Lärandeprocessen om miljöfrågor i organisationerna

miljöfrågor ett viktigt verktyg för att de mål och planer som formulerats i miljöstyrningen skall förverkligas. Detta framträdde också allt tydligare när jag genomförde mina intervjuer. I detta avsnitt redovisas kort hur de undersökta organisationerna upplever svårigheter respektive framgångsfaktorer i denna lärandeprocess.

En huvuduppgift för miljösamordnaren – sprida miljömedvetande

Att öka miljömedvetenheten i organisationen har en framträdande roll i miljöarbetet vilket framgår av tabell 5.2. Tabellen ger en bild över vad de olika intervjuade spontant har svarat på frågan ”Vad upplever du är det svåraste i miljöarbetet?”.

Tabell 5.2 ”Vad upplever du är det svåraste i miljöarbetet ?”

(MS = miljösamordnare, F = förvaltare, FS = fastighetsskötare)

Företag Motivera

Av tabellen framgår bland annat att de som har att driva miljöarbetet (miljösamordnarna) över lag upplever att motivera och informera personalen är den svåraste arbetsuppgiften. Flera av organisationerna i studien beskriver emellertid hur tidigare hinder idag har raderats ut som ett resultat av att miljötänkandet allt mer har blivit en naturlig del för många anställda.

”Det tog ju 100-tals timmar. Information och information. Idag så är det inga problem.

Idag tycker jag att det går oerhört lätt. Men det fanns ju 5-6 år där i början på 90-talet när det här var jättesvårt.” (Miljöchefen på Storstadsbolaget)

Trots att Storstadsbolagets miljöchef anser att de har lyckats komma framåt med miljömedvetandet i företaget så anser han fortfarande att det är något av det absolut svåraste i miljöarbetet. Det antyder att han ser det som en mycket viktig arbetsuppgift som också tar lång tid. Eftersom Storstadsbolaget var tidigt ute att arbeta med olika former av miljöprojekt (jmf fig 5.1) har de under lång tid arbetat med att stärka miljömedvetandet i organisationen.

Som diskuterats i kapitel 2 är den kanske allra viktigaste förutsättningen för att lärandeprocessen skall gå framåt att företagsledningen är övertygad och

engagerad. En engagerad ledning kan sedan i sin tur ge utrymme och resurser åt en engagerad miljösamordnare som kan smitta av sig på andra.

”Min företrädare har ju varit väldigt stark och drivande i miljöfrågor. Och han har ju lyckats att skapa ett otroligt engagemang och intresse och en acceptans för att miljö är en viktig del. Både hos ledning och styrelse men även ute hos personalen.”

(Miljösamordnaren i Mellanstadshus)

Trots mitt riktade urval av studieobjekt vilket innebär, med enstaka undantag, att företagsledningarna har valt att lägga resurser på miljöarbete, ger intervjuerna en mer nyanserad bild. Ingen av de intervjuade tar direkt upp att kostnaderna för miljöarbetet utgör en målkonflikt. Likväl framkommer det att en del miljösamordnare (Norrortsbostäder, AB Huset och IMC) finner det som en svår uppgift att kontinuerligt inför ledningen motivera satsningar på miljömässiga men mer kostsamma investeringar. Organisationer som Storstadsbolaget, Sydbyhus, Statslokaler uppger att det aldrig har varit några problem med att få ledningen att satsa på miljöåtgärder som har stor symbolisk betydelse men som kostar. Det gäller exempelvis policybeslut om vissa materialval samt stora satsningar på att gå över till elfordon.

Utbildning och kommunikation som medel

Hur kan då miljömedvetande spridas i organisationen? Utbildning är ett naturligt svar. Alla organisationer i studien har sett till att personalen får miljöutbildning och i vissa fall att den också återkommer. Utbildningen har ofta bestått i en introduktion som skall fungera som ”väckarklocka”. Flera organisationer har i olika omgångar också haft arbetsgrupper bland personalen där man har arbetat med ett temaområde, exempelvis kemikalieanvändning eller energi. Ofta har sådana gruppers syfte varit att presentera förslag på miljömål, åtgärder för att nå målen eller rutiner/instruktioner i miljöstyrningen. I flera organisationer har också enskilda personer fått utbildning i miljörevision och likaså har miljöhandledare fått extra utbildning i miljöfrågor.

