LMM Göfan

(1)

::{<:› »...\.

så

§0 Mark

Plats och tid Beslutande

Övriga närvarande

Utses att justera

Justeringens plats och tid

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum 2018-02-06

Sida 1 (18)

Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00

-

_17.55

M Ann Iberius-Orrvik, ordförande

M Rolf Skarin Henry Sandahl

S Göran Andersson

S Ann-Christine Asp

E1' tiänstqörande ersättare

(-) Lennart Svensson, invald på mandat av _(MBP)

L Ulf Eriksson

S Tony Ragnarsson Ovriga

S Eva Ryberg, lekmannarevisor

Tjänstemän

Mats Lilienberg, Vd Tomas Persson, ekonom Göran Andersson

Kommunhuset, Kinna

7;»44

flm.”

Underskrifter Sekreterare

. Paragrafer 1 - 15

Tomas Persson

,V

7644”;

.4:31sz .

,/

^/ ^I ⁷

Ordförande

;ÄV f////*///Ö/)//

;Aann Igerius-Or'fvik

Justerande A/f/b'l

LMM

Göfan Andérå/son

1,

J

/

ANSLAG/BEVIS

Protokollet

ärjusterat.

Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Marks Fastighets AB

Sammanträdesdatum 2018-,1/2-06 02

Datum för anslags ^, _{_}

,

^Datum^för^anslags _{g *_03 _}676

uppsättande

20,8 02 I;

nedtagande

2 0/

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret

Underskrift 7010:45

Päm

unsterandes sign

,v / .

(1,0/

|

Utdragsbestyrkande

(2)

11,_

M k

5 ar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

MARKS FASTIGHETS AB

'5

Sammanträdesdatum Sida 2 (18) 2018-02-06

Innehållsförteckning

Fastställande av dagordning _§ 1

Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut _§ 2

Presentation av Mats Lilienberg _{§ 3}

Ekonomi _§ 4

a) Budget 2018 b) Hyresfordringar

c) Driftresultat per fastighet 2017 d) Årsrapport 2017

e) Årsredovisning 2017

Information om bokning/representation konferensanläggning _{§ 5}

Internkontrollplan _§ 6

Kommunala ändamål och befogenheter _§ 7

Arbetsordning styrelsen 2018 § 8

VD-instruktion 2018 _§ 9

Instruktion ekonomisk rapportering 2018 _§10

Information från Spinnerskan ⁱ Mark AB _§11

Fastigheten Rydal 2:11 § 12

Fastigheten Assberg 1:82 _§¹³

Övriga frågor _§14

Nästa sammanträde _§15

Utdragsbestyrkande

(3)

M k

x

5 ar

MARKS FASTIGHETS AB

§ ¹

Fastställande

av

dagordning

En dagordning ingår ⁱ kallelsen, vilken publicerats ⁱNetpublicator till dagens styrelsemöte.

Beslut

Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs.

Justeçgndeisiål Utdragsbestyrkande

0/

^//1/^{^'}

^'

“åk/“LI

2

h

(4)

.41,4-

M k

ha

ar

MARKS FASTIGHETS AB

§ 2

Föregående

mötesprotokoll, uppföljning

av

beslut

Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 5 december 2017 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också ⁱkallelsen till dagens möte.

Beslut

Protokollet läggs till handlingarna.

,J ^era,^des ^ign Utdragsbestyrkande

7/

//

(5)

M k

*5 ar

MARKS FASTIGHETS AB

§ 3

Presentation

av Mats

Lilienberg

Från och med 2018-01-01 är Mats Lilienberg, kommunchefi Marks kommun, också verkställande direktör för Marks Fastighets AB. Mats Lilienberg gör en kort presentation av sig själv.

Jg “ändGS/s'fn Utdragsbestyrkande

L

42/7

(6)

§4

Ekonomi

a) Budget 2018

Beslut om budget 2018 flyttades fram från föregående möte till dagens möte pga osäkerhet kring förutsättningarna. Fortfarande är dock flera delar kring framförallt fastigheten ⁱ Rydal oklara.

Ordföranden föreslår att beslut om budget 2018 flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte ⁱ mars, ^dåförutsättningarna förväntas vara bättre kända.

Beslut

Beslut om budget 2018 flyttas fram till nästa ordinarie styrelsemöte ⁱ mars, då

förutsättningarna förväntas vara bättre kända.

b) Hyresfordringar

En hyresgäst resterar med hyra, vilket kan bero på att det nyligen varit månadsskifte.

c) Driftresultat Der fastiqhet 2017

Ekonom redovisar driftresultat per 2017-12-31.

Driftresultatet för 2017 är 8 311 tkr. I resultatet ingår realisationsvinst från försäljning av Hajom 12:4 med 9 177 tkr.

