7 EDI HOS SANDVIK COROMANT
7.1.3 Övriga processförbättringar
Figur 7.1: Bild över hur inköpsprocessen och fakturahanteringsprocessen kan utformas vid användande av EDI.
7.1.3 Övriga processförbättringar
De viktigaste förutsättningarna för att ett införande av EDI skall medföra stora positiva effekter för Sandvik Coromant är, som tidigare nämnts, en förbättring av det nuvarande prognossystemet samt en möjlighet att skicka ut leverans-planer oftare än idag.
I detta kapitel beskrivs möjligheter till ytterligare processförbättringar som har uppmärksammats vid kartläggningen av dagens inköpsprocess och
faktura-Godsmottagning
COPEK1
SANLEV
Sandvik Coromant
hanteringsprocess. De flesta av dessa processförbättringar bör genomföras
oavsett om EDI införs i processerna eller ej. Avslutningsvis beskrivs dock några processförbättringar som enbart är aktuella utifall att EDI inte används.
Processförbättringar som bör genomföras oavsett om EDI införs eller ej Oavsett om ett beslut fattas att införa EDI eller ej, finns ett antal process-förättringar som bör genomföras i de befintliga processerna. Vissa av dessa förbättringar är till och med absolut nödvändiga för att ett införande av EDI skall bli framgångsrikt.
De processförbättringar som beskrivs nedan är att göra saker rätt från början, att upprätta leverantörsavtal, att minska antalet leverantörer, att införa Quick
Response, att eliminera icke-värdeskapande aktiviteter samt att minska antalet fakturor.
Gör saker rätt från början
Idag uppstår mycket merarbete vid fakturaregistreringen på grund av att det saknas order, att det saknas uppgifter på den befintliga ordern eller att de upp-gifter som anges på ordern eller på fakturan är felaktiga. Vid ett användande av EDI försvinner vissa av dessa problem automatiskt, eftersom det då i stor ut-sträckning är standardiserat vilka uppgifter som skall anges på olika dokument.
Om EDI inte används kan problemen med ofullständiga och felaktiga uppgifter minskas genom bättre rutiner för hur orderläggning skall gå till.
Oavsett om EDI införs eller ej, bör följande saker vara obligatoriska på en order:
• Uppgift om orderläggare.
Detta för att underlätta om fakturan måste skickas ut för attest.
• Uppgift om vilket konto som ordern skall belasta.
Detta på grund av att den uppgiften behövs när fakturan skall registreras.
• Uppgift om pris.
Detta bör vara obligatoriskt på i princip alla order. Enda undantaget är sådana artiklar som det är mycket bråttom att beställa hem, eftersom
produktionen i annat fall blir lidande. Även i de fall där priset inte i förväg går att fastställa, exempelvis för order som avser en tjänst, kan kravet på pris
frångås. Pris bör dessutom finnas inlagt i datasystemet och registreras
automatiskt på ordern för alla artiklar som köps in någorlunda regelbundet.
Anledningen till det hårda kravet på uppgift om pris på ordern, är att faktura-registreringen underlättas avsevärt om denna uppgift finns angiven.
Upprätta leverantörsavtal
Som tidigare nämnts i kapitel 7.1.1, som behandlar processutformning vid ett användande av EDI, bör ett avtal upprättas med leverantören. Detta avtal bör reglera pris, leveransbestämmelser samt hur många veckors behov av råmaterial som leverantören har rätt att få ersättning för om en prognosticerad order av någon anledning ställs in. Avtalet bör även reglera hur nära tiden för utlovad leverans som leverantören har rätt att ändra leveransdatum genom att skicka en leveransuppdatering (se kapitel 7.1.1).
Denna typ av avtal innebär fördelar även om inte EDI används, bland annat eftersom leveransbestämmelser då inte behöver bifogas med varje order. Dess-utom underlättas leverantörens produktionsplanering, eftersom han är säker på att få ersättning för inköpt råmaterial. En följd av detta kan bli att
åter-anskaffningstiderna för artiklarna kan förkortas i och med att leverantören kan börja arbeta med ordern innan den formellt sett är lagd.
Om ett avtal enligt ovanstående upprättas med leverantören, behöver ingen order skickas till leverantören utan det räcker att en leveransplan skickas.
Leveransplanen innehåller då, som tidigare beskrivits i kapitel 7.1.1, både en orderdel och en prognosdel. Denna typ av leveransplan kan användas även om inte EDI används till kommunikationen.
Ett ytterligare sätt att förkorta återanskaffningstiden är att upprätta ett avtal med leverantören, där Sandvik Coromant förbinder sig att köpa det parti som
leverantören har producerat. Partiets storlek har överenskommits med
leverantören och så fort ett parti har levererats startar produktionen av ett nytt parti. Detta innebär att återanskaffningstiden förkortas. Konceptet används redan idag mot vissa leverantörer till Sandvik Coromant i Västberga.
