Licentiatavhandling
Institutionen för Infrastruktur Avdelningen för Samhällsbyggnad
Fastighetsförvaltning med miljöproblemen i fokus - om miljöstyrning och uppföljning av minskad miljöpåverkan i fastighetsförvaltande organisationer
© Tove Malmqvist
TRITA-INFRA 04-007 ISSN 1651 – 0216
ISRN KTH/INFRA/--04/007--SE ISBN 91-7323-074-X
Omslagsbild: Vitsippsbacke vid Fasanvägen i Nacka.
Fotografier och figurer: Tove Malmqvist om inte annat anges.
Tryck: Universitetsservice US AB, Stockholm 2004-02-23
Real estate management focussing on environmental impacts.
- environmental management and follow-up of reduced environmental impact in real estate companies
Licentiate thesis TRITA-INFRA 04-007 Dep. of Infrastructure
Div. of Urban Studies Tove Malmqvist
Stockholm, march 2004
Abstract
Many of our most important and debated environmental problems of today have a tight relationship to the built environment. Examples are energy use, diffusion of chemical compounds through building materials and products and negative health impacts caused by emissions to indoor environments. Systematic work with such issues practiced in environmental management systems has become more and more common in companies, also in real estate companies. A series of studies have been exploring whether the application of environmental management systems also effectively ascertain reduced environmental impact.
It has turned out that in many cases, this was not even possible to evaluate, since follow-up procedures often are insufficient.
The purpose of this project was to study environmental management in real estate companies and to come up with ideas on how this practice could benefit from improved follow-up of environmental impact. In the first part of the project, nine real estate companies of different types were studied through deep interviews and document analysis. The companies were primarily chosen because they were considered to have an ambitious environmental management practice. And even though many of the companies also were very ambitious, the results indicate that it is difficult to draw conclusions concerning improvements in terms of reduced environmental impact. The formulation of targets and objectives with unclear relation to reduced environmental impact, is an important reason. A result is that follow-up of improvements is pursued in diverse ways and this is mainly due to the difficulties of relating company activities to environmental impact.
In the second part of the project a case study of a real estate unit (a housing unit with 900 apartments) was pursued. Large amounts of quantitative data on environmentally influencing flows were collected in order to explore the possibilities to account for the environmental impact of such a unit. Based on these data, a few environmental indicators with as clear relationship to environmental impact as possible, were suggested and calculated, mainly through LCA-methodology. The amount of CO2-equivalents per year caused by the energy use and transports of the unit is one example of an indicator, which is expressing the unit’s contributions to the global problem of climate change. Both the flow’s extent and significance are then expressed in contrast to “traditional” measurements of energy use, like the amount of kWh/sqm and year.
Indicators of this type may be used in order to develop environmental management in real estate companies, for example to formulate objectives and targets with a higher degree of relationship to environmental impact and to follow-up the efficiency of the environmental management system more clearly. For energy use, this is possible today. For other aspects in real estate management, indicators need to be developed further. Concerning availability of data from real estates for calculating environmental impact, structural difficulties to find data is a problem for some activities. However, routines for data collection is possible to develop.
Clear, quantitative target formulations and benchmarking are examples of situations that support the introduction of routines for such data collection.
Fastighetsförvaltning med miljöproblemen i fokus
– om miljöstyrning och uppföljning av minskad miljöpåverkan i fastighetsförvaltande organisationer
Sammanfattning av licentiatavhandling av Tove Malmqvist 2004-03-01
En rad stora och omdiskuterade miljöproblem är i hög grad kopplade till vår bebyggelse. Det gäller exempelvis energianvändningen, spridning av kemiska ämnen via byggmaterial och produkter samt negativ hälsopåverkan till följd av emissioner, etc i inomhusmiljöer. Såväl inom fastighetsbranschen som inom andra branscher har systematiskt arbete med liknande frågor i form av miljöledningssystem blivit allt vanligare. En rad studier har publicerats som söker utforska huruvida tillämpningen av miljöledningssystem i företag verkligen leder till minskad miljöpåverkan på ett effektivt sätt. I många fall har det visat sig att detta inte ens går att utvärdera då uppföljningen av miljöpåverkan vanligen är bristfällig.
Syftet med denna studie har varit att studera miljöstyrning i fastighetsförvaltande organisationer samt att diskutera hur detta arbete skulle kunna vidareutvecklas genom bättre uppföljning av miljöbelastningar. Studiens första delmoment innefattade djupintervjuer samt dokumentanalys i nio fastighetsförvaltande organisationer av olika typer. Organisationerna valdes primärt för att de inom branschen ansågs vara ledande på miljöstyrning. I synnerhet studerades upplevda framgångsfaktorer och svårigheter i miljöstyrningen samt hur man inom organisationerna hade valt att lägga upp arbetet. Dessutom granskades ingående organisationernas betydande miljöaspekter och miljömål genom argumentationsanalys, samt uppföljningen av miljöarbetet.
Även om organisationerna i många fall bedriver ett mycket ambitiöst miljöarbete visar resultaten att det också inom denna bransch är svårt att dra slutsatser kring miljöförbättringar, mätt i minskade miljöbelastningar. Bristande uppföljning som i sin tur beror på svårigheterna att hitta lämpliga och praktiskt tillämpliga mått för uppföljning samt att incitamenten för att skapa rutiner för uppföljning är små, är viktiga orsaker. Svårigheterna att dra slutsatser om vad miljöarbetet leder till hänger samman med att formuleringen av miljömål är mycket varierande för olika miljöaspekter. För energianvändning formuleras ofta kvantifierade mål att minska energianvändningen, mätt i kWh/m2. För områden som avfallshantering eller inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen i fastigheterna formuleras istället vanligen utredande mål eller mål i form av åtgärder. Svårigheterna att relatera organisationernas aktiviteter till miljöbelastning gör dessutom att valet av de frågor som prioriteras i miljöarbetet många gånger styrs av företagsekonomiska incitament och frågornas omvärldsaktualitet och inte av dess miljöpåverkan.
Studiens andra delmoment utgjordes av en fallstudie av en förvaltningsenhet (ett bostadsområde med 900 lägenheter) för vilken en stor mängd kvantitativa uppgifter om miljöpåverkande flöden samlades in. Syftet var att utreda möjligheterna till att redovisa miljöbelastningar kopplade till olika delar av fastighetsförvaltarens verksamhet. Ur detta underlag föreslogs och beräknades ett antal miljöindikatorer som skall visa en tydlig relation
till miljöproblem, huvudsakligen med hjälp av LCA-metodik. Ett exempel på en miljöindikator är att uttrycka förvaltningsenhetens energianvändning och transporter i driften som antal CO2-ekvivalenter per år vilket ger en indikation om det årliga bidraget till växthuseffekten. Liknande indikatorer uttrycker såväl det miljöpåverkande flödets omfattning som betydelse, till skillnad från traditionella mått för energianvändning såsom antal kWh/m2. Exempel ges också på relativa mått i form av miljönyckeltal där miljöbelastningar per m2 eller per brukare har beräknats. Det senare måttet är i högre grad funktionsorienterat då miljöbelastningen relateras till nytta. En diskussion förs också kring möjliga jämförelser för att skapa bättre förståelse för hur abstrakta mått som miljönyckeltal kan tolkas.
Indikatorer av den här typen kan användas för att formulera mål som i högre grad styr mot minskad miljöbelastning samt för tydligare uppföljning av miljöstyrningens effektivitet.
Möjligheterna att redan idag utnyttja sådana miljöindikatorer i miljöstyrningen i fastighetsförvaltande organisationer är förhållandevis stor för områden som energianvändning och transporter. För områden som avfallshantering och kemikalieanvändning är det svårare och lämpliga mått för dessa områden behöver vidareutvecklas i samråd mellan forskare och praktiker.
