Tisdagen den 21 november kl. 15.00

Utses att justera

Mariann Frank-Karlsson (L)

106 - 118

Justeringens plats och tid

Tisdagen den 21 november kl. 15.00

Sekreterare

Bo Jönsson

Ordförande

Lena Rosvall (S)

Justerande

Mariann Frank-Karlsson (L)

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Nämnd

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott

Sammanträdesdatum

2017-11-14

Datum för anslags uppsättande

2017-11-21

2017-12-14

Förvaringsplats för protokollet

Kultur-, fritids- och utbildningsförvaltningen

Plats och tid

Kommunhuset sammanträdesrum Christian Kruse

Tisdagen den 14 november 2017 kl 13:00–16:40

Beslutande

Lena Rosvall (S), ordförande

Per-Erik Andersson (C), 1:e vice ordförande Mariann Frank-Karlsson (L)

Louise Hedlund (SD)

Anette Persson (M), tjänstgörande ersättare för Bo Lilja (M)

Övriga deltagande

Tomas Ringberg, förvaltningschef

Mattias Nyqvist, administrativ chef §§ 106-115

Bo Jönsson, förvaltningssekreterare

Innehållsförteckning

Ärende Sida

§ 106 Val av justerare och tid för justering... 3

§ 107 Anmälan om jäv... 4

§ 108 Godkännande av föredragningslistan... 5

§ 109 Initiering av ärenden... 6

§ 110 Barn- och utbildningsnämndens budget 2018... 7

§ 111 Förlängning av avtal - särskilda transporter... 8

§ 112 Rutin för ansökningar om statsbidrag/justering av delegationsordning... 9

§ 113 Förstudie till organisationsjustering vid Östraby skola och Västerstads skola... 11

§ 114 Diskussion - Risk- och väsentlighetsanalyser - Intern kontrollplan 2018... 12

§ 115 Ansökan om godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola i Hörby kommun... 13

§ 116 Diskussion - arbetsinnehåll för utvecklingsledare... 14

§ 117 Diskussion - samarbetsmöte Barn- och utbildningsnämndens och Tekniska nämndens presidier... 15

§ 118 Information... 16

§ 106Val av justerare och tid för justering

Beslut

Att jämte ordförande justera protokollet utses Mariann Frank Karlsson (L) Plats och tid: Kommunhuset tisdagen den 21november kl. 15.00

_____

§ 107Anmälan om jäv

Sammanfattning av ärendet

Ingen anmälan om jäv

_____

§ 108Godkännande av föredragningslistan

Beslut

Barn-och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar enligt följande:

Ansökan om godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola i Hörby kommun läggs till föredragningslistan

Redovisning av meddelanden och delegationsbeslut utgår från

föredragningslistan och presenteras vid arbetsutskottets sammanträde 2018-01-09

Barn-och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar därefter att godkänna föredragningslistan

_____

§ 109Initiering av ärenden

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att anse initierad fråga som besvarad

Sammanfattning av ärendet

Per-Erik Andersson (C)

Har tagit emot synpunkter vad gäller kvalitén på skolmaten Förvaltningschef Tomas Ringberg svarar:

Förvaltningen har ett enkätbatteri i årskurs 2, 5 och 7 där elever ges möjligheter att lämnas synpunkter på skolmaten. Tekniska nämnden ansvarar för måltidsverksamheten. Frågor kring skolmaten kan lämpligen ställas när personal från samhällsbyggnadsförvaltningen kommer till Barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2017-11-28

_____

Dnr BUN 2017/186

§ 110Barn- och utbildningsnämndens budget 2018

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott föreslår att Barn-och utbildningsnämnden beslutar att fördela tilldelad budgetram för år 2018 i enlighet med förvaltningens förslag

Sammanfattning av ärendet

Kommunfullmäktige har beslutat att Barn- och utbildningsnämnden får en förstärkning av budgetram 2018 med 5.6 miljoner kronor

Kultur-, fritids-och utbildningsförvaltningens förslag till Barn-och utbildningsnämnden är att beviljade medel fördelas till verksamheterna utifrån volymändring, med reglering av grundbelopp så att det motsvarar 2017 års nivå (reglering med hänsyn till index och lönerevision)

Denna fördelning innebär oförändrade förutsättningar för samtliga verksamheter jämfört med år 2017

Förvaltningens förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott föreslår att Barn-och utbildningsnämnden beslutar att fördela tilldelad budgetram för år 2018 i enlighet med förvaltningens förslag

Beslutsunderlag

Förvaltningen förslag på fördelning av budgetram 2018 Förhandlingsprotokoll med personalorganisationerna Förvaltningens tjänsteskrivelse

_____

Dnr BUN 2015/136

§ 111Förlängning av avtal - särskilda transporter

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att förlänga avtalet med Hörby Taxi AB gällande persontransporter att gälla till och med 2019- 07-31

