Komma igång med AivoBeställning
AivoBeställning är ett webbaserat beställningssystem som gör det möjligt för dig att beställa måltider och specerier på ett enkelt sätt för en eller flera beställare.
Logga in
För att kunna beställa måste du först logga in i systemet med de inloggningsuppgifter du fått från köket/din leverantör.
1. Fyll i Användarnamn (stora och små bokstäver har betydelse) 2. Fyll i Lösenord (stora och små bokstäver har betydelse)
3. Klicka på knappen Logga in. Har du fyllt i rätt information kommer du till er startsida.
Startsida
I huvudmenyn finner du fem olika val; Meddelande, Beställningar, Matsedel, Rapporter och Hjälp. Vid inloggning kommer du automatiskt till Meddelanden. Där visas de
meddelanden som köket/din leverantör har skrivit till dig som beställare. Du kan inte svara på dessa meddelanden utan måste ta kontakt med köket/din leverantör på annat sätt.
Logga in för att beställa för flera beställare
Har du tillgång till att beställa för flera olika beställare med din inloggning, loggar du in på samma sätt som ovan. Därefter väljer du vilken beställare du vill beställa för/åt i listan som du finner till höger ovanför huvudmenyn.
Beställningar
För att göra en beställning väljer du Beställningar i huvudmenyn. En veckolista kommer då att visas med de beställningslistor du har att välja på.
Aktuellt datum är alltid dagens datum från start och detta kan ändras genom att klicka på datumväljaren längst till höger under huvudmenyn (klicka på kalendern) eller genom att klicka på pilarna till höger och vänster i veckoöversikten.
• Du flyttar fram en vecka genom att klicka på
• Du flyttar bak en vecka genom att klicka på
• Du kan ändra vecka genom att använda kalendern. Tryck på kalendernappen och välj önskad dag eller vecka.
1
I veckoöversikten ser du vilka dagar du kan beställa till för varje beställningslista, vilka dagar som det ligger en beställning på och vilka dagar som du inte kan beställa till. Symbolerna betyder följande:
Det finns inte någon beställning lagd på denna beställningslista denna dag.
Det är inte möjligt att lägga en beställning på denna beställningslista denna dag.
Listan är stängd.
Beställningstiden har gått ut och det är inte möjligt att lägga någon beställning på beställningslistan denna dag.
Det ligger en eller flera beställningar på denna beställningslista denna dag. För mer information klicka på beställningslistan.
Klockan visar att det går att lägga en beställning denna dag fram till ett visst klockslag.
Genom att klicka på informationssymbolen får du information om beställningsstart och beställningstopp för aktuell beställningslista.
Daglista
Med knappen Daglista, får du en översikt på allt som är beställt på alla beställningslistor för valt datum.
Veckolista
Med knappenVeckolista, får du en översikt på allt som är beställt på alla beställningslistor för vald vecka.
Hur man beställer på de olika beställningslistorna
Beställningslistan styr vad du får beställa och på vilket sätt beställningen går till, dvs. vilket beställningsförfarande som är aktuellt. Ditt kök/din leverantör bestämmer både utbud och vilket beställningsförfarande som gäller för respektive lista.
Lägg beställning
Det finns flera sätt att beställa på. Här beskrivs två sätt.
1) Klicka på namnet på den lista du vill beställa ifrån och du kommer in i aktuell vecka.
Det visas en Översikt av vilka beställningar som ligger per dag för listan. Därefter kan du i menyn med veckodagar gå till den dag du vill lägga en beställning.
2) Klicka på datumet för den dag du vill beställa, på aktuell rad som beställningslistan finns på. Då kommer du direkt till den dagen och kan gå vidare med din beställning.
Olika listor har olika beställningsförfaranden. Du ser inte i förväg vilket beställnings- förfarande som gäller för respektive lista, utan det ser du först när du har gått in på en beställningslista.
Idag finns det fem beställningsförfaranden: Specerier, Portioner/Kantin, Individ, Restaurang och Catering.
2
Att beställa: Specerier
Välj datum för din beställning i den lista som gäller för Specerier.
En lista av produkter visas som du kan beställa. Fyll i antal och ändra rad genom att ”tabba”
eller byt rad med muspekaren. Spara din beställning genom att trycka på knappen Spara.
