ORDERBEKRÄFTELSEPROCESSEN

Orderbekräftelser kontrolleras av inköpsavdelningarna på respektive ort. I Sandviken och i Gimo fungerar detta på ungefär samma sätt, medan förfarandet skiljer sig något i Västberga.

Hantering av orderbekräftelser i Sandviken

Denna process har kartlagts genom samtal med inköpare i Sandvikenref9, ref13

och finns sammanfattad som processkarta 9 i bilaga 3.

När en orderbekräftelse inkommer från en leverantör till inköpsavdelningen i Sandviken, registreras först leverantörens ordernummer i inköpssystemet COIN.

Både leverantörerna och Sandvik Coromant har nämligen egna artikel-nummer och ordernummer. När Sandvik Coromant kommunicerar med leverantören skall leverantörens artikel- och ordernummer användas. Leverantörerna bör i sin tur tillse att det är de order- och artikelnummer som används i datasystemen hos Sandvik Coromant, som används när leverantören skickar meddelanden till dem.

Anledningen till att leverantörens ordernummer registreras, är alltså att Sandvik Coromant skall använda rätt ordernummer vid kommunikation med leverantören.

Efter registrering av ordernumret, kontrolleras att priset och leveransveckan på orderbekräftelsen överensstämmer med priset och behovsveckan på ordern.

Utifall att dessa inte överensstämmer med varandra, kontrolleras i första hand befintliga avtal för att utröna var felet har uppkommit. Därefter kontaktas leverantören för diskussion om felaktigheten och ändringar i datasystemet görs vid behov.

Om orderbekräftelsen avser inköp av förbrukningsartiklar till en avdelning, skickas en kopia på orderbekräftelsen till beställaren på avdelningen, som arkiverar kopian i två år.

Orderbekräftelsen arkiveras även hos inköpsavdelningen i Sandviken i två år.

Inköpsavdelningen i Sandviken erhåller inte alltid orderbekräftelser från sina leverantörer. Inköpschefen i Sandviken anser dock inte detta vara nödvändigt, eftersom orderbekräftelsen egentligen bara behövs vid avvikelser eller problem.

Han är dock tveksam till om en order är juridiskt bindande om inte både order och orderbekräftelse har inkommit.^ref9

Orderbekräftelseprocessen i Sandviken och orderbekräftelseprocessen i Gimo, har tidigare förklarats vara liknande processer. Skillnaden mellan dessa ligger i att en kopia på orderbekräftelsen skickas från inköpsavdelningen i Sandviken till beställaren, medan orderbekräftelsen i Gimo direkt skickas till beställaren.

Hantering av orderbekräftelser i Gimo

Denna process har kartlagts genom samtal med inköpare i Gimo^ref11 och finns sammanfattad som processkarta 10 i bilaga 3.

I regel skickar inte leverantörerna orderbekräftelser till inköpsavdelningen i Gimo. Ofta fungerar inköpsprocessen på så sätt att leverantören lämnar ett anbud till Sandvik Coromant. Om inköpsavdelningen i Gimo inte anser detta anbud vara tillfredsställande, avtalas med leverantören om att ett nytt anbud skall lämnas. På så sätt fortsätter det tills inköpsavdelningen är nöjd med det anbud som

leverantören har lämnat. Då läggs en order. I och med att leverantören då har lämnat ett anbud som inköpsavdelningen accepterar via sin order, är en

orderbekräftelse överflödig. En inköpare i Gimo anser att istället för att skicka orderbekräftelser, borde avtal om samarbetet mellan kund och leverantör skrivas.^ref11 Dessa avtal borde till exempel tala om vilka priser som skall gälla, hur ofta kund och leverantör skall träffas och se över samarbetet, vilka artiklar som leverantören skall lagerhålla åt kunden och hur EDI-samarbetet skall utvecklas.

Om en orderbekräftelse trots allt skickas till Gimo, öppnas brevet av de som har hand om posthanteringen. Dessa kontrollerar då vem som har utfärdat ordern som hör till orderbekräftelsen, det vill säga vem som är beställare. Sedan skickas orderbekräftelsen till denna person som kontrollerar orderbekräftelsens överensstämmelse med ordern och arkiverar orderbekräftelsen i två år.

Hantering av orderbekräftelser i Västberga

Denna process har kartlagts genom samtal med inköparen i Västberga^ref5 och finns sammanfattad som processkarta 11 i bilaga 3.

