Förstärkt månadsrapport april 2017
Barn- och ungdomsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 3
1.1 Prognos BUN ... 3
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.3 Investeringsprognos ... 5
1.4 Prognos och kommentar volymer ... 6
2 Viktiga förändringar ... 7
3 Nya data och resultat ... 8
4 Återsökning av statsbidrag ... 9
5 Åtaganden ... 10
5.1 Ansvarsfull ekonomi ... 10
5.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 10
5.3 Utbildning ... 10
5.4 Miljö och samhällsutveckling ... 12
5.5 Kommunikation ... 13
6 Uppdrag ... 14
7 Riskhantering - internkontroll ... 15
7.1 Administration ... 15
7.2 Ekonomi... 16
7.3 Generell ... 16
7.4 Betyg och bedömning ... 17
7.5 Rutiner för arbetet mot trakasserier och kränkningar ... 17
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Prognos BUN Prognosrapport BUN
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Prognos_apr Budget-
avvikelse Prognos_mar
BARN- OCH
UNGDOMSNÄMNDEN
Intäkter -180 588 -51 896 29 -180 841 254 -180 654
Kostnader 1 768 124 588 782 33 1 751 457 16 666 1 758 838
Netto (tkr) 1 587 536 536 886 34 1 570 616 16 920 1 578 184
Resultat (tkr) per rapporteringsområde
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 2 500 901 36 2 500 0 2 500
Netto (tkr) 2 500 901 36 2 500 0 2 500
Kontor
Intäkter -5 285 -530 10 -5 250 -36 -5 255
Kostnader 33 330 9 185 28 33 295 36 33 300
Netto (tkr) 28 045 8 654 31 28 045 0 28 045
Förskola
Intäkter -83 540 -23 355 28 -83 445 -95 -82 955
Kostnader 541 340 179 459 33 532 478 8 862 539 330
Netto (tkr) 457 800 156 104 34 449 033 8 767 456 375
Skola
Intäkter -91 252 -27 775 30 -91 637 384 -91 934
Kostnader 1 143 676 384 720 34 1 139 335 4 341 1 139 381
Netto (tkr) 1 052 424 356 945 34 1 047 698 4 726 1 047 448
Grundsärskola
Intäkter -510 -235 46 -510 0 -510
Kostnader 47 277 13 751 29 43 850 3 427 44 326
Netto (tkr) 46 767 13 516 29 43 340 3 427 43 816
Prel. kostnader-interna 0 766 0 0 0 0
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Prognos_apr Budget-
avvikelse Prognos_mar
KOMMUNALA GRUNDSKOLOR OCH FÖRSKOLOR
Intäkter -1
147 258 -384 624 34 -1 154 919 7 661 -1 101 533
Kostnader 1 147 258 422 069 37 1 154 919 -7 661 1 104 193
Netto (tkr) 0 37 445 0 0 0 2 660
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Barn- och ungdomsnämnden prognostiserar ett överskott mot budget på 16,9 miljoner kronor i nettokostnad för perioden. Avvikelsen utgörs i huvudsak av förändringar i volymer för barn och elever inom förskola och skola.
Avvikelsen mot föregående period uppgår till 7,6 miljoner kronor i minskade
nettokostnader. Orsaken är att skolvalet nu är klart vilket resulterat i en minskning av antalet elever med totalt 85 stycken samt 22 stycken i förskoleklass. Antalet elever i särskola minskar med 13. Antalet fritidshemselever ökar med totalt 52 stycken samt 3 stycken i fritids inom särskola. Förskolebarnen minskar med på totalt 165 stycken.
Prognosen för de kommunala förskolorna och skolorna ligger i linje med budget.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Utfallet jämfört med riktvärdet efter fyra månader ska uppgå till 33,3 procent av årets budget. Barn- och ungdomsnämndens utfall till och med april uppgår till 33,8 procent.
En orsak till avvikelsen finns på intäktssidan där nämnden väntar beslut om 12,2 miljoner kronor för sökta statsbidrag. Ytterligare en förklaring är att kostnaderna för verksamheten under terminerna är högre än under sommaren då förbrukningen minskar.
