Anteckningar under husmötena

Under våren 2005 började jag även att föra strukturerade anteckningar om centrala beslut under husmötena i inkubatorn. Tidigare hade jag bara deltagit under dessa möten, gett information om dagboken samt varit tillgänglig om det skulle komma upp frågor om dagboksrutinen. Mina anteckningar under dessa möten är en form av observation och tekniken kompletterar min dagboksmetod. Mötena är till för att hjälpa grundarna med olika frågor om deras företagsetablering och även frågor som rör deras plats på VentureLab. Husmötena äger rum varje torsdag och då är alla grundarna i inkubatorn samlade.

Platsen för mötena är i inkubatorns största rum, som domineras av ett stort ovalt bord och har en skrivtavla längst in. Under husmötena är luftcirkulationen dålig och ett fönster står oftast öppet. När mötet redan har börjat är det alltid några grundare som kommer för sent, och eftersom alla stolarna i rummet är upptagna vid det här laget får eftersläntrarna stå vid dörröppningen. När det är riktigt varmt ute händer det att husmötet flyttar ut till inkubatorns terrass.

Under mötena informerar projektledaren bland annat om kommande seminarier och händelser som berör grundarnas företagande. Projektledaren besvarar även frågor som kommit upp från grundarna beträffande administrationen av rummen och inköp av olika kontorsmaterial. Man informerar dessutom om stipendier som grundarna kan söka och affärsplanstävlingar som grundarna kan delta i, exempelvis ”VentureCup”. Nedan presenteras mina anteckningar om centrala beslut under husmötena. Anteckningarna fördes under tidsperioden våren 2005 till hösten 2005.

5.1.3.1 Husmöten under februari 2005

Under februari månad beskrev grundarna sina problem med produktutvecklingen och frågade om det fanns någon på VentureLab som kunde hjälpa dem att lösa dessa problem. Så fort en grundare

beskrev ett problem fanns det alltid någon annan grundare som hade en lösning. Husmötet verkade hjälpa grundarna att lösa sina problem och de fungerade även som stöd för varandra under etableringsprocessen. Projektledaren informerade även om att ett beslut hade fattats om att skapa ett intranät för grundarna inom inkubatorn. På detta intranät kunde de lägga in sina problem, och sedan kunde någon annan komma med förslag till en lösning. Detta slags beslutsfattande går att relatera till den ”soptunnemodell” som presenteras av Cohen m.fl. (1972), och som innebär att problem söker lösningar. Genom husmötet samt VentureLabs intranät kunde problem och lösningar mötas.

Projektledaren ställde in flertalet av husmötena under mars, april och maj månad och de få möten som ägde rum var mycket korta och intensiva. Informationen till grundarna om att mötena hade ställts in var dålig och ibland hittade jag grundare som satt och väntade på projektledaren i inkubatorn. Detta i sin tur resulterade i flera frågor om VentureLab. Det handlade främst om att utbildningar som utlovats inte blev av. Grundarna hade också blivit lovade uppföljningsmöten som bara rann ut i sanden. Detta skapade en viss besvikelse bland grundarna, som vid denna tidpunkt hade varit i inkubatorn under nästan ett år.

En reflektion kring detta är att sådana besvikelser inte hade förekommit tidigare och att detta kunde vara ett resultat av de uteblivna husmötena. Dessa möten var till för att grundarna skulle kunna föra fram sina åsikter och för att information skulle kunna förmedlas till alla som satt i inkubatorn. De var ett tillfälle för alla på VentureLab att träffas gemensamt och det verkade som att de var viktiga för inkubatorerna och deras framgång.

5.1.3.2 Husmöten under juni månad 2005

Man beslutade att planera grundarnas deltagande i kommande utbildningar under hösten. Detta var ett resultat av den feedback som grundarna gett på grund av tidigare uteblivna utbildningar. Främst planerade man försäljningsutbildningar. Grundarna framförde även åsikten att det behövdes bättre framförhållning när de var tvungna att byta rum i inkubatorn. Man beslutade att grundarna skulle bli informerade om eventuella rumsbyten framöver. Under sommaren skulle informella husmöten hållas en gång i veckan.

