Ja Kungsbacka Krisledningsgrupp ledd av kommundir Ordinarie linje- organisation Kommunråd deltar Extraordinär händelse
(se tidigare fotnot)
Kommundirektör Förvaltningschefer Politiskt deltagande för information
Ja
Informationshanteringen i kommunerna i Hallands län
I det stressfyllda och svåröverblickbara läge som utmärker en krissituation kommer informa- tionshanteringsprocessen att utsättas för hård press. Behovet av så fullständig information som möjligt kombinerat med korta berednings- och beslutstider ställer stora krav på de berörda aktörerna i denna process. Förutom att kunna förmedla en fullständig och korrekt lägesbild till beslutsfattarna förväntas även utomstående aktörer – allmänheten, företag, myndigheter – erhålla en korrekt beskrivning av situationen kompletterat med nödvändig information för upprätthållande av så normala förhållanden som möjligt.
Erfarenheter från studier som kan vara relevanta att referera till lyfter fram olika kommuni- kationsstrategier. Studier av Sundelius m.fl. (1997) visar strategin att behålla de ordinarie kanalerna i den mån det är möjligt. Problematiken kan vara att snabba underrättelser från led-
ningen kan leda till att den normala beredningsprocessen inte hinner med och viktig infor- mation kan falla bort medan oviktig information slussas vidare. I samband med tsunamin var erfarenheten att bristen på överblick medförde att det förekom olika budskap från olika myndighetsföreträdare (SOU 2005:104). Betydelsen av små centrala beslutsgrupper och av intern samordning framträder även för informationshanteringen.
Informationsspridningens komplexitet
Möjligheten till informationsspridning via Internet, bredband och tredje generationens mobil- telefoni har förändrat förutsättningarna för kommunikation mellan myndigheter och enskilda. Studier visar att Internet är en viktig kanal inte minst för yngre personer (Lindfjord 2008). Genom att enskilda personer och organisationer kan sprida information snabbare än tradi- tionella massmedier och myndigheter decentraliseras makten över informationen. Risk finns att information som hämtats från snabbt förmedlade källor innehåller felaktigheter. Samtidigt ökar kraven och brist på information från myndigheterna kan skapa misstro varför behov uppstår hos myndigheterna att söka information samt analysera denna innan spridning. Även val av kanal blir viktig för utsändning av information till mottagare med tillgång till flera medier. Vid riktad information till vissa grupper, t.ex. invandrargrupper, funktionshindrade och äldre, blir val av kanal särskilt viktig. Studier visar t.ex. att medborgare med annan etnisk bakgrund i mindre utsträckning använder massmedier. Information får man istället genom familjer och vänner (Falkheimer & Heide 2007:9). Däremot var äldre en viktig målgrupp.
Informationsspridning berör många medborgare och i komplexa situationer även organisa- tioner och företag. Den ena krisen är inte lik den andra vilket medför att informations- processen måste anpassas utifrån de inträffade händelserna och de förutsättningar som finns för varje uppkommen kris. En tydlig organisation, konkret ansvarsfördelning, upparbetat kontaktnät, personkännedom och regelbundna övningar är viktiga förutsättningar för att eliminera problemens omfattning. De frågor som ställts i samband med stormen Gudrun har gällt hur kommunikationen fungerade såväl internt i kommunerna som gentemot allmänheten. Vilka särskilda insatser genomfördes och vilka kanaler användes? Vad upplevdes som mest problematiskt vad gäller informationshantering och -spridning? Riktade man sig till vissa utvalda målgrupper eller mer allmänt? Beträffande den sistnämnda frågan kan vi notera att vid stormen Gudrun ägnade ingen av de sex kommunerna i Hallands län sig åt riktad information till invandrargrupper, utan kommunikationen när det gäller denna kategori ägde rum på det interpersonella planet.
Informationskanaler i samband med stormen Gudrun
Vilka informationskanaler använde då kommunerna i samband med stormen Gudrun? Generellt sett är det svårt att finna någon särskilt väl genomtänkt kommunikationsstrategi. Den kanal som kommunerna själva ofta pekar på är kommunens egen hemsida. Användandet av Internet innebär att informationen lättare kan hållas aktuell, men en svaghet är att den del av befolkningen, främst på landsbygden, som saknar uppkoppling eller kunskap att använda den kan hamna utanför. Störningar kan uppkomma på grund av elavbrott. Internet är dessutom fortfarande för många ett relativt nytt sätt att söka information på och därför kan man uppleva att kommunerna haft väl stor tilltro till denna kanal, inte minst på grund av störningar i samband med oväder. En enkätstudie i Hylte respektive Falkenbergs kommun visar också att informationen till medborgarna via Internet inte spelade någon dominerande roll (Pettersson 2005). För att fylla sitt syfte måste kommunen därför via någon annan kanal nå invånarna med budskapet var informationen finns, men också söka alternativa sätt att nå ut med motsvarande information på. Att ha en Internetsida med information spelar mindre roll om
folk inte är medvetna om detta eller inte kan ta del av informationen genom denna kanal (Svensson 2007:2).
Kommunerna kan också öppna upplysningcentraler, t.ex. i form av extra telefonväxel med dygnetruntservice och/eller särskilt inrättade informationskontor. I flera av de halländska kommunerna var detta uppskattade insatser, liksom värmestugor och uppsökande verksamhet av hemtjänsten och frivilligorganisationer. Vi kan här se den interpersonella kommunika- tionens betydelse i krissituationer. Även lantbrevbärarna utgjorde en viktig länk till vissa kategorier av medborgare.
