Några formella förhållanden om småföretags planering - -empiriska studier

Endast några få av utförda undersökningar om mindre och medelstora företag har haft som huvudsyfte att kartlägga och analysera förekomsten och använd­ ningen av styr- och planeringssystem i sådana företag. Dock har denna sida ibland kommit med som en del i större avhandlade områden.

Johansson och Sillén redovisade år 1968 en undersökning med titeln "Små­ industri och familjeföretagare". Enligt denna undersökning hade 44 procent av familjeföretag med 5-500 anställda någon form av långsiktsplanering och av

dessa en större andel bland medelstora företag, dvs 200-500 anställda. Endast ett fåtal hade dock en någorlunda fullständig skriftlig långsiktsplanering. Samma undersökning påvisade även att 43 procent av företagen budgeterade sin verksamhet, men att bland dessa endast några få hade mer fullständiga bud­ geteringssystem.^35)

SAF sammanfattade 1971 den då rådande situationen för mindre företag i skrif­ ten "Mindre företag i närbild".36) Som underlag för sina slutsatser användes den ovan relaterade undersökningen av Johansson-Sillén och en undersökning av Nilsson, med titeln "Företagande - väg till framgång eller misslyckande"^)

samt de forsknings- och utredningsresultat som framtagits vid avdelningen för företagsekonomi vid Umeå universitet om mindre och medelstora företag. Dess­ utom valdes 50 företag ut som intensivstuderades. Beträffande ekonomisk styr­ ning framkom att de formella bristerna ofta är stora. Dessa kunde bl a hänföras till redovisningssystemet som gav otillräcklig information, avsaknaden av bud­ getering samt till den ekonomiska planeringen som inte var baserad på precise­ rade mål.

I studien "Framtid för familjeföretag, del 1" av Gläder m fl (1974) totalunder-söktes alla tillverkande familjeföretag med fler än 19 anställda i Västerbottens län. En av de undersökta förhållandena rörde ekonomisk planering och därvid skildes på två planeringshorisonter, över- respektive understigande 1 år. Be­ träffande tidshorisonten understigande 1 år framkom att 25 procent av företa­ gen i storleksgruppen 20-49 anställda tillämpade ett fullt utbyggt budgetsystem, medan däremot 40 procent av företagen upprättade budgetar för vissa områden. I storleksgruppen 50-99 anställda hade 60 procent ett utbyggt budgetsystem och användandet av fullständiga budgetar blev ännu mer brukligt i de större stor­ leksklasserna. Endast 16 procent av företagen hade ett system för planering överstigande ettårshorisonten. 46 procent av företagen saknade ett egentligt system för denna typ av planering men utarbetade i viss utsträckning analyser och planer för framtiden. Resterande företag, drygt 1/3, uppgav sig ha ofull­ ständig planering.38)

Parallellt med nyss nämnda studie undersöktes samtliga producerande familje­ företag i Kronobergs län med fler än 30 sysselsatta (Hult och Johannisson 1974).

Där framgick att företag med fler än 100 sysselsatta hade ett försprång på planeringssidan vad gällde olika funktionella områden som försäljning, finansie­ ring och produktion medan den långsiktiga planeringen överraskande nog före­ föll ske utförligare i företag i de mindre storleksklasserna. Planering på lång sikt släpade dock efter för alla företag oavsett storlek. Planeringsnivå ställd mot branschtillhörighet visade en variationsrik bild vilket förklarades med att företag i skilda branscher upplever olika behov av planering.^9)

"Företagsformer i teori och tillämpning" är titeln på en studie som genomfördes

1975 vid avdelningen för företagsekonomi vid Umeå universitet. Många av de i denna undersökning ingående företagen hade färre än 10 anställda. Produceran­ de företag av denna typ hade en knapphändig planering och den formaliserade styrning som undantagsvis förekom skedde oftast med hjälp av konsulter, främst genom anlitad redovisningsbyrå och revisor.^) Att denna typ av konsulter och andra externa experter har stor betydelse för de minsta företagen visas även av ett flertal andra studier och detta förhållande beror bl a på företagsled­ ningens/ägarnas bristfälliga ekonomiska kunskaper.^!) Små handelsföretag har även de ett rudimentärt framförhållhingssystem, men detta kompenseras, av att de ofta är uppkopplade till större handelskedjor eller är frivilligt anslutna till branschspecifika intresseorganisationer vilka är behjälpliga vid planering och styrning.

Sveriges Verkstadsförening har med fem års mellanrum, 1972 och 1977, genom­ fört en budgetenkät som behandlar ekonomisk planering inom små och medel­ stora verkstadsföretag. I den senast genomförda enkätstudien framkom att endast 19 procent av företagen inte alls eller bara undantagsvis hade kortsiktig planering. Nära hälften av de minsta företagen, 10-24 anställda, hade denna typ av korttidsplanering 1972 medan andelen hade sjunkit till 25 procent 1977. Mot­ svarande andel för företag med 100-199 anställda vid de båda undersökningstill­ fällena var 11 respektive 6 procent. System för planering på lång sikt fanns i utvecklad form hos 15 procent av undersökta företag. Betydande skillnader kan härvidlag utläsas mellan små och stora företag. Så hade endast 6 procent av de

minsta företagen ett sådant system medan företag med fler än 200 anställda hade det i en utsträckning motsvarande 30 procent.

