En förväntad kris är lättare att hantera då man går in förberedd på vad som komma skall, då det är lättare att ta beslut och implementera idéer (Al‐Dabbagh, 2020). När det gäller de oväntade kriserna är det svårare att fatta beslut då det ofta behöver vara snabba beslut mot bakgrund av det krisen handlar om samt brist på tid och information som finns tillgänglig. Varje kris har sina egna egenskaper som kräver sin egen specifika metod för att hantera. Alla kriser är dock föremål för gemensamma standarder och element vad gäller att planera dem effektivt och väl förbereda för att undvika att hamna i dem, eller i alla fall mildra deras negativa effekter samt öka chanserna att överföra effekterna till organisationernas fördel (Al‐Dabbagh, 2020). Även respondent 5 beskriver ett liknande initialt arbete som de andra respondenterna.
”I början av pandemin hade vi webinarie varje vecka där vi tog upp alla förändringar och hur vi skulle gå tillväga för att klara av de krav som regeringen ställde, men också hur vi skulle kunna fortsätta bedriva vår verksamhet.” (Respondent 5, Personlig kommunikation, mars, 2021).
Sammanfattningsvis kan jag se att alla organisationer hade ett liknande sätt att ta sig an den krisande pandemin, jag kan inte se några direkta skillnader baserat på vilken företagstyp de är utan som det ser ut i denna studie var det inledande krisarbetet kopplat till Covid-19 pandemin universellt. Som myndighet så finns det krav att man måste ha en krishanteringsplan och då är det HR:s jobb att arbeta fram den. Jag skulle kunna argumentera att krisarbetet för HR innebär en ny roll för professionen då det inte är något som händer varje dag, men då det är under ytterst begränsade former detta arbete sker så går det även att argumentera att det ryms inom de redan existerande strategiska och operativa rollerna.
4.2 Det digitala arbetssättet
När Covid-19 pandemin var ett faktum var många organisationer tvingade att gå över till mer digitala arbetssätt, med detta följde även helt nya krav på och sätt för hur man arbetar och kommunicerar med varandra (Buomprisco et al., 2021). Respondent 1 nämner en förändring som har skett inom organisationen i samband med Covid-19 pandemin vad gäller rekrytering och hur rekrytering på distans fungerar för dem.
”Första intervjun tycker jag går jättebra att ha på distans i rekryteringssammanhang. Det har faktiskt fungerat över förväntan.” (Respondent 1, Personlig kommunikation, mars, 2021). Vidare beskriver Respondent 3 hur hen upplever att de har fått en ökad produktivitet men också en ökad arbetsbelastning till följd av det nya digitala arbetssätt som har införts till följd av Covid-19 pandemin.
17 ”Vi har ändrat våra arbetssätt, vi har fått mycket kortare svarstider. Vi är ju online allihop hela tiden så att man skickar en fråga och kan man svara så gör man det direkt på chatt som vi inte använde tidigare.” (Respondent 3, Personlig kommunikation, mars, 2021).
Respondent 3 beskriver hur antalet elektroniska meddelanden ökat under tiden för distansarbete. I Bordi et al. (2018) tas det upp hur belastningen, som en följd av en ökad digital kommunikation, ökar för medarbetaren. Det som lyfts fram som ett centralt problem är den ökade mängden av mycket relevanta meddelanden via e-post som mottas. Ett annat centralt problem som lyfts i studien är dåligt formulerade meddelanden. Den ökade mängden meddelanden och förväntningarna på snabba svar från medarbetare, gör det svårt för de distansarbetande att koncentrera sig på sina huvudsakliga arbetsuppgifter och försvårar samtidigt även möjligheten att planera och kontrollera sin arbetssituation. En annan faktor som Bordi et al. (2018) lyfter fram är att tekniska problem leder till en upplevd ökad arbetsbelastning. En fördel som Bordi et al. (2018) lyfter fram gällande distansarbete är att det ger en ökad flexibilitet i arbetet, där arbetet inte alltid behöver utföras på en gång. Det som Bordi et al. (2018) syftar på att påverkas positivt är bland annat e-post och andra meddelanden som är ”asynkron” vilket betyder att man kan välja själv när man tar tag i det, till skillnad ifrån ett telefonsamtal som kräver ett omedelbart svar. Det Bordi et al. (2018) säger går även i linje med vad respondent 2 utrycker när hen säger att hen blivit mer bunden till sin dator:
”Förr reste jag ju jättemycket, nu är jag betydligt mer datorbunden. När man sitter hemma jobbar men med datorn, man attesterar fakturor med datorn, man har sina möten elektroniskt, allting sker ju digitalt. Det är ju inga konferenser som det var förr, det är påfrestande att bara ha datorn som sitt arbetsverktyg. /…/ man äger ju inte sin kalender på samma sätt som förut, utan den är ju publik för alla andra som jobbar på arbetsplatsen, så man kan se där har den personen en lucka så bokar jag in möte med den personen där. (Respondent 2, Personlig kommunikation, mars, 2021).
Respondent 2 beskriver hur hen har blivit mer stationär i sitt arbete och hur det har blivit minskad tid för vila. Respondenten beskriver också hur andra kan boka in möten med hen i hans kalender för att de kan se att hen har en ledig lucka. Det respondent 2 pratar om ligger i linje med vad Palm et al. (2020) skriver i sin rapport med att digitaliseringen har medfört nya typer av kommunikationsvägar, vilket ger en möjlighet att skapa en ökad delaktighet i hur man lägger upp sitt arbete samt även utvecklar organisationen. Dock kan digitaliseringen samtidigt bidra till att arbetssätt standardiserats och i förlängningen kan det påverka mängden inflytande man har över sitt eget arbete (Palm et al., 2020). Respondent 2 upplever precis som Palm et al. (2020) beskrivit ett minskat inflytande i sitt eget arbete till följd av ett mer digitalt arbetssätt. Med det digitala arbetssättet skapas också fler möjligheter att bli störd eller avbruten i arbetet, vilket i sin tur ger en förhöjd belastning på de kognitiva funktionerna hos arbetare. Palm et al. (2020) skriver vidare att den digitala arbetaren, genom den digitala tekniken, har möjlighet att vara flexibel i tid och rum samt att man även kan hitta platser och tider på dygnet där arbete ska kunna utföras ostört och med en bibehållen koncentration. Flexibiliteten blir där ofta en positiv bieffekt av digitaliseringen. Digitaliseringen kan också bidra med att arbetstagare som jobbar på distans upplever en större och bättre balans mellan arbetsliv och privatliv (Palm et al., 2020).
Sammanfattningsvis har alla tre olika företagstyper behövt göra liknande förändringar till följd av Covid-19 pandemin men det är svårt att säga att ett företag har tagit dessa beslut på eget initiativ då det har kommit riktlinjer gällande distansarbete från regeringsnivå.
För att förändra ett arbetssätt, på så sätt som gjorts under Covid 19 pandemin, krävs att de som arbetar med HR kan gå in och axla rollen som förändringsagenter. Förändringsagenten kan jobba aktivt med att utveckla organisationens förändringsaktiviteter för att på så sätt underlätta omställningen till ett digitalt arbetssätt. Sett till vad respondenterna överlag har svarat blir det viktigt för HR att kunna stötta sina anställda i övergången från kontorsarbete till distansarbetet då alla hanterar det olika.
