Fastighetsförvaltning

Jag har än så länge diskuterat miljöstyrning i organisationer i generella termer. I fokus för den här studien är den fastighetsförvaltande organisationen som aktör för att minska bebyggelsens miljöpåverkan. I det här avsnittet beskrivs vad som menas med fastighetsförvaltning närmare.

Fastighetsmarknaden i Sverige

Hur stor del av bebyggelsen har dessa organisationer egentligen inflytande över?

Figur 2.2 visar fördelningen av de drygt 4 miljoner bostadslägenheter som fanns i Sverige 1990. Idag har denna siffra stigit till ungefär 4,3 miljoner (Statistiska Centralbyrån, 2002).

Figur 2.2 Fördelning med avseende på ägande av bostadslägenheter i Sverige 1990.

(Efter Statistiska centralbyrån, 2000).

Figur 2.3 Fördelning med avseende på lokalyta. (Efter Lundström, 1989).

Av de privatägda hyreshusen ägs ca 60 % av stora privata fastighetsföretag medan resterande hus ägs av små privatvärdar (Fastighetsägarna, 2003).

Dessutom finns i storleksordningen 210 miljoner m² lokalyta i Sverige som 1989 fördelade sig ungefär enligt figur 2.3.

Lundström (1989) talar om äkta och oäkta fastighetsföretag. Med äkta menar han de företag som primärt sysslar med att erbjuda fastigheter med service till kunder, till skillnad från de oäkta vars huvudverksamhet exempelvis är industriproduktion, undervisning eller annat.

I den här studien fokuserar jag på den professionelle fastighetsförvaltaren som aktör. Det vill säga, enligt Lundströms språk, äkta fastighetsföretag såsom allmännyttiga bostadsföretag, andra offentliga fastighetsägare som själva förvaltar husen samt privata fastighetsbolag. Bostadsrättsföreningar och små privatvärdar är i lägre grad tillämpliga på syftet för min studie. Detta beror på att man kan tänka sig att de inte i liknande grad har möjlighet att bedriva miljöstyrning på det sätt jag har beskrivit. Däremot bör organisationer som samlar och stödjer bostadsrättsföreningar/privatvärdar i förvaltningen (t ex.

HSB, Riksbyggen, Fastighetsägarna) i viss mån kunna arbeta på motsvarande sätt.

Motiv för fastighetsföretagandet

De fastighetsförvaltande organisationerna är långt ifrån enhetliga. Lundström (1989) visar på flera skiljelinjer och börjar med att ta upp motivbilden för företagandet. Dels finns offentliga företag och organisationer som verkar utifrån externa, politiska mål; exempelvis att erbjuda bra boende till rimliga kostnader

1%

inom en kommun som de allmännyttiga bostadsföretagen och stiftelserna. Inom det privata fastighetsföretagandet finns en rad andra motiv. Exempel på sådana är kapitalplacering, skattefördelar, eget utnyttjande för boende eller industri och förädling. Ofta förekommer dessa motiv i en blandning. Fastighetsföretagen kan också enligt Lundström delas in i kostnads- respektive marknadsorienterade. Till de kostnadsorienterade hör de offentligt ägda företagen och institutionerna som enbart skall täcka sina kostnader medan de marknadsorienterade är privata företag med vinstsyfte. Lundström menar också att fastighetsägare som inte själva förvaltar fastigheter skall betraktas som kapitalförvaltare och inte fastighetsförvaltare. Motiv och orientering kan, som kommer att visa sig, ha betydelse för vilka möjligheter att bedriva miljöarbete inom organisationen som finns samt hur detta kan gestalta sig.

Fastighetsföretag – då och nu

Högberg och Högberg (1999) beskriver hur fastighetsföretagandet har förändrats under senare delen av 1900-talet. De menar att tidigare utgjorde fastighetsförvaltningen enbart en bisyssla som uppkom till följd av att vara byggherre. Förvaltningsuppgiften och förvaltningsskedet fäste man inte mycket uppmärksamhet på alls. Under det senaste decenniet har fastighetsförvaltning som bransch fått betydligt högre status och innebörden av förvaltningsuppgiften har blivit mer komplex. Detta visar sig också inom den akademiska världen där fastighetsförvaltning som utbildnings- och forskningsområde inte introducerades på allvar förrän i slutet av 1980-talet (Lundström, 1989).

Trender i omvärlden har spelat en roll i denna utveckling av synen på fastighetsföretagande. Edström och Gullander (2002) sammanfattar omvärldstrenderna som resulterat i ett förändrat fastighetsföretagande i krav på affärsmässighet, kostnadseffektivitet och kundorientering. Orsakerna till dessa krav är flera. Byggforskningsrådet (1995) tar upp avreglering av finansmarknaden, minskning av bostadssubventioner, avregleringen av bostadsmarknaden och fastighetskrisen under 1990-talet som viktiga faktorer. I och med detta har aktörerna på fastighetsmarknaden tvingats att bli mer kundorienterade och kostnadseffektiva i sin verksamhet.

Högberg och Högberg (1999) visar hur ovanstående utveckling inom branschen också har lett till förändringar av organisationen inom fastighetsföretagen.

