Delårsrapport Tertial 2 2017
Miljö- och byggnadsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 3
1.1 Prognos MBN ... 3
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.3 Uppföljning av årets förändringar ... 5
1.4 Investeringsprognos ... 5
2 Återsökning av statsbidrag ... 6
3 Åtaganden ... 7
3.1 Ansvarsfull ekonomi ... 7
3.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 7
3.3 Förebyggande insatser och omsorg ... 7
3.4 Miljö och samhällsutveckling ... 8
3.5 Kommunikation ... 8
4 Personal ... 10
5 Uppdrag ... 11
6 Viktiga förändringar ... 12
7 Nya data och resultat ... 13
8 Riskhantering - internkontroll ... 14
8.1 Administration ... 14
8.2 Ekonomi... 14
8.3 Generell ... 15
8.4 Ekonomi... 15
8.5 Personal ... 16
8.6 Handläggningsprocess ... 16
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Prognos MBN
Prognosrapport MBN
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Prognos aug
Budget- avvikelse
Prognos maj
MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMND
Intäkter -17 125 -13 569 79 -23 404 6 279 -20 504
Kostnader 38 862 25 267 65 42 319 -3 457 40 616
Netto (tkr) 21 737 11 698 54 18 915 2 822 20 112
Resultat (tkr) per verksamhetsnivå
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 726 532 73 734 -8 738
Netto (tkr) 726 532 73 734 -8 738
Stab och Kansli
Intäkter -345 -416 121 -624 279 -624
Kostnader 1 861 1 453 78 2 194 -333 2 085
Netto (tkr) 1 516 1 037 68 1 570 -54 1 461
Bygglovsenheten
Intäkter -9 100 -7 825 86 -15 000 5 900 -12 100
Kostnader 18 373 11 922 65 19 907 -1 533 18 816
Netto (tkr) 9 273 4 097 44 4 907 4 367 6 716
Mät- och kartenheten
Intäkter -3 580 -2 595 72 -3 680 100 -3 680
Kostnader 5 951 4 005 67 6 310 -359 6 060
Netto (tkr) 2 371 1 410 59 2 630 -259 2 380
Miljö- och
hälsoskyddsenhet
Intäkter -4 100 -2 733 67 -4 100 0 -4 100
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Prognos aug
Budget- avvikelse
Prognos maj Prel. kostnader-
interna 0 0 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget
Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Miljö- och byggnadsnämnden prognostiserar för år 2017 ett positivt resultat om ca 3 000 tkr jämfört med budget. De skillnader som främst uppkommit sedan tidigare prognos är ökade intäkter för
bygglovsverksamheten.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Riktvärdet visar periodutfallet i förhållande till budget. Riktvärdet gällande perioden för kolumnen Utfall är 66,7%.
Som det meddelats i tidigare rapport beror den stora differensen i riktvärdet för stab och kansli på den ökade intäkten som inkommit från Energimyndigheten till energirådgivningen. Den har gett möjlighet att utöka verksamhetens informationsinsatser vilket även avspeglas i dess kostnader, därför avviker
riktvärdet från perioden.
Differensen i riktvärdet för bygglovsenhetens intäkter beror främst på det ökade inflödet av bygglovsansökningar för stora byggprojekt samt att prognosen nu är säkrare vad gäller kommande bygglov för större byggnationer.
Gällande den tidigare rapporterade differensen för riktvärdet rörande miljö- och hälsoskyddsenhetens intäkter från årsavgifter har den nu periodiserats. De återstående intäkterna är löpande kontrollavgifter vilka kommer faktureras löpande under året.
Prognosbedömning
I prognosen antas att intäkter om totalt 15 000 tkr inkommer till bygglovsenheten. Bedömningen av intäkterna antas relativt säkra. I en känslighetsanalys, där jämförelse görs av mer eller mindre intäkter, bedöms dessa främst komma att öka eftersom enheten för tillfället handlägger flertalet större
byggprojektärenden. Dessa ärenden är, beroende på nämndbeslut och när ansökan är komplett, mer osäkra. Därför prognostiserar bygglovsenheten ytterligare ökade intäkter om 6000-7000 tkr i jämförelse med budget under år 2017. Av försiktighetsskäl redovisas i denna prognos 6000 tkr i ytterligare intäkter vilket ger 15 000 tkr.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde
I rapporteringsområde stab och kansli redovisas intäkter och kostnader utöver budget vilket beror på att de tidigare aviserade ytterligare intäkterna till verksamheten energirådgivning nu redovisas till totalt 624 tkr. Intäkterna har inkommit i form av förhöjt bidrag om 279 tkr från energimyndigheten vilka är avsatta till att förmedla kunskap och driva på utvecklingen mot ett hållbart samhälle inom energi och klimat. Av den anledningen ökar också kostnaderna i samma omfattning som de tillkommande intäkterna.