Denna orderbekräftelseprocess skiljer sig till stora delar från de tidigare nämnda orderbekräftelseprocesserna. Därmed finns inte olikheterna mellan denna process och de övriga processerna redovisad med hjälp av streckade linjer

( ) i processkartorna.

När en orderbekräftelse inkommer, jämför inköparen på inköpsavdelningen i Västberga priset på orderbekräftelsen med det uppskattade pris som beställaren har angett på inköpsanmodan eller på ordern i COIN. Om priset överens-stämmer tillräckligt väl, avstår inköparen från att lämna några kommentarer eller klagomål till leverantören. Orderbekräftelsen skickas då till beställaren som arkiverar

denna i två år. Samma procedur genomförs om priset på order-bekräftelsen är

enda skillnaden att inköparen då även måste se till att skriva in det lägre priset i inköpssystemet COIN.

På inköpsavdelningen i Västberga räknar de med att de har ungefär en vecka på sig att reagera på det som står skrivet på orderbekräftelsen. Om de inte påpekar bristerna inom rimlig tid, det vill säga inom en vecka, kan orderbekräftelsen antas vara en juridisk handling som Sandvik Coromant i Västberga måste rätta sig efter.

Om det är så att priset på orderbekräftelsen är väsentligt högre än det upp-skattade pris som beställaren har angett på inköpsanmodan, skickas order-bekräftelsen ut på attest till beställaren som får avgöra om det angivna priset är rimligt. Om beställaren ej lämnar något meddelande, antar inköparen att priset är accepterat och kopian på orderbekräftelsen arkiveras hos beställaren i två år.

Om beställaren meddelar att priset inte är korrekt, kontrollerar inköparen de offerter och avtal som finns.

När inköparen har tagit reda på vilket pris skall gälla eller om inköparen inte har lyckats utröna vilket pris som är korrekt, tas kontakt med leverantören.

På ordern som läggs i inköpssystemet COIN, anges det leveransdatum som inköpsavdelningen i Västberga anser vara lämpligt. Det som anges är alltså

"önskad leveransvecka". Om leverantören inte har möjlighet att genomföra leveransen denna vecka, meddelas även detta på orderbekräftelsen. Leverans-datum måste då ändras av inköparen på inköpsavdelningen.

5.6 LEVERANSAVISERINGSPROCESSEN

Innan godset inkommer till Sandvik Coromant, skickar vissa leverantörer en leveransavisering.

Vanligtvis erhålls inte leveransavisering vare sig i Sandviken, i Gimo eller i Västberga. När en leveransavisering trots allt inkommer, är det vanligtvis via fax.

Leveransaviseringen skickas då vidare till berört lager och till planerings-avdelningen om de är involverade på något sätt.^ref6

I det befintliga inköpssystemet COIN, finns det en kolumn där markering kan göras av var godset befinner sig (exempelvis "under transport"). Denna kolumn används dock inte, eftersom leverantören inte har tillgång till att skriva in

information i inköpssystemet hos Sandvik Coromant idag. Vid ett införande av EDI skulle detta dock antagligen vara möjligt.^ref6

5.7 AVRAPPORTERINGSPROCESSEN

När produktionsmaterialet anländer till lagret i Gimo eller i Sandviken, registreras godset i COIN som levererat. Godset registreras antingen som dellevererat eller slutlevererat, beroende på om hela partiet är levererat eller ej.

En del artiklar måste avsynas innan de läggs i lager, medan andra artiklar endast genomgår stickprovskontroll. Det senare fallet avser främst artiklar som kommer från leverantörer som är ISO-certifierade. Det finns i datasystemet angivet vilken typ av kontroll som krävs för olika artiklar vid gods-mottagningen. Gods som har ankommit till ett lager, men som väntar på att bli avsynat syns inte som fysiskt lager i datasystemet.^ref13

Vid inköp av förbrukningsmaterial till en avdelning, där beställaren själv har lagt en order i COIN och vid inköp av material som har planerats av planerings-avdelningen, är det godsmottagningen som avrapporterar inkommet gods.^ref11 För de artiklar som köps in utgående från ett inköpsförslag från COFÖR-systemet, det vill säga för inköp av förbrukningsartiklar till produktionen, avrapporteras godset av förrådspersonalen själva. Avrapportering sker så snart som godset är uppackat och emottaget. Ordern tas då upp på bildskärmen på datorn. Där skrivs sedan levererad kvantitet in och om det rör sig om en del- eller slutleverans. Om det är oklart om det rör sig om en del- eller slutleverans

kontaktas inköparen för information.^ref11