Förstärkt månadsrapport april 2017
Vård- och omsorgsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 3
1.1 Prognos VON ... 3
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.3 Investeringsprognos ... 8
2 Viktiga förändringar ... 9
3 Nya data och resultat ... 10
4 Återsökning av statsbidrag ... 11
5 Åtaganden ... 12
5.1 Ansvarsfull ekonomi ... 12
5.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 12
5.3 Förebyggande insatser och omsorg ... 13
5.4 Miljö och samhällsutveckling ... 14
5.5 Kommunikation ... 14
6 Uppdrag ... 16
7 Riskhantering - internkontroll ... 17
7.1 Administration ... 17
7.2 Ekonomi... 19
7.3 Generell ... 19
Bilagor
Bilaga 1: Bilaga 1 till månadsrapport april 2017 Bilaga 2: Bilaga 2 SOLOM månadsrapport april 2017
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Prognos VON
Prognosrapport VON
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Prognos apr
Budget- avvikelse
VÅRD- OCH OMSORGSNÄMND
Intäkter -121 948 -51 308 42 -120 539 -1 409
Kostnader 1 036 876 357 562 34 1 061 700 -24 824
Netto (tkr) 914 928 306 254 33 941 161 -26 233
Netto (tkr) per verksamhetsområde
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0
Kostnader 1 634 570 35 1 713 -79
Netto (tkr) 1 634 570 35 1 713 -79
Vård- och omsorgskontoret
Intäkter 0 -164 0 -491 491
Kostnader 26 487 8 512 32 25 535 952
Netto ( tkr) 26 487 8 348 32 25 044 1 443
Åtgärdsplan
Intäkter 0 0 0 0 0
Kostnader -20 000 0 0 0 -20 000
Netto (tkr) -20 000 0 0 0 -20 000
Äldreomsorg
Intäkter -101 313 -43 649 43 -98 248 -3 065
Kostnader 650 075 209 281 32 617 472 32 603
Netto (tkr) 548 762 165 632 30 519 224 29 538
Funktionshinder SOL
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Prognos apr
Budget- avvikelse
Intäkter -2 500 -1 219 49 -3 017 517
Kostnader 52 205 16 530 32 48 979 3 226
Netto (tkr) 49 705 15 310 31 45 962 3 743
Funktionshinder LSS
Intäkter -18 135 -6 276 35 -18 794 659
Kostnader 326 475 122 656 38 367 972 -41 497
Netto (tkr) 308 340 116 380 38 349 179 -40 839
Prel. kostnader-
interna 0 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 13 0 39 -39
SOLOM Produktion
Intäkter -112 000 -38 932 35 -112 226 226
Kostnader 112 000 38 239 34 112 212 -212
Netto 0 -693 0 -13 13
Prel. kostnader-
interna 0 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget
Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Vård- och omsorgsnämndens budget för 2017 omfattar totalt 914,9 miljoner kronor. I denna budget ingår:
• nivåhöjande justering från 2016 på 8,5 miljoner kronor för del av OPI- uppräkning under 2016.
• 10 miljoner kronor för 2017 avseende välfärdsmedel enligt kommunstyrelsens beslut 2016-11-14. Medlen är inte nivåhöjande.
• omfördelning av 1,3 miljoner kronor från vård- och omsorgsnämnden till kommunstyrelsen med anledning av centralisering av administrativa resurser.
Medlen är nivåpåverkande för 2018 och 2019.
Enligt nämndens åtgärdsplan som godkändes av kommunstyrelsen under våren 2016
Den sammanlagda helårsprognosen per april 2017 bedöms uppgå till 941 miljoner kronor. Det innebär en förbättring om 8 miljoner kronor jämfört med marsprognosen.
Det innebär också att nämnden enligt denna prognos inte fullt ut når målet för 2017 i åtgärdsplanen för en ekonomi i balans.