Du har även möjlighet att söka efter en specifik produkt, genom att skriva ett sökord i fältet Sök.
Vill du ändra någonting i din beställning (efter att du har sparat) klicka på knappen Ändra Beställning. Om du skulle skriva in en ändring av din beställning felaktigt kan du återställa hela beställningen genom att trycka på knappen Återställ. Då kommer den gamla
beställningen att visas igen som den var när du senast sparade, men du är fortfarande i ett ändringsbart läge och kan göra eventuella ändringar.
Har du fyllt i din beställning men ångrar dig under tiden, tryck på Avbryt. Då visas den ursprungliga beställningen (ej i ändringsläge).
Vill du redigera en enstaka rad i beställningslistan kan du istället välja Ändra (symbolen med pennan) som visas på den aktuella raden. Ändra din beställning och klicka på Lägg
beställning (symbolen med bocken) för att lägga/spara ändringen.
= Ändra = Lägg beställning = Avbryt
Om du ångrar dig, klicka på Avbryt (symbolen med ett kryss) så återställs beställningen till det ursprungliga.
För att se vad en specifik produkt innehåller och hur den ser ut, kan du klicka på symbolen När du har avslutat din speceribeställning kan du fortsätta att lägga dina beställningar för t.ex. matportioner genom att gå till Välj beställningslista (uppe till höger under
huvudmenyn) och välja med hjälp av listpilen den beställningslista du vill beställa från eller gå till rubriken Beställningar i den blåa raden..
Att beställa: Portioner/kantin
Välj den beställningslista som gäller för Portioner/kantin och välj dag. Klick på knappen Ny beställning.
Till vänster väljer du Produkt (kosttyp), Antal portioner, Energinivå och Konsistens. På knappen Avvikelser kan du välja/ta bort eventuella avvikelser genom att trycka på symbolerna +/-.
På höger sida visas Info och Matsedlar. Info visar måltidens innehåll (och eventuell bild) och Matsedlar visar vilken mat som serveras för kosttyperna aktuellt datum.
3
Om köket/leverantören erbjuder funktionen Måltidsinformation visas en knapp längst ner under fliken Info. Den visar mer detaljerad information om näringsinnehåll och
energifördelning samt aktuella allergener.
Du sparar din beställning genom att trycka på knappen Lägg beställning. Längst ner på sidan ser du alla beställningar som är gjorda för detta tillfälle. Vill du lägga en till beställning fyller du i valen ovan och trycker igen Lägg beställning. När du är klar tryck på knappen Lägg till/Spara och du kommer tillbaka till veckoöversikten för din beställningslista.
I veckoöversikten visas om din beställning har en avvikelse eller kommentar.
+/- = Avvikelse = kommentar
Du kan avbryta en pågående beställning, då sparas inte det du har skrivit och du kommer tillbaka till översikten.
Behöver du ändra eller ta bort en redan lagd beställning går du till översikten och använder symbolerna längst ut till höger för att antingen ändra beställningen eller ta bort delar av beställningen.
Att beställa: Individ
Välj den beställningslista som gäller för Individ och välj dag. Klicka på knappen Ny Beställning.
Välj Produkt (kosttyp). Observera att vid beställning av komponentval måste du klicka i alla komponentval som önskas i måltiden.
Välj också Antal portioner, Energinivå och Konsistens. Möjligheten finns här också att fylla i Namn, Rum och Plats. På knappen Avvikelser kan du välja/ta bort eventuella avvikelser genom att trycka symbolerna +/-.
På höger sida visas Info och Matsedlar. Info visar måltidens innehåll (och eventuell bild) och Matsedlar visar vilken mat som serveras för kosttyperna aktuellt datum.
Om köket/leverantören erbjuder funktionen Måltidsinformation visas en knapp längst ner under fliken Info. Den visar mer detaljerad information om näringsinnehåll och
energifördelning samt aktuella allergener.
Du sparar din beställning genom att trycka på knappen Lägg till/spara. Längst ner på sidan ser du alla beställningar som är gjorda för detta tillfälle. Vill du lägga en till beställning fyller du i valen ovan och trycker igen Lägg till/spara. När du är klar tryck på knappen Stäng och du kommer tillbaka till veckoöversikten för din beställningslista.
