Delårsrapport Augusti
Vård- och omsorgsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 4
1.1 Driftredovisning VON ... 4
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 5
1.3 Prognos och kommentar volymer ... 8
1.4 Investeringsprognos ... 9
1.5 Riktade budgetmedel ... 9
1.6 Återsökning av statsbidrag ... 9
2 Viktiga förändringar ... 10
3 Nya data och resultat ... 11
4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 12
4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 12
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 12
4.3 Näringslivsstrategi ... 13
4.4 Personalpolicy ... 13
5 Mål ... 15
5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 15
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 16
5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 17
6 Uppdrag ... 20
7 Riskhantering - internkontroll ... 21
7.1 Säkerställa att jäv inte förekommer vid handläggning ... 21
7.2 Säkerställa ändamålsenlig målnedbrytning av nämndmål på avdelningsnivå .. 21
7.3 Säkerställa att handläggningstider inte överskrider 6 månader (med anledning av kommande förvaltningslag) ... 21
7.4 Säkerställa att kunder som står i gränslandet mellan SoL och LSS får sina behov tillfredsställda ... 22
7.5 Säkerställa att utredningsprocessen inte skiljer sig mellan biståndshandläggare ... 22
7.6 Säkerställa att utförare ger god vård- och omsorg ... 23
7.7 Säkerställa att rätt personer får tillgång till information i våra verksamhetssystem ... 23
7.8 Säkerställa att rätt ersättning betalas ut till utförarna ... 23
Bilagor
Bilaga 1: Bilaga 1 till tertialrapport augusti 2018
Bilaga 2: Bilaga 2 till tertialrapport augusti 2018
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Driftredovisning VON
Prognosrapport 2018 VON
Budget
2018
Period-
utfall Utfall % Prognos aug
Budget- avvikelse
Prognos apr VÅRD- OCH
OMSORGSNÄMNDEN (VON)
INTÄKTER -216 961 -128 046 59 -174 889 -42 071 -175 153
KOSTNADER 1 151 75
0 737 929 64 1 091 13
2 60 618 1 115 64 1
NETTO (tkr) 934 789 609 882 65 916 242 18 547 940 488
VON
SAMHÄLLSUPPDRAGET
Intäkter -123 390 -83 547 68 -122 492 -898 -122 098
Kostnader 1 058 17
9 692 415 65 1 037 34
8 20 831 1 061 08 7
Netto (tkr) 934 789 608 867 65 914 856 19 933 938 989
PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 1 634 793 49 1 458 176 1 634
Netto (tkr) 1 634 793 49 1 458 176 1 634
Vård- och omsorgskontoret
Intäkter 0 -145 0 -61 61 0
Kostnader 26 487 16 197 61 25 568 919 26 487
Netto ( tkr) 26 487 16 052 61 25 507 980 26 487
Åtgärdsplan
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader -5 000 0 0 0 -5 000 0
Netto (tkr) -5 000 0 0 0 -5 000 0
Äldreomsorg
Intäkter -100 865 -68 434 68 -100 935 70 -100 865
Kostnader 628 593 410 677 65 605 545 23 048 626 860
Netto (tkr) 527 728 342 243 65 504 610 23 118 525 995
Funktionshinder SOL
Intäkter -3 700 -2 959 80 -4 230 530 -3 700
Kostnader 52 908 35 749 68 56 230 -3 323 56 893
Netto (tkr) 49 208 32 790 67 52 000 -2 793 53 193
Funktionshinder LSS
Intäkter -18 825 -12 009 64 -17 265 -1 559 -17 533
Kostnader 353 558 228 994 65 348 546 5 012 349 213
Netto (tkr) 334 733 216 984 65 331 280 3 452 331 680
Prel. kostnader-interna 0 6 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0
Budget 2018
Period-
utfall Utfall % Prognos aug
Budget- avvikelse
Prognos apr VON Produktion
Intäkter -93 571 -44 499 48 -52 398 -41 173 -53 055
Kostnader 93 571 45 514 49 53 784 39 787 54 554
Netto 0 1 015 0 1 386 -1 386 1 499
Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Vård- och omsorgsnämndens ram för 2018 är 934,8 miljoner kronor. Därutöver har vård- och omsorgsnämnden ett accepterat underskott på 5,0 miljoner kronor vilket gör att nämnden totalt har 939,8 miljoner kronor till förfogande.
Helårsprognosen för vård- och omsorgsnämndens samhällsuppdrag per augusti 2018 (T2) bedöms uppgå till 914,9 miljoner kronor, 24,1 miljoner kronor bättre än prognosen för april (T1), vilket indikerar en nettokostnad under beslutad ram. För vård- och omsorgsnämnden totalt inklusive produktionsuppdraget bedöms helårsprognosen uppgå till 916,2 miljoner kronor. I prognosen har hänsyn tagits till effekter av nämndens beslut med anledning av åtgärdsplanen samt KFs beslut om hyressänkning. Kommunens nya fastighetsbolag, Sollentuna
kommunfastigheter AB, är nu tillskapat och prognosen för T2 har därför tagit hänsyn till KFs beslut om en hyressänkning med 12,0 miljoner kronor avseende hyresavtal med kommunala fastighetsägare vilket förklarar en stor del av prognosförbättringen.
Prognosen för äldreomsorgen har förbättrats med 21,4 miljoner kronor jämfört med T1 och ligger nu 23,1 miljoner kronor under budget. Prognosförbättringen avser främst 12 miljoner kronor avseende sänkta hyreskostnader samt cirka 10 miljoner i sänkta kostnader för hemtjänst och särskilt boende för äldre (säbo).
För området funktionshinder SoL har prognosen förbättrats med 1,2 miljoner kronor jämfört med T1 samtidigt som prognosen fortfarande ligger 2,8 miljoner kronor över budget. Det är främst bedömningen om ökade kostnader inom SoL-boende om förklarar avvikelsen mot budget.
För funktionshinder LSS har prognosen förbättrats med 0,4 miljoner kronor jämfört med T1 och ligger nu 3,5 miljoner kronor under budget. Det är främst inom daglig verksamhet som
kostnadsutvecklingen bedöms mer gynnsam än tidigare.
För produktionsuppdraget, SOLOM Produktion, är helårsprognosen per augusti ett underskott på 1,4 miljoner kronor jämfört med 1,5 miljoner kronor i T1. I denna prognos har hänsyn tagits till planerade verksamhetsövergångar från SOLOM Produktion till AB SOLOM. Omsättningen i SOLOM Produktion bedöms minska under 2018 till den del AB SOLOM får tillstånd att driva verksamhet. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har nu avslutat sin prövning av berörda enheter och de sista enheterna som beviljats tillstånd övergår per 1 september till AB SOLOM.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Nettoutfallet för perioden uppgår till 608,9 miljoner kronor exklusive produktionsuppdraget vilket innebär att 65 % av årsbudget har ianspråktagits jämfört med periodens riktvärde på 67 %. Helårsprognosen för VON samhällsuppdraget överensstämmer tämligen väl med en linjär utveckling utifrån utfallet i augusti. För produktionsuppdraget, SOLOM Produktion, är det ackumulerade utfallet i augusti högre än vad helårsprognosen indikerar vilket beror på att ett flertal verksamheter övergår till SOLOM AB under året.
