Analys av temat planering

5.2.6.1 Informella marknadsundersökningar

I det inledande skedet av företagsetableringen är planeringen öppen och informell. Projektet visar även upp en generell inställning som innebär att man vill tillvarata möjligheter när de uppstår under processen. Det som är centralt i planeringen är grundarnas motivation och engagemang, trots motgångar under etableringen. Rollfördelningen i projektet drivs av filosofin att var och en tar hand om de arbetsuppgifter som han är bäst på. När grundarna upptäcker att en av dem gör något bättre än den andre fördelar man genast om arbetsuppgifterna. Däremot har projektet diskuterat sig fram till en milstolpeplan för vad som skall åstadkommas framöver. Marknadsundersökningarna i projektet är informella och genom den information som finns på internet skapas en bild av konkurrensläget på marknaden. Redan i etableringsprocessens begynnelse inträffar en kritisk händelse, då grundarna upptäcker att konkurrensen var större än de först hade trott. Trots denna upptäckt går grundarna vidare i processen med den ursprungliga affärsidén. Dessutom infinner sig en

positiv anda i projektet och en övertygelse om att det finns ett behov för projektets affärsidé. Karl skriver 2004-01-14:

Har idag upptäckt att det finns en hel del vinstdrivande företag som håller på med användbarhet. Mer än jag faktiskt trodde. Men det ser jag bara som positivt eftersom det betyder att det finns en marknad. Min tro på vårt företags affärsidé har stärkts idag faktiskt, eller rättare sagt: Jag har fått mycket bekräftat av det jag redan visste sedan tidigare angående behovet av våra tjänster inom användbarhetsområdet, som är stort. Det är bara att de potentiella kunderna ska inse detta, vilket är vår stora utmaning.

En hel del arbete läggs ner på att bygga upp projektets hemsida, eftersom den är en del av själva affärsidén och ett verktyg för att kunna marknadsföra projektet. Arbetet med hemsidan drar ut på tiden och redan nu uppstår en otålighet eftersom man vill kunna komma igång med försäljningen. Jörgen, som är en vän till Karl, engagerar sig dock i projektets hemsida och hjälper till med fotograferingen. Karl skriver 2004-02-03:

Jörgen är en personlig vän som arbetar med fotografering på frilansbasis. Kom överens om att han ska hjälpa oss att ta bilder som ska användas på vår hemsida.

Grundarna kommer i detta skede även fram till att bolagsformen ekonomisk förening är den mest fördelaktiga bolagsformen för projektet.

5.2.6.2 Den svagt kopplade affärsplanen

Parallellt med grundarnas informella planering pågår även en process som går ut på att formulera en affärsplan för specifika situationer med anknytning till finansiering. Grunden för detta påstående är att begreppet ”affärsplan” enbart nämns i grundarnas dagböcker i samband med affärsplanstävlingen Venture Cup och ansökan om starta-eget-bidrag. Det är uppenbart att affärsplanen inte styr grundarnas dagliga arbete och det verkar även vara svårt att formulera detta dokument, eftersom allt är så osäkert. Karl skriver 2004-02-05:

Det känns väldigt svårt att göra uppskattningar av hur vår resultaträkning och likviditetsbudget kommer att se ut framöver. Det är även svårt att få grepp om våra konkurrenters svagheter respektive styrkor. Vidare finns det säkert konkurrenter till oss som vi inte känner

till, men det är nog något som vi kommer att upptäcka i efterhand. Man får nog lära sig marknaden den hårda vägen trots alla förberedelser.

Grundarna kommer dock fram till att de inte skall ställa upp i Venture Cup-tävlingen, utan i stället prioritera att försöka komma i kontakt med kunder. Det tog nämligen alldeles för lång tid att formulera affärsplanen. Karl skriver 2004-02-09:

Vi hinner inte med att få färdigt vårt bidrag till Venture Cup, men detta beror på att vi har prioriterat andra saker såsom förarbetet inför ”kundraggningen” som varit viktigare.

Inför ansökan om starta-eget-bidrag, och även om en förlängning av bidraget, ser man över affärsplanen och förbättrar den. Det är tydligt i dagboksanteckningarna att affärsplanen formuleras enbart för denna specifika situation. De båda grundarna lyckas till slut få sina starta-eget-bidrag förlängda, och detta är betydelsefullt för dem under etableringsprocessen. Däremot förblir formuleringen av affärsplanen en svagt kopplad process under hela företagsetableringen.