Ett stort utvecklingsarbete har gjorts avseende månatliga uppskattningar av volymer och priser för samtliga verksamheter inom äldreomsorg och funktionshinder. Detta arbete är nu i sin helhet genomfört och rullar utan större avvikelser. Det som återstår att införa är en månatlig uppföljning avseende övriga kostnader för bl.a. hyror, IT-kostnader och internfakturering (motpartsöverenskommelser om redovisningsprinciper).
I prognosen har hänsyn tagits till helårseffekten av prisuppräkningar enligt OPI
(Omsorgsprisindex). OPI för 2017 har nyligen publicerats av SKL och uppgår för 2017 till 2,7 %. OPI-ersättningen som nämnden är bunden till i LOU-avtal beräknas uppgå till drygt 10 miljoner kronor. I tidgare progonser har OPI uppskattats till 2,56 %.
Merkostnaden för den högre nivån jämfört med tidigare prognos uppgår till ca 700-800 tusen kronor.
Även andra beslutade avtals- och verksamhetsförändringar har beaktats, som t ex färre korttidsplatser på Nytorps korttidsboende från och med maj 2017 (beräknas ge en delårseffekt med minskade kostnader om 9 miljoner kr), nämndens förändrade avtal om öppen och förebyggande verksamhet (beräknas ge en helårseffekt med minskade
kostnader om 2,5 miljoner kr) och att personaluthyrningsavtalet med AB SOLOM följer LOV-ersättningen för motsvarande verksamheter (beräknas ge en delårseffekt med minskade kostnader om ca 4,5 miljoner kronor).
Av statistik framgår att antalet kunder i särskilt boende för äldre har minskat under den senaste månaden och i övrigt är trenden försiktigt stabil. Det är dock för tidigt att avgöra om detta endast är en tillfällig minskning.
Antal kunder +65 med verkställda beslut enligt SoL
31 januari 2017
28 februari 2017
31 mars 2017
30 april 2017
Hemtjänst i ordinärt boende, äldre 1 270 1 259 1 275 1 273
Särskilt boende, äldre 514 526 530 518
Dagverksamhet, äldre 77 77 77 78
Korttidsboende, äldre 56 50 50 49
Totalt antal verkställda beslut 1 917 1 912 1 932 1 918
Inom hemtjänsten ses däremot en stabil minskning av antalet timmar och de ligger lägre än i tidigare prognoser. Vård- och osmrogsnämnden gör bedömningen att detta kommer att hålla i sig och effekten ingår därmed i prognosen för 2017.
Antal ersatta hemtjänsttimmar
Augusti 2016
Decemb er 2016
Januari 2017
Februari 2017
Mars 2017
April 2017
Över 65 år, ordinarie anställda
31 152 30 322 30 789 28 189 31 707 29 562 Över 65 år,
anhöriganställda
1 876 1 908 1 325 1 158 1 091 1 036
Antal ersatta hemtjänsttimmar
Augusti 2016
Decemb er 2016
Januari 2017
Februari 2017
Mars 2017
April 2017
Under 65 år, ordinarie anställda
2 934 2 880 2 425 2 267 2 294 2 141 Under 65 år,
anhöriganställda
338 278 218 210 204 280
Totalt antal ersatta timmar
36 299 35 387 34 757 31 823 35 296 33 019
Utfallet jämfört med riktvärdet och prognos
Utfallet för perioden uppgår till 306 miljoner kronor. Efter justering av utbetalning av stimulansmedel uppgår nämndens resultat till 314 miljoner kronor.
Jämfört med prognosen per mars utgår nuvarande prognos linjärt från redovisat utfall med justeringar för främst ökade kostnader för OPI om drygt 10 miljoner kronor samt en effekt om minskning av antal hemtjänsttimmar som ger drygt 4 miljoner kronor i minskade kostnader. Därutöver ingår även avtalsförändringar som kommer att ge olika delårseffekter samt positiva effekter av bemanningsavtalet (beskrivs närmare ovan).
Prognosbedömning
Vård- och omsorgsnämndens prognos för 2017 uppgår till 941 miljoner kronor. Det innebär en sänkning med 8 miljoner kronor jämfört med marsprognosen.