Av 1977 års enkät framgår vidare att 44 procent av samtliga företag i någon form anlitar extern redovisnings-/revisionsbyrå. I den minsta storleksgruppen köpte 69 procent sådana tjänster och det var i första hand hjälp med bokslut dessa företag efterfrågade. Utnyttjandet av externa revisions- och redovis­ ningsbyråer hade varken ökat eller minskat sedan 1972.^2)

Verkstadsföreningens båda enkätstudier pekar på förhållandet att förekomsten av formella rutiner för ekonomisk planering och kontroll på kort och lång sikt är lägre bland underleverantörer än i branschen som helhet. Exempelvis kan näm­ nas att 1977 års studie visade att 48 procent av underleverantörsföretagen hade ofullständig planering på längre sikt, medan andelen bland "tillverkare av egna standardiserade produkter" låg 10 procentenheter lägre. Skillnaderna i före­ komsten av formaliserad planering förklaras delvis av att andelen små företag är högre bland underleverantörer. Dessutom kan underleverantören, beroende på sin koppling till beställaren, uppleva behovet av utvecklad planering som mindre nödvändigt. Dock hävdas, även om hänsyn tas till dylika förklaringar, att plane­ ringsnivån är lägre bland underleverantörsföretag än hos fristående företag.^) Även utländska studier har visat på samma situation vad gäller förekomst och inriktning av strategisk planering som framkommit i nyss refererade svenska undersökningar. Så framkommer i Unni (1981) att endast en fjärdedel av små­ företagen bedriver en planering som kan betraktas som helhetstäckande. I stället byggs den planering som utförs upp kring någon enstaka aktivitet. Mer­ parten, drygt 80 procent, i nyss nämnda studie har utvecklat planer inom för­ säljningsområdet. Motsvarande tendens framgår även i en studie av Godiwalla et al (1978).

Förhållandet att småföretag har en planering som kan betecknas som projekt-orienterad framkommer likaså hos Gibb och Scott (1983). Ansträngningar som har strategisk inriktning fokuseras till något eller några specifika objekt av typen marknadsföring, försäljning och investeringar.

Företagsledarens centrala roll i samband med strategisk planering i småföretag är också ett ofta återkommande studieresultat. I nyss refererade studie av Unni (1981) redovisas att förekomsten av planer tycks vara relaterat till ägaren/leda­ rens ålder, formella utbildning och tidigare erfarenhet.

"Those engaged in strategic planning were found to be typically college educated and in the age group of 31-35." (Unni 1981, s 56) Detta pekar på det faktum att kunskapsbristen och avsaknaden av erfarenhet om strategisk planering kan utgöra en viktig barriär mot att bedriva planering i mindre och medelstora företag. Såväl Unni (1981) som Robinson (1979) lyfter fram detta faktum vilket får till följd att kortsiktigheten i beteendet, dag-till-dag-verksamheten, dominerar.

Ett sätt att kompensera denna brist på kunskap och erfarenhet i strategiska frågor är att engagera externa personer med relevant kompetens. Robinson (1982) har i en annan studie funnit att detta är en nödvändighet, åtminstone under en övergångsperiod för att småföretag skall kunna tillgodogöra sig strate­ gisk planering som ett viktigt ledningsinstrument.

"The tentative conclusion of this study is that small businesses should incorporate outsiders into their planning and strategic decision making on a regular, repetetive basis." (Robinson 1982, s 91)

Även det sätt varpå planeringsprocessen tar sig uttryck har varit föremål för studier. Så fann Robinson och Pearce II (1983) att mindre organisationer i all­ mänhet tillämpar mer informellt präglade rutiner för att bedriva den strate­ giska planeringen. Förhållandet att planering tar sig delvis andra uttryck i mindre organisationer än vad fallet är för större framkommer likaledes i Naylor och Schauland (1976). En anpassning av planeringsprocessen till interna be­ tingelser tycks således ske.

Sammanfattningsvis uppvisar de här refererade undersökningarna en relativt enhetlig bild av planeringssituationen i de mindre och medelstora företagen.

Formella system för framtidsorientering är sparsamt förekommande. Den lång­ siktiga planering som sker kännetecknas genom betydande inslag av "finger-spitzgefühl". Instrument finns i de flesta företag i denna storlekskategori för kontroll och samordning av den kortsiktiga verksamheten. Dessa instrument styr dock enbart vissa funktioner i företagen och fullständigt utbyggda system är ovanligt förekommande.

En allmän slutsats som också kan dras vid en genomgång av tidigare studier är att det stora flertalet av dessa har syftat till att beskriva enklare strukturella förhållanden som karaktäriserar planering i mindre företag.^) Under senare tid har det dock blivit alltmer vanligt att studera planering ur ett vidare perspek­ tiv. I linje med detta förespråkas allt oftare betydelsen av att tillföra kvalita­ tiva dimensioner vid studium av planering. T ex Datta (1980) har skisserat nya ansatser som forskningen inom strategisk planering bör ta. Han tar därvid av­ stånd från den normativa inriktningen och menar att vi fortfarande inte har tillräcklig kunskap om planering och de uttryck denna får i olika situationer. För att nå denna kunskap måste enskilda företag intensivstuderas där plane­ ringens kvalitativa snarare än de ofta framtonade kvantitativa aspekterna lyftes fram.

Genom den ökade kunskap som detta skulle innebära blir det i förlängningen möjligt att utveckla en flexibel referensram kring strategisk planering som avspeglar dess verkliga natur. Detta i motsats till de allomfattande och norma­ tiva "regelverk" som många förordar. Även om en situationsanpassad ansats förespråkas av många får detta dock snarare ses som ett forskningsmässigt ideal emedan komplexiteten i att beakta alla planeringsrelevanta faktorer och relationerna dem emellan är stor.

"... it is a formidable research task to explore not only what might be relatively exhaustive sets of situational and design variables in various types of settings. Even more monumental is the task of in­ creasing our understanding about the specific nature of the inter­ relationship between these variables." (Lorange 1978, s 34)