Erfarenheter av datainsamling

Möjligheten att beräkna miljöbelastningar av förvaltningsenheter är avhängigt vilka dataunderlag som krävs och vilka av dessa data som är möjliga att få tillgång till. Bristen på tillförlitliga data nämns ofta som en viktig orsak till att uppföljningen av företags miljöarbete inte är bättre. Detta har diskuterats i kapitel 2 men gäller även för de nio organisationer som jag har intervjuat representanter för. En av mina slutsatser i kapitel 5 är att det inte alltid är så att datatillgången är för dålig utan istället saknas ofta incitament för att bygga upp rutiner som kan förse miljösamordnare och andra med data för att följa upp miljöarbetet. I det här avsnittet diskuteras möjligheter och svårigheter med datainsamling med utgångspunkt från såväl datainsamling i förvaltningsenheten Sörsedammen som sådant som framkommit i intervjuerna av de nio organisationerna.

Dataunderlag från förvaltningsenheter

Kontinuerlig insamling av miljödata i fastighetsföretagen finns i första hand i form av driftstatistik (användning av värme, el och vatten). För transporter respektive avfall från brukarna är Sörsedammen ett exempel på hur data har börjat samlas på årsbasis för att användas för uppföljning av uppställda miljömål. Här har alltså nya rutiner skapats för just detta ändamål. När det istället gäller användningen av kemiska produkter har Varbergs Bostads AB inget miljömål som handlar om att reducera använda mängder eller liknande.

Därmed finns inte heller några rutiner för att samla in sådana data. Det skulle

emellertid vara möjligt att göra på samma sätt som med drivmedelsanvändningen, det vill säga att successivt notera inköpta mängder via fakturor. I och med införande av miljöledningssystemet har en rutin införts med syftet att ur miljösynpunkt styra hur inköp av kemikalier skall gå till. Den rutinen har lett till att det idag finns en förteckning i företaget över vilka produkter som används och som är miljömärkta.

I Varbergs kommun vägs de sopor som samlas in från hushållen och som går till förbränning. I de flesta andra kommuner finns inte sådant dataunderlag att tillgå utan avfallsmängder får istället uppskattas. Detta kan ske genom att utgå från antal och storlek på insamlingskärl samt tömningsintervall. Man får då förutsätta att antalet kärl dimensionerats så att de är fulla när de töms vilket antagligen inte alltid är fallet. På detta sätt har mängder av källsorterat förpackningsavfall från Sörsedammen beräknats. När det gäller farligt avfall fanns uppgifter för Sörsedammen på antal insamlade lysrör samt en volymuppgift på insamlad mängd blandade batterier. Farligt avfall utgörs främst av avfall från driften av fastigheterna. Hyresgästerna har vissa möjligheter att lämna in farligt avfall vid områdeskontoret men det är inget företaget skyltar med och uppföljning av insamlade mängder farligt avfall från hushållen är därmed ingen uppgift de noterar.

Jag har inte kunnat få några mängduppgifter om det avfall som genereras i driften av Sörsedammen. Inom förvaltningsenheten finns en väl utbyggd sortering av driftavfall. Antalet fraktioner som detta sorteras i var lätt att få reda på men de kan enbart ta reda på mängder som lämnas till deponi då de betalar speciellt för detta, per ton. Den uppgift jag har fått på deponiavfall inkluderar emellertid både avfall från brukarna och från driften.Det skulle vara möjligt att under en period notera bortforslade mängder av olika fraktioner men det var inte görligt i detta arbete.

När det gäller transporter går det lätt att få fram personalens resor i tjänsten med egen bil genom de milersättningar som noteras i lönesystemet. Som jag tidigare har nämnt följs dessutom drivmedelsanvändning upp för företagsägda fordon och användning av motorredskap, genom fakturor. Varutransporter av leverantörer samt entreprenörers transporter har jag inte sett några möjligheter att få fram. Naturligtvis vore det intressant att se omfattningen av dessa i relation till företagets interna transporter men det bedöms som svårfångat i dagsläget.

Personalens resor till och från arbetet har jag inte heller fått fram. För några år

sedan räknade jag ut detta via en enkät för ett litet bostadsföretag i Mellansverige. Det visade sig där att resorna till och från arbetet var ungefär tre gånger så omfattande som de som utfördes i tjänsten.

I flera fall har jag ändå fått fram uppgifter som kan anses vara tillräckligt tillförlitliga. Om inte annat har erfaren driftspersonal kunnat ge mig uppskattningar som bygger på deras erfarenhet och praktiska kunskap. För mitt ändamål har det varit tillräckligt men vill man följa upp miljöbelastningar år efter år krävs att rutiner skapas för att följa upp verkliga flöden. Detta beror på att rutiner inte ändras så snabbt och man tenderar då att fortsätta att säga exempelvis ”vi använder ungefär 1 liter rengöringsmedel per trappa och vecka”.

Många uppgifter går således att få reda på bara man talar med rätt person.

Många personer i de här företagen som arbetat länge kan ge tillräckligt tillförlitlig muntlig information utifrån sina samlade erfarenheter och kunskap om förvaltningsenheten. I fallet Sörsedammen hade min kontaktperson dessutom arbetat under många år med praktisk teknisk förvaltning just i Sörsedammen vilket innebar att datainsamlingen underlättades betydligt.

