4 METODER OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT
5.8 Diskussion
Majoriteten av organisationerna i min studie valdes ut för att de hade infört ett miljöledningssystem för organisationen och arbetat efter det ett tag. Dessutom betraktades de inom branschen som ledande med avseende på miljöarbete. Flera av organisationerna bedriver ett imponerande miljöarbete men likväl finns det mycket kvar att göra, inte minst med tanke på hur miljöledningssystemen teoretiskt är avsedda att fungera. Exempelvis framgår att i åtminstone några av organisationerna är miljöarbetet inte så förankrat och stadfäst av ledningen som skulle behövas. Omfattningen och typen av drivkrafter är en viktig komponent i detta. De organisationer jag har studerat drivs inte att arbeta med miljöstyrning på grund av några uttalade intressentkrav. En sådan tendens vittnar också Baumann et als (2003) undersökning av branschen i stort om. Istället anges mer diffust upplevda krav från omgivningen som den viktigaste drivkraften.
Hoffman är en av de som tydligast har beskrivit och diskuterat detta fenomen.
Hans tes bygger på att den omgivning som ett företag eller en organisation befinner sig i kommer att i hög grad definiera vilka frågor företaget kommer att prioritera. Om företaget i sitt agerande riskerar att gå mot rådande normer kan samhället reagera på flera sätt som får betydelsefull negativ påverkan på företaget. Det kan exempelvis röra sig om rättsliga sanktioner, allmänna protester eller sänkt kreditvärdering. Detta leder till att företagen hamnar i en sits där de måste utgå från försiktighetsprincipen även om de inte ser de direkta positiva konsekvenserna av miljöarbetet. Påtryckningarna sker ju även inom företaget eftersom alla anställda också är samhällsmedborgare som deltar i den rådande normbildningen (Hoffman, 1997).
Å ena sidan är denna drivkraft positiv då organisationerna i min studie tar egna initiativ och ansvar för miljöfrågorna istället för att miljöledningssystemet blir en pappersprodukt som enbart utgör ”ögongodis” för kunderna. Å andra sidan är det enbart interna krav som bidrar till ambitionerna. För de organisationer i
studien som medvetet har satsat på att profilera sig i miljöfrågor utgör också behovet av att behålla sin position som ledande en viktig drivkraft. Det visar sig emellertid i denna studie att dessa krav inte alltid är tillräckliga för att skapa en miljöstyrning som verkligen säkerställer ständiga förbättringar i form av minskade miljöbelastningar.
Identifieringen av miljöaspekter är exempel på ett moment i miljöstyrningen som fungerar relativt godtyckligt. Istället är det snarare de aktuella omvärldsfrågorna och ekonomiska incitament som i mångt och mycket får styra vilka frågor som hamnar främst på dagordningen (jmf Strannegård, 1998;
Hoffman, 1997). Det är knappast förvånande utan beror på att man har ett bristfälligt dataunderlag som det inte går att dra några bättre slutsatser av.
Identifieringen av betydande miljöaspekter lämnar man därmed också över på konsulter. Eftersom man föredrar att komma igång och arbeta med förbättringsåtgärder än att i oändlighet utreda nuläget för att få bättre underlag, uppstår detta glapp mellan ISO 14001:s intentioner och verkligheten.
Förbättrade analysmetoder och verktyg samt bättre kunskap om miljöbelastningar skulle kunna utveckla identifieringen av miljöaspekter men så länge incitamenten är svaga för att lägga tid på detta kan vi knappast förvänta oss ett större intresse hos miljösamordnarna. Å andra sidan, om miljöledningssystemet skall leva kvar på längre sikt bör man i högre grad relatera det till vad som sker rent praktiskt i det egna miljöarbetet än till omvärldspopulära frågor.
Uppföljningen av vilka resultat i minskade miljöbelastningar som miljöstyrningen leder till är idag sparsam i många av de studerade organisationerna. Separata miljöredovisningar var till och med vanligare för några år sedan i dessa organisationer vilket kan bero på att det ingick som krav i EMAS men saknas i ISO 14001 som idag blivit norm i Sverige. I viss mån beror det på att miljömålen, som ligger till grund för arbetet, inte har formulerats tydligare. Men det beror också på att incitamenten för uppföljning inte är stora.
