Planeringens egna villkor

En organisations existens är baserad pä någon form av utbyte med en viss hand­ lingsmiljö. Planeringens primära uppgift är att åstadkomma sådana processer som leder till att relationen mellan företag och miljö vidmakthålls och/eller förbättras. Den aktuella organisationen har i föreliggande arbete valts att stu­ deras i termer av ett planerande system med de planeringsrelevanta komponen­ terna koncept, resurs och organisation. Inom denna yttre ram sker således de egentliga planeringsprocesserna, vilka vi här vill beskriva och sammanfatta i termer av planeringens egna villkor/förutsättningar.

Strategisk planering brukar uttryckas genom att i definitionens form verbalt söka fånga in dess inre väsen. Är syftet att skapa klarhet om planeringens sub­ stans och innehåll krävs emellertid ytterligare steg. Wildavsky (1973) och Mintzberg (1981) understryker behovet av att skapa klarhet om vad planerings-begreppet i en aktuell situation står för och detta kan endast ske genom någon form av teoretisk operationalisering. Flertalet författare har också arbetat i denna riktning och utifrån sina respektive syften lyft fram olika komponenter eller delaktiviteter som de anser bör utgöra grunden för den totala planerings­ processen.

Så återfinns i planeringslitteraturen rikhaltiga exempel på hur planeringen åter­ ges och tolkas via utvecklandet av "planning issues"29), "planeringsfaktorer"^),

"subsystems"^), "basic activities''^^ "essential dimensions"^) etc. Även i föreliggande arbete har vi funnit det lämpligt att bryta upp företeelsen plane­ ring och avhandla den i termer av olika delförlopp. Med ledning av de litte­ raturstudier som genomförts och vår empiriska förföreståelse har med hänsyn till vald förstoringsnivå tre faser eller förlopp särskiljts. Dessa har benämnts orienteringsförlopp, mälsättningsförlopp och handlingsförlopp.

6.2.1 Planeringens orienteringsförlopp

Som framgått av den teoretiska genomgången som presenterats tidigare poäng­ teras betydelsen av informationsinriktade aktiviteter som en av grunderna för planering. Processer med detta som huvudinriktning har i föreliggande arbete sammanförts under benämningen orienteringsförlopp.

Detta förlopp syftar således i första hand pâ de processer som har till uppgift att klargöra olika handlingsförutsättningar. Man kan säga att denna fas söker positionera företaget i förhållande till sin miljö. I en parallell till tidigare av­ snitt kan detta förlopp motsvaras av omgivningsanalys och intern värdering. Här är avsikten att kännedom om den egna nuvarande och framtida situationen skall försöka uppnås. Skapandet av olika förutsättningar och underlag sker genom informationsinriktade processer, dvs insamling, bearbetning, analys och sammanställning av data. Källorna för informationen står dels att finna externt där faktorer av ekonomisk, teknologisk, politisk och social natur bildar utgångs­ punkt, dels internt där fysiska tillgångar, mänskliga resurser, värderingar m m utgör basen.^)

Informationssystemet i vid bemärkelse får således en central roll. Vi tänker här inte enbart på de fysiska resurser som företaget förfogar över för att tillgodose sitt informationsbehov utan även enskilda befattningshavares kopplingar (kon­ taktmönster) till externa komponenter i miljön utgör en väsentlig del inom orienteringsförloppets ram. Aguilar sammanfattar dessa strategiska informa­ tionsprocesser i termen "scanning" med vilken denne avser aktiviteter som

"could range from gathering data in the most deliberate fashion -as by an extensive market research program - to undirected con­ versation at the breakfast table or the chance observation of an irate housewife throwing your product into a trash barrel." (Aguilar 1967, s 18)

Avsökningen av den omgivande miljön samt en inträngande analys av interna förhållanden ger grunden för den information som via olika bearbetnings- och sammanställningsfaser krävs för att planeringsmässigt klara av de krav pä för­ ändringar som situationen ställer pä organisationen. Information och informa­ tionsbehandling är således starkt relaterad till planering.35)

