21.3. Bilaga 2. Trafik- och fastighetsnämndens redovisning av hur klottersaneringsarbetet organiserats och kvalitetssäkrats

(1)

Tjänsteutlåtande Trafik - och

fastighetskontoret

2018 - 0 9 - 17 Tobias Persson

Ulrika G rahl

Sidan 1 av 4

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2017/1001 TFN - 8 Diariekod: 069

Trafik - och fastighetsnämnden

Redovisning av hur klottersaneringsarbetet organiserats och kvalitetssäkrats

Förslag till beslut

Trafik - och fastighetskontoret föreslår trafik - och fastighetsnämnden besluta följande:

T rafik - och fastighetsnämnden godkänner redovisningen av hur klo ttersaneringsarbetet organiseras och kvalitetssäkra s samt överlämnar underlaget till kommunstyrelsen .

Sammanfattning

Trafik - och fastighetsnämnden fick av kommunfullmäktige 2018 - 02 - 15 § 14 ansvaret för klottersaneringsarbetet och i uppdrag att redovisa hur

klo ttersaneringsarbetet kan organiseras och kvalitetssäkra s till kommunstyrelsen senast 1 oktober 201 8.

Per 2018 - 04 - 01 tog trafik - och fastighetsnämnden formellt över ansvaret för klottersaneringen.

Till stöd i uppdraget anlitades företaget Subvenio, då de har flerårig

specialkompetens inom området klotterrelaterad skadegörelse . Subvenio har genomfört e n utredning som omfattar nulägesanalys, förslag och

rekommendationer kring klottersanering.

F ör att säkerställa ett effektivt arbete med klotterrelaterad skadegörelse föreslås en stegvis uppbyggnad av organisation och åtgärder. Under 2019 bör den innehålla en reviderad klotterpolicy, ny upphandlad entreprenör för klottersanering, och en inventering av förekomsten av klotter i kommunen.

För de åtgärder som föreslås för 2019 bedöms den budget som fastslagits för 2019 vara tillräcklig.

Utredning

Klotterpolicy

För att få ett långsiktig t och sammanhängande arbete kring klotter i kommunen behöver gällande klotterpolicy revideras så att den svarar upp mot kommunfullmäktige s ambitioner och förväntningar. Det strategiska och det oper ativa arbetet med klotter behöv er stämma väl överens. I det dagliga arbetet ska det finnas en tydlighet och en möjlighet att här leda och följa upp arbetet mot satta mål.

Godkänt dokument, 2018-09-21, Manfred Holmelin

(2)

Tjänsteutlåtande

2018-09-17

Dnr 2017/1001 TFN-8 Sidan 2 av 4

Trafik- och fastighetskontoret (TFK) ber att få återkomma med förslag på en reviderad klotterpolicy som vägledning i det fortsatta arbetet med

uppdraget. Policyn utarbetas i samråd med kommunledningskontoret (KLK). Detta kommer att leda till tydligare riktlinjer för det fortsatta arbetet; både med att skapa en organisation och för kvalitetssäkringen av uppdraget.

Organisationen

I takt med att klotterpolicyn blir färdigställd behöver det finnas en

organisation som speglar och kan utföra det arbete som ska genomföras för att uppnå målen för organisationen. Detta kommer med största sannolikhet leda till förändrade krav på den utförande organisationen och innebära förändrade arbetssätt. De förändrade arbetssätten innebär att den utförande organisationen behöver kunna sköta klottersaneringen i den takt och omfattning som anges i klotterpolicyn.

Klotterorganisationen behöver kunna agera snabbt när nya klotterärenden rapporteras in, och det kommer att finnas behov av att åtgärda den här typen av ärenden även utanför kontorstid (kvällar och helger).

Förnärvarande är det Arbetscenter som utför arbetet med klottersaneringen.

Det befintliga avtalet mellan TFK och Arbetscenter för klotteruppdraget löper till och med årsskiftet 2018/2019. Tjänsten för klottersanering bör inom kort upphandlas och utföras av en extern saneringsentreprenör.

