Protokoll PU 2014-04-09 §§ 13-20

(1)

Plats och tid Kommunhuset den 9 april 2014 kl. 08.00-09.50

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Elof Jonsson (C)

Gabriela Bosnjakovic (M)

Övriga deltagande Berit Hallersbo, HR-chef.

Anela Lennartsson, utredningssekr.

Roger Vikström, IT-tekniker § 14

Justerare Gabriela Bosnjakovic

Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 14 april 2014 kl. 15.45

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 13-20

Anela Lennartsson

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Gabriela Bosnjakovic

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Vara kommun, personalutskottet

Sammanträdesdatum 2014-04-09

Datum för anslagets upp-

sättande 2014-04-14 Datum för anslagets

nedtagande 2014-05-05

Förvaringsplats för proto-

kollet Kommunkansliet

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Information om Lagmansgymnasiet ... 2

Diskussion med IT-avdelning avseende digitalt deltagande på fullmäktige, nämnder och utskott ... 3

Utredning - rådens sammanställning och uppdrag inför mandatperioden 2015-2018... 5

Diskussion – arvodesregler för mandatperioden 2015-2018 ... 6

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ... 7

Återkoppling individ och familjeomsorg (IFO) ... 8

Kurser och konferenser ... 9

Övriga frågor ... 10

(3)

PU § 13

Information om Lagmansgymnasiet

Bildningsnämnden har beslutat att gymnasieutbildning i Vara kommer att er- bjudas med Vara kommun som huvudman vad avser antagningar läsåret 2014/2015.

Med bakgrund i detta berättar HR-chef Berit Hallersbo om verksamheten på Lagman, sparkrav från bildningsnämnd, lärartätheten etc.

____________

(4)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Personalutskottet 2014-04-09 3

Utdragsbestyrkande

PU § 14 Dpl 15/2014 Dpl 001

Diskussion med IT-avdelning avseende digi- talt deltagande på fullmäktige, nämnder och utskott

Bakgrund

Kommunstyrelsen har på sitt sammanträde den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun inför nästkom- mande mandatperiod.

I samma beslut gav kommunstyrelsen personalutskottet i uppdrag att bland annat se över arbetsformer för nämnder och styrelser. Detta innebär bland annat att se över möjligheterna till digitalt delatagande på nämnder och full- mäktige.

Beredning

Personalutskottet gav den 7 februari 2014 § 9 förvaltningen i uppdrag att till- sammans med IT-avdelningen inkomma med information till dagens personalutskott avseende kostnader, utrustning och sammanträdeslokaler som möj- liggör digitalt deltagande på sammanträden.

Nedanstående information från IT-avdelningen har personalutskottet tagit del av inför dagens sammanträde:

 Vilken utrustning behövs för att deltagande på sammanträden på distans ska fungera?

Ledamoten behöver ha en fast och pålitlig Internetförbindelse där re- kommendationen är minst 10Mbit/s.

I dagsläget rekommenderar IT-avdelningen en kommundator för att ansluta. Det finns app för att köra på surfplattor men det är inget IT testat. Möjlighet finns även att ansluta med bara webläsare men det in- nebär att användaren ansluter ”anonymt” utan att ange sitt användar- namn.

För att garantera kvalitén på samtalet behöver användaren ha Lync in- stallerad på sin dator samt Lync-certifierad utrustning (webkamera, he- adset). Lync är ett program som används vid videokonferenser.

Sammanträdeslokalen behöver vara utrustad med någon form av ka- mera som visar hela lokalen med alla ledamöter. Även ljudupptagning och högtalare är nödvändiga.

 Vilka sammanträdeslokaler ger den här möjligheten?

I princip behövs ingen lokal ifall alla sitter hemma. Är tanken att digitalt deltagande på sammanträden ska ses som ett komplement till det fysiska sammanträdet måste sammanträdeslokalen anpassas med ljud och bild. Beroende på hur lokalen ser ut kan det vara svårt att få till bild och ljud på ett bra sätt.

(5)

 Kostnad, plattform, bild och ljud för digitala sammanträden?

Kostnaden är svår att beräkna innan man vet vilket/vilka sammanträ- deslokaler som ska möjliggöra digitalt deltagande. Det kan skilja i kostnad beroende på vilken lokal som används till detta.

