Tertialrapport April
Vård- och omsorgsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 4
1.1 Driftredovisning VON ... 4
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 5
1.3 Prognos och kommentar volymer ... 7
1.4 Investeringsprognos ... 8
1.5 Riktade budgetmedel ... 8
1.6 Återsökning av statsbidrag ... 8
2 Viktiga förändringar ... 10
3 Nya data och resultat ... 11
4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 12
4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 12
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 12
4.3 Näringslivsstrategi ... 12
4.4 Personalpolicy ... 12
5 Mål ... 14
5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 14
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 15
5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 15
6 Uppdrag ... 17
7 Riskhantering - internkontroll ... 18
7.1 Säkerställa att jäv inte förekommer vid handläggning ... 18
7.2 Säkerställa ändamålsenlig målnedbrytning av nämndmål på avdelningsnivå ... 18
7.3 Säkerställa att handläggningstider inte överskrider 6 månader (med anledning av kommande förvaltningslag) ... 18
7.4 Säkerställa att kunder som står i gränslandet mellan SoL och LSS får sina behov tillfredsställda ... 19
7.5 Säkerställa att utredningsprocessen inte skiljer sig mellan biståndshandläggare ... 19
7.6 Säkerställa att utförare ger god vård- och omsorg ... 20
7.7 Säkerställa att rätt personer får tillgång till information i våra verksamhetssystem ... 20
7.8 Säkerställa att rätt ersättning betalas ut till utförarna ... 20
Bilagor
Bilaga 1: Bilaga 1 till tertialrapport april 2018
Bilaga 2: Bilaga 2 till tertialrapport april Solom Produktion
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Driftredovisning VON
Prognosrapport 2018 VON
Budget
2018 Period-
utfall Utfall % Prognos
apr Budget-
avvikelse Prognos mar VÅRD- OCH
OMSORGSNÄMNDEN (VON)
INTÄKTER -216 961 -71 657 33 -175 153 -41 808 -174 339
KOSTNADER 1 151 75
0 376 966 33 1 115 64
1 36 109 1 115 13 8
NETTO (tkr) 934 789 305 309 33 940 488 -5 699 940 799
VON
SAMHÄLLSUPPDRAGET
Intäkter -123 390 -40 958 33 -122 098 -1 292 -123 390
Kostnader 1 058 17
9 345 606 33 1 061 08
7 -2 908 1 063 17 9
Netto (tkr) 934 789 304 648 33 938 989 -4 200 939 789
Netto (tkr) per verksamhetsområde Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 1 634 493 30 1 634 0 1 634
Netto (tkr) 1 634 493 30 1 634 0 1 634
Vård- och omsorgskontoret
Intäkter 0 -84 0 0 0 0
Kostnader 26 487 8 560 32 26 487 0 26 487
Netto ( tkr) 26 487 8 476 32 26 487 0 26 487
Åtgärdsplan
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader -5 000 0 0 0 -5 000 0
Netto (tkr) -5 000 0 0 0 -5 000 0
Äldreomsorg
Intäkter -100 865 -34 484 34 -100 865 0 -100 865
Kostnader 628 593 204 085 32 626 860 1 733 628 593
Netto (tkr) 527 728 169 601 32 525 995 1 733 527 728
Funktionshinder SOL
Intäkter -3 700 -1 389 38 -3 700 0 -3 700
Kostnader 52 908 18 938 36 56 893 -3 986 52 908
Netto (tkr) 49 208 17 549 36 53 193 -3 986 49 208
Funktionshinder LSS
Intäkter -18 825 -5 001 27 -17 533 -1 292 -18 825
Kostnader 353 558 113 476 32 349 213 4 345 353 558
Budget 2018
Period-
utfall Utfall % Prognos apr
Budget- avvikelse
Prognos mar
Netto (tkr) 334 733 108 475 32 331 680 3 053 334 733
Prel. kostnader-interna 0 54 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0
VON Produktion
Intäkter -93 571 -30 699 33 -53 055 -40 516 -50 949
Kostnader 93 571 31 359 34 54 554 39 017 51 958
Netto 0 661 0 1 499 -1 499 1 010
Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Vård- och omsorgsnämndens ram för 2018 är 934,8 miljoner kronor. Därutöver har vård- och omsorgsnämnden ett accepterat underskott på 5,0 miljoner kronor vilket gör att nämnden totalt har 939,8 miljoner kronor till förfogande.
Helårsprognosen för vård- och omsorgsnämndens samhällsuppdrag per april 2018 bedöms uppgå till 939,0 miljoner kronor, 0,8 miljoner kronor bättre än marsprognosen, vilket indikerar en nettokostnad något under beslutad ram inklusive accepterat underskott. I prognosen har hänsyn tagits till effekter av nämndens beslut med anledning av åtgärdsplanen. Prognosen har inte tagit hänsyn till ännu ej realiserade hyressänkningar avseende hyresavtal med kommunala fastighetsägare. För produktionsuppdraget, SOLOM Produktion, är helårsprognosen per april ett underskott på 1,5 miljoner kronor. För vård- och omsorgsnämnden totalt inklusive
produktionsuppdraget bedöms därmed helårsprognosen uppgå till 940,5 miljoner kronor.
