Möjligheter och svårigheter med målstyrning med hjälp av mått på

I resultaten av mina intervjuer och dokumentstudier av nio fastighetsförvaltande organisationer, majoriteten ledande på miljöområdet, har framkommit att det är förhållandevis svårt att dra slutsatser om vad miljöstyrningen leder till i form av minskad miljöbelastning. Jag har i kapitel 6 försökt synliggöra och föreslå miljöindikatorer som skulle kunna ge en tydligare bild av olika aktiviteters bidrag till kända miljöproblem. Kan sådana mått berika målstyrningen i miljöarbetet och vilka konsekvenser får det för miljöledningssystemen? Vilka hinder finns för att utnyttja sådana mått i praktiken?

Summering av målformuleringen i organisationerna

Studien av de nio fastighetsförvaltande organisationerna visade att formuleringarna av miljömål varierar mycket. En del organisationer är noggranna med att formulera såväl utvärderingsbara som kvantifierade

övergripande och detaljerade mål. Andra väljer övergripande mål som mer liknar inriktningsmål och sedan tydliga, utvärderingsbara detaljerade mål. Det finns också dem som huvudsakligen arbetar efter inriktningsmål. För att målen skall verka styrande bör det rimligen vara väsentligt att det går att utvärdera om de har uppnåtts eller ej vilket är anledningen till att ISO-standarden ISO 14001 rekommenderar såväl kvantifierade som utvärderingsbara mål.

Vidare visade studien att målen kan kategoriseras beroende på vad de kan tänkas leda till om de uppnås. Det visade sig att fortfarande arbetar många organisationer exempelvis med mer åtgärdsinriktade mål som att utreda om inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen förekommer i fastigheterna eller att införa rutiner för miljöanpassade upphandlingar. Sådana åtgärder är viktiga steg på vägen mot att få en bättre kontroll över organisationens miljöaspekter. På sikt bör det emellertid vara önskvärt att arbeta med mål som tydligt bidrar till

”ständig förbättring” i form av minskade miljöbelastningar. För fastighetsbranschen skulle detta också innebära att miljöstyrningen successivt anpassas till den utveckling som sker på andra håll i samhället, i synnerhet manifesterat genom de nationella miljökvalitetsmålen (Sveriges miljömål, 2003) och utvecklingen av den internationella standardiseringen på området (ISO 14000-serien).

Formulering och uppföljning av miljömål för energianvändningen

Av de miljöaspekter fastighetsförvaltarna arbetar med är åtminstone energianvändning en aspekt som redan idag är möjlig att synliggöra miljöbelastningar för vilket visats i kapitel 6. Det öppnar för möjligheter att formulera kvantifierade mål i form av att minska organisationernas bidrag till miljöproblem som växthuseffekten, övergödning, produktion av radioaktivt avfall, etc. Några av organisationerna i min studie har redan valt att göra så. För att belysa skillnaden i att formulera det jag i denna studie kallar för ”rena miljömål” mot de mer vanligt förekommande reduktionsmålen eller kvalitetsmålen vill jag ta upp ett exempel. Varbergs Bostads AB som förvaltar den studerade förvaltningsenheten Sörsedammen arbetar för närvarande med ett övergripande miljömål på företagsnivå med lydelsen:

”Minska energiförbrukningen med 10 % fram till 2006 jämfört med 1999 års nivå”

I figur 7.1 visas uppföljningen av detta mål 2002 för Sörsedammen mätt enligt vanlig praxis i de fastighetsförvaltande organisationerna, det vill säga i kWh/m².

Figuren visar att om man enbart ser till förvaltningsenheten Sörsedammen har målsättningen om att minska energianvändningen med 10 % redan uppnåtts.

Figur 7.1 Uppföljning av miljömål för energianvändningen på Sörsedammen, mätt i kWh/m² och år.

Uppföljningen kan också göras omräknat till miljöbelastningar. Jag har valt ut två miljöpåverkanskategorier som utgör indikatorer på viktiga problem när det gäller energianvändning, växthuseffekten och radioaktivt avfall. Resultaten av att mäta på detta sätt framgår av figurerna 7.2 och 7.3. Figurerna tydliggör skillnaderna i redovisningssätt. Visserligen visar figur 7.1 att energianvändningen har minskat betydligt men skillnaden mellan de olika åren blir ännu större mätt i miljöbelastningar/m² BOA+LOA.

Figur 7.2 Uppföljning av miljömål för

energianvändningen på Sörsedammen, mätt i bidrag till växthuseffekten.

