Företagets koncept

Under senare delen av 1970-talet har den i hög grad tekniskt-rationellt präglade planeringssynen kommit att ifrågasättas. Framför allt har förhållanden som ger det enskilda företaget dess egenart lyfts fram och setts som betydelsefull att beakta samtidigt med mer traditionell planering. Litteraturen har härvidlag arbetat med begrepp som "strategi" och "kultur" som de huvuddeterminanter vilka tillsammans driver "planerade" organisatoriska förändringsprocesser. Dock är det inte så att betoningen av företeelserna "kultur" och "strategi" helt plötsligt har dykt upp som något radikalt nytänkande, utan snarare är det så att skaran av företrädare har växt och en påtaglig tanke- och teoriutveckling har påskyndats. Detta kan bl a förklaras av det senaste decenniets turbulenta om­ välvningar i industristaterna vilket lett till krav på nya synsätt och instrument som ersättare till de "gamla" etablerade.

Går man tillbaka något årtionde finner man också en relativt rikhaltig litteratur där förhållanden som kan förknippas med kulturfenomenet lyfts fram och där även försök gjorts att relatera dessa till ett planeringsmässigt sammanhang. I föreliggande arbete har vi valt att arbeta med begreppet koncept eller filosofi

som samlande beteckning för den mentala basen som har relevans för företagets liv. Konceptet står med andra ord för de värderingar, uppfattningar, attityder och normer som finns bland en organisations enskilda medlemmar och i den externa intressentmiljön.2) De värderingar som formar konceptet styrs av den etablerade och accepterade kunskapen om företagandet i stort och däribland även synen på planering. Teorier om planering har i allmänhet även utgått från vissa antaganden om mänskligt handlande. Exempel härpå är March och Simons (1958) teorier om rationella val i en beslutssituation. Likaså Argyris diskuterar denna fråga och ger olika karaktäristika på människan som ett begränsat "infor­ mation-processing system":

"- The human information-processing system is finite, indeed quite simple and not complex. Complexity exists in the en­ vironment.

The system is basically serial in its operation. It processes only a few symbols at a time.

The symbols being processed must be held in special limited memory structures whose content can be changed rapidly. The important capabilities which man has available to him to deal with complexity are the ability to create concepts, hie­ rarchies of concepts, and heuristic strategies that permit him to cut through complexity and to accept a 'satisficing' solution 'less than optimal but satisfactory solution'." (Argyris 1972, s 91)

Malm (1975) diskuterar motsvarigheten till vad vi benämner koncept, och skiljer på "the planning subject" och "the planning object". Det förra betecknar per­ sonen i fråga och det senare likställs med hur denne interagerar med sin omgiv­ ning. En mental process i personens "memory" (verklighetsuppfattning, värde­ ringar och dylikt) styr problemdefinitionen och mål-medeluppställande för pro­

blemlösandet. Dessa, till en början övergripande och abstrakta mål och medel, transformeras över till en operationell nivå som i slutfasen leder till "action".^) Synen att planering utgår ifrån och handlar efter "mer eller mindre" rationella förutsättningar har inte fått stå oemotsagd. Betraktas en av planeringens vikti­ gaste uppgifter vara att fungera som organisationens riktningsvisare inför fram­ tiden samt att "bestämmandet" av denna riktning idealt sker med kreativa, ny­ skapande och många gånger förutsättningslösa mentala och fysiska processer, kommer detta att stå i en bjärt kontrast till den från rationella beslutsmodeller deriverade planeringssynen.

"Den beslutsteoretiska planeringsmodellen - den s k mål-medel-modellen - föreföll tillämpbar även på mycket komplicerade ut­ vecklingsförlopp, förutsatt att dessa ägde rum inom de ramar eller 'paradigm' som utgjordes av företagets existerande verksam­ hetsfält och därmed huvudsakligen inom ramen för existerande organisationsstruktur och värdesystem. Däremot fungerade mo­ dellen inte i samband med mer grundläggande förändringar av företagets verksamhet. Detta berodde inte bara på att man sak­ nade kunskap om de nya områdena, utan också på att hela det etablerade systemet av relevanser och rationalitetskriterier, som är så nödvändigt för mål-medel-modellen, upphörde att gälla för sådana förändringar. Konsten att förstå och styra grundläggande förändringar tycktes i stor utsträckning hänga samman med be­ grepp som krafter och motkrafter, spänningar och konflikter, makt och värderingar, ambitioner och ängslan, skapande och ut­ övning." (Normann 1975, s 24)