Uppföljning i form av vad miljöarbetet leder till i minskad miljöbelastning är förhållandevis lågt prioriterat i de studerade fastighetsförvaltande organisationerna även om man upplever att det har blivit tydligare efter införandet av miljöledningssystem. Inom organisationerna finns exempel på att formulering av tydliga, kvantifierade miljömål samt benchmarking kan skapa motiv för utvecklad uppföljning och för att skapa rutiner för insamling av dataunderlag för uppföljningen. Utvecklingstendenser i samhället i stort, exempelvis stadfäst genom de nationella miljökvalitetsmålen samt branschspecifika projekt såsom miljöklassning och miljömärkning av byggnader antyder att det kan finnas fördelar för fastighetsförvaltare att utveckla sin miljöstyrning på det sätt jag har exemplifierat ovan.
Innehåll
Innehållsförteckning………....i
Förord………..iii
Abstract………....v
Sammanfattning………vii
1 INLEDNING……….1
1.1 Bakgrund……….………1
1.2 Syfte……….3
1.3 Disposition………...6
2 SAMMANHANG OCH BEGREPP………..9
2.1 Miljöstyrning i företag och organisationer………...9
2.2 Uppföljning av miljöprestanda………19
2.3 Hur mäter vi miljöpåverkan ?……….25
2.4 Fastighetsförvaltning………28
2.5 Miljöstyrning i fastighetsförvaltning………33
3 UTGÅNGSPUNKTER OCH SYNSÄTT………...37
3.1 Tre perspektiv på ämnet Bebyggelseanalys………37
3.2 Från behov till skada – fastighetsförvaltarens miljöfrågor……….42
3.3 Fastighetsförvaltarens handlingsutrymme………...48
3.4 Fastighetsförvaltarens miljöstyrning i relation till inriktningen inom Bebyggelseanalys……….49
4 METODER OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT………53
4.1 Mina förhållningssätt till forskningen……….53
4.2 Studie av miljöstyrning i fastighetsförvaltning………..55
4.3 Att synliggöra fastighetsförvaltningens miljöbelastning……….63
4.4 Studiens tillförlitlighet och generaliserbarhet………...69
5 MILJÖSTYRNING I NIO FASTIGHETSFÖRVALTANDE
ORGANISATIONER………71
5.1 Utvecklingen av miljöarbetet i organisationerna……….71
5.2 Drivkrafter för miljöarbetet………..74
5.3 Hur organiseras miljöarbetet idag ?………..77
5.4 Fastighetsförvaltarens miljöfrågor……….………84
5.5 Formulering av och arbete med miljömål……….87
5.6 Lärandeprocessen om miljöfrågor i organisationerna………96
5.7 Uppföljning av miljöprestanda………..100
5.8 Diskussion………...104
6 MILJÖBELASTNINGAR FRÅN EN FÖRVALTNINGSENHET……….111
6.1 Förvaltningsenheten Sörsedammen………...111
6.2 Erfarenheter av datainsamling……….114
6.3 Möjligheter att synliggöra miljöbelastningen utifrån kvalitet och kvantitet………...118
6.4 Miljöbelastningar från Sörsedammen……….128
7 DISKUSSION OCH SLUTSATSER………139
7.1 Möjligheter och svårigheter med målstyrning med hjälp av mått på miljöbelastningar………139
7.2 Information om miljöbelastningar och personalens miljömedvetenhet………...149
7.3 Miljöbelastning i relation till nytta för brukaren………..151
7.4 Slutsatser………153
7.5 Utvecklingsspår………..156
7.6 Sammanfattande råd för dig som arbetar med miljöstyrning i praktiken………..………...159
REFERENSER………...161
BILAGOR………171
Förord
Efter examen som miljövetare vid Göteborgs Universitet fick jag möjligheten att i ett tidigt skede delta i arbetet att fundera över och diskutera hur fastighetsförvaltande företag skulle kunna tillämpa standarden för miljöledningssystem, ISO 14001. Detta skedde i ett projekt med sju västsvenska bostadsföretag i samarbete med SABO. Det arbetet ledde sedan vidare till flera års arbete som anställd och konsult i främst kommunala bostadsbolag.
Eftersom min drivkraft för att arbeta med miljöfrågor i organisationer handlar om att försöka finna lösningar som kan leda till miljöförbättringar intresserade jag mig tidigt för vilka miljöeffekter arbetet med miljöledningssystem kunde leda till. Våren 2001 fick jag möjligheten att komma till KTH och anställdes som doktorand i ett projekt med syftet att utveckla en metod för miljövärdering av bebyggelse, EcoEffect. Jag fick uppdraget att i synnerhet fokusera på fastighetsförvaltarens perspektiv och behov av hjälpmedel. Resultatet är bland annat denna avhandling i vilken jag diskuterar fastighetsförvaltarens miljöstyrning och relaterar den till hur minskad miljöpåverkan av dennes fastigheter och verksamhet kan följas upp.
Mitt arbete har finansierats inom ramen för EcoEffect-projektet med huvudfinansiären FORMAS samt genom ett stort antal företag inom bygg- och fastighetsbranschen. För att få tid till mitt eget avhandlingsarbete har ett stipendium från Lars Erik Lundbergs stipendiestiftelse varit värdefullt.
Många är de som funnits runt omkring mig och bidragit på olika sätt. Först och främst vill jag rikta ett stort tack till min handledare Mauritz Glaumann för inspirerande samarbete. En viktig resurs har också varit Örjan Svane som med stort intresse givit mig värdefulla synpunkter. Förutom Mauritz, tack till Marie, Beatrice, Getachew och Ulla i forskargruppen i EcoEffect-projektet för intensiva och givande diskussioner om stort och smått i projektet. Stort tack till alla mina härliga kollegor på Bebyggelseanalys som har gjort det så roligt och stimulerande att gå till jobbet varje dag. Dessutom vill jag rikta ett stort tack till
alla de personer i de nio organisationerna i min studie som jag har fått intervjua.
I synnerhet till Daniel Spetz och andra på Varbergs Bostads AB som har fått lägga extra mycket tid på att svara på alla frågor jag har haft. Slutligen, tack Sara, för layouthjälp i en bråd tid och förstås, Erik för ditt stöd och din smittande livsglädje.
Stockholm 20 februari 2004
Abstract
Many of our most important and debated environmental problems of today have a tight relationship to the built environment. Examples are energy use, diffusion of chemical compounds through building materials and products and negative health impacts caused by emissions to indoor environments. Systematic work with such issues practiced in environmental management systems has become more and more common in companies, also in real estate companies. A series of studies have been exploring whether the application of environmental management systems also effectively ascertain reduced environmental impact. It has turned out that in many cases, this was not even possible to evaluate, since follow-up procedures often are insufficient.
The purpose of this project was to study environmental management in real estate companies and to come up with ideas on how this practice could benefit from improved follow-up of environmental impact. In the first part of the project, nine real estate companies of different types were studied through deep interviews and document analysis. The companies were primarily chosen because they were considered to have an ambitious environmental management practice. And even though many of the companies also were very ambitious, the results indicate that it is difficult to draw conclusions concerning improvements in terms of reduced environmental impact. The formulation of targets and objectives with unclear relation to reduced environmental impact, is an important reason. A result is that follow-up of improvements is pursued in diverse ways and this is mainly due to the difficulties of relating company activities to environmental impact.
In the second part of the project a case study of a real estate unit (a housing unit with 900 apartments) was pursued. Large amounts of quantitative data on environmentally influencing flows were collected in order to explore the possibilities to account for the environmental impact of such a unit. Based on these data, a few environmental indicators with as clear relationship to environmental impact as possible, were suggested and calculated, mainly
through LCA-methodology. The amount of CO2-equivalents per year caused by the energy use and transports of the unit is one example of an indicator, which is expressing the unit’s contributions to the global problem of climate change.
Both the flow’s extent and significance are then expressed in contrast to
“traditional” measurements of energy use, like the amount of kWh/sqm and year.
Indicators of this type may be used in order to develop environmental management in real estate companies, for example to formulate objectives and targets with a higher degree of relationship to environmental impact and to follow-up the efficiency of the environmental management system more clearly.
