I de följande sektionerna presenteras resultaten av analysen eller diffraktions- mönstret som bildades med utgångspunkt i livsmedelsavtalet, e-handeln respektive samdistributionen genom de olika kontexter som getts av teknologivärderingsmodellen. Först kommer den ingenjörsrelaterade, därefter följer den användarrelaterade, den miljörelaterade samt slutligen den socioekonomiska kontexten. Livsmedelavtal, e-handel och samdistribution är alla delar av livsmedelsförsörjningen till kommunens offentliga storkök. Vid tiden för intervjun var de alla i något skede av en förändrings- eller utveck- lingsprocess. Livsmedelsavtalet låg ute för anbud och inför det hade förfrågningsunderlaget formulerats så att det skulle ge bättre möjligheter än tidigare för mindre och regionala producenter att delta i processen. Till exempel gavs nu möjlighet att lämna anbud på delar av varubehovet. Upphandlingen gjordes gemensamt med tre näraliggande kommuner och påverkades dessutom av införandet av e-handel samt det påbörjade samdistri- butionsprojektet. Livsmedelsavtalet var först ut när kommunen successivt gick över till e-handel. Det främsta skälet till att införa e-handel var att underlätta fakturahanteringen på kommunens ekonomikontor. Samdistributionen organiserades av kommunen och innebar att grossister och producenter levererade varor till en samlastningscentral varifrån allt som skulle till en viss del av kommunen levererades en förutbestämd dag i veckan.
Ingenjörsrelaterad kontext
Utifrån den ingenjörsrelaterade kontexten fungerade e-handeln genom verktyg och tekniker i form av stationära datorer i respektive kök och en interaktiv hemsida på programvaruföretagets server. Varubeställningen gjordes genom att beställare i varje kök loggade in på hemsidan med hjälp av sina personliga användare och registrerade de varor och mängder som behövdes till köket samt i vilken vecka varan skulle levereras. Hemsidan hade konstruerats särskilt för kommunen utifrån livsmedelsavtalet och beställningen styrdes av vilka varor som fanns listade där. För att hitta den önskade varan på hemsidan kunde beställaren söka på produktnamn och –nummer eller leverantör. De tekniska system och infrastrukturer som krävdes för att e-handeln skulle fungera var, förutom IT-system med internetuppkoppling, elförsörjning och elnät. Diffraktionsmönstert av e-handelns uppgift i det ingenjörsrelaterade samman- hanget var att rationalisera beställningarna genom snabbare och mer prismedvetna inköp samt förenklad hantering av bekräftelser och fakturering. För att dessa effekter verkligen skulle uppnås måste dock systemen fungera
ihop med användarna, ett uppenbart problem att lösa sett i det ingenjörsrelaterade sammanhanget.
Samdistributionen innebar i fråga om det ingenjörsrelaterade sammanhanget
ett teknologiskt logistiksystem som utförde uppgiften att ta emot samtliga varor från producenter och grossister i en samlastningscentral varifrån en lastbil körde ut samtliga varor till alla kök i en hel kommundel en bestämd dag i veckan. Antalet transporter till köken hade därmed minskat. Lastbilen var utrustad så att den kunde ta frysta såväl som kylda och icke-kylda varor samtidigt. För att komma med i leveransen måste varorna finnas på plats i samlastningscentralen senast vid midnatt natten innan utkörning. Systemet med e-handel gav fördelar till samdistributionen eftersom samlastnings- centralen kunde ha kontroll på hur mycket varor som var på ingång, vilka olika förvaringsbehov som var aktuella och planera utrymme och arbete efter det. Leveransmängden till köken vid varje enskilt tillfälle hade i och med samdistributionen ökat vilket krävt inköp av fler kyl- och frysskåp i några av köken. Att de stora grossisterna slapp transporterna till varje kök gav förutsättningar för billigare upphandling. För de mindre och lokala producenterna kunde det vara helt avgörande för möjligheten att lämna anbud att de enbart behövde leverera till samlastningscentralen och slapp tids- och kostnadskrävande småleveranser till enskilda kök.