Hos varje enskild individ finns en uppsättning antaganden, värderingar, attityder etc som kan få avgörande inflytande för dennes agerande. Detta, den enskildes koncept, kan också ses som olika i bemärkelsen av benägenhet till förändring. Vissa personers normer och värderingar kan i dess helhet, eller delar härav, vara intimt förknippat med dennes totala personlighet och därmed vara svårför-änderligt. Andra individer kan ha ett löst formulerat koncept där flexibilitets-benägenheter är inbyggda i de grundläggande uppfattningarna. I en organisation där fler än en person är verksam bildar denna uppsättning av de enskildas kon­ cept vad Normann benämner idésystemet.

"Några element som idésystemet vanligen innefattar är mer eller mindre medvetna uppfattningar om företagets roll och uppgift, antaganden om vad för slags organisatorisk struktur som är lämp­ lig för att uppnå effektivitet i företaget, olika typer av mer eller mindre formella 'mål1, föreställningar om vad som utgör en effek­ tiv ledarstil och vad som motiverar individer, etc." (Normann 1975,s 30)

Bland alla de enskilda "idéerna" i en organisation kommer en eller ett fåtal sådana uppsättningar att få avgörande inflytande över de andra. Normann kallar individer vars idéer får avgörande inflytande i organisationen "signifikanta ak­ törer". Även Stymne (1970) har studerat formandet av de styrande idéerna i en organisation. Han benämner den grupp av personer som har det dominerande inflytandet "sway group", vilken han definierar som:

"... a set of persons (or sometimes a single individual) that uses a certain organization as a tool. A sway group conceives of objecti­ ves for the total activity of the organization, has the power to affect the decisions that govern the overall activity of the organi­ zation and wants to influence the organization in accordance with its own objectives." (Stymne 1970, s 29)

Samme författare gör även en koppling till planering och menar att betydelsen av "härskande" grupperingar accentueras vid strategiformuleringar. Strategiers övergripande uppgifter är ofta att fungera som en enande "anda" i en organisa­ tion vilket åstadkommes genom förstärkning/förändring/byte av rådande attity­ der, värderingar, normer etc. Dvs det finns en mängd idéer om planeringens värde, uppgifter och mål som genom olika processer formas till ett för organi­ sationen mer eller mindre enhetligt planeringskoncept.

"Sway groups influence the formulation of strategy in particular. The extent to which sway groups can dominate the formulation of strategy depends on the means of exercising power they have at their disposal. Their ability to influence strategy is also related to the degree of power it is necessary to exercise in order for the actions of the members of the organization to coincide with the values of the sway group. As a general rule, more power is needed the more the values of sway groups conflict with the values of members of the organization." (Stymne 1970, s 56)

Den makt dessa signifikanta aktörer har genom att deras idéer är dominerande har en tendens att vara stabil eftersom alla signaler från omgivningen tolkas och fqrstås mot händelser som tidigare inträffat. Det är först när miljökraven börjar urholka den dominerande koalitionens position som en omtolkning kommer till stånd och en organisatorisk svarsreaktion inträffar.^)

Likaså Rhenman har behandlat värdesystemets betydelse dels för att förstå och kunna lösa organisatoriska problemställningar, dels dess funktion som en viktig sammanhållande faktor i organisationer.

"Värdesystemet i en organisation omfattar de föreställningar om vad som är gott eller dåligt, önskvärt eller inte önskvärt, vilka styr beslutsfattandet i organisationen. Dessa föreställningar har flera viktiga funktioner. För det första möjliggör de en samord­ ning av beslutsfattandet både mellan beslutsfattare och mellan olika tidpunkter. Värdesystemet tillgodoser också viktiga psykolo­ giska behov hos organisationsmedlemmarna. Härav följer (vilket är en av de viktigaste satserna avseende organisationens värde-system) att organisationsmedlemmarna försöker få värderingarna att överensstämma dels med sina egna värderingar, dels inbördes. Den del av värdesystemet som utgörs av överordnande värden på hög nivå i värdehierarkin skall här benämnas målsystemet." (Rhenman 1974 a, s 63)

