SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum
Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB 2020-04-15
Plats och tid Per videolänk
Beslutande
15 april 2020 kl.10.00 – 12.00
Sture Carlsson, ordförande, Kjell Gustafsson, vice ordförande
Kerstin Alberius Christina Backman Claes Eriksson Petra Kloo Vik Mikael Lidén
Carl Henrik Ohlsson
Övriga
Henrik Lillsjö, tf. konserthuschef/VD,
Ekonom Rebecca Stridsberg Marknadschef Ewa Woldenius
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer
§
24–34 Kerstin Alberius
Ordförande _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare
Mikael Lidén
2
§ 24
Fastställande av dagordning Beslut
Styrelsen fastställer dagordningen enligt utsänt förslag.
____________________________________________________________
§ 25
Föregående mötesprotokoll Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga föregående mötesprotokoll från den 3 april 2020 till handling- arna.
____________________________________________________________
§ 26
VD -rapport Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Henrik Lillsjö informerar. Stängningen av den publika verksamheten gjordes i rätt ögonblick. Alla som kan arbetar nu hemifrån och det råder god anda i personalgruppen och samarbetet flyter bra. Efter- släpande arbete kan fullföljas. Samtidigt pågår framåtsyftande arbete med planering inför hösten. Konserthuset lånar också ut personal till kommunen, bland annat för tillverkning av skyddsvisir, hjälp till kostenheten och till kommunens besöksverksamhet.
VD ingår i kommunens krisledningsgrupp och har själv möten varje vecka med konserthuspersonalen via videolänk.
Hela branschen är i krisläge. Många artister är i akut likviditetsläge, företag varslar och säger upp kulturarbetare. Osäkerhet råder hur statens kultur- krispaket ska fördelas.
I efterföljande överläggningar dryftas frågan om det statliga kulturstödet även kan komma konserthuset till del men troligen är det i huvudsak tänkt för enskilda kulturarbetare, inte till institutioner. Osäkerhet råder.
____________________________________________________________
§ 27
Rapport från möte med regionen kring framtida uppdrag Beslut
Styrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
3 Ärendet
Ordförande Sture Carlsson kommenterar de målförslag. som diskuterats i överläggningar med företrädare för Västra Götalandsregionens (VGR) kul- turnämnd. Vid förra sammanträdet (§ 22) berördes målförslagen översikt- ligt. Till dagens sammanträde fanns en skriftlig sammanfattning av de fyra mål som regionen ser som de viktigaste:
1. Vara konserthus ska stärka sin roll som en nod för konstnärlig ut- veckling inom musiklivet i Västra Götaland
2. Vara konserthus ska stimulera invånares intresse för och utövande av dans och tillgängliggöra danskonsten för fler
3. Vara konserthus ska nå och angå invånare i Västra Götaland och vidga möjligheterna att uppleva en mångfald av scenkonst
4. Vara konserthus ska bidra till regional utveckling och till social, ekonomisk och miljömässig hållbarhet
(Mål nr 4 föreslås vara samma för alla uppdrag).
I efterföljande överläggningar framhålles det positiva att VGR ser Vara Kon- serthus inte bara som en scen utan som en nod för utveckling av musikli- vet. Till de fortsatta diskussionerna hör konserthusets uppdrag med Bohus- läns Big Band och det särskilda dansuppdraget med möjligheten att posit- ionera dansen, inte minst så kallad integrerad dans, som en nationell nod.
__________________________________________________________
§ 28
Riktlinjer för återköp och presentkort Beslut
Styrelsen beslutar att med godkännande lägga policyn till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Henrik Lillsjö presenterar Konserthusets policy för åter- köp och presentkort. Vårens alla föreställningar som ställts in på grund av corid-19 har ökat behovet av klara riktlinjer för återköp och användning av presentkort.
____________________________________________________________
§ 29
Verksamhetsrapport Beslut
Styrelsen beslutar att med godkännande lägga informationen till handling- arna.
____________________________________________________________
4
ÄrendetKonserthuschef/VD Henrik Lillsjö presenterar Konserthusets planerade ar- bete inför hösten. Man räknar med säsongsstart 1 september och att hös- ten blir intensiv med program i princip varje dag. Osäkerhet råder dock om hur länge 50 personers gränsen ska gälla.
Nya residensartister blir Robert Fux och Sara Parkman.
T.f. marknadschef Ewa Woldenius informerar om det intensiva kommuni- kationsarbetet under coronatiden. Biljettkassan har hanterat upp till 100 samtal per dag och person. Arbetet har fokuserat på förbättring av hemsi- dan, större aktivitet på sociala medier, registervård, trycksaksupphandling mm.
____________________________________________________________
§ 30
Ekonomirapport februari 2020 Beslut
Styrelsen beslutar att lägga rapporten till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Henrik Lillsjö presenterar resultatrapporten för februari, som i stort ligger i paritet med budget. Ännu syns inte någon coronaeffekt.
Styrelsen tog beslut att stänga den publika verksamheten den 17 mars (§
16).
____________________________________________________________
§ 31
Ekonomiska scenarier 2020 Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna förslag till reviderad budget för 2020,
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Henrik Lillsjö och ekonom Rebecca Stridsberg informe- rar om det aktuella ekonomiska läget. Förutsättningarna har drastiskt för- ändrats och kräver ändring av den antagna budgeten för 2020. Från ett överskott på 200 tkr går verksamheten mot ett underskott på 1 077 tkr. Stor osäkerhet råder. Förslaget till reviderad budget finns i Budget 2021 (se § 32).
I efterföljande överläggningar betonades att Vara Konserthus som aktiebo- lag har att förhålla sig till aktiebolagslagens bestämmelser om kontrollba- lansräkning.
Vidare framhölls vikten av att kunna särskilja coronaeffekter i kommande ekonomiska rapporter.
5
§ 32
Budget 2021 Beslut
Styrelsen beslutar att godkänna förslag till budget för 2021
att uppdra åt presidiet att göra redaktionella ändringar i enlighet med över- läggningarna, samt
att uppdra åt ordföranden att komplettera med missivskrivelse till kommu- nen.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Henrik Lillsjö föredrar utsänt förslag till Budget 2021, som präglas av stor osäkerhet på grund av Coronapandemins fortsatta ef- fekter på samhället och branschen.
____________________________________________________________
§ 33
Personalrapport Beslut
Styrelsen uttrycker sitt stöd för och sin uppskattning av personalen och läg- ger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Henrik Lillsjö informerar och vill framföra ett stort tack till personalen för allt det arbete som utförs under denna tunga och förvir- rade tid.
_____________________________________________________________
§ 34
Övriga frågor
Informeras om att konserthusets vänförening har påbörjat sin verksamhet men pandemiläget hindrar medlemsmöten.
