Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2015-06-23
Upphandling Upphandlande organisation
Stockholms stad, Äldreförvaltningen Dagverksamhet inom Stockholms Stads valfrihetssystem
Nima Andacheh 121-77/2010
Texten ingår i annonsen
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet
Texten ingår i kvalificeringen
Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen
Symbolförklaring:
Förfrågningsunderlag Dagverksamhet
1 INBJUDAN OCH SAMMANFATTNING
1.1 Inbjudan och sammanfattning av uppdraget
Stockholms stad har ett valfrihetssystem avseende dagverksamhet för personer som är 65 år och äldre. Systemet innebär att den enskilde, som genom biståndsbeslut beviljats dagverksamhet, själv väljer vilken dagverksamhet som han/hon önskar delta i.
Det krävs ett deltagande i denna upphandling och erhållande av avtal för att kunna bli en av de privata utförare som den enskilde kan välja. Upphandlingen genomförs enlig Lag
(2008:962) om valfrihetssystem (LOV). De utförare som staden tecknar avtal med kommer i valfrihetssystemet att konkurrera med utförare i kommunal regi,
entreprenader samt andra privata utförare som staden tecknat eller kommer att teckna avtal med om dagverksamhet.
Sökande kan ansöka om att bli utförare av:
- Kategori A: Dagverksamhet med inriktning mot demenssjukdom - Kategori B: Social dagverksamhet
Dagverksamheten ska vara belägen inom det geografiska området Stockholms stad.
Dagverksamhet ska vara öppen vardagar om minst sex timmar per dag.
Möjlighet finns att ange ett kapacitetstak.
Möjlighet finns att erbjuda tilläggstjänster.
Ickevalsalternativet utgörs av närhetsprincipen, d.v.s. den dagverksamhet som ligger närmast den enskildes ordinära boende, motsvarar den enskildes behov och som vid det aktuella tillfället har en ledig plats.
Ingen volymgaranti finns då det är den enskilde som själv väljer dagverksamhet.
Välkommen att inkomma med ansökan.
2 ORIENTERING OCH OMFATTNING 2.1 Upphandlande myndighet
Upphandlingen genomförs av Stockholms stad, organisationsnummer 212000–0142, genom dess äldrenämnd.
2.2 Stockholms stads organisation
Kommunfullmäktige är stadens högsta beslutande organ. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att kommunfullmäktiges beslut verkställs. Kommunstyrelsen ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter. På nivån under kommunfullmäktige finns 14 stadsdelsnämnder, 15 facknämnder och 16 bolagsstyrelser.
Stadsdelsnämnderna ansvarar för äldreomsorg och fattar biståndsbeslut för de personer som bor i stadsdelsnämndens geografiska område.
Mer information om Stockholms stads organisation och verksamhet finns på www.stockholm.se
2.3 Valfrihet - bakgrund och syfte
Kommunfullmäktige beslöt den 29 september 2008 att införa ett valfrihetssystem för biståndsbedömda dagverksamheter fr.o.m. 1 juli 2009.
Målet med valfrihetssystemet är att:
- valfriheten för den enskilde ska öka,
- mångfalden ska öka – det ska finnas många aktörer att välja bland och med olika inriktningar,
- kvaliteten ska öka genom att den enskilde kan välja dagverksamhet som har en god kvalitet,
- det ska vara lättare för små och nya företag att komma in och etablera sig på marknaden, t.ex. personalövertagande på marknadsmässiga villkor
- kostnaderna för verksamheten ska inte öka på grund av systemet.
2.4 Upphandlingens omfattning
Upphandlingen omfattar köp av plats i biståndsbedömd dagverksamhet för personer 65 år och äldre avseende följande kategorier:
Kategori A: Dagverksamhet med inriktning mot demenssjukdom
Kategori B: Social dagverksamhet.
Dagverksamheten ska vara belägen inom det geografiska området Stockholms stad.
2.5 Verksamhetens omfattning idag
Statistik över antal personer med beslut om dagverksamhet fördelat per stadsdel och kategori, se www.statistikomstockholm.se
2.6 Prognos av antalet äldre inom dagverksamhet
Befolkningsstrukturen i Stockholms stad avviker i flera avseenden från övriga landet.
Swecos befolkningsprognos år 2014 visar att under perioden 2015-2040 förväntas en
snabbare ökning av antalet 65-79 åringar jämfört med övriga riket medan ökningen av antalet personer 80 år och äldre sker i en betydligt långsammare takt.
2.7 Begreppsdefinition
Nedan definieras ett antal begrepp som förekommer i förfrågningsunderlaget.
Förfrågningsunderlag - är detta dokument i dess helhet, vilket är den upphandlade
myndighetens underlag för ansökan. Det avser att ge information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget.
Upphandlande myndighet - är den som genomför upphandlingen, d.v.s. staden i detta fall.
Staden - avser Stockholms stad.
Sökande - avser den som lämnar ansökan.
Ansökan - avser sökandes svar på förfrågningsunderlaget.
Utförare - avser sökande som erhåller avtal och uppdrag att utföra beställda insatser.
Den enskilde, gäst - avser den person som blivit beviljad dagverksamhet.
Biståndshandläggare, biståndsbedömning, biståndsbeslut - är en av kommunen anställd tjänsteman (biståndshandläggare) som utreder, bedömer (biståndsbedömning) och fattar beslut (biståndsbeslut) utifrån gällande lagstiftning och riktlinjer.
Beställning - är det avrop som biståndshandläggaren gör till utföraren utifrån biståndsbeslutet.
Genomförandeplan - är en plan som utföraren upprättar tillsammans med den enskilde och som beskriver hur dagverksamheten ska genomföras.
3 ADMINISTRATIVA VILLKOR 3.1 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV).
3.2 Handläggningstid
Handläggningstid för inkomna ansökningar är enligt följande:
Ansökan senast inkommit till staden – 15 augusti Avtal fr.o.m. – 1 oktober
Ansökan senast inkommit till staden – 15 november Avtal fr.o.m. – 1 januari
Ansökan senast inkommit till staden – 15 februari Avtal fr.o.m. – 1 april
Ansökan senast inkommit till staden – 15 maj Avtal fr.o.m. – 1 juli
Ansökan senast inkommit till staden – 15 augusti Avtal fr.o.m. – 1 oktober
Ansökan senast inkommit till staden – 15 november Avtal fr.o.m. – 1 januari
Om datumet den 15:e infaller på en lördag, söndag eller annan helgdag, gäller istället närmast följande vardag.
Tidsplanen gäller under förutsättning att ansökan är komplett.
Sökande underrättas, under förutsättning att ansökan är komplett, om beslut senast inom en månad utifrån de datum som finns angivna i tidsplanen för när ansökan senast ska ha inkommit till staden.
3.3 Elektronisk ansökan
Staden använder i denna upphandling elektronisk ansökan via upphandlingssystemet OPIC tendsign.
Sökande som vill delta ska lämna in elektronisk ansökan via system OPIC tendsign.
Sökande får genom OPIC tendsign:
• Tillkommande information.
• Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet
• En tydlig information om inte alla krav är uppfyllda.
För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för sökande att använda systemet och att lämna ansökan. Efter genomförd registrering får
sökande omedelbar tillgång till systemet.
Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta OPIC tendsigns support på 0771-440 200 vardagar kl. 07.00 – 17.00.