I denna prognos har hänsyn tagits till planerade verksamhetsövergångar från SOLOM
Produktion till AB SOLOM. Omsättningen i SOLOM Produktion bedöms minska under 2018 till den del AB SOLOM får tillstånd att driva verksamhet. Den 1 januari 2017 överläts Risvägens gruppboende, Drevkarlsstigens serviceboende samt Daglig verksamhet Autism Häggvik på bolaget efter att Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) beviljat tillstånd för dessa enheter. I maj har LSS-boendena Gransångarevägen, Vetevägen och Rotsundagårdsvägen samt övriga dagliga verksamheter förutom Hundklubben övergått till AB SOLOM. Nyligen har AB SOLOM fått tillstånd för ytterligare ett antal enheter och arbetet med att föra över dessa till AB SOLOM pågår.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Nettoutfallet för perioden uppgår till 304,6 miljoner kronor exklusive produktionsuppdraget vilket innebär att 32,6 % (avrundat i tabellen till 33 %) av årsbudget har ianspråktagits jämfört med periodens riktvärde 33,3 % (avrundat i tabellen till 33 %). Detta är dock planenligt och prognosen tar hänsyn till att budgeten är linjär samtidigt som årets första fyra månader innehåller färre dagar än årssnittet samt att OPI-uppräkningarna för 2018 till största delen får genomslag från 1 april. Nettoutfallet för funktionshinder SoL uppgår till 17,5 miljoner kronor vilket innebär att 36 % av årsbudgeten ianspråktagits. Prognosen för funktionshinder SoL har justerats både avseende snittpriser och volymer och bedöms nu landa 4,0 miljoner kronor över budget.
Prognosbedömning
I prognosen för äldreomsorgen har hänsyn tagits till OPI-uppräkning av ersättningar till utförare
inom de avtalsområden som omfattas av OPI. Med anledning av den nya Lagen (2017:612) om
samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (LUS) införs efter sommaren ett nytt
arbetssätt gällande vårdplaneringen av patienter i slutenvården. Infasningen av detta nya arbetssätt medför en risk för att antalet ersatta hemtjänsttimmar kan komma att öka. Även behovet av insatser från nattpatrullen samt korttidsplatser kan komma att påverkas av förändrad vårdplanering.
För området funktionshinder SoL ligger prognosen över budget med hänsyn taget till
löneökningar inom kontoret och nya priser. För de LOU-avtal där OPI-uppräkning fortfarande gäller har hänsyn tagits till den nya OPI-uppräkningen. Det är främst ökade volymer inom SoL- boende och boendestöd som förklarar prognosavvikelsen. Inom området funktionshinder SoL uppvisar snittpriserna en uppåtgående trend vilket ger risk för ytterligare budgetavvikelse.
I prognosen för funktionshinder LSS har hänsyn tagits till OPI-uppräkning av ersättningar till utförare inom de avtalsområden som omfattas av OPI. Det finns en viss risk för att volymerna inom boende med särskild service kan komma att öka då det idag finns ett antal individer som inte flyttat hemifrån även om de uppnått en ålder då detta kan vara aktuellt. Snittpriserna för bostad med särskild service kan komma att öka då det finns indikationer på att vårdtyngden ökar då flera kunder fått tillkommande psykisk problematik.Samtidigt finns möjligheter att arbetet med boendekedjan kan ge positiva effekter samt att omförhandlingen av individavtal kan komma att sänka ersättningsnivån för ett antal LSS-boenden. För personlig assistans finns en tendens att ärendena är tyngre än vad som beaktats i budget varför kostnaden för personlig assistans kan komma att öka ytterligare under året.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Nämnd
För nämnden lämnas en prognos i enlighet med budget.
Vård- och omsorgskontoret
För vård- och omsorgskontoret ligger prognosen i linje med budget. I prognosen har hänsyn tagits till att personalkostnaden beräknas öka i takt med att vakanser tillsätts medan kostnaden för konsulter bedöms minska. Delar av kostnaden för IT-system fördelas från och med 2018 ut på myndighetsavdelningarna.
Äldreomsorg
För området äldreomsorg har prognosen förbättrats med 1,7 miljoner kronor jämfört med föregående prognos med hänsyn taget till löneökningar inom myndighetsutövningen, volymer och nya priser. Prognosförbättringen avser främst hemtjänst 65+. Kostnaden för
myndighetsutövningen bedöms öka något, både avseende personalkostnader och
konsultkostnader. Detta förklaras till del av att biståndshandläggare enligt kommunövergripande beslut varit en prioriterad yrkesgrupp i lönerevisionen för 2018 och till del av att
rekryteringsläget är utmanande vilket medför ökade kostnader för konsulter.
Totalt antal kunder 65+ med verkställda beslut enligt SoL är per sista april 1 884 individer vilket är en marginell ökning jämfört med tidigare månad. Antalet verkställda beslut om korttidsboende har minskat med 16 stycken jämfört med december 2017. Totalt förfogar nu nämnden över 23 korttidsplatser då platser på Soltorp och Nytorp omvandlats till permanenta platser. Antalet verkställda beslut om särskilt boende har minskat med 49 platser jämfört med innan omvandlingen av Tors backe till trygghetsboende i december 2017.
Antalet ersatta hemtjänsttimmar 65+ var i april 30 739 timmar och har således fortsatt en avtagande trend med hänsyn taget till omvandlingen av Tors backe som inneburit ett tillskott på cirka 2 300 timmar per månad. För nattpatrullen lämnas en prognos som överstiger budget med 1,0 miljoner kronor. Detta beroende på att en extra jourresurs har ianspråktagits för att klara behovet av insatser nattetid och att införandet av digital tillsyn inte skett i förväntad takt.