Eftersom uppföljningen idag i dessa organisationer nästan uteslutande används internt kan man följaktligen själv välja att inte lägga så mycket tid och resurser på detta moment. Brist på data och brist på tid framförs som argument men studien visar att det också handlar om att incitamenten för uppföljning är för svaga för att skapa rutiner för att plocka fram data.
Uppföljningen av miljöstyrningens effekter skulle också i mycket högre grad kunna användas internt för att ge återkoppling till personalen som har stått för insatserna i miljöarbetet. Idag sker inte detta i nämnvärd omfattning i de studerade organisationerna. Det skulle annars kunna vara en enkel åtgärd som skulle kunna bidra positivt i lärandeprocessen och stärka handlingsberedskapen på miljöområdet (jmf Lindén, 2001 i kap. 2). Detta är ganska förvånande då företagens miljösamordnare över lag understryker att deras viktigaste arbetsuppgift är att se till att driva en lärandeprocess framåt inom organisationen. Återkoppling kan exempelvis ske i form av att man får reda på vad olika åtgärder resulterat i, i minskade miljöbelastningar.
Även om långt ifrån alla företag inom den här branschen väljer att certifiera sig enligt ISO 14001, utgör innehållet i denna standard för närvarande normen för hur miljöstyrning bedrivs. Standardens fördel består i att den är tillämplig på alla typer av organisationer och företag. Baksidan är bristen på tydlighet när det gäller formulering av mål, krav på uppföljning och identifiering av miljöaspekter. Exempelvis leder de något vida definitionerna av miljöprestanda och ”ständig förbättring” till att det är svårt att dra slutsatser kring vilka förbättringar i form av minskade miljöbelastningar som miljöledningssystemen leder till.
Miljöstyrningen är en pågående och aldrig avslutad process och organisationerna i min studie befinner sig fortfarande i början av den.
Visserligen är det tydligt att det har skett en förändring i arbetssätt mot den praxis som Svane (1998) fann hos de fastighetsförvaltare med ”god praxis” han då studerade. Exempelvis bedrivs arbetet i mina organisationer idag processinriktat mot tidigare projektinriktat samt med tydligare och mer fokuserade miljömål. Samtidigt har de ganska nyligen börjat få igång målstyrning som verktyg för att minska miljöbelastningen av verksamheten.
Likväl saknas fortfarande mycket kunskaper om verksamheten vilket leder till att i synnerhet inom vissa områden (exempelvis inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen, innemiljö) måste man först ta reda på status innan man vet vad man ska förbättra och hur. Att processen inte har hunnit så långt innebär att det troligen måste finnas någon person i de här organisationerna som kan driva arbetet vidare om det inte skall stagnera. Utvecklingstendensen att integrera alla typer av frågor (inklusive miljöfrågorna) i ett verksamhetssystem är tydlig i de organisationer jag har studerat vilket stämmer överens med näringslivet över lag
(Näringslivets miljöchefer, 2001). Denna process måste komma till stånd men samtidigt krävs det även fortsättningsvis att det finns någon som ansvarar för att upprätthålla, driva och utveckla miljöarbetet. Miljösamordnarna uppger i samklang hur viktig deras roll i att få till stånd lärandeprocessen är. Samtidigt talar några av dem om att det är oerhört viktigt att flytta över ansvaret på organisationen. Det är således något av en balansgång att lyckas i detta.
Som i andra studier om miljöledningssystem (t ex. Hamschmidt och Dyllick, 2002; Zackrisson et al, 2000; Näringslivets miljöchefer, 2001; Strannegård et al, 1998) framgår av de organisationer jag har intervjuat att en engagerad ledning och en drivande och engagerad miljösamordnare som kan bidra med teoretisk kunskap på miljöområdet är betydelsefulla faktorer för att arbetet skall bli framgångsrikt. En miljögrupp med engagerade anställda som bidrar med praktisk miljökunskap på sina respektive arbetsplatser verkar också bidra mycket positivt i lärandeprocessen (jmf Lindén, 2001). Hjälp på traven i denna process kan man också få från omvärlden. Exempelvis nämns att Agenda 21-arbetet har varit betydelsefullt för att stärka engagemanget och diskussionen om miljöfrågor också bland anställda i företagen (jmf Hoffman, 1997). De organisationer med ett långsiktigt stabilt fastighetsinnehav att förvalta har lättare att få en kontinuitet i lärandeprocessen än de som arbetar med förädling av fastigheter.
