INKÖPSPROCESSEN I VÄSTBERGA

Inköpsprocessen i Västberga har kartlagts genom samtal med inköpare i Västberga.^ref5

I Västberga finns, förutom Sandvik Coromant, även Sandvik Hard Materials och Sandvik Rock Tools. Dessa tre bolag använder sig av ett servicebolag som kallas Sandvik Västberga Service. Servicebolaget utför gemensamma tjänster för

bolagen såsom underhåll på fastigheter, reparationstjänster och eltjänster.

Servicebolaget handhar även personalverksamheten.

Inköp till Sandvik Coromant, Sandvik Hard Materials och Sandvik Västberga Service görs via Sandvik Västberga Service, där det finns två personer som arbetar med inköp. Den ena personen har hand om inköpen till Sandvik Hard Materials och Sandvik Västberga Service. Den andra personen gör inköp åt Sandvik Coromant. Sandvik Coromant svarar för 2/3 av de beställningar som varje år hanteras av inköpsavdelningen hos Sandvik Västberga Service. För att

nummerserier för respektive bolag. Inköpsfunktionen hos Sandvik Coromant i Västberga åskådliggörs nedan i figur 5.1.

Figur 5.1: Bild som visar uppbyggnaden av inköpsfunktionen hos Sandvik Västberga Service.

Det går dagligen turbilar mellan Sandvik Coromant i Sandviken, Gimo och Västberga. Bilarna stannar vid en omlastningsruta och lastar av respektive lastar på gods. I Sandviken finns Sandvik Central Service som lagerhåller vissa artiklar.

I och med de frekventa transporterna med turbilarna mellan Sandviken och

Västberga, beställs en hel del artiklar till Västberga från detta lager istället för att beställa i god tid och lagerhålla alla artiklar själv. På så sätt har lager-värde och lageryta kunnat reduceras. Sandvik Coromant i Västberga har även sparat 900 000 kronor i lagerränta på grund av att de inte behöver låsa material i lager.

De artiklar som dock lagerhålls av Sandvik Coromant i Västberga är främst vissa förbrukningsartiklar, en del underhållsmaterial och vissa reservdelar.

Beställningsbehovet för Sandvik Coromant i Västberga, kan uppskattas genom att undersöka vilka lagernivåer i förrådet som finns registrerade i

COFÖR-systemet. Detta beställningsbehov jämförs med det som finns i lager hos Sandvik Central Service och som finns registerat i SANFÖR-systemet. Sandvik Central Service går även in i COFÖR-systemet och inventerar. Där ser de vad som

Sandvik Coromant Jan-Åke Hultgren

Inköpsavdelningen, Sandvik Västberga Service

Sandvik Hard Materials

Sandvik Västberga Service Annan inköpare

behöver kompletteras och kan därefter i SANFÖR-systemet registrera uttaget ur lagret.

Hos Sandvik Coromant i Västberga görs samma typer av inköp som hos Sandvik Coromant i Gimo. Den ena inköpstypen avser inköp som görs av

inköpsavdelningen. Dessa inköp avser förbrukningsartiklar till produktionen, vilka vanligtvis baseras på information från COFÖR-systemet. Den andra

inköpstypen avser inköp som görs av en beställare på en avdelning. Dessa inköp avser förbrukningsartiklar till avdelningen.

Inköp av förbrukningsartiklar till produktionen

I inköpsprocessen som finns redovisad som processkarta 7 i bilaga 3, görs inköp av inköpsavdelningen i Västberga av förbrukningsartiklar som behövs vid

produktionen i Västberga. Detta material läggs i förråd i Västberga.

Inköpsförslag

Inköpsförslag till förrådet erhålles automatiskt varje måndag på

inköps-avdelningen i Västberga från COFÖR-systemet. I inköpsförslaget tas hänsyn till lagernivå och beställningspunkt. Uppdateringen av inköpsförslaget äger rum under söndagnatt, vilket innebär att även om det blir slut artiklar i lagret under veckan, kommer ingen signal om detta att ges till ansvarig inköpare. Endast om personalen som arbetar i lagret i Västberga, gör inköparen uppmärksam på att ett behov existerar, görs inköp före måndag.

Order

Beställningar till förrådet görs fyra till fem gånger per år för varje artikel, efter rekommendation från revisor. Detta gäller oavsett förbrukningstakt för olika artiklar. Detta inköp fungerar på i princip samma sätt som då inköps-avdelningen i Gimo gör inköp av förbrukningsartiklar till produktionen i Gimo.

