Delårsrapport Augusti
Kultur- och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 2(22)
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 4
1.1 Driftredovisning KFN ... 4
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.3 Investeringsprognos ... 5
1.4 Riktade budgetmedel ... 5
1.5 Återsökning av statsbidrag ... 6
2 Viktiga förändringar ... 7
3 Nya data och resultat ... 8
4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 10
4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 10
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 11
4.3 Näringslivsstrategi ... 11
4.4 Personalpolicy ... 12
5 Mål ... 13
5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 13
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 15
5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 16
6 Uppdrag ... 17
6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd... 17
7 Riskhantering - internkontroll ... 19
7.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt ... 19
7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 19
7.3 Risk att nyanställda inte får tillräcklig introduktion under sin första tid ... 19
7.4 Microplast från konstgräsplaner (granulat) förorenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll ... 20
7.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal ... 20
7.6 Föreningsbidrag - Handläggningsprocessen följer ej regelverk ... 20
7.7 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor ... 21
7.8 Måluppfyllelse generellt ... 21
7.9 Uppdrag från nämnd återrapporteras inte i tid ... 22
7.10 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd
dokumenthanteringsplan ... 22
Kultur- och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 4(22)
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Driftredovisning KFN
Prognosrapport 2018 KFN
Budget
2018 Period-
utfall Utfall % Prognos
aug Budget-
avvikelse Prognos apr KULTUR- OCH
FRITIDSNÄMND
Intäkter -30 546 -19 150 63 -30 696 150 -29 674
Kostnader 175 690 107 135 61 175 840 -150 174 732
Netto (tkr) 145 144 87 985 61 145 144 0 145 058
PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 645 252 39 645 0 645
Netto (tkr) 645 252 39 645 0 645
Kultur- och fritidskontor
Intäkter -1 721 -578 34 -1 921 200 -849
Kostnader 9 270 5 007 54 9 314 -44 8 398
Netto (tkr) 7 549 4 428 59 7 393 156 7 549
Idrotts- och friluftsverksamhet
Intäkter -17 705 -10 469 59 -17 705 0 -17 705
Kostnader 85 655 51 479 60 85 481 174 85 569
Netto (tkr) 67 950 41 010 60 67 776 174 67 864
Kultur-, bibliotek- och ungd.verksamhet
Intäkter -11 120 -8 103 73 -11 070 -50 -11 120
Kostnader 80 120 50 501 63 80 400 -280 80 120
Netto (tkr) 69 000 42 398 61 69 330 -330 69 000
Prel. kostnader-interna 0 21 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 -124 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Kultur- och fritidskontoret har sökt och beviljats medel från Socialstyrelsen vilket innebär en ökad omslutning om 0,87 miljoner kronor jämfört med budget och föregående prognos. För de övriga verksamheterna prognosticeras inga avvikelser jämfört med budget och det är heller ingen skillnad mot föregående månads prognos.
Enligt beslut av KF har budget för klottersanering reducerats med 50 tkr.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett nettoutfall med närmare 88 miljoner kronor och det är
ett bättre resultat jämfört med budget och prognos. 61 procent av årets tilldelade nettobudgetram
har förbrukats mot riktvärdet för perioden som är 68 procent.
Vissa verksamheter är säsongsbetonade varvid en jämförelse med en säsongsperiodiserad budget för perioden hade varit att föredra. Exempel på säsongsvariationer inom verksamheterna är energiförbrukning, personalkostnader och skolavgifter.
Prognosbedömning
Utfall kommer att följa budget på totalen men i prognos behöver omprioritering mellan vissa verksamheter göras som påverkar rapporteringsområdena.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde
Stabens omslutning har ökats med ca 0,87 miljoner kronor då bidrag har sökts och beviljats från Socialstyrelsen.
Medlen ska gå till sommarlovsaktiviteter med 0,64 miljoner kronor samt övriga lovaktiviteter med 0,87 miljoner kronor. Lovaktiviteter ska vara kostnadsfria för barn och unga i åldrarna 6 - 15 år och ska ge barn och unga stimulans och personlig utveckling, stimulera både flickors och pojkars deltagande, främja integration och skapa nya kontaktytor mellan barn med olika sociala bakgrunder. Utifrån detta kommer kultur- och fritidskontoret genomföra lovprogram
tillsammans med föreningslivet och fritidsgårdar.
Dessa bidrag kommer inte att påverka nettoutfallet och kostnader kommer att täckas med bidragsmedel vartefter de uppstår.
Nämndens förbrukade medel uppgår till 39% då den största delen av årets budget avser stipendiefest och äger rum i slutet av året.
Resterande rapporteringsområden ligger balanserat mellan 59 - 61 % i riktvärde för förbrukade medel då vi generellt har lägre lönekostnader p.g.a vakanser och något försenade investeringar inom idrotts- och friluftsverksamheten.
Eventuell omdisponering av budget
Då budgetmodellen gjordes om förra året behöver vissa områden justeras. I och med lite högre intäkter än budgeterat, lägre lönekostnader och försenade investeringar som budgeterats på helårsbasis finns utrymme att omdisponera om det skulle behövas.
Edsvik konsthall går med förlust och vi har tillskjutit medel för att stötta upp vid Cullberg- utställning samt extra driftbidrag har utgått för att stötta verksamheten. I år har man även valt att ge fler föreningar bidrag än budgeterat men för detta behöver vi omprioritera.
Inom ungdomsverksamheten har vi en relativt ny daglig verksamhet som bedrivs med LSS-stöd men den bär inte helt sina kostnader ännu så även här behöver vi göra viss omprioritering.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
1.3 Investeringsprognos
Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse
123 1 700 1 700 0
1.4 Riktade budgetmedel
Nivåpåverkande
förändringar Budget
2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar Sporthall Edsberg hyra -1 300 -1 300
Sporthall Tegelhagen
hyra 0 0
Fritidsfältare -1 300 -1 300
Kultur- och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 6(22)
Simhallen 2 000 2 000
1.5 Återsökning av statsbidrag
Myndighet Medel t.o.m. augusti 2018 Medel - utfall
Socialstyrelsen 675 912 675 912
Socialstyrelsen 845 314 845 314
Kulturrådet 945 113 945 113
2 Viktiga förändringar
Ny tjänstemannaorganisation
Sollentuna kommunfullmäktige fattade i juni beslut om den nya tjänstemannaorganisation som träder i kraft den 1 januari 2019. I och med den omorganisationen överförs ansvaret för
fritidsgårdarna från barn- och utbildningsnämnden till kultur- och fritidsnämnden. Under våren har KFK fört en intensiv dialog med BUK om detta. Frågorna har handlat om förutsättningar för personal, lokaler och andra resurser när verksamheten landar hos KFN. Dialogen med BUK fortsätter även under hösten.