Beslut

Driftresultat per fastighet 2017-12-31 godkänns.

d) Årsrapport 2017

Ordföranden redovisar årsrapport ^{2017 som}görs ⁱ Stratsys. Som bilaga till dokumentet finns internkontrollplan.

Beslut

Årsrapport 2017 inklusive internkontrollplan godkänns.

Utdragsbestyrkande

(7)

G:

:40-

5. Mark

Sammanträdesdatum Sida ⁷(18) 2018-02-06

e) Årsredovisning 2017

Ekonom redovisar årsredovisning 2017.

Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt är 8 311 tkr.

Styrelsen informeras om att aktuella bokslutsdispositioner kan ändras under tiden fram till fastställande av årsredovisning 2017.

Beslut

Årsredovisning 2017 före bokslutsdispositioner och skatt godkänns.

Utdragsbestyrkande

(8)

5:53

\

å-

5. Mark

§ 5

Information

om

bokning/representation konferensanläggning

Vd informerar om en ny tjänst, ^somär på 50 0/o, som ska inrättas av kultur- och

fritidsförvaltningen med uppgift att ansvara för konferenslokalerna ⁱ stort; det gäller bokningar, presentation av lokalerna, möblering, lösa tekniska frågor kring lokalerna mm. Marknadsföringen av konferensanläggningen förväntas bli bättre både internt och externt.

Tjänsten är kopplad till Rydals Museum, kultur- och fritidsförvaltningen har ansvaret för bemanning av tjänsten. Kostnaden för tjänsten finansieras av Marks kommun.

Henry ^Sandahl(MBP) ställer fråga om konferensanläggningens hyresnivåer är på en marknadsmässig nivå.

Ordföranden föreslår att konferensanläggningens hyresnivåer kontrolleras för

att

säkerställa att de inte skiljer sig från vad som kan anses vara marknadsmässigt.

Beslut

Konferensanläggningens hyresnivåer kontrolleras för att säkerställa att de inte skiljer sig från vad som kan anses vara marknadsmässigt.

Jusjegande?/n// Utdragsbestyrkande

. ,A / ^,

/7 x

1 'I'

/ l

/

7”

(9)

'..:”:

q

1“. B

M är k

MARKS FASTIGHETS AB

§ 6

Internkontrollplan

Internkontrollplan daterad 2015-10-28 ingår ⁱ kallelsen till dagens styrelsemöte.

Styrelsen diskuterar dokumentet.

Ordföranden föreslår att internkontrollplanen uppdateras, beslut fattas vid ^nästa styrelsemöte. Frågor som särskilt behöver övervägas gäller panncentralen samt hyresförfrågningar.

Beslut

Internkontrollplanen uppdateras, beslut fattas vid ^nästastyrelsemöte. Frågor som särskilt behöver övervägas gäller panncentralen samt hyresförfrågningar.

J anges sign Utdragsbestyrkande

:11 .,

M'

₀

(10)

Mark

Sammanträdesdatum Sida ¹⁰(18) 2018-02-06

§ 7

Kommunala ändamålet

och

befogenheter

Ordföranden redogör för frågan om Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt om bolaget också har utfört

sitt

uppdrag inom ramen för Iokaliseringsprincipen.

I tjänsteskrivelsen till dagens möte anges också som förslag att styrelsen önskar att Spinnerskan ⁱ Mark AB tillser en översyn av Marks Fastighets AB:s bolagsordning avseende _§3, utifrån ändrade förutsättningar för bolaget.

Styrelsen diskuterar frågan.

Beslut

Styrelsen anser att Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt

att

bolaget också har utfört

sitt

uppdrag inom ramen för Iokaliseringsprincipen.

Styrelsen önskar att Spinnerskan ⁱ Mark AB tillser en översyn av Marks Fastighets AB:s bolagsordning avseende _§3, utifrån ändrade förutsättningar för bolaget.

JWCWn

Utdragsbestyrkande

(11)

M k

dig

ar

MARKS FASTIGHETS AB

§ 8

Arbetsordning för styrelsen 2018

Ordföranden presenterar Arbetsordning för styrelsen 2018.

BL“

Arbetsordning för styrelsen 2018 godkänns.

/

?ande

^sjgn Utdragsbestyrkande

(12)

:0.: “...

9

5 M ar k

MARKS FASTIGHETS AB

*5*

§ 9

VD-instruktion

2018

Ordföranden presenterar VD-instruktion 2018.

m

VD-instruktion 2018 godkänns.

?MÅ

sign Utdragsbestyrkande

(13)

M k

*5 ar

MARKS FASTIGHETS AB

§ 10

Instruktion för ekonomisk rapportering 2018

Ordföranden presenterar Instruktion för ekonomisk rapportering 2018.

M

Instruktion för ekonomisk rapportering 2018 godkänns.