Som nämnts är drivkraften att certifiera sitt miljöledningssystem enligt ISO 14001 inte stark i denna bransch utan bland organisationerna i min studie har man istället valt olika strategier. De som valt att certifiera sig är nöjda med det medan de andra inte anser det vara nödvändigt. Resultaten visar istället att i synnerhet om ledningen eller miljösamordnaren inte är så engagerad kan det vara en fördel att certifiera sig. Majoriteten av de organisationer som har certifierat sig är också bra på att formulera utvärderingsbara, kvantifierade och tidssatta mål.
Kolk och Mauser (2002) framhåller att man inte vinner på att se miljöstyrningen som bestående av olika stadier som man efterhand når upp till. Det tydliggörs också av mina resultat som visar att det snarare är en successiv lärandeprocess i organisationen som leder till att man tar sig an nya frågor. Det beror på att man börjar med sådana frågor som handlingsberedskapen är stor för, vilket är en kombination av att de är enkla att genomföra och också anses självklara ur miljösynpunkt av personalen (jmf Lindén, 2001; Strannegård 1998; Halme,
1997). Under resan lär man sig och andra, svårare frågor, prioriteras upp.
Exempel på detta kan vara att organisationerna i studien idag talar allt mer om att involvera hyresgästerna i arbetet då man vidgat sin syn på orsakerna till fastigheternas miljöbelastning samt möjligheterna att påverka denna. Att ställa miljökrav vid inköp eller att kräva miljöintresse hos nyanställda är exempel på åtgärder för vilka handlingsberedskapen ännu så länge är lägre i de här organisationerna.
För att kunna diskutera vilka miljöförbättringar i termer av minskade miljöbelastningar som de undersökta organisationernas miljöstyrning kan tänkas ge upphov till har jag bland annat granskat närmare deras formuleringar av miljömål. Det visar sig att enbart ungefär 2/3 av de mål som har granskats över huvud taget var utvärderingsbara. Följaktligen blir det svårt att göra en regelrätt uppföljning. Vidare är långt ifrån alla mål formulerade på ett sätt att de direkt kan tänkas leda till minskad miljöbelastning om dem uppfylls. Det tydliggörs att kunskaperna om miljöpåverkan är större inom vissa områden, t ex.
energianvändning och transporter, än exempelvis avfallshantering och materialanvändning. Detta bidrar i hög grad till vilka typer av mål som är möjliga att formulera. Vaga målformuleringar med svag koppling till minskad miljöbelastning behöver då i sig inte vara något negativt, tvärtom kan det vara viktigt att formulera ett relativt vagt mål som likväl anger en inriktning för vilken olika åtgärder skall genomföras. Ta till exempel följande mål:
”Bättre hantering av farligt avfall fram till 2006.” (Sydbyhus)
Ett sådant mål kan vara tillräckligt för att generera en rad viktiga åtgärder som handlar om förbättrade rutiner och ökad medvetenhet vilket det finns flera exempel på bland de studerade organisationerna. Det går emellertid inte att dra långtgående slutsatser om vad ett sådant mål leder till i minskad miljöbelastning.
Genomgången av målformuleringar visar att det är svårt att dra slutsatser om på vilka sätt och i vilken omfattning organisationerna i den här studien, och i förlängningen i branschen, minskar miljöbelastningen.
Med bättre kunskaper om olika aspekters bidrag till olika miljöbelastningar öppnas också möjligheterna att formulera mål som i högre grad kan relateras till minskade miljöbelastningar och således, verkligen leda till ständig förbättring.
Detta kan också förbättra uppföljningen av miljöfrågorna och en positiv spiral kan uppstå. Likväl krävs i så fall att rutiner utvecklas för att samla in och
bearbeta data för uppföljning i de här organisationerna. Resultaten visar att incitamenten för detta ofta är svaga. Samtidigt hävdar flera intervjuade att de idag följer upp miljöarbetet på ett tydligare sätt än de gjorde innan miljöstyrningens tid. Ökad implementering av den nya standarden för miljöprestanda, ökad datorisering i kombination med att lärandeprocessen fortgår i organisationerna, kan möjligen leda till att detta synsätt förändras och att incitamenten stärks. Men det måste också finnas miljökompetens i företagen för att hantera informationen på rätt sätt.
Vilka möjligheter finns då att bättre styra mot minskade miljöbelastningar för de fastighetsförvaltande organisationerna? Det handlar nästa kapitel om.