Funktionshinder SoL
För området funktionshinder SoL har prognosen försämrats med 4,0 miljoner kronor jämfört
med föregående prognos med hänsyn taget till löneökningar inom myndighetsutövningen,
volymer och nya priser. Inom området funktionshinder SoL ökar volymerna och snittpriserna
och därmed kostnaderna. Särskilt påvisar volymerna inom särskilt boende och boendestöd en
ökande trend. För SoL-boenden ökar även snittkostnaden per dygn kopplat till ökad vårdtyngd.
Till stor del beror volym- och kostnadsökningarna inom funktionshinder SoL på svårigheter att verkställa beslut inom LSS för vissa kunder med komplexa behov. Ett arbete pågår med att finna lämpliga insatser enligt LSS för några av dessa kunder. För närvarande görs bedömningen att två personer med SoL-boende kommer att kunna flytta in på LSS-boende under sommaren.
En tredje person planeras flytta till LSS-boende under hösten. Antalet ersatta hemtjänsttimmar under 65 år utfaller för april på 2 479 timmar och vilket är i nivå med tidigare månader och budget.
Funktionshinder LSS
För området funktionshinder LSS har prognosen förbättrats med 3,1 miljoner kronor jämfört med föregående prognos med hänsyn taget till löneökningar inom myndighetsutövningen, volymer och nya priser. Kostnaden för myndighetsutövningen bedöms öka något, både avseende personalkostnader och konsultkostnader. Detta förklaras till en del av att biståndshandläggare enligt kommunövergripande beslut varit en prioriterad yrkesgrupp i lönervisionen för 2018 och till en del att rekryteringsläget är utmanande vilket medför ökade kostnader för konsulter.
Det totala antalet verkställda insatser enligt LSS är per 1 april 736 st och har därmed minskat något jämfört med föregående månader. Antalet verkställda insatser med personlig assistans var i april 30 stycken och volymen ligger därmed kvar på en hög nivå jämfört med tidigare år samtidigt som vårdtyngden uttryckt i beviljade timmar ökar. Prognosen avseende intäkter från utbetalningar från Försäkringskassan har justerats ned 1,3 miljoner kronor jämfört med tidigare bedömning. För daglig verksamhet ser vi en volymökning under årets första två månader medan insatsen därefter, åtminstone tillfälligt, har planat ut. Snittpriserna för daglig verksamhet påvisar en gynnsam trend.
Habiliteringsersättningen höjs tillfälligt från 7 kr/tim till 8 kr/tim från och med 1 juni och året ut till en merkostnad på cirka 0,2 miljoner kronor vilket kommer att finansieras med statsbidrag.
Antalet verkställda insatser inom bostad med särskild service för vuxna var 159 stycken i april och påvisar därmed en svagt uppåtgående trend under 2018. LSS-boendena Mässvägen och Drevkarlsstigen kommer att utöka med en plats vardera under 2018.
Kostnaden för turbundna resor < 65 år bedöms falla ut cirka 1,5 miljoner kronor över budget.
Utifrån den kostnadsutveckling som vård- och omsorgskontoret tidigare noterat gällande turbundna resor har ett analysarbete initierats och ett arbete har påbörjats med att stärka samverkan med berörd leverantör av turbundna resor för att få till en bättre samordning av resorna. Flera individer har idag långa resor, utanför kommunen, till sin korttidstillsyn.
Diskussioner med med berörda utförare av korttidstillsyn har därför inletts för att se över möjligheten att få till stånd en mer gynnsam geografisk placering av verksamheterna inom korttidstillsyn.
Eventuell omdisponering av budget
Ingen omdisponering föreligger för vård- och omsorgsnämnden.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Vård- och omsorgsnämnden fortsätter arbetet med den åtgärdsplan som godkändes av
kommunstyrelsen 2016-06-07. För 2018 bedöms merparten av besluten enligt åtgärdsplanen ge helårseffekt. Nämnden fortsätter sitt arbete att säkerställa en god ekonomisk hushållning inom de områden som har definierats i åtgärdsplanen.
1.3 Prognos och kommentar volymer 1.3.1 Vård- och omsorgsnämnden
Volymtal Volymbudget
2018 Prognos 2018 Avvikelse
Äldreomsorg - antal brukare Antal Antal Antal
Särskilt boende 535 457 -78
Kortidsboende inkl rehab 51 34 -17
Hemtjänst ord.boende 1 281 1 320 +39
Dagverksamhet 78 73 -5
Summa 1 946 1 884 -61
Volymtal (gemensamt budget
snittpris 423,4) Volymbudget
2018 Prognos 2018 Avvikelse
LSS-verksamhet - antal insatser Antal Antal Antal
Personlig assistans 23 30 +7
Ledsagarservice 70 61 -9
Kontaktperson 87 74 -13
Avlösarservice 39 48 +9
Korttidsvistelse 61 60 -1
Korttidstillsyn 48 53 +5
Boende, barn i boende med särskild
service 5 6 -1
Boende, barn i familjehem 0 0 0
Boende, vuxna i boende med särskild
service 163 159 -4
Daglig verksamhet, personkrets 1 och 2 257 245 -12
Summa 753 736 -19
Sammantaget prognostiseras sänkta volymer 2018 med totalt minus 61 stycken för äldreomsorg respektive minus 19 stycken för LSS-verksamhet. De enskilt viktigaste volymförändringarna mellan åren avser omvandlingen av Tors backe vilket minskade antalet särskilda boendeplatser med 49 stycken netto.