Förutom Rhenman har även Selznick funnit en intim koppling mellan organisa­ tioners värdesystem och målsättningsfrågan. Denne författare understryker vikten av att ett införlivande av en organisations övergripande syften är en förutsättning för måluppfyllelse. Oavsett målformulering i formella eller infor­ mella termer behövs system av medel som förutom traditionella administrativa instrument måste innehålla icke-tekniska sådana för att forma organisationens sociala karaktär. Processen när organisationen genomsyras av ett värdesystem benämnes institutionalisering och när detta är uppnått har "organisationsled­ ningen" övergått till "institutionellt ledarskap". Selznick ser därvid den vikti­ gaste uppgiften för det institutionella ledarskapet att vara upprätthållare av "institutionell integritet".

"Ett företags integritet sträcker sig utöver effektivitet, utöver organisationens former och procedurer, tom utöver gruppsam­ band. Integriteten förenar organisation och policy. Det är den

enhet som framträder när en speciell inriktning blir en så fast del av gruppens liv att den färgar och styr en mängd olika attityder, beslut och organisationsformer och gör det pä mänga erfarenhets-nivåer. Uppbyggandet av en integritet är en del av vad vi här kallar för 'det institutionella införlivandet av syften1, och en av ledarskapets väsentligaste uppgifter är att försvara denna integri­ tet." (Selznick 1968, s 126)

Att ett visst strategiskt beteende inte är värderingsoberoende understryks även av Ackoff och Emery (1972) samt Ansoff (1978, 1979). På ett likartat sätt som att en organisation strävar efter vissa lönsamhetstal för verksamheten finns det mer eller mindre tydliga ambitioner för organisationens beteende. Ansoff be­ nämner sådana normer och värderingar gruppens strategiska kultur. I en organi­ sation kan därvid en viss kultur komma att dominera de övriga eller att den förhärskande organisationsstilen är en kompromisslösning mellan ett flertal olikartade inriktningar. Dessutom finns en tredje möjlighet, som Ansoff har funnit vara vanlig, vilken innebär att många olika kulturer lever i samexistens hos avdelningarna i ett företag medan den högsta ledningen har styrande in­ verkan på formandet av en för det totala företaget gemensam kultur. För­ hållandet att organisationer är att betrakta som multi- snarare än monokultu­ rella framkommer också i andra studier men i allmänhet är mångfalden av ytt­ ringar inordnade i en starkare kulturströmning som formar det huvudsakliga beteendet.^)

Förekomsten av många kulturer i en och samma organisation har föranlett vissa forskare att ställa sig frågande till om det överhuvudtaget är möjligt att inord­ na alla olikartade delkulturer under en överordnad sådan. Man pekar snarare på att i de motsattsförhållanden som kan råda mellan under-/motkulturer ligger en potentiell kraft som driver fram förändringar. För att undvika "negativa" för­ ändringar krävs ett medvetandegörande vilket kan åstadkommas i formen av planeringsaktiviteter. Strategier som svar på dessa kan vara olika organisations-utvecklingsprogram.^)

Kulturfenomenet kan, som redovisats ovan, alltid i någon form tillskrivas en organisation. Emellertid råder det som synes delade meningar om hur detsamma skall uppfattas/förstås. Vi har för vår del utgått ifrån forskningsområdet

strate-gisk planering i mindre organisationer och i den bakomliggande teoribildning som finns härvidlag uppfattat den mentala, individuella och kollektiva över­ byggnaden som betydelsefull. Detta genom att planeringsföreteelsen inom sig bär på yttringar som är betingade av vad som kan benämnas kultur.

Berg et al understryker den nära kopplingen mellan strategisk planering och kul­ turfenomenet och skriver bl a:

"Detta kräver, enligt vår åsikt, en ändrad syn på strategiska för­ ändringar i organisationer samt ett delvis nytt 'språk' vad gäller att närma sig sådana förändringar i forskningsprocessen. Vi tror att det är väsentligt att vi frigör oss från sådana 'sterila1 strategi-bestämningar som görs t ex med utgångspunkt från produkt- och marknadstermer. Istället bör vi vända oss mot 'flerdimensionella' concepts vilka även implicerar fenomen som 'organisationens livsstil', 'mänskligt kapital' etc." (Berg et al 1984, s 19)

Det sätt varpå planering uppfattas, vad dess syften är, hur detta kommer till stånd, vad som är dess förtjänster och svagheter, vad som krävs av organisatio­ nens medlemmar, dess framtidsinriktade fokus, dess inneboende funktion som förändringsinstrument, dess roll som maktfördelare m m speglar samtliga men­ talt betingade aspekter och som vi här låter komma till uttryck i begreppet koncept. Planeringen via dess output - planen - fyller dessutom en viktig symbo­ lisk roll i den process som legitimerar en kultur.

