Arbetsro vid myndighetssamverkan

I ett utvecklingsarbete behöver ofta handlingar av den typ som internt inom en myndighet utgör arbetsmaterial delas mellan de samverkande aktörerna för att inhämta synpunkter inför fortsatt arbete. Enligt rådande rättspraxis anses det eventuella svaret med synpunkter bli en allmän handling. Det kan röra sig om utkast till rapporter, arbetsplaner eller delredovisningar som förmedlas mellan de samverkande myndigheterna eller som tas fram gemensamt. Om sådant arbetsmaterial i ofärdigt skick sprids beskrivs det kunna leda till missförstånd. Även om det inte rör sig om känslig information är arbetsutkasten inte färdigarbetade dokument. De utgör snarare arbetsmaterial på samma sätt som arbetsutkast som hittills i högre grad hanterats internt inom en myndighet och som anses utgöra arbetsmaterial och inte allmänna handlingar. Avsevärd tid läggs på att utreda hur myndigheter i samverkansarbeten ska hantera utkast och annat arbetsmaterial. Önskemål finns om att reglerna för när handlingarna blir att anse som allmänna borde vara desamma för

Kartläggning av hindrande eller hämmande lagstiftning SOU 2018:25

arbetsmaterial som hanteras i myndighetsgemensamma samver-kansarbeten, som för arbetsmaterial som hanteras internt inom en myndighet.

5.11.5 Särskilda samverkansarbeten Regeringens program Digitalt först

Digitalt först är regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige som genomförs under perioden 2015–2018. Inom ramen för programmet Digitalt först har ett antal myndigheter fått i uppdrag av regeringen att verka för digitalt först och leda digita-liseringen inom sina områden.

• Lantmäteriet, tillsammans med Boverket, har i uppdrag att ut-veckla en smartare samhällsbyggnadsprocess för att öka bostads-byggandet.

• Jordbruksverket, tillsammans med Livsmedelsverket, har i upp-drag att öka tillväxten genom en smartare livsmedelskedja.

• Naturvårdsverket har i uppdrag att utveckla smartare miljö-information för att nå miljömålen.

• SKL, tillsammans med Tillväxtverket och Bolagsverket, har i upp-drag att förenkla för restaurangföretagare genom verksamt.se.

• Tillväxtverket har i uppdrag att skapa enkla och digitala myndig-hetskontakter för företag.

Sammansatta bastjänster – SSBTEK och SSBTGU

Sammansatt bastjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK) är en in-formationsöverföringstjänst som används av kommunerna vid handläggning av ärenden som rör denna form av försörjningsstöd.

Genom SSBTEK kan kommuner få uppgifter utlämnande elektro-niskt från Arbetslöshetskassornas samorganisation, Arbetsförmed-lingen, CSN, Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten. Åt-komsten till uppgifterna är reglerad och det är bara handläggare med ett pågående ärende som får hämta in uppgifter via tjänsten. En enskild kan alltså inte själv hämta uppgifter via SSBTEK. Tjänsten är

SOU 2018:25 Kartläggning av hindrande eller hämmande lagstiftning

ett exempel på där digital utveckling i samverkan har vunnit såväl tidsbesparingar som ekonomisk framgång. I stället för att hand-läggare ägnar tid åt att med manuella medel samla in uppgifter kan samtliga relevanta uppgifter hämtas in sekundsnabbt. Samtidigt har kostnaden för användningen av tjänsten över tid kunnat minskas från 1 krona per invånare till 80 öre per invånare.

Sammansatt bastjänst för grunduppgifter för företag (SSBTGU) är en s.k. vidareförmedlingstjänst som hämtar uppgifter från den bästa källan (Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska central-byrån). Tjänsten används av den myndighetsgemensamma webb-platsen verksamt.se och av kommuner inom ramen för bl.a. Serverat-programmet. En enskild som har skapat ett eget utrymme kan hämta in uppgifter från de anslutna myndigheterna genom fördefinierade frågor. Sammansatta svar förmedlas sekundsnabbt genom elek-troniska utlämnanden. SSBTGU underlättar och förenklar ansök-nings- och anmälningsförfaranden genom att enskilda kan ta del av företagsuppgifter från flera olika myndigheter och återanvända upp-gifterna i andra myndigheters digitala tjänster. I denna tjänst är det i dagsläget den enskilde själv som har åtkomst till uppgifterna, medan andra myndigheter inte har det.

