Plats och tid Vara Bostäders kontor, kl. 8:00-9:55
Beslutande Lars Gezelius, ordförande Björn Lundmark
Håkan Andersen Per Lundh
Övriga deltagande Jan-Erik Wallin, VD
Marcus Axelsson, fastighetschef Emelia Runeberg, kanslichef
Justerare Håkan Andersen
Justeringens plats och tid I direkt anslutning till sammanträdet
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer § 40-50
Emelia Runeberg
Ordförande
Lars Gezelius
Justerare
Hålan Andersen
§ 40
Utseende av justerare
Styrelsen utser Håkan Andersen att justera dagens protokoll.
§ 41
Godkännande av dagordning Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 42
Föregående mötesprotokoll
Styrelsen tar del av föregåendemötesprotokoll och lägger desamma till hand- lingarna.
§ 43
Delårsrapport per den 31 augusti 2020
Beslut
Styrelsen tar del av delårsrapporten per den 31 augusti 2020 och överlämnar densamma till Vara Koncern AB.
Sammanfattning
En delårsrapport per den 31 augusti 2020 har upprättats. 2020 års resultat efter finansiella poster prognostiseras till 13,1 miljoner kronor.
Under hela 2020 har byggnationen vid Brinkeskogen pågått. Några fastighets- försäljningar har genomförts, Backagatan i Vedum samt bolagets fastigheter i Kvänum.
§ 44
Affärsplan 2021-2023
Beslut
Styrelsen beslutar att anta affärsplan för 2021-2023.
Bakgrund
Styrelsen ska varje år anta en affärsplan för tre år. Inför antagande av affärspla- nen ska styrelsen ges möjlighet att diskutera viktiga strategifrågor att lägga fo-
kus på. Förslag till affärsplan har upprättats och skickats ut till styrelsen inför styrelsemötet. Affärsplanen utgår från kommunfullmäktiges övergripande mål.
Styrelsen diskuterar förslaget. Punkt 4. Gällande höjt räntepåslag är inte aktuellt för kommande år då höjningen genomfördes till föregående år. Denna del bör därför tas bort.
§ 45
Genomgång av riskanalys inför intern kontrollplan 2021
Beslut
Styrelsen beslutar att godkänna riskanalysen och intern kontrollplan för 2021.
Sammanfattning
Styrelsen har ett ansvar att tillse att det finns en god intern kontroll i bolaget.
Därav antas varje år en intern kontrollplan. Planen bygger på en framtagen riskanalys. Föregående års riskanalys och plan gås igenom och styrelsen konsta- terar att samtliga risker är fortsatt aktuella.
Kommunen har också tagit fram några övergripande risker. Dessa risker gås igenom av styrelsen. Styrelsen beslutar att lyfta in risken ”diarieföring” i sin egen kontrollplan.
§ 46
Köp av lägenheter från Vara kommun
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. Ställa sig positivt till att Vara Bostäder AB köper fastigheterna Vedum 3:132, Vedum 3:118 (del av), Lärkträdet 1 (del av) och Lejonet 1 (del av) från Vara kommun.
2. Inhämta kommunfullmäktiges ställningstagande
3. För det fall kommunfullmäktige godkänner köpet ges ordförande och VD i uppdrag att kalla till en extra bolagsstämma.
Sammanfattning
Förhandlingar har förts mellan verkställande direktör och tekniska förvaltning- en gällande förvärv av lägenheter från Vara kommun.
Tekniska nämnden har den 2020-08-24 hemställt till kommunfullmäktige att godkänna försäljning av fastigheterna Vedum 3:132, Vedum 3:118 (del av), Lärkträdet 1 (del av) och Lejonet 1 (del av). Försäljningen sker till ett pris om 55,1 mnkr.
Utöver de direkta kostnaderna för stämpelskatt tillkommer, vid utvändig ge- nomgång av huset, uppenbara underhållsåtgärder.
Det innebär att bolagets totala kostnad för fastigheterna blir följande:
- Köpeskillingen: 55 100 000 - Stämpelskatt: 2 342 575 - Underhåll: 3 100 000 - Summa: 60 542 575
Styrelsen ställer sig positiva till köpet. Slutligt beslut ska fattas av bolagsstäm- man efter att kommunfullmäktige gett instruktion till sitt ombud. Styrelsen beslutar därför att inhämta kommunfullmäktiges ställningstagande i ärendet.
Eftersom kommunfullmäktige tillika är säljande part kommer ärendet oavsett att slutbehandlas av kommunfullmäktige under november månad.
§ 47
Marknadsundersökning Kvänum
Beslut
Styrelsen ger, efter det att köpet av kommunens lägenheter är genomfört, verk- ställande direktör i uppdrag att undersöka intresset för nyproducerade lägen- heter i Kvänum.
Återkoppling ska ske till styrelsen under april 2021.
Sammanfattning
Bolaget har tidigare träffat företrädare för bland annat pensionärsorganisation- er och intresseföreningen i Kvänum där frågan lyfts gällande tillgången på bo- städer. Då bolaget nu sålt dess fastigheter i Kvänum samtidigt som planer finns för att bolaget ska köpa lägenheter av kommunen kan det vara dags att under- söka om behov och intresse nu finns för ytterligare bostäder och lägenheter i Kvänum.
§ 48
Ny avfallshantering
Kommunen har arbetat fram en ny avfallstaxa. Det nya förslaget ska beslutas av kommunfullmäktige i oktober.
Om förslag till avfallstaxa antas av kommunfullmäktige kommer det innebära ökade kostnader för bolaget. Idag är kostnaden 467 000 kronor och beräknad kostnad utifrån förslaget innebär en kostnad om 1 105 880 kronor. Då är inte hämtning av returmaterial medräknat, som ännu inte är krav, varför styrelsen väljer att avvakta med det.
§ 49
25-år jubileum
Beslut
Styrelsen ger presidiet och verkställande direktör i uppdrag att arbeta vidare med frågan utifrån framarbetade förslag.
Sammanfattning
Styrelsen diskuterar genomförande av 25 års jubileum. Verkställande direktör har tagit fram olika förslag på hur ett evenemang skulle kunna genomföras trots Covid-19. Styrelsen diskuterar förslagen och ställer sig positiv till att uppmärksamma det på något sätt.
§ 50
Information från VD
Beslut
Styrelsen tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
Sammanfattning
Verkställande direktör informerar styrelsen om följande:
- Organisationsförändring där verkställande direktör har börjat gå ner i tid samtidigt som Marcus Axelsson har utsetts till fastighetschef.
- Rutiner har gåtts igenom med personal, inom bland annat uthyrning, tillsyns och kontroll, utflyttning och serviceanmälan.
- Alla fastigheter har fått en ansvarig person för olika delar av fastighet- en, detta för att tydliggöra och minska sårbarheten.
- Från 1 oktober har bolaget nya entreprenörer på löpande fastighetsun- derhåll.
- Pågående och planerat underhåll i bolaget.
- Pågående projekt Brinkeskogen. Inflyttning 1 augusti försenades med en månad. En uppgörelse har genomförts med en total ersättning om 120 750 kronor. Sista inflyttningen sker den 1 december.
Totalt är det 3 stycken med inflytt 1 augusti som inte är uthyrda, 2 stycken med inflytt 1 oktober och 15 stycken för inflytt 1 december.
- Vakanssituationen i bolaget.
