Formulering av och arbete med miljömål

I detta avsnitt beskrivs hur organisationerna arbetar med att formulera miljömål för sin verksamhet. Om man förutsätter att de också arbetar för att nå sina mål bör formuleringen av målen kunna ge vägledning om vilka förbättringar som kan förväntas uppnås. Därmed granskas också organisationernas målformuleringar och diskuteras i detta avsnitt. Denna granskning grundar sig på åtta av de nio organisationernas detaljerade respektive övergripande miljömål på koncernnivå som jag har fått tillgång till. IMC hade inga mål som de arbetade efter för sin egen verksamhet vid tillfället för intervjuerna. Organisationerna

bidrar till bilden med ungefär lika många övergripande mål men enbart Storstadsbolaget, Statslokaler samt Kommunalfastigheter hade detaljerade mål på företagsnivå som jag kunde ta del av. Det är alltså viktigt att förstå att i figurerna längre fram i avsnittet presenteras en förenklad bild men likväl kan ett antal intressanta tendenser kan skönjas.

Hur arbetar man med miljömål ?

Vid tidpunkten för min studie bedrev alla organisationer utom en (IMC) sin miljöstyrning utifrån ett antal miljömål, såväl övergripande som detaljerade mål.

De områden de studerade organisationerna har formulerat miljömål för framgår av figur 5.3. Motivet med att identifiera betydande miljöaspekter är att dessa aspekter sedan skall prioriteras i miljöstyrningen. I princip skulle detta innebära att mål formuleras för motsvarande områden. Figur 5.3 visar att det finns en viss överensstämmelse men att den långt ifrån gäller för alla aspekter och organisationer. Det finns flera förklaringar till detta. En är att man har valt att hantera vissa miljöaspekter genom nya rutiner istället för att formulera miljömål för dem. Det kan till exempel handla om att formulera en rutin för kemikalieinköp så att produktvalsprincipen i högre grad tillämpas. Att så många organisationer har formulerat ett mål för minskad vattenanvändning trots att enbart en organisation har värderat det som en betydande miljöaspekt är att man ser detta mål som kopplat till energianvändning som miljöaspekt.

Då värderingen av miljöaspekter upplevs av många som en rent administrativ åtgärd bidrar det också till att processen att formulera mål i viss grad frikopplas från de betydande miljöaspekterna. Flera av de intervjuade vittnar om att grundligt gå igenom sina miljöaspekter för att få fram de betydande är ett arbete som de enbart har gjort en gång. Det leder till att denna värdering ger en inriktning men att man sedan arbetar med sina mål utan att nödvändigtvis återkomma varje år till sina miljöaspekter för att fundera över om inriktningen bör ändras. Slutligen grundar sig miljömålen också på andra incitament än rent miljömässiga vilket är till fyllest även för de organisationer som är ISO 14001-certifierade.

”Det har väl också varit en fråga om att försöka ta det som är viktigt för

fastighetsförvaltningen egentligen. För att få fastighetsbeståndet då att bli så bra som möjligt också. Det handlar ju väldigt mycket om det här med energibiten, avfallsfrågor och såna bitar.” (Miljösamordnaren på Kommunalfastigheter)

Organisationerna följer ISO 14001 också så till vida att de arbetar efter både övergripande och detaljerade miljömål. Några av organisationerna har formulerat såväl övergripande som detaljerade mål på företagsnivå (Storstadsbolaget, Kommunalfastigheter, Statslokaler och Norrortsbostäder) även om åtgärdsplaner sedan tas fram på lägre nivåer i organisationen. Sydbyhus och AB Huset arbetar efter övergripande mål på företagsnivå men har sedan under flera år låtit enskilda avdelningar formulera detaljerade miljömål. I samtliga organisationer tas övergripande miljömål fram av miljösamordnaren i samråd med ledningen. I de fall detaljerade miljömål formuleras på avdelningsnivå har målsättningen varit att låta avdelningschefen ansvara för att detaljerade mål tas fram och arbetas efter.

”Vi har satt upp egna mål på avdelningen där vi kanske känner mer nu att, det är vi på avdelningen som styr vilka mål vi har då.” (Förvaltaren på AB Huset)

Att delegera ner ansvaret för miljömålen i organisationen upplevs som positivt men ett par av miljösamordnarna betonar att vissa typer av mål är lämpligare att formulera på företagsnivå.