Prognosbedömning
Kontorets uppdrag har varit att öka prognossäkerheten och bedömningen är att
prognosen i huvudsak är god. Antalet 1 till 2 åringar som börjar förskolan kan komma att bli högre utifrån att det är mycket svårt att veta när dessa barn faktiskt börjar på förskola. Det förekommer osäkerheter i prognosen framförallt utifrån intäkter vid avgiftskontrollen för förskola. Kontoret utvecklar hela tiden verktygen för att göra korrekta prognoser och ambitionen är att redogöra för avvikelser så fort de konstateras.
Förbättringar har genomförts för att periodisera större intäkter som statsbidrag, maxtaxa
och kvalitetssäkrande åtgärder. Nämnden har en buffert om 8,0 miljoner kronor. I
dagsläget beräknas denna buffert gå åt. En anledning är att kostnaderna för omsorg på
obekväm tid ökat. Detta beror på att övergången till egen verksamhet först skedde i april
istället för i januari. Därmed försvann del av den effektivisering som inarbetats i budget.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde
Nettokostnadsprognosen för den politiska verksamheten samt kontoret bedöms ligga i nivå med budget.
Förskoleverksamheten prognostiserar en lägre nettokostnad än budget om totalt 8,8 miljoner kronor. Av avvikelsen utgör volymerna en minskning om 10 miljoner kronor, det vill säga färre barn än budgeterat. Kostnaderna har ökat för omsorg på obekväm tid eftersom verksamheten per den 1 april 2017 har övergått till kommunal regi.
Inom verksamhetsområdet skola prognostiseras en lägre nettokostnad än budget på totalt 4,7 miljoner kronor. Av den positiva avvikelsen utgör volymerna 3,6 miljoner kronor, det vill säga färre elever i alla årskursen än budgeterat, med undantagen för elever i årskurs 4 till 6 inom fritidshem som är fler än budgeterat. Övrig positiv avvikelse utgörs främst av högre barnomsorgsintäkter inom fritidshemmen.
Särskolan prognostiserar en lägre nettokostnad än budget på motsvarande 3,4 miljoner kronor. Denna förändring beror till största delen på färre elever inom verksamheten.
Prognosen för de kommunala förskolorna och skolorna ligger i linje med budget. Det förekommer dock extraordinärt höga kostnader till följd av lokalförändringar samt avetablering av paviljonger. Avetablering av paviljonger borde ingå i projekteringen av nya lokaler. Barn- och utbildningskontoret har tagit upp frågan med trafik- och
fastighetskontoret. Om dessa kostnader ska bäras av enheterna slår det extremt hårt mot driften av verksamheten. Det råder även en osäkerhet i prognoserna utifrån minskat barnantal. Dock har inte alla sökta statsbidrag heller räknats med varvid bedömningen för året är att de kommunala förskolorna och skolorna kommer ha en prognos i linje med budget.
Eventuell omdisponering av budget
Omdisponering av budget har skett under mars månad till följd av ökad peng inom särskolan. De ökade kostnaderna finansieras inom barn- och ungdomsnämndens befintliga ram 2017. Någon annan omdisponering planeras ej.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Samtliga enheter följs upp månatligen. Vid underskott på enhetsnivå utarbetas individuella åtgärdsplaner för att nå en budget i balans.
1.3 Investeringsprognos
Nämndens investeringsbehov är cirka 7 miljoner kronor högre än tilldelad budget.
Huvuddelen av investeringarna avser IT-utrustning samt möbler. Barn- och ungdomsnämnden kommer i samband med delårsrapport begära utökning av investeringsbudgeten. Investeringsprognosen är samma som för föregående månad.
Hemställan görs i samband med delårsrapporten.
Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse
8 000 15 000 -7 000
1.4 Prognos och kommentar volymer 1.4.1 Barn- och ungdomsnämnden
Volymtal Volymbudget 2017 Prognos Avvikelse
Verksamhet Antal Belopp tkr Antal Belopp tkr Antal Belopp tkr
Förskola 4 322 485 192 4 157 475 161 -165 - 10 032
Fritidshem 5 836 185 035 5 888 186 181 52 1 146
Förskoleklass 988 33 543 967 33 700 -22 158
Skola 9 537 748 659 9 452 743 753 -85 -4 906
Särskola 96 34 702 83 31 040 -13 -3 662
Fritidshem särskola
43 8 140 46 8 996 3 856
Totalt 20 823 1 495 271 20 594 1 478 831 -229 -16 440
2 Viktiga förändringar
Inga större förändringar som påverkar verksamheten kan konstateras i denna
månadsrapport.
3 Nya data och resultat
Brukarundersökningen, kallad Våga visa enkäten, som följer upp elevers och
vårdnadshavares uppfattning om verksamheten samt Olweusenkäten som följer upp
elevernas upplevelse av trygghet är precis avslutade och utfallet har kommunicerats till
alla förskolor och skolor. Viss del av resultatet redovisas under åtagandet "Sollentunas
elever ska uppleva trygghet i skolan". I övrigt analyseras utfallet på enhetsnivå och
kommer pressenteras i samband med delårsrapporten.
4 Återsökning av statsbidrag
Under året har följande statsbidrag sökts:
Totalt har ansökningar om minst 36,7 miljoner kronor skickats in. Av dessa ansökningar har hittills 18,8 miljoner kronor beviljats. 5,7 miljoner kronor har avslagits för skapande skola samt lovskola. Totalt har inte beslut fattats för ansökningar om 12,2 miljoner kronor.
Under året har följande statsbidrag inte sökts:
• Matematiklyftet eftersom insatser redan är införda och bidrag därmed inte kan rekvireras.
• Utlandssvenska elever 2017 eftersom ersättning inte kan rekvireras.
• Läslyftet eftersom Sollentuna genomför egen satsning.
5 Åtaganden
Fokusområden:
5.1 Ansvarsfull ekonomi
Nämndens åtaganden
Resurserna ska användas effektivt Kommentar
Arbete pågår inom varje specifikt byggprojekt i samarbete med trafik- och fastighetskontoret som är byggherre för att hålla byggkostnaderna på rimlig nivå.
Det finns ett flertal paviljongsuppställningar, till exempel Töjnaskolan, och Tegelhagen, som blivit dyrare än ursprungligen beräknat från trafik- och fastighetskontoret. En viktig del i barn- och
utbildningskontorets arbete i lokalfrågor är att bidra med väl avvägda kravunderlag på funktion och utformning av planerade byggprojekt. Ett utvecklingsarbete pågår här för att kunna begränsa framtida kostnader.
Genomgående har barn- och utbildningskontorets verksamheter god budgetdisciplin och verksamheten bedrivs inom tilldelad resursram. De enheter som redovisar negativa prognoser har tagit fram
åtgärdsplaner för en budget i balans.
Statsbidragsprocessen har förtydligats genom tydlig rollfördelning, införandet av en ny samordningsfunktion samt utökat samarbete med utbildnings- och arbetsmarknadskontoret.
Prognosarbetet har förbättrats genom utökade analyser av kostnadsfördelning under året samt bättre periodiseringar av kostnader och intäkter. Syftet är att säkerställa i tidigt skede om eventuella underskott uppkommer så att verksamheten i ett tidigt skede kan vidta åtgärder för att nå en budget i balans.
Fokusområden:
5.2 Näringsliv och arbetsmarknad Kommunövergripande mål:
5.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar
En grupp medarbetare från barn- och utbildningskontoret deltar i den kommunövergripande utbildningen för att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag.
De fristående huvudmännen i kommunen ses som företagare och barn- och utbildningskontorets målsättning är att upprätthålla en hög servicenivå och ett gott samarbete i relevanta frågor.