For energy use, this is possible today. For other aspects in real estate management, indicators need to be developed further. Concerning availability of data from real estates for calculating environmental impact, structural difficulties to find data is a problem for some activities. However, routines for data collection is possible to develop. Clear, quantitative target formulations and benchmarking are examples of situations that support the introduction of routines for such data collection.
Sammanfattning
En rad stora och omdiskuterade miljöproblem är i hög grad kopplade till vår bebyggelse. Det gäller exempelvis energianvändningen, spridning av kemiska ämnen via byggmaterial och produkter samt negativ hälsopåverkan till följd av emissioner, etc i inomhusmiljöer. Såväl inom fastighetsbranschen som inom andra branscher har systematiskt arbete med liknande frågor i form av miljöledningssystem blivit allt vanligare. En rad studier har publicerats som söker utforska huruvida tillämpningen av miljöledningssystem i företag verkligen leder till minskad miljöpåverkan på ett effektivt sätt. I många fall har det visat sig att detta inte ens går att utvärdera då uppföljningen av miljöpåverkan vanligen är bristfällig.
Syftet med denna studie har varit att studera miljöstyrning i fastighetsförvaltande organisationer samt att diskutera hur detta arbete skulle kunna vidareutvecklas genom bättre uppföljning av miljöbelastningar. Studiens första delmoment innefattade djupintervjuer samt dokumentanalys i nio fastighetsförvaltande organisationer av olika typer. Organisationerna valdes primärt för att de inom branschen ansågs vara ledande på miljöstyrning. I synnerhet studerades upplevda framgångsfaktorer och svårigheter i miljöstyrningen samt hur man inom organisationerna hade valt att lägga upp arbetet. Dessutom granskades ingående organisationernas betydande miljöaspekter och miljömål genom argumentationsanalys, samt uppföljningen av miljöarbetet.
Även om organisationerna i många fall bedriver ett mycket ambitiöst miljöarbete visar resultaten att det också inom denna bransch är svårt att dra slutsatser kring miljöförbättringar, mätt i minskade miljöbelastningar. Bristande uppföljning som i sin tur beror på svårigheterna att hitta lämpliga och praktiskt tillämpliga mått för uppföljning samt att incitamenten för att skapa rutiner för uppföljning är små, är viktiga orsaker. Svårigheterna att dra slutsatser om vad miljöarbetet leder till hänger samman med att formuleringen av miljömål är mycket varierande för olika miljöaspekter. För energianvändning formuleras
ofta kvantifierade mål att minska energianvändningen, mätt i kWh/m2. För områden som avfallshantering eller inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen i fastigheterna formuleras istället vanligen utredande mål eller mål i form av åtgärder. Svårigheterna att relatera organisationernas aktiviteter till miljöbelastning gör dessutom att valet av de frågor som prioriteras i miljöarbetet många gånger styrs av företagsekonomiska incitament och frågornas omvärldsaktualitet och inte av dess miljöpåverkan.
Studiens andra delmoment utgjordes av en fallstudie av en förvaltningsenhet (ett bostadsområde med 900 lägenheter) för vilken en stor mängd kvantitativa uppgifter om miljöpåverkande flöden samlades in. Syftet var att utreda möjligheterna till att redovisa miljöbelastningar kopplade till olika delar av fastighetsförvaltarens verksamhet. Ur detta underlag föreslogs och beräknades ett antal miljöindikatorer som skall visa en tydlig relation till miljöproblem, huvudsakligen med hjälp av LCA-metodik. Ett exempel på en miljöindikator är att uttrycka förvaltningsenhetens energianvändning och transporter i driften som antal CO2-ekvivalenter per år vilket ger en indikation om det årliga bidraget till växthuseffekten. Liknande indikatorer uttrycker såväl det miljöpåverkande flödets omfattning som betydelse, till skillnad från traditionella mått för energianvändning såsom antal kWh/m2. Exempel ges också på relativa mått i form av miljönyckeltal där miljöbelastningar per m2 eller per brukare har beräknats. Det senare måttet är i högre grad funktionsorienterat då miljöbelastningen relateras till nytta. En diskussion förs också kring möjliga jämförelser för att skapa bättre förståelse för hur abstrakta mått som miljönyckeltal kan tolkas.
Indikatorer av den här typen kan användas för att formulera mål som i högre grad styr mot minskad miljöbelastning samt för tydligare uppföljning av miljöstyrningens effektivitet. Möjligheterna att redan idag utnyttja sådana miljöindikatorer i miljöstyrningen i fastighetsförvaltande organisationer är förhållandevis stor för områden som energianvändning och transporter. För områden som avfallshantering och kemikalieanvändning är det svårare och lämpliga mått för dessa områden behöver vidareutvecklas i samråd mellan forskare och praktiker.
Uppföljning i form av vad miljöarbetet leder till i minskad miljöbelastning är förhållandevis lågt prioriterat i de studerade fastighetsförvaltande
organisationerna även om man upplever att det har blivit tydligare efter införandet av miljöledningssystem. Inom organisationerna finns exempel på att formulering av tydliga, kvantifierade miljömål samt benchmarking kan skapa motiv för utvecklad uppföljning och för att skapa rutiner för insamling av dataunderlag för uppföljningen. Utvecklingstendenser i samhället i stort, exempelvis stadfäst genom de nationella miljökvalitetsmålen samt branschspecifika projekt såsom miljöklassning och miljömärkning av byggnader antyder att det kan finnas fördelar för fastighetsförvaltare att utveckla sin miljöstyrning på det sätt jag har exemplifierat ovan.
1 Inledning
1.1 Bakgrund
De senaste årens utveckling av miljöarbete inom företag och organisationer har varit intensiv. Från ett mer projektinriktat arbete har arbetet kommit att systematiseras i högre grad genom den ökande användningen av miljöledningssystem. Miljöledningssystemen syftar till ”ständig förbättring” av miljöarbetet vilket följaktligen medför högre krav på uppföljning av vad arbetet leder till. En rad studier har publicerats som söker utforska huruvida tillämpningen av miljöledningssystem i företag verkligen leder till såväl minskad miljöpåverkan som företagsekonomiska fördelar (t ex. Hamschmidt och Dyllick, 2002; Ammenberg och Hjelm, 2002; Zackrisson et al, 2000; Bring Procopé och Axelsson, 2003). Studierna visar tydligt att systemen i sig inte garanterar minskad miljöpåverkan. Ofta går detta inte ens att utvärdera då uppföljningen av miljöpåverkan vanligen är bristfällig. Problemen hänger samman med att man inte riktigt vet vad man ska följa upp och på vilka sätt.
Tillämpningen av miljöledningssystem har också studerats i organisationsperspektiv och för att söka framgångsfaktorer som kan garantera att systemen fungerar effektivt (t ex. Strannegård, 1998; Halme, 1997; Hoffman, 1997). Att få till stånd en positiv lärandeprocess i företagen har stor betydelse för miljöledningssystemets effektivitet, i vilken ledningens engagemang är en avgörande faktor. Betydelsen av att se bättre uppföljning inklusive lärandeprocessen i företagen i ett sammanhang, anses av allt fler vara avgörande för att systemen skall bli såväl kostnadseffektiva som leda till minskad miljöpåverkan (Kolk och Mauser, 2002; Hamschmidt och Dyllick, 2002;
Schaltegger och Synnestvedt, 2002).
En stor del av samhällets miljöproblem uppkommer till följd av vår bebyggelse.
En vanligt refererad uppgift är att sektorn bostäder och service idag står för ca 40 % av den totala energianvändningen och för 50 % av elanvändningen i Sverige. Samma sektor inklusive förbränning vid el- och värmeverk står för ca 1/3 av Sveriges totala utsläpp av koldioxid (Energimyndigheten, 2001). Bygg- och rivningsavfall uppskattas till storleksordningen 4-6 miljoner ton per år i
Sverige (Byggsektorns kretsloppsråd, 2001) och mängden hushållsavfall till ca 4 miljoner ton årligen (RVF, 1999). Byggsektorns kretsloppsråd (2001) har också uppskattat användningen av kemiska produkter till ca 12 000 st innehållande närmare 3 500 kemiska ämnen inom den svenska byggsektorn. Bara inom fastighetsbolagen i Sverige används årligen i storleksordningen 440 000 ton kemiska produkter av ca 3 miljoner ton inom byggsektorn totalt (Byggsektorns kretsloppsråd, 2001).
