Företagets organisation

De organisationsanknutna krav och restriktioner som samhället ställer på före­ tagandet kommer främst till uttryck genom den associationsformsinriktade lag­ stiftningen. I denna regleras förhållanden som rör ansvarighetsfrågan, kapital­ bildningen, succession, bolagsorgan, beslutsfattande och informationsskyldighet. Lagstiftningen kring dessa förhållanden är allmängiltigt hållna, dvs man har i huvudsak valt att utforma lagregler som ej tar hänsyn till företagens olika ka­ raktär. Detta ramverk kan ses som en del av organisationens omgivning och brukar benämnas värde- eller allmän samhällsmiljö.15)

Det står sålunda det enskilda företaget relativt fritt att utforma sin egen orga­ nisation så att det på bästa möjliga sätt kan lösa sina primära uppgifter. Därvid har frågor kring organiserandet kommit att utgöra ett centralt fenoment efter­ som man genom olika strukturella arrangemang söker skapa en total organisa­ tion som i någon bemärkelse skall vara så effektiv som möjlig. Detta har också under en lång följd av år upptagit intresse inom den företagsekonomiska forsk­ arvärlden.

Tidiga organisationsorienterade skolbildningar betonade framför allt interna strategiska principer för att uppnå ett planerat beteende i organisationen. Stra­ tegiernas direkta effekter blev utvecklande av styrsystem och dessa användes så gott som uteslutande för intern kontroll av verksamheten. Taylor (1916) är något av en galjonsfigur för denna skola och han förordade bl a specialiserade arbetsmoment med små inslag av samarbete mellan befattningshavare.^) Del­ vis som en reaktion på de dysfunktioner ett anammande av den renodlade tay-lorianismen skapade växte den s k Human Relations-skolan fram vilken betona­ de alternativa former för arbetsorganisation.-^)

Under 1950-talet, med vissa trevande försök i England redan under 40-talet, kom i samband med en stegrad teknologisk utvecklingen den Socio-tekniska

skolan. Budskapet var här att identifiera de villkor som gäller fo*' att på bästa sätt matcha tekniska och sociala system. Det gällde alltså att optimera inte bara det tekniska systemet utan också den sociala organisationen och i skandi­ navisk arbetsorganisation har de praktiska tillämpningarna tagit sig formen av försök med bl a självstyrande organisationsformer och arbetsrotation.18) De ambitioner att söka arbeta fram bestämda rekommendationer för hur orga­ nisationer bör vara uppbyggda, vilket kännetecknade de "klassiska" organisa­ tionsteoretikernas arbeten, ersattes under mitten av detta århundrade med en syn som primärt tog sikte på hur organisationer faktiskt fungerar. Så växte en mer markant inriktning fram som satte organisationers beslutsfattande i cent­ rum och perspektivet vidgades alltmer till att söka kunskap om de mekanismer som håller samman och får en organisation att fungera.^)

Den öppna systemsynen, där företaget bl a förutsättes kopplat till en handlings­ miljö via olika utbytesprocesser, ledde vidare fram till teorier och kunskap om nödvändig situationsanpassning. Detta contingency-tänkande har sitt ursprung i att en organisations struktur skall utformas så att vissa betingelser som miljö­ förhållanden, teknologi och storlek beaktas. Man kom därmed att betona olika interna systems betydelse för anpassning av företaget till de situationella be­

tingelserna.^) Denna förändring av synsätt - från ett företrädesvis internt perspektiv till ett omgivnings-/miljörelaterat - kan sägas återspegla föränd­ ringen i synen på företaget och dess roll i samhället. Från att tidigare täm-lingen ostört och frikopplat kunnat verka i sin miljö har företagen i ökad om­ fattning kommit att inlemmas och utgöra en viktig beståndsdel i det alltmer komplexa samhället.