Från inköpsavdelningen i Västberga brukar i regel en skriftlig order på papper skickas. När en order är brådskande, sker dock beställningen via ett telefon-samtal eller via fax direkt från inköpssystemet. För att undvika dubbel-leveranser skickas då inte någon order med posten, om inte leverantören uttryckligen önskar detta.

Det brukar inte vara några problem att de villkor som står på order-handlingarnas baksida inte skickas med vid telefonbeställning eller vid faxning av en order.

Dessa villkor anses bara behövas i undantagsfall eftersom de är allmänt kända samt eftersom det oftast finns ett avtal som reglerar samarbetet med leverantören.

Villkoren sänds istället vid behov och efter önskemål från leverantören.

Det förklaras dock av inköparen i Västberga att det är viktigt att den person som gör en telefonbeställning inte bara uppger sitt namn till leverantören, utan alltid även uppger ett ordernummer.

Inköp av förbrukningsartiklar till en avdelning

I inköpsprocessen som finns redovisad som processkarta 8 i bilaga 3, görs inköp av en beställare på en avdelning i Västberga av de förbrukningsartiklar som behövs inom avdelningen.

Avtal

Från inköpsavdelningen i Västberga skickas gällande avtal med olika

leverantörer ut till de avdelningar som berörs av avtalet. Detta för att beställarna på avdelningarna skall vara uppdaterade på vilka artiklar som finns att tillgå.

Order

I Västberga går alla inköp via inköpsavdelningen. De personer som anser att inköp behöver göras, skriver antingen en anmodan till inköpsavdelningen eller registrerar själva en order i inköpssystemet COIN, om de har behörighet att göra detta. Hos Sandvik Coromant i Västberga finns det 15 "juniorinköpare" som har behörighet att göra inköp i COIN. Övriga personer måste skriva en

inköpsanmodan.

På anmodan eller på ordern i COIN skall ett uppskattat pris för inköpet ned-tecknas. Anledningen till att ett exakt pris ej krävs är, enligt inköparen på

inköpsavdelningen i Västberga, att exempelvis en tekniker skall koncentrera sig på sin huvudsyssla och inte ödsla tid på att ta reda på priset på en artikel som exempelvis behövs till en maskin i produktionen.^ref5 Om krav ställs på att ett

korrekt pris skall anges på varje anmodan och på varje order i COIN, finns risken

att beställningen måste läggas senare, vilket innebär att maskinen kan bli stående för att det tar för lång tid att köpa in artikeln.

Inköpsorderna från "juniorinköparna" läggs i en kö i datasystemet. Inköparen på inköpsavdelningen i Västberga går sedan in och kontrollerar avtal och pris, för att sedan skriva ut orderna och underteckna dem. Detta fungerar alltså i princip på samma sätt som då inköp av förbrukningsartiklar till en avdelning görs i Gimo.

En av skillnaderna är dock att inköpsavdelningen i Gimo i större utsträckning än inköpsavdelningen i Västberga ställer krav på att ett pris per orderrad skall finnas på ordern innan den skickas till leverantören. På inköps-avdelningen i Västberga ser de hellre att ordern skickas iväg så snabbt som möjligt och att de istället får en orderbekräftelse från leverantören som anger vilket pris som skall gälla.

I Västberga är en order uppbyggd av ett original och två kopior (i Sandviken och i Gimo finns det bara en kopia). Originalet skickas till leverantören vid

beställning, medan kopiorna behålls internt.

De order som härrör från en skriftlig inköpsanmodan till inköpsavdelningen i Västberga, är redan attesterade via namnteckningen på denna och arkiveras därför på inköpsavdelningen.

För de order som har lagts av "juniorinköparna", finns det ej någon skriftlig attest. Dessa order har ju lagts via en kö i datasystemet och därefter skickats från inköpsavdelningen till leverantören. En kopia på dessa order, skickas därför tillbaka till den "juniorinköpare" som har lagt ordern. Om "junior-inköparen" är kontoansvarig för det konto som ordern hör till, skall han attestera kopian. Om så inte är fallet, skall han tillse att kopian attesteras av den kontoansvarige. Sedan arkiveras kopian på "juniorinköparens" kontor eller i en gemensam pärm för hela avdelningen hos kontoansvarig.