Våra hus innehåller redan miljö- och hälsofarliga ämnen. Exempelvis beräknas i storleksordningen 100 ton ren PCB finnas inbyggt bara i fogmassor i hus i Sverige1. Inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen och dåligt inneklimat påverkar dessutom husens brukare negativt. Radonhalten uppskattas vara högre än gällande gränsvärden i 70 000-120 000 småhus och mellan 600 000 och 900 000 människor i Sverige utsätts för ett inneklimat som kan påverka hälsan och välbefinnandet negativt (Norlén och Andersson, 1993).
Bebyggelsens miljöfrågor diskuteras ofta vid nybyggnadsprojekt där miljösatsningar görs, såsom i Hammarby sjöstadsprojektet i Stockholm. I relation till den bebyggelse som redan existerar är emellertid dessa nybyggnadsprojekt få. Att tänka i banor som att vi ska ersätta det befintliga byggnadsbeståndet med nya miljöanpassade hus på samma sätt som en bilpark verkar inte heller vara någon lösning då det har visat sig att exempelvis energianvändningen per m2 i hus byggda de senaste 20 åren inte påtagligt minskar (Statistiska centralbyrån, 2000).
Utöver småhusen som inrymmer ca 50 % av Sveriges bostadslägenheter (Statistiska centralbyrån, 2000) förvaltas det stora flertalet av befintliga fastigheter av professionella fastighetsförvaltare. Förvaltare av bostadshus och lokaler har därmed en nyckelroll i att minska den befintliga bebyggelsens miljöpåverkan som i sin tur utgör en väsentlig källa till samhällets miljöpåverkan. Svane (1998) beskrev miljöarbetet i bostadsförvaltande företag 1996 och konstaterade att de vid den tiden arbetade med separata miljöprojekt.
Vi kan förvänta oss att miljöarbetet i fastighetsföretaget som organisation följer utvecklingen inom andra områden och därmed har blivit mer processinriktat.
Det antyds åtminstone av den uppsättning hjälpmedel som har tagits fram av
1 Gunilla Rex, expert på PCB i byggnader, muntligen.
exempelvis SABO2 (1998a), Bergman (1999), Svenska Kommunförbundet (1996), Sveriges Fastighetsägare (1999) och Björkholm och Svane (1998).
Genom fastighetsförvaltares systematiska miljöarbete mot visioner och mål bör det finnas en potential för att minska bebyggelsens miljöpåverkan. Men vad kan vi förvänta oss att förvaltarnas miljöarbete leder till för effekter i form av minskad miljöpåverkan? Och vilka möjligheter för att minska bebyggelsens miljöpåverkan kan öppna sig vid effektiv miljöstyrning av fastighetsförvaltning som tydligt styr mot minskad miljöpåverkan?
1.2 Syfte
I fokus för den här studien står fastighetsförvaltaren som aktör för att minska bebyggelsens miljöpåverkan. Till sin hjälp har denne verktyget miljöledningssystem. Tillämpning av miljöledningssystemet, miljöstyrning, är en process som syftar till ”ständig förbättring”. Ur samhällsperspektiv blir det intressant om ständig förbättring för den fastighetsförvaltande organisationen likställs med minskad miljöpåverkan från vår bebyggelse.
Syftet med denna studie är att ge en bild av hur miljöstyrning fungerar i, på miljöområdet ledande, fastighetsförvaltande organisationer samt vad miljöstyrningen kan tänkas leda till i minskad miljöpåverkan. Detta utgör sedan utgångspunkt för att diskutera principer om hur fastighetsförvaltarnas aktiviteter skulle kunna följas upp i minskad miljöpåverkan, dess möjligheter till tillämpning i praktiken och på vilka sätt sådan information kan bidra till att stärka en styrning mot minskad miljöpåverkan från bebyggelsen.
Följande frågeställningar har lett mitt arbete:
2 Sveriges Allmännyttiga Bostadsföretags Organisation.
1. På vilka sätt har arbetet bedrivits för att organisera miljöstyrningen i organisationerna?
2. Vilka drivkrafter/hinder/framgångsfaktorer/svårigheter i miljöstyrningen upplever man i organisationerna?
3. Styr organisationerna sin verksamhet mot minskad miljöpåverkan?
4. Hur kan fastighetsförvaltningens miljöpåverkan synliggöras och redovisas?
5. Vilka hinder/möjligheter finns för att utnyttja information om
fastighetsförvaltningens miljöpåverkan i organisationernas miljöstyrning?
Precisering av frågeställningar samt avgränsningar
Här beskrivs kort hur jag har valt att precisera mina frågeställningar så att de blir mer operativa samt avgränsningar för studien som jag har valt att göra.
1. På vilka sätt har arbetet bedrivits för att organisera miljöstyrningen i organisationerna?
Först och främst har jag varit intresserad av på vilka sätt arbetet med miljöstyrning skiljer sig från tidigare arbetssätt, på ett övergripande plan. Vem i eller utanför organisationerna driver och ansvarar för olika delar av arbetet och vilka befogenheter har dessa personer? På vilka sätt arbetar man med att få ett engagemang bland personalen i miljöarbetet? Och går det att idag se tendenser på hur miljöstyrningen kommer att organiseras om några år? Jag har valt att huvudsakligen studera den del av miljöstyrningen som handlar om styrning av miljöarbetet med hjälp av mål och hur det arbetet organiseras.
2. Vilka drivkrafter/hinder/framgångsfaktorer/svårigheter i miljöstyrningen upplever man i organisationerna?
Hur ser drivkrafterna ut idag, dels för att arbeta med miljöstyrning i branschen, dels för vilka miljöfrågor man prioriterar? Föreligger några skillnader jämfört med andra verksamhetsbranscher? På ett övergripande plan, vilka svårigheter respektive framgångsfaktorer upplever de personer i organisationerna som ansvarar för att driva miljöarbetet? Finns goda exempel på hur svårigheter kan överbryggas som också skulle kunna generaliseras till andra organisationer?
Svårigheter respektive framgångsfaktorer kan finnas inom organisationen men beror också i hög grad på vad som händer i omvärlden. Jag har i första hand velat försöka identifiera ett antal sådana faktorer som gäller för
fastighetsförvaltande verksamhet eftersom de har betydelse för vilka resultat som uppnås i miljöstyrningen. Att föra en mer ingående diskussion kring sådana interna målkonflikter eller inverkande omvärldsfaktorer ligger emellertid utanför denna avhandling.
3. Styr organisationerna sin verksamhet mot minskad miljöpåverkan?
Om de två inledande frågorna handlade mer om att ge en översiktlig beskrivning av miljöstyrning i fastighetsförvaltande verksamhet har jag med denna fråga velat gå djupare in på att diskutera miljöstyrningens effekter i form av minskad miljöpåverkan. Jag har försökt att problematisera vad minskad miljöpåverkan skulle kunna innebära samt diskutera vilka slutsatser det går att dra om minskad miljöpåverkan uppnås i organisationernas miljöstyrning. För att göra detta har jag valt att avgränsa mig till att studera processen för målstyrning. Det vill säga, identifiering av miljöpåverkande aktiviteter, formulering av mål, arbete efter mål samt utvärdering/uppföljning av miljöarbetet. Går det att dra några slutsatser kring vad som uppnås i form av minskad miljöpåverkan? Om inte, vilka är orsakerna till det?
