Budgetunderlag 2018-2020
Kommunstyrelsen
1 Nämndens uppdrag
1.1 Kommunstyrelsens uppdrag Beskrivning
Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av såväl nämnder som kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen. Kommunstyrelsen svarar bland annat för kommunens plan- och exploateringsverksamhet, central upphandlingsfunktion, kontaktcenter,
kommunövergripande utvecklingsarbete inom olika områden samt den kommuninterna administrationen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd.
I kommunstyrelsens budget hanteras också fullmäktige och kommunens revisorer samt valnämnden. Kommunstyrelsens tjänstemannaförvaltning är kommunledningskontoret.
1.2 Omvärld
Övergripande trender
Fokus på trygghetsskapande arbete
Kommunen har arbetat med trygghetsfrågor i många år och sedan fullmäktige antog en trygghetsstrategi för ett par år sedan är arbetet med dessa frågor än mer strukturerat.
Stort fokus läggs på trygghetsskapande insatser, bra samordning av frågorna internt och bra samverkan med polis och andra aktörer för att verka för ökad trygghet och att Sollentuna ska vara tryggt att leva och verka i. Hur kommunen arbetar med trygghet behöver kommuniceras på ett strategiskt genomtänkt sätt och därför finns bland annat en kommunikationsplan.
Miljö- och klimatförändringar
Klimatfrågan är en av vår tids största utmaningar och arbetet med att begränsa
klimatpåverkan är en viktig fråga även på lokal nivå. Kommunen behöver planera för till exempel ett hållbart resande, klimatsmarta fastigheter och en tystare miljö.
Bostadsförsörjning
Tillväxten i storstadsregionerna har varit stark de sista åren, inflyttningen har varit större än tillgången på bostäder. Kommunerna har ett tydligt bostadsförsörjningsansvar och Sollentuna strävar efter att varje år möjliggöra minst 700 inflyttningsklara bostäder.
Parallellt med detta krävs utbyggnad av kommunal service. Kommunen behöver därför säkra mark och ta ett samlat grepp kring finansiering av investeringar.
Arbetsgivarfrågor Kompetensförsörjning
Välfärdssektorn i Sverige behöver anställa en halv miljon nya medarbetare de närmaste tio åren. Enligt personalbehovsprognos från 2015 ökar rekryteringsbehovet i Sollentuna kommun varje år fram till 2020.
Det råder hög konkurrens om arbetskraft inom flera kompetensområden i Sollentuna kommun, bland annat inom stadsplanering, exploatering, lärare och socialsekreterare.
Konkurrensen ställer större krav på kommunikation och marknadsföring av Sollentuna kommun som en attraktiv arbetsgivare.
Fortsatt ökning av sjukfrånvaron i Sverige
Sjukfrånvaron ökar i Sverige. Regeringens mål är att sjukpenningtalet ska sjunka från dagens 10,8 till 9,0 år 2020. År 2015 var den genomsnittliga sjukfrånvaron i Sveriges samtliga kommuner 7,0 procent. Parterna inom kommun- och landstingssektorn har gemensamt tagit fram en avsiktsförklaring gällande åtgärder för friskare arbetsplatser.
Den totala sjukfrånvaron i Sollentuna kommun har minskat från 5,8 procent år 2015 till 5,6 procent år 2016. Det är den kortare sjukfrånvaron som har minskat. Andelen längre sjukfrånvaro av total sjukfrånvaro har under samma period ökat från 32 procent år 2015 till 34,4 procent år 2016. Ökningen av den långa sjukfrånvaron sker främst bland kvinnor i åldersgruppen 30-49 år och äldre. En av de främsta orsakerna till den längre sjukfrånvaron är psykosociala diagnoser. Sollentuna kommun kommer fortsätta det aktiva arbetet för att få ned sjukfrånvaron ytterligare.
Kommunikation, service och delaktighet Digitalisering
Ständigt uppkopplade medborgare ställer höga krav på tillgänglighet hos myndigheter.
