Redovisningssystemets utformning

Vår lagstiftning föreskriver att företag systematiskt skall redovisa vissa ekono­ miska förhållanden. Dessa krav som är detaljreglerade har uppställts i första hand för att säkerställa samhällets intressen gentemot företagen, exempelvis skatter, avgifter. Förutom kraven på ordnad redovisning brukar ett antal upp­ gifter anges som kan lösas med hjälp av ett redovisningssystem och som syftar till bättre styrning av företagens verksamhet. En av dessa och den grundläggan­ de uppgiften för ett redovisningssystem är att systematiskt registrera data om interna händelser i företaget samt händelser som avser förhållanden med före­ tagets omvärld. Vinst eller förlust skall också kunna utläsas i redovisningen och därvid avses dels den vinst/förlust som är framräknad enligt gällande lagstift­ ning och dels resultat som skall utgöra närmevärde till ett verkligt överskott/-underskott. Därutöver brukar den systematiska registreringen traditionellt an­ vändas vid prissättning av produkter, produktserier, avdelningar, etc. Budget­ uppgiften kan också lösas via redovisningen i och med att budgeten är

framti-dens räkenskaper och underlaget för att upprätta denna till stor del finns i de uppgifter som dokumenterats tidigare. Dessutom utföres budgetkontroll genom att budgeten följes upp för åtgärd inom redovisningssystemets ram.

Av undersökningsföretagen har 69 procent någon form av internredovisning -kostnadsredovisning/intäktsredovisning. Förekomsten av ett system för intern kostnads- och/eller intäktsfördelning varierar på så sätt att de företag med 10-19 anställda i betydligt mindre utsträckning än företag i den största av våra klasser, 100-199 anställda, har en sådan utformning av sitt redovisningssystem. Procentsatserna är 63 respektive 92. Görs en uppdelning av företagen i tillver­ kande respektive service finner man att system för internredovisning för de minsta företagen är vanligare bland den senare kategorin, vilket kan förklaras av de olika kopplingarna till kedjor/köpmannaförbund m m som finns. Detta kan innebära att systemen är förutdefinierade i högre utsträckning än vad som är fallet för tillverkande företag.

En annan aspekt som i analyssammanhang kan läggas på företagens redovisning är huruvida denna ombesörjes internt i organisationen eller om man helt eller delvis har denna funktion förlagd externt. I de mindre företagen är det inte ovanligt att redovisningen till någon del handhas av utomstående organ. De större företagen däremot ombesörjer oftast denna funktion själva. Detta kan återspegla förhållandet att behovet av intern samordning och kontroll ökar vid växande företagsstorlek varigenom operativsystemen utvecklas och förfinas. Av vårt material framgår att företag med 100-199 anställda i nära tre gånger så hög utsträckning som företag med 10-19 anställda har utvecklat en redovis­ ningsfunktion internt i det egna företaget. När det gäller företag som helt har denna funktion bortlejd visar det sig att det endast är företag under 100 anställ­ da som tillämpar denna lösning och förhållandet förstärkes när företagen blir mindre.

Tabell 8.13 Redovisningens organisation, storleksuppdelat. Redovisnings-organisation 10-19 Företagsstorlek 20-49 50-99 100-199 Totalt Redovisningen sker

till sin helhet

utanför företaget 33 17 14 0 22 Redovisningen sker

delvis i företaget 38 40 33 17 36 Redovisningen sker

till sin helhet i

företaget 29 43 53 83 42 Totalt (procent) 100 100 100 100 100 Totalt

(antal företag) 111 75 36 24 246 Anmärkning: Tabellen ger procentuell fördelning per storleksklass. Internbort­

fall 9.

Förutom olikheter mellan storleksklasserna sä finns även en markant skillnad mellan tillverkande och serviceföretag. Det är avsevärt vanligare att företag inom de tillverkande branscherna ombesörjer redovisningen internt, 52 procent, mot 28 procent för servicebranscherna.

Nära förknippat med frågan om och i vilken utsträckning ett företag ombesörjer sin redovisning helt själva är om datorteknologin används för administrativa uppgifter. Sedan ungefär ett decennium tillbaka har en bredare syn på ett redo­

visningssystems uppgifter diskuterats. Man menar att ny teknik baserad pä da­ torutnyttjande innebär att informationen kan lagras i mycket större utsträck­ ning än vad som är möjligt medelst ett manuellt system. Dessutom kan lagring ske på sådan sätt att en mångdimensionell användning åstadkommes. Den prak­ tiska användningen av denna teknik har även inbegripit de mindre och medel­ stora företagen.

Datoriseringen kan innebära att företag med hjälp av egen dator eller via ter­ minalförbindelse med dator på annat häll tillämpar ett interaktivt system som innebär möjligheter till behovsanpassat rapportuttag, dvs att en direktdialog med den lagrade informationen kan ske. A andra sidan kan rapporter uttas vid givna tidpunkter och dessa är dä uppställda enligt vissa pä förhand fastställda principer.

58 procent av undersökningsföretagen har datoriserat någon/några av sina admi­ nistrativa funktioner. Datorisering är vanligare bland de större företagen och dessutom använder dessa mer avancerade system. Sålunda har nära en tredjedel av företagen med 100-199 anställda ett system som medger ett behovsanpassat rapportuttag.

Tabell 8.14 Förekomst och typ av datoriserade system, storleksuppdelat. Datorsystemets karaktär 10-19 Företagsstorlek 20-49 50-99 100-199 Totalt Datasystemet möjliggör

ett kontinuerligt och behovsanpassat rapport-uttag - en direktdia­ log med systemet kan ske

11 14 14 32 15

Datasystemet kan ge olika typer av infor­ mation efter behov, men kontakt med sys­ temet sker på indi­ rekt väg - via brev, telefon o dyl

3 3 5 4 3

Datasystemet producerar listor och rapporter vid fastställda tid­ punkter enligt i för­ väg fastställda prin­ ciper 38 43 51 32 41 Datoriserat system saknas 48 40 30 32 41 Totalt (procent) 100 100 100 100 100 Totalt (antal företag) 114 76 37 25 252 Anmärkning: Tabellen ger procentuell fördelning per storleksklass. Internbort­

fall 3.

Vidare tycks det som att datorinförandet sker etappvis när företagen växer i så motto att först introduceras ett datorsystem som vid givna tidpunkter produce­ rar ett antal i förväg fastställda listor och rapporter. När företagen nått en storlek över 100 anställda tycks denna trend brytas och mer interaktivt utfor­ made system införs.

Att någon eller några områden är datoriserade kan vara ett indicium på med­ vetenhet i företaget om betydelsen av en väl fungerande ekonomiadministra­ tion. I ett ekonomisystem kan dessutom infogas planering och man kan därför anta att om tekniska hjälpmedel används i den löpande verksamheten bör detta även inverka positivt vad gäller planeringsfrågor. Planeringen blir sålunda kom­ pletterad med en betydelsefull teknisk resurs.