Ovanstående svar bygger på att kommunen använder Lync som plattform. Ifall Lync inte uppfyller behovet för digitalt deltagande på sammanträden, finns det andra videokonferenslösningar men då kan även priset bli högre.

Personalutskottets behandling

Roger Vikström, IT-tekniker, deltar på dagens personalutskott och svarar på nedanstående frågor:

Vad blir kostnadsbedömningen för detta?

 Kostnaden för installation av utrustning är svår att avgöra i dagsläget eftersom det är en del faktorer som fortfarande inte är bestämda: vilken/vilka lokaler är tänkta att användas för digitala sammanträden, vilken utrustning behöver köpas in etc. Kostnaden kan hamna allt mellan 20 000-75 000 kronor.

Om digitalt deltagande på sammanträden ska möjliggöras även för fullmäktige i fullmäktigesalen på Konserthuset kommer den totala kostnaden bli ännu högre.

Vad är Lync?

 Lync är ett program för videokonferenser som kommunen redan idag har tillgång till. Om man beslutar sig för att använda Lync kommer totalkostnaden bli lägre. Om man däremot beslutar sig för att köpa in nå- got annat program för videokonferenser blir totalkostnaden ännu högre.

Hur kommer digitala möten att fungera i praktiken?

 Den som deltar digitalt syns på en whiteboard och den personen ser på sin dator hela salen och övriga deltagare på sammanträdet.

Personalutskottet anser att om kommunen väljer att möjliggöra digitalt deltagande, kan vara en bra början att en nämnd provar digitalt deltagande och där- efter utvärderar resultatet.

Gabriela Bosnjakovic (M) föreslår att förvaltningen undersöker om det finns andra kommuner som har testat digitala nämndssammanträden. Personalut- skottet ger IT-avdelningen i uppdrag att undersöka om det finns någon kommun som använder digitalt deltagande till sammanträden idag och i sådana fall vad den kommunen anser om detta.

__________

(6)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 15 Dnr 16/2014 Dpl 001

Utredning - rådens sammanställning och uppdrag inför mandatperioden 2015-2018

Beslut

Till personalutskottets sammanträde i maj ger utskottet ordföranden i uppdrag att prata med ordförandena i kommunala rådet för funktionsnedsatta (KRF) och kommunala pensionärsrådet (KPR) och återkomma till personalutskottet med information.

__________

Bakgrund

Kommunstyrelsen har den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun inför nästkommande mandatperiod.

I samma beslut gav kommunstyrelsen personalutskottet i uppdrag att bland annat se över rådens sammansättning och uppdrag inför nästa mandatperiod Personalutskottets behandling

Inför dagens sammanträde har personalutskottet tagit del av en sammanställ- ning över de kommunala råden i Vara kommun.

Gabriela Bosnjakovic (M) sitter som en av kommunens representanter i brotts- förebyggande rådet (BRÅ) och informerar om följande:

 Rådet fungerar bra i sig, man får en lägesrapport över brottssituationen i kommunen. Framöver kommer rådet se över möjligheterna till mer samarbete med Essunga och Grästorp. Även gränserna mellan politi- kernas och tjänstemännens uppgifter och ansvarsområden kommer ses över för att skapa tydligare gränsdragningar.

Elof Jonsson (C) är kommunstyrelsens representant i Folkhälsorådet (FHR) och informerar om följande:

 Folkhälsorådet är en sammankoppling mellan hälso- och sjukvårds- nämnden och kommunen vilket innebär att rådet har en viktig roll. Det fysiska mötet fungerar i stort sett bra. De övergripande folkhälsofrå- gorna kommer folkhälsorådet att fortsätta utveckla och förtydliga.

Innan personalutskottet kan lämna svar till kommunstyrelsen avseende upp- draget att se över rådens sammansättning och uppdrag behöver utskottet ha mer information avseende kommunala rådet för funktionshindrade och kommunala pensionärsrådet. Ordförande Alexandra Gustafsson (S) kommer till nästa personalutskott att prata med ordföranden i dessa råd och återkomma med information till personalutskottet.

_______

(7)

PU § 16 Dnr 14/2014 Dpl 024

Diskussion – arvodesregler för mandatperi- oden 2015-2018

Bakgrund

Kommunens revisorer har genomfört en granskning avseende ersättning för förlorad arbetsförtjänst för förtroendevalda. Revisorerna har behandlat revis- ionsrapporten på sammanträde den 5 september 2013 och därvid beslutat överlämna rapporten till kommunstyrelsen för yttrande.