Edsviks konsthall
Edsvik konsthall går med förlust och KFN har tillskjutit medel för att stötta upp vid Cullberg- utställning samt extra driftbidrag har utgått för att stötta verksamheten.
Nya statliga stöd
Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor och senare Socialstyrelsen har fördelat stöd till kommunerna för att erbjuda kostnadsfria sommarlovsaktiviteter. Nytt för i år var att Socialstyrelsen, även fördelade medel till årets övriga lov. Enligt en fördelningsnyckel
tilldelades Sollentuna 845 314 kr för detta, utöver medel till sommarlovsaktiviteter 675 912 kr.
Kultur- och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 8(22)
3 Nya data och resultat
I juni blev kultur- och fritidsvanestudien klar. Kultur- och fritidskontoret genomförde under våren 2018 en kultur- och fritidsvaneundersökning för femte gången för att få in synpunkter på verksamheten. Nytt för i år var att kultur- och fritidskontoret genomförde två separata
undersökningar; en som var riktad i frågor och tilltal mot ungdomar och en riktad mot vuxna, över 21 år. Följande grupper omfattades av undersökningen:
Alla elever i skolår 4 och 7. En digital enkät fylls i under skoltid.
Alla elever i åk 1 på Rudbeck. Även här fylls enkäten i under skoldagen.
2000 slumpvis utvalda vuxna i ålder från 21 år och uppåt. En pappersenkät skickas ut, med möjlighet att logga in för att besvara frågorna via webben.
Svarsfrekvensen för respektive målgrupp var för de äldre: 41 procent.(Antal svar: 821, Nettourval: 1 993) samt de yngre: 62 procent. (Antal svar: 2 039, Nettourval: 3 294).
Några av resultaten:
Goda möjligheter till utövning av fritidsintressen
Två av tre kommuninvånare anser att ens möjligheter att utöva sina fritidsintressen i kommunen är bra. Endast en av tio anser att möjligheterna är dåliga.
Läsning och utomhusaktiviteter är vanligast
Merparten av kommuninvånarna svarar att de flera gånger i veckan läser böcker, tidningar, artiklar, bloggar eller liknande. Andra vanliga aktiviteter som kommuninvånarna ofta utövar är joggning, löpning eller snabba promenader, aktiviteter ute i naturen (t.ex. vandring, paddling, jakt etc.) samt gym- eller gruppträning (t.ex. Friskis och Svettis, SATS, Medley etc.).
Vanligast bland unga att umgås hemma hos varandra på fritiden
Tre av fyra kommuninvånare i den yngre målgruppen brukar vara hemma hos varandra när de på fritiden träffar sina kompisar, vilket är det klart vanligaste svaret i frågan.
KFK kommer att arbeta vidare med resultaten från studien under de år som kommer. Det är ett värdefullt material att analysera vidare.
Kvalitetsrapporter
Under våren har tre av fyra verksamheter inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter gjort en kvalitetsrapport. De verksamheterna är ungdomsverksamheten, biblioteket samt kulturskolan.
Ungdomsverksamhetens resultat presenterades i Tertial 1.
Biblioteken i Sollentunas kvalitetsrapport pekade på biblioteksverksamhetens glidning mot ett nytt uppdrag. I och med att många kommuner inte har eller har lagt ned sina Medborgarkontor (kommunala möteplatser med samhällsinformation), vänder sig många till biblioteken för hjälp och stöd. Många, främst nyanlända, betraktar inte biblioteken som en myndighet.
Erfarenheterna från myndigheter, både här och från hemlandet, kan se olika ut. Erfarenheterna behöver inte alltid ha upplevts som positiva. På biblioteket kan frågorna handla om att
besökarna vill få hjälp med allt från inloggning till internetbanken till att skriva ihop ett CV för en jobbansökan. Mycket tid går åt till detta för bibliotekarierna, på bekostnad av bibliotekets läsfrämjande uppdrag. I flera frågor kan inte, eller får inte, bibliotekarierna hjälpa till. Det här är en utmaning som inte bara biblioteket i Sollentuna står inför, det gäller för hela det nationella biblioteksväsendet. Frågan om bibliotekets uppdrag, och hur långt det sträcker sig, kommer att aktualiseras framöver då Sollentuna bibliotek ska revidera sin biblioteksplan.
Kulturskolans kvalitetsrapport visar att det bedrivs en kvalitativ och uppskattad verksamhet.
Däremot påpekas att pedagogerna på Kulturskolan har en hög arbetsbelastning, vilket i förlängningen kan påverka personalen och möjligheterna till utveckling för verksamheten.
Revision
PwC genomför på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna en granskning av kommunens
bidrag och stöd till föreningar. Syftet med granskningen är att bedöma om kultur- och fritidsnämndens interna kontroll avseende utbetalningsrutinerna för bidrag är tillräcklig, samt om uppgifterna i redovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande. Granskningen omfattar nedanstående punkter och föreslås ske utifrån följande kontrollmål:
· Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering och attest av bidrag/stöd.
· Rutinerna säkerställer en tillfredsställande dualitet samt hantering av jävsproblematik.
· Det finns kontroller som säkerställer att utbetalningarna baseras på fastställda regle r/beslut.
· Det finns rutiner för löpande uppföljning och avstämning av bidragsutbetalningar.
Granskningen sker genom intervju samt genomgång av befintliga system och rutiner för utbetalning. Genomgången syftar bl.a. till att kartlägga vilka kontroller som finns inbyggda för att säkerställa en tillfredsställande hantering. För att säkerställa att system och rutiner för utbetalning fungerar på avsett sätt görs en verifierande granskning för ett urval utbetalningar samt i förekommande fall test av befintliga kontroller.
KFK har ännu inte fått återkoppling på revisionen.
Kultur - och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 10 ( 22 )
4 Styrdokument för särskild uppföljning
Kultur - och fritidsnämnden ansvarar för att kommunens invånare ska kunna ha en meningsfull och utvecklande fritid. Ett speciellt fokus ska läggas på de g rupper som behöver extra stöd för att möjliggöra detta.
Flertalet av de verksamheter som kultur - och fritidsnämnden ansvarar för har en trygghetskapande effekt och bidrar därmed till en social hållbarhet. Att delta i en
idrottsförening, besöka en fritidsgård eller en konstutställning, ger individen ett sammanhang.
Det sammanhanget kan i sig upplevas trygghetsskapande, att delta i en aktivitet tillsammans med andra istället för att passivt inte göra någonting alls. Sommaren 2018 var relativt lugn i Sollentuna. I år erbjöd KFK tillsammans med det civila samhället en rad sommarlovsaktiviteter till de som inte hade något att göra eller någon annanstans att åka på lovet. Stödet till
sommarlovsaktiviteterna kom från Socialstyrelsen.