3.4 Ansökans utformning
Hela ansökningsförfarandet genomförs på svenska och ansökan ska lämnas elektroniskt via OPIC tendsign.
Undertecknade intyg och handlingar som begärs in av staden ska skannas in och bifogas ansökan som inskannade filer i pdf-format. Om sökande inte själv förfogar över en scanner, finns flera företag som kan vara behjälpliga med denna tjänst. Staden förbehåller sig rätten att vid behov begära att dessa handlingar även lämnas i form av papperskopia av original.
Ansökan ska utformas i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte.
3.5 Ansökans giltighet
Sökande är bunden av sin ansökan till dess att staden fattat beslut om godkännande och avtal tecknats. Sökande ska bekräfta ansökans giltighet.
Sökande ska bekräfta ansökans giltighet. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja Nej
3.6 Upplysningar, frågor och svar
Frågor, med anledning av förfrågningsunderlaget, ska ställas via frågor och svarsfunktionen i OPIC tendsign. Staden besvarar frågor via samma funktion.
Frågor- och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under ”Frågor och svar”. De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen.
Om sökande upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något avseende är det viktigt att staden kontaktas så att missförstånd kan undvikas.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av staden är bindande för staden.
3.7 Bedömning av ansökan
Bedömning av ansökan görs av en arbetsgrupp sammansatt av tjänstemän.
I bedömningen ingår kontroll av att ansökan är korrekt och komplett besvarad och inte innehåller förbehåll, att sökande uppfyller de krav som anges i förfrågningsunderlaget samt att samtliga villkor har accepterats.
3.8 Rättelse av fel, förtydligande och komplettering
Staden kan medge att en sökande rättar en felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Staden kan också begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras.
3.9 Begäran om sekretess
Staden omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna sekretessbeläggas måste stöd för detta finnas i sekretesslagen.
Inkommen ansökan är i huvudregel offentlig. Av 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i ansökan som rör sökandens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att sökanden lider skada om uppgiften röjs.
Anser sökande att vissa uppgifter i inlämnad ansökan omfattas av sekretess ska sökande precisera vilka uppgifter detta gäller och skälen härför. Det är dock staden, i egenskap av offentlig myndighet, som beslutar om en uppgift kan sekretessbeläggas. Beslutet kan överklagas till kammarrätten.
Begär sökande sekretess på delar av ansökan? Om Ja, ska sökande precisera de uppgifter som begäran omfattar, i fritextfältet till höger. (Fasta svarsalternativ)
Ja Nej
3.10 Underrättelse om beslut och avtal
För att tilldelas avtal krävs att samtliga villkor uppfylls.
Beslut med anledning av denna upphandling fattas av direktören för äldreförvaltningen på uppdrag av äldrenämnden. Snarast efter det att beslut fattats kommer sökande att skriftligen underrättas om beslutet. Underrättelse om beslut sker via OPIC tendsign.
Utförare ska efter underrättelse av beslut meddelats vara beredd att underteckna avtal.
Äldrenämnden tecknar, genom direktören för äldreförvaltningen, ramavtal med respektive organisation.
4 KVALIFICERING
4.1 Omständigheter som medför uteslutning av sökande
Staden tecknar endast avtal med organisationer/juridiska personer som följer gällande lagar m.m. och som fullgör sina skyldigheter, bl.a. skyldigheten att betala skatt och sociala avgifter. Sökande måste därför uppfylla de i Sverige eller i hemlandet ställda lagkrav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Sökande kommer att uteslutas om staden får kännedom om att någon av förutsättningarna i 7 kap 1 § i lag (2008:962) om valfrihetssystem föreligger.
1 § Den upphandlande myndigheten får utesluta en sökande som
1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller annat liknande förfarande,
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avser yrkesutövningen,
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta,
5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom EES-området, eller
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf.
Om sökanden är en juridisk person, får sökanden uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för sådant brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4.
Den upphandlande myndigheten får begära att en sökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta denne med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller 5.
4.2 Registrering
Sökande ska vara registrerad i aktiebolags-, handelsbolags eller föreningsregister, om sådan skyldighet föreligger. Staden kommer att kontrollera detta genom Business Check.
Till ansökan som lämnas av stiftelse, ekonomisk eller ideell förening ska bifogas stadgar samt protokoll som utvisar vilka personer som ingår i styrelsen och vem/vilka som är firmatecknare.
Ansökan kan lämnas av aktiebolag under bildande. Aktiebolaget ska vara bildat senast i samband med avtalstecknande. Till ansökan ska bifogas stiftelseurkund.
Lämnas ansökan av stiftelse, ekonomisk eller ideell förening.
Om Ja ska stadgar samt protokoll som utvisar vilka personer som igår i styrelsen och vem/vilka som är firmatecknare, bifogas ansökan. (Fasta svarsalternativ)
Ja Nej Lämnas ansökan av aktiebolag under bildande. Om Ja ska stiftelseurkund bifogas till ansökan. (Fasta svarsalternativ)
Ja Nej Sökande uppfyller kravet avseende registrering. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.3 Skatter och avgifter m.m.
Staden kommer via Business Check och Skatteverket kontrollera att sökande inte har skulder avseende skatter och sociala avgifter. Staden kommer även att kontrollera att sökande har F-skattsedel.
Staden kommer via Skatteverket dessutom kontrollera att sökande betalar skatter och sociala avgifter i rätt tid och med rätt belopp. Har sökande under det senaste året varit försenad med inbetalning av skatter och sociala avgifter vid tre tillfällen eller fler kommer staden att begära att det finns en godtagbar förklaring till detta och att åtgärder vidtagits för att detta inte ska inträffa igen. Detsamma gäller om skatter och sociala avgifter betalats in med fel belopp vid tre tillfällen eller fler. Inkommer inte sökande med godtagbar förklaring eller att åtgärder inte vidtagits för att detta inte ska inträffa igen kommer ansökan att uteslutas.
Överenskommelse mellan Stockholms stad och Skatteverket
Stockholms stad har träffat en överenskommelse med Skatteverket, avseende
seriositetskontroll av leverantörer. Detta förebyggande samarbete omfattar alla som utför arbete åt staden – samtliga inkommande leverantörer och underentreprenörer.
Stockholms stad har som ambition att enbart göra affärer med seriösa organisationer, i alla led och under hela avtalets löptid. Konkurrensen ska ske på lika villkor. Syftet med
samarbetet är därför att samtliga organisationer som levererar varor och/eller tjänster till Stockholms stad är seriösa organisationer som sköter sina skatteredovisningar och sina skatteinbetalningar.
Skatteverket bistår staden med information om alla berörda organisationer, inför
upphandlingar och även med regelbundenhet under avtalstiden. Om er organisation deltar i Stockholms stads upphandlingar eller redan har träffat avtal med Stockholms stad omfattas er organisation av samarbetet. Detta innebär att organisationen även ska försäkra sig om att eventuella underentreprenörer sköter sina skatteregistreringar och skatteinbetalningar.
Skatteverket hjälper er snabbt med den information er organisation behöver. Förfrågan om era underentreprenörer kan göras via e-post: upphandlingsinfo.norr@skatteverket.se.
Blankett 4820 för att göra förfrågan om organisationens underentreprenörer hos Skatteverket kan hämtas på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se.
Samarbetet innebär också att skatteinformation kan lämnas direkt till er organisation. Det kan till exempel gälla traktamentsfrågor, utländsk arbetskraft eller moms. Ni kan också fråga om alla sorters skattefrågor så att er organisation inte oavsiktligt gör några fel i
skatteredovisningen.