Figur 7.3 Uppföljning av miljömål för energianvändningen på Sörsedammen, mätt i bidrag till produktion av radioaktivt avfall.

I fallet Sörsedammen ger skillnaden i redovisningssätt ett överraskande resultat.

Nu är emellertid utvecklingen på Sörsedammens förvaltningsenhet speciell eftersom värmesystemet under tiden 1999-2002 konverterades. Den stora förbättring som framgår av figurerna 7.2 och 7.3 är så till vida unik. Under kommande år är det tänkbart att storleken på energianvändningens miljöbelastningar för Sörsedammen inte kommer att förändras nämnvärt under

0 50 100 150 200 250

förutsättning att inte företaget byter elleverantör till någon som exempelvis levererar Bra Miljöval el.

Ett ”rent miljömål” för Sörsedammen formulerat som att exempelvis minska bidraget till växthuseffekten till följd av energianvändningen är knappast givande. På företagsnivå skulle däremot en sådan målsättning som också kvantifieras mycket väl kunna vara intressant. Ett större utnyttjande av sådana målformuleringar skulle kunna ge värdefull information om och styrning mot omställningen av energisystemet i Sverige eller på andra platser. Detaljerade miljömål, om de formuleras ute i förvaltningsenheterna, kan mycket väl formuleras på andra sätt, exempelvis så som är praxis idag, att minska energianvändningen. För att mål för energianvändningen i form av miljöbelastningar skall kunna formuleras krävs emellertid att metodik för beräkningar och de LCI-data som behövs, får större spridning.

Formulering och uppföljning av miljömål för andra miljöaspekter i fastighetsförvaltningen

Som ovan diskuterats är energianvändningen i fastigheter ( i viss mån också transporter i driften) verksamheter som redan idag är fullt möjliga att också räkna miljöbelastningar för. Sådana belastningar kan sedan formuleras som miljöindikatorer eller miljönyckeltal som kan utnyttjas för att formulera mål med en tydligare koppling till kända miljöproblem. För de andra miljöpåverkande flöden som jag valde att belysa (redovisat i kapitel 6) visade det sig emellertid svårare.

Hanteringen av hushållsavfall är en fråga som majoriteten av de nio organisationer jag studerade hade formulerat miljömål för. Målen var formulerade i termer av att förbättra möjligheterna till fastighetsnära källsortering för hyresgästerna. Vilket resultat sådana mål leder till beror på en rad faktorer, exempelvis utformning av källsorteringssystemet och informationen till brukarna. En prioriterad målsättning inom branschen och samhället som också är problemorienterad är att minska mängderna avfall som går till deponi. Det skulle därför kunna användas som en förenklad form av indikator för att följa upp miljöbelastningen av avfallshanteringen. Detta är fullt genomförbart då deponiavfall faktureras per ton. I fallet Sörsedammen där hushållsavfall vägs var det också möjligt att beräkna mängden avfall i form av slagg och slam från förbränningen av hushållsavfall som gick till deponi. I

flertalet kommuner vägs inte avfallet på detta sätt. Omräkning kan göras från volym till vikt men indikatorn blir då mer osäker.

LCA-studier av avfallssystem finns det idag flera erfarenheter av (t ex Eriksson, 2003). Det vore därmed inte omöjligt att utifrån sådana erfarenheter beräkna miljöbelastningar också från avfallshantering i exempelvis en förvaltningsenhet på samma sätt som gjorts i denna studie för energianvändningen. Oavsett om miljöbelastningsberäkningar eller deponiavfall används som indikator styrs utfallet av miljöindikatorerna för avfallshanteringen, liksom för energianvändningen, i hög grad av rådande infrastruktur vilken kan vara svår att påverka för förvaltaren (jmf figur 6.8). Problembaserade målformuleringar för avfallshanteringen kan därmed företrädelsevis vara lämpliga på företagsnivå medan mer åtgärdsinriktade mål möjligen kan passa bättre på andra nivåer i organisationen.

Användningen av kemiska produkter är ett annat svårt område. Användningen av kemiska produkter är ett exempel där möjligheterna att synliggöra direkta miljöbelastningar än så länge är mycket små. En framkomlig genväg kan vara att utnyttja miljömärkningen som kvalitetsaspekt men det blir inte mer än ett indirekt mått på miljöbelastningen. I exemplet Sörsedammen fanns begränsad information om använda mängder. Även i de övriga intervjuade åtta organisationerna verkade sådan uppföljning knappast förekomma vilket gör det svårt att ens få fram en indikator baserad på andel miljömärkta kemiska produkter. Så länge omfattningen av problemen inte är bättre kända, exempelvis jämfört med hushållens konsumtion av kemiska produkter, är det tveksamt att förvänta sig att rutiner införs för att följa upp använda mängder. På det sätt som åtminstone organisationerna i denna studie arbetar redan idag, med tydliga rutiner för att förebygga miljöpåverkan till följd av användningen av kemiska produkter, är därmed i dagens situation det bästa sättet att hantera frågorna.