Idag sker utbildning i majoriteten av organisationerna företrädelsevis för nyanställda som erhåller en introduktion i miljöledningssystemet och miljöarbetet i organisationen. Som nämnts i avsnitt 5.3 förekommer i några av organisationerna att miljöhandledare får bygga på sina miljökunskaper då och då. Arbetsgrupper, i vilka konkreta miljöfrågor diskuteras bland personalen upplevs som viktiga för att öka medvetenheten kring miljöarbetet.

”Ja, jag tror faktiskt att de har blivit lite mer medvetna om det. Och det är som en sån enkel grej att de ska köpa in bilschampoo. Och där hade de faktiskt gått in och köpt miljöschampoo nu då. Så att visst, jag menar vi har ju haft flera träffar.. kanske inte bara att vi har fått in det att vi har inlett ett miljösystem.” (Förvaltaren i AB Huset)

De organisationer som har olika former av miljöhandledare upplever detta arbete som mycket positivt och värdefullt i lärandeprocessen. De kan inspirera sina kollegor till praktiskt miljöarbete i sin vardag samt se till att man inte upphör att ta hänsyn till miljöfrågan i det dagliga arbetet. Inte minst då dessa träffas och får diskutera sina problem tillsammans. Då kan de lära av varandra samt stärkas. På motsvarande sätt upplever de som inte har några miljöhandledare att det är något som vore önskvärt som del i lärandeprocessen.

”Det har ju varit väldigt bra med de här miljöhandledarna. De som liksom lever upp till våra miljömål och som försöker att hålla det vid liv. Och är de engagerade då så får de ju med hela sina respektive förvaltningsområden” (Miljöchefen i Sydbyhus)

Svårigheter och framgångsfaktorer i lärandeprocessen

För att lärandeprocessen skall hållas vid liv verkar således den vardagliga kommunikationen vara betydelsefull. Exempel på framgångsfaktorer som mina intervjuade tar upp är snabba kommunikationsvägar, enkel och lättförståelig information, samordning av information och användning av argument för miljöåtgärder som också bygger på funktion och ekonomi. I övrigt anger de intervjuade att allt det här är viktigt eftersom tidsbrist alltid är det största hindret för miljöarbetet. Problemet med tidsbrist antyder att miljöfrågorna sällan har högsta prioritet i vardagsarbetet samt att det inte är en enkel uppgift att integrera miljöfrågorna i vardagen.

”Alla har så fullt upp på alla sätt och vis att det här med att man får extra

arbetsuppgifter för att man ska jobba med miljöfrågor. Det är där jag känner att där har vi det stora problemet egentligen. För att det finns egentligen inte utrymme för det.

Och då, att få folk att engagera sig och jobba med miljöfrågor, det är det svåraste.”

(Miljösamordnaren i Kommunalfastigheter)

I de studerade organisationerna har redan många anammat idén om att miljöfrågorna skall integreras i övrig verksamhet. Många intervjuade ser det också som en viktig utveckling för att tydliggöra att miljöarbetet är en naturlig del i allt annat arbete. Inte minst då det är en stor andel av de intervjuade som

ser det som en svårighet att personalen ofta upplever miljöarbetet som en pålaga på allt annat arbete. Samtidigt vittnar en sådan upplevelse om att miljömedvetandet kanske inte är så omfattande eller att miljöfrågan inte tas som så självklar som vore önskvärt. Det återstår att se om integrerade ledningssystem får den effekt man önskar.

Den ökande kundorienteringen talar de intervjuade om som en fördel då det också innebär att hyresgästerna i högre grad kan involveras i miljöarbetet.

Dessutom underlättas en kontinuitet i lärandeprocessen på miljöområdet inom organisationen genom egen personal, i synnerhet om omsättningen av personalstyrkan inte är så stor. För i första hand de privata bolagen i studien uppmärksammas problematiken med att få en kontinuitet i lärandeprocessen på grund av företagens karaktär. Eftersom affärsidén handlar om förädling av fastigheter leder det just till att omsättningen av fastigheter och även personal är stor inom den tekniska förvaltningen. Detta upplevs som en konflikt mot den tidskrävande lärandeprocessen om miljöfrågor. Fallet IMC som enbart förvaltar fastigheter åt andra visar emellertid att om beställaren är tydlig och konkret samt villig att betala för det, kan miljöåtgärder också ske i stor omfattning. Det kan dock vara svårt för ett sådant företag att skapa miljömedvetande i den egna organisationen då orsakerna till att miljöåtgärder genomförs enbart är strikt affärsmässiga vilket knappast leder till attitydförändringar.