Sökande uppfyller kravet avseende skatter och avgifter.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.4 Tidigare avtalsbrott
Om ett tidigare avtal inte förlängts med utföraren eller hävts efter det att utföraren brutit mot avtalet ska sökande visa att åtgärder vidtagits för att detta inte ska inträffa igen.
Inkommer inte sökande med godtagbara åtgärder kommer ansökan att uteslutas.
5 VILLKOR UTFÖRARE
5.1 Ekonomisk och finansiell ställning
Det är av stor betydelse att de utförare som staden tecknar avtal med har en stabil ekonomisk/finansiell bas och därigenom ekonomiska förutsättningar att fullgöra uppdraget under den tid som avtalet och det enskilda uppdraget gäller.
Sökandes finansiella och ekonomiska ställning godkänns om denne enligt Business Check har rating 5 eller högre.
För bolag och enskild firma kommer staden att kontrollera rating via Business Check.
För ansökan som lämnas av stiftelse, ekonomisk eller ideell förening ska sökandes
ekonomiska och finansiella ställning styrkas genom att sökande till ansökan ska bifoga den senaste årsredovisningen.
Om sökande inte lever upp till kravet om rating 5 eller högre, exempelvis för att
organisationen är nystartad, kan sökandes ekonomiska och finansiella ställning godkännas om denna kan styrkas på annat sätt.
Sökande ska inge de eventuella dokument och intyg gällande ekonomisk och finansiell ställning som framgår för respektive organisationsform och situation. (Fasta svarsalternativ)
Ja Nej Uppfylls kravet avseende ekonomisk och finansiell ställning.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.2 Tillstånd
Enligt 7 kapitlet 1 § socialtjänstlagen (SoL) krävs tillstånd för enskilt bedriven dagverksamhet. Sådana tillstånd har från och med 2010 utfärdats av Socialstyrelsen
(tidigare Länsstyrelsen). Från och med den 1 juli 2013 utfärdar istället Inspektionen för vård och omsorg (IVO) dessa tillstånd.
Utföraren ska under avtalstiden inkomma med eventuella nya tillstånd som föranletts av förändringar, såsom byte av ansvarig för den dagliga ledningen.
Sökande ska till ansökan bifoga aktuellt tillstånd från Länsstyrelsen eller Socialstyrelsen för respektive dagverksamhet. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
5.3 Ansvarig för den dagliga ledningen
Den som är ansvarig för den dagliga ledningen ska vara den person som står på tillståndet och därmed är godkänd av Länsstyrelsen/Socialstyrelsen/IVO.
5.4 Kompetens och erfarenhet för personal m.m.
Utföraren ska utföra sina åtaganden med den personalstyrka som krävs. Det innebär att det ska finnas det antal personal och med den utbildning som:
• krävs för att uppfylla kraven på god vård och omsorg,
• krävs för att upprätthålla god säkerhet för den enskilde,
• krävs för att kunna utföra genomförandeplanens innehåll,
• möjliggör dokumentation, planeringsarbete, kompetensutveckling, reflektion och diskussion om förhållningssätt och metoder.
Personalen ska behärska det svenska språket i tal och skrift.
Utföraren svarar för att personalen kontinuerligt ges nödvändig kompetensutveckling för att vid varje tillfälle vara lämpade att utföra sina arbetsuppgifter.
Praktikanter, elever och studenter
En stor utmaning inom äldreomsorgen de kommande åren är att behålla och rekrytera den personal som behövs och att dessa har rätt kompetens. Att ta emot praktikanter, elever och studenter är ett sätt att arbeta för att främja den framtida personalförsörjningen.
Utföraren ska ha en positiv och generös inställning till att ta emot praktikanter, elever och studenter samt aktivt och engagerat arbeta med detta.
Lex Sarah
Utföraren ansvarar för att all personal känner till skyldigheten att rapportera missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande enligt 14 kap 3 § SoL. Utföraren ska i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2011:5 och 2013:16, ha skriftliga rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras.
Missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande
Utföraren ansvarar för att beställande nämnd omedelbart informeras om inkommen rapport.
Informationen ska ske på av staden anvisad blankett. Blanketten finns att hämta på stadens hemsida
http://foretag.stockholm.se/Upphandling-och-valfrihet/Valfrihetssystem/Aldreomsorg/lex-Sa rah.
Allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande
Utföraren ansvarar för att beställande nämnd omedelbart informeras om anmälan till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Utföraren ska till beställande nämnd skicka dels en kopia på anmälan till IVO dels kopia av den utredning som gjorts med anledning av anmälan.
Kopia på utredningen ska skickas till beställande nämnd omgående när den är slutförd, med beaktande av tystnadsplikten. Informationen ska omfatta vad som framkommit under utredningen, ställningstagandet samt vidtagna och planerade åtgärder.
Identifikation
De utförare som staden träffar avtal med svarar för att dess anställda, och eventuella
underleverantörer, alltid bär namnbricka på ett sådant sätt att den är synlig för den enskilde.
Av namnbrickan ska det framgå personalens namn och vilket företag eller organisation han/hon är anställd av.
Tystnadsplikt
Utföraren svarar för att personalen efterlever lagstiftningen gällande tystnadsplikt.
5.5 Underleverantörer
Underleverantörer kan anlitas för att utföra vissa uppgifter. För att underleverantörer ska kunna anlitas under avtalsperioden krävs att staden på förhand godkänner och får en kopia av avtalet mellan utföraren och underleverantören. I samband med avtalstecknande ska sökande inkomma med kopia av avtal för eventuella underleverantörer.
Utföraren ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller de relevanta krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Utföraren ansvarar också för att underleverantör uppfyller krav om inbetalning av skatter och sociala avgifter samt att de i övrigt lever upp till legala administrativa krav och exempelvis lämnar in årsredovisning i tid etc.
Vid anlitande av underleverantör eller byte av underleverantör under avtalstiden ankommer det på utförare att informera alla berörda, inklusive de enskilda, om den nye
underleverantören.
5.6 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten
För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska utföraren ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9.
Ledningssystemet ska vara anpassat till utförarens verksamhet.
6 VILLKOR VERKSAMHET 6.1 Lagar m.m.
Utföraren ansvarar för att uppdrag utförs i enlighet med tillämplig lagstiftning, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.
6.2 Utgångspunkter för genomförande av uppdrag Valfrihet
Stockholms stads valfrihetssystem innebär att den enskilde som genom biståndsbeslut blir beviljad dagverksamhet själv får välja utförare. Valet gäller alla dagverksamheter som ingår i valfrihetssytemet, dvs. stadens egna dagverksamheter, entreprenader och privata
dagverksamheter som staden efter upphandling har tecknat avtal med. Den enskilde har också möjlighet att ställa sig i kö till önskad dagverksamhet i väntan på ledig plats.
Ett av målen med stadens valfrihetssystem är att mångfalden ska öka. Det ska finnas många aktörer att välja bland och med olika inriktningar. Utifrån detta mål värdesätter staden olika inriktningar som kan vara av intresse för den enskilde. Det kan exempelvis gälla inriktningar utifrån språk, kultur och religion eller olika typer av intresseområden.
Ingen volymgaranti finns då det är den enskilde som själv väljer dagverksamhet.