Användarrelaterad kontext
Samtidigt som förfrågningsunderlaget hade konstruerats på ett sätt som inneburit att mindre, lokala företag och producenter skulle se möjlighet att delta i anbudsgivningen hade samarbetet med de tre andra kommunerna också styrt livsmedelsavtalet till en begränsning av efterfrågade produkter för att få samstämmighet vid upphandlingen. Sett i det användarrelaterade samman- hanget innebar det att kökspersonalen fick minskad valfrihet vid varubeställningen. Att menyn var lika för alla kök innebar också minskad valfrihet för det enskilda köket samtidigt som livsmedelsinköpen, på grund av de större volymerna, beräknades bli billigare än om varje kök tillämpat sin egen meny.
Både livsmedelsavtalet och menyn förutsatte teknologier som anpassades, i vissa fall specialdesignades, så att de skulle fungera väl i användarsamman- hanget, i samspelet med användarna och annan teknologi i köken, till exempel förvaringssystemen, samdistributionen och e-handeln.
E-handeln hade, tolkad i den användarrelaterade kontexten, inneburit
omställningar av olika slag för dem som arbetade i köken. De hade fått anpassa sig till den nya tekniken, datoranvändningen var en nyhet för många och förändringen innebar ett nytt arbetsmoment där kökets inköpsansvariga måste
använda en dator för att göra varubeställningar som tidigare skötts med hjälp av telefon. Leveransen bekräftades också via datorn och fakturan gick därmed till betalning och behövde inte hanteras ytterligare av köken. Däremot måste följesedeln stämmas av mot fakturan och i de fall dessa inte stämde överens måste den skickas manuellt för att hanteras som avvikelse. Datorutrustning hade införskaffats till samtliga kök, de som arbetade i köken hade gått en utbildning för att klara den nya hanteringen och förväntades nu kunna passa in de nya arbetsmomenten i det ordinarie arbetet. Anpassningen kunde till exempel bestå i att ordna arbetet så att det gick att lämna köket under den tid det tog att sätta igång datorn och göra beställningen eller bekräfta varu- leveransen. Tidigare, när beställningar gjordes till respektive leverantör via telefon i köket, kunde fortfarande tillagningen övervakas och i viss mån skötas samtidigt. Den nya tekniken krävde en mer enkelriktad koncentration och planering av arbetsmomenten. Med avseende på användarsammanhanget enligt teknologivärderingsmodellen var, enligt kostchefen A, den omedelbara fördelen för kökspersonalen att ett arbetsmoment i fakturahanteringen sparades in genom att fakturorna inte längre måste skrivas för hand.
Andra, mer generella fördelar beskrev kostchefen A som att ”det blir snabbare köp” och ”man blir mer prismedveten”. Hon påpekade också att det krävs att ”man måste få systemen att fungera” så att ”det går fort att beställa” eftersom det inte finns någon extra tid att sitta framför datorn. Hennes kommentar tolkar jag som att hon såg att datoriseringen å ena sidan gav uppenbara fördelar och skapade motivation så länge den fungerade enligt planerna men att den å andra sidan var mer sårbar och svårhanterlig för användarna vid driftsstörningar eller oväntade förutsättningar. Sårbarheten kom sig av att kommunikationen normalt fungerade utan en levande motpart och att en sådan inte givet fanns till hands omedelbart när den behövdes. En tydlig illustration ges återigen av Lisbeths situation när hennes clementin- beställningar misslyckades, se prologen. Kommunen var tidigt ute med att införa e-handel och det hade enligt kostchefen A både för- och nackdelar. Både användarnas anpassning till den nya teknologin och anpassandet av teknologin till användarsammanhanget kunde antas bli mer drabbade av ”barnsjukdomar”, samtidigt som det också kunde förväntas en större öppenhet för hur lösningarna skulle kunna se ut, än om systemet varit väl beprövat.
Tolkad i det användarrelaterade sammanhanget hade samdistributionen krävt att arbetet i köken anpassats till att ta emot alla veckans varor vid ett tillfälle. En förändring som inte uppenbart underlättat arbetet jämfört med tidigare då leveranserna var spridda över veckan. Nu kom alla varor samtidigt och det gällde att just då ha ork, plats och tid att hantera dem. Enligt kostchefen A var den övervägande inställningen hos kökspersonalen ändå
positiv, de hade en tro på att situationen totalt sett skulle förbättras i och med förändringarna.