Trots att de nio organisationer jag har studerat har en del kvantifierade miljömål vilka de även har skapat nya rutiner för att kunna följa upp, finns fortfarande ingen samlad form av rapporteringsstandard eller databaser. Det är ännu så nytt och exempelvis får förändringar i företaget, såsom organisationsförändringar, stora renoveringar och nybyggnation, effekten att man slutar följa upp ett flöde för att sedan börja följa upp det på ett nytt sätt efter förändringen. Tidigare jämförelser är då inte längre möjliga. Att istället bestämma sig för några väl utvalda miljöindikatorer/nyckeltal skulle kunna leda till att några få nya rutiner skapas och tydliggörs och som sedan får gälla. Strävan bör vara att indikatorerna/nyckeltalen har en så tydlig koppling till betydande miljöpåverkan som möjligt.

Att standardiserade former av uppföljning saknas innebär också ett problem i det fall man vill jämföra miljöindikatorer mellan olika företag. Data som idag följs upp i företagen är ofta formulerade i olika enheter. Driftstatistiken är förvisso mer standardiserad då det finns ett begränsat antal mjukvaror som används för detta ändamål i de här organisationerna. Men exempelvis har vissa organisationer uppgifter om avfallsmängder i kg och andra har det i m³. Precisering av vad uppgifterna innebär är således också viktigt. Ett annat exempel är att drivmedelsanvändningen inom organisationen naturligt sett blir

lägre om man använder sig av ett stort antal entreprenörer. Sådana förutsättningar behöver alltså också anges för att jämförelser skall bli både tillräckligt korrekta och intressanta. Ett angränsande problem vid jämförelser av förvaltningsenheter och företag är hur flöden skall allokeras. Som exempel kan nämnas att Sörsedammen är en del av ett större förvaltningsområde. Vissa flöden, exempelvis för drivmedelsanvändning, samlas in och aggregeras på förvaltningsområdesnivå. Jag har här valt att då dividera sådana siffror till antalet lägenheter på den studerade förvaltningsenheten. För att kunna göra jämförelser krävs att man klargör hur sådana allokeringar skall göras.

Viktiga problem är således bristen på samordning samt tydligheten vad gäller vilka data som skall samlas in. Även om jag vid en första anblick trodde mig ha hittat användbara data, kunde ibland trovärdigheten vid närmare granskning ifrågasättas. Jag har fått ägna en hel del tid åt att kontrollera uppgifter med avseende på vad som ingår, vad de omfattar, etc. Även om bristen på rutiner för att samla data utgör ett problem, är också strukturella hinder väsentliga vad gäller att få tag i tillförlitliga uppgifter för att synliggöra en del miljöaspekter i fastighetsförvaltningen.

Bilaga 6 tar upp alla data jag samlat in från Sörsedammen och som används vid resultatredovisningen i avsnitt 6.4. I den bilagan framgår också var eller av vem jag har fått uppgifterna från samt en bedömning av hur besvärligt det var att tillgå uppgifterna.

Övriga bakgrundsdata

De övriga data jag har samlat in och använt i de exempel som redovisas i avsnitt 6.4 framgår av bilaga 5. Att fastighetsföretagen inte själva har sådana uppgifter är således också en anledning till att de inte följer upp miljöarbetet i form av minskade miljöbelastningar. Varje ny situation (i detta fall förvaltningsenhet) har också sina lokala lösningar och förutsättningar. Trots att det inom EcoEffect-projektet³⁴ redan fanns mycket bakgrundsdata för att beräkna miljöbelastningar från fastigheter har jag behövt samla in ytterligare uppgifter för att kunna göra beräkningar för Sörsedammen. Det är knappast förvånande att fastighetsföretagen inte själva lägger tid på detta. För de fall jag har studerat gäller att förvisso finns emissionsdata från olika typer av bränslen, men likväl

34 EcoEffect-projektet är ett forskningsprojekt vid Högskolan i Gävle och Tekniska högskolan i Stockholm. Det handlar om miljövärdering av bebyggelse och jag har arbetat i projektet i flera år.

skall de justeras med hänsyn till lokala graddagar, lokala nätförluster samt lokala bränslekombinationer av fjärrvärmeproduktion. Detta gäller också för lokala avfallshanteringssystem vilka behöver kartläggas. Å andra sidan behöver den lokala datafångsten bara göras en gång och vill man studera ytterligare förvaltningsenheter i Varbergs kommun, finns redan dessa data. Självfallet gäller detta också om man vill jämföra samma förvaltningsenhet år efter år under förutsättning att inga stora förändringar genomförs i dessa infrastruktursystem. Användningen av kemiska produkter är ett område som är svårt att skapa bra miljöindikatorer för just på grund av begränsade bakgrundsdata. Det gäller exempelvis då informationen i produktleverantörers varuinformationsblad eller miljödeklarationer inte alltid går att utnyttja på det sätt som är önskvärt.

6.3 Möjligheter att synliggöra miljöbelastningen utifrån