Ickevalsalternativ
För de personer som inte kan eller inte vill välja finns ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativ för dagverksamhet utgörs av närhetsprincipen, dvs den dagverksamhet som ligger närmast den enskildes ordinära boende, motsvarar den enskildes behov och som vid det aktuella tillfället har en ledig plats. I de fall den enskilde inte kan eller vill välja kommer denne således att hänvisas till den närmsta dagverksamheten som vid aktuellt tillfälle har ledig plats.
Mål för dagverksamhet
Dagverksamhet är ett viktigt komplement till hemtjänsten och/eller för anhöriga som vårdar närstående. Genom social stimulans och aktivering ska dagverksamhet bidra till att bryta ensamhet och isolering och vid behov bidra till regelbundna måltider. Dagverksamheten ska också bidra till att hjälpa den enskilde att bibehålla psykiska och fysiska funktioner.
Dagverksamheten ska ha sin utgångspunkt i att den enskildes funktioner i den dagliga livsföringen upprätthålls samt att social isolering motverkas. Utföraren ska arbeta utifrån följande kvalitetsaspekter:
Trygghet, kontinuitet och tillgänglighet
Den enskilde ska kunna känna trygghet med den personal och med de insatser som utförs.
Den enskilde ska kunna lita på att hans eller hennes behov av service, vård och omsorg blir tillgodosedda. En viktig förutsättning för att den enskilde ska uppleva trygghet är kontinuitet i den service, vård och omsorg som ges. Insatserna ska ges med hög personal-, tids- och omsorgskontinuitet. En annan viktig förutsättning för att den enskilde ska känna trygghet är personalens tillgänglighet.
Gott bemötande, respekt och integritet
Service, vård och omsorg ska genomsyras av gott bemötande. Gott bemötande handlar om att visa respekt för en annan människa. Varje människa är en unik individ med egna förutsättningar och behov. Den enskildes integritet får inte kränkas. Insatserna ska utföras enligt den enskildes önskemål.
Inflytande och självbestämmande
Den enskilde ska ges inflytande över insatsernas utformning och tider när insatserna ska ges.
Service, vård och omsorg ska utformas tillsammans med den enskilde så att han eller hon har möjlighet att påverka och bestämma över sitt eget liv. Ett reellt inflytande över service, vård och omsorg är en förutsättning för självbestämmande.
6.3 Kategorier av dagverksamhet
Följande kategorier av dagverksamhet omfattas av upphandlingen:
Kategori A: Dagverksamhet med inriktning mot demenssjukdom
Äldre personer som beviljas dagverksamhet har ofta en demenssjukdom. Insatsen beviljas för att skapa trygghet, ge social samvaro, regelbundna måltider och för att få hjälp att bibehålla funktioner eller hjälpa den enskilde att t.ex. vända rätt på dygnet.
Kategori B: Social dagverksamhet
Social dagverksamhet vänder sig mot en målgrupp av äldre som ofta har fysiska och/eller andra hinder som t.ex. hög ålder, hörsel- och synnedsättningar som gör att de har svårt att delta i öppna icke biståndsbedömda dagverksamheter. För denna målgrupp kan det vara viktigt att få möjlighet till social samvaro för att exempelvis kunna bo kvar i ordinärt boende så länge som möjligt.
Sökande kan lämna ansökan för en eller båda kategorierna.
Sökande ska ange kategori för respektive dagverksamhet (exempelvis Blåsippan kategori A, Vitsippan kategori B) (Fritextsvar)
Sökande har angett kategori för dagverksamhet? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
6.4 Kapacitetstak
Utföraren har möjlighet att ange ett tak för hur många gäster som utföraren kan åta sig från Stockholms stad per dag. Kapacitetstaket anges för respektive dagverksamhet per
kategori.
Om en utförare som angivit visst kapacitetstak senare under avtalstiden vill höja eller sänka taket kan detta ske genom att utföraren via e-post anmäler nytt kapacitetstak till staden.
Vid utökning och minskning av kapaciteten träder det nya kapacitetstaket i kraft så fort utföraren fått detta bekräftat av staden, dock senast inom 14 dagar.
Vid minskning av kapacitetstak ska de gäster på dagverksamheten som är från Stockholms stad kunna gå kvar. Den individuella beställningen gäller så länge avropet består. Villkoren i ramavtalet gäller.
Sökande ska ange eventuellt kapacitetstak i form av antal gäster för respektive dagverksamhet och kategori (exempelvis Blåsippan: kategori A - 5 gäster, Blåsippan: kategori B - 3 gäster, Vitsippan: kategori B - inget kapacitetstak).
(Fritextsvar)
Sökande har angett kapacitetstak. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
6.5 Biståndsbeslut och val av utförare
Stockholms stad, genom dess stadsdelsnämnder, är såsom huvudman för äldreomsorgen i staden ytterst ansvarig och beslutar i alla frågor som innefattar myndighetsutövning.
Det är biståndshandläggaren som utreder, bedömer och fattar biståndsbeslut om
dagverksamhet utifrån gällande lagstiftning och riktlinjer. Av biståndsbeslutet framgår vilken kategori av dagverksamhet som den enskilde är i behov av. Biståndsbeslut är en
förutsättning för beställning/avrop. När den enskilde valt dagverksamhet så registrerar biståndshandläggaren detta i stadens köhanteringssystem.
6.6 Köhanteringssystem
För att möjliggöra valfrihet av dagverksamhet har staden ett köhanteringssystem där alla dagverksamheter, oavsett regiform, inom valfrihetssystemet ingår. Stadens system för köhantering är integrerad med stadens verksamhetssystem, Paraplysystemet.
När den enskilde valt dagverksamhet registrerar biståndshandläggaren detta i
köhanteringssystemet. Den enskilde får stå i kö till maximalt tre olika dagverksamheter samtidigt. Det finns inte någon begränsning i köhanteringssystemet när det gäller antalet personer som kan stå i kö till en och samma dagverksamhet. Förmedling av lediga platser sker efter kötid, dvs. den som står först i kön ska erbjudas uppkommen ledig plats. Om den enskilde inledningsvis enbart kan erbjudas del av beslutet - och tackar ja till detta - står han/hon kvar överst i kön till hela beslutet har kunnat verkställas. Om den enskilde redan går på dagverksamhet och får beslut om utökad dagverksamhet med ytterligare dag/dagar placeras han/hon sist i kön.
När en ledig plats erbjuds till den som står först i kön, har denne tre dagar på sig att tacka ja till platsen. I de fall den som står först i kön tackar nej, ska den lediga platsen erbjudas till den som står på plats nummer två i kön. Den som tackar nej till erbjuden plats, förlorar sin plats i den aktuella kön men står kvar i eventuella andra köer.
Om det inte genast finns en ledig plats på någon av de dagverksamheter som den enskilde har valt, ska den enskilde alltid erbjudas plats på en alternativt likvärdig dagverksamhet.
Även om den enskilde accepterar plats på den alternativa dagverksamheten som erbjuds kan han/hon välja att stå kvar i kö till vald dagverksamhet. Om plats på önskad
dagverksamhet inte har kunnat erbjudas inom två månader, ska den enskilde återigen
erbjudas plats på likvärdig dagverksamhet. Den enskilde eller dennes företrädare ska årligen, i en skriftlig förfrågan från stadsdelsförvaltningen aktualisera sin plats i kön/köerna.