Kundfokuseringen kan också leda till målkonflikter på miljöområdet. Ett exempel som de lokalförvaltande företagen i studien tar upp är att man blivit mer tillmötesgående att ordna med luftkonditionering vilket leder till ökad energianvändning som strider mot uppställda miljömål. Det här är ett exempel på hur brukarperspektivet kan komma i konflikt med miljöstyrningen.

5.7 Uppföljning av miljöprestanda

Som beskrivits tidigare i kapitel 2 kan uppföljning av ”ständig förbättring” eller miljöprestandan enligt ISO 14001 ses som tudelad. Dels förväntas att miljöstyrningsprocessen följs upp vilket då exempelvis kan ske med s k MPI³¹. Dels förväntas att miljöpåverkan följs upp. I detta avsnitt beskrivs hur uppföljningen går till i de studerade organisationerna. I synnerhet kommer jag

31 Management Performance Indicator.

att ta upp uppföljning av minskad miljöbelastning eftersom det är en röd tråd i denna studie.

Miljömål följs upp i första hand

Uppföljning av miljöprestanda sker i de studerade organisationerna huvudsakligen genom uppföljning av miljömål. Detta innebär att man årligen stämmer av om man har uppnått sina miljömål eller hur långt man har kommit på vägen. I många fall handlar det just om en avstämning eftersom långt ifrån alla mål är utvärderingsbara (jmf avsnitt 5.5). I de fall man arbetar efter kvantifierade miljömål används i första hand olika former av miljönyckeltal för att utvärdera måluppfyllelse. Dessa bygger på indikatorer av OPI³²-typ. Några exempel på nyckeltal som används för att följa upp miljömål ges i tabell 5.3.

Tabell 5.3 Exempel på miljönyckeltal som används i de studerade organisationerna för att följa upp miljömål.

Miljömål Organisation Indikator/nyckeltal

Utsläppen av CO2 från företagets bensin- och dieseldrivna fordon och redskap skall minskas med 5 % per år.

Storstadsbolaget Ton utsläppt CO2 från de fordon som används i tjänsten/år

Alla fastigheter skall miljöbesiktigas. Staden Fastighets AB

Miljöbesiktigad yta/total fastighetsyta

Minska energiförbrukningen med 5 % under en 5-årsperiod med basår 1999.

Statslokaler Antal kWh för uppvärmning/m² fastighetsyta 50 % av företagets lägenheter skall ha tillgång

till kompostering och källsortering i 10 fraktioner.

Sydbyhus Antal lägenheter med tillgång till källsortering och

kompostering/ totalt antal lägenheter

Exemplen visar just att organisationerna inriktar sig på att finna mål med konsekventa nyckeltal som på något sätt går att följa upp. Däremot finner man det inte nödvändigt att arbeta med kvantitativa data som är direkt kopplade till miljöbelastningar eftersom målen i de flesta fall inte heller har formulerats på detta sätt. Undantaget i ovanstående tabell är Storstadsbolagets uppföljning av CO2-utsläpp (som även några av de andra organisationerna arbetar med).

Uppföljningen av miljömålen på det här sättet syftar i första hand till att informera ledningen om hur miljöarbetet fortskrider. I några fall förekommer också årliga genomgångar med personalen då miljösamordnaren redovisar om

32 Operative Performance Indicator.

målen har uppnåtts. Men annars utnyttjas inte sådan information för att ge återkoppling till personalen på utfört arbete. När det gäller återkoppling gentemot hyresgästerna har enbart något enstaka företag arbetat med att exempelvis följa upp källsorteringsåtgärder. I övrigt sker rapportering gentemot hyresgäster inte i någon stor omfattning.

”Ja, men det var jätteroligt. För det kunde man visa de hyresgästerna. Det fick de återkoppling på. Ute i sophuset, fick de information där. Vad de hade minskat med.

Alltså vi väger soporna då så att det är så lätt för oss att se.”