Kommunen behöver därför utveckla tillgången till information, kommunikation och elektroniska tjänster. Sociala medier skapar nya arenor för att sprida åsikter och är en snabbrörlig arena för invånare att göra sin röst hörd. Nya metoder för medborgardialog behöver prövas.
Om Sollentuna kommun ska vara en intressant kommun att bo och driva verksamhet i krävs att vi har ett bra digitaliseringsarbete. Det handlar om allt från goda möjligheter till fiberanslutning till fastighet, väl utbyggda och välfungerande kommunala e-tjänster till kostnadseffektivitet i den kommunala organisationen med hjälp av digitala
lösningar. Krav och förväntningar på innovativa lösningar och kommunikationsformer kommer att öka från såväl näringslivet som från invånare.
Service och delaktighet
Kravet på att få vara med och tycka till i olika frågor väntas öka från invånare och företag. Invånare förväntar sig att enkelt och snabbt kunna komma i kontakt med kommunen för att få information och den hjälp de behöver. Informationen och hjälpen behöver dock inte ges av en person, även om många fortfarande efterfrågar det, utan det kan också handla om information som är strukturerad på ett sätt så att den enkelt hittas och med ett språk som är begripligt på webben eller genom e-tjänster för
ansökningsprocedurer som tidigare skett via papper. Trycket på bra intern service som möjliggör för verksamheterna att fokusera på sina kärnuppdrag ökar också. Här finns stor utvecklingspotential och interna effektiviseringsvinster att göra.
De senaste årens stora flyktingvåg märks i kommunala serviceorganisationer. Här finns ett ökat tryck på grundläggande stöd i samhällsfrågor. Kontaktcenter arbetar för att hantera de särskilda förutsättningar som detta medför. Ett exempel är särskilda tider då man kan komma och få hjälp med barnomsorgsfrågor på arabiska.
Nya lagar och förordningar
EU har fastställt en ny dataskyddsförordning som under 2017 kommer genomföras i Sverige. Den ställer mycket större krav på personuppgiftshantering och
informationssäkerhet än tidigare. Bland annat kommer troligtvis stora viten vara kopplade till bristande personuppgiftshantering.
En ny redovisningslag föreslås införas från och med 2019. Det kommer bland annat att påverka kommunens sätt att redovisa pensionsskulden.
Riksdagen antog proposition 2015/16:195 Nytt regelverk om upphandling och ny lagstiftning trädde ikraft 1 januari 2017. Ändringarna är omfattande och kommer påverka Sollentuna kommuns upphandlingsarbete framöver. Det väntas även ytterligare förändringar med nya regler kring sociala krav, främst avseende kollektivavtal, då det idag helt saknas resurser och kompetens för att kunna ta sådan hänsyn.
En ny föreskrift från Arbetsmiljöverket: Organisatorisk och social arbetsmiljö trädde i kraft under 2016 i syfte att minska den arbetsrelaterade ohälsan. Från den 1 januari 2017 har ändringar genomförts i Diskrimineringslagen och arbetsgivarens ansvar för att genomföra aktiva åtgärder utifrån de sju diskrimineringsgrunderna har ökat.
2 Nämndens budgetförutsättningar
Sammanställning reviderad driftbudget 2017 i mkr inkluderat reviderad plan för 2018 och 2019 (uppdaterad 2016-12-22)
Avser Bokslut
2016
Budget 2017
Kommu- nikatörer
2017
Lokal- strateger
2017
Städ- controller
Reviderad Budget 2017
Ärende/Beslut 2016/0095
KS-19 KF 2016-06-20
Samordning av administrativa resurser genom omföring KF 2016-12-15 2016/0664 §196
Kommunstyrelsen 159,8 171,5 4,1 2,4 1,0 179,0
Avser Plan 2018
Förändring från beslut 2016/2017
Rev plan
2018 Plan 2019
Förändring från beslut 2016/2017
Rev plan 2019
Ärende/Beslut 2016/0095 KS-19 KF 2016-06-20
2016/0095 KS-19 KF 2016-06-20
Kommunstyrelsen 169,8 7,5 177,3 169,8 7,5 177,3
Enligt KF-beslut 2016-12-15 omfördelas 7,5 mkr till KS. Beloppen är nivåhöjande för 2018 och 2019.