5.2.6.3 Begynnelsen av formell planering och marknadsundersökningar

Den hårda konkurrensen inom projektets affärsområde får dock konsekvenser för säljprocessen, som leder till att försäljningen på egen hand drar ut på tiden. Något annat som hindrar säljprocessen är svårigheten med att få tag på rätt person. Karl skriver 2004-03-03:

Det är väldigt svårt att få tag på rätt person. Ofta sitter de i möte eller är inte på kontoret. Dessutom har det visat sig vara svårt att när man väl fått tag på rätt person att övertala denna om att vi ska träffas så att vi kan berätta mer om våra tjänster.

Det verkar som att den milstolpeplan som grundarna tidigare tillämpat inte är tillräcklig och tidsplanen håller inte. Svårigheten med att fånga de potentiella kundernas intresse medför att grundarna börjar sammanställa en broschyr som sedan skall skickas ut till kunderna. I detta skede ger sig grundarna in i de planerade marknadsunder-sökningarna för att få fart på försäljningen, och detta är en effekt av den tidspress som råder. Därmed fattas beslutet att skicka ut broschyrer till kunderna innan de kontaktas. Dessutom börjar projektets hemsida bli

färdig och denna är en viktig del i dessa marknadsundersökningar. Karl skriver 2004-03-09:

I dag har vi arbetat med att sammanställa ett utskick till våra potentiella kunder. Tanken är att kunden redan ska känna till oss innan vi ringer upp dem. Detta för att det ska bli lättare att tala om fördelarna för våra tjänster. Kanske har de frågor som de tänkt på osv.

Det påbörjade utskicket till kunderna visar sig inte ha någon större effekt och marknaden under denna period tenderar att förbli oengagerad. Det verkar vara svårt att fånga kundernas intresse och tajmingen verkar inte heller vara den rätta. Dessutom börjar grundarna inse att de inte klarar av försäljningen själva och känna ett behov av extern hjälp. Per skriver under vecka 12, 2004:

Kommer vi att klara det här? Det var länge sedan jag kände mig så här osäker på svaret, och det är ingen skön känsla. Nu finns det inte längre några enkla utvägar, utan det är bara en sak som gäller ... Börjar det inte rulla in pengar snart är vi RIKTIGT illa ute och då ... Ja vad gör vi då? Finns det några alternativa planer? Nej, det gör det inte. Kanske vi måste skapa sådana? Finns det några andra möjligheter? Vilka? Ja, ja, kommer tid kommer råd ... Men det finns inte så mycket tid kvar nu.

Beroende på tidspressen förändras också projektets planering i detta skede, och blir ännu mer formell än tidigare i form av strukturerade möten med dagordning. Samtidigt börjar projektets ekonomiska förening att ta form och familjemedlemmar till grundarna blir styrelseledamöter i denna. Föreningens styrelsemöten inleds därmed och vid det första mötet skrivs kompanjonavtalet under av samtliga parter. Karl skriver 2004-03-29:

I dag har vi i enlighet med vår nya dagordning haft ett måndagsmöte där vi satt upp målen för denna vecka. Vidare har vi haft ett första styrelsemöte i vår kommande ekonomiska förening. Bland annat skrevs kompanjonavtalet under av samtliga styrelseledamöter.

5.2.6.4 Formell planering och intressenters engagemang

Parallellt med den formella planeringen fortsätter dock familjemedlemmar, vänner och kollegor i inkubatorn att stötta grundarna med egna engagemang. Ett exempel på detta är Karls faster, som hjälper till med att ta fram en professionell offertmall till projektet. Något annat som utmärker familjemedlemmarnas engagemang är deras

vilja att bidra med riskkapital till projektet. Tack vare deras hjälp skapas ett handlingsutrymme för grundarna och en möjlighet att anlita det företag som sköter inbokningar av kundbesök. Karl skriver under vecka 21, 2004:

Min faster har varit generös denna vecka eftersom hon är villig att ställa upp som riskkapitalist, om än med en liten summa. Detta skapar ett visst handlingsutrymme för oss som vi hoppas att vi ska kunna utnyttja.

Även Pers far ställer upp med riskkapital och det framgår även att kapitalet från familjen är det bästa. Per skriver under vecka 23, 2004:

Min far har garanterat att gå in med pengar för att täcka den telemarketingkampanj vi har initierat. Av allt riskkapital är det riskkapitalet som innebär att man själv inte löper någon risk det bästa och sådant får man nog bara från familjen. Därav kontakten med fadern.

Karl har även daglig kontakt med sin bror som ger stöd och råd under företagsetableringen. Dessutom initierar Pers morbror ett mentorsprogram, som liknar Rotary i Malmö, för att hjälpa nystartade företag. Något annat som är värt att lyfta fram är att projektets säljprocess kan ses som en enda lång informell marknadsundersökning och genom denna får grundarna kunskap om de potentiella kundernas verkliga behov. Nedan illustreras den lärandeprocess projektet genomgår under företagsetableringen.