Miljörelaterad kontext
Även miljön påverkades av livsmedelsavtalet sett utifrån modellens miljörelaterade sammanhang. I de fall de ökade möjligheterna för lokala producenter att lämna anbud också slutade med kontrakt kunde detta förmodas minska de miljöstörande konsekvenserna jämfört med tidigare. Till exempel skulle mängden långväga transporter kunna minska tack vare fler lokala och regionala producenter och grossister. Nyttjandet av jordbruksmark i närområdet skulle dessutom kunna bidra till att öka den biologiska mångfalden.
Tolkad i det miljörelaterade sammanhanget kunde e-handeln eventuellt få positiva effekter genom minskad resursåtgång när dokument hanterades elektroniskt. Samtidigt gjorde den elektroniska överföringen det möjligt att söka och skriva ut information som annars kanske inte ansetts vare sig intressant eller angelägen och därmed kunde det finnas risk att pappers- åtgången istället skulle öka. Ur energisynpunkt drog IT-utrustningen elström, också när den inte användes, om den lämnats i stand-by-läge.
Samdistributionen innebar med hänsyn till den miljörelaterade kontexten
färre tunga transporter till köken vilket förväntades kunna ge positiva miljö- effekter genom mindre utsläpp, buller och farliga trafiksituationer i för- hållande till tidigare.
Socioekonomisk och kulturell kontext
Tolkad i det socioekonomiska sammanhanget styrde och styrdes verksam- hetens ekonomiska ramar av bland annat livsmedelsavtalet. I det förfrågningsunderlag som var aktuellt vid tiden för intervjun ingick förutsät- tningar, prioriteringar, som skulle göra det möjligt för småskaliga producenter att kunna konkurrera med delleveranser av närodlade livsmedel. Detta, tillsammans med samdistributionen, innebar att konkurrensen om avtalet hade ökat. Kostchefen A angav att antalet anbudslämnare i runda tal ökat från två till tio.
Övergången till e-handel visar också på behov, prioriteringar och ekonomiska omständigheter som inverkade på den socioekonomiska och kulturella kontexten. E-handel infördes som svar på ett allmänt behov hos kommunen att effektivisera fakturahanteringen och livsmedelsinköpen valdes ut (prioriterades) som försöksområde i ett pilotprojekt för att pröva den nya teknologin. Att just livsmedelsområdet blev först ut med e-handel berodde
enligt kostchefen A på att det var så komplext, det skulle alltså ha mycket att vinna på den förenkling och effektivisering som datoriseringen antogs innebära. E-handeln förväntades göra beställarna mer prismedvetna och därmed även få positiva ekonomiska konsekvenser inköpsmässigt. Beställarna – kökspersonal – hade fått utbildning i datorhantering, något som ”många [ ] aldrig hållit på med tidigare” enligt kostchefen A. Med en tillbakablick på kapitlets inledande scenario visar sig e-handeln inte automatiskt medföra förenkling och effektivisering. För Lisbeth krävdes en omstrukturering av arbetsdagen för att skapa det tidsutrymme som behövdes för att utföra beställningarna vid en stationär dator. Hon hade dessutom erfarenhet av att programvara och beställningslista inte fungerade korrekt och begripligt vilket gjorde att den nya teknikanvändningen snarare uppfattades som merarbete än som effektivisering.
Med samtransporterna förändrades verksamhetens organisation enligt teknologivärderingsmodellens socioekonomiska och kulturella kontext, dels i och med samlastningscentralen och dels genom att varje kök endast fick en varuleverans i veckan. Vid samlastningscentralen togs varorna emot från respektive leverantör, förvarades och lastades om för transport till köken. Jämfört med tidigare då varje leverantör körde ut sina varor innebar det att varumottagningen i köken koncentrerades till ett bestämt tillfälle i veckan då samtliga varor måste tas om hand. Utifrån modellens socioekonomiska kontext förväntades samdistributionen även ge en positiv påverkan på ekonomin tack vare lägre priser med hänsyn till att leverantörernas transportkostnader antogs minska när de inte längre behövde köra ut sina varor till varje kök.