SSBTEK och SSBTGU är uppbyggda med samma tekniska lös-ning i grunden men riktar sig till olika användare och har utformats på olika sätt för att möta kraven i gällande reglering. Under kart-läggningen har det framhållits för oss att det, även om tjänsterna har effektiviserat myndigheternas handläggning, finns en outnyttjad potential i tjänsterna som skulle kunna realiseras genom att öppna upp tjänsterna för nya användare och användningsområden. Om enskilda individer hade åtkomst till sina uppgifter i SSBTEK skulle de med stöd av den samlade informationen kunna avgöra om det över huvud taget är meningsfullt att ansöka om ekonomiskt bistånd.

Det skulle i sin tur kunna minska arbetsbördan för kommunernas handläggare som behöver hantera färre ärenden som resulterar i avslag. Kommunerna skulle inom ramen för sin tillsynsverksamhet kunna vara betjänta av att hämta in företagsuppgifter direkt från SSBTGU. I dagsläget måste kommunerna förlita sig på att före-tagarna skickar in korrekta uppgifter alternativt köpa avgiftsbelagd information från den statliga myndighet som är bästa källan.

Tjänsterna SSBTEK och SSBTGU belyser hur det i och för sig varit tekniskt möjligt att utforma digitala tjänster inom ramen för

Kartläggning av hindrande eller hämmande lagstiftning SOU 2018:25

gällande lagstiftning, men där det beskrivits för oss att det finns potential för ännu större nyttor om tjänsterna vidareutvecklas. Det kan dock behövas författningsändringar.

Verksamt.se

Tillväxtverket, Bolagsverket och Skatteverket har inom ramen för ett myndighetssamarbete utvecklat tjänsten verksamt.se. Syftet med tjänsten är bl.a. att förenkla processen för enskilda att starta och driva företag. Inom ramen för verksamt.se tillhandahålls enskilda ett eget utrymme i tjänsten där de t.ex. kan skapa affärsplaner.

Den som vill använda verksamt.se för att starta ett företag dirigeras först till Bolagsverket för att i Bolagsverkets e-tjänst anmäla ett företag för registrering och få ett organisationsnummer.

När Bolagsverket har fattat beslut kan den enskilde göra moms-anmälan m.m. hos Skatteverket genom att logga in på nytt och dirigeras till Skatteverkets e-tjänst. Såväl sekretessregleringen som det förhållandet att varje myndighet ansvarar för sina egna infor-mationssamlingar och bara har möjlighet att ge service inom sitt eget ansvarsområde har beaktats när tjänsten skulle utformas. Utgångs-punkten i verksamt.se är att det inte ska förekomma något direkt uppgiftsutbyte mellan myndigheterna utan att den enskilde ska styra uppgiftsflödet. Inom ramen för kartläggningsarbetet har det dock uttryckts önskemål om rättsliga förutsättningar för att verksamt.se ska kunna ta ett steg vidare mot att bli en ännu bättre hantera-ditt-företag-portal.

En fråga som har diskuterats inom ramen för verksamt.se är vilka möjligheter det finns att närvara på sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter. Sociala medier ger goda förutsättningar för snabb kom-munikation med företagare och skulle också kunna vara ett sätt att marknadsföra tjänsten. Men eftersom verksamt.se inte är en egen juridisk person och inte agerar i rollen som personuppgiftsansvarig har bedömningen gjorts att det saknas förutsättningar att närvara på sociala medier när det inte tillräckligt tydligt framgår vilken myndig-het som är avsändare.

SOU 2018:25 Kartläggning av hindrande eller hämmande lagstiftning

Serverat

Inom ramen för regeringens Digitalt först-satsning driver SKL programmet Serverat tillsammans med Tillväxtverket, Bolagsverket och ett antal kommuner. Syftet med Serverat är att utveckla digitala lösningar för att förenkla för restaurangföretagare att starta och driva företag. Bolagsverkets uppdrag i programmet är att leverera företagsinformation från SSBTGU både på verksamt.se och i Serverats e-tjänster, dvs. de e-tjänster som tillhandahålls direkt av kommunerna för t.ex. ansökan om olika tillstånd. Tillväxtverkets roll är att på verksamt.se bygga en guide och checklista för att starta restaurang. SKL fokuserar på e-tjänsterna för de olika typer av kommunala tillstånd som krävs för att starta restaurang.

I det initiala arbetet har det uppmärksammats att många kom-muner gör olika tolkningar av regelverket för olika tillstånd, t.ex.

tillståndskrav för alkoholförsäljning. Det beskrivs vara en utmaning i arbetet att ensa tolkningarna och få en gemensam nationell tolkning och tillämpning av de styrande författningarna.