Kvantifierbara fördelar

Det som här benämns som kvantifierbara fördelar är sådana fördelar som anses vara möjliga att ta med i en ekonomisk kalkyl.

Inledningsvis redogörs för tre olika typer av kvantifierbara fördelar som Sandvik Coromant erhåller vid ett införande av EDI. Dessa fördelar är mindre

administrativt arbete, lägre kommunikationskostnader samt minskade lagernivåer.

Kapitlet avslutas med en avsnitt angående beräkning av besparingar, där bland annat en mall för beräkning av besparingar i administrativa kostnader och kommunikationskostnader presenteras.

Mindre administrativt arbete

Den största minskningen i administrativt arbete erhålls i arbetet med faktura-registrering. Ett införande av elektroniska fakturor, enligt kapitel 7.1.2, innebär att en stor del av det manuella arbetet i samband med fakturaregistreringen försvinner. Hur stor denna minskning blir, det vill säga hur mycket Sandvik Coromant kan vinna på att införa elektroniska fakturor, är svårt att uppskatta.

Genomsnittsvärdet för alla fakturor till Sandvik Coromant, oavsett faktura-registreringssystem, är idag cirka 40 registrerade fakturor per person och dag.³³ För de fakturor som registreras i COPEK1, vilka är de som i första hand är aktuella för en övergång till elektroniska fakturor, är genomsnittsvärdet cirka 68 registrerade fakturor per dag. Registreringen av dessa fakturor görs på mindre än en heltidstjänst (75%). Dessa siffror visar tydligt att registreringen av fakturorna i COPEK1, redan idag är effektivare än registreringen av övriga fakturor. Trots detta finns möjligheter att ytterligare effektivisera registreringen av fakturor i COPEK1 genom att använda elektroniska fakturor.

Enligt erfarenheter från Scania kunde en person registrera cirka 70 fakturor per dag innan EDI infördes. Den uppskattning som görs på Scania är att samma person idag hinner med att registrera ungefär dubbelt så många fakturor (se kapitel 4.1). Detta stämmer väl överens med teorin som säger att kostnaden för att registrera en faktura, åtminstone halveras om EDI införs (se kapitel 3.4). Det finns ingenting som tyder på att besparingspotentialen för Sandvik Coromant inte skulle vara av samma omfattning.

Hos Sandvik Coromant är det idag även mycket administrativt arbete för-knippat med inköp, det vill säga med leveransplaner, order, orderbekräftelser och

orderreminder. De processförändringar som föreslås i kapitel 7.1.1 innebär att detta arbete minskar.

På Sandvik Coromant arbetar relativt få inköpare. Detta innebär att det trots minskningar i administrativt arbete, antagligen inte finns utrymme för

personalminskningar. Detta beror på att inköparna har många andra arbets-uppgifter förutom orderläggning, exempelvis uppletande av nya leverantörer och genomförande av leverantörsbesök. Fördelen med EDI är att inköparna får mer tid över till denna typ av arbetsuppgifter, eftersom de slipper rutin-uppgifter, som

exempelvis orderläggning. Inköparna kan även få tid över till delvis nya arbetsuppgifter. Eftersom EDI ökar betydelsen av bra prognoser, kan en

möjlighet vara att låta inköparna arbeta med att förbättra prognoser, under den arbetstid som frigörs då EDI införs.

Även arbetet med godsmottagningen underlättas om EDI kombineras med ett användande av godsflaggor enligt kapitel 7.1.1.

Lägre kommunikationskostnader

Lägre kommunikationskostnader är en följd av att det är billigare att skicka ett dokument elektroniskt, än att skicka det per post eller per fax. Idag skickar Sandvik Coromant, i vissa fall, sina order både per post och per fax (se kapitel 5.8). Vid användande av EDI räcker det med att skicka dokumentet elektroniskt, eftersom ett elektroniskt dokument både kan överföras snabbt och samtidigt innehålla all nödvändig information. Detta innebär ytterligare besparingar i kommunikationskostnader hos Sandvik Coromant.

Minskade lagernivåer

Produktionen hos Sandvik Coromant sker till största delen mot lager. På grund av de långa återanskaffningstiderna för produktionsmaterial, blir den direkta effekten av att EDI införs, det vill säga att meddelanden kan överföras snabbare, inte speciellt stor vad det gäller lagernivåerna. Att en order når leverantören en dag tidigare har inte så stor betydelse om återanskaffningstiden är exempelvis 16 veckor. Om införandet av EDI kombineras med ett bättre prognossystem och en möjlighet att skicka ut leveransplaner oftare än idag, enligt kapitel 7.1.1, bör dock lagernivåerna kunna minskas något.

Eftersom en leveransplan genereras automatiskt så snart beställningspunkten för en artikel uppnås, förkortas återanskaffningstiden för artikeln något jämfört med idag, då det kan dröja upp till en vecka innan det upptäcks att beställnings-punkten är uppnådd.