Fokusområden:
5.3 Utbildning
Kommunövergripande mål:
5.3.1 Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög kvalitet
Nämndens åtaganden Kommentar
Sollentunas meritvärde fortsatte att ligga högt i samtliga årskurser. Målvärdena för det samlade resultatet för läsåret 2015/2016 uppnåddes för samtliga årskurser. De officiella resultaten, publicerade på Skolverkets webbplats SIRIS, visar ett meritvärde för årskurs 9 på 259 för samtliga huvudmän där elever med okänd bakgrund inräknats och 255,8 för de kommunala skolorna. Också när det gäller andelen elever som når lägst betyget E i alla ämnen uppnåddes målvärdet, både för kommunala och fristående enheter.
För spridningen av resultat mellan pojkar och flickor nåddes dock inte målvärdet utan visar på en spridning med 26 meritpoäng till flickornas fördel. Pojkarnas resultat hade höjts markant men då flickornas höjdes desto mer ökade spridningen.
I samband med läsårsslutet i juni tas preliminära resultat fram och analyseras omgående för att ligga till grund för planeringen av det kommande läsåret. Spridningen i resultat mellan pojkar och flickor kommer då att uppmärksammas.
Sollentunas elever ska uppleva trygghet i skolan Kommentar
Det samlade målvärdet som speglar om Sollentunas elever känner trygghet är inte uppfyllt för 2017.
3862 elever har genomfört enkäten, 89,5 procent av eleverna i åk 3 till 9. 5,6 procent (207 elever) av eleverna uppger att de är mobbade i jämförelse med 2016 - då utfallet var 4,3 procent.
Långtidsmobbningen ökar från 1,7 procent till 2,0 procent vilket innebär 73 elever varav 50 pojkar och 23 flickor. Nätmobbning har ökat från 2,8 procent till 4,0 procent vilket i antal innebär från 111 elever till 139 elever. Det är en utmaning att komma åt och kommer att vara ett fokusområde under läsåret 2017/2018.
Dock är det 95,9 procent av våra elever som uppger att de trivs i våra skolor. För att öka den upplevda tryggheten genomförs följande:
• Projekt Tureberg-Edsberg: Långsiktigt projekt för att skapa trygga stadsdelar med extra fokus på fritidsgårdarnas verksamhet.
• Samverkande ungdom: Ett förvaltningsövergripande trygghetsforum med syfte att samordna resurser.
• Operativa trygghetsmöten: Skolor, polis, säkerhetsavdelning, fält och fritid träffas kontinuerligt för att ringa in problemområden och samordnar insatser.
• Samverkan mellan fritidgårdar: Operativa veckovisa lägesbeskrivningar samt rapporter. Syfte är information samt riskinventering inför helgen.
Barnen i förskolan ska möta en verksamhet med hög pedagogisk kvalitet Kommentar
Den pedagogiska verksamheten ska anpassas till alla barn i förskolan i en trygg miljö som främjar leken, kreativiteten och det lustfyllda lärandet samt utmanar och stimulerar barnens utveckling och lärande. Utforskande, nyfikenhet och lust att lära ska utgöra grunden för förskolans verksamhet. Ett medvetet bruk av leken för att främja varje barns utveckling och lärande ska prägla verksamheten.
Ett nytt verktyg från SKL för att mäta förskolans kvalitet har lanserats. Utifrån detta ska ett nuläge definieras på samtliga kommunala förskolor som sedan följs upp årligen. En första lägesrapport finns som visar att de flesta kommunala förskolorna redovisar gul nivå. Två kommunala förskolor har redovisat röd nivå och en grön nivå. Analys av uppföljningen har inte genomförts ännu men i samband med i delårsrapporten kommer delar av uppföljningen redovisas.
Barnen i förskolan ska känna sig trygga Kommentar
Enligt skollagen ska förskolan stimulera barns utveckling och lärande samt erbjuda barnen en trygg omsorg. Verksamheten ska utgå från en helhetssyn på barnen och barnens behov och utformas så att omsorg, utveckling och lärande bildar en helhet. Förskolan ska främja allsidiga kontakter och social gemenskap och förbereda barnen för fortsatt utbildning samt lägga grunden till ett livslångt lärande i en verksamhet som är rolig, trygg och lärorik för alla barn som deltar.