En osäkerhet i prognosen avser utvecklingen av antal kunder inom LSS, vars behov vida kan överstiga det genomsnittliga dygnspriset för insatser som till exempel LSS- bostad. Det finns också tecken på att fler personer ansöker om assistans och antalet kunder med personlig assistans har ökat något den senaste månaden. Eftersom trenden ännu inte är tydlig och kostnaderna är svåra att uppskatta har dessa inte beaktats i prognosen.
Verkställda insatser enligt LSS
Totalt antal insat
ser
vara v Pers
. ass.
vara v Led
s.- serv
ice
vara v Kont
.- pers
on
vara v Avl.- serv
ice
vara v Kort
t.- viste
lse
vara v Kort
t.- tillsy
n
vara v Boe nde barn
vara v Boe nde vux
na
vara v Dagl
ig vhet
2016-10-31 (officiell statistik)
706 23 68 84 36 53 42 4 157 239
2017-02-28 728 22 68 84 38 59 45 5 158 249
2017-03-31 738 23 68 84 43 60 43 6 158 253
2017-04-30 738 27 66 83 46 56 43 6 159 252
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Nämnd och kontor
För vård- och omsorgsnämnden och vård- och omsorgskontoret ligger prognosen något högre än budget, med hänsyn taget till ökade lönekostnader.
Äldreomsorg
I prognosen för området äldreomsorg ligger prognosen i linje med utfallet och budgeten, med hänsyn taget till löneökningar inom kontoret och nya priser. För de avtalsområden där OPI-uppräkning fortfarande gäller har hänsyn tagits till den nya OPI-uppräkningen, motsvarande 2,7 procent.
Utöver detta har hänsyn tagits i prognosen till uppskattade effekter av fortsatt arbete med avtalsförändringar, motsvarande ca 1 miljon kronor.
Nämndens beslut om färre korttidsplatser på Nytorps korttidsboende från och med maj 2017 beräknas ge en delårseffekt på - 9 000 tusen kronor och nämndens förändrade avtal om öppen och förebyggande verksamhet ger en helårseffekt på -2 500 tusen kronor jämfört med förra året.
Under årets första månader har antalet platser i särskilt boende fortsatt att öka för att sedan vända ned. Minskningen beror bland annat på att antalet platser inom LOV har minskat något samt ett antal tomma platser inom servicehus och omvårdnadsboende.
Det finns även tendenser att antal timmar inom hemtjänsten i ordinärt boende sakta minskar jämfört med föregående år. Hänsyn till detta är taget i prognosen för 2017.
Nämnden fattade 2017-02-28 beslut om att insatsen särskilt boende i form av servicehus inte ska beviljas under den fortsatta utredningen av Tors backe. I prognosen har viss hänsyn tagits till att det kommer att medföra ett successivt ökat antal tomma platser på servicehuset.
Funktionshinder SoL och LSS
I prognosen för området funktionshinder har hänsyn tagits till löneökningar inom kontoret och nya priser som är kända. För de LOU-avtal där OPI-uppräkning fortfarande gäller har hänsyn tagits till den nya OPI-uppräkningen, motsvarande 2,7 procent.
Inom daglig verksamhet beräknas de ändrade ersättningarna som nämnden fattade beslut om vid decembersammanträdet ge en delårseffekt på 2,25 miljoner kronor i minskade kostnader.
En trend med ökning av ansökningar inom personlig assistans kan också skönjas.
Effekten av den kommer sannolikt inom nästa tremånadersperiod och har inte tagits med i denna prognos eftersom den i dagsläget är mycket svårprognostiserad.
I prognosen ingår även ökade kostnader i några fall med placering i LSS-boenden, varav två avser förändrade placeringar till mycket höga kostnader.
Delårseffekter av det nya bemanningsavtalet har beaktats i prognosen.
Produktionsuppdraget
Utfallet för produktionsuppdraget uppgår till 1,1 miljoner kronor per april och presenteras närmare i bilaga 2.