I veckoöversikten visas om din beställning har en avvikelse, kommentar eller en beställning med komponentval.
= Komponentval +/- = Avvikelse = kommentar
4
Du kan avbryta en pågående beställning, då sparas inte det du har skrivit och du kommer tillbaka till översikten.
Behöver du ändra eller ta bort en redan lagd beställning går du till översikten och använder symbolerna längst ut till höger för att antingen ändra beställningen eller ta bort delar av beställningen.
Att beställa: Restaurang
Välj den beställningslista som gäller för Restaurang och välj dag.
Välj ur listan med mat/komponenter som finns tillgängliga att beställa i ditt sortiment. Fyll i vilken mängd (dl, l, kg, osv) du önskar beställa av komponenten och byt rad genom att
”tabba” eller byt rad med muspekaren.
Spara din beställning genom att trycka på knappen Spara alternativt tryck på knappen Återställ om du ångrar dig.
Önskar du ändra din beställning efter den är sparad, kan du välja knappen Ändra beställning. Ångrar du ändringen kan du återställa din beställning genom att trycka på knappen Återställ. Då kommer den gamla beställningen att visas, utan gjorda ändringar.
Spara gjorda ändringar genom att trycka på Spara.
Vill du redigera en enstaka rad i beställningslistan kan du istället välja Ändra (symbolen med pennan) som visas på den aktuella raden. Ändra din beställning och klicka på Lägg
beställning (symbolen med bocken) för att lägga/spara ändringen.
= Ändra = Lägg beställning = Avbryt
Om du ångrar dig, klicka på Avbryt (symbolen med ett kryss) så återställs beställningen till det ursprungliga.
Att beställa: Catering
Välj datum för din beställning i den lista som gäller för Catering och tryck på Ny beställning.
En beställningslista kommer upp där rödmarkeda fält är obligatoriska att fylla i;
Beställningsnamn, leveransadress, fakturaadress samt namn och telefonnummer för en kontaktperson. Om man definierat fakturaadress för kunden i Aivo2000 kommer den upp automatisk, annars fyller man i den manuellt. Fyll även i tid för hämtning eller leverans av beställning. Fyll i Övrig information om det är en övergripande kommentar som berör hela beställningen och inte någon enskild beställningsrad/artikel.
5
Alla beställningslistor för catering kommer upp efter varandra. Om beställningsstoppet har inträtt på någon av listorna kan man fortfarande se listan, men det går inte att lägga beställning på den. Fyll i antal och ändra rad genom att ”tabba” eller byt rad med muspekaren. Spara din beställning genom att trycka på knappen Spara. Om du vill se innehållet i en produkt på en beställningslista, trycker du på symbolen
Beställningen kan redigeras eller tas bort. Knappen Kommentarer kommer upp och visas till höger om leveranstiden endast om kommentarer är sparade vid beställning. Knappen Visa beställningsinformation eller knappen som finns till höger om Ny beställning visar en sammanställning av beställningen som kunden kan välja att Skriva ut. Vill du ändra någonting i din beställning (efter att du har sparat) klicka på knappen Ändra. Då kommer beställningslistan fram och du kan göra dina ändringar. Spara beställning eller Avbryt om du vill behålla ursprungliga beställningen.
= Kommentarer
= Visa beställningsinfo = Ändra
= Ta bort
När du har avslutat din cateringbeställning kan du fortsätta att lägga dina beställningar för t.ex. matportioner genom att gå till Beställningar i huvudmenyn och därefter välj den beställningslista du vill beställa från.
Ändring från köket/din leverantör
Observera att ett tal inom parentes betyder att köket/din leverantör ändrat det beställda antalet. 2(1) betyder att du beställde 2 stycken men köket ändrade till 1 styck. Detta innebär att köket kommer att leverera och fakturera 1 styck.
Beställningslistor – Översikt
När man har valt en beställningslista visas en veckomeny där alternativet längst till vänster heter Översikt.
Klickar man på den visas vilka produkter (kosttyper) inklusive avvikelser och komponentval du har beställt och antal per dag för hela veckan. Här finns fyra val, Veckokopiering, Veckobeställning, Visa Matsedel och Daglista.