”Bland annat att alla miljömål inte går ner på förvaltningschefsnivå, vissa hör kanske bättre hemma högre upp. Men att förvaltningscheferna i princip jobbar med samma mål men bestämmer åtgärdsplaner för att nå målen ändå. Sen kan ju idéerna till åtgärderna ändå i viss mån komma från stabsnivå.” (Miljöchefen på Storstadsbolaget)

Flera organisationer arbetar efter övergripande mål i form av långsiktiga mål medan de detaljerade målen skall uppnås på kortare sikt:

”De övergripande målen ligger ju på fem års sikt, ungefär. Sen har vi detaljerade mål då som vi fastställer år från år.” (Miljöchefen på Statslokaler)

Att aktivt arbeta med att integrera miljömålen i affärsplaner och budgetarbete är det också flera av miljösamordnarna som tar upp att de gör. Det ingår som en del i att skapa integrerade ledningssystem.

”Så att det vi kommer fram till där hanteras i affärsplanearbetet. Och när affärsplanen läggs fast så betyder det att vi också låser miljömålen.”

(Miljöchefen på Staden Fastighets AB)

Förekommande målformuleringar

Hur formuleras målen i organisationerna och går det att dra några slutsatser kring vilka förbättringar måluppfyllelse kan ge? Först och främst kan målformuleringarna studeras med avseende på om målen är möjliga att utvärdera om de uppnåtts. Är de inte möjliga att utvärdera kan man ifrågasätta vad de egentligen kan tänkas leda till. Har målen dessutom formulerats så att de är kvantifierade går det också att få en uppfattning om hur stor förbättringen kan tänkas bli. Ett exempel på utvärderingsbart men ej kvantifierat mål är:

”Genomföra PCB-sanering” (Staden Fastighets AB)

Det är möjligt att utvärdera om man har sanerat några fastigheter från PCB eller ej men däremot anges inget önskvärt mål att ett visst antal eller en viss andel av fastigheterna skall saneras. Detta framgår istället av följande målformulering, under förutsättning att man här har klargjort vad som menas med källsortering:

”Källsortering i samtliga fastigheter” (AB Huset)

Detta mål är alltså både utvärderingsbart och kvantifierat. Figur 5.4 visar andelen av formulerade miljömål som är utvärderingsbara respektive kvantifierade. Observera att alla kvantifierade mål också är utvärderingsbara men inte tvärtom. Figuren visar att drygt hälften av de övergripande målen är utvärderingsbara och än fler av de detaljerade. I första hand Mellanstadshus, Norrortsbostäder, Sydbyhus samt AB Huset har varit noggranna med att formulera utvärderingsbara övergripande mål som också är kvantifierade.

Storstadsbolaget har istället valt att i de övergripande målen ange en inriktning utan att kvantifiera den men har sedan formulerat detaljerade mål på företagsnivå som konsekvent är utvärderingsbara och kvantifierade. Övriga tre organisationer har inte varit så noggranna när det gäller att formulera målen på detta sätt.

Figur 5.4 Andel miljömål som är utvärderingsbara respektive kvantifierade i de studerade organisationerna.

Trots att några av organisationerna arbetar med utvärderingsbara mål är det anmärkningsvärt att det inte sker i större utsträckning, i synnerhet med tanke på urvalet av företag. ISO 14001 tar upp att man ”så långt möjligt” bör kvantifiera sina övergripande och detaljerade mål (ISO, 1996). Eftersom organisationerna i denna studie arbetar efter standardens principer även om alla inte är certifierade är det rimligt att anta att målformuleringarna skulle ha skärpts. Flera av de intervjuade miljösamordnarna understryker att så har skett.

”Jag menar, förr var miljöplanen 28 sidor. Idag är den på sex sidor. Jag vill ju påstå att det är först nu som vi har fått struktur på det här med att alla vet vad som målet är.” (Miljöchefen i Storstadsbolaget)

Likväl förekommer fortfarande ”flummiga” målformuleringar som kan vara svåra att utvärdera.

Målformuleringar relaterat till minskad miljöbelastning

Vid granskning av målformuleringar fann jag det användbart att gruppera dem i olika kategorier vilka i sin tur är kopplade till i vilken grad det går att säga något om de kan leda till minskad miljöbelastning. Utgångspunkten för denna analys har varit det resonemang i avsnitt 3.2 om att miljöbelastningen kan sägas bestå av komponenterna kvantitet och kvalitet. För att kunna mäta miljöbelastningen krävs dessutom att både kvantitets- respektive kvalitetsaspekten kan kvantifieras på ett trovärdigt sätt.