Eventuell omdisponering av budget
Ingen omdisponering föreligger för vård- och omsorgsnämnden.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
En stor del av de åtgärder som vidtagits får en delårseffekt och har beaktats i prognosen för 2017. Utan vidtagna åtgärder hade prognostiserat resultat varit betydligt sämre än nuvarande nivå.
Vård- och omsorgsnämnden fortsätter arbetet med den åtgärdsplan, som godkändes av kommunstyrelsen 2016-06-07. En del av de beslut som fattades under 2016 kommer att börja ge effekt under 2017. Helårseffekt för merparten av besluten kommer under 2018.
Nämnden fortsätter sitt arbete att kontinuerligt effektivisera och att månatligen följa upp kostnader och intäkter för att säkerställa effekten av genomförda åtgärder.
1.3 Investeringsprognos
Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse
VOK 3 700 2 500 1200
Jämfört med föregående prognos har beslut tagits om att investera bl.a. i ombyggnation och installation av låssystem vid Nytorp samt installation av nytt trygghetslarm vid Bergkälla. Ytterligare investeringsprojekt finns planerade och kommer att redovisas vid nästa avstämning.
2 Viktiga förändringar
Regeringen har föreslagit att upplösa den nuvarande betalningsansvarslagen och ersätta denna med en ny lag: Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Den nya lagen förväntas träda i kraft den 1 januari 2018. I dagsläget övergår betalningsansvaret till kommunerna fem kalenderdagar efter att slutenvården meddelat kommunen om att patienten är utskrivningsklar. Det nya lagförslaget innebär att dessa kalenderdagar minskar till tre. Det ställer krav på ökad beredskap från nämnden och ökar risken för högre kostnader.
.
3 Nya data och resultat
Under nämndens sammanträde 2017-04-25 redovisades hälso- och sjukvårdsrapport för Sollentuna kommun 2016. I denna rapport görs en sammanfattning av arbetet med hälso- och sjukvård och patientsäkerhet i Sollentuna kommuns verksamheter under 2016. I rapporten beskrivs förbättringsområden för kommunens verksamheter. Dessa förbättringsområden ligger till grund för de övergripande målen för
patientsäkerhetsarbetet och fungerar som underlag i uppföljning av verksamheterna under 2017.
4 Återsökning av statsbidrag
Vård- och omsorgsnämnden har sökt följande statsbidrag (i) statsbidrag från Migrationsverket och (ii) stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorg.
När det gäller (i) har en ansökan för biträde personlig assistans gjorts i mars 2017 på en summa på drygt 723 000 kr. Denna ansökan har inte blivit beviljad ännu.
När det gäller (ii) har nämnden blivit beviljad drygt 10,2 miljoner kroner vilket gäller från 1 januari till 31 december 2017. Dessa medel delas ut till utförare som arbetar på nämndens uppdrag och de medel som kommunen inte nyttjar under året måste betalas tillbaka.
.
5 Åtaganden
Fokusområden:
5.1 Ansvarsfull ekonomi
Nämndens åtaganden Effektiv resursanvändning Kommentar
Nämnden arbetar i enlighet med den åtgärdsplan som fastställdes av
kommunstyrelsen i juni 2016. Myndighetsavdelningarna arbetar exempelvis med implementering av nya riktlinjer för SoL-beslut, omprövning av nivåbedömning för personer som får en LSS-insats där nivåbedömning används, uppföljning av
individbeslut och kontroll av att utförd tid ej överstiger beviljad tid i hemtjänsten.
Avdelningen för avtal och uppföljning arbetar med att se över ersättningar och villkor till utförare, förändringar implementeras successivt i takt med att avtalsförändringar är möjliga att genomföra.
Målsättningen är att allt arbete sammantaget ska resultera i förbättrade effektivitetsmått. Dessa mått kommer finnas tillgängliga i slutet av året.