Arbetet med integratio n är ständigt pågående. Kopplat till den ovanstående nämnda känslan av sammanhang, är det också viktig i en integrationsprocess. KFN:s mötesplatser erbjuder möjligheter till utbyte och upplevelser. Biblioteket spelar en viktig roll som mötesplats då det in te är en myndighet. Erfarenheten av myndigheter kan se olika ut för de som kommer till Sverige från ett annat land. Biblioteket är i det sammanhanget en neutral mötesplast som
erbjuder, litteratur på andra språk, läxhjälp och språkcaféer. Idrotten har vari t ett stöd i bildandet av en ny idrottsförening bestående av flyktingar.
KFK har i dagsläget ingen strukturerad dialog med näringslivet. Kontoret har dock identifierat en möjlig utveckling i relationen till det lokala näringslivet. Många företag vill vara en del av lokalsamhället och i det sammanhanget har KFN:s verksamheter mycket att erbjuda. Här finns möjligheter till samarbeten och utbyten.
Kultur - och fritidskontoret ska vara en attraktiv arbetsgivare. Traditionellt sett har KFK inte så stor sjukfrånva ro eller personalomsättning. Å ena sidan kan en låg personalomsättning tyda på att de som arbetar i organisationen trivs. Det kan å andra sidan ha en dämpande effekt i ett långsiktigt utvecklingsperspektiv om det inte tillförs nya kompetenser eller adekvat kompetensutveckling erbjuds i organisationen för att möta framtida samhällsutmaningar.
Styrdokument:
4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin
Kultur - och fritidsnämnden ansvarar för att kommunens invånare ska kunna ha en meningsfull och utvecklande fritid. Ett speciellt fokus ska läggas på att de grupper som behöver extra stöd ska kunna få vara en del av det civila samhället utifrån sina förutsättningar.
En meningsfull fritid är viktigt ur ett socialt hållbarhetsperspektiv och det är också främst inom det områd et kultur - och fritidsverksamheternas främjande arbete kan ge en effekt på samhället i stort.
Lovverksamheterna, som KFK sökt och fått medel för från Socialstyrelsen, kan i viss utsträckning ha en trygghetsskapande effekt. Lovverksamheten erbjuder meningsf ulla aktiviteter vilket i sin tur kan ha en främjande funktion. Aktiviteterna kan motverka att unga i ett område har något att göra istället för att bara "hänga runt". Över lag var det en lugn sommar i Sollentuna 2018. Unga i åldrarna 6 - 15 år erbjöds 24 ak tiviteter och fyra barnteaterföreställningar samt en sommaröppen fritidsgård. 15 föreningar var med och arrangerade aktiviteter samt privata aktörer och andra kommunala
verksamheter. Totalt hade aktiviteterna ca 4 700 deltagare. Det kan jämföras med förra årets ca 3 200 deltagare under sommarlovsaktiviteterna. Dessutom hade KFK:s egna verksamheter aktiviteter;
fritidsgården Northside med allaktivitetsarrangemanget Bagarby Camp samt sportlägret Summer Camp.
KFK deltar även i kommunövergripande grupper med tr ygghet i fokus till exempel BRÅ (lokala brottsförebyggande rådet) och projektet EST (effektiv samordning för trygghet) med fokus på trygghetskapande arbete i Tureberg och Edsberg.
I ungdomsverksamheten finns även en uppsökande enhet med fritidsfältare, som rör sig ute i kommunen. De söker upp och har dialog med unga i utemiljöer som till exempel parker, lekplatser eller skolgårdar. De arbetar med att bygga relationer till unga vilket i förlängningen kan ha en
förebyggande verkan. I dagsläget har KFK två fäl tfritidsledare och ytterligare två tjänster är för tillfället ute på annons.
Styrdokument:
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Nyanlända eller nya i Sverige täcker inte riktigt in spännvidden hos en målgrupp som även kan innefatta individer som har bott ett par eller flera år i Sverige och Sollentuna men ändå inte upplever samhörighet med majoritetssamhället. Integrationen får därför ske på olika nivåer. För de som bott lite längre i Sverige finns till exempel bibliotekets litteratur på andra språk i en särskild avdelning på biblioteket, Ny i Sverige - rummet. På biblioteket finns dessutom Rådrum, ett projekt som erbjuder samhällsvägledning för framförallt nyanlända. Det är ett samarbete med den ideella organisationen I M (Individuell människohjälp).
Kultur - och fritidskontoret har även en rad aktiviteter till målgruppen nyanlända i sina verksamheter.
Uppdraget med #meetsollentuna upphörde vid årsskiftet men biblioteket erbjuder fortfarande plats i sina lokaler för civila samhället, Röda korset, I M och Rotebr o Open Hearts, att bedriva läxhjälp och språkcaféer. Idrotten har till exempel drive - in fotboll, där du kan komma oanmäld för att spela fotboll.
Idrottskonsulenterna har också hjälpt en grupp nyanlända att bilda en ny fotbollsförening.
Tillsammans med inte grationssamordnaren har KFK:s kansli gjort en genomgång av den aktivitetsplan som är kopplad till integrationsplanen. Merparten av de aktiviteter som står där är pågående eller genomförda. Det KFK skulle kunna utveckla är arbetet med workshop för föreninga r att söka medel från till exempel Riksidrottsförbundet eller Arvsfonden. Det har KFK gjort tidigare men inte under 2018.
Dessutom kan kultur - och fritidskontoret arbeta mer för att få in fler nyanlända på praktik - eller instegsjobb under året, även om prognosen ser god ut.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända 0 0 2 3
Kommentar Tertial 2 2018
Kultur - och fritidskontoret har för närvarande två personer i instegsjobb. En arbetar på biblioteket och en på fritidsgården Northside. Frågan om att få in fler är aktuell och pågående. Anläggningschefen på kultur - och fritid idrott, har varit i dialog med utbildnings - och arbetsmarknadskontoret (U AK) för att hitta en lämplig person. Det arbetet gjordes i våras men ingen lämplig kandidat hittades. Under hösten fortsätter KFK och U AK arbetet med att hitta en lämplig kandidat.
Styrdokument:
4.3 Näringslivsstrategi
KFK:s verksamheter och relationen till näringslivet är en fråga som har aktualiserats i
ledningsgruppen under våren. Det är ett område KFK skulle vilja utveckla då det säkert finns företag i Sollentuna som vill ta ett socialt ansvar. I det sammanhanget är KFK:s verksamheter tacksamma att samarb eta med. Det kan till exempel handla om att hitta samfinansiering till lovverksamhet, om de statliga stöden försvinner vid årsskiftet. Det kan även innebära skyltar på eller i våra idrottshallar, där KFK inte har någon policy att luta sig mot i dagsläget.