Arbetsutskottet ger ordförande i uppdrag att skriva under avtalet med Hörby Taxi AB i enlighet med Barn-och utbildningsnämndens delegationsordning punkt 3.1.11

Sammanfattning av ärendet

Befintligt avtal med mellan Hörby kommun, Kultur, - fritids- och

utbildningsförvaltningen och Hörby Taxi AB avseende persontransporter med taxi upphör 2018-07-31 om inte parterna är överens om att utnyttja möjligheten att förlänga avtalet med ytterligare ett år. Avtal om

förlängning ska tecknas senast sex månader före avtalstidens utgång vilket innebär att överenskommelse om att förlänga befintligt avtal ska göras senast 2018-01-31

Förvaltningen föreslår att avtalet förlängs enligt de möjligheter som anges i huvudavtalet, det vill säga till och med 2019-07-31. Ärendet har

kommunicerats med Hörby Taxi AB som också ställer sig positiv till att förlänga avtalet enligt gällande villkor

Förvaltningens förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att förlänga avtalet med Hörby Taxi AB gällande persontransporter att gälla till och med 2019- 07-31

Arbetsutskottet ger ordförande i uppdrag att skriva under avtalet med Hörby Taxi AB i enlighet med Barn-och utbildningsnämndens delegationsordning punkt 3.1.11

Beslutsunderlag Avtal med Hörby Taxi

Förvaltningens tjänsteskrivelse

_____

Dnr BUN 2017/182

§ 112Rutin för ansökningar om statsbidrag/justering av delegationsordning

Beslut

Barn-och utbildningsnämndens arbetsutskott föreslår att Barn- och utbildningsnämnden beslutar att:

anta skriftlig rutin för hantering av riktade/specialdestinerade statsbidrag avseende nämndens verksamheter

anta justerad delegationsordning

överlämna skriftlig rutin och justerad delegationsordning till kommunens revisorer

Sammanfattning av ärendet

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Hörby kommun har PwC granskat hanteringen av riktade eller specialdestinerade statsbidrag inom förskola, grundskola, äldreomsorg och bostadsbyggande. Granskningens revisionsfråga har varit om berörda nämnder har ändamålsenliga rutiner avseende ansökning samt redovisning av riktade statsbidrag som

säkerställer tillräcklig intern kontroll

I PwC:s rapport, daterad 2017-09-19, ges följande rekommendationer för Barn- och utbildningsnämnden i syfte att säkerställa den interna kontrollen:

Dokumentera rutinerna för hantering av statsbidragsansökningar för att minska personberoendet och sårbarheten

Komplettera delegationsordningen så att det blir tydligt vilka tjänstemän som har rätt att fatta beslut om att söka riktade statsbidrag

Förvaltningen har med anledning av ovanstående upprättat skriftlig rutin för hantering av statsbidrag samt justerad delegationsordning

Förvaltningens förslag till beslut

Barn-och utbildningsnämndens arbetsutskott föreslår att Barn- och utbildningsnämnden beslutar att:

anta skriftlig rutin för hantering av riktade/specialdestinerade statsbidrag avseende nämndens verksamheter

anta justerad delegationsordning

överlämna skriftlig rutin och justerad delegationsordning till kommunens

revisorer

Beslutsunderlag

Rutin för hantering av riktade statsbidrag inom Barn- och utbildningsnämndens verksamheter

Förslag på revidering av Barn-och utbildningsnämndens delegationsordning

Förvaltningens tjänsteskrivelse

_____

Dnr BUN 2016/179

§ 113Förstudie till organisationsjustering vid Östraby skola och Västerstads skola

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att uppdra till förvaltningen att presentera en processplan för medborgardialog vid Barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2017-11-28

Sammanfattning av ärendet

Barn- och utbildningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 2017-09-26 att föreslå Kommunstyrelsen besluta att ge Tekniska nämnden, i samråd med Barn- och utbildningsnämnden, i uppdrag att göra en förstudie av:

Konsekvenserna för anpassning av lokalerna vid berörda förskolor och grundskolor enligt beskriven organisationsjustering

Vilka investerings- och kapitalkostnader det skulle medföra samt att förstudien även belyser perspektiven elev, vårdnadshavare och landsbygd Barn- och utbildningsnämnden föreslår också att Kommunstyrelsen beslutar avsätta medel till Tekniska nämnden för genomförande av förstudie

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade vid sitt sammanträde 2017-10- 25:

Ge tekniska nämnden i uppdrag att ta fram ett kostnadsförslag och tidplan för genomförande av förstudie med anledning av organisationsjustering vid Östraby skola, De La Gardie skola samt vid förskolorna Östanvinden och Västanvinden enligt barn- och utbildningsnämndens förslag

Återrapport från tekniska nämnden ska ske till kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 december 2017