Den s k "contingency teorin" har i detta sammanhang av många setts som viktig emedan denna teori skall integrera tidigare klassiska teorier om företagsledning med senare beteendevetenskapligt inriktade dylika. Omfattande forskning med denna ansats har även bedrivits där problemområdena varierat. T ex har organi­ sationsutformning, individers beteende och ledarskapsfrågor penetrerats med en sådan ansats men även strategiskt och planeringsmässigt närstående områden har medtagits.21) Karaktäristiskt för de relativt mångtaliga arbeten som ut­

förts där contingency teorin sammanlänkats med strategisk planering är att den empiriska kopplingen i den övervägande majoriteten av dessa ej är påtaglig.22) Företrädare för mindre företag har i detta sammanhang även de efterlyst större insatser för att analysera relationen mellan planeringssystem och den kontext som föreligger. Behovet av sådana ansatser motiveras av att de egenskaper som vanligtvis tillskrives planeringssystem, som olika nivåer vad gäller t ex formali-sering, specialisering och centralisering sägs vara avhängiga den interna och externa miljön. Bland sådana i miljön bestämmande faktorer finns förutom t ex branschens grad av komplexitet och dynamik även företagsstorleken i sig och sådana för mindre företag interna nyckelkaraktäristika som ledarstil.23)

Företagets struktur betonas således och dess koppling till strategi har också påtalats. Så fann Chandler (1962) i sin forskning, där organisationsstruktur och marknadsförhållandena studerades, att strukturen är en följd av den strategi som företaget bekänner sig till. Förhållandet att vissa strategier verkar styran­ de på strukturen har emellertid varit utsatt för prövning och t ex Normann menar att en mer modifierad inställning till denna relation bör intas. Det om­ vända förhållandet ses av denne som minst lika riktigt genom att den existeran­ de verksamheten och strukturen leder

"... till att vissa typer av idéer och embryon till nya verksamhets­ grenar 'automatiskt1 genereras, vilket starkt påverkar vilken stra­ tegi som är önskvärd eller möjlig att formulera." (Normann 1975, s 21)

Oavsett om strategin är en följd av befintlig struktur eller tvärtom, så under­ stryks förhållandet att dessa två fenomen är relaterade till varandra. Frågan om organisering, dvs formandet och utformningen av en struktur, blir därvid en relevant dimension att beakta när företeelsen planering studeras.24)

Med organisation i betydelsen att organisera avses således de mekanismer som har till syfte att skapa strukturer och processer som gör det möjligt att bedriva verksamheten på ett effektivt sätt. Strukturen kan därvid betraktas som medel för att uppnå vissa bestämda avsikter.

"Structure is a means for attaining the objectives and goals of an institution." (Drucker 1974, s 52)

Organisationers design har ägnats stor uppmärksamhet i forskningen och olika komponenter har identifierats. Sä anger t ex Child (1977 b) dessa bestå av allo­ kering av uppgifter och ansvar till individer, utformade av ett formellt ramverk för rapport- och ordervägar vilket inkluderar ett fastläggande av antalet hierar­ kier och kontrollspannens storlek, "klustrande" av sektioner och enheter till en organisatorisk helhet, fördelning av auktoritet, utformning av kommunikations­ system samt utvecklande av system för individernas rollbeteende och belö­ ningar.

Att organisera innebär således att man via ett antal strukturkomponenter anger de förutsättningar och mekanismer som gör det möjligt att bedriva en verksam­ het pä ett effektivt sätt. I allmänhet kan organisatorisk utformning sammanfat­ tas i några viktigare aspekter som skall beaktas.25) pör det första erfordras en organisatorisk ram för verksamheten i stort vilken benämnes basstruktur. Denna tar fasta på hur arbetet är fördelat inom organisationen och hur samordningen därav kommer till stånd. Basstrukturen återges vanligen i termer av organisa­ tionsscheman, funktionsbeskrivningar m m.

För det andra är det nödvändigt att förse organisationer med ett ramverk som föreskriver vad som förväntas av medlemmarna i deras roller. Detta sker genom utformande av ett antal funktioner ("operating mechanisms") som kan ta sig ut­ tryck i stående order, manualer, regler och procedurer, vilka har till uppgift att stötta basstrukturen. Informationssystem, kontrollprocedurer och belönings­ system är exempel härpå.