Först och främst förekommer många formuleringar som lämpligen kan kallas för utredningsmål. Utredningsmålen syftar till att ta reda på mer om en miljöaspekt eller att utreda en situation. Först när detta är gjort kan man formulera ett mål som handlar om att minska miljöbelastningen. Ett exempel på utredningsmål är följande:

”Hela fastighetsbeståndet skall vara miljöinventerat med avseende på förekomst av PCB samt, inom riskområden, även radon vid utgången av 2001”.

(Kommunalfastigheter)

Utredningsmålen har en viktig uppgift att fylla då de leder till ökad kunskap om fastigheterna och verksamheten för det fortsatta miljöarbetet. I synnerhet är utredningsmål i de studerade organisationerna vanligt förekommande för området inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen.

En annan vanlig formulering är den som handlar om att effektivisera eller minska användningen av resurser, det vill säga kvantitetsaspekten av miljöbelastningen enligt resonemanget i avsnitt 3.2. Sådana formuleringar är vanliga för energianvändning och jag kallar dem fortsättningsvis för reduktionsmål:

”Minska energiförbrukningen för värme med 10 % 1999-2001”

(Norrortsbostäder)

Reduktionsmålen leder med största sannolikhet till minskad miljöbelastning men är inte relaterade till någon kvalitetsaspekt. I ovanstående fall handlar det alltså om att det inte finns någon koppling till hur värmen har producerats. Man kan därmed inte dra några slutsatser om på vilket sätt målet leder till minskad miljöbelastning om det uppnås.

Ett stort antal målformuleringar är också mer kvalitativa, det vill säga de bygger på en tanke om att kvalitetsaspekten har betydelse för minskad miljöbelastning.

Det kan handla om att försöka påverka materialval till miljömässigt bättre eller att försöka få så många som möjligt av hyresgästerna att källsortera. Exempel på sådana kvalitetsmål är:

”25 % av företagets fastigheter skall ha tillgång till kompostering och källsortering i minst 10 fraktioner.” (Sydbyhus)

Ett sådant mål är visserligen kvantifierat (25 % av företagets fastigheter) men det är inte formulerat som att reducera avfallsmängder (kvantitet) utan istället antas att avfallshantering i form av källsortering och kompostering indirekt leder till minskad miljöbelastning (kvalitet). Ett annat exempel på kvalitetsmål är:

”Avvecklingslistan för kemiska produkter skall år 2002 användas vid samtliga upphandlingar av ramavtal där de aktuella produkterna kan förekomma.”

(Storstadsbolaget)

Inte heller här handlar det om att minska användningen av kemiska produkter (kvantitet) utan istället att byta ut dem till mindre miljöfarliga (kvalitet). Vad, i form av minskad miljöbelastning, ett sådant mål leder till går ej att förutspå men det är sannolikt att det indirekt leder till förbättringar. Många av kvalitetsmålen kan därmed upplevas som att de snarare är åtgärder eller medel för att nå mål.

Att de formuleras på detta sätt beror på svårigheter att hitta en lämplig målformulering som också är möjlig att utvärdera.

Slutligen förekommer också målformuleringar som kan sägas bygga på både en kvantitets- och en kvalitetsaspekt:

”Företaget skall ha låga utsläpp av växthusgaser.” (Storstadsbolaget)

”Mängden av freoner av HCFC-typ skall minskas med 50 % i företaget jämfört med 1997 års nivå.” (Sydbyhus)

De här målen är tydligt kopplade till miljöproblem, växthuseffekten respektive uttunningen av ozonlagret. Jag kallar dem för rena miljömål. Det första målet är visserligen inte kvantifierat varför det är svårt att säga vad det leder till av denna anledning.

I figur 5.5 och 5.6 ges en översiktlig bild av i vilka proportioner olika typer av målformuleringar förekommer. Det skall tilläggas att kategoriseringen inte är självklar för alla mål men figurerna kan synliggöra tendenser. Likaså har jag

också kategoriserat ett antal mål som vaga mål. Dessa är huvudsakligen formuleringar som är av policykaraktär snarare än mål, till exempel:

”Förebygga föroreningar i mark, vatten och byggnader.” (Kommunalfastigheter)

Figur 5.5. Formulering av övergripande miljömål i de studerade företagen.

Andelar av det totala antalet övergripande mål (48 st).

Figur 5.6. Formulering av detaljerade miljömål i de studerade företagen.

Andelar av det totala antalet detaljerade mål (37 st).

När det gäller övergripande mål har en klar majoritet formulerats så att de bör leda till minskad miljöbelastning (rena miljö-, reduktions- och kvalitetsmål).

Detaljerade mål formuleras istället i större utsträckning som kvalitets- respektive utredningsmål. Det beror vanligen på att dessa mål ses som delmål eller delåtgärder för att uppnå ett övergripande (långsiktigt) mål.