4. Hur kan fastighetsförvaltningens miljöpåverkan synliggöras och redovisas?
Med utgångspunkt från den förra frågeställningen har jag frågat mig vilka möjligheter det finns att finna mått som kan säga något om fastighetsförvaltningens miljöpåverkan samt ge en tydlig koppling mellan verksamheten och kända miljöproblem. Går det att få fram tydligare mått än vad som sker idag och hur kan de då vara uppbyggda? Jag har avgränsat mig till att studera några miljöpåverkande flöden i fastighetsförvaltningens verksamhet för att ge exempel på hur miljöpåverkan kan ges en tydlig innebörd. En ytterligare avgränsning är att jag valt att utgå från LCA-metodik för att synliggöra miljöpåverkan.
5. Vilka hinder/möjligheter finns för att utnyttja information om fastighetsförvaltningens miljöpåverkan i organisationernas miljöstyrning?
Slutligen har jag velat diskutera möjligheterna att utnyttja sådana mått som genereras av förra forskningsfrågan för att vidareutveckla miljöstyrningen i fastighetsförvaltande organisationer. Vilka olika typer av hinder finns och i vilken utsträckning går de att överbrygga? Kan sådana mått berika miljöstyrningen i organisationerna och i så fall på vilka sätt? Ambitionen har
varit att i denna sista fråga syntetisera de resultat som kommit fram i de fyra första frågeställningarna.
1.3 Disposition
I Kapitel 1 inleder jag avhandlingen och beskriver problemet som studeras, syfte och frågeställningar.
I Kapitel 2 ger jag en bakgrundsbeskrivning och diskuterar väsentliga begrepp för studien utifrån relevant litteratur på området. Dessa nyckelbegrepp är miljöstyrning, fastighetsförvaltning och miljöprestanda.
I Kapitel 3 går jag vidare och förtydligar vissa viktiga utgångspunkter för min studie. Det gäller dels synen på begreppet miljöpåverkan i studien och dess relation till branschen fastighetsförvaltning. Dessutom diskuterar jag studiens tillhörighet inom det akademiska ämnet Bebyggelseanalys.
I Kapitel 4 tar jag upp vilka metoder jag använt mig av för att studera mina frågeställningar. Jag beskriver varför jag har valt dem samt hur jag sedan har gått till väga i empirisk datainsamling och analys. För att studera frågeställningarna har jag delat upp mitt arbete i två delstudier. De beskrivs i detta kapitel var för sig.
I Kapitel 5 redovisar jag de resultat som ämnar belysa mina tre första forskningsfrågor. Det vill säga, här redovisas resultaten från den första av mina två delstudier, den om miljöstyrning i nio fastighetsförvaltande organisationer.
I Kapitel 6 söker jag ge svar på den fjärde forskningsfrågan. Här redovisas resultaten från den andra delstudien i vilken jag ger förslag på hur miljöpåverkan i form av miljöbelastningar, från fastighetsförvaltning kan exemplifieras och beräknas. Det sker i första hand med utgångspunkt från LCA-metodik och genom data från en verklig förvaltningsenhet. I detta kapitel diskuterar jag också en avgörande aspekt relaterat till miljöarbetets uppföljning, datatillgång.
I kapitel 7 diskuterar jag slutligen svårigheter och möjligheter med att använda information om miljöpåverkan, så som jag exemplifierat den i kapitel 6, i
miljöstyrningen i fastighetsförvaltning. I kapitlet försöker jag därmed knyta ihop och diskutera resultaten från de två delstudierna i ett sammanhang samt ge några idéer sprungna ur studien om vidareutveckling av miljöstyrningen. Jag drar sedan slutsatser och tar upp några frågor som skulle vara intressanta att vidareutveckla. Till sist redovisas också ett antal slutsatser från avhandlingen i form av råd till personer som till vardags arbetar med miljöstyrning i fastighetsförvaltning.
Efter dessa kapitel följer en förteckning över referenser, ordförklaringar och bilagor i enlighet med innehållsförteckningen.
2 Sammanhang och begrepp
I detta kapitel går jag igenom viktiga begrepp för min studie med hjälp av relevant litteratur på området. Nyckelbegreppen är miljöstyrning, fastighetsförvaltning och miljöprestanda och avsikten är att precisera hur jag använder mig av dem i den här studien. I denna avhandling talar jag också mycket om miljöpåverkan. I det här kapitlet tar jag upp angreppssätt för att följa upp miljöpåverkan inledningsvis. Begreppet problematiseras sedan ytterligare i kapitel 3.
2.1 Miljöstyrning i företag och organisationer
Miljöstyrning är ett centralt begrepp i denna studie. I detta avsnitt diskuterar jag närmare uppkomsten av begreppet, innebörden i relation till min studie, etc för att ge dig som läsare en förståelse för hur jag ser på dessa frågor. Miljöstyrning är definitivt inget speciellt för fastighetsbranschen utan kan tillämpas för alla typer av processer vare sig det handlar om att tillverka plastskedar, bedriva myndighetsarbete eller, som i detta fall, att förvalta fastigheter. Även om mitt arbete är avgränsat till en viss bransch, finner jag att dessa frågor måste diskuteras i ett vidare perspektiv då miljöstyrning i synnerhet är ett sätt att organisera arbetet inom ett företag som kan tillämpas för alla typer av företag och organisationer. (Jag väljer att i fortsättningen tala om organisationer som också inkluderar företag).
Miljöarbete i organisationer i historiskt perspektiv
Inom företag och organisationer har syn- och arbetssätt i miljöarbetet utvecklats betydligt under senare år. Hoffman (1997) beskriver utvecklingen i USA i fyra steg; Industrial environmentalism (1960-70), Regulatory environmentalism (1970-82), Environmentalism as social responsibility (1982-88) och Strategic environmentalism (1988-93). Det kan i stort sett beskrivas som en utveckling från att näringslivet själv styrde debatten, via miljölagstiftning som krävde anpassningar och producentansvar till ett mer strategiskt och systematiskt miljöarbete ur organisationers ledningsperspektiv. Denna sistnämnda utveckling är det jag i fortsättningen talar om när det gäller miljöarbete.
I Sverige blev miljöarbete i organisationer på allvar ett begrepp efter Riokonferensen 1992 och som en följd av Agenda 21-arbetet i Sveriges kommuner. Arbetet bedrevs då i regel i form av olika projekt. Tillkomsten av den internationella standarden för miljöledning ISO 14001 1996 (ISO3, 1996) har sedan varit vägledande för företag och organisationer i Sverige i utvecklingen av ett mer systematiskt miljöarbete. Standarden utgör ett verktyg just för att styra företagets processer mot minskad miljöpåverkan eller, som det kallas i standarden, ständig förbättring av miljöarbetet. Organisationer kan frivilligt välja att arbeta efter standardens krav och också genomgå tredjepartscertifiering om så är önskvärt.
Figur 2.1 åskådliggör hur jag, förenklat, ser på förhållandet mellan projekt- respektive processinriktat miljöarbete. Föreställ dig att ett långsiktigt miljömål motsvarar ett lagt pussel. För att nå dit krävs olika pusselbitar, dessa kan ses som olika miljöprojekt. För att hitta och lägga bitarna på plats krävs en process.
Miljöstyrning handlar alltså om att bedriva miljöarbetet mer systematiskt och processinriktat än tidigare, för att säkerställa att pusslet blir färdiglagt och det långsiktiga miljömålet uppnått. Tidigare har arbetet bedrivits mer på ett sätt som att pusselbitarna läggs godtyckligt utan någon riktig föreställning av hur bilden skall se ut när pusslet är färdiglagt.
Figur 2.1 Miljöstyrning, dvs. miljöarbete som en process bestående av projekt.