Slutligen erfordras att organisationen förses med en uppsättning beslutsmeka­ nismer, vilka tar fasta på att skapa nödvändiga förutsättningar för att organisa­ tionen inom sig skall kunna påverka under vilka betingelser man vill existera. Informationsinsamling - utvärdering, transformering av data till relevanta be-sluts-/planeringsunderlag är exempel på några dimensioner som dessa "arrange­ ments for relevant intelligence" skall ta hänsyn till.

"The allocation of responsabilities, the grouping of functions, decision-making, co-ordination and control - all these are funda­ mental requirements for the continued operation of an organiza­ tion." (Child 1977 b, s 9)

Emellertid tycks det vara så att en beskrivning av organiserandet i termer av basstrukturer och funktioner inte är tillräckligt för att helt fånga in struktu­ rella fenomen. Man menar att åtminstone basstrukturbegreppet bör behandlas försiktigt och söka relatera detta till de aktuella förhållanden som företag ver­ kar i. Lorsch (1970) menar att diskussioner kring organisationers basstruktur bör kompletteras med begreppen differentiering och integrering för att därigenom komma bort från att "allt beror av allt".26)

Beroende på strukturens utseende kan en klassificering och typologisering ske. Den vanligaste indelningen inom vår ämnesdisciplin på detta är som tidigare nämnts urskiljandet av strukturtyperna mekanisk, organisk, byråkratisk och matrisorganisation. I detta fall har strukturklassificeringen omgivningssituatio-nella kopplingar i så motto att en "bästa" struktur givet situationen antas exi-stera.27)

Dock är det inte nödvändigt att relatera organisationsmönster till miljösituatio­ nen för att nå fram till en typologisering av företagsorganisation. Sjöstrand (1973) har undersökt företag med förhållandevis likartad verksamhetsinriktning (byggnads-och anläggningsverksamhet) vilket gör att omgivningsbetingade fak­ torer inte utgör någon primär grund för den av honom utvecklade organisations­ typologin. I sin undersökning studerades 38 svenska byggföretag och på basis av dessa fann Sjöstrand att åtta olika typer kunde urskiljas. Fyra av dessa kan betecknas som vanliga eller "äkta" medan resterande fyra typer karaktäriseras av författaren som "udda". De "äkta" organisationstyper som Sjöstrand fann var den komplexa, den produktionscentrerade, den specialiserade och den ointegre­ rade företagsorganisationen.

Vid sidan av att karaktärisera en organisation i strukturella termer kan ett processuellt perspektiv anläggas. De båda företeelserna struktur respektive process skall därvid ses som två olika sätt att beskriva ett visst fenomen. En

strukturell beskrivning ger en statisk bild medan den processuella motsvarig­ heten försöker fånga in ett händelseförlopp över tiden.

"En strukturell beskrivning ger en, visserligen statisk, bild av verkligheten. En sådan bild blir konserverande och ointressant om den utgör hela beskrivningen. Om den däremot används som en förutsättning för processerna, påverkande och påverkad av dessa, fyller även en strukturell beskrivning sin plats. För att sedan 'fylla i1 strukturerna får man börja med en beskrivning och analys av processtrukturer, dvs det, åtminstone på kort sikt, bestående mönstret för relationerna mellan elementen (inom och mellan system)." (Holmquist 1980, s 154)

T ex Thompson (1967) har utvecklat en föreställning med fyra olika situationer under vilka beslutsprocesser äger rum. I samma termer har Axelsson och Rosenberg (1976) och samme Axelsson (1981) diskuterat samspelet mellan be­ slutssituationer och beslutsprocesser. Så skiljer man på fyra olika typer av be­ slutsprocesser som svarar mot den klarhet eller oklarhet som karaktäriserar mål-medel-uppsättningen i en beslutssituation. De fyra beslutsprocesserna be­ nämnes därvid synoptisk, analytisk, socio-politisk samt inkrementell.