1.4 Investeringsprognos
Planerade investeringar bedöms i nuläget utfalla med 2 500 tkr för år 2018.
Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse
240 3 700 ´
2 500 1 200
1.5 Riktade budgetmedel
Nivåpåverkande
förändringar Budget
2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar
Uppräkning avtal -12 000 11 057 943 Årseffekt för 2018 års OPI justering
Sänkning hyror 12 000 0 12 000 Ännu ej realiserad
1.6 Återsökning av statsbidrag
Myndighet Medel t.o.m. april 2018 Medel - utfall
Migrationsverket 900 tkr 0 kr
Vård- och omsorgsnämnden återsöker 916 tkr varav 900 tkr avser perioden till och med 30
april. Inga medel är hittills utbetalade.
2 Viktiga förändringar
Vård- och omsorgsnämnden står inför tre viktiga förändringar som påverkar verksamheten.
Nedan följer en lista på dessa förändringar:
1. En ny lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde ikraft i januari 2018 och ersatte betalningsansvarslagen. Landstinget och kommunerna i Stockholms län har ingått en överenskommelse om utveckling av samverkan utifrån lagen. Den regionala överenskommelsen är tidsbegränsad och gäller 1 januari 2018 – 31 december 2019. Utveckling och utvärderingsarbete sker löpande under denna period.
Införandet av lagen i verksamheterna kommer att ske i två steg; dels så har
implementeringen av det nya arbetssättet påbörjats 2018, dels kommer antalet fristdagar att ändras från fem arbetsdagar till tre kalenderdagar från och med 1 januari 2020.
2. Vård- och omsorgsnämnden fattade 2018-02-20 tilldelningsbeslut i två upphandlingar.
Dessa var i upphandlingen av driften av Gammelvägens gruppbostad och Idrottsvägens servicebostad. Det nya avtalet för Gammelvägen uppskattas få en kostnadssänkning för nämnden om ca 1 180 000 kr per år. Det nya avtalet för Idrottsvägen uppskattas få en kostnadssänkning för nämnden om ca 1 700 000 kr per år. De nya avtalen träder ikraft i november och kostnadsminskningen får därmed helårseffekt först 2019.
3. Vård- och omsorgsnämnden fattade 2018-03-20 beslut att införa digitala lås inom hemtjänsten. Det innebär att den fysiska nyckeln ersätts med en digital nyckel i hemtjänstpersonalens mobiltelefoner. En låsenhet monteras på insidan av kundens ytterdörr över det befintliga vredet och gör att det kan öppnas digitalt. Hos de kommuner som har infört digitala lås upplever utförarna en effektivisering i form av minskade restider, minskad risk för förlust av nycklar samt mindre belastning på miljön.
För kunderna innebär digitala lås en snabbare inställelsetid vid larm, ökad trygghet och minskad nyckelhantering. Montering av låsen påbörjas till hösten.
3 Nya data och resultat
Hälso- och sjukvårdsrapport 2017
Under nämndens sammanträde 2018-03-20 noterade vård- och omsorgsnämnden hälso- och
sjukvårdsrapporten för 2017 som kontorets medicinskt ansvariga sjuksköterska sammanställer. I
denna rapport görs en sammanfattning av arbetet med hälso- och sjukvård och patientsäkerhet i
Sollentuna kommuns verksamheter under 2017. I rapporten beskrivs förbättringsområden för
verksamheterna. Dessa förbättringsområden ligger till grund för de övergripande målen för
patientsäkerhetsarbetet och fungerar som underlag i uppföljning av verksamheterna under 2018.
4 Styrdokument för särskild uppföljning
Styrdokument:
4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin
Inte aktuellt för vård - och omsorgsnämnden.
Styrdokument:
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Kommunens ledningsgrupp har beslutat om en målsättning på 25 instegsjobb i verksamheterna under 2018. Vård - och omsorgsnämnden har som målsättning att erbjuda en så kallad extratjänst för nyanlända på vård - och omsorgs kontoret. En extratjänst innebär att kommunen får ekonomiskt stöd från Arbetsförmedlingen för att erbjuda en nyanländ arbete. Syftet med extratjänster är att stimulera anställningar av personer som är nya i Sverige.
Vård - och omsorgskontoret har under våre n gjort en kartläggning över möjliga arbetsuppgifter för en extratjänst. Kartläggningen kommer användas som underlag för att identifiera möjliga kandidater.
Intervjuer kommer ske i början av hösten.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända - - - 1
Styrdokument:
4.3 Näringslivsstrategi
Vård - och omsorgskontoret kommer under hösten att delta i en kommunövergripande
utbildningsinsats med syfte att förbättra service och bemötande utifrån att förbättra den skriftliga dialogen med företagen i Sollentuna.
Styrdokument:
4.4 Personalpolicy
Vård - och omsorgsnämden arbetar för de prioriterade områdena för 2018 i personalpolicyn på följande sätt: (i) genom handlingsplaner utifrån resultatet på medarbetarenkäten, (ii) genom aktviteter för mångfald och jämställdhet och (iii) genom strategisk kompetensförsörjning.
Vad gäller (i) så har samtliga avdelningar på vård - och omsorgskontoret tagit fram handlingsplaner efter medarbetarenkäten som genomfördes under 2017 och arbetar i enlighet med dessa.