Funktionen Veckokopiering kan du använda om du har en stående veckobeställning med små förändringar. För mer information gällande kopiering, se avsnittet Kopiering av veckobeställning.
För att se veckans meny, tryck på Visa Matsedel. För att stänga matsedeln tryck på knappen Stäng.
6
Funktionen Veckobeställning är användbar när du vill ha en översikt över en längre period och komplettera till redan lagda beställningar.
För att visa och skriva ut din beställning, tryck på knappen Daglista. Här får du information om vilken beställare och datum beställningen gäller för. Här visas vilka produkter (kosttyper), antal och pris för varje enskild produkt och den totala inköpssumman för den valda
beställningsperioden.
Matsedlar
För att titta på och skriva ut dina matsedlar klicka på Matsedlar. Här har du möjlighet att välja vilken period du vill se, antingen en specifik dag eller en vecka (mån-fre alternativt mån- sön) samt välja layout på matsedeln. Det finns tre layouter att välja mellan, varav den ena varianten visar allergener på matsedeln. Du har också möjlighet att välja om du vill begränsa din matsedel till att endast visa vissa kosttyper alternativt visa alla.
När du gjort klart dina val, tryck på knappen Visa matsedel. Här har du möjlighet att skriva ut din matsedel genom att klicka på knappen Skriv ut.
Rapporter
För att få ut en lista över vad som är beställt, totalt sett under en viss period, kort som lång, klicka på Rapporter. Du får då fram två kalendrar där du har möjlighet att välja datum, från ett datum i vänstra kalendern till ett annat datum i högra kalendern. Du har möjlighet att välja så lång eller kort period du önskar. När du valt ditt önskade intervall, klicka på knappen Generera rapport.
Listan Beställningsstatistik visas. Den information som syns på listan är vilken beställare beställningen gäller för samt den period du valt. Listan är uppdelad på de beställningslistor som det ligger en beställning på under vald period. Där visas vilka produkter (kosttyper), varor, komponentval, antal och pris för varje enskild produkt och den totala inköpssumman för den valda perioden.
Kopiering av dag
Välj beställningslista som du vill kopiera ifrån. Välj dag i kalendern dit du vill kopiera. Om du väljer en dag där det redan ligger en beställning, är funktionen låst det vill säga, knappen Kopiera beställning syns inte. Väljer du en dag då det inte ligger några beställningar är däremot knappen Kopiera beställning synlig. Tryck på knappen Kopiera Beställning. Gå till Kopiera beställningar från. Välj datum i listpilen. Du ser även vilket datum du kopierar till.
Du kan redigera beställningar och ta bort beställningar som du inte vill få med.
Tryck på knappen Kopiera och den nya beställningen syns automatiskt.
Om beställningen innehåller komponentval markeras dessa som rosa i beställningen och måste redigeras eller ändras manuellt. Du kan välja att ta bort eller ändra beställningen och
7
välja de önskade komponentvalen. Tryck på knappen Kopiera och du kommer tillbaka till översikten.
Kopiering av veckobeställning
Välj beställningslista som du vill kopiera ifrån. Välj dag i kalendern dit du vill kopiera. Markera Översikt i veckovyn, då syns knappen Veckokopiering. Gå till Kopiera Beställningar från vecka. Välj vecka som du vill kopiera ifrån i fältet med listpilen. Du ser även till vilken vecka du kopierar till.
Du kan redigera beställningar och ta bort beställningar som du inte vill få med.
Tryck på knappen Kopiera och den nya beställningen syns automatiskt. Om du försöker kopiera en vecka, och det redan ligger en beställning för hela veckan går det inte att kopiera.
Men om det endast ligger en beställning på t.ex. måndag och tisdag görs kopieringen på de övriga dagarna.
Om beställningen innehåller komponentval markeras dessa som rosa i beställningen och måste redigeras eller ändras manuellt. Du kan välja att ta bort eller ändra beställningen och välja de önskade komponentvalen. Tryck på knappen Kopiera och du kommer tillbaka till översikten.
Logga ut
Du loggar ut genom att klicka på Logga ut på högra sida i menyn.
8