2.1 Verksamhetens resultat 2016 Ekonomiskt resultat
Kommunstyrelsen lämnade ett överskott om 10,6 miljoner kronor 2016. Till stor del beror avvikelsen på lägre personalkostnader på grund av hög personalomsättning och medföljande vakanser samt höger intäkter för markupplåtelser samt att några avtal fakturerats retroaktivt under 2016.
Uppfyllelse av åtaganden
Kommunstyrelsen hade 2016 fastställt 12 åtaganden. Tio är bedömda som uppfyllda och två som icke uppfyllda.
Det ena åtagandet som är bedömt som icke uppfyllt för 2016 rör antalet
inflyttningsklara bostäder, vilket understiger målet för året. Dock är kommunens planberedskap god och antalet bostäder som blivit inflyttningsklara de senaste åren ligger enligt målvärdet och föranleder inte några ändringar i verksamheten 2018.
Det andra åtagandet som är bedömt som icke uppfyllt rör byggherrarnas nöjdhet med kommunens arbete med förstudieprocessen, planprocessen och genomförandefasen.
Nöjdheten följs upp via byggherreenkäten och resultatet visar att kommunen inte når upp till sin ambitionsnivå, målet var NKI 60 och utfallet blev NKI 43. Ett arbete med att ta fram en handlingsplan för att höja NKI till nästa mätning pågår.
Verksamhetens grunduppdrag/kvalitet
Kommunstyrelsens verksamheter uppfyller sitt grunduppdrag bra under 2016 och visar genomgående goda resultat i undersökningar och uppföljningar.
2.2 Verksamhetsåret 2017
Kommunstyrelsen 2017 har räknats upp med totalt 2,8 miljoner kronor. Fördelningen av budgetramen följer fullmäktiges budgetbeslut från 20 juni 2016. Brandkåren Attundas totala medlemsavgift är uppräknad med en procent i jämförelse med 2016 medan Sollentunas andel har minskat från 21,5 till 21,4.
I december 2015 beslutade kommunstyrelsen om principerna för ny prismodell för IT, det vill säga att den kommungemensamma IT-infrastrukturen skulle bli
anslagsfinansierad. Det skulle ha inneburit en ökad ram till kommunstyrelsen för 2017 och motsvarande minskad ram för övriga nämnder. Efter utredning kring
anslagsfinansiering har kommunledningskontoret kommit fram till att nuvarande finansieringsmodell för IT-infrastrukturen kvarligger och ny modell hanteras i samband med upphandling av ny driftleverantör, nuvarande avtal går ut i början av 2019. Därför har inga förändringar i ramen för 2017 gjorts i detta avseende.
Ekonomiavdelningen organiserades om under 2016 och avdelningens uppdrag
förtydligades och nya enheter tillkom. Den strategiska lokalenheten, med syfte att ta ett strategiskt och samlat grepp om kommunens kommande lokalbehov samt
lokalförsörjningsprocessen, bildades under våren
Under hösten 2016 genomfördes en omorganisation av kommunens
kommunikationsarbete. Samtliga kommunens kommunikatörer samlas under en ny enhet på kommunledningskontoret 2017.
I december 2016 fastställde kommunfullmäktige ny bolagsstruktur för de kommunägda bolagen. Från och med 2016 bildas en bolagskoncern, med moderbolaget Sollentuna Stadshus AB och fyra dotterbolag - befintliga AB Sollentunahem, SEOM (Sollentuna Energi och Miljö AB), AB SOLOM och nybildade Sollentuna Kommunfastigheter AB.