Andra författare har i sina studier över processer som organisatoriskt fenomen vidgat perspektivet utöver att enbart gälla beslut och de uttryck dessa tar sig givet en viss situation. Intresset fokuseras i stället till hur organisationen som helhet kan karaktäriseras med avseende på hur den genomför och samordnar strategiska beslut.28)

Miller och Friesen (1978, 1980) samt Miller (1981) har ägnat betydande forsk­ ning åt att identifiera sådana processuellt baserade organisationskaraktärer ("archetypes"). Beroende på hur adaptiva processer växer fram via samspelet mellan strategiska processer, omgivning och struktur har ett flertal "typer" identifierats. "The stagnant bureaucracy", "the dominant firm" och "the adap­ tive firm" utgör beteckningar på några huvudtyper dessa författare funnit. Mintzberg (1978) har genomfört en grov indelning av planeringsteorin i tre olika grupper vilka skilts åt med avseende på det synsätt respektive grupp anlägger vad gäller organisatoriska flöden och processer. "The Planning Mode" känne­

tecknas härvid av processer med en hög formaliseringsgrad där en klar mål-medel-situationen föreligger. Den andra teorikategorin benämnes "The Adap­ tive Mode" vilken beskriver beslutsfattandet som en process med mänga delta­ gare där dessas motstridiga mål leder till en förhandlingsprocess och ett flöde av "incrementella" och delvis motstridiga beslut. Slutligen kallas många av den samtida managementlitteraturen "The Entrepreneuriel Mode" där makten är koncentrerad till enstaka individer vilka utifrån en vision om framtiden fattar "djärva" beslut.

Miles och Snow (1978) fann i sin studie över organisationstyper, där ansatsen tar fasta på adaptiva processer, att fyra sådana typer kan särskiljas. Var och en av dessa representerar olika sätt att genomgå den adaptiva cykeln. Tre av dessa typer betecknas som stabila och benämnes "Defender", "Analyzer" och "Pro­ spector" medan en fjärde - "Reactor" - betraktas som instabil. Stabiliteten syftar på förhållandet att valet av strategi och därtill utformad organisatorisk struktur är i överensstämmelse med varandra. De tre typerna enligt ovan ut­ trycker därvidlag olika strategier för att nå dithän.

Relationen mellan strategi (som resultat av planering) och organisatoriska strukturer och processer har således dokumenterats i flertalet forskningsar­ beten. Betydelsen av att söka samstämmighet mellan dessa företeelser har ut­ tryckts liksom att någon av strategi eller struktur kan dominera hela skeendet. Det organisatoriska arrangemang ett företag väljer att arbeta under kan ses som uttryck för de krav som verksamheten ställer med avseende på externa likväl som interna betingelser. Så formas och definieras, genom de utbytespro­ cesser företaget har med sin omgivning, de kommersiella villkor under vilka man har att arbeta och dessa ställer krav på produkterna/tjänsterna i termer av pris, kvalitet, substituerbarhet m m. Genom att bygga upp en organisation på ett visst sätt kan företaget leva upp till de förväntningar och krav som miljön ställer. Det kan gälla organisering för effektivitet, produktutveckling, innova­ tion och marknadspenetrering. Således påverkar miljön företagets val av struk­ turella lösningar vilka skall ses som ett sätt att skapa överensstämmelse.

Samtidigt kan också en viss organisatorisk struktur bidra till att forma det be­ teende som företaget utvecklar via sin relation till miljön. Nya produkter, ny teknik och nytt marknadsagerande kan ses som effekter av en alternativ organi­ satorisk lösning vilket kan påverka och förändra miljöbetingelserna. Sä kan strukturella arrangemang ibland föregå en förändring i miljön likväl som den kan vara en motsträvig anpassare till densamma. Eftersom planering syftar till att beakta hela företagets situation i relation till sin handlingsmiljö blir det betydelsefullt att betrakta organisationen som helhet där denna verkar som en komponent vilken utgör en planeringsmässig kontext inom vars ram planerings-inriktade processer sker.