I prognosen har hänsyn tagits till att budgeten är linjär samtidigt som årets första åtta månader innehåller färre dagar än årssnittet samt att OPI-uppräkningarna för 2018 till största delen fick genomslag från 1 april.
Prognosbedömning
Införandet av ett nytt arbetssätt som en följd av Lagen om samverkan om utskrivningsklara från sluten hälso- och sjukvård har försenats på grund av brister i stödjande IT-system hos
Landstinget och det är oklart när det nya arbetssättet kan komma igång. Då det nya arbetssättet initialt bedöms ha en kostnadsdrivande effekt inom hemtjänsten finns en prognososäkerhet kring hur kostnaden för hemtjänst kan komma att utvecklas under hösten. När det gäller särskilt boende har volymerna minskat jämfört med april vilket avviker från tidigare bedömning om en svagt ökande trend. Erfarenhet visar att det finns en stor variation när det gäller
omsorgsbehoven och det finns risk för att den hittills gynnsamma volymutvecklingen kan komma att brytas när höstens mörker faller och halka inträder. En ytterligare risk i prognosen avser bedömningen om 12,0 miljoner kronor i sänkta hyreskostnader då fastighetsbolagets styrelse ännu inte formellt beslutat om denna hyresjustering.
Inom funktionshinder SoL finns stora variationer i dygnskostnaden för boende och kostnaden för en tillkommande enskild individ kan överstiga 3 miljoner kronor per år vilket ger en risk i prognosbedömningen.
För funktionshinder LSS finns en viss risk för att volymerna inom boende med särskild service kan komma att öka då det idag finns ett antal individer som inte flyttat hemifrån även om de uppnått en ålder då detta kan vara aktuellt. Snittpriserna för bostad med särskild service kan komma att öka då det finns indikationer på att vårdtyngden ökar då flera kunder fått
tillkommande psykisk problematik. För personlig assistans finns en risk att nya ärenden är tyngre än vad som beaktats i budget varför kostnaden för personlig assistans kan komma att öka ytterligare under året.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Nämnd
För nämnden lämnas en prognos något under budget.
Vård- och omsorgskontoret
För vård- och omsorgskontoret ligger prognosen 1,0 miljoner kronor under budget och föregående prognos. Det är främst förvaltningsledning och ekonomiavdelning som bidrar till prognosförbättringen. I prognosen har hänsyn tagits till att personalkostnaden beräknas öka i takt med att vakanser tillsätts medan kostnaden för konsulter bedöms minska. Delar av
kostnaden för IT-system fördelas från och med 2018 ut på myndighetsavdelningarna. Prognosen har också beaktat kostnader för införandet av digitala lås för kunder som har
hemtjänst/trygghetslarm. Syftet med införandet är att underlätta nyckelhanteringen för såväl kunder som utförare, minska restider för hemtjänstutförare och öka tryggheten. Utöver
satsningen på digitala lås kommer ytterligare satsningar på välfärdsteknik att genomföras under hösten kopplat till de stimulansmedel vård- och omsorgsnämnden rekvirerat från staten.
Äldreomsorg
För området äldreomsorg har prognosen förbättrats med 21,4 miljoner kronor jämfört med föregående prognos med hänsyn taget till hyreskostnader, löneökningar inom
myndighetsutövningen, volymer och nya priser. Prognosförbättringen avser främst säbo och hemtjänst 65+.
Totalt antal kunder 65+ med verkställda beslut enligt SoL är per sista augusti 1 910 individer vilket är en ökning med 26 verkställda beslut jämfört med T1. Ökningen avser främst beslut om hemtjänst. Antalet verkställda beslut om särskilt boende har minskat med 4 stycken jämfört med april och per augusti är 18 platser inom LOU-boenden tomma vilket sammantaget gör att säbo avviker från tidigare bedömning om en svagt ökande trend. Den gynnsamma
volymutvecklingen bidrar till att prognosen för säbo har förbättrats med drygt 6 miljoner kronor jämfört med T1. Antalet verkställda beslut om korttidsboende har minskat med 4 stycken jämfört med april. Totalt förfogar nu nämnden över 23 korttidsplatser då platser på Soltorp och Nytorp omvandlats till permanenta platser. Det har funnits tomma platser även inom
korttidsboende men nämnden har lyckats sälja en del av ledig kapacitet till andra kommuner, vilket bidragit positivt till resultatet.
Antalet ersatta hemtjänsttimmar 65+ var i augusti 33 677 timmar vilket ger ett dagssnitt på
1 086 tim/dag. Dagssnittet för hemtjänsten fortsätter således att ha en gynnsam utveckling. Med anledning av den nya Lagen (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (LUS) planerades ett nytt arbetssätt gällande vårdplaneringen av patienter i
slutenvården införas efter sommaren. Infasningen av detta nya arbetssätt medför en risk för att antalet ersatta hemtjänsttimmar kan komma att öka. Införandet av det nya arbetssättet för vårdplanering har dock försenats på grund av brister i stödjande IT-system hos Landstinget. Den gynnsamma trenden för antalet ersatta hemtjänsttimmar i kombination med att införandet av den nya vårdplaneringsprocessen är försenad gör att prognosen för hemtjänst har förbättrats med 4,8 miljoner kronor jämfört med T1.
Kostnaden för myndighetsutövning SoL bedöms öka något, både avseende personalkostnader och konsultkostnader. Detta förklaras till del av att biståndshandläggare enligt ett
kommunövergripande beslut varit en prioriterad yrkesgrupp i lönerevisionen för 2018 och till del av att rekryteringsläget är utmanande vilket medför ökade kostnader för konsulter. Det nya arbetssättet för vårdplanering kan komma att innebära behov av ökad personalbemanning.
Funktionshinder SoL
För området funktionshinder SoL har prognosen förbättrats med 1,2 miljoner kronor jämfört med T1 samtidigt som prognosen fortfarande ligger 2,8 miljoner kronor över budget. Det är främst bedömningen om ökade kostnader inom SoL-boende om förklarar avvikelsen mot budget. Inom området funktionshinder SoL ökar volymerna och snittpriserna och därmed kostnaderna jämfört med tidigare år. Särskilt påvisar volymerna inom SoL-boende en ökande trend. För SoL-boenden ökar även snittkostnaden per dygn kopplat till ökad vårdtyngd. Till stor del beror volym- och kostnadsökningarna inom funktionshinder SoL på svårigheter att
verkställa beslut inom LSS för vissa kunder med komplexa behov. Ett arbete pågår med att finna lämpliga insatser enligt LSS för några av dessa kunder och två personer med SoL-boende har kunnat flytta in på LSS-boende efter sommaren. Samtidigt har det tillkommit några nya personer som har bott på servicebostad enligt LSS i kommunen men inte fått sina behov tillgodosedda där. Komplexiteten i personernas behov kräver kompetens både inom LSS och psykiatri vilket fått till följd att de haft behov av placering på SOL-boenden där personalen har ändamålsenlig kompetens. Antalet ersatta hemtjänsttimmar under 65 år utfaller för april på 2 226 timmar och vilket är 253 timmar lägre än vi T1.