Under 2017 är arbetet med översiktsplanen prioriterat. Under 2015-2017 har man haft en utökad budget (700 tkr) för arbetet med digitalisering av detaljplaner vilket kommer att slutföras under 2017. Vatten är ett område som kommer att få mer resurser än tidigare på olika sätt, men där kommer kommunen få EU-bidrag. Bidraget är uppdelat i två delar, dels pengar för att ta fram dokumentet vattenplanen och dels för faktiska åtgärder så som att förbereda, genomföra och följa upp behandlingen av Norrviken bottensediment för att stoppa den interna belastningen av näringsämnen.
En förstudie för e-handel behöver börja påbörjas 2017 för att sedan fortsätta 2018. Då behövs medel för en resurs som kan arbeta med införandet och sedan ansvara för det framöver.
Sollentuna kommun satsar på att bli Sveriges kvalitetskommun 2019. För att uppnå detta behöver en organisation riggas och en projektplan skapas under 2017.
2.3 Nya/förändrade behov inför 2018-2020
Behov verksamhet (tkr) Kostnad
2018
Kostnad 2019
Kostnad 2020
Kostnad 2021
E-handelsprojekt 700 700 700 osv.
IT-utveckling 7 500 6 700
Behov övergripande (tkr) Kostnad
2018
Kostnad 2019
Kostnad 2020
Kostnad 2021 Allmänna val till riksdag, val till Europaparlamentet
samt valsamordnare 4 200 2 350
Evakuering i samband med renovering av Turebergshuset, samt högre hyreskostnader
Stadsbyggnad och övergripande strategisk planering
Arbete pågår med översiktsplan med målsättning att den ska antas våren 2018. Den färdiga översiktsplanen ska sedan kommuniceras ut till medborgare och andra intressenter. Detta kommer kräva layout och tryckning och kanske också en digital, interaktiv version.
Kommunen som arbetsgivare
Sollentuna kommun har under 2016 arbetat fram kompetensförsörjningsplaner enligt en gemensam arbetsprocess. I planerna tydliggörs hur omvärld och framtid påverkar behovet av kompetens och hur nuläget av befintlig kompetens ser ut. Den innehåller också en analys av eventuella kompetensgap. Planen mynnar ut i aktiviteter som ska genomföras för att åtgärda och säkra kompetensbehovet framåt.
Upphandling av nytt lönesystem måste genomföras till 2019 vilket väntas medföra högre kostnader under implementeringen då det bland annat kommer att krävas en projektledare.
Ekonomi, verksamhetsstyrning och kvalitetsutveckling
En förstudie för att införa e-handel bör påbörjas 2017. Därefter behövs medel för en resurs som kan arbeta med e-handelsprojektet och sedan ansvara för det framöver. (700 tkr/år) Genom att införa e-handel kan en rad vinster uppnås bland annat effektivare och säkrare processer för inköp och fakturahantering, bättre avtalstrohet och bättre
uppföljningsmöjligheter.
Digitalisering och IT-arbetsplats
Under 2018-2019 sammanfaller tre upphandlingar av varierande storlek inom IT-
området. För det första ska ny IT-driftsleverantör upphandlas då den sista optionen med Tieto löper ut under perioden. Det är en stor upphandling som kräver stora
planeringsresurser och ett omfattande överföringsarbete från en leverantör till en annan.
plattform som merparten av kommunens e-tjänster baseras på upphandlas på nytt.
Detsamma gäller integrationsplattformen, den tekniska lösning som möjliggör att olika IT-system fungerar ihop och kan kommunicera. Kostnaden för dessa två upphandlingar är 2,5 mkr 2018 och 2 mkr under 2019.