Fokusområden:
5.2 Näringsliv och arbetsmarknad
Nämndens åtaganden Attraktiv arbetsplats Kommentar
Nämnden arbetar för en attraktiv arbetsplats i enlighet med de handlingsplaner som tagits fram på respektive avdelning utifrån medarbetarenkäten. Det arbetet kommer fortgå under hela året.
Kontoret arbetar mycket systematiskt med introduktion av nya medarbetare, ett baspaket för kompetensutveckling har tagits fram och kontoret medverkade vid den s k Framtidsmässan i april som bl a riktade sig till studenter på socionomprogrammet.
I maj arrangeras en heldag för kontoret under rubriken Hållplats 2017 - ett stopp på resan mot Sveriges mest attraktiva kommun 2019.
Åtagandet kommer mätas genom resultatet i hållbart medarbetarengagemang (HME).
Resultatet kommer i samband med att kommunen genomför medarbetarenkäten till hösten.
Kommunövergripande mål:
5.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Nämndens åtaganden
Kommentar
Nämnden deltar i den kontorsövergripande utbildningsinsatsen med syfte att förbättra service och bemötande gentemot kommunens företag. Hittills har en medarbetare på vård- och omsorgkontoret deltagit i utbildningen och ytterligare tre tillfällen är inplanerade.
Fokusområden:
5.3 Förebyggande insatser och omsorg
Nämndens åtaganden
Hög kundnöjdhet inom särskilt boende
Kommentar
Nämnden fortsätter arbetet med att öka kundnöjdheten på särskilt boende. Utförarna har under våren skickat in handlingsplaner för hur föregående års resultat ska kunna förbättras. Frågan diskuterades på en nätverksträff i april.
Åtagandet kommer mätas genom resultat på Socialstyrelsens brukarundersökning.
Resultat kommer i slutet av oktober.
Hög kundnöjdhet inom hemtjänst
Kommentar
Nämnden fortsätter arbetet med att öka kundnöjdheten inom hemtjänsten. Utförarna har, under våren, skickat in handlingsplaner för hur föregående års resultat ska kunna förbättras. Frågan behandlades på en nätverksträff i april.
Åtagandet kommer mätas genom resultat på Socialstyrelsens brukarundersökning.
Resultat kommer att publiceras i slutet av oktober.
Hög kundnöjdhet inom LSS-boenden Kommentar
Kundnöjdheten inom LSS-boenden kommer mätas genom resultatet på en nationell brukarundersökning. Nämnden arbetar för att nå goda enkätresultat. Under våren har en konsult anlitats som under maj kommer jobba tillsammans med utförarna för att förbättra förutsättningarna så att så många som möjligt kan svara på
brukarundersökningen. Syftet med att få fler att svara är att ge en mer rättvisande bild av verksamheten. Enkäten kommer genomföras under hösten och resultatet förväntas i slutet av året.
Hög kundnöjdhet inom daglig verksamhet
Kommentar
Kundnöjdheten inom daglig verksamhet kommer mätas genom resultatet på en nationell brukarundersökning. Nämnden arbetar för att nå goda enkätresultat. Under våren har en konsult anlitats som under maj kommer jobba tillsammans med utförarna för att förbättra förutsättningarna så att så många som möjligt kan svara på
brukarundersökningen. Syftet med att få fler att svara är att ge en mer rättvisande bild av verksamheten. Enkäten kommer genomföras under hösten och resultatet förväntas i slutet av året.
Nämndens åtaganden
Stärka samordningen mellan förvaltningarna i det förebyggande arbetet gällande barn och unga med funktionsnedsättning
Kommentar
(Detta åtagande är en del av den nämndövergripande handlingsplanen för att förebygga social ohälsa hos barn och unga i Sollentuna som är antagen av kommunfullmäktige.)
