Leverantörsurval

I detta kapitel redogörs för med vilka affärspartners som det kan anses vara lämpligt att införa ett EDI-samarbete. I kapitlet fokuseras på urvalet av

leverantörer, eftersom målsättningen med examensarbetet är att undersöka vilken påverkan EDI har på inköpssidan av affärsprocessen.

När EDI skall införas är det alltid två parter som är inblandade. Det är ofta inte tillräckligt att den ena parten anser att ett införande av EDI är nödvändigt, utan om införandet skall bli riktigt lyckat, måste båda parter vara överens om behovet av EDI och om en rad andra frågor som berör införandet av EDI.⁵

Vid val av leverantör att göra den första uppkopplingen av EDI mot, är det där-för viktigt att välja en affärspartner som är intresserad av EDI, som har resurser att införa EDI och där samarbetet mellan företagen fungerar bra idag.¹⁹ Detta för att försäkra sig om att den första implementeringen blir lyckosam och där-med underlättar för kommande implementeringar med andra leverantörer.^ref12 Det kan nämligen vara av avgörande betydelse om företaget kan uppvisa ett lyckat

pilotprojekt vid försök att övertyga en annan leverantör om lämpligheten att ingå i ett EDI-samarbete.⁷

Om kontakten är god mellan företaget och leverantören blir det även lättare att komma överens om de villkor som skall gälla vid det dagliga arbetet efter ett införande av EDI.¹⁹

I dagsläget är dock införandet av EDI ofta en konsekvens av ett krav från en kund, att kommunikationen skall skötas via EDI.^ref12 Ett införande av EDI blir då en nödvändig åtgärd för leverantören, för att överleva på marknaden.³ Detta är

relativt vanligt förekommande inom bilindustrin, där de stora bilföretagen tvingar sina underleverantörer att införa EDI.^ref12

En förutsättning för en lyckad EDI-implementering anses vara att den information som skickas mellan de inblandade affärsparterna redan idag måste vara

strukturerad, regelbunden (rutinmässig) och frekvent. Informations-utväxlingen bör även omfatta stora volymer. Om något av dessa kriterier inte är uppfyllda, anses det nödvändigt att överväga lämpligheten i ett EDI-införande.³

Det anses dock vara tänkvärt att inte bara se stora fakturavärden från en leverantör som en anledning till att införa EDI mot denna. Företaget bör även överväga att knyta leverantören närmare genom att införa EDI mot denne, om leverantören har en produkt som företaget inte kan undvara eller håller en konstant och hög kvalitet på sina produkter.¹⁹

För att få ut så mycket som möjligt av ett EDI-införande krävs att samtliga datasystem är integrerade, det vill säga att programmen kan kommunicera med varandra. Detta krav ställs även på leverantörens interna datasystem. Om

leverantören inte har möjlighet att låta informationen gå direkt in i och ut ur det

än de fördelar som uppnås om företaget, istället för inköp av ett EDI-system, såg till att möjlighet gavs till direktfax från datasystemet. ¹³

Sammankopplingen mellan EDI-systemet och det integrerade datasystemet redovisas nedan i figur 3.13.

Figur 3.13: Bild över program som bör vara integrerade vid användande av EDI. (Andersson, 1990, s. 1.)

Om möjligt, bör till en början EDI införas inom den egna organisationen,

exempelvis mellan säljbolag och fabrik. Därefter kan erfarenheter från detta EDI-införande användas till att få en mer lyckad EDI-implementering mot externa parter.⁵

För att ytterligare underlätta ett införande av EDI, bör EDI-samarbetet in-volvera en leverantör som anses vara kompetent inom området.³ I Peter Fredholms bok ” Elektroniska affärer - att införa och använda EDI”, föreslås till exempel att, om möjligt, välja ett stort företag som exempelvis Volvo eller IKEA. Dessa företag innehar stor kunskap om EDI och tillhandahåller införandemanualer och

expertassistans till de affärspartner som så önskar.⁵

Om en EDI-lösning redan finns hos några av företagets leverantörer, kan detta innebära att EDI-införandet underlättas och även blir mindre kostnadskrävande både gällande investeringen och det framtida underhållet. Därför bör, i ett tidigt skede i EDI-projektet, en undersökning göras av vilka leverantörer till företaget som redan använder sig av EDI och vilken EDI-lösning som dessa har valt. Om möjlighet finns, bör denna information insamlas via direkta samtal med de viktigaste leverantörerna. Annars är det lämpligt att ringa eller skicka ett enkelt frågeformulär till desamma. Lämpliga frågor på formuläret kan vara:

- Används elektronisk affärskommunikation?

- Vilka informationsflöden är automatiserade? ¹⁸ - Planeras ett införande av EDI i framtiden?

- Vilka informationsflöden kommer att vara automatiserade i framtiden?

- Skulle ett införande av EDI övervägas om hjälp med implementeringen erbjöds?²⁸

Vid ovanstående undersökning kan även information insamlas om vad leverantörerna anser vara av vikt att uppnå med hjälp av EDI. På så sätt kan sedan tillses att båda parter upplever sig som vinnare vid EDI-implementeringen, vilket anses vara en viktig faktor i ett lyckat EDI-projekt.³

Tänkvärt kan dock vara att ett införande av EDI i vissa fall faktiskt kan ta längre tid att genomföra mot en leverantör som redan använder sig av

EDI-kommunikation, än mot en leverantör som inte ännu använder EDI. Detta på grund av att det finns risk för att det EDI-system som företaget väljer att använda sig av, inte är direkt kompatibelt med det EDI-system som leverantören

använder. Därmed krävs konverteringar av meddelanden och anpassning av de operationella processerna, vilket kan vara tidskrävande. Detta kan jämföras med den tid som krävs för den leverantör som inte använder EDI, att köpa in ett färdigt system för EDI-kommunikation som är anpassat till det kommande samarbetet.²⁸

Då EDI införs i ett företag, bör så många leverantörer som möjligt involveras i EDI-kommunikationen. Kostnaden att införa EDI bör nämligen inte främst för-modas ligga i själva införandet av EDI och i EDI-investeringen, utan i vad det kostar att inte göra affärer elektroniskt. Som exempel kan nämnas att om det kostar 200 kronor mer att hantera en order manuellt, än vad det kostar då den hanteras med hjälp av EDI, då anses varje leverantör som måste erhålla en manuell order kosta företaget 200 kronor.²⁸

De flesta företag som använder EDI idag, använder sig av EDI-kommunikation vid tio procent av sina informationsöverföringar/ meddelandetransaktioner. Det rör sig då oftast om en procent av företagets affärspartners. Till en början kan en lämplig målsättning vara att involvera 20 procent av leverantörerna i ett EDI-samarbete. Detta på grund av att 80/20-regeln säger att 20 procent av

leverantörerna svarar för 80 procent av all dokumentation, vilket kan anses vara en tillräcklig mängd dokument att hantera elektroniskt till en början. Givetvis kommer det inom dessa 20 procent, finnas vissa leverantörer som inte har möjlighet att införa EDI med tanke på det sätt som verksamheten fungerar hos leverantören idag. Företaget som vill införa EDI mot leverantören, måste då ta

tvingas att införa EDI eller om leverantören skall få hjälp med införandet av EDI.²⁸