När det gäller (ii) har vård - och omsorgsnämnden fortsatt arbeta kontinuerligt med nio aktiviteter som tidigare ingick i jämställdhets - och mångfaldsplanen för 2017. U töver detta kommer vård - och omsorgkontoret också ha en workshop 2018 - 05 - 15 tillsammans med personalavdelningen kring aktiviteter för att förhindra diskriminering.
Vidare arbetar vård - och omsorgskontoret med det baspaket för kompetensutveckling för SoL - och LSS - handläggare som togs fram under 2016. Kontoret kommer göra en utvärdering av baspaketet innan året är slut. Utvärderingen kan leda till att baspaketet revideras.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018
Sjukfrånvaro i % 7,74 % 7,48 % 7,04 % 5,2 %
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Kommentar Tertial 1 2018
Sjukfrånvaron för tertial 1 är 7,04%, vilket är över två procentenheter lägre än samma period
föregående år. Det är fortfarande något högre än snittet för Sollentuna kommun som helhet som ligger på 6,10%. Respektive avdelningschef arbetar enligt kommunens framtagna rehabiliteringsprocess.
Orsaken till sjukfrånvaron varier. Flera av medarbetarna som är frånvarande på grund av sjukdom har drabbats av svåra sjukdomar som inneburit långa sj ukskrivningsperioder.
Personalomsättning, extern (%) 30,65 % 21,54 % 22,73 % 20 % Kommentar Tertial 1 2018
Den externa personalomsättningen har ökat från 21, 63% under samma period föregående år till 22,73%. Det är också högre än kommunens externa personalomsättning i övrigt som är 16,55%.
Kontoret arbetar aktivt med frågan, exempelvis genom att arbeta i enlighet med de handlingsplaner som tagits fram utifrån resultatet i medarbetarenkäten och genom att fortsätta arbeta utefter de program i kompetensförsörjningsplanen som togs fram under 2016:
- checklista för introduktion i yrkesrollen (ej det praktiska) för SoL - och LSS - handläggare.
- baspaket för grundläggande kompetensutveckling för SoL - och LSS - handläggare.
En stor utmaning är att arbets marknaden i Stockholmsområdet erbjuder många möjligheter och att konkurrensen om medarbetare är hög. Socionomer har blivit en grupp med hög rörlighet på arbetsmarknaden och andra nordvästkommuner har samma utmaningar att hantera.
H ME (hållbart medarbetarengagemang) - 83 - -
5 Mål
Övergripande mål:
5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:
5.1.1 Tryggare och nöjdare kunder
Vård - och omsorgsnämnden arbetar för tryggare och nöjdare kunder genom att säkerställa att beslut fattas på ett rättssäkert sätt, genom ett systematiskt arbete med kundnöjdhet i nära dialog med utförarna och genom samverkan med olika aktörer med målsättningen kunden i fokus.
Myndighetsavdelningarna på vård - och omsorgskontoret arbetar för ökad rättsäkerhet genom kol legial granskning, juridisk handledning och kontinuerlig uppföljning av besluten för att säkerställa att de beviljade insatserna överensstämmer med aktuellt behov och i enlighet med gällande lagstiftning.
Vård - och omsorgsnämnden arbetar systematiskt med kundnöjdhet i nära dialog med utförarna. Den 8 mars anordnade kontoret ett dialogmöte med utförare. Ytterligare ett dialogmöte är planerat den 18 oktober. Kontoret har under året också anordnat en workshop för utförare där resultatet av
brukarundersökninge n för daglig verksamhet presenterades och verksamheterna redogjorde för sina analyser av resultatet och vilka åtgärder som tagits fram. Kontoret planerar att genomföra ytterligare en workshop under hösten. Kontoret har, utöver det, planerat in två träffar med kvalitetsnätverket för utförare av särskilt boende och hemtjänst. Den första av dessa äger rum 2018 - 05 - 08 och tar upp enhetsundersökningen, uppföljningar för året, status på kundundersökningen och information om ett projekt som rör BPSD (beteendemässig a och psykiska symptom vid demens). Andra mötet är inplanerat till hösten.
Vård - och omsorgskontoret ingår i ett flertal samverkansgrupper med kunden i fokus. Några exempel på dessa är BUS (samverkan för barn i behov av särskilt stöd), Finsam och samverka n med
socialkontoret för bland annat frågor om äldre med missbruk/beroende. Samverkan sker också mellan avdelningarna på vård - och omsorgskontoret i arbetet med Fokus demens.
Målet om tryggare och nöjdare kunder är flerårigt. Arbetet förväntas leda till et t förbättrat resultat på minst tre av de följande kundundersökningarna: (i) Socialstyrelsens kundundersökning för särskilt boende, (ii) Socialstyrelsens kundundersökning för hemtjänst, (iii) SKL:s undersökning för daglig verksamhet och (iv) SKL:s undersökn ing för LSS - boende.
Resultatet för Socialstyrelsens kundundersökningar förväntas vara tillgängliga i oktober 2018.
Kundundersökningen för daglig verksamhet och LSS - boende genomförs 2019 nästa gång och resultatet finns tillgängligt under 2020. Under 2018 ko mmer kundenkäten genomföras för boendestöd.
På utfallet för SKL:s brukarundersökning för LSS - boende för 2017 anges resultatet för gruppbostad.