6.2.2 Planeringens mälförlopp

Vad gäller planeringsprocessens totala inriktning ses den idealt som en funktion av de krav som situationen i termer av miljörelationer ställer. Härigenom for­ mas de drivkrafter eller motivatorer för planering som vägleder processerna. Vi har i föreliggande arbete valt att sammanfatta de olika processerna kring pla­ neringens drivkrafter i termen planeringens mälförlopp.36)

Målens centrala betydelse för beskrivning och förståelse av en organisations agerande är omvittnad och man menar att en organisation knappast skulle kunna existera om inte förekomsten av något överordnat och gemensamt mål existe­

rade.^) Förtjänsten av dessa sägs ligga i den kraftsamling som förutsätts ske för att nå eftersträvade mål. Det implicerar i sin tur ett handlingsprogram där strategier anges genom vilka måluppnåendet möjliggörs. Mål får således en styrande effekt på planeringsprocessen. Målformulering med efterföljande pla­ nering kan i detta fall ses som en rationell beslutsorienterad process vars syfte är att värdera och välja "det bästa" handlingsalternativet för att uppnå efter­ strävade mål.

Utifrån synsättet att planeringen vilar på rationella grunder där målformule­ ringar spelar en central roll har teknikbaserade och formellt uppbyggda struktu­ rer för planering vuxit fram. Enligt dessa föreskrivs det bästa sättet att genom­ föra planering. Resursanknytningen blir här stark i och med att aktiviteterna

förutsätter betydande informationsbehandling där analyserna ofta är kvantita­ tivt inriktade. I förlängningen har detta synsätt inneburit framväxten av datori­ serade system och utvecklade sofistikerade administrativa rutiner.^^)

Alternativet till den mâlstyrda planeringen är en planering som frigör sig från bindningar till mål och låter planeringsverksamheten vara allomfattande, såle­ des inkludera målformulering samt utvecklande av strategier och konsekvensbe­ dömningar för en eftersträvad framtid för organisationen. Organisationens si­ tuation bestämmer den riktning som krävs för att uppnå önskad kurs. De aktiva och dynamiska inslagen i planering betonas och skjuts i förgrunden varvid målen växer fram under planeringsprocessens gång. Planering är enligt denna syn över­ ordnad måluppställande. Denna typ av planering kallas för planering utan mål men även beteckningen "Directional Planning" används för att understryka det processuella inslaget.^) Normann (1975) uttrycker motsvarande tankegångar där planeringen utmärks av att man inte formulerar mål i form av framtida tillstånd utan söker skapa en vision av vad detta kan vara. Därefter omprövas denna vision i takt med organisationens utveckling över tiden.^O)

Rhenman (1974 a) har som tidigare framgått klassificerat organisationer utifrån den måluppsättning som de kan tillskrivas. Författaren arbetar här med två målbegrepp där det ena har sin huvudfunktion i att täcka in föreställningar om önskvärt framtida strategiskt läge. Denna typ av mål benämnes inre eller stra­ tegiska mål och de individer som formulerar dessa betraktas som organisatio­ nens strategiska ledning.

Det andra målbegreppet är relaterat till uppfattningar om önskvärda effekter av organisationens verksamhet på sin handlingsmiljö, och benämnes yttre eller institutionella mål. På motsvarande sätt som ovan svarar en eller ett antal individer för postuleringen av dessa föreskrifter och föreställningar, och de benämnes organisationens institutionella ledning.

En organisations förhållande till relationen mål-planering ses således som be­ roende av den aktuella situationen. Därmed förstås att en organisation under växlande betingelser också idealt söker anpassa sin syn på relationen mål-plane­

ring samt målansatsen i stort. Så kan planering mot klart angivna mål antas mera lämpad när omgivningen är relativt stabil och förutsägbar. Om däremot miljöturbulensen är betydande kan det däremot vara lämpligt att släppa fixe­ ringen till mål och i stället verka mer processinriktat.