Den budget om 8,2 mkr som är avdelad sedan flera år tillbaka för IT-projekt kommer helt tas i anspråk för att täcka merparten av dessa upphandlingskostnader. Medel behöver dock tillskjutas för att få full täckning för upphandlingsprojekten. Därtill kommer vissa utvecklingsinsatser som rör IT-arbetsplatsen, medarbetarnas dagliga arbetsverktyg, som behöver göras under perioden och som uppgår till 2,2 mkr respektive 2,0 mkr per år. Sammataget innebär detta att medel behöver tillföras budgeten motsvarande 7,5 mkr 2018 och 6,8 mkr 2019.
Ovanstående insatser är av största vikt för att få välfungerande e-tjänster för våra invånare och företag och en IT-miljö internt som gör att kommunens medarbetare kan arbeta effektivt och kostnadseffektivt. Själva e-tjänsteutvecklingen kommer dock att vara begränsad under perioden för att hålla igen kostnaderna.
Val
Allmänna val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige är det vart fjärde år och kommer att ske 2018. Val till Europaparlamentet är vart femte år och kommer att ske 2019. Detta medför ytterligare kostnader för kommunen. (3,5 mkr 2018 och 2 mkr 2019) För att samordna och koordinera arbetet med valen behövs en
valsamordnare under hela 2018 och del av 2019. (700 tkr 2018 och 350 tkr 2019) Renovering av Turebergshuset
Turebergshuset måste renoveras och kommunens verksamheter behöver flyttas under tiden vilket kommer att medföra stora merkostnader. Renoveringen kommer leda till ökade hyreskostnader. Exakt tidpunkt för igångsättandet är inte klart med kommer att ske under perioden 2018-2020.
2.4 Konsekvensanalys
Scenario: Enligt plan 2018, enbart med volymjustering
• Andra utvecklingssatsningar som inte är nödvändiga av lagkrav eller andra krav utgår
• Inga särskilda satsningar på lönehöjningar eller ytterligare nyrekrytering av strategisk kompetens
• Effektiviseringar inom verksamheterna kommer bli nödvändiga Scenario: Generellt tillskott på 1 %
• Andra utvecklingssatsningar som inte är nödvändiga av lagkrav eller andra krav kan till viss del genomföras
• Vissa särskilda satsningar på lönehöjningar för strategisk kompetens kan genomföra
• Vissa mindre effektiviseringar inom verksamheterna kommer bli nödvändiga
Scenario: Generellt tillskott på 2 %
• Andra utvecklingssatsningar som inte är nödvändiga av lagkrav eller andra krav kan till stor del genomföras
• Särskilda satsningar på lönehöjningar och eller nyrekrytering för strategisk kompetens kan genomföras
• Inga effektiviseringar inom verksamheterna kommer bli nödvändiga men arbetet med långsiktiga effektiviseringar fortgår
2.5 Investeringsbehov
Investeringsbehov med kommentar
3 Möjliga effektiviseringsområden
Flera av de IT-satsningarna som kommunen gör kan innebära besparingar, denna effekt kommer främst att synas i form av lägre kostnader för förvaltningarna.
I och med den centralisering av kommunikatörsfunktionerna som genomfördes vid årsskiftet 2016/2017 finns en potentiell effektivisering över tid.
Vid införande av e-handel kan en rad vinster uppnås bland annat effektivare och säkrare processer för inköp och fakturahantering, bättre avtalstrohet och bättre
uppföljningsmöjligheter”. I förlängningen väntas bättre inköp och därmed lägre kostnader för förvaltningarna.
Under 2018-2019 bör arbetet med inköp/upphandling i hela organisationen fortsätta för att minska kommunens kostnader. Fler ramavtalsupphandlingar, uppföljning och utbildning av personalen kommer att leda till kostnadsbesparingar.
Effektivisering av fastighetsprocessen är en viktig del för att minska kommunens kostnader. Arbetet med detta behöver fortgå under 2018-2019 och alla led i processen kan utvecklas - från att tidigt identifiera behoven av lokaler, beställningar till
genomförandet.