Resultatet för servicebostad var 80%.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Andel ganska eller mycket nöjda
brukare, Hemtjänst 89 % 89 % - 95 %
Andel ganska eller mycket nöjda
brukare, Särskilt boende 88 % 82 % - 88 %
SKL brukarundersökning för daglig
verksamhet - 85 % - -
SKL brukarundersökning för LSS -
boende - 87 % - -
Övergripande mål:
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:
5.2.1 Ökad digitalisering inom vård - och omsorg
Under våren har vård - och omsorgsnämnden arbetat på flera olika sätt för att öka digitaliseringen inom vård och omsorg. Fyra exempel på detta är (i) natthjälp som inte kräver personal på plats beviljas i första hand i form av digital tillsyn, (ii) beslut om att införa digitala lås i ordinärt boende, (iii) framtagande av teknikväska och (iv) revidering e - tjänsten fö r ansökningar enligt SoL.
(i) Från och med januari 2018 så beviljas insatsen natthjälp i första hand i form av digital tillsyn när insatsen inte kräver personal på plats. Nattillsyn genom kamera gör så att kunden inte riskerar att väckas av personalen elle r behöver ligga vaken och vänta på att personalen ska komma. Om fler kunder använder kamera vid de tillsynsbesök som inte kräver personal på plats, så kan även kommunens resurser användas på ett effektivt sätt.
(ii) Nämnden fattade i mars 2018 beslut att i nföra digitala lås i ordinärt boende. Det innebär att den fysiska nyckeln ersätts med en digital nyckel i hemtjänstpersonalens mobiltelefoner. En låsenhet monteras på insidan av kundens ytterdörr över det befintliga vredet och gör att det kan öppnas digita lt. Hos de kommuner som har infört digitala lås upplever utförarna en effektivisering i form av minskade restider, minskad risk för förlust av nycklar samt mindre belastning på miljön. För kunderna innebär digitala lås en snabbare inställelsetid vid larm, ökad trygghet och minskad nyckelhantering.
Montering av låsen påbörjas till hösten.
(iii) Vård - och omsorgskontoret har tagit fram en s k teknikväska med ett urval av tekniska produkter som finns på marknaden. Denna teknikväska visas upp på bl.a. seniorträ ffar. Syftet med teknikväskan är att skapa samtal och väcka intresse för välfärdstekniksprodukter.
(iv) E - tjänsten för att ta emot ansökningar enligt SoL reviderades den första mars 2018 för att motsvara aktuell bedömning av rättsläget vad gäller signering av ansökningar. Förändringen har inte påverkat hur stor andel av ansökningarna som inkommer digitalt. Kontoret planerar att göra en uppföljning av den reviderade e - tjänsten. Det kan eventuellt leda till ytterligare justeringar.
Målet om ökad digitaliserin g inom vård - och omsorg förväntades leda till att nämnden fortfarande har samma ranking i SKL:s självskattningsverktyg eBlomlådan, trots att kriterierna kan ha förändrats. Det innebär att vård - och omsorgsnämnden helt ska uppfylla sex av de åtta frågor som rör nämndens verksamhetsområde. Frågorna i eBlomlådan har inte förändrats från 2017 till 2018 och därför uppnår nämnden samma resultat i mätningen. Vård - och omsorgsnämnden kommer fortsätta arbetet för ökad digitalisering under hela 2018.
Indikatore r Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Ranking i eBlomlådan digital
välfärdstjänster och självservice 6 6 6 6
Övergripande mål:
5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:
5.3.1 Attraktiv arbetsplats
Samtliga avdelningar på vård - och omsorgskontoret arbetar för en attraktiv arbetsplats. För att medarbetarna ska ha möjlighet att utvecklas och lära sig nya saker i arbetet anordnar avdelningarna utbildningar. Under våren har avdelning äldreomsorg anordnat utbildningar i SI P (samordnad in dividuell plan). Ett flertal avdelningar har också planerat för utbildningar senare under året, exempelvis i MI (motiverande samtal) och i AAR (after action review).
Myndighetsavdelningarna arbetar för att reglera arbetsbördan för handläggarna, exempelvis genom att ha teammöten varje vecka där arbetsbelastningen stäms av och arbetet fördelas inom teamet.
Vidare arbetar avdelning äldreomsorg med att skapa ett nytt område för att minska antalet ärenden per handläggare. Avdelning funktionshinder arbetar för at t tillsätta tjänster där det uppstår vakanser och ta in konsulter tills dess att tjänsten är tillsatt.
Målet om attraktiv arbetsplats är flerårigt. Arbetet förväntas leda till att andelen som svarar positivit på frågorna om motivation i Hållbart medarbetar engagemang i medarbetarenkäten som genomförs 2019 nästa gång ska öka. Resultatet förväntas finnas tillgängligt i slutet av 2019.
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Hållbart medarbetarengagemang -
motivationsindex - 83 % - -
Nämndmål:
5.3.2 Effektivare resursanvändning
Vård - och omsorgsnämnden arbetar för effektivare resursanvändning dels genom minskade kostnader, dels genom förbättrade rutiner och utveckling av samarbetet över avdelningsgränserna.
Vård - och omsorgsnämnden fattade 2018 - 02 - 20 tilldelningsbeslut i två upphandlingar. Dessa var i upphandlingen av driften av Gammelvägens gruppbostad och Idrottsvägens servicebostad. Det nya avtalet för Gammelvägen uppskattas få en kostnadssänkning för nämnden om ca 1 180 000 kr pe r år.