Funktionshinder LSS
För funktionshinder LSS har prognosen förbättrats med 0,4 miljoner kronor jämfört med T1 och ligger nu 3,5 miljoner kronor under budget. Det är främst inom daglig verksamhet som
kostnadsutvecklingen bedöms mer gynnsam än tidigare.
Det totala antalet verkställda insatser enligt LSS är 754 stycken per 1 augusti jämfört med 736 st per 1 april och har därmed ökat jämfört med föregående månader. De insatser som har ökat i antal är främst avlösarservice, korttidsvistelse, kontaktperson och ledsagarservice. Dessa insatser är av mindre omfattande karaktär. Avlösarservice och korttidsvistelse är insatser som ofta ges till barn och ungdomar. Ökningen av dessa insatser beror på att fler barn och ungdomar har behov av insatser. Det är troligt att de kommer behöva fler och mer omfattande insatser i framtiden vilket kommer kunna leda till ökade kostnader.
Insatserna daglig verksamhet, bostad med särskild service för barn och vuxna samt personlig assistans har legat på en stabil nivå sedan T1. Dessa insatser är av mer omfattande karaktär och således mer kostnadsdrivande. Kontoret arbetar aktivt med att kunderna har aktuella beslut och att löpande säkerställa följsamhet till rättspraxis. Inom daglig verksamhet har snittpriserna haft en gynnsam trend vilket bidragit positivt till prognosen och bedömningen är att snittpriserna kan gå ner ytterligare. Habiliteringsersättningen har höjts tillfälligt från 7 kr/tim till 8 kr/tim från och med 1 juni och året ut till en merkostnad på cirka 0,2 miljoner kronor, vilket kommer att
finansieras med statsbidrag. Förutsättningarna för att åter sänka dessa ersättningar när
statsbidragen upphör är för tillfället oklart. För bostad med särskild service ser vi tecken på att snittkostnaden kan komma att öka vilket skulle försämra det ekonomiska utfallet.
I lokalrevisionen som nyligen genomförts framgår att det de närmaste fem åren kommer
behövas platser motsvarande ett LSS-boende årligen vilket kommer innebära ökat antal insatser
inom bostad med särskild service och även inom daglig verksamhet, vilket är starkt kostnadsdrivande.
Kostnaden för turbundna resor har haft en starkt ökande trend senaste året men det finns tecken på att kostnadsutvecklingen har bromsat upp de senaste månaderna. Kontoret arbetar med att stärka samverkan med berörd leverantör av turbundna resor för att få till en bättre samordning av resorna. Flera individer har idag långa resor, utanför kommunen, till sin korttidstillsyn.
Diskussioner med berörda utförare av korttidstillsyn har därför inletts för att se över möjligheten att få till stånd en mer gynnsam geografisk placering av verksamheterna inom korttidstillsyn.
Kostnaden för myndighetsutövning LSS bedöms öka något, både avseende personalkostnader och konsultkostnader. Detta förklaras till del av att biståndshandläggare enligt
kommunövergripande beslut varit en prioriterad yrkesgrupp i lönerevisionen för 2018 och till del av att rekryteringsläget är utmanande vilket medför ökade kostnader för konsulter.
Eventuell omdisponering av budget
Ingen omdisponering föreligger för vård- och omsorgsnämnden.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Vård- och omsorgsnämnden fortsätter arbetet med den åtgärdsplan som godkändes av
kommunstyrelsen 2016-06-07. För 2018 bedöms merparten av besluten enligt åtgärdsplanen ge helårseffekt. Nämnden fortsätter sitt arbete att säkerställa en god ekonomisk hushållning inom de områden som har definierats i åtgärdsplanen.
1.3 Prognos och kommentar volymer 1.3.1 Vård- och omsorgsnämnden
Volymtal Volymbudget
2018 Prognos 2018 Avvikelse
Äldreomsorg - antal brukare Antal Antal Antal
Särskilt boende 535 493 -42
Korttidsboende inkl rehab 51 34 -17
Hemtjänst ord.boende 1 281 1 351 +70
Dagverksamhet 78 73 -5
Summa 1 946 1 951 6
Volymtal (gemensamt budget snittpris 423,4)
Volymbudget
2018 Prognos 2018 Avvikelse
LSS-verksamhet - antal insatser Antal Antal Antal
Personlig assistans 23 29 +6
Ledsagarservice 70 68 -2
Kontaktperson 87 80 -7
Avlösarservice 39 55 +16
Korttidsvistelse 61 64 +3
Korttidstillsyn 48 52 +4
Boende, barn i boende med särskild
service 5 5 0
Boende, barn i familjehem 0 0 0
Boende, vuxna i boende med särskild
service 163 159 -4
Daglig verksamhet, personkrets 1 och 2 257 242 -15
Summa 753 754 1
Sammantaget prognostiseras ökade volymer 2018 med plus 6 stycken för äldreomsorgen respektive plus 1 för LSS-verksamheten.
1.4 Investeringsprognos
Planerade investeringar bedöms i nuläget utfalla med 1 500 tkr för år 2018.
Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse
710 3 700 1 500 -2 200
1.5 Riktade budgetmedel
Nivåpåverkande förändringar
Budget
2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar
Uppräkning avtal -12 000 -12 000 0 Ännu ej bokförd
Sänkning hyror 12 000 -12 000 0 Ännu ej bokförd
1.6 Återsökning av statsbidrag
Myndighet Medel t.o.m. augusti 2018 Medel - utfall
Migrationsverket 930 930
2 Viktiga förändringar
Stimulansmedel välfärdsteknik
Socialstyrelsen ska på regeringens uppdrag fördela 350 mkr till kommunerna under 2018 för investeringar i välfärdsteknik i omsorgen. Syftet med stimulansmedlen är att göra det möjligt för kommunerna att öka investeringstakten av välfärdsteknik i verksamheter inom kommunal hälso- och sjukvård, vård och omsorg samt hjälpmedelsområdet. Vård- och omsorgsnämnden har rekvirerat stimulansmedlen från Socialstyrelsen och har för avsikt att använda det till väldefinierade insatser. Det ger bättre förutsättningarna för vård- och omsorgsnämnden att öka kunskapen om och sprida användningen av välfärdsteknik. Det belopp som finns tillgängligt för kommunen, 1 888 012 kr. En del av pengarna ska användas av socialnämnden, eftersom även socialpsykiatrin omfattas av medlen.
Kvalitetsbrister i verksamhet
Under våren upptäcktes stora kvalitetsbrister vid en av kommunens gruppbostäder. Vid vård- och omsorgsnämndens sammanträde i juni fick kontoret därför ett särskilt uppdrag att under hela sommaren göra oanmälda uppföljningar på enheten för att ge nämnden ett beslutsunderlag inför beslut om den fortsatta driften på nämndens sammanträde i september.