Utvecklingen innebär att man frångår en centraliserad funktionsorganisation med specialister som var inriktade på att få det tekniska att fungera. Sedan

infördes vanligen en områdesorganisation då man i och med ökat boinflytande behövde en mer decentraliserad organisation. Högberg och Högberg kallar den allra senaste utvecklingen för kunddriven organisation där kundnyttan och – tillfredsställelsen hela tiden ligger i fokus och fastighetsskötarnas viktigaste roll idag är att vara den som kan lösa kundens alla problem. De konstaterar att idag har de flesta stora och medelstora fastighetsföretagen, såväl offentliga som privata, börjat gå över till så kallad kunddriven organisation. Edström och Gullander (2002) beskriver den förändrade organiseringen som att man idag ofta blandar en linje-, projekt- och processorganisation.

Två ytterligare termer kan kort nämnas som säger något om fastighetsföretagen idag. De är outsourcing och facility management (FM). Edström och Gullander (2002) tar upp outsourcing som ett ökande fenomen då ökad kostnadseffektivitet har blivit ett krav även i offentliga företag. Det innebär vanligen att skötseln av avlägset belägna och/eller speciella fastigheter läggs ut på uppdrag då de är för kostsamma att förvalta i egen regi. Många företag väljer emellertid att sälja sådana fastigheter och istället koncentrera sitt fastighetsbestånd av samma orsaker.

FM blir allt vanligare inom lokalförvaltning och innebär att erbjuda kunderna mervärden i form av tjänster som städning, vaktmästeri, telefonväxel, etc.

Fenomenet har sitt ursprung i förvaltning av industrifastigheter men har även nått övrig fastighetsförvaltning. Detta har blivit ett sätt att skapa mervärde för kunderna som man tänker sig skall kompensera för de hyreshöjningar som skett till följd av ökade krav på affärsmässighet och kostnadseffektivitet (Edström och Gullander 2002, Högberg och Högberg 1999).

Fastighetsförvaltning i denna studie

Som tidigare har beskrivits har innebörden av begreppen fastighetsförvaltning och fastighetsföretag förändrats under åren. Jag har ovan försökt beskriva hur de fastighetsförvaltande organisationerna ser ut men eftersom begreppen är så centrala i denna studie bör de preciseras.

Lundström (1989) diskuterar i två artiklar innebörd och definitioner av fastighetsförvaltning i syftet att skapa en teoretisk ram för det akademiska området ekonomisk fastighetsförvaltning. Han likställer begreppen fastighetsförvaltning och fastighetsföretagande och ger begreppen inledningsvis en mycket vid definition:

”Ett fastighetsföretag tillhandahåller sina kunder utrymme med service” (Lundström, 1989, s.41)

I begreppet, menar han, inryms alla aktiviteter från markanskaffning till rivning av en fastighet, vilket inbegriper fastighetens hela ekonomiska livscykel.

Lundström framhåller dock att vad man mer detaljerat menar med begreppet beror på i vilket perspektiv det ses. Han tar upp åtta perspektiv och således åtta definitioner. Det perspektiv jag känner mig mest hemma i är att se fastighetsförvaltning som en resursomvandlingsprocess där arbete, kapital, kunnande och information omvandlas till utrymme med service (Lundström, 1989).

Byggforskningsrådet (1995) diskuterar begreppen i ljuset av den ökande kundorienteringen. De väljer därmed att tala om fastighetsföretagande istället för fastighetsförvaltning, av det skälet att det bättre belyser verksamheten som tjänsteproduktion där fastighetens nytta för användarna, brukarna står i fokus.

Vidare, menar de att fastighetsföretagande består av fyra funktioner; förvaltar-, företagar-, marknads- och byggherrefunktionen. Svensson (2000) tonar ned byggherrefunktionen och talar istället om fastighetsförvaltande verksamhet som bestående av tre övergripande processer;

1. Utveckla affärsstrategi och produkter = ledningens styrprocess av verksamheten

2. Tillhandahålla fastigheter och utrymmen = aktiviteter kring anskaffande, förändring och försäljning av fastigheter samt aktiviteter med anknytning till upplåtelse och uthyrning

3. Tillhandahålla service = fastighetsskötsel och teknisk drift av fastigheterna

I dessa processer inryms vad jag menar med fastighetsförvaltning i min studie.

Jag vill hellre tala om förvaltningsskedet och menar med det skedet från det att byggnaden är färdig för bruk till att den skall rivas, följaktligen enbart en del av den livscykel som Lundström avser.

Avtal för fastighetsförvaltning (Aff) utvecklades under 1990-talet av Aff-kommittén i samarbete med UFOS²⁰ som ett hjälpmedel för fastighetsföretag vid upphandling av förvaltningsentreprenader. I handböckerna ADM 95 och Teknik 99 (Aff-kommittén, 2001a, 2001b) beskrivs detaljerat vilka aktiviteter som verksamheten i fastighetsföretagen är uppbyggd av. Dessa två skrifter motsvaras i princip av Svenssons (2000) processer 2 och 3. Eftersom jag studerar miljöstyrning är det emellertid väsentligt att förstå att en viktig övergripande process i ett företag är själva ledningsprocessen, alltså process 1 i Svenssons benämning. Övriga termer som används i denna rapport med anknytning till fastighetsförvaltning förklaras i bilaga 1.