Kontoret ingår i tre samverkansforum för att stärka samordningen mellan förvaltningarna i det förebyggande arbetet för barn och unga med
funktionsnedsättning. Dessa är (i) BUS (samverkan för barn i behov av särskilt stöd) där bland annat socialkontoret, landstinget och skolan ingår, (ii) samverkansforum kring arbete och sysselsättning tillsammans med utbildnings- och
arbetsmarknadskontoret och (iii) samverkansforum kring fritidsaktiviteter
tillsammans med kultur- och fritidskontoret. Under våren har möte hållits med både BUS och samverkansforum kring fritidsaktiviteter. När det gäller samverkansforum kring arbete och sysselsättning kommer ett möte äga rum senare i vår.
Fokusområden:
5.4 Miljö och samhällsutveckling
Kommunövergripande mål:
5.4.1 Minska utsläppen av växthusgaser
Nämndens åtaganden
Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt ”Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun”
Kommentar
Nämnden fortsätter arbeta med att ställa miljökrav vid upphandling och vid inköp. För att säkerställa att relevanta miljökrav ställs vid upphandlingar har kontoret möten med kommunens projektledare för miljö och klimat inför varje upphandling. I mars har ett sådant möte hållits inför två kommande upphandlingar i höst.
Fokusområden:
5.5 Kommunikation
Nämndens åtaganden
Valmöjlighet för kunderna genom e-hälsa
Nämndens åtaganden Kommentar
Nämnden utvecklar arbetet med eHälsa i syfte att erbjuda ökad valfrihet. Digitial tillsyn införs successivt för att kunna erbjuda kunderna ett alternativ till traditionell tillsyn. Sollentuna kommun är också en av tio kommuner som deltar i SKL:s utvecklingsprojekt LEDA, som syftar till att öka kvaliteten och hastigheten i införandet av digital välfärd. Hittills har åtta av tio möten hållits.
Kommunen (socialkontoret och vård- och omsorgskontoret) var även nominerade till årets eHälsokommun, vilket är ett pris som delas ut på den s k Vitalismässan.
Åtagandet kommer mätas i slutet av året genom hur många områden nämnden uppfyller i eBlomlådan under rubriken Digitala välfärdstjänster och service.
Ytterligare ett mått, som finns i kommunens digitaliseringspolicy, handlar om hur stor andel av ansökningar om äldreomsorgsinsatser som inkommer digitalt. I april var resultatet för detta 4 procent. Kontoret arbetar med att öka den andelen på flera sätt, t ex genom att ge information till biståndshandläggare vid nyanställningar och
samverka med pensionärsorganisationer. Kontoret planerar också för utökad information på hemsidan i form av en steg-för-steg-guide.
Kundanpassad kommunikation Kommentar
Ett arbete pågår med att utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning motsvarar när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen. Det sker utifrån den målgruppsanalys som kommunen gjorde i samarbete med TNS Sifo under 2016 samt genom ökad användning av sociala medier.
6 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
(Vård- och omsorgnämnden har inga aktuella uppdrag)
7 Riskhantering - internkontroll
Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens
Verksamhetsberättelse 2017.
7.1 Administration
7.1.1 Individbeslut är inte uppföljda och aktuella
Kontroller
Kontroll av individbeslut Mindre avvikelse Hur?
Avstämning av samtliga beslut aktuella för uppföljning under perioden.
När?
Varje tertial
Kommentar
Inom avdelning äldreomsorg uppskattas samtliga individbeslut vara aktuella och uppföljda.
Inom avdelning funktionshinder är sex stycken individbeslut inte uppföljda. Samtliga dessa beslut är under uppföljning.
Åtgärder Status Status
Se internkontrollplan 2017 Pågående (enligt plan)
7.1.2 Boende i LSS-bostad debiteras felaktig hyra
Kontroller
Att hyresdebitering överensstämmer
med för den boende aktuellt hyresavtal. Ingen avvikelse Hur?
Stickprov
När?
10 procent av utgående hyresfakturor kontrolleras varje kvartal.
