02.1 Bilaga Tertialrapport April (Miljo- och byggnadsnamn (1)

(1)

Tertialrapport April

Miljö- och byggnadsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Driftredovisning MBN ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 3

1.3 Investeringsprognos ... 4

1.4 Riktade budgetmedel ... 4

1.5 Återsökning av statsbidrag ... 4

2 Viktiga förändringar ... 5

3 Nya data och resultat ... 6

4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 7

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 7

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 7

4.3 Näringslivsstrategi ... 7

4.4 Personalpolicy ... 7

5 Mål ... 8

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 8

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 8

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 9

6 Uppdrag ... 11

7 Riskhantering - internkontroll ... 12

7.1 Bisyssla ... 12

7.2 Rubbad opartiskhet ... 12

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning MBN

Prognosrapport 2018 MBN

Budget

2018

Period-

utfall Utfall % Prognos apr

Budget- avvikelse

Prognos mar MILJÖ- OCH

BYGGNADSNÄMND

Intäkter -20 904 -3 587 17 -22 904 2 000 -22 904

Kostnader 44 425 13 262 30 44 372 53 44 219

Netto (tkr) 23 521 9 674 41 21 468 2 053 21 315

PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 766 242 32 790 -24 790

Netto (tkr) 766 242 32 790 -24 790

Stab och Kansli

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 1 553 468 30 1 548 4 1 494

Netto (tkr) 1 553 468 30 1 548 4 1 494

Energirådgivning

Intäkter -624 0 0 -624 0 -624

Kostnader 624 32 5 624 0 624

Netto (tkr) 0 32 0 0 0 0

Bygglovsenheten

Intäkter -12 000 -2 782 23 -14 000 2 000 -14 000

Kostnader 20 550 6 727 33 20 844 -293 20 786

Netto (tkr) 8 550 3 945 46 6 844 1 707 6 786

Mät- och kartenheten

Intäkter -3 680 -952 26 -3 680 0 -3 680

Kostnader 6 502 1 968 30 6 390 111 6 445

Netto (tkr) 2 822 1 016 36 2 710 111 2 765

Miljö- och

hälsoskyddsenhet

Intäkter -4 600 146 -3 -4 600 0 -4 600

Kostnader 14 430 3 819 26 14 176 254 14 080

Netto (tkr) 9 830 3 965 40 9 576 254 9 480

Prel. kostnader-interna 0 6 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

(4)

Helårsprognos jämfört med budget

Miljö- och byggnadsnämnden prognostiserar år 2018 ett positivt totalt nettoutfall om 2 100 tkr i jämförelse med budget. De ökade intäkterna hänförs till bygglovsenheten vilken prognostiserar ökade intäkter om ca 2 000 tkr.

Helårsprognos i jämförelse med föregående prognos Inga större skillnader i jämförelse med föregående prognos.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Riktpunkten för kolumnen Utfall % är 33%. Avvikelse för nämnden som helhet gällande periodutfallet i procent beror på att delar av intäkterna är förskjutna till kommande månader.

Prognosbedömning

Som tidigare rapporterats är bygglovsverksamhetens intäkter till stor del beroende av vilka ansökningar som inkommer och när de sökande kompletterar sina handlingar. Byggaktörerna styr därmed ofta när de vill ha ett beslut om bygglov. Det senare gör det svårt att förutse intäkter under året. Dock har beräkningar gällande utfallets sannolikhet bland annat gjorts utifrån historiska och kända data där ansökningar inkommit. Eventuella vakanser har inte tagits med i prognosen.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde

Bygglovsenheten redovisar något bättre resultat i jämförelse med årets budget. Intäkterna förväntas öka med ca 2 000 tkr.

Miljö- hälsoskyddsenheten redovisar något lägre personalkostnader på grund av vakanser.

Mät- och kartenheten redovisar inte några större förändringar i jämförelse med budget.

Eventuell omdisponering av budget Omdisponering inte aktuellt.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott Inga planerade åtgärder.

1.3 Investeringsprognos

Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse

2 000 0 2 000

1.4 Riktade budgetmedel

Nivåpåverkande förändringar

Budget

2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar

Inspektörer -1 600 -1 740 -140

Ingen större avvikelse.

Avvikelsen bedöms rymmas inom de intäkter som genereras av högre timtaxa.

1.5 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. april 2018 Medel - utfall

- - -

Inte aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden.

(5)

2 Viktiga förändringar

Konjunkturförändringar

Miljö- och byggnadsnämnden följer konjunkturen och upplever en stagnation i byggnationen och i bygglovsansökningar. I det längre perspektivet framgår det även i Boverkets rapport

”Reviderad prognos över behovet av nya bostäder till 2025” att befolkningsökningen i riket kommer att avta från år 2018. Det finns ändå ett uppdämt behov av bostäder i

stockholmsregionen men det finns fortfarande osäkerheter kring lönsamheten av

nybyggnationer av bostäder beroende av hur konjunkturen utvecklas åren efter 2018. Det kan få som följd att bostadsbyggandet avtar framöver och att byggnation minskar inom Sollentuna kommun men ökar i kommuner som är mindre centrala.