3 Nya data och resultat
Uppföljning av synpunkter och klagomål, missförhållanden/risk för missförhållanden samt egenkontroller
Vård- och omsorgskontoret följer upp verksamheterna halvårsvis via en webbenkät.
Webbenkäten innehåller frågor kring synpunkter och klagomål, missförhållanden/risk för missförhållanden samt egenkontroller. Uppföljningen omfattar hemtjänst, särskilt boende, dagverksamhet, bostad med särskild service, daglig verksamhet, korttidsvistelse, korttidstillsyn, ledsagarservice, avlösarservice samt boendestöd. Avseende särskilt boende för äldre, bostad med särskild service och daglig verksamhet har kontoret även följt upp verksamheternas arbete med egenkontroller. Uppföljningen har genomförts som en enkätundersökning.
Kvalitetsstrategerna följer upp verksamheternas svar i samband med uppföljningsbesök.
Rapporten kommer att presenteras för vård- och omsorgsnämnden på sammanträdet 2018-09- 25.
4 Styrdokument för särskild uppföljning
Styrdokument:
4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin
Sollentuna kommuns trygghets - och säkerhetsstrategi pekar ut tre områden som ska prioriteras under mandatperioden 2014 - 2018. Dessa är (i) brottsförebyggande verksamhet, (ii) social verksamhet och (iii) trygga utemiljöer. Under (i) står att de insatser som utförs av olika ideella organisationer ska främjas både genom ett ekonomiskt stöd och genom samverkan. Vård - och omsorgsnämnden samarbetar med Grannsamverkan sbilen. Bilen grundar sig på ett samarbete mellan polisen, kommunen och ideella. Frivilliga pensionärer ska observera och rapportera destruktiv verksamhet genom att köra och fotpatrullera i kommunen. Syftet är att störa destruktiv verksamhet som till exemp el inbrott, skadegörelse och klotter samt att vara trygghetspersoner för både vuxna och ungdomar. Grannsamverkansbilen erbjuder även de äldre som bor på särskilda boenden att åka med utan kostnad. Det ger de äldre en möjlighet att se och uppleva kommunen.
2018 - 03 - 20 gav vård - och omsorgsnämnden kontoret i uppdrag att inrätta en samverkan med brandkåren Attunda i syfte att öka säkerheten hos äldre. Som en del i uppdraget har vård - och omsorgskontorets anhörigkonsulent upprättat ett samarbete kring de förebyg gande hembesöken för personer över 85 år. Syftet med samarbetet är att förebygga olyckor och identifiera risker i den äldres hem. Under hembesöken fyller anhörigkonsulent, tillsammans med den äldre, i en checklista från brandkåren Attunda. Checklistan inne håller frågor kring hur brandsäkerheten ser ut i hemmet och hur den äldre skulle agera vid brand. Efter hembesöket lämnas checklistan in till brandkåren Attunda och om ett riskfyllt hem identifieras så erbjuder anhörigkonsulenten att göra ett återbesök hos den äldre tillsammans med brandkåren.
Styrdokument:
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Vård - och omsorgsnämnden arbetar med integrationsfrågor på flera olika sätt. För det första så har cheferna för myndighetsavdelningarna löpande avstämningar kring i ntegration med kommunens integrationssamordnare. För det andra så har kontoret en beredskap för att ingå i ett samverkansråd för kvotflyktingar med stora omvårdnadsbehov. För det tredje arbetar kontoret kontinuerligt med integrationsaspekten vid bedömning av en kunds individuella behov.
Slutligen, som en del i kommunens övergripande mål om 25 instegsjobb i verksamheterna under 2018, så har vård - och omsorgsnämnden som målsättning att erbjuda en så kallad extratjänst för nyanlända på vård - och omsorgskontore t. Syftet med extratjänster, som finansieras via
Arbetsförmedlingen, är att stimulera anställningar av personer som är nya i Sverige. Vård - och omsorgskontoret har under våren gjort en kartläggning över möjliga arbetsuppgifter för en
extratjänst. Kartläggn ingen kommer användas som underlag för att identifiera möjliga kandidater och en intervju är inbokad till den 2 oktober.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända - 0 0 1
Styrdokument:
4.3 Näringslivsstrategi
Sollentuna kommuns näringslivsstrategi utgår ifrån fyra områden. Dessa är (i) stadsutveckling, (ii) infrastruktur, (iii) samarbete mellan skola, näringsliv och andra aktörer och (iv) kommunikation, dialog, service och bemötande. Det område som är mest relevant för vård - och omsorgsnämnden är det sistnämnda.
Området består av tre delar. För det första så ska kommunen vara lättill g änglig, erbjuda dia log, god service och bra bemötande. Vård - och omsorgsnämnden arbetar kontinuerligt med dialogmöten och nätverksträffar med utförare. Vård - och omsorgskontoret kommer under hösten även att delta i en kommunövergripande utbildningsinsats för att förbättra se rvice och bemötande. Den består av en föreläsning som är obligatorisk för alla anställda samt en fördjupad workshop med fokus på att förbättra den skriftliga dialogen med företagen i Sollentuna.
För det andra så ska kommunen anpassa upphandlingarna så att även små och medelstora aktörer kan delta. Vård - och omsorgsnämnden arbetar med den frågan genom att så långt det är möjligt dela upp upphandlingarna så att medelstora och små företag inte behöver lägga anbud på fler än en verksamhet. Ett exempel på detta är att nämnden planerar att upphandlingarna av driften av Rådans äldreboende och Lenalundsgården kommer annonseras separat i november.
Slutligen så ska arbete ske för att aktivt marknadsföra kommunen. Vård - och omsorgsnämnden har under året arbetat med mar knadsföring genom så kallad tidig dialog. Utförarna har bjudits in till dialogmöten för att kommunen ska få ta del av utförarnas tankar kring hur kommunen kan ge goda förutsättningar för utförarna. Vid revidering av upphandlingsdokumentet för boendestöd ha r
kommunen kontaktat utförare som inte är etablerade i Sollentuna, men i närliggande kommuner och bjudit in till dialog kring vad som skulle krävas för att utförarna ska etablera sig i kommunen.
Svenskt näringsliv har under 2018 granskat företagsklimatet i Sollentuna kommun. Resultatet visar att vårdföretagen i Sollentuna är mycket nöjda med kommunen. I ett sammanfattande omdöme så fick vård och omsorg fem i betyg på en sexgradig skala. Det är högre än för kommunen i övrigt och snit tet för riket som ligger på 3,4.
Styrdokument:
4.4 Personalpolicy
Vård - och omsorgsnäm n den arbetar för de prioriterade områdena för 2018 i personalpolicyn på följande sätt: (i) genom handlingsplaner utifrån resultatet på medarbetarenkäten, (ii) genom akt i viteter för mångfald och jämställdhet och (iii) genom strategisk kompetensförsörjning.
Vad gäller (i) så har samtliga avdelningar på vård - och omsorgskontoret tagit fram handlingsplaner efter medarbetarenkäten som genomfördes under 2017 och arbetar i enlighet med dessa.