I brukarundersökningen mäts vårdnadshavarnas upplevelse av trygghet på förskolan. 96 procent uppger att deras barn är trygga på förskolan.
Barnen i förskolan ska ges möjlighet att utveckla socialt samspel
Nämndens åtaganden Kommentar
Förskolan ska främja allsidiga kontakter och social gemenskap och förbereda barnen för fortsatt utbildning samt lägga grunden till ett livslångt lärande i en verksamhet som är rolig och lärorik för alla barn som deltar. I samarbete med hemmen ska förskolan skapa bästa möjliga förutsättningar för varje barn att utvecklas rikt och mångsidigt.
Ett nytt verktyg från SKL för att mäta förskolans kvalitet har lanserats. Utifrån detta ska ett nuläge definieras på samtliga kommunala förskolor som sedan följs upp årligen. Uppföljning har inte genomförts ännu men i samband med tertialrapport 2 kommer utförligare analys att redovisas.
Eleverna på fritidshemmen ska möta en verksamhet med tydligt pedagogiskt innehåll Kommentar
Arbetet med det kollegiala lärandet för fritidshemmets personal har genomförts enligt plan inom ramen för Lokala Utvecklingscenter (LUC) tre till fyra gånger per termin, där kompetensutveckling sker genom föreläsningar och utbyte mellan fritidshemmen. Arbetet har utgått från läroplanen och det allmänna rådet för fritidshem. Utvärderingen av LUC visar på hög måluppfyllelse hos deltagarna.
89 procent av vårdnadshavarna i förskoleklass uppger att man är nöjd med verksamheten på sitt barns fritidshem, liksom genomsnittet av lågstadiets vårdnadshavare. Bland eleverna i årskurs 3 uppger 92 procent att man är nöjda med sitt fritidshem.
Snittet av dessa ger ett värde på 90,5 procent vilket innebär att målvärdet är uppnått.
Den systematiska kvalitetsuppföljningen ska stödja utvecklingen av verksamheten Kommentar
Barn- och utbildningskontoret arbetar enligt det framtagna kvalitetsårshjulet som består av kontinuerliga uppföljningar och analyser av verksamhetens resultat och insatta åtgärder.
Strukturen är i form av ett årshjul och en gemensam analystrappa för uppföljning av resultat på barn- och utbildningskontoret och enheterna. Dialoger genomförs i samband med att varje termins samlade resultat följs upp och analyseras.
Hösten 2016 genomförde Skolinspektionen regelbunden tillsyn i Sollentuna kommun och endast en åtgärd bedömdes behöva tillföras med systematisk uppföljning även av resultaten i grundsärskolan.
I kommunens styr- och uppföljningssystem ska presentationen av utfallet på resultatindikatorerna göras så att avvikelser från de mål som satts upp snabbt kan upptäckas, därför ligger i årshjulet kontinuerliga uppföljningar. Att identifiera avvikelser som är viktiga och analys av dessa resultat måste prioriteras. Att hantera negativa avvikelser har prioritet ett men en analys kan också göras på de indikatorer som har ett förväntat utfall eller där utfallet överträffar det förväntade. I det senare fallet kan det finnas ett stort värde i att identifiera och lära av det vi gjorde bra. Att höja kvaliteten kring analys är ett prioriterat område.
Fokusområden:
5.4 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:
5.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö
Nämndens åtaganden Minska kemikaliepåverkan Kommentar
Verksamheten står de närmaste åren inför stora förändringar i lokalbeståndet. För att minska kemikaliepåverkan är det viktigt att dessa byggnader uppförs på ett miljömässigt hållbart sätt.