Svårigheterna med att få fram användbara miljöindikatorer för användning av kemiska produkter beror inte enbart på databrist inom förvaltningsenheten. Den stora svårigheten ligger snarare i att området fortfarande lider av bristande kunskaper om vilka problemen är med olika kemiska ämnen. Fortfarande återstår en hel del arbete både för forskningsvärlden och branschen för att ge bättre vägledning om hur problem och risker med kemiska produkter skulle kunna kategoriseras eller synliggöras.

Inbyggda miljö- och hälsofarliga ämnen i byggnader är en annan viktig miljöaspekt för de fastighetsförvaltande organisationerna. Att finna lämpliga indikatorer för uppföljning av denna miljöaspekt lider av samma svårigheter som dem för användning av kemiska produkter. I dagsläget prioriterar många fastighetsförvaltande organisationer att först och främst inventera förekomsten av ett antal kända miljö- och hälsofarliga ämnen inbyggda i fastigheterna.

Kunskapen om förekommande omfattning ökar således i rask takt, åtminstone i sådana organisationer som dem jag har intervjuat. De problem dessa kända ämnen förorsakar är dessutom förhållandevis välutforskade. Förenklade mått i form av inbyggda mängder som är riskklassificerade på olika sätt går därmed att få fram. Sådana mått säger emellertid inget om faktisk miljöbelastning utan enbart något om riskerna. På sikt borde också liknande indikatorer kunna tas fram för fler ämnen.

Att mål för ovanstående områden vanligen formuleras som ”kvalitetsmål” är därmed inte underligt. Det är knappast möjligt att under den närmaste tiden formulera mål på annat sätt än vad som görs i de organisationer jag har studerat.

För att miljöstyrningen i organisationerna på sikt skall vidareutvecklas och möjliggöra ”ständig förbättring” i form av minskad miljöbelastning på fler områden än energianvändning, bör det emellertid vara önskvärt att utveckla användbara mått också för dessa områden. En början kan i alla fall vara att försöka utnyttja principerna om ”kvalitet” och ”kvantitet” för att fundera kring lämpliga och praktiskt tillämpliga mått.

Utvecklad hantering av betydande miljöaspekter med hjälp av miljöbelastningar Flera av de studier jag har refererat till i tidigare kapitel visar svårigheterna och bristerna i arbetet med att identifiera betydande miljöaspekter i organisationer som inför miljöledningssystem. Mina studier visar på liknande svårigheter i fastighetsförvaltning som bransch. Problemen med att identifiera betydande miljöaspekter på ett fruktbart sätt visar att det finns ett glapp mellan teorin i miljöledningsstandarden ISO 14001 och dess praktiska tillämpning. Mina studier visar också att ISO-certifiering i sig inte är avgörande för att minska glappet. Bättre kunskap om olika aktiviteters miljöbelastningar bör kunna förbättra identifieringsprocessen och bidra till att insatta resurser används så att de gör störst nytta.

De inledande figurerna (fig. 7.1-7.3) i detta kapitel om Sörsedammens energianvändning visar att när värmesystemet konverterades till fjärrvärme, huvudsakligen baserad på spillvärme från Värö Bruk, har uppvärmningen av Sörsedammen blivit en påtagligt mindre betydelsefull miljöaspekt. Istället står fastighetsel- och hushållsel för de största bidragen till de miljöproblem som har studerats. Sörsedammens transporter står fortfarande för en liten andel men procentuellt sett är denna del betydligt större än tidigare.

ISO 14001 bygger på en idé om att man skall ta itu med de viktigaste problemen ur miljösynpunkt först. När dessa har minskats är det andra problem (som från början kanske syntes små) som bör prioriteras. Exemplet från Sörsedammen visar hur energianvändning för uppvärmning har varit en av de mest betydande miljöaspekterna till att elanvändning för hushåll och fastighet, relativt sett, nu har ökat i betydelse. En annan möjlig konsekvens av denna utveckling kan vara att det är i andra förvaltningsenheter i företaget som insatser bör göras, sett ur perspektivet miljöbelastning till följd av uppvärmning av byggnader. I detta sammanhang kan alltså en diversifierad kunskap om organisationens miljöaspekter användas och tolkas för att styra insatserna inom företaget.