Bygglovsenheten redovisar ett avsevärt bättre resultat i jämförelse med budget. Verksamheten kan nu se att flertalet större byggprojekt är kompletta och beslutade. I analysen över väntade lovsansökningar under resterande del av året har en jämförelse gjorts mellan tidigare år samt en inventering av lov som kan antas bli klara vilken ger ett antagande om ett större flöde av lovansökningar under detta år, därför
prognostiserar bygglovsenheten ökade intäkter om 6000-7000 tkr under år 2017. Av försiktighetsskäl redovisas i denna prognos 6000 tkr i ytterligare intäkter.
På grund av det ökade antalet inkomna bygglov under året har verksamheten varit i behov av personal och konsulter vilket gör att prognosen för kostnaderna ökar.
Miljö- hälsoskyddsenheten redovisar ökade konsultkostnader i jämförelse med budget. De ökade kostnaderna hänförs främst till införandet av nytt verksamhetssystem.
Eventuell omdisponering av budget
Omdisponering inte aktuell under året.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Inga åtgärder planerade.
1.3 Uppföljning av årets förändringar
Effektiviseringar och optimeringar har identifierats och genomförts
• Avtal med Järfälla kommun är tecknat vilket innebär att mätningsingenjörer kan utföra mätningsarbeten i båda respektive kommuner. Det ger en ökad möjlighet att utjämna arbetstoppar och kan innebära en effektivisering jämfört med att timanställa vid arbetsanhopningar.
• Ett antal skrivare och lapp-tops avvecklats och en print-skrivare har köpts in för att minska konsultkostnader för motsvarande kopieringsarbete.
• Administrativa tjänster köps i högre utsträckning centralt mm.
• En något högre indexhöjning än beräknat gällande bygglovstaxan leder till något högre intäkter.
• Ett arbete kring kartläggning av processer och förbättringar sker. Detta sker även i linje med den befintliga målformuleringen som förvaltningen arbetar efter. Arbetet avser bland annat att utmynna i en effektivare och snabbare handläggning.
1.4 Investeringsprognos
Inga investeringar planeras under året.
Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse
2000 0 2000
2 Återsökning av statsbidrag
Medel t.o.m. augusti 2017 Medel - helårsprognos Myndighet
0 0
0 0
Inte aktuellt för Miljö- och byggnadsnämnden.
3 Åtaganden
Fokusområden:
3.1 Ansvarsfull ekonomi
Nämndens åtaganden
Miljö- och byggnadsnämndens taxor och avgifter ska vara aktuella och anpassade så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras.
Kommentar
En översyn är gjord av miljö- och hälsoskyddsenheten och har medfört en revidering av taxa vilken kommer att behandlas på nämndsammanträde i september. Översyn pågår fortfarande för en eventuell ändring av taxor gällande bygglovsenheten.
Fokusområden:
3.2 Näringsliv och arbetsmarknad
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar
Utbildningsinsatser genomförs för tillfället för att öka förståelsen och servicenivån gentemot kommunens företag. Utbildninginsatsen samordnas av kommunledningskontoret.
Senast 2019 ha länets bästa myndighetsservice inom områdena bygglov, miljö- och hälsoskydd samt livsmedel.
Kommentar
Arbete pågår i flera avseenden för förbättrad myndighetsservice. Genom Information, förbättrade hemsidor, särskilda kontaktpersoner för företag m.m. Förändringar i e-tjänsten har påbörjats och är avhängig tillgång till konsult och genomförandet av eventuella förändringar i tjänsten kommer fortsätta under år 2017.
Fokusområden:
3.3 Förebyggande insatser och omsorg
Kommunövergripande mål:
Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv
Nämndens åtaganden
Tillsyn av enkelt avhjälpta hinder.
Kommentar
Arbetet beräknas bli uppfyllt under hösten år 2017.
Fokusområden:
3.4 Miljö och samhällsutveckling
Kommunövergripande mål:
Arbeta för en god bebyggd miljö
Nämndens åtaganden
Minska avfallet enligt gällande avfallsplan Kommentar
Kontoret deltar med aktiviteter i arbetet med avfallsplanen Öka kännedom om kommunens miljöarbete Kommentar
Kontoret arbetar genom Energirådgivningen arbetar aktivt med rådgivning, informationsmaterial och seminarier till kommunens invånare och organisationer. Arbete sker även genom nämndens informationsplan.
Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar
Kommunens internutbildning planeras för tillkommande personal.
Minska luftföroreningarna i kommunen Kommentar
Buller- och partikelmätningar genomförs regelbundet för att följa upp Trafikverkets åtgärder E4.
Åtgärderna består i anläggning av bullerreducerande asfalt, hastighetssänkning mm. Genom det löpande tillsynsarbetet bidrar nämnden till målet genom ordinarie tillsynsarbete.
Kommunövergripande mål:
Minska utsläppen av växthusgaser
Nämndens åtaganden
Öka informationsinsatser och rådgivningsinsatser inom energirådgivningen.
Kommentar
Energirådgivningen fick år 2017 ökat bidrag från Energimyndigheten. Energirådgivningen kan därför utöka sitt arbete genom att bedriva rådgivning, skapa och skicka informationsmaterial och hålla seminarier till kommunens invånare och organisationer.
Fokusområden:
3.5 Kommunikation
Kommunövergripande mål:
Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling
Nämndens åtaganden
Senast 2019 ha bästa hemsidan inom myndighetsområdena bygglov, miljö- och hälsoskydd och livsmedel.
Kommentar
Konkreta åtgärder i form av införande av ett interaktivt verktyg för beräkning av bygglovskostander pågår. Dessutom genomförs en analys av protokollet från WebServiceAward vilket bland annat ska utmynna i textförbättring av informationstexterna och lättnavigerad hemsida.
Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen.
Nämndens åtaganden Kommentar
Kommunledningskontorets analys gällande invånarnas kommunikationsönskemål vägleder kontorets fortsatta externa kommunikationsarbete. Detta kommer skapa förutsättningar för att på ett bättre sätt tillgodose det sätt som miljö- och byggnadskontoret når kommuninvånarna och deras önskemål om att få information.
4 Personal
Nyckeltal Utfall T2 2016 Utfall T2 2017
Personalomsättning (%) 31,25 % 15,38 %
Sjukfrånvaro i % 1,7 % 1,79 %
Personalomsättningens utfall visar perioden 160901-170831 och har halverats i jämförelse med föregående utfall. Under åren 2015-2016 har länets bygglovsenheter i allmänhet upplevt en hög personalomsättning, Sollentunas bygglovsenhet har också upplevt en högre personalomsättning under dessa år. Under det senaste halvåret har personalomsättningen minskat avsevärt.
Sjukfrånvarons utfall visar perioden 170101-170831 och visar i jämförelse med föregående utfall ingen större differens. Sjukfrånvaron för alla anställda inom Sollentuna kommun visar under perioden ett utfall om 4,72 %.
5 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Kommunledningskontoret får i uppdrag att, i samverkan med miljö- och byggnadskontoret och trafik- och fastighetskontoret, ta fram förslag på kompletterande styrdokument gällande
tillskapande av parkeringar vid nyproduktion. Uppdraget ska återrapporteras till
kommunstyrelsen under 2017 för att det kompletterande styrdokumentet därefter ska kunna fastställas av kommunfullmäktige.
December 2017
En projektgrupp med medlemmar från MBK, TFK och KLK är tillsatt. MBK deltar i arbetet och Stadsbyggnadsavdelningen ansvarar för rapporteringen.
Uppdrag för att möjliggöra ökad byggtakt av hyresrätter
Delrapport ering på KSAU 12 juni 2017
Avstämningar och planering med Sollentunahem sker löpande.
Stadsbyggnadsavdelningen, MBK och TFK deltar i avstämningarna.
6 Viktiga förändringar
Inget att rapportera.
7 Nya data och resultat
Nöjd-kund-index, NKI
NKI- mätningen bedöms utifrån områdena Tillgänglighet, Information, Bemötande, Kompetens, Rättssäkerhet och Effektivitet.
NKI redovisas på en skala mellan 0-100, där 100 är högsta betyg.