Miljöbyggnad är ett svenskt system för klassning och certifiering av byggnader. Systemet utgår från svenska bygg- och myndighetsregler och som innehåller indikatorer som täcker tre områden: innemiljö, energi och material/kemikalier. Systemet möjliggör jämförelser mellan byggnader och godkända
Kommunövergripande mål:
5.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser
Nämndens åtaganden
Minska klimatpåverkan från mat, CO2e Kommentar
Förutsättningar för att minska nämndens utsläpp av växthusgaser har arbetats fram enligt plan. Ett matsvinnsprojekt har genomförts på en pilotskola under höstterminen 2015 i syfte att minska svinnet samt öka elevers och pedagogers förståelse för matsvinnets miljöpåverkan. Projektet har utvärderats med gott resultat och ett material har arbetats fram som är tillgängligt för alla enheter i avsikt att involvera fler skolor i arbetet. Samtliga medarbetare har genomgått kommunens miljöutbildning.
Fokusområden:
5.5 Kommunikation Kommunövergripande mål:
5.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling
Nämndens åtaganden
Barn och elevers inflytande i beslut som berör dem ska öka Kommentar
Andelen elever som svarar att lärarna tar hänsyn till deras åsikter, det sammantagna medelvärdet av eleverna i åk 3, 6 och 8, har ökat från 72,3 procent 2016 till 78 procent 2017. Vilket innebär att målvärdet har uppnåtts.
Utveckla e-tjänster utifrån medborgarnas behov Kommentar
En gemensam skolplattform infördes 2016 på samtliga kommunala enheter och planerade e-tjänster publicerades på webben. Nu pågår utveckling av användandet av skolplattformen.
Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, hur och när invånarna vill ha kontakt med kommunen
Kommentar
Genom skolplattformen har en ny arena skapats för kommunikation med hemmen samt mellan lärare och elever. Arbetet fortgår med att säkerställa att detta fungerar. Vidare har utbildningar i bemötande genomförts.
6 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Uppdrag åt kultur- och fritidsnämnden om att utreda behov av idrottsanläggningar inom Väsjöområdet
KS 2015- 06-01
Utredningen antogs av KFN den 2016-01- 18 och lämnades till kommunstyrelsen.
Ärendet ligger hos
kommunledningskontoret för vidare beredning till kommunstyrelsen.
Uppdrag att utvärdera fritidsgårdsverksamheten.
2016-11- 14
Uppdraget har avrapporterats till KS i februari 2017, dnr 2016/0694 genom en beskrivande genomlysning av olika aspekter rörande ansvaret för fritidsgårdsverksamheten.
Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion för vuxna och ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska
återrapporteras löpande i samband med
tertialsrapporterna.
Löpande i samband
med tertialsrapp
orterna.
Slutdatum uppdateras vid varje årsskifte.
Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret har rekryterat projektledare som börjar under maj månad som kommer ansvara för att starta samverkan med barn- och utbildningskontoret för att genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion.
7 Riskhantering - internkontroll
Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens
Verksamhetsberättelse 2017.
7.1 Administration
7.1.1 Att delegationsbeslut inte anmäls till BUN eller registreras felaktigt
Kontroller
Delegationsbeslut Mindre avvikelse
Hur?
Kontroll av inkomna delegationsbeslut.
När?
2016, 2017 Kommentar
I dagsläget finns fortfarande delegationsbeslut som beslutsfattare fattar som inte anmäls till barn- och ungdomsnämnden. Bedömningen grundas på den lilla mängden anmälda delegationsbeslut som registreas/anmäls. Informationsinsatser kommer att göras.
Det händer även att handläggare glömmer att anmäla delegationsbeslut till nämnden i
ärendehanteringssystemet P360. För att minska detta kommer utbildningsinsatser att genomföras. Även sökbarheten måste förbättras i ärendehanteringssystemet.
Åtgärder Status Status
Utbildning av rektorer Avslutad (enligt plan)
Utbildning av handläggare på BUK
Pågående (enligt plan)
Utbildning rektorer 2017 Pågående (enligt plan)
7.1.2 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.
Kontroller
Delegationsordning Mindre avvikelse
Hur?