De privata utförarna har i dagsläget inte tillgång till Paraplysystemet. Köerna till
dagverksamheterna hanteras av stadsdelsförvaltningarna som ansvarar för köhanteringen till ett antal privata dagverksamheter var. Ansvariga för köhanteringen i respektive
stadsdelsförvaltning ska kontinuerligt förse de privata utförarna med information om kön.
Utföraren ska även kunna få kontaktuppgifter till de tre personer som står först i kön för att kunna ta kontakt med den enskilde och/eller dennes närstående. Utföraren ansvarar för att meddela berörd köansvarig när ledig plats uppkommer.
Uppföljning av köhanteringssystemet och utredning om privata utförares tillgång till paraplysystemet pågår. Det kan innebär att det kan bli förändringar framöver.
6.7 Skyldighet att ta emot uppdrag
Utförare får inte, inom ramen för avtalad kategori och angivet kapacitetstak, tacka nej till nya uppdrag.
6.8 Beställning och påbörja uppdraget
När den enskilde tackat ja till erbjuden plats om dagverksamhet gör biståndshandläggaren en beställning till utföraren. Från det att den enskilde tackat ja till erbjudandet om plats ska uppdraget påbörjas snarast möjligt dock inom 7 dagar. Den dag som den enskilde tackar ja räknas som dag 1. Infaller dag 7 på en lördag, söndag eller annan helgdag gäller närmast följande vardag.
6.9 Resor till och från dagverksamheten
Stadsdelsförvaltningarna står för resekostnader till och från dagverksamheten. Varje stadsdelsförvaltning beslutar om hur beställning och samordning av resor på bästa sätt ska organiseras. Det kan innebära att beställande stadsdelsförvaltning ger utföraren i uppdrag att samordna resorna till och från dagverksamheten. I dessa fall ska de transportörer som staden har avtal med användas och utföraren ska verka för att gästerna samåker.
6.10 Lokaler
Lokaler och utrustning ska vara tillgängliga och anpassade för verksamheten samt godkända för sitt ändamål av berörda myndigheter.
6.11 Välkomstsamtal
Vid välkomstsamtalet på dagverksamheten ska den enskilde, närstående och eventuell företrädare informeras om den enskildes rättigheter och de verksamhetsmål som finns för dagverksamheten.
6.12 Kontaktmannaskap
Utföraren ska utse en kontaktman för den enskilde. Kontaktmannen ska genom regelbundna kontakter med den enskilde, närstående och eventuell företrädare skaffa sig goda kunskaper om den enskildes vardagsliv och behov. Om den enskilde inte är nöjd med sin kontaktman ska han/hon ha rätt att byta kontaktman.
6.13 Genomförandeplan
Utföraren ska inom 15 dagar efter det att den enskilde börjat på dagverksamheten skicka en genomförandeplan till biståndshandläggaren om hur uppdraget kommer att genomföras.
Planen ska upprättas tillsammans med den enskilde samt om den enskilde så önskar
närstående eller företrädare.
6.14 Aktiv och meningsfull dag
Utifrån behov, förmåga, intresse och önskemål ska dagverksamheten kunna erbjuda den enskilde en aktiv och meningsfull dag. Allt ifrån möjlighet att delta i sysslor som
förekommer på dagverksamheten till underhållning, sysselsättning och aktiviteter av olika slag både inom och utanför dagverksamheten. Staden ser gärna att utföraren arbetar flexibelt med grupper, innehåll samt dagar och tider för öppethållande. Exempelvis att vissa dagar och/eller tider ha grupper för yngre personer med demenssjukdom som är mellan 65 och 75 år, grupper för enbart män och/eller kvinnor, möjlighet att komma till
dagverksamheten senare på förmiddagen och i stället vara kvar längre på eftermiddagen.
Dagverksamheten ska vara öppen vardagar om minst 6 timmar per dag.
Som ett komplement till utförarens egen verksamhet ska samarbete med frivilliga
organisationer eftersträvas i syfte att tillgodose den enskildes sociala, kulturella, andliga och mentala behov.
Alla aktiviteter som erbjuds ska vara kostnadsfria för den enskilde.
Dagverksamheten ska erbjuda aktiviteter under hela öppettiden.
6.15 Mat och måltider
Beroende på dagverksamhetens öppethållande ska under dagen serveras frukost, lunch eller kvällsmål och eftermiddagsfika/mellanmål. Måltiderna ska serveras jämnt fördelade över dagen. Det ska finnas tillgång till dryck vid sidan om ordinarie måltider. Måltiden ska utgöra en lustfylld upplevelse i en trivsam måltidsmiljö.
Utföraren ska säkerställa en näringsriktig och livsmedelshygieniskt säker kost av hög kvalitet till den enskilde. Den enskildes individuella behov och önskemål ska uppmärksammas och tillgodoses. Maten ska följa de nordiska näringsrekommendationerna, NNR och ESS-
gruppens rekommendationer. Specialkost och konsistensanpassning ska erbjudas när behov föreligger. Kosten ska i möjligaste mån anpassas efter den enskildes önskemål utifrån kulturell, etnisk, religiös eller etisk bakgrund. Även högtidsdagar ska lyftas fram.
Utföraren ska ha en särskild utsedd person som är ansvarig för mat och måltider i
verksamheten och som regelbundet följer upp matens kvalitet och upprätthåller en dialog med både gästerna och i förekommande fall med matleverantör.
Det är av stor vikt att utföraren och dennes personal kontinuerligt observerar om den enskilde inte verkar tillgodogöra sig maten. Det ska finnas rutiner för hur personalen ska agera vid sådana observationer.
Ett tydligt kvalitets- och servicetänkande ger förutsättningar för en hög och jämn kvalitet på mat och måltider. Detta förutsätter ett system för egenkontroll med bland annat fastlagda rutiner, regelbunden uppföljning och utvärdering, samt en tydlig ansvarsfördelning för mat och måltider inom hela organisationen. För detta fordras att ledning och personal utbildas kontinuerligt med hänsyn till ansvar, befogenheter, arbetsuppgifter och lagstadgade krav.
Utföraren ska följa aktuella rekommendationer om mat för äldre som utfärdas av Livsmedelsverket och Socialstyrelsen. Livsmedelsverkets ”Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg” är ett bra hjälpmedel. De regelverk som är bindande för alla som hanterar livsmedel ska följas, så även för eventuell underleverantör. Information om
livsmedelslagstiftning finns på Livsmedelsverkets hemsida www.slv.se. På miljöförvaltningens hemsida finns information om gällande lagstiftning för livsmedelsverksamhet
www.stockholm.se/miljoforvaltningen.
Stockholms stad har en kostpolicy som finns på stadens hemsida
http://www.stockholm.se/FamiljeOmsorg/Aldreomsorg/Annat-stod-och-hjalp/Mat-och-malt ider/. Till kostpolicyn finns även en handbok "Mat för äldre med råd och
rekommendationer".
6.16 Dokumentation utifrån bestämmelser i socialtjänstlagen
Utföraren ansvarar för att dokumentationen sker i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5
"Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS”.
Härvid erinras särskilt om vad som anges i 7 kap 3 § SoL beträffande dokumentation i enskild verksamhet.
All dokumentation som rör enskild ska förvaras på ett betryggande sätt. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 4 § SoL.
Vid överlämnande av dokumentation till staden ansvarar utföraren för inhämtande av den enskildes medgivande. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning.