Juster/eyndegçign Utdragsbestyrkande

(14)

:144, Q\::.:=›

5! Mark

§ 11

Information från Spinnerskan

i

Mark

AB

Sedan föregående styrelsemöte har det inte varit något möte ⁱ Spinnerskan ⁱMark AB.

Vd informerar

att

det förs en diskussion om bokslutsdispositionerna för bolagen i

Spinnerskan-koncernen, vilket kan innebära att Marks Fastighets AB:s resultat efter bokslutsdispositioner och skatt kan påverkas.

Utdragsbestyrkande

(15)

.1,_

M k

”5 ar

MARKS FASTIGHETS AB

§ 12

Fastigheten

Rydal

2:11

Vid föregående styrelsemöte gavs Tomas Poddig vid teknik- och serviceförvaltningen ⁱ uppdrag att lämna förslag på projektering _{av ny}ventilationsanläggning i Rydals-

fastigheten. Förslaget har inkommit strax före mötet, men eftersom det inte fanns med

i kallelsen flyttas frågan fram till nästa styrelsemöte.

Vd informerar om arbetet med sprinkleranläggningen. Ett företag har kontaktats för

att

genomföra en provtryckning av sprinkleranläggningen, men företaget har ännu inte haft möjlighet att inspektera anläggningen.

Vd informerar om oljeföroreningen. En ansökan har inlämnats om statligt bidrag för sanering, frågan samordnas av Länsstyrelsen. Naturvårdsverket fördelar bidragen, ^men är enligt uppgift försenade ⁱsitt arbete. Den senaste informationen är att

Naturvårdsverket lämnar besked under februari.

Vd informerar om hyresförfrågningar som har inkommit.

Vd informerar om förslag till avtal om fastighetsförvaltning för Rydalsfastigheten som har lämnats av TSF. Vd har därefter haft en dialog med TSF och avser

att

diskutera frågan vidare om vad avtalet konkret ska innehålla.

Det pågående arbetet med reparation/byte av fönster fortsätter. Ett ytterligare arbete med fönsterbyten är därefter inte aktuellt så länge frågan om fastighetsförvaltare inte är klar.

Ekonom informerar om ökade kostnader för vattenförbrukning pga en ny befuktnings- anläggning som har installerats av Rydals Museum. Möjligheten

att

vidarefakturera den ökade kostnaden för vattenförbrukning ska undersökas.

Utdragsbestyrkande

(16)

M k

*E ar

MARKS FASTIGHETS AB

Sammanträdesdatum Sida ¹⁶(18) 2018-02-06

§ 13

Fastigheten

Assberg

1:82

Vd informerar att fastighetsmäklare arbetar med att försöka sälja fastigheten.

Frågan om kondens på golvet i lokalen utreds vidare. Vd har varit ⁱkontakt med företaget som slipade golvet. Skanska i Borås har också kontaktats för att de ska göra en bedömning av frågan. En möjlighet är

att

installera en större avfuktningsanläggning, vilket ⁱ^såfall innebär en investeringskostnad. Ett företag med kunskaper om rengöring av golvytor har nyligen kontaktats för att utreda om sättet

att

rengöra golvet kan påverka golvets förmåga

att

absorbera vatten.

Utdragsbestyrkande

(17)

M k

' E

ar

MARKS FASTIGHETS AB

§ 14

Övriga frågor

Styrelsen informeras om

att

Svansjörummet inte är tillgängligt den 8 maj resp. 4 september. Vid dessa tillfällen blir det ett annat mötesrum.

(29W

sign Utdragsbestyrkande

biI

L

(18)

A

sig

Mark

§ 15

Nästa

ordinarie sammanträde

Nästa ordinarie sammanträde är den 13 mars kl 16.00. Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna.

Justeranjzäå/

Utdragsbestyrkande

63 _/

LMM Göfan

§0 Mark

-

flm.”

,V

,/

;ÄV f////*///Ö/)//

LMM

J

/

ärjusterat.

,

20,8 02 I;

2 0/

Päm

M k

5 ar

Innehållsförteckning

M k

5 ar

Fastställande

dagordning

0/

'

“åk/“LI

M k

ar

mötesprotokoll, uppföljning

beslut

//

M k

*5 ar

Presentation

Lilienberg

42/7

§4

5. Mark

5. Mark

Information

bokning/representation konferensanläggning

att

/

*7”*

M är k

Internkontrollplan

M'

Mark

Kommunala ändamålet

befogenheter

sitt

att

sitt

JWCWn

M k

ar

Arbetsordning för styrelsen 2018

BL“

?ande

5 M ar k

VD-instruktion

m

?MÅ

M k

*5 ar

Instruktion för ekonomisk rapportering 2018

M

5! Mark

Information från Spinnerskan

Mark

att

M k

”5 ar

Fastigheten

2:11

att

att

att

M k

*E ar

Fastigheten

^'

7”