1 PLANERING I MINDRE FÖRETAG - EN BAKGRUNDSTECKNING OCH STUDIENS SYFTE
1.4 Den etablerade planeringssynen och de mindre företagen
I likhet med att den samhälleliga överbyggnaden bär storskalighetens prägel har
även kunskaps- och teoriuppbyggnad om företagandet i stort vilat pä studier av större företag. Detta gäller i hög grad också planeringsomrâdet. Den kunskaps produktion som skett redovisar ofta erfarenheter från och/eller studier av stör re organisationer och dessa teorier och normativa rekommendationer har förut satts vara allmängiltiga. Sålunda har antagits att kunskap om planering pä indi rekt väg går att omsätta till de mindre företagens situation. Denna utgångs punkt måste därvid bygga på antagandet att förhållandena i små företag i stort överensstämmer med de som råder i stora företag.
Kunskapen om planeringens olika dimensioner kommer alltså från studier om de stora företagen och är primärt utvecklad för att passa dessa. Teorierna ses därvidlag i huvudsak som storleksneutrala och anpassningen av denna kunskap till mindre och medelstora företag förutsättes kunna ske genom krympning. Föreställningen om att processer och strukturer är neutrala i förhållande till företagsstorlek är i allmänhet tveksam och i synnerhet kan man ställa sig frå gande huruvida ett sådant krympningsförfarande är lämpligt i samband med planering. Där gäller det att bestämma eller förbereda företagets långsiktiga inriktning utifrån de grundkaraktäristika som råder i företaget och dess miljö. Grundvalarna för ett litet och ett stort företag är oftast olika, vilket torde implicera skilda angreppssätt för dessa två kategorier av företag.^)
Vid studier av tidigare undersökningar inom planeringsområdet står det klart att formell planering vanligen är sparsamt förekommande eller rent av saknas i de mindre företagen.^)
vid
en jämförelse över storleken mellan företag fram kommer att formaliserad långsiktig planering blir vanligare när företagen blir större. Det är rimligt att anta att de egenskaper som döljer sig bakom storleks måttet återverkar på organisationens upplevda behov av och förutsättningar för att bedriva planering. Dessa behov kan dels springa fram ur det faktum att olikheter i intern struktur mellan små och stora företag existerar, dels vara en följd av att företagen har skilda förutsättningar att agera på marknader.Vad gäller småföretagens agerande i miljön sägs denna bl a utmärkas av att man kan tillgodose mer unika behov och därigenom fâ en viss nisch pä marknaden, att produktionen delvis kan vara hantverksmässigt baserad, att man vänder sig till en företrädesvis lokal marknad samt att man i allmänhet saknar reella möj ligheter till marknadsdominans. Detta förutsättes kompenseras av en väl ut vecklad förmåga att reagera på förändringar i miljön, dvs mindre företag anses vara förhållandevis flexibla.16)
Småföretagens relation till sin miljö sammanfattas av Ramström som konstate rar att även de mindre företagen har ett behov av att kunna hantera planerings-komplexet, men att förutsättningarna härför skiljer sig från de stora företa gens.
"När det gäller det mindre företagets planeringsproblem, bortser man också ofta från att dessa enheter i jämförelse med storföre tagen, ofta har begränsade möjligheter att behärska sin omgivning och därigenom kunna fastlägga en långsiktig handlingslinje. I stället måste den - även för småföretagen livsavgörande - långsik tiga planeringen för det mindre företagets vidkommande snarare inrikta sig på att skapa flexibilitet och handlingsberedskap..." (Ramström 1973, s 2)
Förutom svårigheterna att nöjaktigt kunna hantera den externa miljön har mindre organisationer vanligen en outvecklad administrationsfunktion, där såväl personella som materiella resurser inbegrips. Detta leder till att man även in ternt har specifika särdrag som kan göra att planeringsfunktionen hanteras annorlunda. Företagsledaren sägs i det lilla företaget ha en dominerande ställ ning både vad gäller prioritering av arbetsuppgifter och utförandet av dessa. Frånvaron av utbyggda administrativa system nödvändiggör också ett mång-funktionellt ianspråktagande av företagsledaren som resurs. Dock är det leda rens personliga intresseinriktning som avgör var tyngdpunkten i dennes ledning-arbete kommer att ligga. Entreprenörsegenskaperna är ofta av teknisk natur vilket leder till att frågor av långsiktig administrativ art lätt ses som impro duktiva.
Det lilla företaget innehåller vidare relativt få människor vilket i allmänhet får till följd att organisationen vilar på en, ur organisatorisk synpunkt, mer infor mell bas. Dessutom medför litenheten att såväl produktion som administration blir mer överblickbar, antalet vertikala nivåer fåtaliga, brett yrkeskunnande i stället för höggradig specialisering m m. Det informellt präglade nätverket av relationer mellan organisationens medlemmar och mångsidigheten i yrkesutö vandet bildar ytterligare förutsättningar för det lilla företagets planering. Betydelsefullt för möjligheten att planera är också den uppsättning basresurser som det lilla företaget innehåller. Resurserna kan bestå av system för ekono misk styrning, maskinella komponenter, planeringsmetoder samt personalens erfarenhet och kunskap. Så är nyckelpersoners kunskapsluckor, informationsin samlings- och dokumentationssystemens enkla rutiner och ett otillräckligt ut nyttjande av befintlig information exempel på förhållanden som försvårar en situationsanpassad planering.17)
Dessa exemplifieringar av småföretagens särdrag ger uttryck för att mindre företag i väsentliga avseenden uppvisar egenskaper som klart skiljer sig från vad som återfinns i stora företag. Olikheter som därmed skulle kunna tänkas ge upphov till andra behov av styrinstrument, behov som återspeglas i sättet att planera.
Det lilla företaget bör i så fall betraktas som en specifik företeelse vilket leder till att planering i sådana organisationer måste ses från delvis andra perspektiv. Eftersom all planering förutsättes vara ett instrument för framtidsorientering är det nödvändigt att styrinstrumentet är anpassat till behovet vilket i allmän het bestäms av förhållanden i den externa och interna miljön. Därvid kan sådana faktorer som företagets storlek, dess produktinriktning, miljöns karaktäristik i termer av dynamik och komplexitet, personers planeringserfarenhet och ledar stil tillsammans forma utseendet på planeringen (dess omfattning, form, grad av formalisering, specialisering, detaljering, organisation m m).
Sålunda bygger tanken om en för de mindre företagen lämplig planering på att planeringsprocessen utgår från företagets aktuella situation. Genom att tillva
rata och utveckla individernas egenskaper och föreställningar, de resursuppsätt ningar som finns eller med lätthet kan aktiveras och de organisatoriska förut sättningarna kan detta tillsammans med de betingelser som den externa miljön uppställer resultera i det ramverk som formar planeringsprocessen. Kravet på situationsanpassning skulle sålunda vara vägledande för den planeringsstil som utmärker småföretag.18)