Interna förändringar

Under 2017 genomfördes en omfattande processkartläggning över verksamheternas processer.

Syftet var att genomlysa rutiner och hitta ”slöserier”, till exempel väntan, överproduktion, omarbete, överarbete och outnyttjad kreativitet för att öka effektiviteten. Arbetet syftade också till att skapa förståelse för varandras arbetsuppgifter och roller samt att utse förbättringsledare inom enheterna för att skapa engagemang och driva arbetet framåt. Under 2018 har

verksamheterna löpande arbetat med bland annat att ta fram rutiner, mallar och en samsyn över det löpande arbetet, främst inom handläggningen av ärenden.

Organisatoriska förändringar

Kommunens tillsynsuppgifter inom miljöbalkens, livsmedelslagens, alkohollagens m.fl. föreslås övergå till en ny organisation styrd av en gemensam nämnd med Täby och Vaxholms

kommuner.

Det nuvarande okända utfallet av de föreslagna organisationsförändringarna orsakar osäkerhet hos miljö-och hälsoskyddsenhetens medarbetare vilket kan påverka effektiviteten. Förslag finns att verksamhetens tillsynsuppgifter inom miljöbalken och livsmedelslagen m.fl. föreslås övergå till en ny organisation med gemensam nämnd och förvaltning med Täby och Vaxholms

kommuner. Ett annat förslag är att ingå i en sammanslagen samhällsbyggnadsavdelning inom

kommunledningskontoret.

(6)

3 Nya data och resultat

Under maj månad presenteras NKI-undersökningen vilken är en bedömningen av verksamheternas kvalitet utifrån områdena: Tillgänglighet, Information, Bemötande, Kompetens, Rättssäkerhet och Effektivitet. Nedan presenteras en samlad redovisning av områdenas sammanlagda resultat. Tillsammans med omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom verksamhetsområdena vägs erfarenheterna in i kommande arbete med

verksamhetsplanering och budget.

Enligt årets resultat har verksamheternas resultat enligt NKI sjunkit. Resultatet är än så länge nytt och kommer att analyseras inom kort. Anledningen till lägre resultat kan bero på en relativt låg svarsfrekvens samt trög rörlighet vad gäller förändringar i det interna förnyade arbetssättet vilket ska syfta till att styra fokus mot förbättringsarbete inom valda områden inom NKI. Målet är att arbetet ska mynna ut i bättre kvalitet och effektivitet vilket ska ge effekt på NKI-värdena de kommande åren.

NKI redovisas på en skala 0 till 100, där 100 är högsta betyg

(7)

4 Styrdokument för särskild uppföljning

Styrdokument:

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Inventering av enkelt avhjälpta hinder i Häggviks centrum och pendeltågsstationer har gjorts tidigare men arbetet har inte kunnat prioriterats under år 2017 på grund av personalbrist på inspektörssidan.

Arbetet planeras slutföras under år 2018.

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 0

Kommentar Tertial 1 2018

Miljö- och byggnadsnämndens verksamhet är till större delen specialistområden. Av den anledningen har målvärdet satts till noll.

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

För 2018 är det prioriterade utvecklingsområdet inom ramen för strategin för kommunens information gentemot företagen. Arbetet samordnas av kommunledningskontoret.

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 2,05 % 2,02 % 3,14 % 1,7 %

Sjukfrånvaron mäts från 180101-180430. Utfallet för tertialet är i linje med förväntningarna. Under denna period är det av naturliga skäl något högre sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron förväntas minska under vår-, sommar- och höstmånaderna senare under året.

Personalomsättning, extern (%) 27,8 % 15 % 16 % 12 %

Personalomsättningen i tabellen presenteras till skillnad mot sjukfrånvaro på årsbasis under 170501- 180430. Under perioden 180101-180430 var personalomsättningen 2,4%.

HME (hållbart medarbetarengagemang) - 78 -

Ingen data finns tillgänglig. Beslut om ny mätning är inte taget.

(8)

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

5.1.1 Säkra livsmedel

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Antalet meddelade förelägganden till

verksamheter ska minska 37 26 8 35

Kommentar

Ligger i linje med tidigare år och förväntas ligga mellan 26-35 st. Värdet är beroende av att verksamhetsutövarna har en fullgod verksamhet inom livsmedelslagstifningens ramar. Värdet kan inledningsvis öka på grund av nya rutiner i form av tydlighet för när föreläggande ska utfärdas.

Målvärdet baseras på utfall år 2016 eftersom utfallet för år 2017 inte var fastställt vid tillfället då målvärdet beslutades.

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

5.2.1 Bästa hemsidan

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Web Service Index, kategori

Information och service 52 52 60

Kommentar

Under år 2017 har inget index tagits fram eftersom fokus har legat på att bygga upp och implementera processerna för det lean-inspirerade arbetssättet som år 2018 även kommer att innefatta arbetet med hemsidorna. Därför har värdet satts till 52 likt föregående år.