Den situation som företaget verkar i får således betydelse för möjligheten att fastställa en lämplig mål-medel-uppsättning. Beroende pä klarhet respektive oklarhet därom förutsättes strategiska processer utvecklas olika. Den allmänna "stil" företaget kännetecknas av vad gäller dess förhållande till strategiska pro­ cesser är således viktiga att beakta i samband med diskussioner om drivkrafter och därmed målförloppet.

6.2.3 Planeringens handlingsförlopp

Med planeringens handlingsförlopp avses de delprocesser som leder fram till att en tänkt planeringsloop är genomlöpt och en ny sådan kan ta sin början. Hand­ lingsförloppet avser således de exekutivt inriktade delsystem som skall skapa erforderliga aktionsprogram. Detta förutsättes ske genom olika organisatoriska processer. Vilka allmänna egenskaper och särdrag dessa har är beroende av den överordnade organisation som företaget i sin helhet utmärkes av.^D

Handlingsförloppet kan således stöttas eller omgärdas av olika rutiner och re­ geluppsättningen som anger vad som skall utgöra förloppets "produktion" och under vilka former detta skall ske. Genom allmänna organisatoriska principer som klargörande av ansvarsfrågor, fördelning av uppgifter och resurser, utveck­ lande av urvals-, värderings- och beslutsmekanismer m m skapas en grundstruk­ tur för lösande av handlingsförloppets uppgift.^^)

En organisatorisk struktur brukar vanligtvis uttryckas som mer påtagliga och reglerade fenomen vilka skall "bära" företaget och dess medlemmar mot upp­ ställda mål. Dylika uppfattningar av strukturbegreppet leder ofta till en defini­ tion av gränslinjen mellan formella och informella organisationstyper. I stället för att koppla formalitetsaspekten enbart till den synliga regleringen av organi­ sationens beteende har vi ansett att denna fråga snarare bör betraktas utifrån

en dimension som beaktar önskvärdheten av ett visst agerande, Alla organisa­ tioner behöver både stabilitet och förändring och den eftersträvade balansen dem emellan ställer varierande krav på ett mer reglerat eller "informellt" be­ teende. Sanktionerar organisationen som helhet ett mer fritt agerande för dess intressenter, vilket t ex kan anses motiverat under en genomgripande föränd-ringsprocess, kan alltså de därtill svarande handlingarna ses som en typ av for­ mellt beteende. Eftersträvar och inympar en organisation i stället sanktionsme­ del för ett stabilt och icke-föränderligt livsmönster blir ett friare agerande från medlemmarnas sida att betrakta som informellt.^)

Yttre och inre miljöers krav på organisatorisk stabilitet och föränderlighet kan också kopplas till frågan om centralisering respektive decentralisering. Merpar­ ten av planeringslitteraturen och tillämpningen av de teorier som där är utveck­ lade ser planering som en aktivitet som förbehålles ett fåtal individer i en orga­ nisation. Utifrån organisationsteoretisk kunskapsuppbyggnad har en centralise­ rad planeringsideologi växt fram. Planering har likställts med andra uppgifter som företaget skall klara av inom ramen för de idéer om den vetenskapliga företagsledningen som framfördes i början av detta sekel.^4)

Uppgiften kan som framgått tidigare variera, men ett framtagande av en plan eller uppsättning planer, initiera och stötta implementering samt svara för en kontinuerlig uppföljning är de huvudelement som definierar densamma. Beroen­ de på hur uppgiften tar sig uttryck kan man i detta sammanhang tala om före­ komsten av olika "mallar" eller "teorier" för hur planering skall bedrivas. Dessa klargör vad som skall tas fram i termer av strategiska, taktiska och operativa planer, vilka krav på formell dokumentation som ställs härvidlag, hur förankring i den övriga organisationen skall ske, hur implementering och uppföljning skall tillgå etc. Sammantaget ger detta en visuell bild av planeringsprocessen, den som i allmänhet blir påtaglig och synlig i en organisation. Dessa förhållanden har också ägnats betydande intresse från forskarhåll över åren.^5)

6.3 Planeringens villkor i dess kontext - föreställningsramen i