När det gäller (ii) har vård - och omsorgsnämnden fortsatt arbeta kontinuerligt med nio aktiviteter som tidigare ingick i jämställdhets - och mångfaldsplanen för 2017. Vård - och omsorg s kontoret har också deltagit på en workshop 2018 - 05 - 15 tillsammans med personala vdelningen kring aktiva åtgärder mot diskriminering. Workshopen har lett till tre formulerade aktiviteter. Dessa är (i)
könsneutrala toaletter, (ii) förtydligande av chefernas ansvar för hälsosamtal och (iii) övning gällande diskriminering på APT. (i) inne bär att ta bort skyltarna som markerar dam - och herrtoalett och istället sätta upp könsneutrala wc - skyltar. Den aktivitet en har slutförts under våren. (ii) innebär att anordna en övning på samtliga avdelningars APT. Dessa kommer att anordnas under augusti och september.
Resultatet från diskussionerna efter övningen kommer ligga till grund för planering av de aktiva åtgärder mot diskriminering som kommer ingå i nämndens verksamhetsplan för 2019. (iii) innebär att personalavdelningen har bjudits in till att i nformera om ansvaret för hälsosamtal under
ledningsgruppens möte 10 september.
Vidare arbetar vård - och omsorgskontoret med det baspaket för kompetensutveckling för SoL - och LSS - handläggare som togs fram under 2016. Kontoret kommer göra en utvärdering av baspaketet innan året är slut. Utvärderingen kan leda till att baspaketet revideras.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018
Sjukfrånvaro i % 7,74 % 7,48 % 5,57 % 5,2 %
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Kommentar Tertial 2 2018
Sjukfrånvaron för tertial 2 är 5,57% vilket är nästan tre procentenheter lägre än samma period
föregående år. Det är nästan samma resultat som Sollentuna kommun som helhet som ligger på 4,88 % och marginellt högre än målvärdet på 5,2%. Respektive avdelningschef arbetar enli gt kommunens framtagna rehabiliteringsprocess. Orsaken till sjukfrånvaron varierar. Flera av medarbetarna som är frånvarande har drabbats av svåra sjukdomar som inneburit långa sjukskrivningsperioder.
Personalomsättning, extern (%) 30,65 % 21,54 % 18,18 % 20 % Kommentar Tertial 2 2018
Trots att vård - och omsorgsnämnden har haft en stor utmaning i att arbetsmarknaden i
Stockholmsområdet erbjuder många möjligheter och konkurrensen om medarbetare är tuff så har den externa personalomsättningen minskat från 20,9 % under samma period föregående år till 18,18 %.
Det ligger nästan två procentenheter under nämndens målvärde på 20%. Kontoret arbetar aktivt med frågan, exempelvis genom att följa de handlingsplaner som tagits fram utifrån resultatet i
m edarbetarenkäten och genom att fortsätta arbeta utefter de program i kompetensförsörjningsplanen som togs fram under 2016:
- checklista för introduktion i yrkesrollen (ej det praktiska) för SoL - och LSS - handläggare.
- baspaket för grundläggande kompetensut veckling för SoL - och LSS - handläggare.
Resultatet på personalomsättning är fortfarande något högre än för kommunen i helhet som ligger på 15,41%. Vård - och omsorgsnämnden har ett högre målvärde än det föreslagna 15%. Det beror på att den största arbetsgrup pen på vård - och omsorgskontoret är socionomer och dessa är en grupp med stor rörlighet på arbetsmarknaden.
HME (hållbart medarbetarengagemang) - 83 - -
5 Mål
Övergripande mål:
5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:
5.1.1 Tryggare och nöjdare kunder
Vård - och omsorgsnämnden arbetar för tryggare och nöjdare kunder genom att säkerställa att beslut fattas på ett rättssäkert sätt, genom ett systematiskt arbete med kundnöjdhet i nära dialog med utförarna och genom samverkan med olika aktörer med m ålsättningen kunden i fokus.
Myndighetsavdelningarna på vård - och omsorgskontoret arbetar för ökad rätt s säkerhet genom kollegial granskning, juridisk handledning och kontinuerlig uppföljning av besluten för att säkerställa att de beviljade insatserna övere nsstämmer med aktuellt behov och är i enlighet med gällande lagstiftning.
Vård - och omsorgsnämnden arbetar systematiskt med kundnöjdhet i nära dialog med utförarna. Den 8 mars anordnade kontoret ett dialogmöte med utförare. Ytterligare ett dialogmöte är planerat den 18 oktober. Kontoret har under året också anordnat en workshop för utförare där resultatet av brukarundersökningen för daglig verksamhet presenterades och verksamheterna redogjorde för sina analyser av resultatet och vilka åtgärder som tagits fram. Kontoret har också haft en träff med kvalitetsnätverket för utförare av särskilt boende och hemtjänst i maj och berörde
enhetsundersökningen, uppföljningar för året, status på kundundersökningen och information om ett projekt som rör BPSD (beteende mässiga och psykiska symptom vid demens). Ytterligare ett sådant möte är inplanerat under hösten.
Vård - och omsorgskontoret ingår i ett flertal samverkansgrupper med kunden i fokus. Några exempel på dessa är BUS (samverkan för barn i behov av särskilt stö d), Finsam och samverkan med socialkontoret för bland annat frågor om äldre med missbruk/beroende. Samverkan sker också mellan avdelningarna på vård - och omsorgskontoret i arbetet med Fokus demens.
Målet om tryggare och nöjdare kunder är flerårigt. Arbetet förväntas leda till ett förbättrat resultat på minst tre av de följande kundundersökningarna: (i) Socialstyrelsens kundundersökning för särskilt boende, (ii) Socialstyrelsens kundundersökning för hemtjänst, (iii) SKL:s undersökning för daglig verksamhet o ch (iv) SKL:s undersökning för LSS - boende.
Resultatet för Socialstyrelsens kundundersökningar förväntas vara tillgängliga i oktober 2018.
Kundundersökningen för daglig verksamhet och LSS - boende genomförs 2019 nästa gång och resultatet finns tillgängligt un der 2020. Under 2018 kommer kundenkäten genomföras för boendestöd.
På utfallet för SKL:s brukarundersökning för LSS - boende för 2017 anges resultatet för gruppbostad.
Resultatet för servicebostad var 80%.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 20 18
Målvärde 2018 Andel ganska eller mycket nöjda
brukare, Hemtjänst 89 % 89 % - 95 %
Andel ganska eller mycket nöjda
brukare, Särskilt boende 88 % 82 % - 88 %
SKL brukarundersökning för daglig
verksamhet - 85 % - -
SKL brukarundersökning för LSS -
boende - 87 % - -
Övergripande mål:
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:
5.2.1 Ökad digitalisering inom vård - och omsorg
Under året har vård - och omsorgsnämnden arbetat på flera olika sätt för att öka digitaliseringen inom vård och omsorg. Fyra exempel på detta är (i) natthjälp som inte kräver personal på plats beviljas i första hand i form av digital tillsyn, (ii) beslut o m att införa digitala lås i ordinärt boende, (iii)
framtagande av en s k teknikväska och (iv) revidering av e - tjänsten för ansökningar enligt SoL.