5.1.3.3 Husmötet i september månad 2005

Generellt handlade detta husmöte om grundarnas avflyttning från inkubatorn och alternativa lösningar på problemet med nya kontorslokaler. Under diskussionerna på mötet framgick att Ideon-områdets lokaler i Lund hade en för hög hyresnivå. Det hade även uppstått kommunikationsproblem mellan grundarna och projektledaren. På mötet tog man upp några centrala punkter som var bakgrunden till dessa problem: ingen beställde nya tonrar till skrivaren, det var ofta fel på nätverkssystemets uppkoppling och det tog lång tid innan detta åtgärdades. På mötet beslutade man även om åtgärder för att problemen inte skulle återkomma och alla grundarna engagerade sig i dessa frågor. Viljan bland grundarna att finna lösningar var uppenbar. Efter husmötet samlades alla runt det ovala bordet och diskuterade vad man kunde göra. Återigen visade grundarna prov på sammanhållningen i inkubatorn och den gemensamma problemlösningen.

Under husmötet i september 2005 uttryckte grundarna ett behov av mentorer som kunde stödja dem under företagsetableringen. Grundarna behövde någon att prata med som hade erfarenhet av egenföretagande. Projektledaren skulle försöka få tag på personer som kunde ställa upp. Främst handlade det om att finna personer som tyckte att detta var en rolig sak att göra, för att få igång nyföretagandet i regionen. Det verkade som att behovet av mentorer inte hade uppfyllts tidigare och grundarna tycktes vara i starkt behov av en stödjande mentor under företagsetableringen. Att ha någon att prata med, som själv hade gått igenom entreprenörskapsresan en gång i tiden, var viktigt för grundarna.

5.1.3.4 Resultat av husmötena

Utifrån mina anteckningar från husmötena kan man konstatera att de främjade företagsandan i inkubatorn. Grundarna fick tillfälle att träffa varandra och man ventilerade både åsikter och problem. Grundarna visade att de stöttade varandra när problem uppstod och detta bidrog till att de samarbetade under företagsetableringen. Om husmötena uteblev skulle problem kunna uppstå och detta skulle också försvåra kommunikationen mellan grundarna och inkubatorledningen. Husmötena var även en trevlig tidpunkt i veckan då alla träffades, vilket bidrog till att skapa en gemenskap i gruppen.

Man kan också konstatera att grundarna hade ett behov av personliga mentorer, vilket saknades i inkubatorn. Man behövde någon att prata med som hade erfarenhet av egenföretagande och som själv hade gått igenom entreprenörskapsresan. Mentorer kunde på så sätt underlätta grundarnas företagsetablering i inkubatorn om ledningen skulle ge utrymme för detta.

Avslutningsvis bör jag poängtera att inkubatorns husmöten bidrog en hel del till att dagboksrutinen kunde fungera under den tid då studien pågick. Bakgrunden till detta var att husmötet blev ett tillfälle där grundarna kunde ta upp sina frågor och reflektioner kring dagboksskrivandet. I samband med att jag deltog på dessa möten kunde frågorna besvaras under tiden som dagboksinsamlingen pågick. Vidare kändes det viktigt att vara fysiskt närvarande på dessa möten och detta ledde till att grundarna blev mer engagerade i dagboksskrivandet.

Jag tror därför att den fysiska närvaron var avgörande för att få dagboksmetoden att fungera. I nästa avsnitt presenterar jag analyserna av de 8 projektens beslutsprocesser under företagsetableringen. Genom den inledande intervjun med personerna bakom projekten fick jag även en förståelse för deras bakgrund, affärsidéer och anledningen till att de hade startat företag. Utgångspunkten i den inledande intervjun har varit Sarasvathys (2001) olika medel, vilka utgörs av: ”vem jag är” samt ”vad jag vet”. Varje fall inleds därför med en beskrivning av grundarnas bakgrund, karaktärsdrag och affärsidé.