För att få ett en samlad bild av arbetet kring klottret i kommunen på längre sikt, behöver uppdraget även omfattas av samverkan med andra aktörer, exempelvis de kommunala bolagen och andra berörda aktörer som också hanterar klotter inom kommunen.

I takt med att uppdraget utvecklas över tid; både i ambition och i

omfattning, och beroende på inriktningen i klotterpolicyn, kan det komma att behövas mer resurser. Det kan innebära resurser både i form av

ytterligare finansiering för mer omfattande saneringsåtgärder och personal för att sköta uppdraget med uppföljningen och kvalitetssäkringen av det dagliga arbetet.

System

TFK utvärderar för närvarande ett system för hanteringen av klotterärenden.

Systemet möjliggör en systematisk hantering och uppföljning av inkomna ärenden. Polisanmälningar av klotterrelaterad skadegörelse sker numera även löpande. På sikt behöver det skaffas ett permanent system för fortsatt registrering av klotterärenden. Det finns även fler förbättringsarbeten för att mer effektivt arbeta med inkomna klotterärenden. Det behövs även ett system som tydligt visar vem som äger en anläggning, för att hanteringen av anmälan om klotter snabbt ska kunna hanteras och slussa vidare till den verksamhet som ska tillhandahålla saneringen. Systemen som nämns ovan behöver tas fram i samråd med Kontaktcenter. För det fortsatta systematiska

(3)

2018-09-17

arbetet och för att kunna följa upp arbetet kring klotter, är det önskvärt att systemet även kan tillhandahålla statistik.

Återrapportering/Uppföljning

För att det ska vara en kontinuerlig uppföljning av arbetet, och för att säkerställa att arbetet fortsätter i rätt riktning, föreslås att det årligen ska göras en återrapportering till kommunstyrelsen av hur uppdraget fortlöper.

Handlingsplan

I närtid 2019

Revidering av klotterpolicy

Ansvaret för att ta fram detta bör ligga på TFK, i samråd med KLK. För att det operativa arbetet ska kunna följa uppsatta mål bör det finnas en beslutad klotterpolicy under 2019.

Upphandling av en entreprenör

För att säkerställa den dagliga driften och saneringen bör upphandlingen av en entreprenör påbörjas snarast. Ansvaret för arbetet med upphandlingen ligger hos TFK i samarbete med upphandlingsenheten.

På längre sikt vore det önskvärt att en STIC-upphandling genomförs via SKL. Detta för att möjliggöra att samtliga bolag i kommunkoncernen ska kunna avropa från ett och samma avtal.

Inventering av klotterrelaterad skadegörelse i kommunen

En inventering av hur utbrett klottret är i olika delar av kommunen behöver göras, för att få ett fram ett underlag kring förekomsten av klotter och i vilken form det finns. En extern aktör bör genomföra denna utredning under 2019.

Återrapportering/ Uppföljning

Det fortsatta arbetet med klotteruppdraget kommer att ske etappvis.

En återrapportering till kommunstyrelsen för punkterna ovan kan ske under hösten 2019. Vid det tillfället kommer även en ny handlingsplan för

klotteruppdraget gällande året 2020 att redovisas.

Budget

Utifrån den handlingsplan som är satt för det kommande året beräknas finansieringen klaras inom den satta budgetramen för 2019.

Eftersom uppdraget utvecklas etappvis över tid, kommer det troligen att behövas mer resurser på längre sikt. Det innebär resurser både i form av mer finansiering för omfattande saneringsåtgärder samt personal för att kunna sköta uppdraget med uppföljningen och kvalitetssäkringen av det dagliga arbetet.

(4)

2018-09-17

Manfred Holmelin Christina Wiklund Ulrika Grahl

Förvaltningschef Avdelningschef gatudrift Verksamhetscontroller

Bilagor

Bilaga 1- Utredning ny organisation för klottersanering

Bilaga 2 - Protokollsutdrag – KF, 2018-02-15, § 14, Utredning om klottersaneringsens organisatoriska hemvist