(i) Från och med januari 2018 så beviljas insatsen natthjälp i första hand i form av digital tillsyn när insatsen inte kräver personal på plats . Nattillsyn genom kamera gör att kunden inte riskerar att väckas av personalen eller behöver ligga vaken och vänta på att personalen ska komma. Om fler kunder använder kamera vid de tillsynsbesök som inte kräver perso nal på plats, så kan även kommunens resurser användas på ett effektivt sätt.
(ii) Nämnden fattade i mars 2018 beslut att införa digitala lås i ordinärt boende. Det innebär att den fysiska nyckeln ersätts med en digital nyckel i hemtjänstpersonalens mobilte lefoner. En låsenhet monteras på insidan av kundens ytterdörr över det befintliga vredet och gör att det kan öppnas digitalt. Hos de, över hundra kommuner som har infört digitala lås upplever utförarna en
effektivisering i form av minskade restider, minska d risk för förlust av nycklar samt mindre belastning på miljön. För kunderna innebär digitala lås en snabbare inställelsetid vid larm, ökad trygghet och minskad nyckelhantering. Det första låset ska monteras på Tors backe den fjärde september och montering i i större skala påbörjas i oktober.
(iii) Vård - och omsorgskontoret har tagit fram en s k teknikväska med ett urval av tekniska produkter som finns på marknaden. Denna teknikväska visas upp på bl.a. seniorträffar. Syftet med
teknikväskan är att skapa sam tal och väcka intresse för välfärdsteknikprodukter.
(iv) E - tjänsten för att ta emot ansökningar enligt SoL reviderades den första mars 2018 för att motsvara aktuell bedömning av rättsläget vad gäller signering av ansökningar. Förändringen har inte påverkat hur stor andel av ansökningarna som inkommer digitalt. Kontoret planerar att göra en uppföljning av den reviderade e - tjänsten. Det kan eventuellt leda till ytterligare justeringar.
Utöver det så har vård - och omsorgsnämnden rekvirerat det belopp kommunen har rätt till,
1 888 012 kr i stimulansmedel för investeringar i välfärdsteknik i omsorgen. En del av pengarna ska användas av socialnämnden, eftersom även gruppen socialpsykiatrin omfattas av medlen. Syftet med stimulansmedlen är att göra det möjligt för kommunerna att öka investeringstakten av välfärdsteknik i verksamheter inom kommunal hälso - och sjukvård, vård och omsorg samt hjälpmedelsområdet. Det ger bättre förutsättningarna för vård - och omsorgsnämnden att öka kunskapen om och sprida användningen av välfärdsteknik.
Målet om ökad digitalisering inom vård - och omsorg förväntades leda till att nämnden fortfarande har samma ranking som tidigare i SKL:s självskattningsverktyg eBlomlådan, trots att kriterierna kan ha förändrats. Det innebär att vård - och o msorgsnämnden helt ska uppfylla sex av de åtta frågor som rör nämndens verksamhetsområde. Frågorna i eBlomlådan har inte förändrats från 2017 till 2018 och nämnden uppnår samma resultat i mätningen som 2017. Vård - och omsorgsnämnden kommer fortsätta arbete t för ökad digitalisering under hela 2018.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Ranking i eBlomlådan digital
välfärdstjänster och självservice 6 6 6 6
Övergripande mål:
5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:
5.3.1 Attraktiv arbetsplats
Samtliga avdelningar på vård - och omsorgskontoret arbetar för en attraktiv arbetsplats. Alla avdelningar tog fram en handlingsplan tillsammans med medarbetarna efter medarbetarenkäten som genomfördes under senhösten 2017, och denna följs upp kontinuerligt. Samt l iga avdelningar har också lagt stort fokus på att visualisera de mål som respektive avdelning har, antingen i form av white boards eller på annat sätt.
För att medarbetarna ska ha möjlighet att utvecklas och lära sig nya saker i arbetet anordnar avdelningarna utbildningar. Under året har ett flertal utbildningar anordnats, exempelvis i SI P (samordnad individuell plan) och AAR (After Action Review). Ett flertal avdelningar har också planerat för utbildningar senare under året, exempelvis i MI (motiverande samtal) och ett uppföljande utbildningstillfälle i AAR.
Myndighetsavdelningarna arbetar för att reglera arbetsbördan för handläggarna, exempelvis genom att ha teammöten varje vecka där arbetsbelastningen stäms av och arbetet fö rdelas inom teamet.
Vidare har avdelning äldreomsorg skapat ett nytt område för att minska antalet ärenden per handläggare. Avdelning funktionshinder arbetar för att tillsätta tjänster där det uppstår vakanser och ta in konsulter tills dess att tjänsten är tillsatt.
Målet om attraktiv arbetsplats är flerårigt. Arbetet förväntas leda till att andelen som svarar positiv t på frågorna om motivation i Hållbart medarbetarengagemang i medarbetarenkäten som genomförs 2019 nästa gång ska öka. Resultatet förväntas fi nnas tillgängligt i slutet av 2019.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Hållbart medarbetarengagemang
– motivationsindex - 83 % - -
Kommentar
I verksamhetsplanen för 2018 var målvärdet att andelen som svarar positivt på frågorna om motivation i medarbetarenkäten för 2019 ska ligga på 70. Det berodde på att det ställdes i relation till resultatet för medarbetarenkäten 2015. Resultatet på medarbetarenkäten för 2017 visade på en markant höjning från 69 till 83. Medarbetarenk äten genomförs vartannat år och kommer inte genomföras för 2018. Resultatet för nästa medarbetarenkät förväntas finnas tillgängligt under slutet av 2019.
Nämndmål:
5.3.2 Effektivare resursanvändning
Vård - och omsorgsnämnden arbetar för effektivare resursanvändning dels genom minskade kostnader, dels genom förbättrade rutiner och utveckling av samarbetet över avdelningsgränserna.
I våras fattade nämnden tilldelningsbeslut i två upphandlingar. Dessa var i driften av Gammelvägens gruppbostad och Idrott svägens servicebostad. Det nya avtalen förväntas få en kostnadssänkning om ca för 1 180 000 respektive 1 700 000 kr per år. Avtalen träder i kraft i november och
kostnadsminskningen får helårseffekt 2019.
Myndighetsavdelningar har under året arbetat med u ppföljning av individbeslut och kontroll av att utförd tid inte överstiger beviljad tid samt att kunderna blir beviljade insatser efter behov.
I början av året tillsatte avdelning funktionshinder ytterligare en platssamordnare. Det innebär att det nu är tv å platssamordnare som arbetar för att säkerställa att ersättning som betal a s ut till utförarna överensstämmer med avtal och överenskommelser om vårdtyngd.
Kontoret arbetar med att utveckla rutiner för faktur a hantering och ekonomiavdelningen informerar om h ur fakturor och fakturaunderlag ska se ut.