Följden av att leveransplaner skickas ut oftare än idag, är även att leverans-planerna innehåller mer aktuella uppgifter om vilket behov Sandvik Coromant har av de olika artiklarna. Detta underlättar för leverantören när han skall planera sin produktion, vilket innebär att återanskaffningstiderna för artiklarna kan

Sammantaget innebär dessa två processförändringar att säkerhetslagren kan minskas något, eftersom tiden från det att beställningspunkten uppnås till det att artikeln åter finns i lager, förkortas.

Det som torde ha störst effekt på lagernivåerna är dock det faktum att inköp av artiklar kan göras oftare än idag. Detta innebär att orderkvantiteterna kan minskas, eftersom en order då inte behöver täcka behovet under en lika lång tidsperiod. Om inköp görs i mindre kvantiteter, minskar även lagernivåerna.

Angående beräkning av besparingar

En beräkning av hur stora besparingarna blir i administrativt arbete,

kommunikationskostnader och minskade lagernivåer, kan göras i en ekonomisk kalkyl. Förutom det som tidigare nämnts i detta kapitel, finns ytterligare ett antal orsaker till att ingen kalkyl över ovanstående besparingar har genomförts inom ramen för detta examensarbete.

Beslutet att inte göra någon kalkyl över möjliga besparingar i lagernivåer, grundas på att minskningen i lagernivåer blir relativt liten och inte har någon avgörande betydelse för om EDI skall införas eller ej. Fördelen med något lägre lagernivåer bör dock inte förbises om EDI införs av andra skäl.

Beslutet att inte göra någon kalkyl över besparingar i administrativt arbete och kommunikationskostnader, beror förutom på de orsaker som tidigare nämnts, även på det faktum att en sådan kalkyl i stor utsträckning bygger på upp-skattningar. För det första måste uppskattningar göras av hur lång tid olika arbetsmoment tar idag. Dessutom måste uppskattningar även göras av hur mycket snabbare de olika arbetsmomenten kan utföras om EDI används. Det sistnämnda har visat sig vara svårt att erhålla uppgifter om. Detta beror på att dessa uppgifter är svåra att mäta och att det därför är få som har genomfört några mätningar.

Trots att ingen ekonomisk kalkyl har genomförts, ges nedan ett förslag på hur en ABC-kalkyl kan se ut, vid beräkning av de administrativa kostnader samt

kommunikationskostnader som idag är förknippade med att en artikel (order-position) köps in till Sandvik Coromant.

Mall för beräkning av administrativa kostnader samt kommunikations-kostnader

Som tidigare beskrivits i kapitel 3.5.2 innebär en ABC-kalkyl att

kostnads-drivarna för olika aktiviteter identifieras. Kostnadsdrivaren för inköps-aktiviteten hos Sandvik Coromant är antalet orderpositioner, det vill säga storleken på de kostnader som uppstår i samband med att inköp görs, är beroende av det antal orderpositioner som köps in.

Inköpsaktiviteten består i sin tur av ett antal aktiviteter. Genom att beräkna kostnaderna för var och en av dessa aktiviteter kan kostnaden för inköp av en orderposition beräknas.

De aktiviteter som anges i denna mall är de aktiviteter som utförs i samband med inköp av produktionsmaterial. För övriga typer av inköp sker delvis andra

aktiviteter.

1. Skicka leveransplan.

- Hur lång tid tar arbetet med att skicka ut en leveransplan?

- Vad kostar papperet?

- Vad kostar kuvertet?

- Vad kostar portot?

- Hur många artiklar finns i genomsnitt med på en leveransplan?

2. Utskrift av köpförslag.

- Vad kostar papperet?

- Hur många artiklar finns i genomsnitt med på ett köpförslag?

3. Köpbedömning av inköpare.

- Hur lång tid tar det att avgöra om en artikel skall köpas in och hur lång tid tar det att registrera orderpositionen?

- Vad kostar papperet?

- Hur många positioner är det i genomsnitt på en order?

5. Posta order.

- Hur lång tid tar det att posta en order?

- Vad kostar kuvertet?

- Vad kostar portot?

6. Kontrollera orderbekräftelse.

- Hur lång tid tar det att registrera en orderbekräftelse?

7. Skicka orderreminder.

- Hur lång tid tar arbetet med att skicka ut en orderreminder?

- Vad kostar papperet?

- Vad kostar kuvertet?

- Vad kostar portot?

- Hur många artiklar finns i genomsnitt med på en orderreminder?

- För hur stor andel av orderpositionerna skickas orderreminder?

8. Godsmottagning.

- Hur lång tid tar det att registrera godset som levererat?

9. Fakturaregistrering.

- Hur lång tid tar det att registrera en faktura?

För att beräkna kostnaden för ovanstående aktiviteter, behöver även

tim-kostnaden för den personal som arbetar med inköp, godsmottagning respektive fakturaregistrering beräknas.