Miljö- och hälsoskyddsverksamheten
NKI-mätningen som genomfördes under år 2016 och redovisas år 2017 visar att miljö- och
hälsoskyddsverksamheten har fortsatt högt NKI. Området Miljö-och hälsoskydd når ett NKI på 70 och livsmedelskontrollen når ett resultat på NKI 75 vilket anses högt. Framförallt får serviceområdet
bemötande höga värden och där livsmedelskontrollen når upp till NKI 80, vilket är mycket högt. Några av de kommentarer som framkommit från respondenterna i NKI-undersökningen handlade främst om förslag om att förbättra användarvänligheten och tydligheten på hemsidan. Genom det systematiska
förbättringsarbetet som införs 2017 tillsammans med införande av ett nytt ärendehanteringssystem kommer dessa områden i fokus. Arbetet ska bidra till bättre möjligheter att öka tydligheten för hemsidans besökare så att det ska bli snabbare att hitta den information som eftersöks. Med detta öppnar sig nya möjligheter till att utveckla bättre e-tjänster och effektivisera handläggningsprocessen och på så sätt även öka NKI.
Bygglovsverksamheten
Bygglovsverksamheten redovisar år 2017 ett samlat NKI på 55 vilket är en försämring i jämförelse med tidigare års index vilket då var 57. Det område som visar högst resultat är området Rättssäkerhet NKI 66 medan Effektivitet visar lägst resultat NKI 46. Det lägre resultatet för de övriga serviceområdena under året beror på vakanser och svårigheten att rekrytera kompetent personal, vilket fått som följd att det blivit längre handläggningstid och således tenderat att påverka de övriga serviceområdena. Resultaten visar att bygglovsenheten även behöver förbättra sina övriga områden, bland annat genom att minska
handläggningstiden. Under första delen av år 2017 har personalomsättningen varit normal.
Mät- och kartverksamheten
Mät- och kartverksamheten har en påverkan på NKI men mäts inte som enskild verksamhet inom NKI.
Deras påverkan på NKI ingår i processen för bygglovsverksamheten.
Förbättringsarbete
Under året har ledningsgruppen beslutat om en strategi för att förankra utveckling av kontorets verksamhet vilken bland annat syftar till att skapa ett förbättringsarbete för effektivisera och förenkla processerna inom verksamheterna.
8 Riskhantering - internkontroll
Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens Verksamhetsberättelse 2017.
8.1 Administration
Att det vid representation/kurs/konferensfakturor, inte finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.
Kontroller
Deltagare, syfte och program Ingen avvikelse Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året.
Kommentar
Under år 2016 infördes en ny rutin och med den har kvalitén förbättrats. Av de stickprovskontroller som hittills gjorts i år hittades inga brister.
Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.
När?
Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
En tydlig rutin finns för ansvariga personer.
8.2 Ekonomi
Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende
flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.
När?
2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Inte är aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden.
8.3 Generell
Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.
När?
Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Identifiering klar. Samtliga av miljö- och byggnadskontorets verksamheter kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och jäv.
Rutiner för beslut och utdelning av ärenden, exempelvis gällande bygglov, sker öppet på veckomöten och APT. Dessa möten behandlar bland annat även frågor kring jäv, påverkan av beslut och korruption.
Utbildning för att stävja eventuell påverkan av beslut och kontrollprocess utförs med jämna mellanrum till alla berörda för att hindra korruption och jäv.
8.4 Ekonomi
Underlag/rutin för kundfakturering.
Kontroller
Processen kundfakturering Ingen avvikelse Hur?
Stickprovskontroller och jämförande av underlag från MBN och faktureringsenheten När?
2 gånger under året.
Kommentar
De underlag som jämförts överensstämmer.
Fakturering av fattade avgiftsbeslut.
Kontroller
Kundfakturering Ingen avvikelse
Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året Kommentar
Ingen avvikelse i stickprovskontroller har förekommit.
Kontroller Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året Kommentar
Stickprovskontrollerna visar ingen avvikelse.
8.5 Personal
Bisyssla
Kontroller
Bisysslor Ingen avvikelse
Hur?
Intervju vid nyanställning samt vid utvecklingssamtal.
När?
1 gång under året Kommentar
Enligt rutinerna har frågan om bisyssla ställts i samband med rekrytering och vid årliga
medarbetarsamtal. Anställda har underrättats i kommunens regelverk gällande bisysslor. MBK utför desutom en egen rutin om att ställa frågan om bisyssla till samtliga medarbetare om bisyssla vid en given period varje år. Det görs för att kunna rapportera till nämnd.
8.6 Handläggningsprocess
Rubbad opartiskhet
Kontroller
Säkerställa att rutiner finns så att besluts-
och kontrollprocessen inte påverkas. Ingen avvikelse Hur?
Information om lagar, tillvägagångssätt och bemötande samt hålla en öppen dialog internt om situationer som uppkommit eller kan uppkomma.
När?
Löpande under året.
Kommentar
Se kontroll: "Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)"