Barn- och utbildningsnämnden får uppdrag att göra en processplan för medborgardialog och återrapport för detta ska ske till kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 december 2017

Förvaltningens förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att uppdra till förvaltningen att presentera en processplan för medborgardialog vid Barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2017-11-28

Beslutsunderlag

Protokollsutdrag från Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-10-25

_____

Dnr BUN 2017/196

§ 114Diskussion - Risk- och

väsentlighetsanalyser - Intern kontrollplan 2018

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att presentera ett underlag för Intern Kontrollplan 2018 vid Barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2017-11-28

Sammanfattning av ärendet

Enligt Hörby kommuns reglemente för intern kontroll ska kommunstyrelse och nämnder upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll, det vill säga de skall med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås:

Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifterriktlinjer m.m

Intern kontrollplan för år 2018 skall antas senast under januari månad och skall minst innehålla:

Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som skall följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen)

Vem som ansvarar för uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapporteringen skall ske

Genomförd risk- och väsentlighetsanalys

Arbetsutskottet, förvaltningschef Tomas Ringberg och administrativ chef Mattias Nyqvist för en diskussion och analyserar risk-och

väsentlighetsaspekter Beslutsunderlag

Intern kontrollplan 2017 med uppföljning Reglemente för intern kontroll

_____

Dnr BUN 2017/087

§ 115Ansökan om godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola i Hörby kommun

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott föreslår att Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna Naturmontessori Väst AB:s ansökan att bedriva enskild förskola i fastigheten Rävstorp 4 på

Victoriagatan. Detta under förutsättning att erforderligt beslut gällande godkänd ventilation inkommer från samhällsbyggnadsförvaltningen

Sammanfattning av ärendet

Barn- och utbildningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 2017-06-20 att godkänna Naturmontessori Väst AB som huvudman för enskild förskola i Hörby kommun, avseende verksamheten på Stora Hotellet med tre

avdelningar och 50 barn

Naturmontessori Väst AB har den 5 november 2017 inkommit med en ansökan om godkännande att som huvudman utöka sin verksamhet och bedriva enskild förskola i fastigheten Rävstorp 4 på Victoriagatan Förvaltningens förslag till beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott föreslår att Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna Naturmontessori Väst AB:s ansökan att bedriva enskild förskola i fastigheten Rävstorp 4 på

Victoriagatan. Detta under förutsättning att erforderligt beslut gällande godkänd ventilation inkommer från samhällsbyggnadsförvaltningen Beslutsunderlag

Ansökan att bedriva enskild förskola

_____

§ 116Diskussion - arbetsinnehåll för utvecklingsledare

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar, efter diskussion om arbetsinnehåll i tjänsten som utvecklingsledare, att lägga ärendet till handlingarna

Sammanfattning av ärendet

Vid Barn- och utbildningsnämndens sammanträde 2017-10-24 informerade förvaltningschef Tomas Ringberg om behovet av att besätta vakanshållen tjänst som utvecklingsledare

Arbetsutskottet diskuterar innehållet i tjänsten och förvaltningschef Tomas Ringberg betonar att tjänsten inte innebär någon förändring av kultur-, fritids-och utbildningsförvaltningens organisation. Det är en tjänst som finns i organisationen och som vakanshållits över tid

_____

§ 117Diskussion - samarbetsmöte Barn- och utbildningsnämndens och Tekniska nämndens presidier

Beslut

Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att kontakta Tekniska nämndens presidium för en

intresseförfrågan att träffas 2-3 gånger per år och diskutera gemensamma ärenden

Sammanfattning av ärendet

Vid Barn-och utbildningsnämndens sammanträde 2017-10-24 diskuterades frågan om återkommande samarbetsmöten med presidierna i Tekniska nämnden och Barn-och utbildningsnämnden

Ordförande initierade att frågan diskuteras i Barn-och utbildningsnämndens arbetsutskott

_____

Dnr BUN 2017/203

§ 118Information

Beslut

Barn-och utbildningsnämndens arbetsutskott tackar för informationen och lägger ärendet till handlingarna

Sammanfattning av ärendet

Tomas Ringberg, förvaltningschef

Preliminärt beslut från Specialpedagogiska skolmyndigheten att Barn- och utbildningsnämnden beviljats 129.900 kr för utvecklingsprojektet

”Inkludering och självständighet - med hjälp av digitala verktyg”

Befolkningen i Hörby kommun ökar stadigt. 2017-09-30 hade kommunen 15.481 innevånare vilket naturligtvis är förklaringen på det volymtryck som finns inom nämndens verksamheter

Arbetsutskottet initierade ärende, att inventera behovet av lokalytor inom grundskolan och lämna förslag på adekvata åtgärder, kommer att diskuteras vid ledningsgruppens sammanträde 2017-11-16

_____