Kultur - och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 12 ( 22 )
Styrdokument:
4.4 Personalpolicy
Kultur - och fritidskontoret har traditionellt sett ingen stor personalomsättning i sin organisation och skillnaderna mellan åren är marginella. Generellt blir de anställda "kvar" i organisationen under många år, vilket kan t olkas som att medarbetarna trivs på sin arbetsplats. Det är inte heller några större pensionsavgångar i sikte inom de närmaste åren. Det är viktigt att påpeka att kultur - och fritidskontoret har en förhållandevis liten personalgrupp jämfört med andra konto r. Det innebär att ett fåtal individer kan ge ett stort statistiskt utfall gällande personal. Det visar inte minst den senaste statistiken kring sjukfrånvaro.
Kultur - och fritidskontorets H M E (Hållbart medarbetar engagemang) ligger strax under Sollentuna k ommun som helhet men visar ändå på en positiv uppgång och en förbättring från tidigare resultat.
Den nya chefsorganisationen, med två verksamhetschefer en för kultur och en för idrott, var en konsekvens av de tidigare resultaten i medarbetarenkäten, i syft e att skapa en tydligare närhet till ett chefsled för kultur - och fritidsnämndens verksamheter.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018
Sjukfrånvaro i % 4,92 % 3,44 % 5,51 % 5 %
Kommentar Tertial 2 2018
Sjukfrånvaron inom kultur - och fritidskontoret är lägre än för föregående period men ligger fortsatt något marginellt över referensvärdet för kommunen som helhet. Nyckeltalet är dock analyserat och åtgärder är vidtagna i verksamheten. Arbetet med att analy sera sjukfrånvaron kommer att vara ett underlag i arbetet med kompetensförsörjningsplanen, som KFK påbörjar under hösten 2018. Då kultur - och fritidskontoret är en relativt liten organisatorisk enhet har varje enskild personalförändring stor påverkan på st atistiken och gör att denna kan variera kraftigt mellan olika perioder utan att det nödvändigtvis betytt att personalomsättningen eller sjukfrånvaron upplevts som onormal inom organisationen
Personalomsättning, extern (%) 11,24 % 4,35 % 7,3 % 5 %
Kommentar Tertial 2 2018
Den externa personalomsättningen har ökat i jämförelse med samma period föregående år, då den externa rörligheten låg på 3,3 %. Kultur - och fritidskontoret har dock generellt sett en väsentligt lägre personalomsättning än kommun en som helhet, som ligger på 15,4 %. KFN har i relation till kommunen som helhet satt ett relativt lågt mått på personalomsättning.
Då kultur - och fritidskontoret är en relativt liten organisatorisk enhet har varje enskild personalförändring stor påverkan på statistiken och gör att denna kan variera kraftigt mellan olika perioder utan att det nödvändigtvis betytt att personalomsättningen eller sjukfrånvaron upplevts som onormal inom organisationen. En viss personalomsättning kan också vara värdefull för org anisationen, då nya perspektiv och influenser kan bidra till utveckling.
H ME (hållbart medarbetarengagemang) - 77,2 - -
Kommentar Tertial 2 2018
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät genomförs först 2019. Kultur - och
fritidskontoret som helhet har ökat sitt resultat sedan förra mätningen. Efter mätningen 2015 arbetade kontoret vidare med sitt resultat. Den största åtgärden blev den nya chefsorganisation som införts på kultur - och fritidskontoret, vilket möjliggjort att de nya verksamhetscheferna (idrott - och kultur) kunnat vara mer närvarande i verksamheterna.
5 Mål
Samtliga av kultur - och fritidsnämndens fyra mål beräknas bli uppfyllda under året. En utmaning är dock de indikatorer som KFN är tvungna att använda sig av och som uppdateras under olika intervaller under året. I flera fall har de aktuella siffrorna ett års eftersläpning, det vill säga 2017 års siffror publiceras någon gång under 2018. Det gör det svårt att följa upp indikatorerna med regelbundenhet. Inför v erksamhetsplanering 2019 skulle KFK behöva stöd av controllerenheten med att hitta lämpliga indikatorer eller metod för uppföljning av mål.
Övergripande mål:
5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:
5.1.1 Sollentunas barn och ungdomar ska ha möjlighet till en aktiv fritid
Utmaningen för kultur - och fritidsnämndens verksamheter är att nå ut till en bredd i barn - och ungdomsgruppen med sina insatser samt säkerställa att utbudet motsvarar förväntningarna i grupperna.
Ett led i arbetet med att kvalitetssäkra de i nsatser kultur - och fritidskontoret gör är att genomföra en kultur - och fritidsvaneundersökning. Den senaste kultur - och fritidsvaneundersökningen som genomfördes 2014 visade att Sollentunas medborgare är aktiva besökare på många av kommunens idrottsanlägg ningar och i hög utsträckning nöjda med det utbud som finns i kommunen.
I år genomfördes en särskild satsning på målgruppen med enkäten, vilket ger ett bra underlag för nämndens utvecklingsarbete riktat till barn och unga de närmaste åren. Nära två av tre
kommuninvånare från den yngre målgruppen tycker att det i Sollentuna finns tillräckligt för dem att göra på fritiden. Det som bör analyseras vidare är den tredjedel som inte tycker att det finns tillräckligt att göra på fritiden. Svaren som angavs var dock ganska spretiga, vilket kan göra analysen
svårtolkad.
De medel som kultur - och fritidskontoret sökt och fått beviljat för lovverksamhet är en tydlig insats i syfte att ge så många som möjligt aktiviteter under årets ledigheter. Lovverksamheten ger även de unga vars föräldrar kanske inte har råd att åka på semester eller andra lovaktiviteter, en möjlighet till att vara aktiva under loven.
Den pågående omorganisationen i Sollentuna kommun innebär att ansvaret för fritidsgårdarna överförs från barn - och ungdo msnämnden till kultur - och fritidsnämnden vid årsskiftet. Under våren och hösten 2018 pågår en intensiv planering för att möjliggöra det skiftet. När organisationen väl är på plats har KFK en bred bas med fritidsverksamhet att erbjuda ungdomsgruppen. Det b lir ett värdefullt tillskott till den kvalitativa ungdomsverksamhet KFK har idag.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Andel barn och unga som tycker det
finns tillräckligt för unga att göra i Sollentuna
- - 85 % -
Kommentar
Kultur - och fritidskontoret har nu genomfört en kultur - och fritidsvaneundersökning för femte gången.
Nytt för i år var att undersökningen bestod av två separata enkäter, en som är riktad i frågor och tilltal mot ungdomar och en riktad mot vuxna, över 21 år. Följande grupper omfattades av undersökningen:
Alla elever i årskurs 4 och 7. En digital enkät fylls i under skoltid.