(Miljösamordnaren i Sydbyhus)

Inte inom någon av de studerade organisationerna förekommer idag en årlig uppföljning av några utvalda indikatorer som mått på att miljöbelastningen minskar, utöver uppföljning av miljömålen. Miljöindikatorer användes istället i större utsträckning för några år sedan. Det kan hänga samman med att då ISO 14001 och EMAS³³ var nytt diskuterades miljöredovisning i högre grad, i synnerhet eftersom detta är ett ingående krav i EMAS. Den externa miljöredovisningen som separat dokument har i princip försvunnit och ersatts av ett kortare avsnitt i årsredovisningen. Ingen av miljösamordnarna talar om indikatorer med särskilt stort intresse.

”Jag tycker att det är mycket övertro på nyckeltal faktiskt. Jag är lite så där skeptisk till det. Jag har en bok som handlar om just miljönyckeltal och det blir väldigt teoretiskt alltså.” (Miljösamordnaren i AB Huset)

Som nämnts i tidigare avsnitt förekommer däremot kontinuerlig uppföljning av kvantitetsaspekten hos vissa miljöaspekter. I synnerhet är det energianvändningen som regelmässigt följs upp. Några organisationer följer också kontinuerligt upp drivmedelsförbrukning samt avfallsmängder. Flera intervjuade uppger att de gärna skulle vilja se samordnade databaser som ger miljörelaterad information om enskilda fastigheter. Sådana databaser kan exempelvis ta upp vilka miljö- och hälsofarliga ämnen som har inventerats på fastigheten samt historik om exempelvis mögelproblem har förekommit. Enbart ett företag har för närvarande börjat bygga upp ett sådant system på allvar.

33 Eco Management and Audit Scheme.

Orsaker till att uppföljningen inte är mer utvecklad

Majoriteten av de intervjuade uppger att anledningen till att miljöindikatorer och miljönyckeltal inte används i högre omfattning är på grund av svårigheten att få tillgång till användbara, kvantitativa underlagsuppgifter.

”Ja vi tittar ju på det när det gäller avfall också men det förutsätter ju att man har bra statistik. Därför håller vi på och bygger upp statistik. Men det är inte så lätt att få uppgifter om avfallsmängder.” (Miljöchefen i Staden Fastighets AB)

”Till exempel resor till och från jobbet. Det är en miljöaspekt. Det är en påverkan som härrör från vår verksamhet. Men vi har ingen möjlighet att kontrollera, att begära anställda att fylla i om de cyklar, går eller hur långt de kör bil eller om de tar buss. Det blir ju administrativt hopplöst och det är ju inte värt besväret.”

(Miljösamordnaren i Mellanstadshus)

Som det första citatet ovan antyder försöker man emellertid att bygga upp system för att samla kvantitativa data på olika sätt. Exempelvis har två miljöcertifierade organisationer infört rutiner om att återkommande samla in och rapportera drivmedelsförbrukning då man har formulerat ett miljömål rörande denna fråga. Det handlar således också om brist på rutiner för att samla in och sammanställa de tillgängliga data som faktiskt finns. Rutiner, i sin tur, tas ej fram förrän det finns starka incitament för det. Ett incitament kan vara att man har formulerat ett miljömål som kräver uppföljning. Ett annat exempel är det börsnoterade företaget Staden Fastighets AB som har lyckats ta fram en stor mängd information då det efterfrågas av Folksams (2002) miljöindex.

Eftersom uppföljningen av miljöarbetet främst sker för interna ändamål tycks detta också vara orsaken till att inte mer sofistikerade indikatorer används och att rutiner för datainsamling inte tas fram i större utsträckning. Som jag tidigare har tagit upp ställer inte heller ISO 14001 några krav på att miljöbelastningar måste följas upp.

Trots att majoriteten av miljösamordnarna i studien anser det vara så viktigt att få till stånd en lärandeprocess om miljöfrågor i organisationerna har hittills inte återkoppling av miljöarbetet till personalen genom miljöindikatorer utnyttjats i någon nämnvärd omfattning.

”Men det är väl en av bristerna också kanske att man har inte gett någon återkoppling till kvartersvärdar och andra ute på fältet, vad det här har lett till eller vad det ger. Och det har väl också gjort det svårt då för kvartersvärdarna att förklara många gånger för våra hyresgäster, kunder varför det är lite kallt i en lägenhet… Och det är också nåt som tror jag är väldigt viktigt att vi ger den återkopplingen. Annars så blir det väldigt abstrakt det här med miljöarbetet.” (Miljösamordnaren i Norrortsbostäder)