Närmre standardens definition av betydande miljöaspekt

Genom att sätta verksamheterna i relation till miljöbelastningar på det sätt som gjorts för energianvändningen på Sörsedammen kommer man också närmare de rekommendationer om identifiering av betydande miljöaspekter som ges i ISO 14001, citerat i kapitel 2. I Sörsedammens fall ledde det rent av till att uppvärmningen av fastigheterna inte längre kan betraktas som en betydande miljöaspekt.

Exemplet med Sörsedammen visar också att om miljöbelastningar beräknas för lokala förhållanden i ett företag kan det visa sig att andra miljöaspekter än de som i första hand debatteras i media kan vara de som man bör satsa på. En grundbult i ISO 14001 är just att miljöledningssystemet skall vara anpassat till det specifika företaget eller organisationen. Genom ökad förståelse för och användning av miljöindikatorer för uppföljning skulle möjligen ”betydande miljöaspekt” bli ett mer operativt begrepp i den praktiska miljöstyrningen.

Jämförelser för ökad förståelse om vad som är ”stort” och ”smått”

För att få en känsla för vad som är ”stort” respektive ”smått” krävs att det är möjligt att göra jämförelser av utfallet av miljöindikatorer eller andra uppmätta kvantiteter i verksamheten. I kapitel 6 har jag försökt att ge några sådana exempel. Uppskattningar, likt den jag gjort om transporterna av hushållsavfall, kan exempelvis ge fingervisningar om vad som är ”stort” respektive ”smått” då de jämförs med andra aktiviteter i organisationen. Problemet är att hitta lämpliga jämförelsetal. En utveckling där några miljöindikatorer uppfattas som intressanta av de fastighetsförvaltande organisationerna att följa upp skulle på sikt möjliggöra jämförelser mellan exempelvis olika förvaltningsenheter eller företag. Det skulle kunna ge intressant information om man ligger ”högt” eller

”lågt” just i sitt företag eller i sin förvaltningsenhet. Sådana jämförelsetal används redan idag med avseende på energianvändning, mätt i kWh/m².

Exemplet med att åskådliggöra elanvändningen på Sörsedammen visar emellertid att för att det skall bli möjligt att få bättre kunskaper om vad som är stort och smått krävs att man blir bättre på att mäta. I det fallet handlar det exempelvis om att utnyttja modern teknik för att följa upp elanvändningen för olika poster.

Problemet kvarstår att det finns många aktiviteter inom såväl fastighetsförvaltning som för andra verksamheter för vilka kunskapsluckorna är stora om vilka miljöbelastningar aktiviteterna resulterar i. Av intresse, som jag emellertid inte kunde få fram för Sörsedammen, skulle exempelvis vara att jämföra miljöbelastningar av hantering av brukarnas avfall jämfört med driftavfallet eller kemikalieanvändning i driften jämfört med hushållskonsumtionen av kemiska produkter.

Jag har i denna studie valt att inte gå in på eventuella jämförelser mellan olika typer av miljöbelastningar. Staplarna i exempelvis figurerna 6.10 och 6.11 har fått tala för sig själva utan att jämförelser mellan dem har sökts. Jag kommer emellertid att ta upp en sådan tråd i avsnitt 7.3. I proceduren för att identifiera betydande miljöaspekter hamnar man i den sitsen att sådana avvägningar måste göras. I de organisationer jag har intervjuat har flera av de anställda miljösamordnarna inte intresserat sig för detta utan istället lämnat över det steget åt konsulter.

Svårigheten med att hitta ett praktiskt tillvägagångssätt vad gäller proceduren att identifiera och jämföra betydande miljöaspekter ligger huvudsakligen i det ovan beskrivna. Det är aktiviteter av mycket olika karaktär, för vilka man dessutom har mycket olika kunskaper, som skall jämföras. Vanligtvis leder det till en form av viktning där politiska beslut, ekonomiska och tekniska möjligheter kan ha stort inflytande på vilka betydande miljöaspekter man sållar fram. Energifrågan är ett solklart exempel eftersom det finns gott om ekonomiska incitament att effektivisera energianvändningen. Detta är inte fel i sig men tydliggör att de betydande miljöaspekterna man väljer att arbeta med i hög grad styrs av annat än dess miljöbelastningar. Det ligger närmre till hands att exempelvis utgå från företagsekonomiska incitament. Enligt ISO 14001 är detta också i sin ordning men för att miljöledningssystemen skall utgöra ett redskap för att minska samhällets miljöpåverkan bör det också vara önskvärt att det leder till minskade miljöbelastningar.