Alla elever i årskurs 1 på Rudbeck. Även här fylls enkäten i under skoldagen.
2000 slumpvis utvalda vuxna i ålder från 21 år och uppåt. En pappersenkät skickas ut, med möjlighet att logga in för att besvara frågorna via webben.
Underlaget från undersökningen kommer att analyseras vidare och bli ett bra verktyg inför framtida planering.
Detta är första gången frågan ställs särski lt riktat till denna målgrupp varför utgångsläge saknas.
Andel nämndärenden som innehåller
en barnchecklista - - 0 % 100 %
Kultur - och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 14 ( 22 )
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Kommentar
KFK har utformat en rutin för barnchecklistor och har ännu inte haft med några barnchecklistor med ärenden upp till nämnd. Rutinen införs i samband med första nämnd hösten 2018.
Placering Årets breddidrottskommun - - -
Kommentar
Utmärkelsen Årets breddidrottskommun utses av tidningen Sport och Affärer först under oktober.
Bedömningen av en kommuns arbete görs utifrån ett tjugotal kriterier. Tio kommuner nomineras till utmärkelsen och tre kommuner utses till breddidrottskommuner. Sollentuna kommun har inte nominerats tidigare.
Nämndmål:
5.1.2 Föreningsstödet ska främja lika rättigheter och möjligheter för kommunens i nvånare att ha en aktiv fritid oberoende av kön, förutsättningar eller bakgrund
Kultur - och fritidsnämnden ska i sina riktlinjer och direktiv ge förutsättningar för föreningslivet att främja lika rättigheter och möjligheter för kommunens invånare. Kultur - och fritidsnämnden skapar förutsättningar för föreningslivet att producera en meningsfull fritid. Föreningslivet står för innehåll och aktiviteter. En väg att främja föreningslivets arbete med lika möjligheter och rättigheter för alla är till exempel vi a tydligare direktiv för de stöd som kultur - och fritidsnämnden har till föreningslivet. Det kan också vara via utbildningsinsatser och information som kultur - och fritidskontoret erbjuder
föreningslivet.
Nuvarande och pågående strategiska insatser
Vision för kultur - och fritidsnämnden. Under 2017 antog kultur - och fritidsnämnden en vision för sina verksamheter. Den lyder: I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid. Visionen har ett inkluderande perspektiv som signalerar en ambition om att underlätta f ritidsaktiviter för alla sollentunabor.
Strategiskt program för idrott, kultur och ungdomsverksamhet. Kultur - och fritidskontoret håller på att ta fram ett strategiskt program för idrott, kultur och ungdomsverksamhet. I programmet, som är under utveckling, läggs en stor vikt på grupper som inte är aktiva idag och hur de ska få möjlighet att delta.
Det strategiska programmet ska ligga till grund för hur framtidens stöd till föreningsliv ska formuleras och se ut.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Ökat antal föreningar som erbjuder
verksamhet för personer med
funktionsvariation i Sollentuna och som beviljats bidrag i enlighet med
nämndens ”Bidragsregler för verksamhet för personer med funktionsvariationer”
3 3 1
Kommentar
Kultur - och fritidskontoret mottagit och beviljat en ansökan inom ramen för ”Bidragsregler för verksamhet för personer med funktionsvariationer". Stödet beviljades till föreningen Sollentuna GK (golfklubb), för projektet Handigolf. Projektet ska möjliggör a för personer med funktionsvariationer att spela golf. Förra året var det tre nya föreningar som sökte och beviljades stöd. Måttet mäts på årlig basis. Flera föreningar i kommunen gör aktiviteter för funktionsnedsatta men söker inte stöd från kultur - och fritidskontoret. Det är inte ett problem, tvärtom. Det är positivt om föreningarna har verksamhet för målgruppen som en del av sin verksamhet. Däremot behöver kultur - och fritidskontoret informera mer om att möjligheten att söka stöd finns.
Övergripande mål:
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:
5.2.1 Sollentunas mötesplatser för kreativitet och aktivitet ska vara tillgängliga och hållbara
Kultur - och fritidsnämnden fortsätter sitt arbete med tillgänglighets - och hållbarhetsarbetet på sina mötespla tser. KFK idrott har anställt en person som i samarbete med samordnaren för
funktionshindersfrågor på kultur - och fritidskontoret ska besöka kultur - och fritidsnämndens
idrottsanläggningar, för att initiera en kartläggning av anläggningarna ur ett tillgäng lighetsperspektiv.
Förhoppningsvis ska underlaget resultera i en rad åtgärder för att underlätta för målgrupper med funktionsnedsättning att besöka våra mötesplatser. Kartläggningen påbörjas under hösten.
Biblioteket och Kulturskolan är med i Sveriges komm uner - och landsting (SKL), Kulturskolerådet samt Svensk biblioteksförenings projekt Mer för fler. Syftet med projektet är att via ett metodstöd som SKL tagit fram, nå ut till grupper kulturskolan och biblioteken inte når ut till idag. I arbetet med Mer för fler har biblioteket och kulturskolan tagit fram kartor utifrån befintlig statistik för att undersöka om det finns geografiska områden med mindre representation av besökare eller elever, än andra. Utifrån den informationen blir det lättare att göra riktad e åtgärder för att nå nya målgrupper. Projektet sätter därmed fokus på såväl en ökad tillgänglighet som social hållbarhet. Mer för fler tar slut i oktober 2018.
Den H BTQ - certifiering eller utbildning som kultur - och fritidskontoret har påbörjat i sina verk samheter och fortsatt med under våren 2018 är också ett led i en ökad tillgänglighet.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Antal enheter som genomfört H BT -
certifiering eller utbildning 1 3 4 4
Kommentar
Kultur - och fritidsnämnden
Under våren har Arena Satelliten och Northside blivit klara med sin H BTQ - certifiering, som påbörjades under 2017. Personalen för ungdomsverksamheten har genomgått en utbildning i regi av RFSL. Totalt har nu fyra av kultur - och fritidskontore ts enheter genomgått en utbildning i H BTQ - frågor eller gjort en H BTQ - certifiering. De är biblioteket, Arena Satelliten, fritidsgården Northside. Kultur - och fritidskontoret har gått en gemensam utbildning om H BTQ - frågor. Förhoppningen är att samtliga enhet er på kultur - och fritidskontoret ska ta del av kunskapen inom de kommande åren.
Bibliotekets öppethållande utöver 08 - 17 på vardagar, timmar/vecka, inklusive meröppna bibliotek
54 55 - 55
Kommentar
Biblioteket bibehåller sina siffror för öppettider. Det statistiska underlaget är hämtat från de senaste siffrorna som är från 2017. Insamlingen sker årligen i slutet av december varje år. Sollentuna kommun ligger fortfarande högt i jämförelse med andra kommuner.