Andelen rena miljömål är få jämfört med exempelvis kvalitets- och utredningsmålen. Att andelen utredningsmål är så stor beror på att behovet av mer kunskap om verksamhetens och fastigheternas miljöaspekter fortfarande är stor. Utredningsmålen kan därmed sägas utgöra en fördjupad miljöutredning med avseende på utvalda aspekter. Anledningen att så många mål formuleras som kvalitetsmål beror på svårigheten att kvantifiera såväl kvantitets- som kvalitetsaspekten för vissa miljöaspekter. Detta i kombination med att förvaltaren också ska se en möjlighet till att kunna genomföra åtgärder.

Avfallshantering är ett exempel vilket i princip alla studerade organisationer aktivt arbetar med som miljömål. För det första saknas kunskapen ute i organisationerna om vilken miljöbelastning olika behandling av avfall ger. För det andra är kunskapen ofta otillräcklig om vilka avfallsmängder som uppkommer. Att utöka fastighetsnära källsortering antas därmed indirekt leda till att exempelvis mindre mängder avfall deponeras. Det är också på detta sätt förvaltaren upplever att man kan arbeta med avfallshantering som miljöaspekt.

Övergripande mål

Det kan alltså vara svårt att formulera mål på annat sätt än vad som görs i dagsläget i de här organisationerna. I synnerhet gäller detta områdena avfallshantering, materialanvändning, miljöinformation till hyresgäster och upphandling av tjänster vilka många av organisationerna i studien har formulerat kvalitetsmål för.

”Det är, så att säga, mer rutiner och ansvar som skall uppnås på nåt sätt. Det är ju alltid lättare att ha en siffra att följa upp. Det andra blir mycket svårare. Det kanske är så att man ska sätta mål att ”vi ska sikta på att under det här året ska vi ha nått 50 % av våra… de som vi är kund hos, våra entreprenörer, med det här budskapet och det här processen och dialogen”, att diskutera miljö och kvalitet. För att uppnå andra saker. Det kanske är så man kan göra.” (Miljösamordnaren i Norrortsbostäder)

Detta tydliggör återigen att urvalet av de mål man väljer att arbeta med sker utifrån andra kriterier än enbart betydande miljöpåverkan. Det gäller att finna målformuleringar som leder arbetet framåt med utgångspunkt från den kunskap man har idag.

Som framgick av figur 5.5 är trots allt många av de övergripande målen formulerade så att de bör (åtminstone indirekt) leda till minskad miljöpåverkan.

Frågan är emellertid, om dessa också är utvärderingsbara ? Först då kan de utvärderas och tänkas leda till uppställda förväntningar. Detta visas i figur 5.7 och 5.8 där organisationernas övergripande och detaljerade mål slagits ihop.

Inom parentes anges hur många av det totala antalet mål inom kategorin som %-satsen grundar sig på.

Figur 5.7 Andelar av olika typer av mål som är utvärderingsbara.

Figur 5.8 Andelar av olika typer av mål som är kvantifierade.

Figur 5.7 visar att det i första hand är kvalitetsmålen som är svåra att utvärdera.

Det är inte heller så att de detaljerade kvalitetsmålen är utvärderingsbara vilket

Kvantifierade mål

hade kunnat vara fallet. Detta är anmärkningsvärt i synnerhet då just dessa målformuleringar har visat sig förhållandevis vanliga. Andelen mål som också är kvantifierade (figur 5.8) är över lag lägre. Det är egentligen enbart reduktionsmålen som förhållandevis ofta är både utvärderingsbara och kvantifierade. Detta beror på att många av dessa mål hänger samman med energianvändning vilken det finns rutiner för att följa upp kvantitativt.

I miljöstyrningen är det viktigt att dels finna lämpliga mål att arbeta för, dels att få kontroll och bra styrning på rutiner och arbetsuppgifter. Genomgången ovan visar att det senare får relativt stort utrymme när mål skall formuleras. Utifrån genomgången av målformuleringar jag här har gjort går det att säga att branschen arbetar (och uppnår rimligen) förbättringar i form av minskad energianvändning, ökade kunskaper om inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen i sitt bestånd, utbyggnad av fastighetsnära källsortering och förbättrade rutiner för att minska miljöbelastningen till följd av inköp av varor och upphandling av tjänster. Det är däremot svårt att dra slutsatser om på vilka sätt och i vilken omfattning miljöbelastningen minskar om de uppnår sina mål.

5.6 Lärandeprocessen om miljöfrågor i organisationerna