Minska antalet leverantörer
Ett införande av EDI underlättas om företaget har få leverantörer och varje leverantör levererar stora volymer. Även om inte EDI används, underlättas det administrativa arbetet om företaget har få leverantörer. Av denna anledning bör
göra detta är att köpa fler artiklar från en och samma leverantör. Inköp av förbrukningsartiklar är en typ av inköp som torde lämpa sig speciellt väl för detta, eftersom dessa artiklar är relativt standardiserade och kan köpas från ett flertal leverantörer.
En annan möjlighet att minska antalet leverantörer är att använda sig av agenter i större utsträckning än idag. På så sätt behöver Sandvik Coromant endast
kommunicera med agenten, som i sin tur kommunicerar med leverantörerna.
I dagsläget tillämpar Sandvik Coromant en princip som innebär att de maximalt vill stå för 30% av en leverantörs omsättning. Detta motsäger till viss del ovan-stående önskemål om ett fåtal leverantörer. Riskerna med att en leverantör blir för beroende av Sandvik Coromant måste därför vägas mot fördelarna med att ha få leverantörer för att underlätta det administrativa arbetet.
Inför Quick Response
För att effektivisera inköp av förbrukningsartiklar kan ansvaret för att fylla på lagret av vissa av dessa artiklar ges till den aktuelle leverantören. Detta förut-sätter att leverantören får tillgång till information om aktuella lagernivåer för dessa artiklar hos Sandvik Coromant. Leverantören har då ansvaret för att säkerhetslagret av artiklarna inte underskrids och för att nya inleveranser till lagret görs utan att Sandvik Coromant lägger någon order.
Detta koncept benämns Quick Response och beskrivs i boken "Elektronisk handel med ECR och Quick Response" av Bernardi och Larsson.2 Det bör påpekas att innebörden av Quick Response i detta fall skiljer sig ifrån inne-börden av det koncept som IKEA benämner Quick Response (se kapitel 4.4).
Eliminera icke-värdeskapande aktiviteter
För att komma ifrån det behov som idag finns av att order som redan är ut-skrivna måste attesteras av kontoansvarig, bör ett attesträttssystem kopplas till inköpssystemet. På så sätt garanteras att orderläggaren är behörig att lägga ordern i fråga. Därmed elimineras den icke-värdeskapande aktiviteten att kontrollera om en person är behörig att lägga en order.
Idag måste alla order som läggs godkännas av en inköpare på en inköps-avdelning. Värdet av denna aktivitet ifrågasätts, i och med att detta god-kännande inte tillför inköpsprocessen någonting.
Detsamma gäller för den process som idag föregår en order på trycksaker. Denna process innehåller ett flertal aktiviteter som inte tillför processen något värde.
Processen kan kort beskrivas enligt följande. Efter det att inköparen på marknadsavdelningen meddelat valt tryckeri att de fått en order, skickar tryckeriet en orderbekräftelse till inköparen. Inköparen undertecknar
order-bekräftelsen och skickar tillbaka den till leverantören. Därefter skriver inköparen en order manuellt som sedan lämnas till en annan person på
marknadsavdelningen för registrering i inköpssystemet COIN. När ordern är registrerad, skrivs den ut och godkänns av en inköpare på inköpsavdelningen i Sandviken. Därefter skickas ordern till tryckeriet (som i praktiken redan vet vad ordern innehåller). En kopia på ordern skickas därefter från inköpsavdelningen till inköparen på marknadsavdelningen för attest. Denna process bör kunna för-enklas avsevärt genom eliminering av ett flertal aktiviteter.
Minska antalet fakturor
I dagsläget förekommer många fakturor på små belopp. Som exempel kan
nämnas att hos Sandvik Coromant i Sandviken svarar hälften av antalet fakturor endast för 2% av det totala inköpsvärdet.33 För att minska antalet fakturor och därmed även minska arbetet med att registrera dessa, kan överenskommelser träffas med leverantörerna om att erhålla månads- eller kvartalsfakturor.
Processförbättringar som bör genomföras om EDI ej införs
De processförbättringar som beskrivs nedan, att införa direktfax från inköps-systemet samt att automatisera fakturaregistreringen i större utsträckning, bör genomföras för att effektivisera verksamheten om ett beslut fattas att inte införa EDI.
Inför direktfax från inköpssystemet
För att minska det administrativa arbetet med att skicka information till
leverantörerna, bör direktfax från inköpssystemet införas. Detta innebär att de
dokument som skall skickas, exempelvis leveransplaner, inte behöver skrivas ut på papper först, för att sedan faxas till leverantören.
Automatisera fakturaregistreringen i större utsträckning
För att minska det adminstrativa arbetet med att registrera fakturor, kan upp-gifter som behövs vid registreringen hämtas automatiskt från ordern som finns registrerad i inköpssystemet COIN. I dagsläget krävs det att uppgifter, om bland annat pris och kvantitet, skrivs in i fakturaregistreringssystemet, trots att de redan finns registrerade i COIN. Om denna förenkling genomförs kan det manuella arbetet reduceras till att omfatta ändringar av uppgifterna om de av någon
anledning skulle vara felaktiga. För att detta skall fungera och för att ändringarna inte skall bli alltför omfattande, krävs bättre rutiner för hur orde-läggande skall gå till.