Behovet styr om man skall använda miljöindikatorer eller olika former av nyckeltal

I beräkningarna av miljöbelastningar i kapitel 6 har jag huvudsakligen presenterat resultaten i form av relativa miljönyckeltal. Det beror på att det är av störst intresse för företag som arbetar med uppföljning av miljömål. ISO 14001 tar upp att organisationen kontinuerligt skall följa om miljöpåverkan till följd av de betydande miljöaspekterna ökar eller minskar (ISO, 1996). I denna process kan det vara värdefullt att klargöra miljöbelastningar också i absoluta mått.

Exempelvis kan sådana absoluta mått i form av miljöindikatorer utnyttjas för att formulera mål i form av ramar eller belastningsgränser för organisationen. I Sörsedammens fall har förhållandena varit någorlunda statiska under senare år vad gäller antal förvaltade m² eller antal brukare, varför absoluta mått lika gärna hade kunnat redovisas i figurerna 7.2 och 7.3.

I kapitel 6 har exempel givits på miljönyckeltal för energianvändningen mätt både per brukare och per m². Många företag inom branschen är redan idag vana vid att mäta energianvändning per area varför det inte är några stora svårigheter att börja mäta energianvändningens miljöbelastningar per area. Som tidigare har nämnts bör emellertid miljöbelastningar tydligare relateras till den nytta/funktion som de uppkommer till följd av. Ett sätt är att beräkna miljöbelastningar per brukare. I dagsläget är det svårt att få fram uppgifter om dimensionerat antal brukare i befintlig bebyggelse. Beräkningar kan göras men de är arbetskrävande, i synnerhet om dem skall göras för en hel

förvaltningsenhet. Verkligt antal brukare på Sörsedammen gick lätt att få fram från kommunen i Varberg. Det ger en nulägessituation men skiljer inte ut om husets prestanda är god eller dålig. Dimensionerat antal brukare bör vara mycket lättare att få fram om husen är förhållandevis nybyggda.

Begränsningar med miljöindikatorer/nyckeltal

En naturlig svårighet när nya former av mått introduceras är att det kan finnas ett motstånd mot mått som man inte känner igen. De flesta som arbetar med energifrågor i fastighetsförvaltande organisationer känner väl till vad olika nivåer på energianvändningen mätt i kWh/m² betyder. Å andra sidan har man lyckats lära sig att förstå och tolka vad en viss energianvändning i kWh/m² och år i olika typer av byggnader säger om energieffektiviteten. Att successivt lära sig att skapa referensramar också till andra abstrakta mått är därmed knappast omöjligt. Det som krävs är erfarenhet och rutin samt att sättet att beräkna/uppskatta nyckeltalets storlek inte förändras med tiden. I första hand är det (beroende på organisation) miljösamordnaren som behöver förstå vad indikatorerna eller nyckeltalen säger eftersom det är denne som ansvarar för uppföljningen av miljöarbetet.

Ett viktigt problem med användningen av mått som nyckeltal och liknande är alltid tillförlitligheten. En siffra tar vi lätt till oss men om det ligger många antaganden och osäkerheter bakom kan det vara tveksamt om en beräknad förbättring/försämring verkligen är giltig. Detta problem gäller alla former av nyckeltal, inklusive sådana som energianvändning i form av kWh/m². Om miljöindikatorer sådana som de jag föreslagit skall få en bredare användning på sikt är det angeläget att genomföra känslighetsanalyser så att man har en uppfattning om hur stora osäkerheterna är.

För intern användning i en organisation är det avgörande att räkna på samma sätt och utnyttja samma sorts dataunderlag år från år eller för olika förvaltningsenheter. Vill man på sikt göra externa jämförelser är det viktigt att fastställa avgränsningar samt att vidareutveckla hur exempelvis analysobjektet förvaltningsenheten, som beskrivits i kapitel 4, skall avgränsas. Samtidigt är syftet med miljöindikatorer att de skall ge vägledning om vad som är problemet.

Man bör inte fästa för stor vikt vid de exakta siffror man får fram.

Jag har i kapitel 6 diskuterat datainsamling för att kunna ta fram miljöindikatorer. Jag konstaterade att det går att få fram en hel del uppgifter från