6.17 Hälso- och sjukvård
Utförarens åtagande ifråga om hälso- och sjukvård är att erbjuda dem som vistas i
dagverksamhet god hälso- och sjukvård. Utföraren ska utföra den hälso- och sjukvård som anges i 18 -18 d §§ hälso- och sjukvårdslagen (HSL) beträffande dagverksamhet och därvid uppfylla tillämplig lagstiftning och föreskrifter.
Det ska finnas tillgång till en sjuksköterska under den tid som dagverksamheten är öppen.
Inställelsetiden får inte överstiga 30 minuter.
I sjuksköterskans arbetsuppgift ingår bl.a. att delegera, utföra och följa upp ordinerade hälso- och sjukvårdsinsatser och bedöma när den enskilde har behov av läkarkontakt.
Förutom detta har sjuksköterskan en viktig handledarfunktion i hälso- och sjukvårdsarbetet.
Kraven på en god vårdhygienisk standard ska uppfyllas och smittspridning ska förhindras. För att förebygga smittspridning och på så sätt medverka till att vårdrelaterade infektioner blir så få som möjligt ska vårdhygien i Stockholm läns utarbetade hygienrutiner tillämpas i
verksamheten. Utföraren svarar för att personalen har erforderlig utbildning i hygien och att fortbildning sker kontinuerligt. Vid konstaterad smitta ska regionalt framtagna
handlingsprogram alternativt Smittskydd Stockholms, Stockholms läns landsting, framtagna handlingsprogram följas (ex. för MRSA, ESBL och VRE). Dokumenten kan laddas ner från http://www.vardgivarguiden.se/Omraden/Vardhygien/. I övrigt hänvisas även till Socialstyrelsens föreskrift om basal hygien inom hälso- och sjukvården m.m. (SOFS 2007:19 inklusive ändringsförfattning SOSFS 2014:11).
Utföraren ska samverka med primärvården.
Utföraren ska tillse att erforderliga rutiner för hälso- och sjukvård inom dagverksamheten finns upprättade och efterlevs.
Utföraren är skyldig att se till att personalen har ingående kunskaper om skyldigheten att rapportera avvikelser av betydelse för den enskildes säkerhet till den som hos utföraren
svarar för den lokala avvikelsehanteringen.
Utföraren svarar för att förskrivning och utprovning av arbetstekniska hjälpmedel utförs av behörig personal. Utföraren ska tillhandahålla och bekosta arbetstekniska hjälpmedel.
Utföraren svarar för att förskrivning och utprovning av medicintekniska produkter utförs av behörig personal i de fall detta inte åvilar landstinget.
Lex Maria
Utföraren svarar för att det i verksamheten finns en sjuksköterska som svarar för de uppgifter nämndens MAS har enligt 24 § punkterna 1-3 HSL.
Utföraren ska tillse att personalen har ingående kunskaper om skyldigheten att rapportera avvikelser av betydelse för den enskilde. Rutiner måste upprättas så att den person som av utföraren utsetts att svara för anmälningar enligt Lex Maria till Socialstyrelsen kan fullgöra anmälningsskyldigheten om den enskilde drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom.
Dokumentation av hälso- och sjukvård
Vid vård av patienter inom hälso- och sjukvården ska patientjournal föras. Utföraren ansvarar för att journaler upprättas i enlighet med patientdatalagen (2008:355) och Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2008:14) om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvård. Skyldighet att föra journal har bl.a. den som har legitimation för yrket eller person som genom delegering, biträder en legitimerad yrkesutövare med viss angiven arbetsuppgift.
Sjuksköterskan ska vid inskrivning upprätta en patientjournal. Patientjournalen ska i enlighet med patientdatalagen och SOSFS 2008:14 innehålla uppgifter som behövs för en god och säker vård av den enskilde. Erforderlig dokumentation ska föras löpande.
Efter avslutad vistelse ska hälso- och sjukvårdsinsatserna sammanfattas i en epikris. Om vistelsen avslutas med att den enskilde avlider ska även en epikris skrivas i form av en övergripande sammanfattning av vården.
All dokumentation som rör enskild ska förvaras på ett betryggande sätt så att obehöriga inte får tillgång till den. Ur arkiveringssynpunkt ska dokumentationen också förvaras på ett sådant sätt att den skyddas mot förstörelse, skada och tillgrepp.
Utföraren ansvarar för arkivering av journal efter avslutad vistelse.
Läkemedelshantering
Om den enskilde har med sig läkemedelsdos för intag under vistelsetiden på
dagverksamheten och inte själv kan ansvara för dessa ska Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2000:1 och ändringsförfattning SOSFS 2012:9) om
läkemedelshantering i hälso- och sjukvården tillämpas.
Med läkemedelshantering avses enligt föreskriften; bl.a. ordination, iordningställande, administrering, rekvisition och förvaring av läkemedel.
Utföraren ansvarar för att fastställa rutiner för administrering och förvaring av läkemedel på dagverksamheten följs.
Delegering
Delegering av en arbetsuppgift får endast ske om den är förenlig med god och säker hälso- och sjukvård. Delegering ska tillämpas restriktivt och ske skriftligt utifrån Socialstyrelsens
föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 1997:14) om delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård och tandvård.
6.18 Städning
Utföraren ska se till att lokalerna regelbundet städas och vårdas så att god hygien och trivsel upprätthålls.
6.19 Brukarinflytande och information
Utföraren svarar för information till den enskilde och dennes närstående eller företrädare angående dagverksamheten och ska sammankalla och samråda med eventuellt
förtroenderåd/anhörigråd i frågor som rör verksamheten.
Dagen ska utformas och anpassas utifrån den enskildes behov och önskemål.
Den enskilde och, om den enskilde så vill, närstående ska ha rätt att delta i alla beslut som rör den enskilde. Om detta inte är möjligt ska samråd med företrädare äga rum vid sådana beslut.
Det är önskvärt att förtroenderåd och/eller anhörigråd finns. Om det inte finns, ska utföraren kontinuerligt efterfråga om det finns önskemål om att inrätta förtroenderåd och/eller
anhörigråd.
6.20 Samverkan
Utföraren ska samverka med hemtjänst, landstingets primärvård, anhöriga/närstående och andra, för den enskilde, viktiga personer och organisationer liksom med gode män och förvaltare när det är aktuellt.
Utföraren ska samarbeta med primärvården i de fall den enskilde har insatser från primärvården som berör dagverksamheten.
I uppdraget ingår även att vara den enskilde behjälplig med externa kontakter såsom t ex.
färdtjänst, läkare eller dylikt.
6.21 Klagomålshantering och rapportering
Den enskilde ska alltid veta vart han/hon ska vända sig med synpunkter och klagomål för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter på utförarens verksamhet. Utföraren ska arbeta
systematiskt med synpunkter och klagomål från den enskilde och dennes närstående. Det ska finnas rutiner för handläggning av anmälan av missförhållande i omsorgen.
Utföraren ska ha ett system för klagomålshantering.
Utföraren ska på begäran av staden när som helst under avtalstiden kunna redovisa vilka synpunkter och klagomål som inkommit och vilka åtgärder som vidtagits.
6.22 Förändring av omvårdnadsbehov
Om den enskildes omvårdnadsbehov förändras i sådan grad att biståndsbeslutet kan behöva omprövas ska utföraren omgående kontakta ansvarig biståndshandläggare. Det ingår också i utförarens uppdrag att omgående meddela biståndshandläggaren om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller om denne har avlidit.