Nöjd Region - Index - Fritidsaktiviteter 68 68 - 68
Kommentar
Kultur - och fritidskontoret har inga aktuella siffror att presentera. SCB:s medborgarundersökning genomförs vartannat år och är planerad till hösten 2018.
Öppettider i sim - och sporthall, antal timmar utöver 8 - 17 på vardagar, timmar/vecka
41 42 - 42
Kommentar
Simhallen bibehåller sina siffror för öppettider. Det statistiska underlaget är hämtat från de senaste siffrorna som är från 2017. Insamlingen sker årligen i slutet av december varje år. Sollentuna kommun ligger fortfarande högt i jämförelse med andra kommuner.
Kultur - och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 16 ( 22 )
Övergripande mål:
5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:
5.3.1 Attraktiv och effektiv organisation
Kultur - och fritidsnämnden ska via kultur - och fritidskontoret vara en attraktiv arbetsgivare som lockar medarbetare med olika kompetenser och bakgrund. Det är viktigt för en offentlig aktör att eftersträva en bred mångfald vad gäller kompetenser i organisationen. Detta är viktigt både ur ett
utvecklingsperspektiv och för att kunna locka morgondagens m edarbetare som i många fall sätter högt värde på att den arbetsplats man väljer att arbeta på också har värderingar man kan känna igen sig i. KFK har snarare en utmaning i att ha en relativt låg personalomsättning. Det kan i förlängningen innebära att förv altningen står utan nödvändig kompetens för att möta framtidens utmaningar.
HBTQ - certifieringen eller utbildning, som pågår i nämndens verksamheter, är ett sätt att öka medvetenheten kring normkritik och mångfald vilket i sig även kan locka framtida medarb etare.
Kultur - och fritidsnämnden är en mycket effektiv förvaltning sett till kostnader och utfall.
Verksamheterna har under de senaste åren genomfört en mängd mindre effektiviseringar för att hantera pris - och lönekostnader samt ett ökat krav på kvalitet från medborgarna.
Sollentuna redovisar relativt låga kostnader för samtliga verksamheter inom till exempel kulturområdet. Musik - och kulturskolan är till stor del avgiftsfinansierad. Knappt en fjärdedel av kostnaden finansieras genom avgifter.
Indikato rer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T2 2018
Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågan
om effektivitet i
medarbetarundersökningen (%)
- 71 % - -
Kommentar
Kultur - och fritidsnämnden
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät eventuellt genomförs först 2019. Kultur - och fritidskontoret har förbättrat sitt resultat på flera områden sedan senaste undersökning 2015. Kultur - och fritidskontoret har bland annat arbetat aktivt med målarbetet, sedan mätning 2015 (mått 45) vilket visar på ett bättre resultat 2017 (mått 51). De förbättrade resultaten kan också vara en konsekvens av en tydligare ledning och tillgänglighet i och med en ny chefsorganisation.
Ledarskapsindex -
Medarbetarengagemang (HME) - 80 - -
Kommentar
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät eventuellt genomförs först 2019. Resultatet från Medarbetarenkäten visar på en påtaglig ökning i resultatet för Ledarskapsindex. En förklaring är troligtvis den nya chefsorganisationen som kom på plats under 2016. De t möjliggjorde en tätare kontakt med ledningen för enheterna, än tidigare.
Motivationsindex -
Medarbetarengagemang (HME) - 77,5 - -
Kommentar
Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät eventuellt genomförs först 2019. Medel för kultur - och fritidsförvaltningar, liknande kommuner, 2015 var 81. Värt att notera i senaste
medarbetarenkät är att HME har ökat totalt sett för KFK. Den analys som gjorts tyder på att den nya chefsorganisationen bidragit till ett ökat resultat.
6 Uppdrag
Lägesrapport k ring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Budgetuppdrag om det framtida Edsvik
KF 2016 - 12 - 01 (Årsskiftet -
17)
Uppdraget om framtidens Edsvik
lämnandes till kommunstyrelsen i samband med Verksamhetsberättelsen 2017.
Kommunstyrelsen efterfrågade ett tydliggörande av en långsiktig plan och inriktning för Edsviksområdet. KLK bereder detta ärende för KS under hösten 2018.
Kommunfullmäktige ger kultur - och fritidsnämnden i uppdrag att från och med 2018
återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd löpande vid rapportering per tertial 2 (delårsrapport) och helår (verksamhetsberättelsen).
Tertialrapp ort 2 2018 -
10 - 01 Verksamhe
tsberättels e 2019 - ?? -
??
Sollentuna ungdomsråd, (SUR) består av åtta medlemmar. Medlemmarna är i åldern 13 - 19 år varav majoriteten går på
g ymnasiet. SUR har under våren haft 16 möten. Under höstterminen 2017 beslutade SUR i samråd med kontaktpolitikerna att hålla 2 - 3 kontaktmöten per termin. Under våren hade de två sådana möten.
Josefine Säker, tjänstemannastöd från Kultur - och fritidskontore t har medverkat vid majoriteten av SUR:s möten.
KFN har två uppdrag som ska återrapporteras till KF/KS. Bägge uppdragen är pågående.
Förtydligandet om Edsviks långsiktiga plan håller på att formuleras och ärendet ska färdigställas under hösten.
KFK har haft en tjänsteman som stöd till Sollentuna ungdomsråd (SUR) under året. Ett problem som bör analyseras vid årsskiftet är bristen på representation i ungdomsrådet.
6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd
Sollentun a ungdomsråd, SUR består av åtta medlemmar. Medlemmarna är i åldern 13 - 19 år varav majoriteten går på gymnasiet. SUR har under våren haft 16 möten. SUR har vanligtvis möten varje måndag kl. 17.30 på Arena Satelliten. Under höstterminen 2017 beslutade SUR i samråd med kontaktpolitikerna att hålla 2 - 3 kontaktmöten per termin. Under våren hade de två sådana möten. Under dessa möten så uppdateras kontaktpolitikerna om vad SUR har arbetat med sedan de senast träffades. Politikerna ges möjlighet att ställa frågor till SUR och vice versa.
Under våren hade rådet frågor kring bland annat arbetet med psykisk ohälsa hos ungdomar, kommunens bostadspolitik och kommunalasommarjobb för ungdomar.
SUR har under våren fått en remiss vilken rådet återkopplade kring. Den berörd e detaljplanen för ombyggnationen av Stinsen området. Utöver det har SUR även fungerat som remissinstans och bollplank för barn - och ungdomskontoret, gällande upphandling av ny skolmat och
socialkontoret gällande arbetet kring psykisk ohälsa hos unga. De h ar även varit i kontakt med valsamordningen och ungdomsmottagningen.