3 International Organization for Standardization.
Färdiglagt pussel = långsiktigt miljömål Minska miljöpåverkan till följd av energianvändning
Pusselbit = ”åtgärdspaket”
Vattensparprojekt -analys och uppföljning av
statistik
-informationskampanj till hyresgäster
-installation av snålspolande duschmunstycken, strilar etc
Färdiglagt pussel = långsiktigt miljömål Minska miljöpåverkan till följd av energianvändning
Färdiglagt pussel = långsiktigt miljömål Minska miljöpåverkan till följd av energianvändning
Pusselbit = ”åtgärdspaket”
Vattensparprojekt -analys och uppföljning av
statistik
-informationskampanj till hyresgäster
-installation av snålspolande duschmunstycken, strilar etc Pusselbit = ”åtgärdspaket”
Vattensparprojekt -analys och uppföljning av
statistik
-informationskampanj till hyresgäster
-installation av snålspolande duschmunstycken, strilar etc
I april 2003 var 2245 företag/organisationer i Sverige certifierade enligt ISO 14001 (Miljöstyrningsrådet, 2003). Inom fastighetsbranschen är idag ett trettiotal organisationer certifierade enligt ISO 14001. Många fler organisationer arbetar däremot aktivt enligt motsvarande arbetssätt. Intresset för ISO 14001 är stort i Sverige och andelen miljöcertifierade organisationer per invånare är bland de största i världen. Det väcker naturligtvis också frågan om detta alltmer systematiska miljöarbete hos allt fler organisationer också leder till minskad miljöpåverkan?
Miljöledningssystemens bakgrund
Tankegångarna bakom framväxten av miljöledningssystem och exempelvis ISO 14001 kommer från kvalitetsarbete inom industrin. Inom detta område har internationella standarder funnits sedan 1970-talet med syftet att ge vägledning om hur organisationers processer kan styras mot ett utfall i bättre kvalitet hos de produkter eller tjänster man tillhandahåller. Arbetssättet är alltså strategiskt och i standarden ISO 14001 framhålls att ett miljöledningssystem också skall ses som en del i organisationens övergripande ledningssystem (ISO, 1996).
Under senare år har allt fler företag börjat anamma detta synsätt varvid separata kvalitets- eller miljöledningssystem blir allt ovanligare medan så kallade integrerade ledningssystem/system för verksamhetsstyrning, där exempelvis miljö ingår som en del, är det allt fler talar om. Viss betydelse för denna utveckling kan nog också tillskrivas vidareutvecklingen av konceptet balanserad styrning (balanced scorecard) som framfördes av Kaplan och Norton (1999).
Syftet med balanserad styrning var just att inte enbart arbeta med ekonomisk styrning i företaget utan också styra verksamheten mot ”mjukare” mål som god miljö, nöjda kunder, etik, god arbetsmiljö, personalutveckling med mera. I min studie ligger emellertid fokus på miljöstyrning.
Begreppet miljöstyrning
Jag väljer i denna studie att använda begreppet miljöstyrning. Det finns emellertid en rad närbesläktade termer som beskriver samma sak; exempelvis miljöledning, systematiskt miljöarbete, strukturerat miljöarbete och miljömanagement. Jag väljer att likställa dessa begrepp. Dobers (1998) diskuterar begreppet miljömanagement och kommer fram till att innebörden av begreppet förändras över tid. Han framhåller därmed att begreppet måste fyllas med en mening för varje enskild situation. För mitt syfte väljer jag att utgå från den närliggande termen miljöledningssystem som helt enkelt kan ses som
verktyget för att bedriva miljöstyrning. Ett miljöledningssystem beskrivs i tolkningen av standarden ISO 14001 (Ahlström, 2001) som en arbetsmodell som innehåller rutiner och instruktioner vilka syftar till att säkerställa att den miljöpolicy som organisationen fastställt, också uppfylls. Modellen består enligt samma källa av fem steg:
1. Åtagande och miljöpolicy 2. Planering
3. Implementering
4. Mätningar och utvärdering 5. Granskning och förbättring
Hillary (1997) beskriver miljöledningssystemet som organisationsstruktur, ansvar, rutiner, arbetssätt, processer och resurser som en organisation utnyttjar för att uppnå sin miljöpolicy, det vill säga arbetar med miljöstyrning. Hillary ger en bra bild av vad jag menar med miljöstyrning i denna studie. Det kan framhållas att ISO 14001 innehåller krav på hur arbetet med miljöstyrning skall bedrivas men anger inte någon nivå på de miljöförbättringar arbetet bör leda till.
Jag återkommer till det i kommande avsnitt.
Miljöstyrning är ett mycket vitt begrepp som kan studeras ur många olika perspektiv. I följande två avsnitt beskrivs mer detaljerat de perspektiv jag väljer i denna studie.
Målstyrning och uppföljning av miljöarbetet enligt ISO 14001
Standarden för miljöledning ISO 14001 (ISO, 1996) är i Sverige idag det
”språk” som man i regel hänvisar till när man talar om miljöledningssystem.
Under slutet av 1990-talet började även en del organisationer i Sverige att arbeta efter den frivilliga EU-förordningen EMAS4. ISO 14001 blev emellertid den standard som har fått störst utbredning i Sverige men exempelvis i Tyskland är många företag EMAS-registrerade. Den viktigaste skillnaden mellan kraven i ISO 14001 och EMAS är att den senare ställer krav på att organisationen gör en årlig, offentlig miljöredovisning efter vissa uppställda kriterier (EU- kommissionen, 2001).
4 Eco Management and Audit Scheme.
En betydelsefull röd tråd i miljöledningssystemet enligt ISO 14001 är målstyrning som ett led i att successivt förbättra miljöarbetet. Följaktligen har miljöstyrning över lag (åtminstone i Sverige) kommit att inbegripa målstyrning av miljöarbetet som en viktig ingrediens och ISO 14001 kan användas som utgångspunkt för att beskriva denna process.
Den röda tråden när det gäller målstyrning i ISO 14001 är att organisationen först skall identifiera sina betydande miljöaspekter, därefter formulera övergripande och detaljerade mål för de betydande miljöaspekterna. Målen kompletteras med handlingsplaner som implementeras. Slutligen sker en uppföljning av om målen uppfyllts och av de betydande miljöaspekterna.
Uppföljningen ligger till grund för att sedan formulera om målen eller formulera nya mål vilket förväntas leda till en successiv förbättring av miljöarbetet.
Betydande miljöaspekter är de områden för miljöpåverkan som är allra viktigast att arbeta med för organisationen. I ISO 14001 definieras miljöaspekter som
”delar av en organisations aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster som kan inverka på miljön”. (ISO, 1996, pkt 3.3).
Med betydande miljöaspekt menas en miljöaspekt som har eller kan ha betydande miljöpåverkan (ISO, 1996). Piper et al (2001) framhåller att orsaken till den allmänna definitionen är att man vill att organisationen själv skall ta ansvaret att tänka igenom och identifiera sina miljöaspekter. Zackrisson et al (2000) studerade över 130 ISO 14001-certifierade företag i Sverige 1998. De vanligast förekommande betydande miljöaspekterna i dessa företag var i nämnd ordning energiförbrukning, avfall, varutransporter, fabriksutsläpp, kemikaliehantering och insatsvaror/råvaror.
Betydande miljöaspekter skall sållas ut på ett systematiskt sätt, enligt standarden, så att de med mest miljöpåverkan väljs ut. I ISO 14001 (ISO, 1996, bilaga A pkt A.3.1) går att läsa:
”Processen för att identifiera de betydande miljöaspekterna, som har koppling till aktiviteterna/verksamheten vid driftsenheterna, bör, där så är lämpligt, omfatta följande områden:
a) utsläpp till luft b) utsläpp till vatten c) avfallshantering d) markförorening
e) användning av råvaror och naturresurser f) andra lokala miljöfrågor”
Standarden betonar påverkan på den yttre miljön men ger inte mycket vägledning kring hur proceduren att identifiera betydande miljöaspekter skall gå till. I praktiken sker detta därmed på en rad olika sätt (se t ex. Karlsson, 1998) där det vanliga är att företagen identifierar miljöpåverkande aktiviteter och sedan gör en värdering mot exempelvis de kriterier som standarden tar upp (a-f ovan). Identifieringsprocessen innebär alltså en form av viktning mot kriterier.