Det nya avtalet för Idrottsvägen uppskattas få en kostnadssänkning för nämnden om ca 1 700 000 kr per år. Avtalen träder i kraft i november 2018 och kostnadsminskningen får helårseffekt 2019.
Myndighetsavdelningar har under våren arbetat med uppföljn ing av individbeslut och kontroll av att utförd tid inte överstiger beviljad tid samt att kunderna blir beviljade insatser efter behov.
Avdelning funktionshinder har under året tillsatt ytterligare en platssamordnare. Det innebär att det nu är två platssam ordnare som arbetar för att säkerställa att ersättning som betals ut till utförarna överensstämmer med avtal och överenskommelser om vårdtyngd.
Ekonomiavdelningen arbetar med att utveckla rutiner för fakturahantering i samarbete med övriga avdelningar. Avd elningen informerar om hur fakturor och fakturaunderlag ska se ut. Under våren pågår ett särskilt arbete för att säkerställa fakturaunderlag för daglig verksamhet.
Kontoret kommer under året att inleda en benchmarking med ett urval av de s k jämförbara kommunerna både inom funktionshinder och äldre.
Målet om effektivare resursanvändning är flerårigt och förväntas få två resultat. För det första förväntas det leda till att förbättrade resultat på två kostnadsindikatorer ett för äldreomsorg och ett för fun ktionshinder. Detta kommer mätas såväl 2018 som 2019. Resultatet för 2017 förväntas finnas tillgängligt senare under 2018 och kommer rapporteras i samband med måluppföljningen tertialvis.
För det andra förväntas det leda till att andelen som svarar positi vt på frågorna om effektivitet i medarbetarenkäten som genomförs 2019 ska ligga i nivå med kommunens riktvärden.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Kostnad för samtliga insatser för
funktionsnedsatta, exklusive ersättning från Försäkringskassan, kr/inv
4 901
kr/inv - - -
Kostnaden för äldreomsorg kr/inv +80 i Sollentuna
238 796
kr/inv - - -
Andelen som svarar positivt på frågorna om effektivitet i
medarbetarundersökningen
- 75,8 - -
6 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Vård- och omsorgsnämnden har inga aktuella uppdrag.
7 Riskhantering - internkontroll
Samtliga av de planerade åtgärderna för riskhanteringen i internkontrollen är pågående enligt plan, förutom åtgärden att tillsättning av teamledare i barn - respektive vuxenteam med huvudsaklig uppgift att stödja handläggarna i deras utredni ngar, bedömningar och beslut samt stötta nya medarbetare i deras introduktion. Dessa tjänster har tillsatts utan avvikelse.
7.1 Säkerställa att jäv inte förekommer vid handläggning Orsak
Avdelning funktionshinder och avdelning äldreomsorg har tydlig praxis i att handläggarna inte ska handlägga ett ärende som rör en anhörig, exempelvis familjemedlem, granne eller vän. Ett led i att ytterligare säkerställa att jäv inte förekommer vid handledning är skriftlig
dokumentation av praxis.
Status Åtgärder
Pågående Ta fram skriftliga rutiner av praxis Kommentar Tertial 1 2018
Vård - och omsorgskontoret har behandlat frågan på ett utvecklingsmöte under våren. Rutinerna ska vara klara innan årslutet.
7.2 Säkerställa ändamålsenlig målnedbrytning av nämndmål på avdelningsnivå
Orsak
Sollentuna kommun har en ny målstyrningsmodell där nämndmål ska brytas ner till
verksamhetsmål på avdelningsnivå. Om arbetet med verksamhetsmål på avdelningsnivå inte sker systematiskt finns det en risk för att verksamhetsmålen inte ko mmer vara ändamålsenliga eller att de aktiviteter som kopplas till målen inte kommer leda till måluppfyllelse. Ett led i det systematiska arbetet med verksamhetsmålen är tydlig dokumentation.
Status Åtgärder
Pågående Systematiskt arbete med planering och uppföljning av verksamhetsmål på avdelningsnivå dokumenterade i Stratsys Kommentar Tertial 1 2018
Samtliga avdelningar arbetar systematiskt med planering och uppföljning av verksamhetsmål på avdelningsnivå i Stratsys. Verksamhetsmålen följs upp varje tertial.
7.3 Säkerställa att handläggningstider inte överskrider 6 månader (med anledning av kommande förvaltningslag)
Orsak
Från och med juli 2018 kommer en ny förvaltningslag träda i kraft. Inom LSS finns idag ingen tidsgräns gällande handläggningstid utan handläggningen ska ske skyndsamt. I den nya
förvaltningslagen införs en tidsgräns om 6 månader. Detta i kombination med att ansökningarna om insatser ökar, främst inom personlig assistans, samtidigt som vård - och omsorgskontoret har en relativt hög person alomsättning inom avdelning funktionshinder gör att det finns risk att handläggningstiden kan överträda 6 månader i vissa ärenden.
Status Åtgärder
Ingen avvikelse
Tillsättning av teamledare i barn - respektive vuxenteam med huvudsaklig uppgift att stödja handläggarna i deras utredningar, bedömningar och beslut samt stötta nya medarbetare i deras introduktion.
Kommentar Tertial 1 2018
Avdelningen har tillsatt två teamledare. En i barn - respektive vuxenteamet. Under våren har avdelningen haft en planering sdag med teamledarna för att tydligt definiera uppdraget.