Kontoret har under året inlett en benchmarking med ett urval av de jämförbara kommunerna inom både funktionshinder och äldreomsorg. Samtliga kommuner har besökts och kontoret kommer att sammanställa en rapport som nämnden får ta ställning till på novembersammanträdet.
Målet, som är flerårigt fanns med i nämndens verksamhetsplan 2017 som ett åtagande. Till detta åtagande var två mått kopplade, ett för funktionshinder och ett för äldreomsorg. Måttet för funktionshind er var att kostnaden för samtliga insatser för funktionsnedsatta, exklusive ersättning från Försäkringskassan, kr/invånare under 2017 skulle närma sig snittkostnaden för de kommuner som var jämförbara i Kolada 2014. Måttet för äldreomsorg var att kostnaden för äldreomsorg kr/invånare + 65 i Sollentuna skulle närma sig snittkostnaden för de kommuner som var jämförbara i Kolada 2014. Att definieras som jämförbar i Kolada innebär att det var de sju kommuner som var mest lika Sollentuna ur ett strukturellt pers pektiv. Anledningen till att det är kommunerna från 2014 som används är för att kunna öka jämförbarheten över tid.
Resultatet för 2017, som funnits tillgängligt sedan juni 2018, visar att båda dessa kostnadsmått är uppfyllda och åtagandet därmed är uppfyll t.
Under 2016 var kostnaden för samtliga insatser för funktionsnedsatta, exklusive ersättning från Försäkringskassan, kr/invånare i Sollentuna 4901 kr. Snittkostnaden för de kommuner som var jämförbara i Kolada 2014 var för år 2016 4539 kr. Sollentuna låg 362 kr över snittet.
Resultatet för 2017 visar att Sollentuna ligger på 5038 kr, vilket är en ökning på 137 kr.
Snittkostnaden för de jämförbara kommunerna i Kolada 2014 var för år 2017 4804 kr, vilket är en ökning på 265 kr. Det innebär att trots att Soll entunas kostnader har ökat mindre än de jämförbara kommunerna och Sollentuna närmade sig därför deras resultat. Sollentuna låg 234 kr över snittet.
Det innebär att kostnaden över snittet minskat med 128 kr från 2016 till 2017.
Under 2016 var kostnaden för äldreomsorg kr/invånare +80 i Sollentuna 238 796 kr. Snittkostnaden för de kommuner som var jämförbara i Kolada 2014 var för år 2016 214 177 kr . Sollentuna låg 24 619 kr över snittet. Snittkostnaden för de jämförbara kommunerna var för år 2017 216 759 k r, vilket innebär en ökning med 2 582 kr. Resultatet för 2017 visar att Sollentuna ligger på 231 746 kr, vilket är en minskning på 7 050 kr. Sollentuna resultat låg 14 987 kr över snittet. Det innebär att kostnaden över snittet minskat med 9 632 kr från 2 016 till 2017.
Resultatet för 2018 kommer finnas tillgängligt först 2019. Målet för 2018 har breddats för att även innefatta effektivare rutiner och utvecklat samarbete över avdelningsgränserna. Det förväntas leda till att andelen som svarar positivt på fr ågorna om effektivitet i medarbetarenkäten som genomförs 2019 ska ligga i nivå med kommunens riktvärden.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Kostnad för samtliga insatser för
funktionsnedsatta, exklusive ersättning från Försäkringskassan, kr/inv
4 901 kr/inv
5 038
kr/inv - -
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Kommentar
Under 2016 var kostnaden för samtliga insatser för funktionsnedsatta, exklusive ersättning från
Försäkringskassan, kr/inv i Sollentuna 4901 kr. Snittkostnaden för de sju kommuner som var jämförbara i Kolada 2014 var för år 2016 4539 kr. Sollentuna låg 362 kr över snittet.
Resultatet för 2017 visar att Sollentuna ligger på 5038 kr. Snittkostnaden för de sju kommunerna som var jämförbara i Kolada 2014 var för år 2017 4804 kr. Sollentuna låg 234 kr över snittet.
Kostnaden över snittet har minskat med 128 kr från 2016 till 2017. Det innebär att Sollentuna närmar sig de kommuner som var jämförbara i Kolada 2014 i kostnad. Resultatet för 2018 kommer finnas
tillgängligt först under 2019.
Kostnaden för äldreomsorg kr/inv +80 i Sollentuna
238 796 kr/inv
231 746
kr/inv - -
Kommentar
Under 2016 var kostnaden för äldreomsorg kr/inv +80 i Sollentuna 238 796 kr. Snittkostnaden för de sju kommuner som var jämförbara i Kolada 2014 var för år 2016 214 177 kr kr. Sollentuna låg 24 619 kr över snittet.
Resultatet för 2017 visar att Sollentuna ligger på 231 746 kr. Snittkostnaden för de sju kommunerna som var jämförbara i Kolada 2014 var för år 2017 216 759 kr. Sollentuna låg 14 987 kr över snittet.
Kostnaden över snittet har minskat med 9 632 kr från 2016 till 2017. Det innebär att Sollentuna närmar sig de kommuner som var jämförbara i Kol ada 2014 i kostnad. Resultatet för 2018 kommer finnas tillgängligt först under 2019.
Andelen som svarar positivt på frågorna om effektivitet i
medarbetarundersökningen
- 75,8 - -
Kommentar
I verksamhetsplanen för 2018 var målvärdet att andelen som svarar positivt på frågorna om effektivitet i medarbetarenkäten på vård - och omsorgskontoret ska ligga i nivå med kommunens riktvärde för 2019.
När medarbetarenkäten 2015 genomfördes hade vård - och omsorgskontoret ett resultat som låg under kommunens riktvärde i frågorna kring effektivitet. Kommunens riktvärde var då 65 och kontoret hade ett resultat på 57,4. Resultatet för 2017 visar på en höjning till 75,8, vilket var klart över kommunens riktvärde som fortfarande låg kvar på 65
6 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Ko mmentar
Uppdrag att utarbeta förslag till regler för kommunalt
bostadsbidrag för personer med funktionsnedsättning
2018 - 12 - 03
Ärendet kommer tas upp på vård - och omsorgsnämndens sammanträde 25 september.
7 Riskhantering - internkontroll
7.1 Säkerställa att jäv inte förekommer vid handläggning Orsak
Avdelning funktionshinder och avdelning äldreomsorg har tydlig praxis i att handläggarna inte ska handlägga ett ärende som rör en anhörig, exempelvis familjemedlem, granne eller vän. Ett led i att ytterligare säke rställa att jäv inte förekommer vid handledning är skriftlig
dokumentation av praxis.
Status Åtgärder
Pågående Ta fram skriftliga rutiner av praxis Kommentar Tertial 2 2018
Vård - och omsorgskontoret har behandlat frågan på ett utvecklingsmöte under våren. Rutinerna ska vara klara innan årets slut.