6.23 Den enskildes rätt att byta utförare
Den enskilde har alltid rätt att byta till en annan utförare. Om den enskilde önskar välja en annan utförare ska han/hon eller dennes företrädare ta kontakt med biståndshandläggaren.
Biståndshandläggaren meddelar båda utförarna.
6.24 Utförarens möjlighet att erbjuda tilläggstjänster
Utöver de tjänster som omfattas av denna upphandling, d.v.s. de biståndsbeslutade
insatserna, har utföraren rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster till den enskilde. Tilläggstjänster betalas inte av staden. Utföraren har möjlighet att erbjuda
tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda:
• Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Däremot kan den enskilde välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på jämfört med biståndsbeslutet.
• Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för den enskilde för att denne ska kunna välja en utförare.
• Tilläggstjänster faktureras av utföraren direkt till den enskilde.
• Utföraren ska vara registrerad för moms.
När tilläggstjänster erbjuds den enskilde ska det tydligt framgå att det är fråga om
tilläggstjänster som erbjuds så att det blir en tydlig skillnad mellan vad som faktiskt ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver och som den enskilde får betala utöver avgiften för dagverksamhet. Det ska också tydligt framgå för den enskilde att han eller hon inte har någon skyldighet att välja att utnyttja utförarens tilläggstjänster i de fall utföraren väljs för att utföra insatser enligt biståndsbeslut.
Det är med hänsyn till relationen mellan utförare och den enskilde av synnerlig vikt att diskussion om eventuell tilläggstjänst förs så att det uppfyller gängse krav på bemötande.
Brister i väsentligt hänseende vid hantering av tilläggstjänster betraktas som sådant avtalsbrott som medför hävningsrätt för staden.
6.25 Avgift till den enskilde
Den enskildes avgift för dagverksamhet följer stadens fastställda taxa och uttages av staden. Utöraren får utöver denna avgift inte ta ut avgift av den enskilde för åtagande och skyldigheter som omfattas av denna upphandling.
6.26 Information och marknadsföring
Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Utformningen av marknadsföringen ska ske på ett sådant sätt att den enskilde inte uppfattar det som påträngande och på sätt som i övrigt är etiskt försvarbart.
Staden informerar om utförarens verksamhet på staden hemsida under Jämför Service.
Biståndshandläggarna i respektive stadsdel ska också informera om vilka utförare som finns att välja bland i samband med att den enskilde ska välja dagverksamhet. En förutsättning för att staden ska kunna informera om utförarens verksamhet är att utföraren beskriver
verksamheten i Jämför service. Mer information om detta finns på www.stockholm.se/utforaredagverksamhet.
Utföraren ansvarar för att under avtalstiden inkomma med eventuella förändringar till äldreförvaltningen så att informationen om utföraren på stadens hemsida vid behov kan uppdateras. Staden ansvarar inte för eventuella missförstånd som uppstår på grund av felaktig information om utföraren i Jämför Service.
Sökande ska fylla i bilaga 2 för respektive dagverksamhet - Information om verksamheten. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
6.27 Information mellan utförare och beställare
Beställaren ska fortlöpande informera utföraren om de förhållanden som beställaren finner är av betydelse för utförarens verksamhet.
Utföraren ska fortlöpande informera beställaren om förhållanden i sin verksamhet som är av betydelse för beställaren.
7 VILLKOR ERSÄTTNING 7.1 Ersättning
Ersättning i stadens valfrihetssystem inom dagverksamhet beslutas av kommunfullmäktige i oktober/november varje år i samband med fastställande av budget för nästkommande år.
Ersättningen utgörs av en fast ersättning utifrån kategori av dagverksamhet. I ersättning till privata utförare finns även ett påslag om 2,5 % för momskompensation för att täcka
kommunala utförares möjlighet till momsavdrag avseende hyra, varor och tjänster. Utöver ersättningen utgår en schablon till privata utförare per biståndsbedömnd närvarodag för verksamhets- och lokalytor. Ersättning och schablon framgår av
www.stockholm.se/utforaredagverksamhet.
Utföraren får ersättning för varje beslutad närvarodag från och med den dag den enskilde, enligt skriftlig överenskommelse (beställning), planerat att påbörja verksamheten. Vidare utgår ersättning för tre dagar efter avslutad insats. Dubbel ersättning kan erhållas om någon ny person börjar på dagverksamheten tidigare än dessa dagar.
7.2 Fakturering och betalningsrutiner
Förutsatt att fakturan är staden tillhanda senast dag sex i den månad som fakturan avser, och godkänts av stadsdelsnämnden, ska ersättningen vara utföraren tillhanda senast den 20:e i samma månad. Avstämning och rättning görs varje månad i samband med den faktura som skickas två månader efter den första. Detta gäller under de första 6 månaderna av avtalsperioden.
Efter 6 månader förskjuts betalningstidpunkten bakåt med en vecka i taget varje månad under 4 månader, så att från och med månad 10 i avtalsperioden utgår betalningen den 20:e i månaden efter den månad som fakturan avser, förutsatt att fakturan kommer staden tillhanda senast den 6:e i samma månad.
Alla fakturor ställda till stadens förvaltningar hanteras av en gemensam serviceförvaltning.
Då de tjänster staden köper av utföraren omfattas av sekretess avseende den enskilde som får service, vård och omsorg, måste fakturor och eventuella fakturabilagor från utföraren kodas i och med att de ska skannas. För att uppgifterna i fakturorna ska vara
sekretesskyddade, ska fakturor och eventuella fakturabilagor kodas med det beslutsID som tas fram för varje beslutad insats i stadens sociala verksamhetssystem, Paraplysystemet.
Namn och/eller personnummer får inte förekomma på fakturor och eventuella fakturabilagor.
En faktura ställd till stadens förvaltningar ska innehålla:
• Fakturadatum
• Unikt fakturanummer
• Beställarens namn och fakturaadress
• Referens
• Ert namn och Er adress
• Ert organisationsnummer eller motsvarande
• Uppgift om F-skattebevis
• Vad tjänsten avser (beslutsID för respektive beslutad insats ev. specifikation i bilaga)
• När tjänsten levererades
• Betalningsvillkor, förfallodatum
• Bank- och/eller plusgiro
• Belopp
• Ert momsregistreringsnummer (om moms är aktuellt för tjänsten)
• Momssats (om moms är aktuellt för tjänsten)
• Vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslagen anges (Social omsorg enligt 3 kap 4 § momslagen)
• Vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven
• Ovanstående uppgifter får inte finnas i färgade fält
Faktureringsavgift eller liknande avgift accepteras inte. Eventuell dröjsmålsränta ska utgå enligt räntelagen.
Beställaren och utföraren ska tillsammans verka för en effektiv administrering vid betalning av utförda tjänster.
Fakturaadress:
Stadsdelsförvaltningens namn (exempelvis Norrmalms stadsdelsförvaltning) Referens (erhålls från beställaren)
c/o BGC, STH XXX ( XXX är förvaltningskod som erhålls från beställaren) 106 42 Stockholm
8 VILLKOR UPPFÖLJNING 8.1 Uppföljning
Det är av väsentlig betydelse för staden att de utförare som staden tecknar avtal med fullgör sina åtagande utifrån avtalet. Härav genomför staden olika typer av uppföljningar och kontroller såsom uppföljningar på individnivå, verksamhetsuppföljningar,
brukarundersökningar, administrativa och ekonomiska uppföljningar, uppföljningar av
synpunkter och klagomål, olika stickprovskontroller och vid behov fördjupande uppföljningar.