Josefine Säker, tjänstemannastöd från Kultur - och fritidskontoret har medverkat vid majoriteten
av SUR:s möten för att hjälpa rådet framåt i sitt arbete och för att finns som stöd vid sva r på
Kultur- och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 18(22)
remisser samt i kontakten med kommunen och politiken.
SUR:s huvudfokus under våren har varit att rekrytera nya medlemmar. Detta har de försökt göra genom att trycka upp flygblad med information om Sollentuna ungdomsråd, gjort två skolbesök;
Tegelhagen skolan och Rudbecks gymnasium samt medverkat på nationaldagsfirandet i Edsbergsparken och på Schools out festival.
Även om SUR officiellt består av åtta medlemmar har det under våren inte varit fler än fyra deltagare per möte. Snittet på deltagare från rådet vid vårens möten inklusive mötena med kontaktpolitikerna är 2,5 deltagare. Med andra ord är det väldigt få som deltar i det faktiska arbetet kring remisser och vid möten med kontaktpolitikerna. SUR har dock haft fokus på att rekrytera nya medlemmar under vårterminen detta har tyvärr inte resulterat i att medlemsantalet har ökat mer än marginellt. Fritiden kan paradoxalt vara begränsad för de unga som är
målgruppen för Sollentuna ungdomsråd. Skolan tar mycket tid och de som har möjlighet engagerar sig i föreningslivet, i en idrottsförening till exempel. Det innebär att det inte blir så mycket fri tid över att engagera sig i andra aktiviteter, till exempel SUR. Det kan vara en anledning till att SUR har svårt att rekrytera nya medlemmar.
Från tjänstemannahåll är situationen med Sollentuna ungdomsråd kritisk. Det låga antalet medlemmar påverkar både deras representation och funktion. Om rådet ska syfta till att representera Sollentunas ungdomar är 2,5 ungdomar ett extremt lågt urval. Det låga antalet aktiva medlemmar har dessutom verkan på effektiviteten och arbetsbelastningen. Funktionen av kontaktpolitikermötena blir idag även otydlig då det endast har varit låg representation vid dessa möten under våren.
Sollentuna ungdomsråd som instans behöver utvecklas och göras synligare i kommunen och
speciellt bland målgruppen.
7 Riskhantering - internkontroll
Kultur - och fritidskontoret har identifierat tio risker inom ramen för internkontroll som berör kontorets verksamheter som helhet. Fyra av de tio aktiviteterna visar på en mindre avvikelse.
Det finns flera orsaker till detta. Kontoret stod utan en ekonomicontroller under större delen av våren vilket såklart påverkat de aktiviteter som berör ekonomin. En ny förvaltningsekonom började den 10 april och har snabbt sa tt sig in i verksamheten. På grund av den arbetsmängd som byggdes upp under våren har dock inte alla interkontroller hunnit så långt. I tillägg tog implementeringen av GDPR mycket av kansliets resurser under våren, såväl innan som efter införandet av lagen den 25 maj.
7.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt
Orsak
Det finns idag ingen bra process för att följa upp förvaltningens avtal. Avtalen hanteras lokalt hos verksamheter och enheter. Det är osäkert om alla avtal registrerats som de ska i P360 och även de som är registrerade där har inget systemstöd för uppföljning utan detta sker manuellt.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Kontroll av hur ingångna avtal följs upp Kommentar Tertial 2 2018
Arbetet är smått påbörjat. KFK stod utan ekonomicontroller/förvaltningsekonom under stora delar av T1.
Ny förvaltningsekonom började heltid 1 juni.
Vi håller på att kartlägga vilka avtal som finns i organisationen och hur de hanteras. För att säkerställa uppföljning så har vi gjort förfrågan till inköp/upphandlingsenheten på KLK för att lära oss hur de gör samt tittar på andra förvaltningar för att se om någon har ett fungerande system som vi också skulle kunna dra fördel av.
7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställni ng eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter
Orsak
Det har observerats att medarbetare ligger kvar som användare i olika IT - system långt efter att anställningen avslutats. Då ingen samord ning av IT - system och personalsystem finns centralt i kommunen måste kontoret säkerställa att rutiner för avslut av personal i IT - system finns och följs.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Identifiera om det finns rutiner för avslut av medarbetare i olika system och om dessa följs
Kommentar Tertial 2 2018
ITK - personer på respektive enhet ska identifiera vilka system som de gör beställningar till och säkerställa att det finns rutiner för avslut av medarbetare och att dessa följs. Administrativ chef säkers täller att det finns rutiner för avslut av medarbetare där även avslut av IT - system ingår. Då KFK inte har så stor personalomsättning bör en avstämning i samband med tertialrapportering räcka. Arbetet med att utforma rutiner för kontroll av avslut har påbö rjats.
7.3 Risk att nyanställda inte får tillräcklig introduktion under sin första tid Orsak
Rutiner för introduktion av nyanställda finns. Dock finns tecken på att dessa inte följs på alla
enheter och att dessa eventuellt behöver uppdateras.
Kultur - och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 20 ( 22 )
Status Åtgärder
Pågående Kontrollera om rutiner för introduktion av nyanställda följs Kommentar Tertial 2 2018
Cheferna inom kontoret ombeds kontrollera att rutiner för introduktion av nyanställda finns och att dessa följs. Under våren och sommaren har checklistorna använts och följts. Administrativ chef ansvarar för att checklistor för vad som bör ingå vid introduktionen finns tillgängliga för cheferna. Checklistor för
introduktion finns numera tillgängliga på Solsidan.
7.4 Microplast från konstgräsplaner (granulat) för orenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll
Orsak
Miljöriskerna kopplade till granulat i konstgräsplanerna har uppmärksammats under 2017.
Skötseln och underhåll av konstgräsplanerna ska säkerställa att granulat inte kan förorena dagvatten.
Status Åtgärder
Pågående Kontroll av att skötsel och underhåll sker på korrekt sätt Kommentar Tertial 2 2018
Kultur - och fritidsnämnden
Kultur - och fritidskontoret har skaffat sig mycket kunskap genom miljökonsulter, konferenser och temadagar kring konstgräsplaner samt anlitat miljökonsulter för att ta fram åtgärdsalternativ, se nedan.
Konsultrapport framtagen: Sollentuna kommun tillhandahåller ett stort antal idrottsanläggningar till sina kommuninvånare. Sollentuna kommun ser behov av ett strategisk t miljöarbete för att säkra sina konstgräsplaner. Det finns idag ett förslag från Sollentuna kommun på åtgärder för att minimera spridningen av mikroplast från de konstgräsplaner som nu ska bytas. För att Sollentuna kommun ska kunna välja kostnadseffektiva åtgärder behöver dock miljönyttan av föreslagna åtgärder bedömas samt olika miljöaspekter bör vägas in. Sollentuna kommun har under våren 2018 låtit Ecoloop göra en översiktlig analys av åtgärdsalternativ för att minska spridningen av granulat från konstg räsplaner.