"The symbolic ideal embodied in the plan provides a pattern around which people can orient " (Jelinek, Smircich och Hirsch 1983, s 335)7)

Why not be aware of what imagination does to plans? It changes them, often through an autocommunicational, selfenhancing pro­ cess. A planned physical activity, e.g., building a new building, changes into someting else, into a heightened sense of goals. Even if the plan did not become true, someting else became true -focusing of mind, goal seeking, enthusiasm." (Broms och Gamberg 1983, s 490)

Individerna eller aktörerna i planeringsprocessen får en central roll i samband med strategiska överväganden. Genom den uppsättning av attityder, värde­

ringar, tidigare erfarenhet m m som de olika individerna har formas det refe­ renssystem för perception av verkligheten utifrån vilket olika beslut och hand­ lingar växer fram. Så kan organisatorisk struktur och omgivning/miljö ses som produkter av individers tänkande och handlande likväl som att det omvända förhållandet kan gälla. Konceptet styr således den bild man har av sig själv och den situation man lever i samtidigt som denna också genom mentala utbytespro­ cesser formar detsamma. På basis av den verklighet som frammanas hämtar därefter planeringsprocessen sin kraft.

Den konceptuella komponenten i en organisation har således setts som betydel­ sefull att beakta, inte minst i samband med planering. De inslag av värderingar, attityder m m som manifesteras i symboler, språk och riter innebär att frågan om organisationens inre egenskaper lyfts fram. Som Pettigrew (1979) visat inne­ bär ett fokuserande på kulturföreteelsen att frågan om "organisering" lyfts i förgrunden. "Att organisera" har också påtagliga kopplingar till de uppgifter som i allmänhet tillskrivs planering.^)

Som framgått under tidigare avsnitt präglas de mindre företagen i allmänhet av enkelhet i organisation och administration baserad på en hög grad av informali-tet. Det föranleder oss att hävda att mycket av företagsledning i vid bemärkel­ se baseras på olika kulturbaserade yttringar. Gemensam koncensus, ledarstil, interpersonella kontakter och klarhet i uppfattningen om företagets uppgifter skapar förutsättningar för en viss ström - koncept - som vidlåter mycket av de enskilda individernas och därigenom företagets handlande. Planering ingår under vissa situationer som en viktig del i denna strömning.®) Så anför Bamberger (1983 a) liksom även Gibb och Scott (1983) att strategiska processer försiggår inom en överordnad idébas vilken befodrar konformitet i beteendet oavsett om detta rör strategisk planering eller andra aktiviteter.^)

6.1.2 Företagets resurser

För att möjliggöra planering erfordras resurser i form av fysiska verktyg, admi­ nistrativa rutiner, kunskap m m. Dessa stöttar, bearbetar, systematiserar och visualiserar den information som skall klargöra den aktuella situationen som

planeringsprocessen skall "förädla". Förutom rent fysiska verktyg t ex admini­ strativa system, inryms här sålunda även de rutiner, den kunskap och erfarenhet som företagets intressenter kan aktivera för att driva olika planeringsakti-viter.10) Resurser av denna typ kan med andra ord betraktas som en allmän ledningskapacitet som företag kan besitta. Ansoff et al. har som en av förut­ sättningarna för en lyckad strategiförändring just diskuterat ledningskapacite­ tens betydelse i sådana termer.