Resultaten av verksamhetsuppföljningarna sammanställs även i en rapport till kommunfullmäktige varje år. Resultat från brukarundersökningar och
verksamhetsuppföljningar presenteras på stadens hemsida under Jämför Service.
Företrädare för staden såsom äldreomsorgsinspektörer, revisorer och andra tjänstemän har rätt att under avtalstiden följa upp och kontrollera verksamheten. Utföraren förbinder sig att bereda staden tillträde och insyn i sådan utsträckning att staden kan genomföra sitt uppdrag.
Staden kan även uppdra åt fristående konsult eller dylikt att utföra uppföljning och kontroll.
Utföraren förbinder sig i sådant fall att även bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag.
I uppföljning ingår även att utföraren lämnar uppgifter som efterfrågas av exempelvis Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting, Länsstyrelsen och Statistiska Centralbyrån.
9 KOMMERSIELLA VILLKOR 9.1 Avtalstid
Avtalstiden är ett år med möjlighet till automatisk förlängning om ett år plus ett år plus ett år om ingen av parterna skriftligen sagt upp avtalet senast tre månader innan avtalsperiodens slut.
9.2 Kontraktshandlingarnas inbördes rangordning
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Tillägg till avtal 2. Avtal
3. Förfrågningsunderlag med bilagor 4. Ansökan
9.3 Ändringar och tillägg
Ändringar eller tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för staden och utföraren.
9.4 Överlåtelse av avtal eller uppdrag
Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan stadens skriftliga medgivande.
9.5 Grund för uppsägning och hävning av avtal
Staden förbehåller sig rätten att under avtalstiden ändra villkoren i avtalet. Utföraren har rätt att säga upp avtalet med 3 månaders uppsägningstid. Uppsägningen ska ske skriftligt.
Om utföraren saknar uppdrag under en period om 12 månader ska utföraren tillfrågas om utföraren vill säga upp avtalet.
9.6 Avtalsbrott m.m.
Om utföraren inte fullgör sina åtaganden och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse får staden antingen avhjälpa bristen på utförarens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen.
Vid avtalsbrott av väsentlig betydelse äger part rätt att häva avtalet. Hävande part är därvid berättigad till skadestånd.
Staden har härutöver rätt att häva avtalet om utföraren försätts i konkurs eller eljest befinner sig vara på sådant obestånd att utföraren inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.
Om det under avtalstiden uppdagas att utföraren eller underleverantör i väsentligt hänseende eller vid frekventa tillfällen underlåtit att inbetala förfallen skatt eller avgift, eller underlåter inkomma med årsredovisning eller inte i övrigt lever upp till legala bestämmelser, betraktas detta som sådant avtalsbrott som medför hävningsrätt för staden. Hävningsrätt föreligger dock inte om dröjsmålet är föranlett av tvist med skattemyndigheten beträffande skattens eller avgiftens storlek, eller om det finns annan godtagbar förklaring till det inträffade. Om omständighet som nämns ovan inträffar åligger det utföraren att snarast underrätta staden om detta.
9.7 Skadeståndsskyldighet
Utföraren svarar i förhållande till staden för skadestånd, som staden på grund av vållande hos utföraren eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man.
9.8 Försäkringar
Staden har tecknat en kommunförsäkring genom S:t Eriks Försäkrings AB.
Utföraren ska teckna och under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar som håller staden skadeslös vid skada.
För att styrka att ovannämnda försäkringar tecknats ska utföraren tillställa staden kopia på försäkringsbrev vid undertecknande av ramavtal och därefter på anmodan. Utföraren förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, den enskilde, närstående och utomstående.
9.9 Omförhandling
En part får påkalla omförhandling av bestämmelserna i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopade
förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess eventuell överenskommelse om ändring träffats.
9.10 Allmänhetens rätt till insyn
Utföraren ska ge allmänheten insyn i verksamheten på det sätt som stadgas i 3 kap. 19 § kommunallagen, vilket innebär att staden har rätt att begära ut material från utföraren som kan vara intressant för medborgarna att ta del av.
9.11 Miljöarbete
Utföraren ska i sitt miljöarbete sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten.
9.12 Personal
Utföraren är arbetsgivare och får inte vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lag eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom utförarens verksamhetsområde.
9.13 Arbetsmiljö
Utföraren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Samordningsansvaret regleras av arbetsmiljölagen (AML). Överenskommelse om samordningsansvar ska träffas när två eller flera arbetsgivare samtidigt bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe. Detsamma gäller vid anlitande av underentreprenör. Oberoende av detta har varje arbetsgivare
arbetsmiljöansvar för sina egna anställda.
9.14 Antidiskrimineringsklausul
§1 Leverantören skall vid utförandet av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9§§ brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567).
§2 Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av den upphandlande
myndigheten skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna
enligt §1. Tiden för redovisning skall vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits.
§3 Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt § 2 eller om leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i
§1, äger den upphandlande myndigheten rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid.
§4 Leverantören skall ålägga underleverantör den skyldighet som anges i §§1-3, i enlighet med de av NOU (numera är verksamheten överflyttad till KKV) uppställda kraven i enlighet med följande:
För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt.
För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet.
För det tredje krävs att huvudleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuella underleverantören.
§5 Eftersom det är av mycket stor betydelse för den upphandlande myndigheten att dess leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar skall en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i §1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. Den upphandlande myndigheten äger i dessa fall rätt att häva avtalet.
9.15 Extra ordinär händelse
I de fall en extra ordinär händelse inträffar, såsom en pandemi, kan staden påkalla ett närmare samarbete mellan staden och de utförare staden har avtal med. Vid en eventuell pandemi kan en situation uppkomma då antalet personer i behov av vård och omsorg kraftigt ökar samtidigt som en stor andel av personalen är sjuka. För att se till att enskilda i behov av nödvändiga insatser får sina behov tillgodosedda, kan staden besluta om att utförarna ska samarbeta med varandra och med stadsdelsförvaltningarna för att gemensamt se till att tillgängliga personalresurser fördelas på ett lämpligt sätt.
9.16 Force majeure
Om part på grund av myndighets åtgärd- krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal, ska han i nödvändig omfattning vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har beställaren rätt, att så länge de består, själv utföra utförarens åtaganden.
Ersättningen till utföraren reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden.
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund.
Parterna ska snarast informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.
Det åligger utföraren att medverka till att verkningarna av händelser som avses i denna paragraf minimeras.
9.17 Tvist mellan staden och utförare
Tvist mellan staden och utförare i anledning av ingånget avtal ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt.
10 ACCEPT OCH LÄMNADE AV ANSÖKAN 10.1 Accept av villkor
Härmed intygas att samtliga villkor och krav i förfrågningsunderlaget och förslag till avtal uppfylls och accepteras.
Som behörig firmatecknare för sökande/ organisationen intygas härmed även att företaget/organisationen och i företaget verksamma personer som genom att vara
ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för den verksamhet upphandlingen avser, inte är försatt i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud eller är föremål för ansökan om sådana åtgärder. Det försäkras också att ovan angiven personkrets inte är dömda för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen.
Sökande intygar att samtliga villkor och krav i
förfrågningsunderlaget uppfylls och accepteras. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