Utifrån en omvärldsbevakning ser det ut som att Sollentuna i dagsläget är en de kommuner i Sverige som tagit frågan om mikroplaster från konstgräsplaner på största allvar och också skaffat mycket kunskap och erfarenhet för att hitta bästa möjlig a alternativ både ur ett funktions - och miljöperspektiv.
Efter semestern har ett granulatfritt konstgräs lagts ut på Helenelunds I P, på såväl 7 - som 11 - spelsplanen. Gräset är en ny version av konstgräs som tidigare inte använts i Sollentuna. 11 - spelsplanen blev därmed den första granulatfria konstgräsplanen i Sverige. Under september månad ska ett granulatfritt konstgräs av enklare modell ut på planen i Rotebro.
7.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal
Orsak
Avsteg görs från avropade leverantörer.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Kontroll av avikelser från anvisade leverantörer Kommentar Tertial 2 2018
Vid kontroll av årets av alla inköp över 100 tkr per leverantör, är 86 % av alla inköp gjorda med upphandlade leverantörer och 10 % gjorda där upphandling pågår eller är på gång. Godkända inköp är totalt 96 % vilket ger en mindre avvikelse.
7.6 Föreningsbidrag - Handläggningsprocessen följer ej regelverk Orsak
I samband med att regelverken för föreningsbidragen kvali tetssäkras och revideras bör även
handläggningen av föreningsbidragen kvalitetssäkras och revideras. Risken för att vara utsatt för
försök till oegentligheter är hög för de som handlägger föreningsbidrag, därför bör den processen säkras.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Kvalitetssäkring handläggning av aktivitetsstöd och andra bidrag till föreningar med ungdomsverksamhet
Kommentar Tertial 2 2018
Arbetet med att göra om bidragsreglerna är påbörjat. Det finns även långtgående planer på att utveckla uppfö ljningen av det stöd vi ger till föreningslivet med att göra stickprov och genomföra utvecklande samtal med ett antal föreningar. I de samtalen ska dialogen stå i fokus men det blir samtidigt en uppföljning av stödet och andra frågor av policykaraktär, som vi anser viktiga att föreningslivet beaktar.
Det kan till exempel beröra trygghetsfrågan eller alkohol - och drogpolicys. Det här arbetet blir troligtvis en del av det pågående arbetet med strategiskt program och eventuellt en del av målarbetet för såväl k ultur som fritid under 2019.
Mindre avvikelse Kvalitetssäkring handläggning av bidrag till kultur - och ungdomsföreningar
Kommentar Tertial 2 2018
Arbetet med att göra om bidragsreglerna är påbörjat. Det finns även långtgående planer på att utveckla uppföljningen av det stöd vi ger till föreningslivet med att göra stickprov och genomföra utvecklande samtal med ett antal föreningar. I de samtalen ska dialogen stå i fokus men det blir samtidigt en uppföljning av stödet och andra frågor av policykaraktär , som vi anser viktiga att föreningslivet beaktar.
Det kan till exempel beröra trygghetsfrågan eller alkohol - och drogpolicys. Det här arbetet blir troligtvis en del av det pågående arbetet med strategiskt program och eventuellt en del av målarbetet för så väl kultur som fritid under 2019.
7.7 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor
Orsak
Kunskapen om vad som krävs när man handlägger representation - /kurs - och konferensfakturor saknas bland chefer och medarbetare.
Status Åtgärder
Ingen avvikelse Stickprov görs 2ggr om året (jan - juni) Kommentar Tertial 2 2018
Utbildningsinsatser har hållits under 2017 vilket sänkt risker. Fortsatt utbildning sker vid behov. Alla Entercard - fakturor samt fakturor avseende representation för enhetchefer, kontrolleras numer av förvaltningsekonom innan attest för att kunna vidta åtgärder i tid samt få en uppfattning om utbildningsbehov föreligger. Konferens - och utbildningsfakturor kontrolleras kontinuerligt.
7.8 Måluppfyllelse generellt Orsak
Risken finns att verksamheterna tappar fokus på de mål som angivits av nämnden då kultur - och fritidsområdet är ett område utsatt för snabba förändringar och högt tryck från kommuninvånare samtidigt som verksamheten i mycket liten del är lagstyrd vilket o ckså gör den anpassningsbar till nya trender och idéer.
Status Åtgärder
Pågående Kontinuerlig uppföljning av aktiviteter kopplade till målen.
Kultur - och fritidsnämnden, Delårsrapport Augusti 22 ( 22 )
Kommentar Tertial 2 2018I samband med tertialrapporterna följs aktiviteter upp som blir ett underlag för dialog ute i verksamheterna. Underlaget från redovisningen i tertialrapporterna, kvalitetsrapporterna som
verksamheterna gör samt tidigare års verksamhetsberättelse blir ett underlag för diskussionerna kring målarbetet 2019.
7.9 Uppdrag från nämnd återrapport eras inte i tid Orsak
Kontoret får ofta uppdrag från nämnden. Det finns en risk att dessa uppdrag inte förs in i uppdragsregistret i Stratsys och att återrapporteringen av dessa glöms bort eller blir försenad.
Status Åtgärder
Pågående Säkerställa process för uppföljning av uppdrag från nämnd till KFK Kommentar Tertial 2 2018
Kultur - och fritidsnämnden
Kansliet har uppfört ett särskilt register för pågående uppdrag som ska återrapporteras till nämnd.
Registret stäms på kansliet av inför varje komm ande nämnd.
7.10 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan
Orsak
Dokumenthanteringsplanen uppdateras under hösten 2017 inför övergång till e - arkiv 2018. I samband med detta behöver processen för arkivering och gallring ses över och implementeras.
Processen ska även implementeras på enheterna.
Status Åtgärder
Pågående Säkerställa rutiner för arkivering och gallring i hela förvaltningen Kommentar Tertial 2 2018
I och med införandet av en ny dataskyddsförordning infördes den 25 maj, uppdaterar samtliga nämnder sina dokumenthanteringsplaner (informationshanteringsplaner). I det arbetet ingår att ta fram nya riktlinjer för gallring och arkivering. Nämndsekreteraren har påbörjat detta arbete och ska dessutom vara ett stöd för verksamheterna i detta tillsammans med administrativ chef. Nämndsekreteraren går också en utbildning och dokument - /informationshantering där en del av utbildningen är att uppdatera informationshanteringsplanen. Den uppdaterade informationsplanen ska tas i decembernämnden 2019.
Planen uppdateras därefter årligen i december.