"Management capability is developed (skills, knowledge, informa­ tion, systems, structure, capacity, rewards) which is needed for successful formulation and pursuit of strategy." (Ansoff, Bosman och Storm 1982, s 7)

Även Carlsson och Hansén (1983) har uppehållit sig vid fenomen som utgör vik­ tigare element för att uppnå en struktur för strategisk företagsledning och menar att resurser enligt ovan har en avgörande betydelse för att åstadkomma beskrivningar av strategiska problem samt planering och problemlösning. Historiskt sett har också resurser getts en framträdande betydelse, vilket är en naturlig följd av den tekniskt-rationella ansatsen som präglat planeringsföre­ teelsen. Det har inneburit att en stor del av utvecklingen kretsat kring tekniker varvid planer antas kunna bli producerade i processer där de materiella resur­ serna i sig intar en framträdande plats. Anledningen till att den mer teknolo­ giskt baserade planeringen kommit att dominera är sannolikt att:

"most specific corporate planning, procedures, techniques, and tools come from the practice of operations research. In addition, Comprehensive formal planning systems have had only a limited success1. Several problems confront coperate planning because of these theories, techniques and implications." (Nadler 1978, s 68) Enligt den syn som Churchman (1968) redovisar ingår resurser som en bland

flera faktorer vilka ger en utgångspunkt för studier av företag. Studeras en viss organisation menar författaren att dessa resurser finns innanför dess "gränser". Därmed avses att resurserna i fysisk bemärkelse innehålls i organisationen eller att det finns möjligheter för organisationer att nyttiggöra sig av externa resur­

ser. Med en reservoar av resurser i denna mening kan organisationen vidta spe­ cifika handlingar och beroende på de aktuella handlingarnas karaktär kommer olika typer av resurser att krävas.

Emedan resurser kan ses som de verktyg varmed ett företag handhar framtids-inriktad information implicerar detta att resursernas fokus primärt blir de som i teoretisk bemärkelse brukar tillskrivas ett informationssystem. Utifrån Church-mans definition av system: "a set of parts coordinated to accomplish a set of goals" (Churchman 1968, s 29) har Higgins avgivit en definition på management information system:

"A system which provides each manager in the organization with the information he needs in order to take decisions, plan and con­ trol within his particular area of responsibility." (Higgins 1980, s

80)

Enligt denna syn blir alltså nyckelfrågorna för ett "management information system" att förbereda beslutsfattande och att tillhandahålla planerings- och kontrollorienterade resurser i organisationen.^^-)

Informationen får sin betydelse genom dess roll som förmedlare av dels de egenskaper som miljösituationen uppvisar dels företagsinterna sådana. Företag som lever i en situation som kännetecknas av en hög grad av turbulens sägs behöva tillskjuta resurser i termer av information, materiella styrmedel och kunskaper för att kunna hantera den strategiska osäkerheten. Scott diskuterar informationens betydelse för att reducera osäkerhet och menar att

"Information theory tells how much one needs to know in order to proceed from a state of uncertainty to a state of certainty about the organization of a system." (Scott 1967, s 175)

Grupperas informationen brukar detta vanligen ske utifrån funktionella grunder, t ex marknads-, produktions- och ekonomisk information, eller efter informa­ tionsnivåer som strategisk - taktisk - operativ. Den senare grupperingen härrör från de i organisationsteorin vanligen förekommande indelningsgrunderna i hie­ rarkier. Varje unik hierarkisk nivå förutsättes ställa speciella krav på infor­

mationssystemet och dess output.^-2) De planeringsmässiga motsvarigheterna har av bl a Anthony (1965) benämnts "Strategic Planning", "Management Con­ trol" och "Operational Control" varav den förstnämnda har informationsmässiga kännetecken som ligger på en övergripande nivå. Miljöinformation samt över­ gripande företagsdata är exempel på information härvidlag. På den "lägsta" nivån blir det i stället fråga om produktions- och logistiskt inriktade data, ad­ ministrativ styrinformation etc.

Emellertid anser vi att de exempel på klassificeringar av information och infor­ mationssystem som redovisats ovan i alltför ringa grad beaktar den enskilda uppgiftsorienteringen. Beroende på uppkomna förändringar i företaget eller miljön påverkas även behovet av en viss uppsättning resurser och dessas utnytt­ jande. Så kan under vissa situationer mer kreativa och innovativt baserade re­ surser erfordras för att balansen mellan företaget och miljön skall bibe­ hållas/uppnås medan det i andra fall kan krävas mer mekaniska och operativt betingade processer. Ur planeringssynpunkt är det därmed önskvärt att få en närmare koppling mellan information å ena sidan och de fysiska verktyg och immateriella förutsättningar å andra sidan så att dessa två länkas till plane­