En annan viktig informationskanal för medborgarna utgör den informella sektorn i form av grannar och frivilligorganisationer. I en av rapporterna skriver författaren:
Det empiriska materialet visar att hushållen efter ett tag tog egna initiativ för att underlätta deras situation efter orkanen Gudrun. De ringde till kommunerna och ställde frågor, när de inte fick något svar så började man fråga runt bland grannarna. I grannskapet hjälptes man åt så gott man kunde. (Pettersson 2005:39)
Massmediernas roll i kommunikationsprocessen
De informationskanaler som medborgarna genomgående anser var viktigast under stormen Gudrun är lokala massmedier i form av lokalradio och lokalpress. I en av uppsatserna skriver författarna som förklaring att
lokala medier är viktiga för den lokala identiteten, för samhörighet och för kunskap om det lokala samhället./…/ Den bild av verkligheten som mediernas nyhetsrapportering illustrerar är den som medborgarna ofta bygger sina kunskaper och åsikter på. Således är medborgarna be- roende av att få information från medierna då det möjliggör insyn, ifrågasättande och delaktig- het, vilket är grundläggande i en demokrati. (Orstadius & Söderborg 2005:28-29).
Ovan nämnda studie i Hylte och Falkenbergs kommun visar att informationen via tidningar och radio dominerar kraftigt (Pettersson 2005:27). Förklaringen anses vara att information i denna form är lättast att få tag i och återkommande. För de som hade tillgång till batteriradio var lokalradion under de mest kritiska dygnen för många på landsbygden den enda kontakten utåt. En intressant aspekt är den kritiska hållning till medierna, främst lokalradion, som vissa företrädare för kommunerna gett uttryck för. I relation till medborgarnas uppfattning och lokalradions faktiska roll i krissituationer är denna hållning svår att förstå.
Den ovan relaterade innehållsanalysen av nyhetsbevakningen i Hallandsposten visar att det är främst synpunkter och åsikter från företrädare för företag och kommuner eller enskilda indivi- der som lyfts fram i artiklarna under den första månaden efter Gudrun. Företrädare för fri- villigorganisationerna kom endast till tals vid ett fåtal tillfällen, vilket framstår som ganska märkligt (Orstadius & Söderborg 2005:20).
Som en summering av informationshanteringen kan konstateras att för att kunna informera på ett korrekt sätt behövs gemensamma och samlade lägesbilder och prognoser. Här måste länsstyrelsen spela en mer aktiv roll. I en aktuell rapport är slutsatsen att det snarare var medieföretagen än myndigheterna som sammanställde lägesbilden (Dyberg & Forslind 2008). Erfarenheterna av stormen visar på brister hos flera aktörer angående samverkan och dialog. Det allt överskuggande problemet vid krissituationer som liknar stormen Gudrun är bristen på el- och tele-kommunikation vilket direkt påverkar informationshanteringsprocessen.
Tabell 4. Sammanfattning av informationshanteringen i de halländska kommunerna under stormen Gudrun. Källa: Hedman 2005, Wedin 2006.
Kommun
Informationshanteringen:
Viktiga kanaler; Riktad information
Informationshanteringens brister: Särskilda problem; Behov av åtgärder
Laholm Lantbrevbärarna, lokalradion,
hemsidan viktiga kanaler; äldre i hemtjänsten prioriterad målgrupp. Riktad information till fritidsboende översättning till engelska och tyska
Ständiga elavbrott hindrade informationen till medborgarna genom hemsidan; vissa brister i samordningen av VMA-meddelande; Intranät saknas; Behov av kontaktpersoner från Telia och Sydkraft
Halmstad Hemsidan och digitalt infoblad; Upplysningscentral inrättades; lantbrevbärarna och lokala medier andra viktiga kanaler, liksom frivilligorganisationerna
Problem med långsiktighet och uthållighet i insatserna; svårigheter i kontakterna med Sydkraft och Telia; saknas kontaktpersoner Behov att bygga ut Intranätet för intern kommunikation
Hylte Lokalradion och lokalpressen
viktigaste kanalerna; hemsidan; Föräldrar och skolbarn viktig målgrupp liksom äldre invånare;
Telenätet och mobiltelenätet fungerade dåligt; samarbetet med Telia fungerade inte; Kommunens egen personal ej uppdaterad. Inget aktivt sökande efter information. Falkenberg Hemsida, lokalradio, lokalpress;
Höll presskonferenser regelbundet; Riktad information till äldre genom socialtjänsten;
Saknades enhet för samordning av info; Svårt få kontinuitet i informationsflödet, för mycket sköttes ad hoc-artat;
Behov av utbildningsinsatser; Varberg Lokalpress och lokalradio viktiga
kanaler; uppsökande verksamhet till hushåll utan el;
Ingen direkt riktad information;
Problem kontakten med el- och telebolagen; behov av kontaktpersoner från dessa och lokala aktörer; Behov att dokumentera och följa upp insatserna; behov av bättre rutiner Kungsbacka Lokalradion viktigaste kanalen.
Upplysningscentral startades Äldreomsorgen prioriterad målgrupp
Bristfällig information från Telia.
Lokalradiosändare ur funktion i flera dygn. Svårigheter med hemsidan.