Kommunstyrelsen har den 7 november 2013 § 99 gett personalutskottet i uppdrag att genomföra en utredning avseende ersättning för förlorad arbetsför- tjänst för förtroendevalda i enighet med HR-chefens yttrande utifrån revisions- rapporten - ersättning för förlorad arbetsförtjänst.

Kommunstyrelsen har även den 27 november 2013 § 131 behandlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun inför nästkommande mandatperiod och i samma beslut gett personalutskottet i uppdrag att bland annat göra en översyn av arvodesreglerna för förtroendevalda inför mandatperioden 2015- 2018.

Personalutskottet diskuterar utredningen om arvodesregler för förtroende- valda. Kommunjurist Maria Westh och HR-chef Berit Hallersbo arbetar med ett nytt förslag på arvodesregler för förtroendevalda 2015-2018.

Eftersom personalutskottet har som mål att på sitt sammanträde den 7 maj föreslå kommunstyrelsen om antagande av nya arvodesregler för kommande mandatperiod behöver utskottet i god tid före ta del av sammanställt förslag på arvodesregler för 2015-2018. Med anledning av detta önskar personalutskottet ta del av förslaget senast i slutet av vecka 17 (ungefär två veckor innan personalutskottet i maj).

Personalutskottet diskuterar pensionsavtal och pensionsregler för förtroende- valda och önskar ha en förtydligande avseende detta framöver.

__________

(8)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 17 Dnr 23/2009 Dnr 026

Det systematiska arbetsmiljöarbetet

Beslut

Personalutskottet överlämnar information från HR-chefen som svar till bild- ningsnämndens framställan.

__________

Bakgrund

Bildningsnämnden har den 11 mars 2014 § 12 beslutat att hemställa till kommunstyrelsen att det systematiska arbetsmiljöarbetet behöver ses över. Bak- grunden till detta är att bildningschefen informerade nämnden om brandsäker- hetsbesiktning som genomförts på Allésskolan. Det fanns då en oro i bild- ningsnämnden att det finns brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Personalutskottet har tagit del av bildningsnämndens hemställan och besvarar ärendet.

Information från HR-chef

HR-chefen Berit Hallersbo informerar att frågeställningen berör två olika aspekter: dels arbetsmiljön och dels det allmänna säkerhetsarbetet, där brand- säkerhetskontroller ingår.

Den nya rutinen för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen innebär att varje avdelning/resultatenhet ska på ett A3-papper fylla i för varje vecka under året:

- Grönt om veckan varit utan tillbud och olycksfall - Gult om det skett ett tillbud under veckan

- Rött och det skett olycksfall under veckan

- Om det skett både tillbud och olycksfall under en vecka så ska marke- ringen vara röd.

Denna rutin för tryggare arbetsmiljö har fungerat bra och setts som positiv av avdelningarna.

När det gäller övrigt säkerhetsarbete såsom brandsäkerhet ingår det inte i denna rutin. Säkerhetsarbetet är i dagsläget en del av kansliavdelningens an- svarsområden men då nuvarande säkerhetssamordnare kommer att gå i pension i maj i år så kommer en mer omfattande översyn av säkerhetsarbetet att göras vid anställande av en ersättare.

Personalutskottet diskuterar ärendet och överlämnar informationen från HR- chefen som svar till bildningsnämden.

__________

(9)

PU § 18

Återkoppling individ och familjeomsorg (IFO)

Personalutskottet gav den 21 augusti 2013 § 16 personalchefen i uppdrag att återkoppla till personalavdelningen avseende arbetssituationen på individ- och familjeomsorgen (IFO).

Personalutskottet får på dagens sammanträde återkoppling om IFO.

__________

(10)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 19

Kurser och konferenser

Beslut

Inget deltagande från personalutskottet.

__________

Kurser

Regeringens strategi för lika rättigheter och möjligheter oavsett sexuell läggning, könidentitet eller könsuttryck

Datum: 24 april 2014 Plats: Stockholm

Anmälan: senast 14 april __________

(11)

PU § 20

Övriga frågor

Nästa personalutskott

Personalutskottets sammanträde i maj kommer att vara i Nästegårdsskolan.

__________