Kontroll av delegationsordning. Kontrolla att allt i beslutet stämmer - t ex att rätt person har skivit under, rätt delegationspunkt har använts, diarieföringen är korrekt, osv.
När?
2016, 2017 Kommentar
Delegationsbeslut anmäls inte alltid till nämnden enligt gällande rutiner. Detta beror ibland på felaktig diarieföring samt att beslutsfattaren glömmer att anmäla sina delegationsbeslut till nämnden.
Informationsinsats kommer att göras.
Åtgärder Status Status
Åtgärder Status Status Uppföljning av risk sker under
2017 enligt ny plan.
Avslutad (enligt plan)
Stickprovskontroller Pågående (enligt plan)
7.1.3 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas
delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09- 05)
Kontroller
Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.
När?
Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Anställningsuppgifter för år 2016 har anmälts till nämnd, uppgifter för första kvartalet 2017 har ännu inte anmälts.
7.2 Ekonomi
7.2.1 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende
flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.
När?
2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Verksamheten för ansökan av statsbidrag har processkartlagts. Roller har förtydligats som ansvarig chef, handläggare, kvalitetssäkrare och samordnare. En samordnare har utsetts för att hålla samman samtliga ansökningar.
7.3 Generell
7.3.1 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Kontroller När?
Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
En kartläggning av förtroendekänsliga poster har genomförts av ledningsgruppen. Då konstaterades att oegentligheter kan uppstå inom både kontoret samt skolenheterna. Teoretiskt skulle oegentligheter kunna uppstå vid:
• upphandling
• skolplacering
• betygssättning
• extra lektioner
• bisyssla
• stora gåvor från föräldrar
Tjänster som kan vara aktuella för att utsättas för oegentligheter är:
• Inköpare/upphandlare
• Ansvarig för skolplacering
• Rektor
• Lärare/förskolelärare
Oegentligheter kan uppkomma genom muta eller hot samt köp från eget företag.
Under året kommer följande åtgärder att vidtas. Dels kommer granskning göras att rutiner för bisyssla efterlevs. Inom rektorsgruppen och på APT kommer samtal föras om etik samt mutor och bestickning.
Ett omfattande arbete kring hot och våld har genomförts på skolorna. Syftet är att tydligt visa på att det är oacceptabelt inom kontorets organisation att ta emot mutor samt stötta vid hot och våld.
7.4 Betyg och bedömning
7.4.1 Att felaktiga betyg rapporteras till gymnasieintagningen
Kontroller
Gymnasieintagningen Inte kontrollerat
Hur?
Kontroller i verksamhetssystemet Extens samt via analysverktyget IST-analys När?
2016, 2017. Under betygshanteringen i slutet av varje termin Kommentar
Innan skolavlutning vårterminen 2017 görs stickprover i verksamhetssystemet Extens och mer noggrann analys i analysverktyget för att kontrollera om det är något som behöver åtgärdas i
betygshanteringen innan årskurs 9-betygen skickas vidare till Gymnasieantagningen och till statistiska centralbyrån (SCB). En direkt avstämning mot Gymnasieantagningens resultatlistor görs också och blir det aktuellt så får berörd skola information om att de behöver kontrollera felaktigheterna. En uppföljning på kontrollmomentet presenteras i tertialrapport 2.
7.5 Rutiner för arbetet mot trakasserier och kränkningar 7.5.1 Att kränkningar inte rapporteras in till huvudmannen
Kontroller
Rapportering av kränkningar Mindre avvikelse Hur?
Återkommande information samt löpande uppföljning.
När?
Kontroller Kommentar
Under våren 2017 har riktlinjer och rutiner utarbetats för att stärka och förtydliga processen kring anmälan och utredning av kränkande behandling. Nya rutiner och riktlinjer ska presenteras för kommunens rektorer den 2 maj 2017.
Åtgärder Status Status
Uppföljning av risk sker under 2017 enligt ny
internkontrollplan
Avslutad (enligt plan)