Det är värt att påpeka att bedömningen ofta sker utan att man med kvantitativa data tydliggör hur och i vilken omfattning en viss aktivitet påverkar miljön.
Zackrisson et al konstaterar också att identifieringen av betydande miljöaspekter är något som många företag anser är svårt vilket resulterade i att flera företag i deras undersökning hade missat några av sina betydande miljöaspekter. I sin avhandling presenterar Ammenberg (2003) en studie av 18 tillverkande företags processer att identifiera betydande miljöaspekter. Studien visar att identifieringen vanligen lämnas över till konsulter. Många av de intervjuade miljösamordnarna kunde inte ens förklara hur denna identifiering hade gått till.
Det finns därmed ett utrymme för att andra kriterier än miljöpåverkan får styra vilka betydande miljöaspekter som sållas fram, vilket också ISO 14001- standarden öppnar för. I studien som ingår i Ammenbergs avhandling utgjordes i medeltal 25 % av vikten vid identifieringen av betydande miljöaspekter av andra kriterier än miljöpåverkan (Ammenberg, 2003). Certifieringsrevisorerna som granskar företagens system har också olika praxis, där vissa tillåter att även företagsekonomiska aspekter kan ha inflytande på vilka miljöaspekter som identifieras som betydande (Ammenberg et al, 2001).
Övergripande och detaljerade miljömål skall sedan formuleras för betydande miljöaspekter. Åtminstone detaljerade miljömål som syftar till att utgöra delmål för att uppnå övergripande mål bör, enligt ISO 14001, vara såväl
utvärderingsbara som kvantifierade (ISO, 1996). Standarden öppnar emellertid för att ta hänsyn också till annat än de betydande miljöaspekterna vid formulering av övergripande miljömål:
”När övergripande miljömål införs och ses över, skall organisationen ta hänsyn till lagkrav och andra krav, betydande miljöaspekter, tekniska möjligheter och sina ekonomiska, drifts- och affärsmässiga krav samt synpunkter från intressenter”
(ISO, 1996, pkt 4.3.3).
Inte heller ställer standarden ISO 14001 några krav på i vilken omfattning målen bör leda till förbättringar, hur de bör vara formulerade eller hur många de skall vara. I en studie av 13 intervjuade certifieringsrevisorer ansåg 11 att de godkände att organisationer enbart hade formulerat ett övergripande mål. 7 av dem ansåg att detta mål då måste röra en betydande miljöaspekt för organisationen (Ammenberg et al, 2001). Ammenberg (2003) tar också upp att målen rent av kan vara formulerade som enkla åtgärder som ingår i tillämpningen av ISO 14001, exempelvis att organisationen skall identifiera vilka lagkrav som berör dem. Han tar upp att det inte är känt i vilken omfattning sådana målformuleringar eller andra förekommer. De absolut vanligaste områdena som miljömål formuleras för är enligt Zackrisson et als (2000) undersökning avfall och energianvändning. De drar slutsatsen att områdena för miljömål stämmer förhållandevis väl överens med vilka områden företagen hade identifierat betydande miljöaspekter för.
Målen skall också följas av mer detaljerade handlingsplaner där det framgår vem som ansvarar för att genomföra åtgärder som styr mot målet, när det ska vara utfört och vilka resurser det kräver. Övergripande och detaljerade miljömål ses som viktiga steg på vägen i att uppnå företagets miljöpolicy. Istället för övergripande respektive detaljerade miljömål används ibland benämningarna långsiktiga respektive kortsiktiga miljömål.
Uppföljning och utvärdering av miljöprestanda. En viktig rutin i ISO 14001 är att följa upp och utvärdera miljöarbetet så att det hela tiden förbättras. En grundbult i standarden är begreppet ständig förbättring. Ständig förbättring definieras som:
”process för att förbättra miljöledningssystemet för att uppnå bättre total
miljöprestanda i enlighet med organisationens miljöpolicy” (ISO, 1996, pkt 3.1).
Begreppet är därmed relativt då den ständiga förbättringen relateras till den miljöpolicy organisationen formulerat. Dessutom syftar den ständiga förbättringen just på processen att anpassa miljöledningssystemet så att det successivt leder till ”bättre total miljöprestanda”.
Ofta underförstås att ”bättre total miljöprestanda” eller förbättrad miljöprestanda automatiskt kan översättas till minskad miljöpåverkan (t ex Bring Procopé och Axelsson, 2003). Liksom begreppet ständig förbättring, definieras miljöprestanda i ISO 14001 som förbättring i första hand i relation till organisationens miljöpolicy. Definitionen lyder:
”mätbara resultat från miljöledningssystemet, relaterade till en organisations styrning av sina miljöaspekter, baserade på egen miljöpolicy, övergripande miljömål och detaljerade miljömål.” (ISO, 1996, pkt 3.8).
Miljöprestanda handlar således dels om uppföljning av hur miljöledningssystemet fungerar, om miljömålen uppfylls men också om att utvärdera i vilken omfattning de betydande miljöaspekterna påverkar miljön.
Betydelsen av att utvärdera om miljöledningssystemen leder till förbättrad miljöprestanda sågs tidigt som en nyckelfråga. Därmed har också en ISO- standard för utvärdering av miljöprestanda arbetats fram, ISO 14031. I denna standard har definitionen av miljöprestanda glidit en aning till att definieras som:
”resultatet av hur väl organisationen hanterar sina miljöaspekter”
(ISO, 2000a, pkt 2.7).
Standarden ger sedan vägledning om hur detta kan utvärderas vilket jag återkommer till i avsnitt 2.2.
Jag vill alltså poängtera att ISO-standarderna inte definierar förbättrad miljöprestanda som minskad miljöpåverkan. Det vill säga, även om organisationen minskar sin miljöpåverkan i relation till sin miljöpolicy behöver det ej betyda att miljöpåverkan minskar mer objektivt sett. För att miljöledningssystemen skall utgöra trovärdiga verktyg krävs emellertid att man också tydligare kan visa på att de leder till minskad miljöpåverkan. En rad studier har försökt utvärdera effekterna i minskad miljöpåverkan av att införa
miljöledningssystem (t ex. Ammenberg och Hjelm, 2002; Hamschmidt och Dyllick, 2002; Bring Procopé och Axelsson, 2003; Tyteca et al, 2001).
Ammenberg (2001) konstaterar att resultaten är motstridiga bland annat på grund av att olika utvärderingsmetoder används och att miljöledningssystemen än så länge funnits under så kort tid. I en nyutgiven rapport från Naturvårdsverket (Axelsson et al, 2003) dras också slutsatsen att det i dagsläget inte går att besvara huruvida miljöledningssystem leder till förbättrad miljöprestanda, vare sig det definieras som i ISO-standarderna eller som minskad miljöpåverkan. Ammenberg (2001) finner det därför något förvånande att Regeringen har valt antalet ISO 14001-certifikat i Sverige som en indikator på hållbar utveckling.
Miljöstyrning som process i organisationer
Hittills har miljöstyrning beskrivits tekniskt i form av verktyget miljöledningssystem. Som nämnts ovan räcker det inte att följa rekommendationerna i ISO 14001 för att miljöstyrningen som process skall fungera och leda till minskad miljöpåverkan. Tillämpningen av systemet och att få igång processen miljöstyrning kräver mer. Yap (2000) menar att om företagen strikt följer ISO 14001-standarden riskerar fokus att i högre grad hamna på överensstämmelse med standarden än prestanda och mer på miljöaspekter än på miljöpåverkan.
Frågar man praktiserande företag vilka faktorer de upplever som viktigast för att få miljöstyrningen att bli en fungerande process svarar de att ledningen måste vara engagerad, kommunikationen måste fungera inom företaget och att man måste försöka få till stånd en attitydförändring hos de anställda (t ex Näringslivets Miljöchefer, 2001; Strannegård et al, 1996, 1998). Hoffman (1997) belyser detta med det internationella oljebolaget Amoco EH&S vice VD som efter 20 år i företaget framhåller förändringen av strukturer, med mera inom organisationen som klart mer betydelsefullt än de omfattande tekniska projekt de arbetat med, för att åstadkomma minskad miljöpåverkan. Burström von Malmborg (2002) argumenterar att om man bara ser miljöledningssystemet som ett tekniskt verktyg riskerar man att motverka den lärandeprocess inom organisationen som är avgörande för att lyckas.