Nämndmål:

5.2.2 Länets bästa myndighetsservice

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Förbättrat Nöjd-Kund-Index (NKI) 64,5 66,6 54 68

(9)

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Kommentar

Varje år utses vilka NKI-kategorier som verksamheterna ska satsa på för att på bästa sätt påverka det totala NKI. I år prioriteras följande områden av verksamheterna:

Mät- och kartverksamheten: Effektivitet och Information

Miljö- och hälsoskyddsverksamheten: Bemötande, Effektivitet och Information Bygglovsverksamheten: Effektivitet, Information och Tillgänglighet

I NKI-resultaten anges enbart bygglovsenheten och miljö- och halsoenheten. Mät- och kartverksamheten arbetar dock internt med specifka NKI-områden men ingår alltså inte i NKI- undersökningen.

Nämndmål:

5.2.3 Minska bullerstörningar

Målet är nytt från år 2018 och gäller enbart miljö- och hälsoverksamheten. Insatserna syftar att stävja buller från spår-, vägtrafik och skolor och har en tidshorisont fram till år 2023. På grund av att målet och indikatorn är nytt samt dess karaktär presenteras ingen fullständig historik eller målvärde. Den förstnämnda indikatorns historik och målvärde kommer presenteras senare under år 2018. Den andra indikatorn "Andelen av Sollentuna kommuns invånare ska uppleva att bullernivån minskar." ges ett målvärde först för år 2020 eftersom mätning görs första gången år 2018 och mäts vart annat år.

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 År 2023 ska antalet skolor som ej

uppfyller kravet på 55 decibel på sina gårdar vara 0

-

Andelen av Sollentuna kommuns invånare ska uppleva att bullernivån minskar

- - -

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

5.3.1 Optimal processtid

2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018 Total gemensam händläggningstid (dgr)

ska minska 159 120 115

(10)

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall T1 2018

Målvärde 2018

Kommentar

Förbättringsarbetet som verksamheterna för tillfället jobbar med förväntas ge kommande positiva utfall i för att nå målvärdet. De totala ärendetiden för tertial 1 för de utvalda områdena är:

Bygglovsansökan 19 dagar

Handläggningstiden för helåret 2017 var 19 dagar. För tillfället pågår ett arbete med att kategorisera ärenden vilket under året bör ge en viss effekt på handläggningstid.

Anmälan bygglov 71 dagar Nyckeltalet är nytt.

Bergvärme 7 dagar

Rutiner och mallar har tagits fram för att underlätta och effektivisera handläggningen av bergvärmepumpar.

Nybyggnadskarta 23 dagar

För leverans av nybyggnadskartor var nyckeltalen 2016 25 dagar och 2017 20 dagar. Utfallet under första tertialet 2018 är 23 dagar men förväntas sjunka efter sommaren. Enheten har under våren haft förändringar i personalgruppen vilket har medfört längre leveranstider än planerat och under mitten av april har enheten blivit komplett till antalet. Enheten är i en rekryteringsprocess och till hösten förväntas ytterligare en kart- och mätningsingenjörstjänst finnas på plats vilket kommer att leda till kortare leveranstider.

(11)

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag för att möjliggöra ökad byggtakt av hyresrätter

Delrapport ering på KSAU 12 juni 2017

Miljö- och byggnadsnämnden har deltagit i den inledande planeringen för att hitta lämpliga fastigheter för blivande bostadsbebyggelsae av hyresrätter.

Fastigheter/projekt har identifieratss som har störst möjligheter att kunna

detaljplaneras och genomföras utifrån en rad aspekter. Aspekter som beaktats är till exempel risker för myndighetskrav och överklaganden vid detaljplaneläggning och bygglovs- och miljöbalksprövningar, och som kan hindra och försvåra planering och genomföranden av byggnation.

(12)

7 Riskhantering - internkontroll

7.1 Bisyssla Orsak

Risker uppkommer i de fall anställd bedriver förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet.

Status Åtgärder

Pågående Intervju och förfrågningsunderlag Kommentar Tertial 1 2018

Enligt rutinerna har frågan om bisyssla ställts i samband med rekrytering och sker vid årliga

medarbetarsamtal. Anställda underrättas löpande om kommunens regelverk gällande bisysslor genom informationsinsatser vid kontors- och enhetsmöten. Under året planeras anställda även skriftligen rapportera om eventuella bisysslor.

7.2 Rubbad opartiskhet Orsak

I en myndighetsutövande roll kan risker uppkomma i form av jäv, mutor, hot och bestickning.

Status Åtgärder

Pågående Informationsinsatser

Rutiner för beslut finns. Bedömningar av ärenden sker öppet på veckomöten. Mötena behandlar bland annat frågor kring jäv, påverkan av beslut och korruption. Utbildning för att stävja eventuell påverkan av beslut och kontrollprocess utförs med jämna mellanrum till alla berörda för att hindra korruption och jäv.