Kommentar
Efter att beslutet om internkontrollplan 2017 fattades har det visat sig att det inte är möjligt att kontrollera att utgående fakturor har belopp motsvarande hyresavtal. Det beror på att beloppet som står på hyresavtalet ofta har reviderats sedan hyresavtalet upprättades. I många fall motsvarar därför inte beloppet på hyresavtalet det belopp som den boende faktiskt ska betala. Istället har kontroll gjorts på (i) om samtliga personer som flyttat in under 2016 har ett hyresavtal och (ii) om dessa personer faktureras. Det visade sig att samtliga personer har ett hyresavtal och faktureras.
Åtgärder Status Status
Se internkontrollplan 2017 Pågående (enligt plan)
7.1.3 Verkställighet sätts inte och tas emot i verksamhetssystemet
Kontroller
Kontroll att verkställighet är registrerad
för myndighetsbeslut Större avvikelse Hur?
Genom systemförvaltarens listuttag ur verksamhetssystemet Combine, som underlag för myndighetsavdelningens kontroll.
När?
Varje kvartal.
Kommentar
På avdelning funktionshinder fanns det per 31 mars 118 ej verkställda beslut i verksamhetssystemet Combine. När utförare påbörjar en insats har den verkställts i praktiken, men för att det ska synas i verksamhetssystemet måste verkställighet fyllas i även där. Majoriteten av de ej verkställda besluten i systemet har verkställts av utförare i praktiken. Ett arbete pågår för att öka samstämmigheten mellan
verkligheten och uppgifterna i systemet.
När det gäller avdelning äldreomsorg så har det inte varit möjligt att ta fram en rättvisande statistik ur verksamhetssystemet Combine vad gäller ej verkställda beslut.
Istället har antalet ej mottagna beställningar kontrollerats, per den 31 mars var det 48 stycken. Även här pågår arbete för en ökad samstämmighet mellan verkligheten och uppgifterna i systemet.
Åtgärder Status Status
Se internkontrollplan 2017 Pågående (enligt plan)
Minska andel icke verkställda beslut
Avslutad (enligt plan)
7.1.4 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas
delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09- 05)
Kontroller
Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.
När?
Kontroller Kommentar
Anställningsuppgifter från personalavdelningen gällande perioden 2016-10- 01-2016- 12-31 har korrekt anmälts som delegationsbeslut till vård- och omsorgsnämndens sammanträde 2017-02-28.
7.2 Ekonomi
7.2.1 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09- 05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.
När?
2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Vård- och omsorgsnämnden kan ansöka om statliga medel för personer med
uppehållstillstånd som fått insatser enligt SoL (ansökan om ersättning för äldre, sjuka och funktionshindrade) eller LSS (ansökan om ersättning för varaktig vård). Kontoret har en rutin för att garantera att ansökningar för aktuella fall genomförs. Hittills har eftersökning av statsbidrag genomförts för en person.
7.3 Generell
7.3.1 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.
När?
Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kontroller Kommentar
Under möte med ledningsgruppen 2017-04-10 fördes en diskussion samt analys gällande identifiering av del av organisation eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för korruption och oegentligheter. Ett uppföljningsmöte genomfördes 2017-04-26.
Kontoret har identifierat två områden som kan vara särskilt utsatta för oegentligheter och korruption. Dessa är (i) myndighetsutövning och (ii) inköp och upphandling. När det gäller (i) kan det föreligga risk för jäv. Kontorets praxis vid myndighetsutövning är att handläggarna inte ska handlägga ärenden där de har kännedom om den enskilde sedan tidigare, exempelvis om den enskilde är en anhörig, vän eller bekant. Arbete med att överföra denna praxis till skriftliga rutiner pågår. När det gäller (ii) kan det föreligga risk för exempelvis särbehandling eller favorisering av utförare. För att att motverka denna risk diskuteras frågan kontinuerligt och kontoret kommer under hösten att bjuda in kommunjuristen för utbildning. Utöver risk för särbehandling så bedömer kontoret att det finns en förhöjd risk när kontoret är tvungen att gå utanför ramavtal.
De områden kontoret har identifierat kommer beaktas inför internkontrollplan 2018.