Miljöstyrning som process kräver sålunda, för att förbättring ska ske, aktörer som agerar. ISO 14001 kan ge vägledning om hur denna interna process kan ske och organiseras men allt mer forskning har visat att miljöstyrning är en komplex
lärandeprocess och att man också tjänar på att se den så. Hur en sådan lärandeprocess kan se ut har exempelvis studerats av Halme (1997) och Strannegård (1998). Erfarenheterna visar bland annat att individer inom en organisation ofta är beredda att utföra miljöåtgärder så länge inga målkonflikter föreligger. Likaså kan företagsledarnas personliga åsikter få mycket stor betydelse för miljöfrågornas utveckling inom organisationen. Om företagsledaren lyckas bedriva en förändringsprocess inom organisationen där personalen som individer får utrymme att arbeta i enlighet med personliga värderingar kommer miljöarbetet att bli progressivt, menar Hoffman (2002). Då behöver företagets miljöansvariga inte kämpa i motvind utan lärandeprocessen förenklas. Strannegård (1998) kunde också empiriskt konstatera att det är viktigt att ledningen fungerar som drivande för att skapa gemensamma tankevärldar exempelvis genom att tydligt deklarera att ”miljömedvetande” ingår i jobbet. En del i lärandeprocessen är också att chefer successivt ”lär sig” att miljöarbete också kan vara positivt för lönsamheten (Halme, 1997).
Lärandeprocessen om miljöfrågor i företag beskrivs ofta i form av olika stadieteorier. Med detta avses att lärandet och tillika de frågor man arbetar med kommer att utvecklas ju längre fram man kommer – och att det skulle ske efter olika stadier. Kolk och Mauser (2002) har studerat en uppsjö av sådana teorier som förs fram av konsulter och forskare. Strannegård et al ger exempel på det i ett par återkommande studier av miljöarbetet i svenska och utländska företag (1998, 1996). De studerade företagens fokus låg i första hand på miljöstyrning av produktionsområden, men allt eftersom började fler och fler företag att se funktionella områden som inköp och transporter som viktiga delar att styra upp miljömässigt. I Zackrisson et als studie (2000) framkommer på liknande sätt att det vanligaste området för miljömål är avfall, såväl källsortering som arbete med reduktion av avfall medan exempelvis varutransporter är mindre förekommande.
Dessa resultat visar att vi kan ha nytta av att tillämpa vissa teorier om miljömedvetande, attityder och värderingar på individnivå även för företag.
Lindén (2001) delar in miljöhandlingar i en skala från passiva handlingar till omställning. Hon menar att vi är mer benägna att genomföra sådana miljöhandlingar som inte inskränker på vår livsstil. Källsortering är exempel på en sådan handling.
Slutligen, även om den ovan beskrivna lärandeprocessen går framåt i företaget krävs att ”man vet vad man ska göra” för att det också skall leda till minskad miljöpåverkan i slutändan. Att omsätta teoretisk kunskap om hur företagets
aktiviteter påverkar miljön i praktisk handling, är således en nyckelfråga. ISO 14001 ställer krav på miljöutbildning av personalen. Min erfarenhet är att det i samband med införande av miljöledningssystem är vanligt förekommande att inleda med en grundläggande miljöutbildning för all personal. Sådana utbildningar fungerar bra för att entusiasmera och som väckarklocka men tillbaka i vardagen krävs också mer specifik kunskap om hur vardagsaktiviterna påverkar miljön och vad man kan göra för att minimera miljöpåverkan i dessa situationer. Lindén (2001) betonar att miljömässigt positiva handlingar på individnivå stimuleras av att man får återkoppling på vad handlingarna leder till för förbättringar för miljön. För att miljöarbetet skall utvecklas så att det leder till minskad miljöpåverkan krävs ett inflöde av kunskap om miljöpåverkan som också företagens personal och ledning kan tillgodogöra sig och omsätta i praktisk handling.
2.2 Uppföljning av miljöprestanda
För att kunna bedriva målstyrning av miljöfrågor i organisationen krävs uppföljning av miljöarbetet så att man vet åt vilket håll och vad man skall styra.
Förbättrad uppföljning är en viktig faktor för att miljöledningssystemen skall bli mer effektiva (t ex. Hamschmidt och Dyllick, 2002; Zackrisson et al, 2000).
Därmed krävs också verktyg för att analysera, utvärdera och redovisa organisationens och aktiviteternas miljöpåverkan. I detta avsnitt beskrivs olika angreppssätt för att hantera denna uppföljning.
Miljöredovisning och miljöräkenskaper
Miljöredovisning handlar om att börja synliggöra miljöpåverkan på olika sätt och i olika sammanhang. Området har blivit allt större under senare år bland annat på grund av att användningen av miljöledningssystem kräver uppföljning av miljöprestanda. Även myndighetsarbete med att följa upp miljömål och miljötillståndet, samt i viss mån finanssektorns ökade behov av att kunna utvärdera företags miljöarbete och miljöpåverkan, har bidragit.
Termen miljöredovisning är bred vilket belyses av Schaltegger och Burritt (2000) som har gjort en genomgång av olika typer av miljöredovisning. Det beror på att miljöinformation kan ha olika ursprung, olika syften och olika målgrupper. Den stora spännvidden kan belysas av några exempel som diskuteras i Schaltegger och Burritts bok; miljökostnadsanalyser, balanserade
styrkort, utsläppsrättigheter, environmental shareholder value, LCA5, miljövärdering och miljöindikatorer. Miljöredovisning utvecklades i början från lagstadgade regleringar som drev på företag att börja kontoföra sina utsläpp och emissioner som ett led i sina miljörapporter, exempelvis genom Miljöskyddslagens införande i Sverige 1969. Idag utgör det främst ett sätt att redovisa och utvärdera formulerade miljömål på olika nivåer i samhället, såväl inom offentlig som privat sektor.
I miljöledningssammanhang har miljöredovisning ofta likställts med den obligatoriska redovisning av miljöarbetet och miljöaspekter som krävs för en EMAS-registrering (EU-kommissionen, 2001). Inom företag i åtminstone Sverige blev det under en period vanligt att ta fram separata och offentliga miljöredovisningar.
En annan utveckling sedan exempelvis Riokonferensen 1992 är myndigheters ökade ansträngningar att ”mäta” miljötillståndet samt följa upp och redovisa utfallet av miljömål för samhället, exempelvis genom så kallade ”gröna nyckeltal” (Miljövårdsberedningen, 1998). En ytterligare, om än svag, utveckling är finanssektorns behov där Folksams miljöindex (2002) utgör ett exempel.
Miljöindikatorer som mått på miljöprestanda
Vad redovisas då i en miljöredovisning? Centralt är att ge en redovisning av miljöprestanda. Detta kan ske såväl kvantitativt som kvalitativt. Jag kommer emellertid att i fortsättningen inrikta mig på den mer kvantitativa delen. För att utvärdera miljöprestanda har det blivit allt vanligare att använda sig av olika former av indikatorer som får representera de miljöaspekter som skall utvärderas. En rad arbeten både nationellt (t ex. Zetterberg et al, 2001;
Miljövårdsberedningen, 1998; Naturvårdsverket,1999) och internationellt (t ex.
Verfaille och Bidwell, 2000; UNDSD6,2003 ;GRI7, 2002) har under senare år syftat till att ta fram och föreslå så kallade miljöindikatorer och miljönyckeltal för olika nivåer i samhället och för olika branscher.
5 Life Cycle Assessment.
6 United Nations Division for Sustainable Development.
7 Global Reporting Initiative.