7.2 Säkerställa ändamålsenlig målnedbrytning av nämndmål på avdelningsnivå
Orsak
Sollentuna kommun har en ny målstyrningsmodell där nämndmål ska brytas ner till
verksamhetsmål på avdelningsnivå. Om arbetet med verksamhetsmål på avdelningsnivå inte sker systematiskt finns det en risk för att verksamhetsmålen inte kommer vara ändamålsenliga eller att de aktiviteter som kopplas till målen inte kommer leda till måluppfyllelse. Ett led i det systematiska arbetet med verksamhetsmålen är tydlig dokumentation.
Status Åtgärder
Pågående Systematiskt arbete med planering och uppföljning av verksamhetsmål på avdelningsnivå dokumenterade i Stratsys Kommentar Tertial 2 2018
Samtliga avdelningar arbetar systematiskt med planering och uppföljning av verksamhetsmål på avdelningsnivå i Stratsys. Verksamhetsmålen följs upp varje tertial.
7.3 Säkerställa att handläggningstider inte överskrider 6 månader (med anledning av kommande förv altningslag)
Orsak
Från och med juli 2018 kommer en ny förvaltningslag träda i kraft. Inom LSS finns idag ingen tidsgräns gällande handläggningstid utan handläggningen ska ske skyndsamt. I den nya
förvaltningslagen införs en tidsgräns om 6 månader. Detta i kombination med att ansökningarna om insatser ökar, främst inom personlig assistans, samtidigt som vård - och omsorgskontoret har en relativt hög personalomsättning inom avdelning funktionshinder gör att det finns risk att handläggningstiden kan överträda 6 månader i vissa ärenden.
Status Åtgärder
Ingen avvikelse
Tillsättning av teamledare i barn - respektive vuxenteam med huvudsaklig uppgift att stödja handläggarna i deras utredningar, bedömningar och beslut samt stötta nya medarbetare i deras introduktion.
Kommentar Tertial 2 2018
Avdelningen har tillsatt två teamledare. En i barn - respektive vuxenteamet. Under våren har avdelningen haft en planeringsdag med teamledarna för att tydligt definiera uppdraget.
Pågående
Införande av ny rutin; ärenden vars handläggningstid överstigit 3 månader ska rapporteras till teamledare som tillsammans med handläggare upprättar en utredningsplan för att inte
handläggningstiden ska överskrida 6 månader Kommentar Tertial 2 2018
Arbete pågår i enlighet med r utin. Teamledarna följer upp handläggarna så att handläggningstiden inte ska överskrida 6 månader. I de fall där handläggningstiden är längre beror det på att avdelningen inväntar intyg eller att kunden själv vill avvakta.
Pågående Fortsatt arbete med att skapa rutiner kring handläggning av personlig assistans
Kommentar Tertial 2 2018
Avdelning funktionshinder har en utvecklingsgrupp för personlig assistans där en medarbetare har blivit utsedd till huvudansvarig. Gruppen arbetar kontinuerligt med att skapa rutiner kring handläggningen av personlig assistans.
Pågående Tillsättning av vakanta tjänster Kommentar Tertial 2 2018
Avdelning funktionshinder tillsätter de vakanta tjänster som uppstår. Avdelningen använder sig av konsulter vid behov.
7.4 Säkerställa att kunder som står i gränslandet mellan SoL och LSS får sina behov tillfredsställda
Orsak
Det finns vissa kunder vars ärenden handläggs på två avdelningar, funktionshinder och äldreomsorg. För att säkerställa att dessa kunder får sina behov t illfredsställda krävs en nära dialog mellan de båda avdelningarna. Samverkan kan utvecklas genom en styrgrupp för övergripande gränsdragning och en arbetsgrupp som diskuterar individärenden.
Status Åtgärder
Pågående Styrgrupp för övergripande gränsdragning Kommentar Tertial 2 2018
Det finns en styrgrupp för övergripande gränsdragning. Styrgruppen träffas kontinuerligt.
Pågående Arbetsgrupp som diskuterar individärenden Kommentar Tertial 2 2018
Det finns en arbetsgrupp som diskuterar individärenden. Arbetsgruppen träffas kontinuerligt
7.5 Säkerställa att utredningsprocessen inte skiljer sig mellan biståndshandläggare
Orsak
Vård - och omsorgskontoret har väl inarbetade rutiner kring utredningsprocessen. Samtidigt måste utredningsprocessen a npassas efter förändrad rättspraxis efter domstolsbeslut. I kombination med att mängden komplexa ärenden ökar och kontoret har många
biståndshandläggare gör att det finns en risk för att utredningsprocessen skiljer sig mellan bistånd s handläggarna. För att minska den risken är det viktigt att kontoret fortsätter arbeta med systematisk introduktion, kollegial samsyn och ärendedragning.
Status Åtgärder
Pågående Fortsatt arbete med systematisk introduktion
Kommentar Tertial 2 2018
Arbetet pågår i enlighet med avdelningens introduktionsprogram.
Pågående Fortsatt arbete med kollegial samsyn Kommentar Tertial 2 2018
Arbetet pågår kontinuerligt.
Pågående Fortsatt arbete med ärendedragningar Kommentar Tertial 2 2018
Avdelning äldreomsorg har ärendedragningar i större grupp två gånger i veckan. Handläggarna förväntas närvara vid minst ett av dessa tillfällen.
7.6 Säkerställa att utförare ger god vård - och omsorg Orsak
Vård - och omsorgsnämnden har en beställar - utförarorga nisation. Nämnden sluter avtal med privata och kommunala utförare som, på nämndens uppdrag, bedriver olika verksamheter inom vård - och omsorg. Det finns uppsjö av skäl till att en utförare kan ge bristfällig vård - och omsorg till kunderna. Kontoret gör kon tinuerliga uppföljningar av utförarna. Om det skulle uppstå brister i uppföljningen kan det få stora konsekvenser. Genom att kontinuerligt arbeta med utveckling av kvalitetsuppföljningar minskar risken att utförarna inte tillhandahåller god vård - och omsor g.
Status Åtgärder
Pågående Fortsatt utveckling av kvalitetsuppföljningen
7.7 Säkerställa att rätt personer får tillgång till information i våra verksamhetssystem
Orsak
Vård - och omsorgskontoret har väl inarbetade rutiner för behörighetshantering till
verksamhetssystemen och det finns en rutin för loggning. Samtidigt kan en felaktig hantering orsaka kännbara konsekvenser för berörda kunder. Att rutinerna för behörighetshantering och loggning dokumenteras på ett tydligare sätt kan ytterligare minska ris ken för felaktigt
handhavande eller systemstörningar.
Status Åtgärder
Pågående Dokumentera rutiner för behörighet och loggning på ett tydligare sätt
7.8 Säkerställa att rätt ersättning betalas ut till utförarna Orsak
Kontoret arbetar för att säkerställa att utförd och ersatt tid inte överstiger beviljad tid genom bland annat ökade kontroller och förändrade fakturagranskningsprocesser. Samtidigt finns en risk att personalomsättning och bristande rutiner för fakturahantering kan leda till att felaktig utbe talning betalas ut till utförarna. Kontoret behöver fortsätta arbeta med
fakturahanteringsrutiner för att säkerställa att det inte sker.
Status Åtgärder
Pågående Fortsätt utveckling av rutiner för faktur a hantering