Pågående
Införande av ny rutin; ärenden vars handläggningstid överstigit 3 månader ska rapporteras till teamledare som tillsammans med handläggare upprättar en utredningsplan för att inte
handläggningstiden ska överskrida 6 månader Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet pågår i enlighet med rutin.
Pågående Fortsatt arbete med att skapa rutiner kring handläggning av personlig assistans
Kommentar Tertial 1 2018
Avdelning funktionshinder har en utvecklingsgrupp för personlig assistans där en medarbetare har blivit utsedd till huvudansvarig. Gruppen arbetar kontinuerligt med att skapa rutiner kring handläggningen av personlig assistans.
Pågående Tillsättning av vakanta tjänster Kommentar Tertial 1 2018
Avdelning funktionshinder tillsätter de vakanta tjänster som uppstår. Avdelningen använder sig av konsulter vid behov.
7.4 Säkerställa att kunder som står i gränslandet mellan SoL och LSS får sina behov tillfredsställda
Orsak
Det finns vissa kunder vars ärenden handläggs på två avdelningar, funktionshinder och äldreomsorg. För att säkerställa att dessa kunder får sina behov tillfredsställda krävs en nära dialog mellan de båda avdelningarna. Samverkan kan utvecklas genom en styrgrupp för överg ripande gränsdragning och en arbetsgrupp som diskuterar individärenden.
Status Åtgärder
Pågående Styrgrupp för övergripande gränsdragning Kommentar Tertial 1 2018
Det finns en styrgrupp för övergripande gränsdragning. Styrgruppen träffas kontinuerligt.
Pågående Arbetsgrupp som diskuterar individärenden Kommentar Tertial 1 2018
Det finns en arbetsgrupp som diskuterar individärenden. Arbetsgruppen träffas kontinuerligt
7.5 Säkerställa att utredningsprocessen inte skiljer sig mellan biståndshandläggare
Orsak
Vård - och omsorgskontoret har väl inarbetade rutiner kring utredningsprocessen. Samtidigt måste utredningsprocessen anpassas efter förändrad rättspraxis efter domstolsbeslut. I kombination med att mängden komplexa ärenden ökar oc h kontoret har många
biståndshandläggare gör att det finns en risk för att utredningsprocessen skiljer sig mellan biståndhandläggarna. För att minska den risken är det viktigt att kontoret fortsätter arbeta med systematisk introduktion, kollegial samsyn oc h ärendedragning.
Status Åtgärder
Pågående Fortsatt arbete med systematisk introduktion Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet pågår i enlighet med avdelningens introduktionsprogram.
Pågående Fortsatt arbete med kollegial samsyn Kommentar Tertial 1 2018
Arbetet pågår kontinuerligt.
Pågående Fortsatt arbete med ärendedragningar Kommentar Tertial 1 2018
Avdelning äldreomsorg har ärendedragningar i större grupp två gånger i veckan. Handläggarna förväntas närvara vid minst en av dessa tillfällen.
7.6 Säkerställa att utförare ger god vård - och omsorg Orsak
Vård - och omsorgsnämnden har en beställar - utförarorganisation. Nämnden sluter avtal med privata och kommunala utförare som, på nämndens uppdrag, bedriver olika verksamheter inom vård - och omsorg. Det finns uppsjö av skäl till att en utförare kan ge bristfällig vård - och omsorg till kunderna. Kontoret gör kontinuerliga uppföljningar av utförarna. Om det skulle uppstå brister i uppföljningen kan det få stora konsekvenser. Genom att kontinuerligt arbeta med utveckling av kvalitetsuppföljningar minskar risken att utförarna inte tillhandahåller god vård - och omsorg.
Status Åtgärder
Pågående Fortsatt utveckling av kvalitetsuppföljningen Kommentar Tertial 1 2018
Avdelning avtal och uppföljning arbetar kontinuerligt med att utveckla kvalitetsuppföljningen.
7.7 Säkerställa att rätt personer får tillgång till information i våra verksamhetssystem
Orsak
Vård - och omsorgskontoret har väl inarbetade rutiner för behörighetshantering till
verksamhetssystemen och de t finns en rutin för loggning. Samtidigt kan en felaktig hantering orsaka kännbara konsekvenser för berörda kunder. Att rutinerna för behörighetshantering och loggning dokumenteras på ett tydligare sätt kan ytterligare minska risken för felaktigt
handhava nde eller systemstörningar.
Status Åtgärder
Pågående Dokumentera rutiner för behörighet och loggning på ett tydligare sätt Kommentar Tertial 1 2018
Arbete pågår enligt plan. En medarbetare på administrativa avdelningen samordnar arbetet.
7.8 Säkerställa att rätt ersättning betalas ut till utförarna Orsak
Kontoret arbetar för att säkerställa att utförd och ersatt tid inte överstiger beviljad tid genom
bland annat ökade kontroller och förändrade fakturagranskningsprocesser. Samtidigt finns en
risk att pers onalomsättning och bristande rutiner för fakturahantering kan leda till att felaktig
utbetalning betalas ut till utförarna. Kontoret behöver fortsätta arbeta med fakturahanteringsrutiner för att säkerställa att det inte sker.
Status Åtgärder
Pågående Fo rtsätt utveckling av rutiner för fakturhantering Kommentar Tertial 1 2018
Ekonomiavdelningen arbetar för att utveckla rutiner för fakturhantering i samarbete med övriga avdelningar.
