PROBLEM I DAGENS INKÖPSPROCESS

I detta kapitel ges en beskrivning av vad som orsakar problemet med det omfattande administrativa arbetet i dagens inköpsprocess. Denna beskrivning bygger på uppgifter som har erhållits vid kartläggningen av inköpsprocessen.

Förutom det ovan nämnda problemet, finns det även andra problem i dagens inköpsprocess. Som exempel på detta kan långa återanskaffningstider för artiklar nämnas. Eftersom tyngdpunkten i detta examensarbete ligger på det arbete som utförs av orderläggaren, innehåller detta kapitel dock enbart en beskrivning av problemet med det omfattande administrativa arbetet.

Det är även värt att notera att en stor del av de problem i dagens

faktura-hanteringsprocess som redovisas i kapitel 6.4, ursprungligen härrör från brister i inköpsprocessen.

Det finns huvudsakligen tre problem som orsakar det omfattande administrativa arbete som är förknippat med inköp. Ett av problemen är bristfälliga prognoser.

Ytterligare ett problem är att onödigt arbete uppstår eftersom vissa order idag skickas både per post och per fax. Dessutom finns ett problem som avser en onödig intern hantering av dokument.

Nedan följer en beskrivning av dessa problem samt en förklaring av hur de upp-kommer.

För att ytterligare åskådliggöra problemets struktur finns ett fiskbensdiagram i bilaga 4. Detta diagram åskådliggör vad det är som orsakar problemet med det omfattande administrativa arbetet.

Bristfälliga prognoser

Den största orsaken till att mycket manuellt arbete krävs i samband med inköp, är att bristfälliga prognoser över efterfrågan på olika artiklar erhålls. Eftersom

prognoserna är bristfälliga, krävs en manuell bedömning av varje inköp som sker.

Det är alltså inte möjligt att låta inköp ske automatiskt.

Detta tar sig uttryck i att de leveransplaner och inköpsförslag avseende produktionsmaterial som genereras automatiskt, måste kontrolleras av en inköpare och ofta även justeras med avseende på kvantitet och behovsvecka

innan de kan skickas till leverantören. Detsamma gäller för de orderreminder som genereras varje vecka. Även dessa måste kontrolleras och ibland även justeras om inköparen anser att det behov som anges inte överensstämmer med det behov som inköparen bedömer att Sandvik Coromant har.

Det finns i huvudsak två orsaker till att prognoserna inte överensstämmer med den verkliga efterfrågan. Den ena är att det är svårt att göra den övergripande prognosen för slutprodukterna. Den andra orsaken till de bristfälliga prognoserna är att "onormala" order ej undantages från beräkningen av kommande periods prognosticerade efterfrågan i tillräcklig utsträckning.

Svårt att göra den övergripande prognosen

En gång per år läggs en prognos för årsproduktionen av de olika slut-produkterna. Denna prognos bryts sedan ner till prognoser för de ingående

artiklarna i slutprodukterna. Svårigheten att göra den övergripande prognosen för slutprodukterna leder till att prognoserna för de ingående artiklarna blir

bristfälliga.

"Onormala" order undantages ej

Det finns idag möjlighet att vid uppdateringen av prognoserna, som görs var fjärde vecka, undantaga "onormala" order från beräkningen av prognosticerad efterfrågan under kommande period. Med "onormala" order menas order som är av engångskaraktär och som sannolikt inte kommer att upprepas under den närmaste tiden. En anledning till att den prognosticerade efterfrågan blir för hög jämfört med den verkliga efterfrågan kan vara att denna typ av order inte

undantages från beräkningen i tillräcklig utsträckning.

Order skickas både per post och per fax

En orsak till att onödigt administrativt arbete uppstår idag, är att order

i vissa fall skickas både per post och per fax. Det finns två anledningar till detta:

långsam postgång och behovet att på ordern bifoga gällande leverans-bestämmelser.

Långsam postgång

Om en order skickas per post kan det ta ett flertal dagar innan ordern når

leverantören och leverantören kan börja bearbeta ordern och producera önskade artiklar. Av denna anledning faxas order i stor utsträckning till utländska

leverantörer.

Behov av att bifoga leveransvillkor

De orderhandlingar som används av Sandvik Coromant har gällande leverans-bestämmelser tryckta på baksidan. När en order faxas till leverantören erhåller leverantören endast framsidan på ordern.

På inköpsavdelningen i Sandviken upplevs ett behov av att bifoga gällande leveransbestämmelser med ordern och därför skickas de order som redan faxats till leverantören, även per post. Anledningen till att inte även baksidan faxas till leverantören är att leveransbestämmelserna är tryckta med liten text och att det därmed är stor risk för att bestämmelserna blir svårlästa om de faxas. Inköparna i Gimo och i Västberga upplever inte samma behov av att bifoga

leverans-bestämmelser och nöjer sig därför oftast med att faxa ordern. Detta innebär att det i Gimo och i Västberga inte krävs lika mycket arbete för att skicka en order när behov finns av att ordern skall nå leverantören snabbt, det vill säga när ordern skickas per fax.

Onödig intern hantering av dokument

Förutom de dokument som utväxlas med leverantören, sker även en omfattande distribution av dokument internt hos Sandvik Coromant. Detta avser främst order som måste attesteras av kontoansvarig person, men även order-bekräftelser som emottages på en avdelning och därefter skickas vidare till en annan avdelning inom företaget.

Order måste attesteras

De order som läggs ute på olika avdelningar hos Sandvik Coromant registeras direkt i inköpssystemet COIN av orderläggaren. Ordern skrivs sedan ut och godkänns av en inköpare på inköpsavdelningen. Därefter skickas ordern till leverantören samtidigt som en kopia av ordern skickas till orderläggaren för attest. Detta innebär att arbetstid åtgår till att distribuera order internt inom företaget.

Orderbekräftelser skickas internt

När en orderbekräftelse inkommer till inköpsavdelningen i Sandviken skickas en kopia på orderbekräftelsen till beställaren om denne återfinns på en annan

avdelning. Hos Sandvik Coromant i Gimo och hos Sandvik Coromant i

Västberga tas ingen kopia på orderbekräftelsen, utan den skickas till beställaren direkt efter det att orderbekräftelsen anlänt till respektive ort.

Båda ovanstående tillvägagångssätt innebär att arbetstid åtgår till att distribuera orderbekräftelser internt inom företaget.